Если ваше производство дает сроки «от балды» и не соблюдает их в 90% случаев, то данная статья вам будет полезна. [видео с примером в конце статьи]
Практически все растущие производственные компании в какой-то момент приходят к тому, что управлять производством «по старинке», когда все на пальцах, бумаге и в голове руководителя невозможно.
В лучшем случае появляется какая-нибудь простенькая экселька, сделанная руководителем или мастером, в которой хотя бы фиксируется список всех заказов в работе со сроками ну и может быть какими-то комментариями.
Но этот вариант все равно не позволяет управлять процессом, понимать что именно по каждому заказу сделано, сколько еще времени на это нужно и когда что будет делаться в будущем.
Также эта экселька скорее всего не позволяет понять реальную загрузку цехов и всего производства в точных цифрах, что необходимо для согласования с коммерческими службами более-менее реальных сроков по новым заказам.
- Дорогое и долгое — внедрять дорогостоящую ERP систему
- Быстрое, дешевое и результативное — продумать и сделать продвинутый планировщик в Excel / Гугл Таблицах
Автоматизирую бизнес-процессы в excel макросами на VBA. Сделаю за 500 рублей!
В дальнейшем, этот эксель будет являться ТЗ для внедрения ERP.
Если вы сомневаетесь, что вам нужно что-то подобное, или что у вас некому заниматься планированием, а нового человека в штате вы не потянете, то примите во внимание следующее:
В первом же проекте по внедрению такого планировщика в компании с крупным производством (около 50 человек и оборотом 0,5 млрд. р/год) когда мы установили плановую загрузку в 80% от максимума, 30% персонала ушли! практически на следующий день…
НО!
через месяц выпуск увеличился в 2 раза!
Это рост эффективности на 1 человека в 3 РАЗА!
Если вас это убедило, то давайте рассмотрим, как этот планировщик должен быть устроен и как с ним работать.
Источник: ya-consult.pro
Автоматизация бизнес-процессов в Excel или как спасти девушку от переработок
Моя девушка занимается закупками в торговой сети. Недавно в компании прошло большое сокращение, поэтому количество работы на одного сотрудника резко выросло. Поэтому ей пришлось регулярно задерживаться на работе, иногда даже выходить по субботам. Такая же проблема возникла и у её коллег.
О решении, позволившем моей девушке возвращаться домой вовремя, можно прочитать под катом.
При этом значительную часть того, что они делали можно автоматизировать: получение данных с фронта, заполнение excel документов, обновление данных во фронте и т.д.
Самое разумное, что можно было бы сделать в этой ситуации, – это написать ТЗ на разработку необходимого функционала и через начальство передать разработчикам. Однако сокращение коснулась всех, в том числе и разработчиков. В результате, у них не было достаточно ресурсов на реализацию этой автоматизации. А специализированные RPA системы компания покупать в обозримом будущем не планировала.
Рисуем бизнес-процесс
Кроме того, усилилась слежка за тем, что сотрудники делают на работе и в каких приложениях они трудятся.
По итогу всех этих неблагоприятных обстоятельств и моего отчаянного желания помочь, я решил написать функции для Excel на VBA, благодаря которым можно было бы автоматизировать рутинные операции моей девушки и её коллег.
Требования к продукту
В качестве точки старта я выбрал задачу, на которую девушка тратила по её ощущениям больше всего времени. В рамках этой задачи девушке было необходимо:
- Перенести из excel файла в строку поиска фронтофисной системы артикул товара;
- По данному артикулу из выдачи поиска получить цену закупки, продажи, ряд дополнительных значений;
- Обработать собранные данные в excel для создания финальной цены продукта;
- Загрузить цены обратно в систему.
- На выгрузку и последующую загрузку данных в день уходило около 3 часов.
Основываясь на данном кейсе мной были сформированы следующие функциональные требования:
- Управлять мышкой (перемещение, нажатие клавиш) для выделения соответствующих элементов на экране;
- Симулировать нажатие кнопок на клавиатуре для ввода данных;
- Перенос данных из Excel в сторонние приложения;
- Получение данных из приложения в Excel;
- Выполнение однотипных операций при протягивании формулы в Excel.
Мышь и первые трудности
Прежде чем двигать курсор куда-либо, необходимо понять, куда именно его двигать. Наиболее адекватным в данной ситуации мне представляется просто запоминать положение курсора, когда он находится над определенным элементом. Для того, чтобы запомнить координаты, воспользовался функцией GetCursorPos из библиотеки user32.
