Бизнес процессы казначейства это

Разрабатываем методологию казначейских процессов для дальнейшей автоматизации

Казначейство любой организации является одним из ключевых подразделений, которое осуществляет оперативное управление финансовыми потоками, обеспечивает ликвидность компании, поддерживает ее платежеспособность и осуществляет недопущение кассовых разрывов.

На сегодняшний день ключевой и более продвинутой функцией казначея является проверка оперативных бюджетов против годового бюджета (бизнес-плана) и платежных заявок против утвержденных операционных бюджетов. В случае превышения расходов, идентифицировать такие ситуации и дополнительно проводить работы по согласованию таких превышений (или их устранению).

Основные задачи казначея:

• Планирование и контроль за оперативными бюджетами;
• Планирование заявок, готовых к исполнению;
• Обеспечение денежных средств компании.

Компания NFP предоставляет услуги по автоматизации и повышению эффективности казначейских функций в компаниях, от момента планирования и контроля операций, до осуществления централизованного управления денежными средствами на счетах всех контролируемых организаций. . Развернуть »»

Казначейство: обзор функции

Павел Бритвин
Руководитель офиса

После реализации проекта по автоматизации Казначейских функций компания получает:

• Повышение эффективности планирования по БДДС путем оптимизации бюджетов и проработанных регламентов;
• Установка и контроль лимитов по БДДС;
• Оперативное формирование план-фактного анализа;
• Оперативное управление финансовыми потоками и ликвидностью группы с помощью автоматизированных систем, что приводит к абсолютной прозрачности денежных потоков;
• Автоматический расчет остатков по счетам, с учетом плановых документов, позволяя избежать ситуаций с кассовыми разрывами;
• Формирование заявки на оплату, а также автоматизированный процесс ее визирования, согласно установленному маршруту согласования, который соответствует регламентным бизнес-процессам компании.

Для организации эффективного функционирования казначейства мы предлагаем:

• Разработку методологии построения регламентных процессов казначейства в компаниях разного уровня;
• Оптимизацию уже существующих процессов;
• Автоматизацию казначейских функций на различных отраслевых решениях 1С;
• Построение казначейства «с нуля» или реструктуризация имеющихся функций;
• Постановка контроля обеспечения ликвидности;
• Выстраивание планирования и контроля за финансированием;
• Создание эффективного процесса бюджетного контроля;
• Обеспечение релевантного прогнозирования в казначействе;
• Организация четкого планирования и контроль за исполнением платежей;
• Автоматизация казначейства в рамках компании или группы компаний;

Специалисты компании NFP обладают большим опытом в построении процессов казначейства. Мы понимаем, что этот процесс специфичный и зависит не только от отрасли, в которой работает заказчик, но и от построения внутренних процессов и регламентов, которые уникальны для каждой компании. При разработке методологии внедрения или оптимизации мы учитываем все факторы: вопросы приоритета платежей, аналитики, внутригр . Развернуть »» упповых перемещений и т. д. Имея опыт работы в различных отраслях, мы знаем, как эти процессы построить наиболее эффективно.

Регламент бизнес процессов: что это и зачем он нужен? | Александр Высоцкий

Сергей Ложкин
Зам. Руководителя Макрорегиона М3, Компании Первый БИТ, куратор офиса

Другие услуги

В отличие от традиционного аналитического подхода к изучению бизнес-процессов, имитационное [. ] »»
Отлаженная бизнес-система способствует ускоренному развитию компании, наращиванию чистой [. ] »»
Разработка методологии процессов учета и планирования для дальнейшей автоматизации на базе [. ] »»
Компьютерная программа-робот, выполняющая определённые действия сотрудника в различных [. ] »»

