На работе я занимаюсь поддержкой пользователей и обслуживанием коробочной версии CRM Битрикс24, в том числе и написанием бизнес-процессов. Нужно отметить, что на самом деле я не «чисто» специалист по Битриксу, а это одна из моих обязанностей. На самом деле обязанностей у меня очень много, поэтому почти всегда делать приходится не как хотелось бы, а быстро и чтобы работало, поскольку времени катастрофически не хватает (я уверен, что в таких условиях работаю не я один). На текущий момент у меня двухлетний опыт работы с этой CRM (с самим Битриксом знаком более 10 лет) и я хотел бы рассказать вам о части ошибок, которые я допустил при написании, тестировании и обслуживании бизнес-процессов, из-за которых мне приходилось и приходится постоянно помогать пользователям, вносить правки, а то и вовсе переписывать бизнес-процессы с нуля.
Для начала нам нужно поверить в то, что любая стабильность относительна, а нахождение в зоне комфорта временное. Сотрудники будут приходить и уходить (даже те, кто сидит на очень хорошем месте), отделы переформировываться, штат увеличиваться и уменьшаться, открываться и закрываться подразделения и т.п. Когда я учился в институте, то преподаватель по сопромату рассказывал нам о том, что при изучении сопромата в России за базу берётся статическое состояние, а потом мы учим динамику, а вот в некоторых других странах за базу берётся динамика, а статика рассматривается как частный случай динамики. Лично мне такой подход нравится больше, он не даёт возможности тешить себя тем, что «сейчас всё устаканилось и ничего меняться не будет». Просто поверьте в это, вам же будет легче потом.
Лирическое отступление: прежде чем рассказывать о том, как писать бизнес-процессы «с задатком на будущее» вы должны для себя прикинуть иерархию вашей фирмы чтобы понять, кто вообще может просить или требовать у вас написать или изменить бизнес-процесс. Один раз ко мне подошёл руководитель одного подразделения и говорит: нам нужен бизнес-процесс для взаимодействия с другими подразделениями, а то у нас всё плохо.
А у них реально всё плохо тогда было, даже скорее ужасно. Я три или четыре рабочих дня писал этот БП, сделал почти идеально, а другие подразделения взяли и заявили, что бизнес-процесс этот чушь, не удобный и работать с ним они не будут от слова совсем. Я сижу, не парюсь (это же не моя проблема, там на уровне генерального директора должны были уладить), а потом приходит тот руководитель ко мне и говорит: за работу спасибо, процесс можешь удалять, генеральный позицию тех подразделений принял. И так было много раз по самым разным вопросам и изменениям. С тех пор бизнес-процессы я пишу только тогда, когда директор с этим согласен.
Утром инструкция, вечером блок-схема, а бизнес-процесс завтра
Теперь вернёмся к нашим бизнес-процессам. Иногда они бывают совсем маленькие, буквально на 1-2 клика, чтобы просто зафиксировать то, что кто-то попросил разрешение сделать что-то, а кто-то разрешил, чтобы не бегать с бумажками (и не потерять их). Вроде бы очевидно: подчинённый спрашивает у руководителя можно или нельзя, а руководитель нажимает на соответствующие кнопки. Просто?
Да ничего подобного! А если руководителя нет? А если сейчас нужно другого было выбирать? А если был и уехал не подтвердив? А если заполнил не так? А если ещё что-то? А если… И это всё вопросы, с которыми мы постоянно боремся и делаем процесс лучше, но только до тех пор, пока не приходит новый сотрудник. Как приходит то всё начинается заново: те же вопросы, те же ошибки и т.п.
