Аннотация: Модуль системы «Покупки». Описание возможностей модуля. Основные настройки. Описание и реализация процесса «Закупки». Подготовка и оформление заявки на товар.
Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате
Описание процесса
Ниже приводится описание следующих процессов:
- PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар ;
- PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений ;
- PRPU03. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа ;
- PRPU04. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате.
PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар
Процесс «PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар » включает в себя задачи по определению потребности в товаре, ведение справочника товаров и создание, просмотр, редактирование заявок на основании плана потребностей в товарах на определенный период.
Бизнес-процесс. Что это?
При выполнении шага «PRPU01.01. Определение потребности в товарах» происходит определение потребности в товаре исходя из анализа исторических данных о продажах, анализа рыночной ситуации и прогноза спроса. В результате определяются базовые характеристики требуемого товара, необходимое его количество и сроки поставки. На основании данной информации составляется проект заявки на товар и передается в отдел закупок.
На шаге «PRPU01.02. Проверка наличия товара в справочнике» необходимо проверить наличие товаров, которые нужно заказать в общем справочнике. Если товар не найден, необходимо перейти к шагу «PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник», иначе — к шагу «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар «.
На шаге «PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник» необходимо занести информацию по новому товару в общий справочник. Нужно внести в систему следующие данные:
- название;
- единица измерения;
- цена единицы;
- себестоимость единицы;
- наименование поставщика.
При выполнении шага «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар » на основании проекта заявки на товар составляется список товаров, которые необходимо приобрести. В заявке необходимо указать:
- код товара;
- количество товара;
- дату заказа.
На шаге «PRPU01.06. Оформление заявки на товар » согласованную заявку необходимо оформить в соответствии с внутренними правилами компании.
Основные участники
- Ответственный за определение потребности в товарах
- Ответственный за работу с заявками
- Ответственный за согласование заявок
Входящее событие
Наступление плановой даты формирования заявок или появление необходимости в закупке товаров или услуг.
Входящие документы
- План потребностей в товарах
Исходящее событие
10 бизнес-процессов за 15 минут
В результате выполнения процесса должна быть создана согласованная заявка на приобретение товаров или услуг.
Исходящие документы
- Заявка на товар
- Справочник товаров
Схема процесса
увеличить изображение
Рис. 5.1. PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар
PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений
В рамках данного процесса происходит поиск поставщиков, которые могут поставить необходимое количество требуемого товара. Поиск ведется как среди собственного справочника поставщиков, так и во внешних источниках информации с последующим занесением нового поставщика в общий справочник. После определения списка поставщиков идет рассылка заявок на товары поставщикам с целью сбора коммерческих предложений и составления итогового списка поставщиков, которые могут выполнить заявку.
На шаге «PRPU02.01. Поиск поставщиков» происходит поиск возможных поставщиков на основании полученной заявки на товар . Поиск может происходить как в собственном общем справочнике, так и во внешних источниках, например в Интернете, отраслевых справочниках, каталогах и т. д. Если поставщик найден в собственном справочнике, тогда необходимо перейти к шагу «PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков», иначе — к шагу «PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник».
На шаге «PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник» необходимо внести полученные сведения о новых поставщиках в общий справочник. Вводится следующая информация:
- название;
- адрес;
- индекс;
- город;
- контактное лицо;
- закупщик.
При выполнении шага «PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков» на основании полученной заявки на товар ответственный составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, если есть, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений .
Далее, на шаге «PRPU02.04. Отправка запроса в соответствии с заявкой», в соответствии с заявкой на товар , ответственным за работу с поставщиками подготавливается запрос на товар, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку товара. Запрос должен содержать следующую информацию:
- наименование товара;
- количество;
- сроки доставки.
Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с ответственным за согласование запроса, и, в случае необходимости, в него вносятся корректировки.
Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на товар отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи. Отправка запроса фиксируется в соответствующем журнале, в который необходимо внести следующую информацию:
- номер запроса;
- дату отправки;
- отправителя/составителя запроса.
На шаге «PRPU02.05. Получение коммерческих предложений от поставщиков» происходит сбор коммерческих предложений от потенциальных поставщиков.
