Заказчик Консорциум «Welding Group» — группа компаний, предоставляющая полный спектр услуг по поставке, сборке, сервисному обслуживанию сварочного оборудования, состоящая из группы компаний, работающих на распределенной территории по всему Казахстану. Задача 1. Автоматизировать процесс жизненного цикла договора, от инициации, до подшивки договора в архив компании. 2. Организовать полный контроль процесса подписания договора 3. Увеличить количество выигранных сделок
Кейс показывает, как можно использовать Визуальный конструктор в Битрикс24 для:
— для контроля жизненного цикла договора;
— Какие инструменты использовать в Битрикс24 для контроля длительных процессов?
— Жизненный цикл договора от согласования, до подшивки в архив, или как не не потерять договор?
— Как довести сделку до Выигрыша? Или рассказ о том как автоматизировать пинок под зад.
Автоматизация офисной и учетной работы – это «WEB for ALL- Доступные технологии» − студия, которая взяла на себя интеграцию Битрикс24-коробка для Группы Страховых Компаний.
Обучение Битрикс №24 Автоматизация управления проектами. Бизнес-процесс: задачи, Гант, смена стадии.
Что мы имеем в начале:
Консорциум «Welding Group» — группа компаний, предоставляющая полный спектр услуг по поставке, сборке, сервисному обслуживанию сварочного оборудования, состоящая из группы компаний, работающих на распределенной территории по всему Казахстану.
Проблем-листинг:
1. Инициируется договор в одном из подразделений компании, а формирование договора осуществляется централизовано в головном офисе компании. При этом Инициатор и Куратор договора, территориально могут находиться в разных городах.
2. На разных этапах жизненного цикла договора, отвечают за него разные сотрудники. Так Инициатором договора может быть региональный менеджер, а его подготовку осуществляет Куратор договоров. Получает подписи со стороны клиента Инициатор, а его архивирование в головном офисе вновь Куратор договоров.
3. При этом промежуточные стадии, такие как, отправка в головной офис, согласование и подписание договора зависят от других участников процесса: от офис-менеджера, до директора компании.
4. Вновь нанятым сотрудникам сложно понять весь жизненный цикл договора, что приводит к замедлению всего процесса и, как следствие, к потерям компании.
5. Жизненный цикл договора может быть длительным и растянутым во времени, что приводит к разрыву последовательности действий в процессе подписания договора.
6. Растянутые по времени «Длинные Сделки» приводят к потере контроля над ними и могут привести к утрате первичных документов- оригиналов договоров.
7. Реестр договоров составляется «по старинке», посредством Excel-файла.
Какие инструменты Битрикс24 выбрать для контроля длительных процессов?
Изучив Бизнес-процессы компании, и определив слабые места в жизненном цикле договора, мы решили использовать универсальный инструмент Битрикс24 – «Универсальные Списки».
Битрикс24: «Универсальные Списки» — это универсальный инструмент позволяющий структурировать любые данные в бизнес-процессах компании.
С использованием универсальных списков в Битрикс24 можно вести учет любых документов, составить реестр договоров, перечень корпоративных инструкций – другими словами, создать списки любых объектов присутствующих в компаниях разного калибра. Рассмотрим на конкретном примере, как с помощью списков можно вести реестр договоров, а используя Бизнес-Процесс Битрик24, как автоматизировать процесс контроля на протяжении всей жизни документа.
Битркс24: «Бизнес-Процесс» — инструмент автоматизации бизнес-процессов компании, не требующий глубоких знаний в области программирования. Использование Визуального Конструктора Бизнес-Процессов – позволяет переложить физические процессы в компании в программную часть Портала, не прибегая к дорогостоящим разработкам Программного Обеспечения.
И так мы выбрали следующие инструменты Битрикс24:
· Бизнес-Процессы в Универсальных Списках.
· Постановка заданий из Бизнес-Процессов, сотрудникам с инструкцией к действиям
· Автоматическая постановка Задач, на ключевые точки Бизнес-Процесса
· Автоматизация информирования Ответственных лиц посредством е-мэйл, СМС и внутри-портального чата.
Автоматизация процесса через последовательный Бизнес-процесс Битрикс24.
Для автоматизации процесса подписания договора нами был выбран Последовательный Бизнес-Процесс: Компания > Списки >Действия > Настроить бизнес-процессы.
Используем визуальный конструктор Бизнес-Процессов, и переносим физический процесс подписания договора в компании в алгоритм работы Бизнес-процесса в Битрикс24.