Мой руководитель постоянно ругает меня за то, что я делаю мало комментариев и инструкций, но уж очень нравится мне наступать на грабли, а иногда и попрыгать по ним можно. Шучу 🙂 Теперь я буду поступать иначе: сначала не блок схему (как предлагает руководство пользователя), а обычную инструкцию. Если её все поняли и с ней все согласны, то потом уже рисуем блок-схему и если и с ней согласны, то пишем бизнес-процесс. Это сейчас он может быть маленьким, а со временем может разрастись до такой степени, что вы реально будете обсуждать покупку 4К телевизора с диагональю «побольше» чтобы просто увидеть сам процесс целиком и посмотреть нет ли ошибок хотя бы в логике. Кстати прежде чем приступать к написанию неплохо будет заручиться подписями всех руководителей, чьи подразделения будут пользоваться этим процессом, чтобы потом не было жалоб на неудобную работу, неправильную логику и т.п.
Должность остаётся, а человек меняется
Именно эту фразу я теперь буду ставить во главу угла при написании бизнес-процессов. Действительно практика показывает, что должность есть, просто на ней меняются люди. Как была должность финансового директора, так и есть. Как был главный бухгалтер, так и остался. И руководитель управленческого учёта никуда не делся.
А про руководителей отделов продаж я вообще молчу. Другое дело, что должности никуда не делись. Обычно же как: сидишь, работаешь, а тут тебе новость «Маша уходит, Таня приходит». Нужно сразу же судорожно вспоминать в каких бизнес-процессах человек участвует, где нужно одного на другого заменить и т.п. А могут ведь иначе сказать, просто из серии «Маша уходит».
Ты человека удалил отовсюду, сидишь себе дома на больничном/в отпуске или едешь куда-нибудь, а тут звонок «у нас тут Таня вышла, только доступа нет почему-то никуда». Ну правильно, её и в Битрикс то не добавили ещё, не то что роли в бизнес-процессах прописали.
Так действительно проще, если думать не о конкретных людях, а о должностях, которые они сейчас занимают. Да, в бизнес-процессе будет 1-2 лишних блока, но зато когда человек поменяется не нужно будет вспоминать где и за что он отвечал, нужно будет просто заменить значение переменной с одного человека на другого и всё.
Правильные права доступа по отделам это очень важно
Гипотетически структура компании полностью вертикальна: Собственник – Директор – Главный бухгалтер – Руководитель отдела – Сотрудник (или как-то так). А может быть горизонтальная: Собственник – Директор – множество отделов. А может быть ещё какая-нибудь.
Раньше я устанавливал права для каждых конкретных сотрудников. Например: есть бухгалтер Лена, она должна видеть все оплаты и отгрузки. Заходим в соответствующие бизнес-процессы и прописываем там нашу Лену. А вдруг её переведут или она уволится? Тогда самый простой способ это давать нужные доступы всем тем, кто находится в группе «Руководители», но это неправильно, поскольку тогда процессы и файлы сотрудников будут доступны не только их руководителям и бухгалтерии, но и руководителям других отделов.
Вариантов тут множество, лично я в последнее время остановился на работе с группами. Создаём группу, добавляем в неё сотрудников (или одного сотрудника) и готово. Больше не нужно переживать по поводу того, что старый сотрудник видит много, а новый мало: просто добавляем в группу или исключаем её. Быстро и просто.
Сохраняем все данные, комментарии и примечания
Если вы идёте к человеку с бумажной служебной запиской, то он не может устно одобрить её, он ставит подпись. Но может устно дать развёрнутый комментарий, в том числе поставить условие вида «я подпишу, но если будет получаться «вот так» то не делай/не покупай». А если подписать нужно у двоих, то, в принципе, можно пересказывать. Именно поэтому нужно сохранять вообще всё и, самое главное, никогда не прописывать «жестко» кто поставил комментарий, а всегда брать из переменной. В первое время я этим очень грешил: где должен директор подтверждать комментарии от его имени, где главбух то от его имени. А потом у людей спрашивают, почему запретили или подходят что переделали, а они и сами не в курсе, что что-то кому-то запрещали 🙂
Записываем абсолютно все файлы
Раньше мы записывали только «финальные» файлы, но потом стали не часто, но все же, сталкиваться с тем, что люди начинают спорить на тему «я это не загружал», «когда я подтверждал файл другой был» и т.п. Или вообще стали возвращаться к бизнес-процессу через 2-3 месяца после закрытия.
