Всем известно, что настройка бизнес-процессов и их хорошее описание – признак зрелой организации. Что они исключают человеческий фактор и позволяют работать эффективно. И вот перед организацией, которая в целом работает приемлемо, встает задача продемонстрировать свою зрелость через описание бизнес-процессов, ну и заодно исправить проблемные.
Для этого назначают людей или зовут консультантов. Только вот сделать реальное описание процессов – непросто: в жизни есть много деталей, процессы для разных типов задач различаются, а люди, решая задачи, работают творчески, а не формально, в том числе обеспечивая успех. И в результате те, кто занимается описанием, идут по пути наименьшего сопротивления, создавая симуляцию: они выделяют процесс согласования рабочих документов и описывают именно его. Результат я видел во многих организациях, и он вовсе не безобиден, поэтому заслуживает разбора. Хотя тема – очень старая, для иллюстрации – карикатура из журнала Крокодил 1985 года, и я уверен, что аналогичные карикатуры можно найти гораздо раньше.
Бизнес-Процесс согласования документов или Листы согласования В Битрикс24
422 просмотров
Для начала разберем, почему процесс согласования рабочего документа не является реальным бизнес-процессом? Дело в том, что любой бизнес-процесс реализует некоторую цепочку операций, которая приводит к созданию ценности: материального продукта для потребителя, оказанию ему услуги или предоставлению сервиса.
В большой и сложной организации потребитель может быть внутри, но результат выполнения процесса все равно несет для него ценность. А вот согласование рабочего документа, например, плана работ или изменений к нему, заявок на закупку, внутренних регламентов никакой ценности не несет. Оно лишь обеспечивает выполнение основных функций. Или наоборот, препятствует их выполнению, замедляет его. Я говорю именно о внутренних документах, а не о тех, которые являются продуктами для некоторых организаций.
Цель бизнес-процесса — технологичное создание ценности. Согласование внутреннего документа ценности не создает.
В организации три уровня: центральный офис, региональный офис и офисы обслуживания на местах. Все работы выполняются на местах, там есть функциональные отделы и обеспечивающие службы – бухгалтерия, юристы и другие. Все они имеют двойное подчинение: местному руководству и функциональному подразделению региона, который, в свою очередь, также имеет двойное подчинение: руководству региона и функциональному подразделению центрального офиса.
И те, кто проектировал согласование документов, описали его следующим образом. Есть подразделение-инициатор, в роли которых для большинства документов выступают подразделение на местах, ведь реальная работа выполняется именно там.
Далее, для каждого документа есть согласующие службы, в число которых обязательно входят юристы, бухгалтера, финансы, но бывает и больше, и на местном уровне они должны документ согласовать, затем его согласует местное руководство и он передается на региональный уровень, где цепочка повторяется. А затем – на уровень центрального офиса. В результате каждый документ проходит цепочку из полутора десятков согласований. И они это не просто описали, они так и внедрили в информационной системе.
Бизнес-процесс «Согласование счёта»
Кажется, какая проблема – поставить галочку, если речь идет о понятных документах? Но реально проблема большая. Ведь согласование документа – не основная работа сотрудников, поэтому они занимаются ей не постоянно, а выделяют для этого пару окон внутри дня. Время окон – индивидуально и ситуативно.
А ведь согласования в системе выстроены в цепочку, поэтому на любом этапе может возникнуть задержка, согласование отложится на следующий день. А этапов – полтора десятка, так что две недели, десять рабочих дней получаются запросто. Конечно, если вопрос срочный, то люди столько не ждут, и инициатор начинает звонить или писать в почту или мессенджеры, чтобы посмотрели и согласовали сейчас, не откладывали на завтра, сопровождает процесс. Как легко догадаться, это происходит за счет его рабочего времени и рабочего времени тех, с кем они связываются, люди отрываются от других рабочих задач, теряют сосредоточенность.
А уж если согласующий сотрудник внезапно заболел или ушел в отпуск, то может получиться вообще кошмар: ведь согласование идет в системе, там настроены права доступа, и согласовать вместо кого-то другого – не так просто, надо еще правильным образом настроить права.
Кстати, при внедрении выяснилось, что не все местные офисы имеют все согласующие службы, это может обеспечивать регион, если объем работ небольшой. Настраивать исключения оказалось очень хлопотно, поэтому решили сделать проще: пусть сотрудник региональной службы согласует документ за местную. Но это не отменяет позднейшего согласования региональной службы.