• Надежда Артонкина
• Документационное обеспечение управления
• леруа мерлен
• описание методологии
• скрипт автоматизации
• цифровые двойники
• 1C:Бухгалтерия
• 1C:Бухгалтерия КОРП МСФО
• методология
• разработка методологии
• новапорт
• очные курсы
• Планирование
• Драйверы
• Системы управления эффективностью
• CPM
• Вебинары NFP
• Цифровой двойник
• Судостроение
• 1С:ERP Управление предприятием
• Холдинг
• 1С:Консолидация
• ВГО
• Артём Виноградов
• rpa-project
• табельный учёт
• управленчискй учёт
• оперативное планирование
• Семинар
• Закупки
• USALI
• Гостиничный бизнес
• Алексей Петрухин
• услуги RPA
• VDI
• KPI
• BSC
• Андрей Благодарёв
• 1C:УХ ERP
• Малый бизнес
• Регина Фаттахова
• Дмитрий Крупский
• Ибрагим Канкулов
• Таблица
• Конфереренция
• 1С:Комлексная автоматизация
• Цифровое моделирование
• Артём Гольцев
• Автоматизация HR-процессов
• Елизавета Малыхина
• Александр Никитин
• 1C:УХ
• ОДДС
• 1С:УПП
• Павел Тимохин
• производство
• 1С:Корпорация
• Алексей Андрианов
• Дмитрий Корнилов
• Кирилл Серов
• IQ Бот
• Кэш пулинг
• Анастасия Гаврилова
• NFP
• UiPath AI Fabric
• ИИ
• Дмитрий Корнев
• НСИ
• Коннекторы
• Статья Имитационное Моделирование
• Статья AnyLogic
• статья ERP
• налоги
• Валентин Шашкин
• Виктор Алексеев
• Финансовое моделирование
• Англоязычный Вебинар
• Подборка лучших материалов NFP за май
• Антон Селезнёв
• 1С:ЗУП
• Гудвилл
• НПУ
• Алексей Шипилов
• Алексей Шепилов
• Локальный центр компетенций по имитационному моделированию
• Анна Караваева
• Воркшоп
• 1С:ITIL
• iot
• tibbo
• aggregate
• Главные материалы июля
• Иван Лапчевский
• Команда NFP
• онлайн-курс
• Форензик
• Кристина Степанова
• Комплаенс
• Сценарный анализ
• интернет вещей
• Сергей Панченко
• Главные материалы августа
• ВТБ
• ВТБ-Лизинг
• бонус вендорс
• Tableau
• Умный город
• налоговый мониторинг
• налоговый внутренний контроль
• налоговый комплаенс
• налоговое администрирование
• COSO
• Финансовые риски
• налоговые риски
• контроль налоговых расчетов
• рабочее место налогового инспектора
• 1С:Налоговый мониторинг
• Сергей Шаров
• PIX
• Главные материалы сентября
• Главные материалы октября
• Otus
• 1С:ERP.Управление холдингом
• Вадим Петров
• Станислав Илларионов
• бюджетный классификатор
• Сергей Ткачев
• instanews
• школа NFP
• комплаенс линия
• статья комплаенс
• Сергей Степанов
• Вячеслав Белогрудов
• Станислав Безжанов
• Ростелеком
• проверка контрагентов
• Антон Болотов
• ELMA
• Александр Глаголев
• агент
• Модель по МСФО
• OCR
• Beorg
• Bescan
• Smart Vision
• Dbrain
• GMPLAN
• Петр Бадаев
• Библиотеки для AnyLogic
• Kit Accounting
• Гранат
• управление активами
• продукты NFP
• Геннадий Глаголев
• Жёлтое кресло
• Smart Humaх
• Виктория Бабанкина
• транспортная логистика
• складская логистика
• техническое обслуживание и ремонты
• 1С:WMS Логистика. Управление складом
• 1С:WMS
• ТОиР
• 1C:ТОИР
• Росбанк
• Рапарт Сервисез
• Робот Данила
• корпоративное обучение
• роботизация бухгалтерии
• роботизация казначейства
• обучение RPA
• Ростех
• Корпоративное сопровождение
• Евгений Кузнецов
• 1C:WMS. Инструкция
• блокчейн
• Евгений Храбсков
• Алексей Макович
• Александр Яблонский
• оптими
• Университет Синергия
• корпоративный блокчейн
• Артем Кондрашов
• Робот Владимир
• Общественная палата
• роботизация hr
• wfp
• Олег Низовцев
• бюджетный контроль
• ФСБУ 25/2018
• IFRS 15
• Учет аренды
• Gartner
• СинТЗ
• ERP-настройка
• изменение вида бюджета
• настройка ячеек
• оформление отчета
• аренда
• лизинг
• Анна Аверкиева
• Робот Ирина
• ПМК Гранат
• импортозамещение
• РАНХиГС
• WhatsApp
• социальные сети
• ERP — настройка списка
• список бюджетных отчетов
• бюджетные отчеты
• режим просмотра списка
• отбор в списке
• сортировка списка
• группировка списка
• заявка на оплату
• управление холдингом
• контроль документа
• контроли документа
• контроль бюджетных лимитов
• контроль бюджетных резервов
• контроль задолженности по договору
• контроль задолженности по контрагенту
• контроль расходов по договору
• казначейство управление холдингом
• Power BI
• 1С: Комплексная автоматизация
• 2.4
• 2.5
• Центр управления программными роботами
• Проект года 1С
• кхд
• Михаил и Мария
• sherpa rpa
• Sherpa
• Primo
• ERP – учет основных средств
• требующее монтажа
• ОС
• счет 07
• оборудование к установке
• приобретение основных средств
• принятие к учету ОС
• передача оборудования в монтаж
• Главная
• статья 1С
• схема учета в 1С Бухгалтерия 8
• единый налоговый счет
• ЕНС
• использование единого счета 68.90
• anylogistic
• оптимизация поставок
• ржд цепи поставок
• Импортозамещение рпа
• Роботы rpa
• Переход на 1С:ERP
• Переход на 1С:ERP Управление холдингом
• 1С ERP
• Отдел закупок
• Отдел продаж
• Банки
• 1С:Управление Холдингом
• Внедрение информационных систем
• Бюджетирование
• Казначейство
• AnyLogic
• Операционная эффективность
• Имитационное моделирование
• SAP
• IT
• RPA
• Robotic Process Automation
• Роботизированная Автоматизация Процессов
• Максим Яцкевич
• UiPath
• Automation Anywhere
• Консультационные услуги
• Роботизация
• Дистрибьютор автомобилей
• Консалтинг
• Автоматизация банка
• Автоматизация
• 1C
• Документооборот
• маркетинг
• AnyLogistix
• Логистика
• 1Ci
• 1С
• 1С:ERP
• ERP
• консультант-методолог
• налоговый учет
• рсбу
• управленческий учет
• big data
• информационная безопасность
• HR
• 1С:УХ
• консолидация отчетности
• МСФО
• отчетность
• Павел Бритвин
• Сергей Скарбун
• Владимир Гаврилов
• Сергей Ложкин
• бюджетная модель
• NFP в СМИ
• Алексей Ильин
• программные роботы
• услуги финансовым организациям
• Андрей Гарифов
• Роберт Маллалиев
• Владимир Карякин
• Анна Шадрина
• Школа практических навыков NFP
• Денис Андреев
• Excel
• Андрей Матвеев
• Александр Максимов
• BPA
• BPM
• автоматизация бизнес-процессов
• управление бизнес-процессами
• RAEX
• рейтинг Российский консалтинг
• Коммерсант
• Российская газета
• Эксперт РА
• Михаил Кузнецов
• ТЕХНОДОМ
• Централизованное управление закупками
• BI
• BI Analytics
• business intelligence
• бизнес-аналитика
• Эшелон
• 1С:Документооборот
• RPA Experts
• 1С International
• 1Сi
• AnyLogic Cloud
• AI
• 1С: Drive
• RPA Analytics
• IFRS 16
• Мона Симонтакки
• МСФО (IFRS) 16
• Екатерина Соколова
• 1С:Предприятие 8
• digital twin
• Юлия Коваленко
• simulation modeling
• IFRS
• МСФО 17
• цифровая трансформация
• 1C:Drive
• Павел Шустиков
• 1C:Управление холдингом
• управление рисками
• Ольга Лапшина
• RPA Start
• RPA Центр компетенций
• 1C:ERP
• себестоимость
• агробизнес