При проектировании Списка реестра договоров в качестве клиентских полей были выбраны Связанные поля с данными из CRM- Битрикс24: Контакты и Компании. Это позволяет упростить выбор данных менеджером при инициировании договора:
После внесения первичной информации, автоматически запускается Бизнес-процесс, который создает запись в реестре:
Автоматизация процесса посредством Бизнес-Процессы Битрикс24, позволяют собрать все необходимые атрибуты договора:
· Исправление договора в случаях несоответствий;
· Подпись первого руководителя;
· Вести учет комментариев, всех участников процесса;
· Автоматизировать процесс напоминания сотрудника, на котором процесс остановился, через СМС-Информирование. Для этого используется сервис предоставляемый нашей студией СМС-Информирование www.sms.web4.su.
В завершении Бизнес-Процесса вся информация по договору будет записана в реестр, включая файл договора с подписью первого руководителя, после того как он утвердит договор.
Достигнутые результаты
1. Битрикс24 объединил территориально распределенные ресурсы компании в один- единый механизм, контролируемый на каждом участке процесса.
2. Элементы бизнес-процесса компании, которые зависят от разных сотрудников компании, теперь контролируются в одной точке – Портал Битрикс24. Нет необходимости собирать информацию из разных источников. Особенно это актуально, при увольнении сотрудника, или его болезни.
3. Благодаря автоматизации достигается легкое усвоение процессов заведенных в компании вновь нанятыми сотрудниками.
4. Информация не теряется, не забывается и соответствует актуальности, т.к. весь процесс контролируется программным обеспечением портала Битрикс24, и исключает человеческий фактор из процесса не зависимо от длительности процесса. Задачи и задания могут «висеть над душой», в течении дней, недель и нескольких месяцев.
5. Реестр договоров составляется в автоматическом режиме и в процессе прохождения договора, и автоматически пополняется новой информацией. При необходимости реестр договоров может быть экспортирован в таблицу Excel, для ручной обработки данных.
Источник: ratingruneta.ru
Что такое шаблоны бизнес-процессов в Битрикс24?
Найти бизнес-процессы в Bitrix24 можно несколькими способами, ниже будут приведены все варианты.
Битрикс24 готовые бизнес процессы
При переходе в раздел «Процессы в ленте» вам будут предоставлены все типовые шаблоны бизнес процессов Битрикс24.
Бизнес процессы шаблон Битрикс «Счёт на оплату»
C помощью данного процесса вы можете запустить в работу заявку на оплату счетов поставщиков для ее согласования внутри компании.
Заполняете необходимые поля, кто должен утвердить и кто должен оплатить счёт, прикрепляете скан самого счёта на оплату, нажимаете «Отправить» и счёт будет направлен на подтверждение и дальнейшую оплату.
Битрикс 24 бизнес процесс шаблон «Заявление на отпуск»
C помощью данного процесса любой сотрудник компании сможет подать заявку на согласование своего отпуска с его дальнейшим оформлением.
«Заявление на командировку»
Формирование заявок на отправление в командировку.
«Исходящие документы»
С помощью данного процесса сотрудники могут совершать оформление отправки исходящих документов прямо в живой ленте. Документ придёт ответственному сотруднику, которой в свою очередь сможет зафиксировать его в реестре и совершить отправку конечному адресату.
«Входящие документы»
С помощью данного процесса сотрудники смогут совершать оформление отправки входящих документов прямо в живой ленте. Документ придёт ответственному сотруднику, которой в свою очередь сможет зафиксировать его в реестре и совершить отправку конечному адресату.
«Выдача наличных»
С помощью данного процесса сотрудники смогут подать запрос на выдачу ему денежных средств. Запрос сразу же отправиться на утверждение руководителю компании, а затем поступит в бухгалтерию для дальнейшей оплаты.
В разделе «Мои процессы» находится вся информация о запущенных вами бизнес-процессах.
В разделе «Задания бизнес-процессов» находится вся информация о заданиях, которые вам необходимо выполнить по каждому бизнес-процессу.
В разделе «Все активные» размещены все бизнес-процессы, которые запускают сотрудники компании.
Только сотрудник с правами администратора может наблюдать всю информацию по всем бизнес-процессам!
Для запуска нового бизнес-процесса достаточно нажать кнопку «Запустить процесс».
Если вы являетесь администратором портала или сотрудником с правами администратора, вы сможете указывать какой процесс может быть показан в живой ленте Bitrix24, а какой нет. Для этого достаточно нажать на соответствующую «галочку» под названием.
Запустить бизнес-процесс можно прямиком из живой ленты Битрикс24
Нажмите «Ещё» — «Процессы».
Выберите нужные вам процесс, заполните всю необходимую информацию и нажмите «Сохранить».
После запуска процесса из ленты новостей Bitrix24, все сотрудники, которые указаны в очереди утверждающих должны одобрить или отклонить ваш запрос. Об их решении вы узнаете при помощи соответствующего уведомления.