И поскольку эти согласования в цепочке разнесены по времени, то сотрудник должен вспомнить или посмотреть, что этот документ он уже согласовывал. А еще региональные сотрудники не могут увидеть все такие документы одним списком: ведь они согласуют не за все местные службы, а только за тем, в которых своих служб нет. И должны либо выбирать по одному, либо визуально это определять по названию подразделения-источника.
Отдельный вопрос в том, какой смысл имеет согласование во всех службах на всех трех уровнях? Объяснение этому звучит разумно: на местах не всегда хватает квалификации для сложных случаев, и это – правда. Но реально сотрудники регионов и центра просто погребены под количеством документов, требующих согласования, так что согласуют механически. При этом практически ответственности нет ни у кого, потому что каждый из согласовавших может кивнуть на другого.
Но есть и еще один неприятный эффект. У конкретного сотрудника регионального или центрального офиса могут быть собственные представления о правильной организации. В обычной ситуации, если он хочет организовать процесс в соответствии со своими представлениями, он должен подумать, разработать регламент, а затем его внедрить в жизнь.
При этом сделав регламент публичным, защитив его перед коллегами и руководством, что может быть непросто. И приняв на себя ответственность за этот регламент. А вот процесс согласований дает возможность просто отвергать документы, которые с личной точки зрения являются неправильными.
Не принимая на себя ответственности, не делая свои представления о правильном публичными – ведь каждый раз речь идет о частном случае. И этим активно пользуются, заменяя работу по технологичной настройки процессов и избегая ответственности. И еще больше замедляя процесс согласования документов.
Подводя итоги. Может показаться, что в статье какой-то вопиющий случай бюрократии. Но я видел это сильно не в одной организации, ситуация распространенная. А еще более важно, что сотрудники организаций, сетуя на конкретные проблемы, в целом полагали, что процесс согласования документов – это очень правильная штука, и хорошо, что он у них в организации поставлен.
И руководители, и рядовые сотрудники искренне не понимали, что цель бизнес-процесса – технологичное получение результата, ценности для клиента. Что согласование внутренних документов «по умолчанию» никакой ценности не несет, а наоборот, замедляет процесс ее создания. А то, что он позволяет уменьшить число ошибок, и это оправдывает замедление процесса, требует доказательства на статистике. И есть достаточно много частных исследований, когда измерив пользу – ее не обнаруживали.
Один из примеров ВкусВилл, в котором разные бизнес-инициативы проходили через специальный комитет для одобрения реализации. Оказалось, что реальной пользы это рассмотрение не приносит, а препятствием – является. Поэтому разумно просто определить сумму, в пределах которой любой сотрудник может начать инициативу по изменениям. А для значительных сумм надо согласовывать инвестиции с владельцем средств, это как раз разумно.
Так что, если говорить в позитиве о согласованиях документов, то в большинстве случаев оно просто не нужно. То есть согласование должно быть исключением, а не общим правилом. Общие рекомендации таковы.
- В области своей ответственности каждый действует самостоятельно.
- Для отдельных решений, несущих значительные риски, то можно потребовать одобрения еще 1-2 сотрудников. которые занимаются решением аналогичных задач до начала действий – организовать review.
- Если документ затрагивает деятельность и интересы других сотрудников организации, то они должны быть проинформированы, и у них должен быть срок, чтобы высказать аргументированные возражения. При этом возражение – это не любая оценка, оно должно указывать конкретный вред от реализации предложения. А возражающий должен сотрудничать в поиске решения, которое принесет ценность инициатору и будет свободно от вреда. Конечно, нет гарантий, что решение будет найдено, но сотрудничество – обязательно, иначе возражение не принимается.
Процедуры, которыми это обеспечивается, могут быть различны. Вовсе не обязательно это workflow конкретного документа, могут быть регулярные встречи с обсуждением и принятием решений, и для них сейчас существуют эффективные форматы проведения даже для согласования очень сложных вопросов. Важно, чтобы эффективность этого процесса регулярно оценивалась, и если ее нет – то он отменялся.
На этом я завершаю статью. Если у вас есть вопросы по разумным способам согласования – описывайте в комментариях ситуации, я попробую ответить. Потому что краткий ответ: «согласования не нужны, кроме как в обоснованных частных случаев».
Источник: vc.ru
Согласование документов: примеры, цели, алгоритм
Согласование договоров – неотъемлемая часть делопроизводства. Однако главная его цель лежит вне делопроизводства и документооборота. Такой целью является оптимизация принимаемых решений, сокращение рисков, улучшение итогового результата.