Далее, на шаге «PRPU02.06. Регистрация коммерческих предложений», полученные предложения должны бать зарегистрированы в установленном порядке в журнале входящих коммерческих предложений . По каждому предложению должна быть следующая информация:
- заголовок документа ;
- название поставщика;
- дата поступления;
- номер запроса;
- строки документа;
- название товара;
- количество;
- цена;
- срок доставки;
- дополнительные условия.
При выполнении шага «PRPU02.07. Выбор подходящих поставщиков» на основании полученных коммерческих предложений , включающих в себя условия и сроки поставки, производится выбор поставщиков , способных исполнить заявку на товары в необходимые сроки.
Основные участники
- Ответственный за работу с поставщиками
Входящее событие
Поступление согласованной заявки на приобретение товаров или услуг.
Входящие документы
- Заявка на товар
- Справочник поставщиков
- Коммерческое предложение
Исходящее событие
Список поставщиков подготовлен.
Исходящие документы
- Справочник поставщиков
- Коммерческое предложение
- Список поставщиков
Источник: intuit.ru
6.2. Управление бизнес-процессами 6.2.1. Основы моделирования бизнес-процессов
Понятие «бизнес-процесс» многозначно, и не существует устоявшееся определение. Формализованно — это некий ограниченный комплекс деятельности, который характеризуется такими понятиями, как «вход», «процесс», «выход», «управление», «поставщик процесса», «клиент процесса» (понятия рассмотрены далее).
Рассмотрим различные, но схожие по смыслу определения бизнес-процесса, которые в совокупности описывают это понятие.
Бизнес-процесс — это иерархия внутренних и зависимых между собой функциональных действий, конечной целью которых является выпуск продукции или отдельных ее компонентов. Продукция понимается в широком смысле, в том числе и материальная продукция, продукция интеллектуального труда, оказание услуг.
Под бизнес-процессом в широком смысле понимается структурированная последовательность действий по выполнению определенного вида деятельности на всех этапах жизненного цикла предмета деятельности — от создания концептуальной идеи через проектирование до реализации и результата (сдача в эксплуатацию объекта, поставка продукции, оказание услуг, окончание определенной фазы деятельности), т.е. системно-замкнутый процесс.
Бизнес-процесс представляет собой набор взаимосвязанных бизнес-процедур (видов деятельности), которые потребляют ресурсы (и материальные, и интеллектуальные, и пр.) и в результате которых производится определенная группа продукции (промышленная продукция, построенный объект, информационная продукция, управленческое решение и др.), товаров и услуг, ценная для потребителей. Все бизнес-процессы существуют для выполнения функций бизнеса/организации и должны соответствовать установленной иерархии целей и стратегий.
Бизнес-процесс — совокупность бизнес-операций, множество внутренних видов деятельности, начинающихся с одного или более входов и заканчивающихся созданием продукции, необходимой клиенту (клиент — не обязательно внешний по отношению к организации, это может быть подразделение организации, конкретный сотрудник). Назначение каждого бизнес-процесса состоит в том, чтобы предложить клиенту товар или услугу, т.е. продукцию, удовлетворяющую его по стоимости, долговечности, сервису и качеству. Под продукцией в данном случае понимается результат бизнеса, имеющий ценность, материальную или нематериальную, для конкретного клиента. Соответственно так называемые услуги можно рассматривать как частный вид продукции.
Существуют следующие категории бизнес-процессов:
процессы, непосредственно обеспечивающие выпуск продукции;
процессы планирования и управления;
процессы преобразования. Бизнес-процесс характеризуется:
технологией реализации бизнес-процесса;
• средствами автоматизации, оборудованием, механизмами и т.п., обеспечивающими реализацию процесса.
Основными показателями оценки эффективности бизнес-процессов являются:
• количество производимой продукции заданного качества, оплаченное за определенный интервал времени;
• количество потребителей продукции;
• количество типовых операций, которые необходимо выполнить при производстве продукции за определенный интервал времени;
стоимость издержек производства продукции;
длительность выполнения типовых операций;
капиталовложения в производство продукции.
В кибернетике есть понятие «черного ящика» — системы, в которой внешнему наблюдателю доступны лишь входные и выходные величины, а структура и внутренние процессы неизвестны. Если рассматривать предприятие как «черный ящик», то любое предприятие выполняет один-единственный бизнес-процесс, преобразующий имеющиеся в его распоряжении ресурсы — сырье, труд, капитал, информацию — в конечный продукт, поставляемый заказчику.
