Бизнес процесс внутренний аудит относится к бизнес процессам какого уровня

Все о технологии Process Mining — кейсы, термины, решения и аналитика. Российский и зарубежный опыт от группы экспертов ProcessMi

Как понять, что требуется внутренний аудит бизнес-процессов?

Залог успеха любой компании – своевременный качественный внутренний аудит: от того, насколько грамотно налажены бизнес-процессы, зависят темпы развития фирмы.

Решение о проведении аудита определяется несколькими факторами:

• разделение функций управления бизнесом;
• масштабы и многопрофильность компании;
• вероятность рисков, зависящих от рода деятельности организации.

Когда бизнес небольшой, руководитель держит во внимании все его тонкости и нюансы, не упуская деталей. Но с масштабированием и усложнением бизнес-процессов может сложиться впечатление, что управленец по-прежнему в курсе всех дел, хотя компания стоит на месте. Именно в этот момент и требуется внутренняя проверка.

При аудите собирается вся информация по каждому аспекту работы компании. Исследование дает возможность посмотреть на все “свежим взглядом”, оценивая качество исполнения принимаемых решений.

Помимо плановых проверок, которые должны проходить не менее раза в год, существуют ситуации, когда внутренний аудит бизнес-процессов жизненно необходим для компании:

• регламентация бизнес-процесса. Аудит проводится для сравнения смоделированных (задокументированных) процессов с фактическими. Как правило, проверку нужно проводить не сразу после внедрения регламентов, а после тестирования процесса;
• внеплановые ситуации. Например:

• серьезный сбой БП;
• необоснованный рост штата и затрат на него;
• большое количество неактуальных позиций в номенклатуре;
• потери клиентов;
• несоответствие количества потраченных ресурсов на клиентов уровню приносимого ими дохода;
• резкий скачок задолженностей компании из-за падения эффективности.

И чем больше бизнес, тем ценнее проведение внутреннего аудита бизнес-процессов.

Аудит бизнес-процессов

Анализ БП проводится в форме ревизии каждого процесса компании с целью поиска и дальнейшего устранения недочетов и ошибок. Аудит бизнес-процессов дает возможность убедиться, что механизмы деятельности компании объективны и актуальны.

Проверка бизнес-процессов проходит в несколько этапов:

1. Подготовительный. Описание БП, составление техкарты интервьюируемого лица.
2. Предварительное изучение. Ознакомление со структурой бизнес-процессов, сравнение их с актуальной стратегией компании, выявление рисков.
3. Главный этап. Поиск основных бизнес-процессов, применение к ним аудита, их подробный экономический анализ.
4. Завершающий этап. Вывод о том, насколько эффективны бизнес-процессы.

Но перед очередным аудитом специалисты, проводящие проверку, часто сталкиваются сразу с несколькими проблемными вопросами:

• Как выполнить аудит быстро?
• Как, получая новую информацию, делать правильные выводы о проверяемой области?
• Каким образом обработать большие данные, появившиеся в процессе проверки бизнес-процессов, при ограниченном объеме ресурсов аудиторской группы?

Специалисты вынуждены искать такие решения, которые помогли избавиться хотя бы от некоторых проблем.

Технология process mining позволяет изучить реально протекающий бизнес-процесс, обрабатывая его цифровые следы, которые регистрируются в информационных системах. Например, если менеджеры по продажам используют в работе CRM и отмечают в ней этапы работы с клиентами с момента первого контакта до заключения сделки, то достаточно лишь “забрать” историю взаимодействия из системы. Опираясь на эти данные, станет возможно:

• увидеть действительную картину процесса от начала до конца;
• получить статистику о том, сколько длится заключение сделки;
• понять, насколько загружен персонал.

Подробность истории и объем данных могут быть совершенно разными: реально провести анализ единоразовых сделок либо разделить их по категориям, посмотрев на общую картину процесса.

С process mining становится возможным:

• избежать ограничений по выборке данных, подлежащих анализу;
• повысить объективность и обоснованность выводов;
• минимизировать сроки интервьюирований.

Практика показывает, что аудит процессов с использованием процессной аналитики снижает трудоемкость на 20% благодаря сокращению затрат на анализ информации о процессах.

Специалисты отмечают рост авторитета аудиторского заключения. Противоречить данным из систем невозможно, следственно, претензий к выводам аудитов не бывает.

Источник: processmi.com

Внутренний аудит – что это?

Компании, которые только встали на путь внедрения системы менеджмента качества по стандарту ISO 9001:2015, обязательно столкнутся с таким явлением, как внутренний аудит. У многих руководителей это вызывает беспокойство. Юлия Ершова, эксперт Премии Правительства РФ в области качества, главный специалист по управлению рисками и ведущий аудитор систем менеджмента, ответила на основные вопросы начинающих «качественников» про внутренний аудит.