Пример согласования: отдел продаж готовит проект контракта на поставку крупной партии продукции, выпускаемой предприятием. Руководитель юридической службы отказывает в одобрении, пока не будут исправлены формулировки, которые можно истолковать двояко. Это не только улучшает качество договора, но и страхует компанию от возможных неприятностей в дальнейшем: претензий, исков со стороны контрагента.
Что такое лист согласования?
Гриф согласования является одним из реквизитов, проставляемых на документах, наряду с названием, автором, датой создания. Этот гриф включает в себя:
- Слово “согласовано” или “отказано”, либо “согласовано с замечаниями”.
- Должность, подпись согласовавшего лица, расшифровку подписи.
- Дату.
- Комментарии, если они требуются.
Вместо грифа может использоваться лист согласования, который оформляется отдельно от документа и прикладывается к нему. Это часто практикуется, когда согласующих много, и требуется получить одобрение от каждого из них.
Согласующие лица могут быть как внутренние (сотрудники той же компании, в которой работает инициатор проекта), так и внешние (организации-партнёры, надзорные органы).
Алгоритм согласования документов на предприятии
Сначала полезно разобраться, чем отличается управление от согласования. В первом случае имеет место чёткая вертикальная связь: руководитель даёт указание, подчинённый его выполняет. Во втором связь может быть вертикальной (работник отдела – руководитель отдела – генеральный директор) или горизонтальной (руководитель отдела продаж – главный бухгалтер – руководитель юридической службы).
Стандартный алгоритм согласования такой:
- Автор создаёт проект документа по своей инициативе или заданию руководства.
- Он рассылается всем лицам, от которых требуется утверждение.
- Автор ждёт, когда каждое из согласующих лиц пришлёт ему свою резолюцию, возможные правки.
- Получив всё это, автор вносит изменения, вновь направляет проект согласующим лицам.
Однако такую процедуру нельзя признать оптимальной, поскольку она зачастую затягивает сроки решения вопроса. Если согласующих, к примеру, 5 человек, то почти в каждом случае 3-4 дадут свою резолюцию быстро, а ещё 1-2 человека окажутся заняты, и их решения придётся долго ждать. Чтобы такого не происходило, полезно использовать электронный документооборот, а также соблюдать следующие принципы:
- На одобрение отправляется только полностью готовый, надлежащим образом оформленный документ. Это помогает избежать неизбежных многочисленных замечаний, доработок.
- Автор (инициатор) является ответственным за всю процедуру утверждения. Он обязан прилагать усилия, чтобы завершить её как можно скорее.
- Каждый согласующий вносит лишь те корректировки, которые соответствуют его экспертной области.
Последний пункт особенно важен. Он подразумевает, что бухгалтер проверяет только платёжные реквизиты, но не высказывает идеи по поводу того, какую стоимость партии товара предложить контрагенту. А начальник юридической службы проверяет лишь юридические формулировки, не обращая внимания на орфографические ошибки. Это помогает ограничить инициативу согласующих лиц рамками их экспертной области, исключить обработку многочисленных предложений.
Посмотрите, как бизнес-аналитик настраивает маршруты согласования в Comindware ЭДО, а также использует другие функции системы.
Как оптимизировать согласование документов с помощью BPM-систем?
BPM-система – один из лучших инструментов для того, чтобы организовать эффективный процесс согласования документов.
Во-первых, она даёт возможность заранее задать маршрут для утверждения типовых документов, к примеру договоров, заявлений на отпуск. Инициатору процесса не обязательно даже знать, от кого требуется одобрение. Его задача – подготовить документ, который далее, в зависимости от его типа, направится по утверждённому маршруту.
Во-вторых, такая система позволяет создать для каждого согласующего задачу, которая будет у него перед глазами, пока он её не закроет. Это способствует тому, чтобы исключить задержки. К тому же, для любого документа можно определить максимальный срок рассмотрения, система будет напоминать ответственному лицу, что время истекает. Например, присылать ему уведомления на почту.
Также можно внести в систему настройки, благодаря которым на утверждение бухгалтеру будут отправляться только платёжные реквизиты, ему не нужно будет читать 10 листов текста, чтобы вынести свою резолюцию. Подобным образом, руководитель службы доставки будет видеть лишь те абзацы, где речь идёт о доставке. Когда все согласующие первого уровня приняли те элементы текста, которые входят в их зону ответственности, итоговая версия отправляется на утверждение руководителю.
Благодаря этому правки занимают меньше времени, и документ проходит свой жизненный цикл за более короткое время.