В действительности предприятие имеет до 20 ключевых бюзнес-процес-сов, от выполнения которых зависит его успех на рынке. Общее же количество бизнес-процессов предприятия может достигать нескольких сотен. Ниже приведены восемь основных категорий бизнес-процессов, которые наиболее часто встречаются в организациях.
Разработка продуктов — обычно включает процессы, которые собирают требования, потребности и ожидания заказчиков и которые разрабатывают продукты и услуги, удовлетворяющие этим требованиям.
Маркетинг и сбыт — разработка рекламы и других видов продвижения товаров, ценообразование, упаковка и документация. Процессы сбыта включают привлечение новых и обслуживание имеющихся заказчиков, а также все процессы, связанные с продажей товаров.
Снабжение — включает приобретение материалов и услуг.
Производство — включает процессы, которые преобразуют входы, полученные снабжением, в выходы, которые предлагаются для сбыта. В обслуживающих организациях включает процессы, посредством которых заказчику оказываются услуги.
Сервис — включает все послепродажные виды деятельности, которые выполняются для обслуживания, ремонта, обновления и модернизации проданных ранее продуктов.
Доставка — включает процессы по перевозке и доставке продуктов к заказчику.
Управление — включает процессы стратегического планирования, бизнес-планирования и финансового контроля.
Подход к менеджменту с точки зрения управления бизнес-процессами требует определенной ломки стереотипов, к какой бы области управления предприятием это не относилось. Руководители предприятий должны осознать, что работа в организации движется не вверх и вниз, а горизонтально — от подразделения к подразделению.
Пример. Практическая ценность процессного подхода была подтверждена в ходе реструктурирования кондитерской фабрики «Саратовская». Проведенное в начале 1999 г. всестороннее управленческое обследование предприятия показало серьезные разрывы и дефекты в цепочке «сырье — технология — продукция — рынок». Видимыми проявлениями отсутствия системы управления маркетингом на предприятии были узкий ассортимент, непривлекательный внешний вид продукции, отсутствие «раскрученной» торговой марки и др. Истинная же причина заключалась в том, что бизнес-процессы фабрики не были приспособлены к условиям конкурентной рыночной борьбы.
На основе разработанного плана по реструктурированию предприятия в течение 1999 г. руководству удалось радикально изменить ключевые бизнес-процессы предприятия. При этом основной упор на первом этапе был сделан не только на создание системы управления маркетингом, но и на ее глубокое внедрение во все подразделения предприятия.
Изменению подверглись процессы разработки новых видов продукции (особенно в части рецептуры и упаковки), снабжения, технологического контроля качества и дистрибуции готовой продукции. Были заново спроектированы и внедрены бизнес-процессы мониторинга поставщиков и основных конкурентов, исследования покупательских предпочтений, продвижения товаров и торговой марки. Все изменения бизнес-процессов были формализованы в новой организационной структуре предприятия и закреплены соответствующими положениями и должностными инструкциями. Логическим следствием указанных изменений было создание отдела маркетинга, который стал основным механизмом реализации запросов и пожеланий потребителя во всех ключевых бизнес-процессах. Практически были получены следующие результаты: в 3 раза увеличился объем реализуемой продукции, существенно расширился ассортимент, рост торговой сети и улучшился имидж фабрики на рынке.
Бизнес-процесс представляется как некий объект (без рассмотрения его внутренней структуры) и характеризуется понятиями, показанными на рис. 6.2.1.
Основная цель бизнес-процесса — преобразование входа, т.е. входящих в процесс ресурсов, необходимых для реализации процесса, в выход, т.е. результат, продукцию процесса.
Ресурсы, или входы, процесса могут быть материально-техническими, энергетическими, человеческими, информационными.
Основной «начинкой» бизнес-процесса является процессор или функция преобразования. Процессор: это совокупность подпроцессов, работ, операций, осуществляемых над входами для получения выходов. Процесс осуществляется с помощью определенного механизма (способа, технологии).
В процесс поступают не все ресурсы (входы) одновременно. Пример: при оклейке стен обоями (процесс) сначала поступает ресурс — штукатурка — для выравнивания стены (подпроцесс), а затем клей и обои для собственно оклейки и т.д.