Тестовые проходы – максимально объемно, но не долго
Буду честным и скажу, что когда ты просишь сотрудников протестировать бизнес-процессы то им плевать. Кому-то лень (хотя сидит ничего не делает), у кого-то нет времени, а кто-то откровенно туповат и не понимает, что нужно делать. Стал тестировать один – неудобно.
Стал тестировать со своим руководителем – проще и удобнее, но что ему очевидно другим нет (как я уже писал раньше инструкций-то нет, хотя вроде и очевидно). В результате решили так: я сам прохожу по каждой ветке бизнес-процесса по одному разу, потом тестирую с руководителями всё ли понятно им. Если всё понятно и я объяснил так, что они могут пересказать это своим сотрудникам, то берём по сотруднику от каждого отдела и запускаемся в принудительном порядке (хотя обычно с каждого отдела вполне можно найти добровольца). Если и тут всё нормально, то бизнес-процесс уходит в работу и тут же анонсируем его для всех сотрудников.
Копирование и клонирование процессов
Иногда для ускорения работы над бизнес-процессом беру шаблон старого и правлю его. Так быстрее, но в итоге я получаю:
- неверные комментарии;
- лишние переменные;
- неверные описания задач;
- битые ссылки;
- загрузку файлов не туда;
- не те права доступа;
Вносим значительные изменения
Про то, что перед созданием нового бизнес-процесса нужно заручиться согласием всех участников, я уже писал раньше. В принципе, тут то же самое, за исключением того, что в итоге важно перед тем, как запустить новую версию бизнес-процесса, сделать «пресс-релиз» где важно не просто рассказать про изменения, но и сделать сравнение по пунктам «было» и «стало».
Возможно, что я сейчас не рассказал для вас ничего нового, вы знали всё это и раньше, но я буду рад если кому-нибудь это поможет не наступать на мои грабли. Если есть вопросы то задавайте в комментариях.
- 1С-Битрикс
- CRM-системы
- Лайфхаки для гиков
Источник: habr.com
56 бизнес-процессов на «Битрикс24» — кейс digital-интегратора DD Planet
Проект выполнен для крупной строительной компании с распределенной командой и офисами более чем в десяти городах. Расскажем, как разработали и реализовали принятые в ней бизнес-процессы с помощью готового функционала «Битрикс24», а также написали собственные решения с нуля, чтобы учесть все потребности клиента.
2404 просмотров
Цели по проекту
- Создать единую систему управления бизнес-процессами.
- Повысить эффективность работы компании за счет автоматизации.
- Реализовать структурно-описанные заказчиком бизнес-процессы в рамках «Битрикс24».
- Провести интеграцию с внутренней системой клиента Active Directory.
- Настроить автоматические периодические задачи по подготовке отчетов.
- Обучить руководителей отделов работе с бизнес-процессами.
Сложности на старте
Изначально клиент работал в Jira — системе управления задачами, а не процессами. Сотрудникам было сложно перейти в «Битрикс24», который устроен по непривычной для них «алгоритмической» логике: задачи автоматически создаются внутри процессов, переходят между людьми, сохраняется заданная последовательность действий. Поэтому наша работа включала серьезную информационную составляющую: объяснить выгоду и мотивировать работать в новой системе.
Использовалась еще одна внутрикорпоративная платформа — 1С:ERP. Системы по отдельности закрывали основные потребности компании, но не было единого окна, возможности правильно настраивать рабочие процессы и отслеживать полную информацию о них: на каком сотруднике или стадии «завис» бизнес-процесс, почему не удается завершить в срок и т. д.
Технологии
Использовали функционал «Дизайнер бизнес-процессов» в «Битрикс24» — конструктор, который позволяет создавать бизнес-процессы в виде схемы.
