Бизнес процессы документооборота что это

Главный источник информации в любой организации — это документы, которые создаются и существуют в рамках бизнес-процессов. Контент появляется на разных стадиях работы: в начале (согласование договора, заявления на отпуск) или в конце (выдача справки, подготовка маркетингового материала). Если рутинные операции отнимают значительную часть времени, а найти ответственного и определить стадию выполнения процесса — целый квест, то это верные сигналы к внедрению системы электронного документооборота (СЭД).

Система электронного документооборота — это программное обеспечение для работы с электронными документами на всех стадиях их жизненного цикла: создание, редактирование, хранение. Современные системы поддерживают возможности маршрутизации документов и, конечно, такие базовые функции, как поиск, классификация и т.п. Документы и бизнес-процессы неразрывны, поэтому современные системы автоматизации должны включать набор инструментов для работы как в поле процессов, так и в поле информации.

Мастер-класс «Создание бизнес-процессов внутреннего документооборота компании»

Чем СЭД отличается от ECM-системы?

У российского рынка систем электронного документооборота есть ярко выраженная особенность — слияние понятий СЭД и ECM. Если используется формулировка «система электронного документооборота в организации», не исключено, что в это понятие вкладывается функциональность ECM-системы. На самом деле возможности ECM шире.

Основной элемент в работе СЭД — это документ, который в системе имеет две обязательные составляющие: информационную и реквизитную. В СЭД выполняются функции учета, регистрации и контроля над организационно-распорядительной деятельностью. По мере развития в системах электронного документооборота появлялись отдельные функции для работы с договорами, счетами, обращениями и пр.

Перечисленный спектр возможностей есть и в ECM, но глобальная цель при этом другая — этот класс систем позволяет сформировать единое информационное пространство компании. Если СЭД работает только со структурированными документами, то ECM — со всем корпоративным контентом (документы, медиафайлы, записи справочников, письма и т.д.). Более того, появляются полноценный механизм workflow и функция управления бизнес-процессами, возможности совместного редактирования документов и полноценное управление доступом к данным.

Современные системы электронного документооборота на российском рынке фактически являются ECM-системами, просто термин СЭД более привычен.

Преимущества использования системы электронного документооборота в организации

Как понять, что процессы в компании не эффективны? Очевидными маркерами являются большое количество просроченных задач, длительное согласование документов и частые случаи их утери, высокая загруженность руководства. Что меняется с использованием СЭД:

сокращаются трудозатраты: оптимизируется работа с контентом, это ускоряет все бизнес-процессы компании;
повышается исполнительская дисциплина: статистика сурова, и она говорит о том, что 20% всех заданий не выполняются. Система электронного документооборота позволяет руководителям контролировать все этапы работы;
бизнес-процессы становятся прозрачными: на любом из этапов задачи можно отследить ход ее исполнения и соблюдение сроков;
гарантируется сохранность и конфиденциальность информации: доступ к данным в системе регулируется специальными правами, а все действия над документами строго фиксируются. Это позволяет предотвратить утечку информации;
соблюдаются стандарты ISO 9000: система менеджмента качества в организации должна отвечать ряду требований, одно из них помогает выполнить именно СЭД — это обеспечение информационного взаимодействия и прозрачно поставленный документооборот в компании;
развивается корпоративная культура: взаимодействие сотрудников внутри компании упрощается, повышается ответственность за порученные задачи, а развитие горизонтальных связей укрепляет корпоративный дух в организации;
новые сотрудники быстрее адаптируются: система оповещения, которая реализована в СЭД, позволяет оперативно доносить до сотрудников новую информацию. Пользователи получают быстрый доступ к нужному контенту, благодаря чему адаптация и обучение проходит существенно быстрее;
повышается конкурентоспособность: ускорение документооборота и процессов приводит к повышению качества услуг и скорости обслуживания клиентов, что неизменно ведет к укреплению позиций среди конкурентов на рынке.

Эволюция систем электронного документооборота

Спрос на цифровизацию среди компаний растет с каждым годом, а вместе с ним меняется и структура современных СЭД. Большинство крупных организаций уже прошли этап оптимизации делопроизводства и документооборота. Теперь перед ними стоят другие задачи: снизить трудоемкость рутинных операций и перевести в цифру работу по новым направлениям, например, HR-процессы.