Таким образом, входы процесса могут быть первичные и вторичные. Первичные входы поступают на начало процесса. Вторичные входы появляются в ходе реализации процесса на составляющих его подпроцессах.
Выходы также могут быть первичные и вторичные. Первичный выход — это прямой, запланированный результат реализации процесса. Вторичный выход — это побочный продукт процесса, не являющийся его главной целью.
Процесс происходит не сам по себе, он управляется (т.е. организуется, планируется, контролируется) и производится конкретным исполнителем (группой).
В процессе задействован ряд участников (отдельных специалистов или групп). На входе процесса участником является поставщик процесса, тот, кто предоставляет входящие ресурсы (входящие ресурсы могут быть результатом предыдущего процесса). Пример: для обработки детали (процесс) на вход должна поступить заготовка, поставщиком процесса является склад материалов, а поставка заготовки — складским процессом.
Бизнес-процесс производится для кого-то (для чего-то) — тот, кто потребляет результат процесса, является клиентом процесса. В принципе целью процесса является удовлетворение требований его клиентов.
Клиенты могут быть:
первичные — получают первичный выход;
вторичные — находятся вне процесса и получают вторичный выход;
косвенные — не получают первичный выход, но являются следующими в цепочке его использования;
внешние — находятся вне данной организации, но получают выход процесса;
• потребители — конечные пользователи выхода процесса.
Пример. Если рассматривать эту модель применительно к линии по производству детали D, то первичным поставщиком этого процесса будет отдел снабжения, вторичным поставщиком — отдел главного конструктора (спецификации, требования) и планово-экономический отдел (производственный план). Первичным клиентом является сборочный конвейер по производству автомобилей, косвенным клиентом — отдел сбыта, вторичным клиентом — например, службы главного инженера, поскольку основное производство постоянно инициирует процессы технического сопровождения, планово-предупредительных ремонтов и т.п. Во внешней среде внешним клиентом является дилер по продаже автомобилей, а внешним косвенным клиентом — будущий владелец автомобиля, в котором установлена деталь D.
Процессы могут быть основными и вспомогательными. Основные — это процессы текущей деятельности компании, результатом чего является производство выходов, которые требуют внешние клиенты. Вспомогательные процессы обеспечивают эффективную реализацию первичных процессов.
Процессы могут быть внешними или внутренними. Внешним называется процесс, имеющий вход и/или выход вне фирмы. Внутренним называется процесс, находящийся целиком в рамках одной организации.
Анализ процессов управления начинается с выявления процессов, а выявление процессов — с определения их границ. Границами процесса являются его входы и выходы. При этом первичные входы образуют начальную границу процесса, вторичные входы — верхнюю границу, первичные выходы — конечную границу и вторичные выходы — нижнюю границу процесса.
Определение границ процесса управления — это не простая задача. Для того чтобы выявить объективно существующий процесс, а не произвольно
сгруппированные работы, необходимо понимание основной цели процесса и технологии его реализации.
Управление бизнес-процессами в производстве исторически стало первой областью успешного применения набора методов, которые впоследствии получили название «процессный подход». Еще в начале XX в. Ф.У. Тейлор обратил внимание на то, что производительность зависит не только от физических данных рабочих, но и от последовательности и содержания операций, которые они выполняют. Усовершенствовав эту последовательность путем выбрасывания непроизводительных операций и подбора способов их наиболее эффективного выполнения, он смог добиться значительного повышения производительности.
По сравнению с традиционным подходом процессы обладают и другими преимуществами. Действительно, трудно или невозможно измерить достоинства иерархической структуры, в то время как при ориентации на процессы специалисты имеют дело с четко оцениваемыми параметрами. Различают качественные и количественные параметры бизнес-процесса. Качественными параметрами процесса принято считать результативность, эффективность, и адаптируемость.
Результативность (effectiveness) описывает соотношение полученного результата и того, чего хотят или ожидают заказчики. Результативность можно повысить через улучшение качества продуктов или услуг (выходов), которые предприятие поставляет на рынок. В зависимости от ситуации результативность может быть повышена путем перепроектирования процессов или продуктов и услуг.
Эффективность (efficiency) показывает, как хорошо выполняются процессы. Бблыпая эффективность может быть достигнута только через улучшение процессов. Предприятие может улучшить эффективность, например, сокращая затраты или продолжительность бизнес-процессов. Иногда результативность называют внешней эффективностью, измеряющей достижение целей организации, а просто эффективность — внутренней эффективностью, экономичностью, измеряющей наилучшее использование ресурсов и оптимизацию процессов в организации.