Возможностей коробочной версии «Битрикса» было недостаточно, и мы провели ряд доработок: написали программный компонент на базе API «Битрикс24» и сделали дополнительную PHP-activity.
Что было сделано
1. Систематизация бизнес-процессов и согласование порядка работ
Аналитик со стороны клиента подготовил схемы бизнес-процессов, действующих в компании. Мы систематизировали их и суммарно получили 54 процесса для автоматизации, разбили все на недельные спринты — в каждом от 2 до 5 процессов.
По готовности каждого блока договорились проводить видеодемонстрацию для руководителей отделов, чтобы получать обратную связь и фиксировать изменения. Как только клиент принимал первую группу бизнес-процессов, мы переносили ее на бой и открывали возможность с ними работать.
2. Интеграции
Мы создали в «Битриксе» раздел «Структура компании» и совместно с техническим специалистом клиента настроили передачу данных о пользователях из Active Directory в «Битрикс24». Благодаря этому любое изменение в реальной структуре компании автоматически отражается в системе. Также помогли заказчику корректно настроить почтовый сервер и опцию «Отправка почтовых уведомлений».
3. Реализация процессов
В ходе реализации проекта исходное ТЗ претерпело некоторые изменения. Когда клиент понял, как устроены и работают на практике бизнес-процессы в «Битрикс24», оказалось, что часть первоначальных схем функционировали не совсем корректно и требовали доработок.
Если один бизнес-процесс оказывался продолжением другого, и удобнее просматривать сразу оба в одном окне — мы их объединяли. Часть процессов разделили, чтобы они решали свои задачи правильно.
В результате получилось 56 бизнес-процессов, которые можно разбить на несколько категорий в соответствии с задачами:
- контроль качества;
- бухгалтерские операции;
- работа со сметой;
- обучение сотрудников;
- закупки;
- формирование внутренней документации;
- общение с заказчиками и другие внешние коммуникации;
- формирование графика работ, сроков реализации услуг;
- HR-процессы;
- участие в тендере;
- исполнение заявок IT.
Бизнес-процессы приема и увольнения сотрудников
Бизнес-процесс «Исполнение заявок ИТ»
4. Расширение функционала «Битрикс24»
Для создания некоторых бизнес-процессов нам не хватило готового функционала «Битрикс24», и мы написали нужные решения с нуля.
- Наследование данных. Процесс может затрагивать несколько задач. При закрытии одной из них прикрепленные документы и комментарии не переходят в другую и теряются. Исполнитель не видит полной картины, не может выполнить задачу и возвращает ее постановщику. Мы написали собственный микрокомпонент, реализованный в виде ссылки в теле каждой задачи. При клике открывается отдельное окно, в котором подтягиваются комментарии из всех задач. Таким образом, пользователь без дополнительных шагов получает быстрый доступ ко всей информации по процессу.
- Динамические права доступа к папкам. При создании нового бизнес-процесса параллельно на общем диске заводится связанная с ним папка для документов. По умолчанию доступ к ней можно выдать только на уровне всего отдела. В ряде случаев заказчику требовалось ограничить круг лиц, которые будут видеть папку на диске.Мы сделали дополнительную PHP-activity, что позволило показывать сотруднику только те папки, которые связаны с бизнес-процессами, где он выбран ответственным, и не показывать те, где выбран его линейный коллега.
- Автозапуск. Чтобы вся информация о прошлом процессе сохранялась в следующем, мы настроили автоматический переход из одного этапа в другой. Например, процесс «Участие в тендере» переходит в «Согласование договоров» — пользователю не нужно вручную создавать новый.
- ID бизнес-процессов. Чтобы клиент мог легко найти соответствие задач и процессов, мы добавили в название каждой задачи год и ID процесса, к которому она относится. Например: 2020/ порядковый номер процесса/название этапа этого процесса.
Настроили автоматическое создание задач по подготовке отчетности. Каждый месяц на руководителей направлений ставится задача от генерального директора — сделать отчет за указанный период. Например, на руководителя сметного отдела — проанализировать затраты.