Бизнес-процессы и документооборот в среде 1С: взаимоисключение или синергия

Классическая СЭД не сможет полноценно закрыть эти задачи. Поэтому в структуру современных систем электронного документооборота входят встроенные интеллектуальные сервисы. Они помогают снизить расход времени сотрудников на регулярные простые операции:

регистрацию входящих документов и запросов с занесением информации в систему;
сопоставление версий документа с отображением расхождений;
формирование проекта поручения на основе протокола или приказа.

Функционал классических СЭД и ECM в совокупности с интеллектуальными сервисами формирует новый современный класс систем, отвечающий запросам компаний из разных отраслей.

Елена Истомина, директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum:

«Мы говорим уже в течение ряда лет о том, что границы классов систем стираются, и не стоит делить пальму первенства. Понятно, что концентрация функций и процессов преимущественно вокруг одной из информационных систем предприятия снижает общую стоимость владения ИТ-инфраструктурой. Обычно ядром цифрового ландшафта становится ERP, ECM или BPM-система. Какая конкретно — зависит от компании, ее бэкграунда, наличия ресурсов и функциональности.

Систему Directum RX мы вообще вывели за рамки определения ECM или BPM и позиционируем ее в более понятных клиентам терминах как интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами. И развиваем так, чтобы предоставить клиенту готовую основу для цельной экосистемы предприятия».

Система электронного документооборота в организации

Компания Directum представляет интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX. Помимо функционала СЭД Directum RX включает набор готовых бизнес-решений для цифровизации разных направлений деятельности бизнеса.

Ежегодно интернет-портал и аналитическое агентство TAdviser готовит рейтинг самых популярных СЭД/ECM-систем в России. В 2020 году лидерство в нем заняла система Directum, существенно обогнав других претендентов на победу по количеству реализованных проектов.

Узнайте все преимущества интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами Directum RX.

Узнайте о возможностях системы Directum RX

Заполните форму обратной связи, и наш специалист свяжется с вами в течение одного рабочего дня.

Источник: www.directum.ru

Документооборот на предприятии

Какое значение вы придаете документообороту на предприятии?

Документооборот предприятия отображает движение элементов материальных, финансовых, информационных потоков, а также потоков кадров, работ и директив 1.

В условиях системной организации значение документооборота трудно переоценить.

Во-первых, документооборот — это организованная память предприятия, которая может быть использована для восстановления истории любого интересующего вопроса с целью извлечения опыта, анализа различных сторон деятельности, установления причинно-следственных связей, репродуцирования знаний и т.п.;
Во-вторых, документооборот — это учет и контроль результатов деятельности;
В-третьих, это информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений;
В-четвертых, — это средство для управления предприятием.

Какова роль документооборота как управленческого инструмента?

Инфраструктурой управления предприятием являются информационные коммуникации и информационные технологии. Информационные технологии включают, наряду со средствами обработки данных, показателями и формами документов — порядок движения, оформления и обработки документов. Последние позиции относятся к документообороту.

Основой для принятия решений и последующих действий по их реализации является информация. Документы — это легитимные носители информации. Документы содержат в себе информацию, побуждающую к действию, а также информацию, обеспечивающую деятельность.

Информация, документы — это ресурсы для управления и функционирования.

Используются ли государственные делопроизводственные стандарты и методические разработки в сфере документоведения?

Крупные предприятия и корпорации стремятся организовать документооборот по образу и подобию государственных учреждений. В этом случае используются государственные стандарты и принятые методики документоведения.

Для малых и средних компаний, в силу малочисленности персонала и неглубокой специализации, технологии, культивируемые в государственных предприятиях, весьма обременительны, хотя отдельные руководители, понимающие толк в управлении, считают, что затраты на поддержание документальной бюрократии оправдывают себя. Я присоединяюсь к этому мнению. Эффективно организованный документооборот сокращает время поиска информации для выработки решений, укорачивает функциональные циклы и в итоге оборачиваемость капитала. Однако переход на новую информационную культуру требует больших усилий и затрат.