Показать всё
Нам доверяют:

ООО «НФП ФИНАНСОВЫЕ РЕШЕНИЯ» ИНН 7714398686

Источник: nfp2b.ru

Автоматизируем казначейство

2015-07-25 в 18:49, admin , рубрики: Программное обеспечение, управление проектами, Управление проектом, финансы, финансы в IT

Что такое казначейство и кто такой казначей?

В век информационных технологий, когда потоки информации, дезинформации и просто информационного шума захлестывают даже видавших виды, особенно важным качеством становится способность человека (а тем более финансового руководителя) точно формулировать смыслы вещей, понятий и явлений. Если сказанное показалось банальностью или чем-то мало относящимся к названию статьи, то смею заверить уважаемого читателя, что это не так. Так, например, руководитель одной из довольно немаленькой ИТ-компании, проработав на рынке ИТ-услуг более 12 лет, имея опыт стажировки в США, трактовал понятие выручки предприятия исключительно как объем денежных средств поступивших на расчетный счет (в кассу).
Большой практический опыт авторов говорит о том, что прежде чем приступить к решению любой задачи, а в особенности сложной, требующей проектного подхода, необходимо разобраться, а что, собственно, является предметом изучения, внедрения, результатом работы? И после того, как ответы на эти вопросы получены, необходимо убедиться, что все остальные участники процесса понимают все эти вещи единообразно. А если это не так, то нужно добиться такого единообразия, например, введением в действие корпоративного глоссария с обязательным коллективным обсуждением того, кто что и как понял.