Отлично, координаты мы получили, теперь было бы неплохо их запомнить. Ну тут ничего сложного, подумал я, просто отсчитаем от активной ячейки одну или две ячейки и запишем координаты X и Y. Однако, ActiveCell.Offset(0, 1).Value = x не сработало. Значение не поменялось. А в результате выполнения ошибка.
После проверки различных предположений выяснилось, что изменение значение на листе приводит к пересчету всего листа, а значит и той формулы, которая вызывает этот пересчет. Для того, чтобы обойти это ограничение пришлось вместо прямого вызова из функции определенных действий заменить эти вызовы на Evaluate, что позволило добиться желаемого.
В результате получилась функция PrintCursorPosition(), которая записывала в две ячейки справа положения курсора в момент выполнения функции. Нужно было набрать PrintCursorPosition() в области для ввода формул, переместить курсор и нажать на клавиатуре enter.
Для перемещения мыши использовал SetCursorPos из той же библиотеки user32. Для того, чтобы использовать эту функцию, ей на вход нужно было передать значение координат x и y, которые были запомнены ранее. С помощью SetCursorPosition(x, y) я смог двигать курсор по ранее запомненным координатам. Первый видимый результат. Ура!
Для симуляции действий мыши я использовал mouse_event из той же библиотеки user32. Передавая на вход флаги клавиш я, смог симулировать нажатия соответствующих клавиш. Первоначально я планировал написать одну функцию MouseButtonPrees(flag), где flag — это обозначение нажатой клавиши, но после первой демонстрации девушке понял, что лучше заменить на группу функций LeftClick(), RightClick() и DoubleClick(). Такой подход позволяет легче читать итоговую функцию.
Клавиатура
В VBA существует оператор SendKeys, который выполняет все необходимые действия. Текст легко передается в функцию по ссылке на ячейку и отрабатывает без проблем. Однако нажатие специальных клавиш (Enter, Tab, Alt, Ctrl, стрелки на клавиатуре и т.д.) вызывали отторжение (для их нажатия необходимо было записать их в фигурных скобках ). Поэтому для наиболее часто используемых я написал функции по типу PressEnter(). Для редко используемых я создал шпаргалку в том же документе.
Передача информации между системой и Excel осуществлялась через копирование в буфер и вставку из буфера. Копирование в буфер по сути осуществлялось симуляцией нажатия Control + C после чего в MSForms.DataObject забирались данные из буфера и переносились в конкретную ячейку.
Тестирование и проблемы исполнения
Проблемы начались сразу.
Процесс написание скрипта последовательности действий состоит из отработки небольших групп действий и объединение их в одну. Но при переключении на свободную ячейку вся последовательность тут же отрабатывалась, что чрезвычайно раздражало, особенно если время выполнение группы действий занимало более 10 секунд. Для решение этой проблемы внес проверку на наличие в тексте формулы активной ячейки названия функции. Это помогло.
Кроме того, во время тестирования добавил функцию ожидания WaitS(seconds) и WaitMS(miliseconds), для того, чтобы успевать следить, что отработало, а что нет. Она основана на Sleep из библиотеки kernel32. Разница между WaitS и WaitMS в том, что в WaitMS время в миллисекундах, а в WaitS в секундах.
Другой проблемой стало непоследовательное выполнение функций при протягивании в ячейки. Это было связано с асинхронным расчетом Excel. Он распределял расчет каждой ячейки на разные процессоры. В результате сначала выполняется последовательность в ячейке два, потом в пятой, потом в третьей и т.д. При этом сами последовательности выполнялись от начала и до конца без проблем.
Для того, чтобы избавиться от этого поведения отключил в настройках Excel многопоточные вычисления (Параметры Excel -> Дополнительно -> Формулы).
Результаты
Объяснив, как с этим всем работать и научив пользоваться, отпустил свою девушку автоматизировать процессы в компании таким неблагодарным способом.
Благодаря такой автоматизации получилось сократить время с трех часов до 30 минут. При этом автоматизация позволила несколько изменить подход к процессу выгрузки и загрузки данных. Теперь Выгрузка происходит во время того, когда моя девушка уходит на обед, а загрузка ночью. Таким образом можно сказать, что нагрузка уменьшилась почти на половину рабочего дня, что позволило моей девушке возвращаться домой вовремя и мы можем заняться более интересными вещами, чем автоматизацией.
- Ненормальное программирование
- Visual Basic for Applications
Источник: habr.com
Ключевые шаблоны для управления проектами в Excel
Упорядочивайте и отслеживайте простые проекты и временные шкалы на горизонтальной гистограмме с помощью этого шаблона диаграммы Ганта для проекта. Введите названия задач, даты начала и окончания и длительность задач, чтобы создать общее представление временной шкалы проекта, определить зависимости и отслеживать выполнение задач и проекта.
