Бизнес процесс закупка пример

На нашем сайте можно ознакомиться с другими примерами разработанных нами описаний бизнес-процессов, а также с процедурой заказа услуги по совершенствованию бизнес-процессов. В разделе «Стоимость описания бизнес-процессов» мы рассказываем, как сэкономить при заказе этой услуги.
Если вы хотите узнать о возможностях такой экономии для вашей компании, заполните этот вопросник для подготовки коммерческого предложения на оптимизацию бизнес-процессов, и мы пришлём вам КП с ценой и планом выполнения этой работы.

Как заказать наши услуги

УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ

1. Наши услуги
2. Сколько стоит консалтинг?
3. Примеры работ
4. Отзывы клиентов
5. Подписка на рассылку

В соответствии со ст. 1274 ГК РФ при публикации материала сайта в Интернете, указание авторства и индексируемая ссылка на источник публикации обязательны.

197183, Санкт-Петербург, Представительство в Москве

Пример процесса BPMN «Закупка и доставка товара»

+7 (962) 684-45-80 +7 (812) 430-19-53 +7 (921) 962-08-63 —>

Источник: piter-consult.ru

2. Проектная часть

Анализ предметной области проектирования начинается с общего описания объекта проектирования. ООО «Диванофф» — организация, осуществляющая предпринимательскую деятельность на территории города Владивостока на протяжение 8 лет. Сфера деятельности предприятия – розничная торговля на рынке мягкой мебели. Ассортимент товаров включает в себя диваны, кресла, мягкие уголки разной комплектации, детскую мебель, кровати различного качества, ценовых категорий и конструкций. За время своей работы компания наладила крепкие деловые связи со многими поставщиками и напрямую с некоторыми заводами-производителями мебели. Данная организация структурно состоит из отдела закупок, отдела продаж, склада и бухгалтерии (рисунок 1). Отдел продаж представляет собой торговую сеть, состоящую из трех магазинов-складов. Рисунок 1. Структурная схема компании. В основу организационной структуры ООО «Диванофф» положен функциональный принцип. Непосредственное руководство предприятием осуществляет генеральный директор. Управление отделами возложено на соответствующих руководителей:

1. Исполнительный директор;
2. Главный бухгалтер;
3. Начальник отдела снабжения;
4. Директора магазинов.

Представим организационную структуру управления предприятием на рисунке 2. Рисунок 2. Схема структуры управления ООО «Диванофф» В рамках курсовой работы рассмотрим закупочную деятельность, функции которой выполняет отдел снабжения в лице начальника отдела и двух менеджеров по снабжению.

Анализ и характеристика бизнес-процессов закупочной деятельности предприятия

Для описания бизнес-процессов закупочной деятельности предприятия, используя BPWin, было осуществлено моделирование функциональных диаграмм, основанных на технологии моделирования IDEF0. Согласно синтаксису IDEF0 модель представляет собой совокупность иерархически выстроенных диаграмм, каждая из которых является описанием какого-либо процесса (activity) 3 . Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия в целом в виде контекстной диаграммы, которая, в нашем случае, выглядит следующим образом (рис. 3): Рисунок 3. «Контекстная диаграмма IDEF0 закупочной деятельности» В контекстную диаграмму включается описание цели моделирования, определения и точки зрения:

1. Цель моделирования — Представить модель «As Is» закупочной деятельности предприятия ООО «Диванофф» для наглядного представления бизнес-процессов и выявления слабых мест в модели;
2. Точка зрения – Менеджер по снабжению;
3. Определение — Модель, описывающая процесс закупки товаров работниками отдела снабжения.

Закупочная деятельность компании представлена в виде «черного ящика», а взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах входа, выхода, механизмов и управления. Значение и более подробное описание стрелок контекстной диаграммы представлено в таблице 1:

Пример стандартизации процесса закупки

Таблица 1. «Значения стрелок контекстной диаграммы IDEF0» После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция — система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности.

В данном проекте глубина декомпозиции системы равна 3: контекстная диаграмма – диаграмма декомпозиции 1-ого уровня – диаграммы декомпозиции 2-ого уровня. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции.