Bitrix 24 предоставляет доступ к типовым шаблонам бизнес-процессов в разделе «Диск»
Типовые бизнес-процессы расположены в общем диске и дисках групп. Для того, чтобы начать взаимодействие с каким-либо бизнес-процессом нужно перейти в раздел меню «Диск» — «Общий диск», далее нажать на «шестерёнку» — «Бизнес-Процессы».
Пункт находится в левом меню Битрикс24. При помощи стандартных шаблонов у вас есть возможность быстрой организации автоматической обработки различных файлов.
В появившимся списке бизнес-процессов представлены все типовые бизнес-процессы, которые вы можете редактировать, добавлять действия и так далее при помощи встроенного дизайнера бизнес-процессов.
Дизайнер бизнес-процессов
Наши кейсы
Денис Логинов 23.03.2020
Роботы и бизнес-процессы в Битрикс24.CRM: особенности, отличия предназначение, примеры…
Определение с сайта Битрикс24:
Бизнес-процесс — это некоторая последовательность шагов, которая автоматизирует типовые операции внутри компании.
Бизнес-процесс – последовательность действий, направленных на получение заданного результата.
Наше определение:
Бизнес-процесс — это некоторая автоматическая последовательность шагов и действий, направленных на получение заданного результата, предназначенная для автоматизации типовых процессов внутри компании.
С чем работают Бизнес-процессы?
- В системе все бизнес-процессы работают с «документами» (файл, элемент списка, элемент CRM, заказы, задачи) и их версиями.
- Для каждого типа документа (лиды, сделки, заказы, списки и задачи) существуют свои шаблоны бизнес-процессов.
- Бизнес-процесс со статусами
- Последовательный Бизнес-процесс
Как запускаются бизнес-процессы?
- Вручную пользователем
- Автоматически системой при создании нового документа
- При обновлении (изменение данных полей)
- По команде запуска прописанной в теле БП или Робота.
Как остановить запущенный Бизнес-процесс?
Вручную из вкладки бизнес-процессы сущности.
Сколько бизнес-процессов может работать одновременно с одним документом (сущностью)?
- Не более 2 (двух) в облачной версии Битрикс24.
- 3 (третий) бизнес-процесс просто не будет запущен.
- Бизнес-процесс запущенный в сущности и Робот одновременно считаются двумя активными процессами.
Сколько шаблонов бизнес-процессов может использоваться при обработке одного документа?
Где живут бизнес-процессы?
- В ЛИДах
- В Контактах
- В Компаниях
- В Сделках
- В Списках
- В Живой Ленте
- В Группах (списки)
С помощью встроенного редактора дизайнер Бизнес-процессов
Что такое робот?
Определение с сайта Битрикс24.
Это заранее спланированный алгоритм обработки ЛИДов, Сделок, заказов или задач, который запускается, когда элемент перешёл в нужный статус.
Что такое алгоритм?
ГОСТ Р 52292-2004:
Конечное множество четко определенных правил, которые задают последовательность действий для выполнения конкретной задачи.
Так что же такое роботы?
Это последовательный Бизнес-процесс, созданный исключительно для обработки ЛИДов, Сделок, Заказов и Задач.
Роботы поддерживают только последовательный тип Бизнес-процесса
Как запускаются роботы?
Роботы запускаются автоматически, когда элемент сущности перешёл в нужный статус или при определенных условиях по триггеру.
Где живут роботы?
- В ЛИДах
- В Сделках
- В Заказах
- В Задачах
С помощью какого инструмента создаются роботы?
- С помощью встроенного инструмента добавления и настройки Роботов.
- С помощью встроенного редактора дизайнер Бизнес-процессов.
Какое количество роботов может быть запущено в одном статусе сущности?
- В рамках 1 (одной) сущности может быть запущен 1 (один) робот.
Как остановить Бизнес-процесс запущенного робота?
- Вручную из вкладки бизнес-процессы
- При смене статуса Бизнес-процесс прерывается автоматически
- Бизнес-процесс в сущности ЛИД
Интернет-магазин готовых кухонных гарнитуров. Клиент выбрал вариант их дорого материала. На стадии согласования цены клиент обратился с просьбой изменить проект и заменить часть элементов на менее дорогие с целью уложится в определенный бюджет.
Последовательный Бизнес-процесс, который работает на изменение параметров в случае замены товаров запускает перерасчет итоговой стоимости заказа.
Бизнес-процесс запускается вне зависимости от стадии ЛИДа, неограниченное количество раз при любом обновлении.
В случае если ЛИД будет переведен в следующую стадии или возвращен на предыдущую, то робот прервет свою работу и активируется повторно при возвращении на статус.
При переходе ЛИДа в стадию «Счет отправлен» бизнес-процесс создаст счет и отправит его клиенту.
Источник: crm4.org