Какую роль в оптимизации управления играет электронный документооборот?

Я не применял бы в этом случае термин оптимизация, который заимствован из математики. Оптимальный вариант — значит лучший из всех допустимых. В управлении такого не бывает, поскольку решения принимаются при недостатке информации. Это означает, что мы не можем определить, какой вариант будет действительно оптимальным.

Я бы сформулировал вопрос следующим образом: Что дает электронный документооборот для повышения эффективности управления?

С моей точки зрения электронный документооборот любого поставщика, работающего на рынке более 10 лет, повышает управляемость и прозрачность предприятия.

Электронный документооборот обеспечивает скорость движения информации, эффективный контроль, учет и доступ к документам, а также большую конфиденциальность.

Какие критерии выбора систем электронного документооборота вы используете?

Все зависит от финансовых возможностей предприятия и способности его воспринять революционизирующую технологию, а самое главное новую организационную культуру.

Большинство отечественных малых, а тем более больших корпораций, монополий, находящихся вне конкуренции, такими качествами не обладают. Однако, руководителям и больших, и малых предприятий приходится все же принимать решений по развитию документооборота и делопроизводства.

Для малых предприятий важным является возможность постепенного, помодульного внедрения функций и рабочих станций, по мере финансовых возможностей и вживления функциональностей новой технологии. Соответственно должно быть поэтапное внедрение модулей и функции электронного документооборота. Ни в коем случае нельзя поддаваться давлению поставщика приобрести «не менее установленного числа рабочих станций и функциональных модулей».

Другими факторами являются опыт и имя поставщика на рынке программных продуктов, а также логичность меню, простота интерфейсов и доступность для понимания инструктивных материалов.

Немаловажным фактором является способность электронного документооборота интегрироваться в действующую практику управления потоками работ.

Прежде всего надо четко понимать место документооборота на карте бизнес- процессов. Без этого возможности электронного документооборота не будут использованы в полной мере.

Должен ли документооборот на предприятии в перспективе целиком стать безбумажным?

Хотелось бы. Хотя бы в части копий документов. Думаю, что лет через 10.

Какие типичные ошибки в организации документооборота и делопроизводства совершают руководители?

Документооборот — сам по себе, а бизнес-процессы — сами по себе.

Документооборот не достаточно интегрирован в систему управления. Это означает, что документооборот не интегрирован в систему бизнес-процессов. При этом, например, директивы сами по себе, информационные потоки сами себе. Суть в том, что каждая директива для своего воплощения требует информационного обеспечения (нормативных документов, технологических описаний и т.п., образцов документов из прошлого опыта). Документооборот, как часть информационной системы управления, например, офисом выполняет ту же функцию, что и подготовка производства на машиностроительном заводе. Документооборот обслуживает основную деятельность.
Нельзя подчинять функции делопроизводства функциональным руководителям начальнику АХО, руководителю IT подразделения, директору по финансам и т.п. Делопроизводство и управление документооборотом необходимо возложить на исполнительного директора, который должен быть первым заместителем руководителя предприятия. Функция делопроизводства входит в состав информационно-обеспечивающего комплекса, который включает:
методологическое направление, возглавляемое квалифицированным системным аналитиком;
информационно-техническое обеспечение (IT);
координацию и регулирование движения информации, включая недокументированную (делопроизводство, архив);
информационное обслуживание функционирования (экспертиза, кодирование, формирование базы знания, поиск, комплектование);
информационную логистику (почтовые отправления, курьерские функции).
Не желательно децентрализованное хранение документов (создание и ведение локальных архивов по функциональной принадлежности).
Недопустимо децентрализованное управление движением документов.
Отсутствие стратегии развития информационного обеспечения.
Вред также наносят:
несопряженность баз данных;
отсутствие учета о состоянии и движении документов;
неупорядоченность форм и реквизитов документов.

1 Директива — управленческое решение в документированной форме: приказа, распоряжения, протокола, резолюции на документе, плана, программы, графика, документированного устного распоряжения.