Диаграмма декомпозиции первого уровня представлена на рисунке 4. Основными этапами закупочной деятельности являются: — Выбор поставщиков – процесс показывает, как именно происходит выбор тех поставщиков, с которыми в дальнейшем будет работать организация; — Формирование заказа – данный процесс объединяет в себе все те работы, которые должны быть произведены при формировании заказа на поставку; — Контроль исполнения заказа – процесс показывает действия менеджера по закупкам для контроля поставок; — Возврат товаров поставщику – процесс описывает действия, производимые сотрудником при необходимости произвести возврат некачественного или неподходящего товара поставщику. Данные этапы представлены на диаграмме декомпозиции работами.

Процесс выбора поставщиков осуществляется на основе информации о поставщиках, которую менеджер по снабжению может найти в отраслевых каталогах и справочниках, профессиональных журналах, сети Интернет или по рекомендациям в бизнес кругах. Данный процесс происходит под влиянием и контролем конъюнктуры рынка и метода закупок.

В результате выполнения данного процесса формируется список квалифицированных поставщиков, с которыми возможна работа, и информация о тех поставщиках, работа с которыми невозможна по тем или иным субъективным причинам. Ряд поставщиков будут исключены из числа возможных кандидатов, поскольку их мощности не соответствуют количественной потребности в товаре или у них плохая репутация в смысле обеспечения поставок и обслуживания. Стрелка «Неподходящие поставщики» на диаграмме декомпозиции первого уровня представлена туннелем, так как, по мнению аналитика предметной области, является не настолько важной, чтобы представлять ее на уровне контекстной диаграммы. Следующая работа под названием «Формирование заказа» выполняется работниками отдела закупок компании на основе входящей информации о выбранных поставщиках, являющейся результатом предыдущей работы, статистики продаж, заявки со склада или управленческого решения о закупке, являющихся входящими стрелками, перешедшими на данный уровень с вышестоящей контекстной диаграммы. Закупка товара в рассматриваемой организации может происходить на основе:

• Заявки, поступившей со склада на основе имеющейся потребности;
• Статистики продаж, т.е. потребность в закупке товара определяется самостоятельно самими сотрудниками отдела закупок. Эта ситуация возможна, когда каких-либо определенных товаров продано уже достаточно много, но заявки со склада долгое время нет;
• Решения руководителя о необходимости закупки каких-либо товаров, что обычно относится к новым товарам, которых нет в предлагаемом ассортименте компании.

На выходе данной работы договор, график выполнения поставок, непосредственно сам заказ и требование подтверждения принятия заказа, которое отправляется поставщику вместе с заказом. Происходит формирование заказа под воздействием конъюнктуры рынка, законодательных актов и методов закупок.

Контроль исполнения заказов представляет собой совокупность работ снабженцев, выполняемых ими для обеспечения корректных поставок. На входе блока стрелки выхода предыдущего блока: заказ, требование подтверждения заказа. Управляющими стрелками являются договор, график выполнения поставок и законодательные акты.

Выходами или результатами данной работы являются стрелки: — документы на закупленный товар; — поставленный товар. Возврат товаров поставщику представляет собой работу, происходящую в том случае, если в поставленной партии товаров имеется некачественный, не соответствующий требованиям товар.

Входом является ответвление стрелки выхода предыдущей работы – поставленный товар, а именно «неудовлетворяющий требования товар», выходом так же, как в предыдущем – поставленный товар. Работа осуществляется под управлением законодательных актов и договора. Все процессы, представленные на диаграмме декомпозиции первого уровня, осуществляются сотрудниками отдела закупок с помощью средств связи и ПК. Далее каждый функциональный блок диаграммы декомпозиции 1-ого уровня (рисунок 3) разбиваем на более мелкие бизнес-операции, которые представлены диаграммами декомпозиции второго уровня. Информация с описанием всех стрелок, используемых в моделях представлена в Приложении А. Рисунок 4 «Диаграмма декомпозиции IDEF0 первого уровня» Процесс «Выбор поставщика», происходящий в отделе закупок, можно разделить на следующие подпроцессы (рисунок 4):

1. Поиск поставщика;
2. Формирование запроса;
3. Получение ответа от поставщика;
4. Оценка поставщика;
5. Занесение поставщика в список.