Адаптируемость (adaptability) свидетельствует о том, насколько хорошо процесс способен реагировать на изменения в окружающей среде. Признание важности адаптируемости пришло совсем недавно. Сегодня бизнес-процессы, для того чтобы они служили достижению целей, не могут быть застывшими, как раньше. Понимание аксиомы — изменения неизбежны и бизнес-процессы могут и должны адаптироваться — это краеугольный камень в проектировании надежного бизнес-процесса.
К количественным параметрам бизнес-процесса относятся производительность, длительность (или продолжительность), стоимость, количество входов и выходов.
Производительность (productivity) — это отношение количества единиц на выходе к количеству единиц на входе.
Длительность (process time, cycle time) — это время, которое необходимо для выполнения процесса, или, другими словами, промежуток времени между началом процесса и его завершением.
Стоимость процесса (process cost) — это совокупность всех затрат в денежном исчислении, которые необходимо произвести для однократного выполнения процесса.
Деятельность по разработке модели существующих бизнес-процессов направлена на создание образа текущего состояния бизнес-процессов, т.е. создания модели «как есть», и состоит из:
сбора информации о процессах;
построения структурной модели процессов;
детального моделирования процессов;
Источник: studfile.net
Бизнес-процесс закупки
Технология проведения бизнесс-процесса закупки
Подготовка и оформление заявки на материал
Определение потребности в материале
Подготовка заявки на материал
Оформление заявки на материал
Согласование заявки на материал
Выбор поставщиков
Подготовка списка возможных поставщиков
Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материал
Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками
Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материал
Отправка запроса на материал
Регистрация отправки запроса возможным поставщикам
Выбор поставщиков
Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков
Согласование полученных предложений
Регистрация получения предложений
Выбор наиболее подходящих поставщиков
Обработка заказов
Оформление и отправка заказа
Подготовка заказа
Проверка на наличие долгосрочных договоров с Поставщиком
Оформление или продление договора с Поставщиком
Оформление заказа
Отправка заказа выбранному Поставщику
Регистрация отправки заказа
Выполнение обязательств по оплате заказа
Получение инвойса в соответствии с заказом
Cогласование полученного инвойса
Выполнение обязательств по оплате заказа
Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате
Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке
Контроль выполнения условий договора
Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки
Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки
Поступление материала
Организация приёма груза в установленном месте
Сопоставление характеристик и качества полученного материала с заявленными Поставщиком
Выставление претензий по факту отступления от условий договора
Оприходование материала
Контроль счетов
Приложения
Типовой контракт купли — продажи
Типовой контракт купли-продажи партии продукции
Типовой контракт многократной купли-продажи продукции
Бизнес-процесс закупки
Технология проведения бизнесс-процесса закупки
Подготовка и оформление заявки на материал
Определение потребности в материале
Подготовка заявки на материал
Оформление заявки на материал
Согласование заявки на материал
Выбор поставщиков
Подготовка списка возможных поставщиков
Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материал
Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками
Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материал
Отправка запроса на материал
Регистрация отправки запроса возможным поставщикам
Выбор поставщиков
Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков
Согласование полученных предложений
Регистрация получения предложений
Выбор наиболее подходящих поставщиков
Обработка заказов
Оформление и отправка заказа
Подготовка заказа
Проверка на наличие долгосрочных договоров с Поставщиком
Оформление или продление договора с Поставщиком
Оформление заказа
Отправка заказа выбранному Поставщику
Регистрация отправки заказа
Выполнение обязательств по оплате заказа
Получение инвойса в соответствии с заказом
Cогласование полученного инвойса
Выполнение обязательств по оплате заказа
Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате
Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке
Контроль выполнения условий договора
Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки
Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки
Поступление материала
Организация приёма груза в установленном месте
Сопоставление характеристик и качества полученного материала с заявленными Поставщиком
Выставление претензий по факту отступления от условий договора
Оприходование материала
Контроль счетов
Приложения
Типовой контракт купли — продажи
Типовой контракт купли-продажи партии продукции
Типовой контракт многократной купли-продажи продукции
Технология проведения бизнесс-процесса закупки
Источник: www.lobanov-logist.ru