0 4 24/05/2022

«По старой памяти» у многих руководителей и сотрудников компаний, где система менеджмента качества находится на начальных этапах внедрения, внутренний аудит ассоциируется с надзорно-контрольной процедурой, за которой обязательно последует наказание. Поэтому неизменно встает ряд вопросов на эту тему:

• Внутренний аудит – что это?
• Есть ли от него польза для компании или это дополнительная нагрузка на персонал?
• Что проверяют аудиторы и на каком основании?
• Что произойдет, если вдруг аудиторы выявят несоответствия стандарту?

Справка

Аудит (audit) – систематический независимый и документируемый процесс получения объективных свидетельств и их объективного оценивания для установления степени соответствия критериям аудита.

Давайте разберемся, как же реагировать на внутренний аудит и о чем стоит действительно беспокоиться, а к чему относиться спокойно.

Какая может быть польза от аудитов?

Внутренний аудит в первую очередь направлен на выявление несоответствий системы менеджмента качества компании стандарту ISO 9001:2015, чтобы превратить эти недостатки в точки роста организации. А не для того, чтобы найти виновных и наказать их. Поэтому, если грамотно использовать информацию, полученную в ходе проведения аудитов, можно устранить потенциальные проблемы или вовремя среагировать на уже имеющиеся. Обмен информацией внутри компании и использование хорошего опыта одного подразделения в работе другого повышает общую эффективность.

Если высшее руководство ставит перед аудитом задачу – принести пользу компании и выявить существенные моменты, требующие особого внимания, то положительный эффект будет непременно.

Если же внедрение системы менеджмента руководители рассматривают только как средство получения сертификата, а аудиты – как необходимую формальность, то пользы от таких проверок не будет.

Кто проводит аудит и на каком основании?

Проводят аудит внутренние аудиторы. Это могут быть обученные работники компании или приглашенные специалисты. Проверку может проводить как один аудитор, так и команда из нескольких проверяющих, все зависит от поставленных задач и размера организации. Кроме того, к аудиту могут при необходимости привлекаться специалисты требуемой квалификации из разных подразделений.

Аудитор должен быть объективен и беспристрастен, то есть не быть задействован в том процессе, который он проверяет

Основанием для аудита может послужить, например, приказ или распоряжение руководства компании.

Пример

Супружеская пара работает в одной компании: жена трудится менеджером по качеству, а муж – начальником лаборатории. Соответственно, она не может быть аудитором при проверке лаборатории. Проводить эту процедуру должен только незаинтересованный аудитор.

Зачем проводят аудит?

Аудиторов в первую очередь нужно рассматривать как помощников, которые могут взглянуть свежим взглядом на устоявшийся процесс и увидеть моменты, которые можно улучшить.

Пример

В лаборатории по контролю качества продукции существует три журнала на бумажном носителе. В каждый из них заносится часть информации по проводимым замерам, записи при этом частично дублируются. Также существует журнал в электронном виде, куда заносятся все данные по результатам измерений.

На вопрос аудиторов о необходимости и целесообразности ведения трех журналов фактически об одном и том же начальник лаборатории пояснила, что так было всегда и они к этому привыкли. Однако с доводами аудиторов согласилась, и в итоге количество журналов и, соответственно, записей значительно сократилось. Кроме того, впоследствии работники лаборатории самостоятельно подвергли тщательному анализу все существующие в лаборатории журналы и вносимые в них записи и исключили дублирующие или устаревшие документы.

Не всегда работники структурных подразделений рады проверяющим. Причина – недостаточная информированность персонала о роли аудиторов и их целях. А ведь аудиторы отмечают не только процессы, но и общие условия работы сотрудников и их удовлетворенность на рабочем месте.

Пример

При проверке слесарной мастерской работники любой вопрос встречали настороженно, отвечали односложно, на контакт не шли. А аудиторы обратили внимание на неудовлетворительное состояние мебели в мастерской и отразили данный факт в своем отчете.

Руководство компании оперативно отреагировало на этот пункт в отчете. И в короткий срок в мастерской провели ремонт и заменили старую мебель на современную и качественную.

Результат: через год слесаря встречали аудиторов с улыбкой и откровенно говорили о своих проблемах.

Поэтому руководству важно и самому понимать, и суметь донести до всех сотрудников, что целью аудитов является не поиск и наказание виновных, а выявление несоответствий требованиям стандарта ISO 9001:2015 «Системы менеджмента качества. Требования». И самое главное – нужно всегда придерживаться этого принципа. Потому что, обманув доверие сотрудников однажды, рискуете потерять его навсегда.

Каковы периодичность и формат внутреннего аудита?

Аудит проводится в соответствии с утвержденной программой аудитов, которая разрабатывается с учетом важности проверяемых процессов, изменений, оказывающих влияние на организацию, и результатов предыдущих аудитов.

Если в компании внедряют несколько стандартов на системы менеджмента, то аудиты могут проводиться отдельно по каждому из них. Например, отдел качества проводит внутренние аудиты по ISO 9001, отдел охраны труда – по ISO 45001 и отдел охраны окружающей среды – по ISO 14001 . Это может вызвать дополнительную нагрузку на персонал, что повлечет негативное отношение к подобного рода проверкам. В таком случае выходом будет проводить внутренний аудит интегрированной системы менеджмента .