В Comindware ЭДО были реализованы удобные Low-code инструменты, которые позволяют быстро проектировать процессы согласования документов. У решения есть несколько фундаментальных преимуществ, которые обеспечены Comindware Business Application Platform — low-code BPMS платформой.
- Большую часть маршрутов движения документов можно спроектировать мышкой, используя код только в нестандартных ситуациях — при интеграции с внешними сервисами, при реализации нестандартных бизнес-правил и при решении других подобных задач.
- Все маршруты согласования можно свободно перепроектировать, развивать и масштабировать по своему усмотрению.
- В продукте доступно большое количество Low-code инструментов разработки непосредственно из Comindware Business Application Platform.
Все это обеспечивает гибкость маршрутов согласования, высокую скорость внедрения решения и большой потенциал при масштабировании решения.
Закажите демонстрацию Comindware ЭДО, чтобы самостоятельно поработать c Low-code конструкторами маршрутов согласования.
Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.
Похожие записи:
Опубликовано: 31 июля 2020 в разделе Примеры использования
Лидер среди BPMS на российском рынке
Компания Comindware признана крупнейшим разработчиком систем управления бизнес-процессами среди российских компаний.
Взгляните на цифровую трансформацию глазами ИТ-директора СургутНефтеГаз
Узнайте, как цифровизовать бизнес-процессы в компании с географически распределённой структурой.
Узнайте как создать ИТ-стратегию и -среду, соответствующую современному темпу развития цифрового бизнеса.
Узнайте как правильно автоматизировать бизнес-процессы HR и в короткие сроки получить результат.
Узнайте как правильно автоматизировать процессы в бирюзовой компании и быстро получить результат.
Попробуйте инновационную платформу для разработки и запуска бизнес-приложений Comindware Business Application Platform
Попробуйте полнофункциональное решение для управления бизнес-процессами
Случайные статьи
- Импортозамещение ИТ-систем
- Интеллектуальная автоматизация: за чем следить?
- Внедрение ITSM решения — с чего начать
- Comindware расширяет совместимость своих решений с российскими ОС на ядре Linux и процессором «Эльбрус»
- BPMS для задач планирования ТОиР
- Цифровая трансформация в менеджменте качества
- Компания Comindware выпускает новую версию Comindware Business Application Platform и объявляет о запуске партнёрской программы
Полезные страницы
- Современная BPM система
- Преимущества системы автоматизации бизнес-процессов
- CRM система с функционалом BPMS
- Карта Блога
Источник: www.comindware.ru
Настройка согласования документов в 1С Документооборот
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
10 000 руб.
Консультации по 1С:Документооборот
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
от 700 руб.
Настройка 1С:Документооборот
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
от 2 600 руб.
Внедрение 1С ЭДО
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
1С:Документооборот версии КОРП
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
В этой статье мы рассмотрим вопросы настройки процессов согласования (в том числе сложные процессы согласования) в решении для построения системы электронного документооборота «1С:Документооборот».
Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?
Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.
Приглашаем на
бесплатный вебинар!
06 июня в 11:00 мск
Это относится не только к документам, например, согласованию приказа, согласовывать можно отдельные файлы, а также проведение мероприятий, заведение контрагентов для использования в системе и проектов, отдельные проектные задачи и многие другие объекты системы.
При этом глобальная цель процесса согласования – повысить качество не только согласуемых документов, но и реальных управленческих решений, которые обычно стоят за этими документами, поэтому процесс согласования является важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость компании.
Процесс согласования в 1С:Документооборот
Процесс, реализованный в программе, можно использовать как самостоятельный процесс для согласования договоров перед их подписанием, а также заявок на оплату или закупку ТМЦ перед их оплатой (в отдельных случаях ежедневной «рутины» может быть даже настроено автоматическое согласование), так и в качестве элемента комплексного процесса для сложной многошаговой обработки документов.
Для того чтобы настроить шаблон любого процесса, в том числе и согласования, необходимо перейти в раздел «Управление процессами» и выбрать пункт меню «Шаблоны процессов».
После этого откроется рабочее место администратора бизнес-процессов по настройке шаблонов процессов в системе.
Обратите внимание, что обычным пользователям этот функционал недоступен, настраивать шаблоны процессов могут только пользователи со специальными полномочиями, дающими права на данную подсистему.
Попробуем создать новый шаблон процесса на примере согласования документа «Заявка на расходование средств», а также построить маршрут согласования заявки в 1С.
Находясь в разделе «Согласование», нажимаем кнопку «Создать». Открывается окно создание нового процесса согласования.