6. Обучение
Параллельно со всеми работами мы обучали клиента пользоваться бизнес-процессами. По мере реализации мы проводили показ для руководителей отделов, обсуждали и разбирали их вопросы. Встречи записывали на видео, по которым потом обучались сотрудники.
Результаты
В рамках сотрудничества мы автоматизировали в «Битрикс24» 56 бизнес-процессов компании. Благодаря этому получилось оптимизировать работу сотрудников: сократить время на выполнение задач, уйти от рутины и повысить общую эффективность.
Помимо просто внедрения «Битрикс24» мы помогли заказчику усовершенствовать перечень и схемы процессов в соответствии с бизнес-реалиями, модернизировали готовые модули платформы и написали недостающие компоненты под потребности клиента.
Источник: vc.ru
10 бизнес-процессов, которые сделают вашу компанию эффективнее
Внедрение корпоративного портала и CRM — только первый шаг в автоматизации работы компании. Сократить время на рутинные задачи, сделать взаимодействие между отделами более прозрачным и упростить коммуникации позволяют бизнес-процессы — специально заданные алгоритмы с определенной последовательностью шагов.
«Битрикс24» — универсальный инструмент для каждой компании: это и продвинутая CRM, и система управления проектами, и группа инструментов для корпоративных коммуникаций. А еще дизайнер бизнес-процессов для автоматизации типовых и часто возникающих операций.
Мы составили топ-10 самых полезных процессов, которые должны быть в каждой компании. Среди них есть как базовые бизнес-процессы, доступные в «Битрикс24» по умолчанию, так и уникальные, автоматизирующие сложные и нестандартные операции, — их можно разработать на базе корпоративного портала с нуля.
10. Новый сотрудник
Десятку открывают кадровые процессы — наиболее востребованные во всех компаниях.
Цель процесса «Новый сотрудник» — автоматизировать прием на работу специалиста. Сотрудникам разных отделов автоматически поступают задачи, по выполнению которых процесс движется дальше. Участниками могут выступать разные должностные лица — их можно задать индивидуально для каждой компании. У нас в Uplab в процессе участвует сам сотрудник, его непосредственный руководитель, офис-менеджер, системный администратор, HR-менеджер, главный бухгалтер и специалист по кадрам.
9. Увольнение сотрудника
Процесс увольнения сотрудника не менее ресурсозатратен, чем прием. Сотруднику нужно собрать кучу подписей, сдать имущество, передать дела и многое другое. После внедрения бизнес-процесса каждое упомянутое выше действие будет выполняться пошагово и автоматически перенаправляться нужным должностным лицам — сотруднику не придется бегать за каждым специалистом, ответственным за конкретный этап процесса, и он без лишних нервных потрясений покинет компанию.
8. Заявление на отпуск
Когда у сотрудника приходит время очередного отпуска, на портале автоматически запускается процесс его согласования. Система сама определяет, кто является руководителем отпускника, и отправляет ему заявку. В случае успешного подтверждения заявки бухгалтерии и отделу кадров ставятся задачи на оформление отпуска. По окончании процесса сотруднику приходит уведомление с радостной новостью.
7. Заявление на отгул
Стандартный алгоритм достаточно сложен и для сотрудника, который по той или иной причине не может выйти на работу, и для руководителя. Нужно заранее договориться об отсутствии, написать заявление, заверить его, отнести бухгалтеру. Процесс может затянуться, когда согласующих руководителей несколько, и особенно, если кто-то из них не находится в офисе.
Бизнес-процесс в «Битрикс24» упрощает цепочку согласований: сотруднику достаточно указать дату отгула, причину и способ использования часов — за свой счет или за ранее отработанное время. Дальше система все сделает сама: определит руководителя и согласует отгул.
6. Заявление на командировку
Незаменимый процесс, если в вашей компании сотрудникам довольно часто требуется выезжать за пределы своего города. Автоматизирует этапы согласования командировки и ставит задачи руководителю и бухгалтеру на выполнение ряда обязательных действий.