Рисунок 4 «Диаграмма декомпозиции IDEF0 второго уровня – Выбор поставщика» Подбор потенциальных поставщиков является одной из важнейших задач снабжения фирмы. На этапе поиска снабженец изучает различные средства информации и выбирает наиболее подходящих поставщиков требуемой продукции.

Затем формируется запрос и направляется поставщику. Снабженец запрашивает предложения от квалифицированных поставщиков. Для проведения выбора среди поставщиков снабженцу требуются подробные письменные предложения от каждого потенциального поставщика.

Получив ответ от поставщиков в форме коммерческих предложений и прайсов для анализа и сопоставления цен, происходит оценка поставщика на основе его репутации в бизнесе и критериев оценки. Для оценки поставщика сотрудник отдела закупок изучает предложения и переходит к его выбору. При оценивании учитывается не только техническая компетентность различных кандидатов, но и их способность обеспечить своевременную поставку товара и предоставление необходимых услуг. Критерии оценки характеристик поставщика составляются с ранжированием их по степени относительной значимости:

1. Географическое расположение поставщика;
2. Оперативность поставок;
3. Качество товара;
4. Цена товара;
5. Полнота товарного ассортимента;
6. Возможности предоставления кредита.

После проведения оценки формируется список потенциальных поставщиков, устраивающих по ряду показателей компанию. Процесс «Формирование заказа», происходящий в отделе закупок, можно разделить на следующие подпроцессы (рисунок 5):

1. Выявление потребности в товаре;
2. Формирование заявки;
3. Обработка заявки;
4. Выбор поставщика;
5. Проведение переговоров о заключении контракта на поставки;
6. Оформление документов;
7. Оформление и отправка заказа.

Подпроцессы выявления потребности в товаре и формирования заявки происходят только в случае, когда специалист отдела закупок самостоятельно на основе статистики продаж принимает решение о необходимости закупки. А по приходу заявки со склада или решения руководства о закупках снабженец анализирует заявку на предмет того, возможно ли заказать данный товар в рамках уже работающих договоров на поставки или необходимо заключать новый договор с новым или одним из действующих поставщиков, с которым торговое предприятие уже имеет устоявшиеся деловые отношения.

После выбора поставщика производятся переговоры о заключении контракта. Организация имеет установленную процедуру заключения соглашений с поставщиками. Цель этих соглашений — информировать поставщика о нуждах проекта, ожиданиях к поставщику и количественных мерах оценки эффективности работы поставщика. Поскольку каждое соглашение является результатом переговоров с поставщиком, первоначально выдвинутые требования могут уточняться. Полученное устное соглашение дает толчок к оформлению документов, которые дают право после их подписания оформлять и отправлять заказ поставщику. Рисунок 5 «Диаграмма декомпозиции IDEF0 второго уровня – Формирование заказа» Далее после процесса «Формирование заказа» следует бизнес-процесс «Контроль исполнения заказа» , который можно разделить на следующие подпроцессы (рисунок 6):

1. Получения подтверждения запроса;
2. Отражение факта отгрузки товара поставщиком;
3. Контроль факта получения товара на складе;
4. Сопоставление документов;
5. Работы по исправлению расхождения документов и поставок.

Рисунок 6 «Диаграмма декомпозиции IDEF0 второго уровня – Контроль исполнения заказов» Получение подтверждения от поставщика о принятии заказа на выполнение является началом деятельности по контролю исполнения заказом, в противном случае, при полученном отказе менеджер по снабжению возвращается на этап предыдущей работы. Отражение факта отгрузки товара поставщиком и контроль факта получения товара на складе производятся работниками отдела для полного контроля над поставками, начиная от отгрузки товара поставщиком и передачу его транспортной компании и заканчивая получением товара на складе.