Шаблон для отслеживания проекта
Управляйте проектной информацией и обновляйте её, чтобы наблюдать за ходом выполнения проекта, с помощью этого шаблона для отслеживания. Фиксируйте задачи, статус, приоритет, сроки выполнения, затраты, затраченное время и другие данные для вашего проекта.
Шаблон плана проекта (гибкая методология)
Визуально управляйте графиками проектов, спринтами и длительностью задач, отслеживайте требования, устанавливайте сроки и упорядочивайте ресурсы, чтобы обеспечить своевременное выполнение всех спринтов с помощью этого шаблона плана проекта с гибкой методологией.
Повышение эффективности благодаря Smartsheet
В отличие от традиционных электронных таблиц Smartsheet позволяет переключаться между различными представлениями одних и тех же данных. Создавайте и редактируйте задачи и делитесь ими, используя предпочитаемый макет, а затем переключайтесь между представлениями сетки, карточек, диаграммы Ганта и календаря.
Шаблон бюджета проекта
Обеспечьте соответствие проекта установленному бюджету, отслеживая трудозатраты, стоимость материалов, фиксированные затраты и фактические значения. Контролируйте дополнительные расходы, выявляйте отклонения от бюджета и держите всех участников и заинтересованных лиц в курсе событий с помощью этого простого в использовании шаблона.
Шаблон списка задач
Документируйте важные задачи на каждую неделю, каждый день или даже каждый час с помощью этого удобного шаблона. Упорядочивайте личные и рабочие задачи, чтобы сфокусироваться на наиболее приоритетных из них, и просматривайте дела на неделю вперёд.
Шаблон временной шкалы проекта
С помощью этого шаблона вы можете отслеживать ход выполнения, определять потенциальные задержки и предупреждать возникновение проблем. Контролируйте фактическое время выполнения каждой задачи, чтобы не выйти из графика.
Шаблон для отслеживания проблем
Этот шаблон помогает определять, как потенциальные проблемы могут повлиять на сроки выполнения проекта, а также устранять возникшие проблемы. Назначайте лиц, ответственных за устранение проблем, по мере их появления, чтобы избежать задержек и обеспечить подотчётность.
Шаблон табеля учёта рабочего времени для проекта
Выделяйте ресурсы в рамках проекта и управляйте ими, чтобы все участники и заинтересованные лица знали, кто над чем работает. Отслеживайте доступность ресурсов на неделю или месяц вперёд и управляйте несколькими проектами одновременно без избыточного выделения ресурсов.
Шаблон для отслеживания проектных рисков
Выявляйте любые проектные риски, в том числе неправильно определённый объём работ и неправильно установленные зависимости, с помощью этого шаблона. Определяйте и устраняйте риски на ранних стадиях проекта, пока они ещё не успели повлиять на затраты и сроки выполнения. Держите всех заинтересованных лиц в курсе возможных проблем.
Панель мониторинга для управления проектами
Быстро сообщайте текущий статус проекта ключевым заинтересованным лицам и участникам и делитесь общим положением дел. Предоставляйте сведения о ходе работ и наиболее важные данные.
Оптимальные шаблоны для управления проектами любого размера
Шаблон для управления проектами — это эффективный инструмент для ведения любого проекта: большого или малого, простого или сложного. Даже если конечные результаты не слишком значительны, вам всё равно потребуется оценить, сколько времени займёт выполнение каждой задачи, определить необходимые ресурсы и назначить задачи каждому участнику команды. Вот почему важно подобрать подходящее решение для управления проектами, чтобы обеспечить своевременное выполнение работ и не выйти за рамки бюджета.
Одно из таких решений — Smartsheet, платформа для совместной работы, которая позволяет как крупным предприятиям, так и небольшим рабочим группам быстро воплощать свои идеи в реальность. Ведущие руководители проектов полагаются на Smartsheet при координации ресурсов, расписаний и усилий сотрудников для выполнения работы.
Стандартизируйте ключевые элементы проектов, ускорьте выполнение задач и оптимизируйте совместную работу с помощью масштабируемых решений Smartsheet, которые можно настроить в соответствии с потребностями организации. Поддерживайте подотчётность — собственную и всей команды, — обеспечьте чёткую видимость приоритетов и держите всё под контролем. Узнайте, как легко использовать шаблон для управления проектом в Smartsheet.
Источник: ru.smartsheet.com