5. Заявление на больничный
У нас в агентстве процесс предусматривает 3 возможных варианта отсутствия сотрудника:
Работа из дома, когда специалист сохраняет трудоспособность, но не приходит в офис, чтобы не заражать коллег и скорее поправиться.
Классический больничный, когда человек обращается в больницу.
Отгул за свой счет, когда сотрудник чувствует небольшое недомогание и хочет отлежаться дома без оформления больничного листа.
Сотрудник может запустить процесс, не выходя из дома — с компьютера или смартфона. Достаточно указать вариант отсутствия, дождаться подтверждения прямым руководителем и дальше следовать указаниям, которые будут приходить в «Битрикс24» в виде уведомлений.
Алгоритм бизнес-процесса может быть разным. Так, в нашем случае отсутствие сотрудника автоматически признается отгулом за свой счет, если руководитель не согласует работу, выполненную сотрудником из дома.
4. Ознакомление
Один из наиболее востребованных бизнес-процессов. Может применятся в различных случаях, в том числе в рамках других процессов, но чаще всего для знакомства сотрудников с внутренними приказами и корпоративными нововведениями.
При запуске процесса руководителю нужно прикрепить необходимый документ или ссылку на него, указать пользователей или отделы, которые должны с ним ознакомиться, и зафиксировать срок. По истечению указанного срока бизнес-процесс покажет, сколько пользователей прочитали документ, а сколько нет.
3. Заявка на оплату
Тройку лидеров открывает процесс оплаты заявок различного рода. Это может быть и заказ бутилированной воды в офис, и выплаты по счетам от подрядчиков.
После того, как сотрудник укажет требующиеся вводные, «Битрикс24» определит его руководителей, согласует заявку и отправит ее в бухгалтерию. После проведения оплаты должностному лицу, который запустил процесс, придет уведомление об его успешном завершении.
2. Утверждение документа
Процесс похож на «Ознакомление», но содержит больше вариантов развития событий. Он может быть как последовательным, так и имеющим несколько статусов (в каждом статусе — свой алгоритм действий и список задач).
Процесс утверждения может быть многоуровневым, например, двухэтапным.
1. Согласование
«Согласование» — лидер среди бизнес-процессов. Без согласования не обходится ни одна автоматизация. Причем этот процесс может быть как составной частью других процессов, так и являться самостоятельной единицей оптимизации работ.
Приведем пример. Допустим, ваш сотрудник подготовил договор на выполнение работ, который вам нужно согласовать. Бизнес-процесс облегчает вашу задачу: специалист не отвлекает вас от важных дел, напоминая о том, что нужно проверить результат. Он просто запускает процесс, приложив к нему договор.
Система сама определяет ответственного руководителя — вы получаете готовый к проверке документ, а сотрудник точно знает, на каком этапе находится согласование. Процесс предусматривает 2 вариант развития событий: вы можете как принять коммерческое предложение, так и вернуть специалисту на доработку.
Потребность в согласовании актуальна для всех сфер деятельности, возможность автоматизации этого процесса освобождает время сотрудников для работы над проектами и повышает их работоспособность — гораздо проще решать рабочие вопросы, имея уверенность, что не придется бегать за руководителем и утверждать дату проверки выполненной задачи. Следствием становятся рост успешно достигнутых результатов и, соответственно, прибыли компании.
Каждый бизнес нуждается в автоматизации процессов, и «Битрикс24» для этого — оптимальное решение. В первую очередь за счет возможности создавать новые и адаптировать стандартные процессы под нужды компании.
За внедрением корпоративного портала и настройкой бизнес-процессов вы можете обратиться к нам. Мы поможем максимально автоматизировать рутинные задачи и заметно улучшить показатели компании за счет сэкономленного времени. Заполните форму — поделимся кейсами!
Источник: www.uplab.ru