Это ведется для точного определения срока доставки товаров и анализа эффективности работы с данным поставщиком. Счета поставщиков, квитанции транспортной организации и другие документы на отгруженные материалы и товары поступают в отдел снабжения, который проверяет их правильность и дает согласие на оплату этих счетов. Если при сопоставлении их с начальным заказом выявились расхождения, менеджер проводит работы, связанные с исправлением расхождений. В итоге данной деятельности предприятие получает на склад закупленную продукцию, а в бухгалтерию идут документы. Следующий процесс «Возврат товаров поставщику», происходящий в отделе закупок, можно разделить на следующие подпроцессы (рисунок 7):

1. Выявление драка или пересортицы;
2. Составление акта;
3. Составление сопутствующих документов;
4. Отправка товара поставщику;
5. Получение замены.

Если в полученной партии товара обнаружился брак или поступил несоответствующий заказанному товар, в таком случае на основе выявленного несоответствия составляется акт, либо об обнаружении брака в полученном товаре, либо о наличии пересортицы. После этого составляется претензия на качество товара, если обнаружен брак, или претензия на несоответствие товара заказанному, если пришел другой товар, и отправляется поставщику вместе с составленным актом о замене товара.

После проделанной работы снабженец получает замену. Рисунок 7 «Диаграмма декомпозиции IDEF0 второго уровня – Возврат товаров поставщику» Построенные диаграммы в BPWin можно дополнить древовидной диаграммой (Node Tree Diagrams), которая используются для отображения структуры модели в целом (Приложение Б). В ней вершина (самый верхний узел) соответствует диаграмме контекстного уровня. Просмотр моделей с использованием древовидных диаграмм позволяет акцентировать внимание на функциональной декомпозиции модели безотносительно к существующим внутри и вовне модели потокам.

Источник: studfile.net

Документооборот заявок на закупку

Бизнес-процесс переносит заявки на покупку во время проверки, начиная со статуса «Черновик», заканчивая финальным статусом «Утверждено». После отправки заявки на покупку на рассмотрение запускается бизнес-процесс. После того, как заявка на покупку утверждена, для строк заявки на покупку может создаваться заказ на покупку, который отправляется поставщику для выполнения заказа.

Перед отправкой заявки на покупку на рассмотрение необходимо настроить workflow-процесс. Workflow-процесс может включать один или несколько шагов проверки в любом порядке. Бизнес-процесс также настроить таким образом, чтобы он пропускал задачи проверки и автоматически утверждал заявку на покупку. Вы можете настроить workflow-процесс для маршрутизации заявки на покупку как единый документ или вы можете направить индивидуальные строки заявки на покупку соответствующим проверяющим. Можно также создать сценарий, при котором заявка на покупку целиком направляется некоторым проверяющим, а некоторые строки заявок на покупку направляются другим проверяющим.

Если строки заявки на покупку анализируются индивидуально, процесс анализа должен быть выполнен для всех строк заявки на покупку до того, как workflow-процесс сможет перейти к следующему этапу и до того, как процесс проверки заявки на покупку в целом может быть завершен. После окончания процесса проверки заявки на покупку и всех ее строк общий статус заявки на покупку изменяется на Утверждено.

Бизнес-процесс можно настроить таким образом, чтобы он соответствовал бизнес-процессу для заявок на покупку в вашей организации. При настройке бизнес-процесса заявок на покупку необходимо учесть следующие вопросы.

• Какие расходы необходимо рассмотреть?
• Какие расходы могут быть автоматически утверждены?
• Кто должен проверять и утверждать запросы расхода? Какая роль назначена для этих пользователей?
• Какому процессу необходимо следовать, если рецензент недоступен?

Следующие примеры иллюстрируют два способа настройки бизнес-процесса для заявок на покупку.

Пример 1. Направление заявки на покупку в виде целого документа на проверку

В следующем примере показано, как заявка на покупку может проходить процесс проверки, если она направляется в виде единого документа. Строки заявки на покупку не направляются по отдельности. В этом примере следующие роли включены в бизнес-процесс.