Источник: finexpertiza.ru

Виды и суть электронного документооборота

Жизнь компании любой формы и масштаба невозможна без документов – входящих, исходящих, внутренних, оформленных по определенным правилам, подкрепленных подписью и печатью. Лет 30-40 назад в ходу были бумажные документы, которые приходилось регистрировать в журнале, нумеровать, отправлять по почте или с курьером, копировать, заверять копии, подшивать в папку, а многочисленные папки хранить в шкафах. На все манипуляции уходило много времени, да и место в архиве заканчивалось очень быстро. С активным внедрением компьютерных технологий и Интернета на смену пыльным тяжелым подшивкам пришел электронный документооборот (ЭДО) – оперативный и практически невесомый.

Что он из себя представляет и в чем его преимущества? Давайте разбираться.

Электронный документооборот: что это и как это работает

Электронный документооборот – это автоматизированная система создания, обработки, подписания, обмена и хранения документов в электронном виде.

Основной элемент этой системы – файл (или электронный документ), который создается с использованием компьютерной техники, определенных программ и визируется электронной подписью (ЭП). Он оформляется по всем правилам и с юридической точки зрения равносилен своему бумажному аналогу. Только хранятся электронные формы актов, счетов-фактур или договоров не в громоздких папках на пыльных стеллажах, а на винчестерах компьютеров или съемных жестких дисках, CD или флешках, в локальной сети или в облачных хранилищах.

Электронный документооборот может быть организован двумя способами:

Первый вариант – обмен документов внутри компании или между контрагентами осуществляется посредством электронной почты. Это не требует дополнительного оборудования, серьезных финансовых затрат на специальное программное обеспечение. Однако передача конфиденциальных документов по незащищенным каналам электронной почты может быть небезопасна, а в некоторых случаях и просто невозможна – например, госслужбы не примут документы, присланные по E-mail.
Второй вариант – подключиться к системе электронного документооборота (СЭД). Это специальная платформа, на которой происходит обмен всеми видами документов – и формализованными, и неформализованными. В рамках такой системы документ проходит путь от момента создания и обработки до передачи на хранение и контроля исполнения. Это позволяет упорядочить и ускорить все процессы, повысить эффективность работы: на подписание пакета документов с использованием СЭД может уйти всего несколько минут, причем сделать все можно, не покидая своего рабочего места. Все манипуляции контрагентов подчиняются регламенту операторов систем электронного документооборота, а документы пересылаются по защищенным каналам связи, что позволяет сохранить конфиденциальность и предотвратить посторонние вмешательства.

Виды электронного документооборота

Основные виды электронного документооборота – внутренний и внешний.

Внутренний ЭДО обслуживает все процессы внутри компании. Он практически не регламентируется на законодательном уровне: у каждого предприятия могут быть собственные правила, нормы, регламенты взаимодействия и обмена внутренними документами – корпоративными приказами, служебными и объяснительными записками, протоколами собраний или совещаний, заявлениями.

Внешний ЭДО обслуживает коммуникации предприятия с контрагентами – с партнерами, инвесторами, поставщиками, заказчиками посредством актов сдачи-приемки, счетов-фактур, договоров, накладных и т. п. Еще одна разновидность внешнего ЭДО – обмен документами с госорганами (например, с пенсионным фондом, налоговой службой или Фондом социального страхования), причем в некоторых случаях именно электронная форма является обязательным условием (например, сдача бухгалтерской отчетности за год или декларации НДС, работа с товарами, которые требуют маркировки, участие в закупках или торгах).

Еще одним критерием для классификации ЭДО может быть назначение документов. По этому параметру выделяют:

Бухгалтерский ЭДО. Существенно упрощает и ускоряет работу с огромными массивами документов – с первичной документацией, отчетностью, всевозможными справками, счетами-фактурами. Поиск нужного файла занимает считанные секунды, документы согласовываются и подписываются значительно быстрее, отчеты сдаются вовремя и не содержат ошибок.
Управленческий ЭДО. Уставы, положения, регламенты, приказы и распоряжения необходимы, чтобы упорядочить работу внутри компании. Система управленческого ЭДО автоматизирует и упрощает создание, обработку, согласование, подписание, обмен документами, позволяет держать под контролем быстроту и качество исполнения, вести архив, где хранится история всех бизнес-процессов предприятия.
Кадровый ЭДО. До 99 % всей документации, связанной с трудовыми отношениями, сегодня можно перевести в цифровой формат. Это избавляет от необходимости хранить огромный бумажный архив. Правда, есть ряд документов, которые должны быть оформлены по старинке – на бумаге (например, журнал инструктажа по охране труда или приказ об увольнении).
Складской ЭДО. В складском учете отражается все, что происходит с товаром при поступлении на склад: приемка, перемещение, списание и т. д. Если каждую процедуру сопровождать отдельной бумагой, потребуется вместительная кладовая для документов. Складской ЭДО избавляет от такой необходимости и заметно ускоряет процесс.
Архивный ЭДО. Работа с любыми документами предполагает не только их обработку и передачу далее по этапу, но и хранение. В отличие от бумажного цифровой архив занимает гораздо меньше места, не требует оплачивать работу специально обученного архивариуса, а для поиска нужного документа потребуется знание реквизитов и совсем немного времени.

Помимо перечисленных видов ЭДО могут быть и другие, например: международный (когда контрагенты находятся в разных странах), производственный, технический, технологический, конфиденциальный (или секретный). Виды электронного документооборота будут зависеть от той сферы деятельности, которую они обслуживают.

Основные задачи ЭДО и какие функции он выполняет

Ключевая цель введения ЭДО – максимально оптимизировать, упростить и ускорить делопроизводство в компании, исключить лишние расходы.

Электронный документооборот решает сразу несколько задач:

делает прозрачными все внутренние процессы;
повышает эффективность управления;
обеспечивает протоколирование и автоматический контроль всех процессов;
дает возможность автоматизировать, унифицировать, оптимизировать бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля;
обеспечивает экономию ресурсов за счет сокращения затрат на оргтехнику и ее обслуживание, на расходные материалы и услуги почты;
облегчает контроль за передвижением документов, позволяет исключить долгие паузы в процессе их обработки;
упрощает и делает дешевле ведение архива документов за счет использования их электронных версий.

«Функциональные обязанности» ЭДО определяются спецификой задач в каждой конкретной организации. К основным функциям можно отнести:

создание электронных вариантов документов и их регистрацию в системе;
выбор необходимого формата для каждого документа;
оформление ЭД с использованием унифицированных шаблонов (в том числе на бланке компании);
согласование и подписание электронных версий;
рассылка оповещений, отчетов;
определение маршрута для каждого документа и контроль за его передвижением по внутреннему или внешнему контуру;
при смешанном документообороте – контроль взаимодействия бумажного и электронного ДО, сохранение истории этого взаимодействия;
формирование отчетов о передвижении документов, об исполнении задач, которые в них содержатся;
ограничение прав доступа к определенным категориям документов.

Читайте также: Чего мало в Уфе бизнес

Плюсы и минусы электронного документооборота

Традиционный бумажный документооборот может показаться более привычным, понятным, надежным – распечатали важный договор или акт, подписали, поставили печать, положили его в папку, убрали папку в архив – и все, документ никуда не денется. Однако у современного электронного варианта есть масса ощутимых преимуществ:

удобство и быстрота поиска необходимого файла по нескольким параметрам;
прозрачность всех процессов – можно отследить, кто, когда и где создал документ, когда он был подписан, отправлен, получен, изменен, перемещен и т. д.;
современное программное обеспечение позволяет сократить время на создание объемных отчетов и сводок до нескольких минут и сделать все нажатием на пару кнопок;
обмениваться информацией и оперативно решать вопросы (в том числе подписывать документы) можно независимо от того, где в это время находятся сотрудники – в офисе или за тысячи километров друг от друга;
ЭДО учитывает все без исключения документы, создаваемые в компании;
на изготовление документа уходит минимальное количество времени, поскольку есть унифицированные шаблоны, бланки и т. д.;
поскольку все процессы максимально унифицированы и автоматизированы, сокращается количество вынужденных простоев и проволочек, а также уменьшается количество ошибок, которые нередко случаются, когда слишком много рутинных действий;
применение ЭДО позволяет наблюдать за работой персонала, контролировать ее ход;
можно ограничивать права доступа сотрудников к корпоративной информации;
ЭДО позволяет существенно сократить траты на расходные материалы – бумагу, оргтехнику, картриджи для принтеров, скрепки и скобы для степлеров и т. д., на хранение документов, почтовую пересылку и услуги курьеров;
уменьшить статью расходов можно будет за счет сокращения персонала, работающего с бумажными документами (или перевода людей на другие должности), отказа от аренды площадей, которые занимают архивы;
применение систем ЭДО в разы сокращает время, которое затрачивается на передачу документов, внесение корректив, согласование и подписание, даже если контрагент находится в другом городе или другой стране;
работать в системе ЭДО можно на любом устройстве – стационарном компьютере, ноутбуке, планшете или смартфоне, где есть доступ к электронной подписи, причем делать это можно круглосуточно;
обмен документами идет по защищенным каналам связи, а значит, существенно уменьшается вероятность несанкционированного доступа к информации.

Недостатки у электронного документооборота тоже есть, но их не так много:

придется потратить время и деньги на приобретение и установку необходимого ПО, оцифровку документов и обучение персонала работе в новых условиях;
существует определенный риск потерять информацию при неполадках у операторов систем ЭДО, при технических сбоях или в случае хакерской атаки;
если контрагенты не пользуются ЭДО, придется вести смешанный документооборот – и электронный, и бумажный одновременно, что может усложнить работу;
для организации ЭДО необходимо будет подключить и оплачивать СЭД, купить и периодически продлевать электронные подписи;
персоналу придется учиться и привыкать к работе по новым правилам, что может вызвать неприятие у наиболее консервативных сотрудников.

Какие проблемы могут возникать при введении ЭДО?

Когда компания только начинает свой путь, выстроить все этапы взаимодействия с нуля будет проще, чем перестраивать уже отработанные до автоматизма бизнес-процессы. Ломка привычных схем и внедрение новых правил может идти со скрипом и сопровождаться рядом проблем:

человеческий фактор: недостаточная компетентность персонала, отсутствие у сотрудников желания обучаться, осваивать что-то новое, непонятное или просто опасения по поводу прозрачности всех процессов;
сомнения руководства по поводу эффективности и надежности ЭДО и СЭД;
наследие недавнего прошлого – директор, который не желает включаться в работу с документами, все просматривать, собственноручно вносить коррективы;
проблемы с формализацией бизнес-процессов, частые изменения в структуре организации;
контрагенты, которые еще не перешли на ЭДО и не торопятся перестраиваться;
необходимость работать с некоторыми документами только в бумажной форме;
повышенные требования к информационной безопасности организации;
необходимость дополнительных финансовых и временных затрат на приобретение и внедрение системы ЭДО, на адаптацию персонала к новым алгоритмам работы.

Разобраться в тонкостях электронного документооборота, узнать об основных системах ЭДО, о защите информации и принципах работы с облачными хранилищами вы можете на курсе «Современное делопроизводство и электронный документооборот на предприятии» в нашей Академии.

Типы и виды характера человека

Психологи и психотерапевты прошлого и настоящего давно уже пытаются классифицировать человеческие характеры, это важно для их работы. Человек рождается с определенным темпераментом, который нельзя изменить, а вот характер у него появляется под влиянием воспитания и окружающей его среды. Конечно, в основе всегда будет лежать темперамент, который, как мы уже знаем, изменить нельзя. А вот характер, как раз, можно!

Что такое управление проектами и для чего оно нужно?

Развернутое описание того, что представляет из себя управление проектами, а также какую роль в нем занимает проектный менеджер. Предлагаем ознакомиться со структурой проектной деятельности и методами управления проектами, применяемыми в зависимости от поставленных целей.

Антикризисное управление – методы и цели

Развернутое описание того, что что такое антикризисное управление, а также с какими сложностями оно помогает справиться при управлении организацией. Предлагаем ознакомиться с описанием основных задач и методов антикризисного управления, позволяющих наладить эффективную работу предприятия.

Источник: nadpo.ru