Внутренний аудит ИСМ

Цель внутреннего аудита ИСМ – это получение информации о том, соответствует ли система

• требованиям международных стандартов ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 и пр.,

• собственным требованиям организации

и достигает ли ИСМ тех результатов, которые намечены.

Кроме того, возможно организовать совместное проведение внутреннего аудита сразу по нескольким стандартам даже тогда, когда в компании системы менеджмента не интегрированы между собой.

Программа аудита должна делать акцент на тех процессах, подразделениях, областях деятельности, в которых уже возникали проблемы, или на тех, где вероятность возникновения проблем достаточно высокая. При составлении программы аудита обычно фокус внимания направляют на процессы с высоким уровнем риска, а также туда, где по результатам предыдущих аудитов было выявлено наибольшее число несоответствий. Какие-то подразделения будут проверяться чаще, а какие-то реже. Проверка может занять пару часов, а может целый день.

Что будет, если найдут несоответствия?

Любое несоответствие следует рассматривать как возможность для улучшения, а не повод наказать виновного.

Во время аудита проверяется, как работает система, а не отдельный работник

Если выявляется ряд взаимосвязанных несоответствий, если аналогичные несоответствия выявлены в нескольких подразделениях, то это является поводом пересмотреть общий подход к построению процессов.

Важно помнить: для того чтобы система менеджмента заработала в полную силу, нужна заинтересованность высшего руководства в развитии этой системы, хорошо подобранная команда внутренних аудиторов и подготовленный персонал.

Если же аудиторы во время проверки уделяют внимание только формальностям: правильной простановке дат и подписей на документах, а по результатам проведенных аудитов «провинившихся» наказывают и при этом система менеджмента качества существует отдельно от производства, то вреда для бизнеса от таких аудитов будет больше, чем пользы.

Нравится: 4 Была ли статья полезна? Да Нет

Источник: kachestvo.pro

Внутренний аудит бизнес-процесса «Продажи»

Коммерческие риски возникают из-за следующих основных причин:

• снижение объемов реализации в результате падения спроса или потребности на товар, реализуемый предпринимательской фирмой, вытеснение его конкурирующими товарами, введение ограничений на продажу;
• повышение закупочной цены товара в процессе осуществления предпринимательского проекта;
• непредвиденное снижение объемов закупок в сравнении с намеченными, что уменьшает масштаб всей операции и увеличивает расходы на единицу объема реализуемого товара;
• потери товара;
• потери качества товара в процессе обращения (транспортировки, хранения), что приводит к снижению его цены;
• повышение издержек обращения в сравнении с намеченными в результате выплаты штрафов, непредвиденных пошлин и отчислений, что приводит к снижению прибыли предпринимательской фирмы.

Риск включает в себя:

риск, связанный с реализацией товара (услуг) и маркетинговыми исследованиями на рынке риск, связанный с приемкой товара (услуг) покупателем

Риск в продажах риск, связанный с транспортировкой товара (транспортный)

риск, связанный с платежеспособностью покупателя риск форс-мажорных обстоятельств

Пример оценки рисков

Когда проводить аудит?

• Замедлились темпы роста продаж в компании?
• Не устраивает стоимость продаж (соотношение между доходами и затратами на продажи)?
• Конкуренты обгоняют вас и присутствуют на тех рынках, где вас нет?
• Не устраивают ваши доходы?
• Хотите формализовать работу отдела продаж компании?
• Продажи имеют «ровное» течение и вы стремитесь найти возможности для более интенсивного роста?
• Хотите избежать резких сезонных перепадов и скачков?
• От вас уходят постоянные клиенты, а ключевые сокращают объемы закупок? Замедлился приток новых потребителей? Наблюдается текучка персонала в отделе продаж?
• Хотите фиксировать результаты развития системы продаж с определенной периодичностью?
• Не можете планировать продажи на достаточно длительный период?

Аудит системы продаж проводится по следующему алгоритму:

Аудит сильных и слабых сторон товара

Аудит портрета клиента из целевой аудитории

Аудит каналов продаж

Аудит используемых техник продаж

Аудит персонала, задействованного в продажах

Аудит бизнес-процессов, связанных с продажами

Аудит системы контроля и отчетности системы продаж

Аудит системы мотивации

Основные функции, которые оцениваются в ходе проведения аудита бизнес-процесса «Продажи»

Три кита успешных продаж

Классифиция клиентов для технологичного принятия коммерческих решений

Продажа клиенту максимально возможного количества ассортиментных

Похожие материалы

• Подготовка решения для сети элитных отелей Happy Hotels. Бюджет «с нулевой точки»
• Возможности количественной оценки рисков. Модель управления запасами «минимум — максимум»
• Сравнительный анализ данных бухгалтерского налогового учета

Источник: vunivere.ru