Заполняем уникальное название шаблона. Если необходимо показывать наш шаблон процесса ограниченному кругу пользователей – указываем рабочую группу шаблона. При этом можно разрешить изменение этого шаблона пользователям данной рабочей группы.
На второй вкладке настраиваются основные параметры процесса согласования:
Здесь указываем название процесса, которое будет видеть пользователь в своих задачах. Рекомендуем использовать имя предмета в наименовании, так сразу будет понятно, что именно нужно согласовывать.
Можно заполнить расширенное описание, чтобы пользователю при выполнении своей задачи было четко понятны функции и действия, которые необходимо выполнить.
Далее настройка маршрута согласования в следующей табличной части требует выбрать тип согласования. Система позволяет направлять процесс согласования документов всем участникам согласования сразу, по очереди, либо смешанно.
Далее из состава пользователей системы необходимо подобрать участников процесса, указать сроки исполнения для каждого из них. При этом в шаблоне можно указать только относительные сроки – в днях, часах или даже минутах.
Только при установленных сроках исполнения в дальнейшем мы сможем контролировать исполнительскую дисциплину, а также подключать возможность эскалации решений.
При подборе исполнителей можно использовать не только конкретных пользователей, но и встроенный механизм автоподстановок:
Автоподстановки – встроенный предопределенный механизм системы, позволяющий подставлять значения реквизитов связанных объектов. Добавление своих автоподстановок возможно только с использованием программирования.
Еще один «умный» механизм подбора участников процесса – ролевая адресация:
Роли исполнителей также настраиваются в разделе «Управления процессами».
Обратите внимание, что именно использование автоподстановок и ролевой адресации является наиболее предпочтительным при построении маршрутов бизнес-процессов в системе, поскольку именно такой подход в дальнейшем позволит значительно облегчить администрирование подсистемы управления бизнес-процессами в системе.
Если согласование заявок по условиям требует подбора согласующих, необходимо воспользоваться функционалом настройки маршрутизации бизнес-процесса.
Бесплатная
консультация
эксперта
Анна Викулина
Руководитель Центра
сопровождения 1С
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.
Настройка условий возможна по довольно сложным алгоритмам – с использованием практически всех реквизитов объектов системы или с использованием встроенного языка программирования системы.
На третьей вкладке настройки шаблона маршрута согласования можно настроить предметы процесса.
Предметы могут быть различными по типу:
- Основной предмет – в результате исполнения процесс будет изменять статус у документа – согласован, не согласован, согласован с замечаниями;
- Дополнительный предмет – статусы изменяться не будут;
- Заполняемый предмет – в ходе исполнения задачи пользователь будет должен заполнить этот предмет по предложенному шаблону и алгоритму.
Если в процессе будет использоваться несколько предметов, можно настроить порядок их отображения:
В следующей табличной части вкладки можно отрегулировать видимость того или иного предмета на каждом шаге процесса:
Для заполняемого предмета процесса здесь настраивается шаг процесса, на котором от пользователя потребуется заполнений данного предмета:
На последней вкладке настройки маршрута согласования можно настроить проверку условия, при соблюдении которого пользователь сможет выполнить свою задачу. Настройка условий схожа по своей сути с настройкой условий маршрутизации.
На первой вкладке не забываем назначить настроенный нами шаблон определенному виду документа, в нашем случае – Заявке на расходование средств.
Здесь же можно настроить механизм эскалации задач, позволяющий оптимизировать бизнес процесс и минимизировать человеческий фактор.
Настройка правил эскалации позволяет автоматически завершать тот или иной шаг процесса, либо перенаправлять неисполненную задачу, например, непосредственному руководителю исполнителя, в зависимости от временных условий.
Как показывает этот пример, даже настройка очень простого шаблона маршрута согласования требует от администратора достаточно знаний и опыта работы с системой, понимания внутренних механизмов и зависимостей объектов. Настройка же более сложных процессов согласования документов, например, такого процесса как согласование договоров в 1С Документооборот, потребует значительного времени и знаний, поскольку для него характерно такое явление, как повторное согласование или желание вовсе отменить согласование на каком-то этапе.
Для решения подобных задач, особенно на этапе внедрения системы, когда необходима методологическая и консалтинговая поддержка, наиболее оптимальным и выгодным подходом является вовлечение профессиональных исполнителей, имеющих достаточный багаж знаний и опыта внедрения подобных систем, что позволит исключить нелепые ошибки и добиться положительных результатов в короткие сроки, и что наиболее важно – сэкономить бюджет компании.
Профессиональные специалисты нашей компании готовы всегда помочь вам во внедрении системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8»!
Источник: wiseadvice-it.ru