• Затребовал — пользователь, который запросил номенклатуры или услуги. Инициатор запроса может подготовить заявку на покупку, или другой работник может подготовить заявку на покупку от лица инициатора запроса. Этот работник является составителем. Составитель несет ответственность управление заявкой на покупку в рамках процесса проверки. Только составитель заявки на покупку может ее изменять.

Примечание. Работник должен иметь соответствующие разрешения на создание заявки на покупку от чьего-либо имени. Используйте страницу Разрешение для заявки на покупку, чтобы настроить эти разрешения.

• Агент по закупкам — пользователь, который выполняет проверку закупаемой продукции и может утвердить документ.
• Менеджер инициатора запроса — пользователь, который выполняет организационную проверку и может утвердить документ.

В этом примере бизнес-процесс для заявки на покупку состоит из следующих шагов.

1. Составитель направляет заявку на покупку на рассмотрение.
2. Специалист по закупке получает уведомление. Уведомление требует, чтобы агент по закупке проверил информацию в заявке на покупку. Если требуемая информация отсутствует, специалист по закупке может добавить информацию или вернуть заявку на покупку составителю, который должен внести соответствующие добавления. После внесения всей обязательной информации заявку на покупку можно направить на следующий шаг проверки.
3. Менеджер инициатора запроса рассматривает заявку на покупку. Заявка на покупку может быть направлена менеджеру инициатора запроса, если, например, сумма заявки на покупку превышает ограничение на расходы инициатора запроса для заявок на покупку. Менеджер инициатора запроса может утвердить или отклонить заявку на покупку, или вернуть ее составителю для внесения изменений.

Пример 2. Направление отдельных строк заявки на покупку на рассмотрение

В следующем примере показано, как отдельные строки заявки на покупку могут проходить бизнес-процесс. Как правило, процесс для каждой строки не отличается от процесса, выполняемого для заявки на покупку, анализируемой в виде целого документа. Однако каждая строка должна завершать workflow-процесс индивидуально до того, как workflow-процесс для заявки на покупку в целом может быть завершен.

В этом примере работник вводит запрос для плакатов и футболок для маркетинговой кампании. Стоимость плакатов разбита между отделом маркетинга и отделом продаж. Если стоимость плакатов или футболок превышает лимит подписывания для менеджеров подразделения, заявка на покупку должна быть также рассмотрена менеджером группы.

В этом примере следующие роли включены в бизнес-процесс.

• Затребовал — пользователь, который запросил номенклатуры или услуги. Инициатор запроса может подготовить заявку на покупку, или другой работник может подготовить заявку на покупку от лица инициатора запроса. Этот работник является составителем. Составитель несет ответственность управление заявкой на покупку в рамках процесса проверки. Только составитель заявки на покупку может ее изменять.

Примечание. Работник должен иметь соответствующие разрешения на создание заявки на покупку от чьего-либо имени. Используйте страницу Разрешение для заявки на покупку, чтобы настроить эти разрешения.

• Агент по закупкам — пользователь, который выполняет проверку закупаемой продукции и может утвердить документ.
• Менеджер инициатора запроса — пользователь, который выполняет организационную проверку и может утвердить документ.
• Менеджер подразделения — пользователь, который проверяет расходы и может утвердить документ.
• Менеджер группы — пользователь, который выполняет проверку подписывания и может утвердить документ.

В этом примере бизнес-процесс для строк заявки на покупку состоит из следующих шагов.

1. Составитель направляет заявку на покупку на рассмотрение. Каждая строка передается проверяющему, заданному для нее в workflow-процессе.
2. Специалист по закупке получает уведомление. Агент по закупке получает уведомление, в котором ему представлен запрос на проверку информации в заявке на покупку и ее строках. Когда специалист по закупке открывает заявку на покупку, отображаются все строки, но визуальный индикатор показывает, какие строки были отправлены специалисту по закупке для просмотра. Если требуемая информация отсутствует, агент по закупке может добавить информацию или вернуть строку заявку на покупку составителю, который должен внести соответствующие добавления. После внесения всей обязательной информации строку заявку на покупку можно направить на следующий шаг проверки. Строки заявки на покупку могут проходить процесс проверки независимо друг от друга.
3. Линейный менеджер инициатора запроса рассматривает и утверждает строки заявки на покупку. Утверждение может направляться менеджеру инициатора запроса, если, например, сумма строки заявки на покупку превышает ограничение на расходы инициатора запроса для строк заявок на покупку. Менеджер может утвердить или отклонить одну или обе строки заявки на покупку.
4. Менеджер подразделения маркетинга рассматривает строки заявки на покупку как для плакатов, так и для футболок. Менеджер отдела продаж рассматривает строку заявки на покупку только для плакатов, поскольку это стоимость, относящаяся к отделу продаж.
5. Менеджер группы рассматривает и утверждает строку заявки на покупку для футболок только в том случае, если требуется утверждение менеджера группы, например, если сумма строки заявки на покупку превышает лимит утверждения менеджера подразделения. Руководитель группы не должен утверждать строки заявки на покупку для плакатов.

Системную валюту необходимо задать, если для рабочего процесса заголовка для заявки на закупку требуются утверждения, относящиеся к лимитам подписи.

Настройка workflow-процесса для заявок на покупку

Чтобы направить заявку на покупку на рассмотрение, необходимо настроить бизнес-процесс заявки на покупку. Определяемый бизнес-процесс управляет взаимодействием между пользователем, запросившим номенклатуры (инициатором запроса), проверяющим лицом и утверждающим лицом в бизнес-процессе. Маршрутизация заявки на покупку зависит от условий, которые указаны в конфигурации workflow-процесса. Например, эти условия определяют, когда должна выполняться маршрутизация заявки на покупку, пользователя или роль, которому она должна быть направлена, и действия, которые могут выполнить пользователь.

Примеры в этой статье показывают, как заявка на покупку может быть переправлена по workflow-процессу в виде единого документа или отдельных строк. Кроме того, бизнес-процесс можно настроить таким образом, чтобы заявки на покупку соответствовали проверке внутреннего контроля заявок на покупку, которая используется в вашей организации.

Участники или проверяющие, которым назначена задача в workflow-процессе, могут быть членами определенной группы пользователей, которые имеют определенную роль безопасности, пользователей, которые связаны с инициатором в иерархии управления, или названные пользователи или пользователи, которые имеют определенные обязанности по расходованию.

Рецензенты расходов заявок на покупку

Конфигурации рецензентов расходов позволяют динамически направлять расходы для проверки на основе пользователя, которому назначена роль в проекте или финансовой аналитики, где происходит расход. Workflow-процесс использует указанную роль проекта или владельца финансовой аналитики, чтобы определить, кому направить расход.

Можно определить одну или несколько конфигураций рецензента расходов, а затем выбрать конфигурацию при создании workflow-процесса. Можно настроить значения рецензента расходов для каждого юридического лица вашей организации. После определения конфигурации рецензента расходов назначается конфигурация для задачи workflow-процесса.

Нет необходимости определять конфигурации рецензента расходов. Вместо этого, можно назначить конкретных пользователей или группы пользователей в качестве проверяющих при указании workflow-процесса. Однако если имеется сложная организация, рецензенты расходов могут повысить эффективность процесса утверждения. Кроме того, если настроены рецензенты расходов, то не требуется обновлять назначения рецензентов workflow-процесса каждый раз, когда рецензент изменяет роли должности.

Вы можете настроить рецензентов расхода на странице Рецензенты расходов заявок на покупку. Создайте конфигурацию рецензента расходов и введите значения для каждого юридического лица, перечисленного в вашей организации. Для заявок, которые назначены проекту, вы можете указать роль, которая отвечает за рассмотрение заявок: «Руководитель проекта», «Контролер проекта» или «Менеджер по продажам». Расходы будут направлены пользователю, назначенному на указанную роль. Можно также направить расходы владельцу финансовой аналитики, выбрав соответствующий флажок финансовой аналитики на вкладке Распределения организации.

Для использования одного из рецензентов расхода, которого вы настраиваете в workflow-процессе, вы должны задать для параметра Тип участника значение Участники расходов в свойствах Назначение для соответствующего элемента workflow-процесса.

Источник: learn.microsoft.com