После того, как посыл авторов разъяснен, переходим к выяснению смыслов понятий «казначейство» и «казначей». Исконный смысл слова «казначей» — лицо хранившее казну. Казна, в свою очередь, происходит арабского «хазне» — хранилище, сокровищница. И создал, по историческим сведениям, первую казну, как это не удивительно, Хоттабыч!

Но не всем известный Гасан Абдурахман, а халиф Умар ибн аль-Хаттаб в 635 г. На Руси же казначеи были не только у князей, но и у частных лиц, бояр. По Далю: «Казначей-чиновник, служитель, заведующий деньгами, приходом и расходом, наличностью, истиником (т.е. истинным богатством). Причем, к истинному богатству не относился оборотный капитал и долговые обязательства.
Изучив первоначальный смысл слова «казначей», мы можем обратить внимание, на то, что обладание казной не было прерогативой князя (царя). Таким образом, еще со времен древней Руси, существовали разные виды казны, которые были предназначены для решения различных задач. По мере усложнения товарно-денежных отношений, усложнялась и организационная структура по управлению казной. Организация казначеев, обслуживающих казну, стала называться казначейством. Следовательно, казначейство – это не процесс, как колдовство, это организационная структура, причем, строго регламентированная.
В реалиях сегодняшнего дня нашей страны, Федеральное казначейство (Казначейство России) — федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий в соответствии с законодательством Российской Федерации правоприменительные функции по обеспечению исполнения федерального бюджета. Очевидно, что казна Государева не является предметом нашей статьи, хотя о её существовании необходимо помнить при организации казны «боярской» и даже «простолюдинской».
Сегодня мы поговорим, о том, как нам реорганизовать Рабкрин, или точнее, словами Классика, как «добиться безусловной осведомленности и строжайшей правильности дел» в вопросе организации казначейства и автоматизации его деятельности на современном российском предприятии.
Надеемся на интерес со стороны широкого круга финансистов, как уровня топ-менеджмента, так и тех, кто собирается перейти на этот уровень.

Варианты организации казначейства на предприятии

Способы организации казначейства в компании напрямую зависят от размеров компании и стадии её жизненного цикла. Неверно думать, что если речь идет о микропредприятии, то и о казначействе в рамках такого предприятия говорить не приходится.

Как мы выяснили ранее, если на предприятии есть человек, заведующий деньгами, приходом и расходом, наличностью, то можно смело утверждать, что имеется казна, казначей и соответственно, казначейство, которое может состоять из одного человека – директора компании, к тому же исполняющего обязанности главного бухгалтера. А если в компании появляется еще и отдельный главный бухгалтер, то размер казначейства моментально увеличивается вдвое!

По мере роста компании усложняется и организационная структура казначейства. На предприятиях малых и средних, зачастую, функции казначейства выполняет бухгалтерия. При создании специализированного финансового отдела часть функционала может перейти к нему.

А если мы говорим о крупном предприятии, то в его составе может функционировать казначейство, как самостоятельное подразделение с подчинением, например, финансовому директору. Способы организации казначейства могут варьироваться, делегирование полномочий также может осуществляться самым различным образом. Чтобы определиться с инструментами автоматизации казначейства, главное — это определить бизнес-процессы, осуществляемого казначейством, их участников и их роли.
Начнем по порядку.

Что и как автоматизируем?

1. финансовый план(-ы) (бюджет движения денежных средств — БДДС);
2. заявки на расходование денежных средств;
3. аналитические данные из учётной системы предприятия;
4. текущая информация о поступлениях, перечислениях, остатках денежных средств на счета и в кассу предприятия;
5. другая внешняя информация (курсы валют, акций, ставки по кредитам и прочее).

1. отчет об исполнении финансового плана(-ов) (БДДС);
2. аналитическая информация о текущем и перспективном состоянии ликвидности в принятой на предприятии форме;
3. реестры платежей или их эквиваленты в документообороте предприятия;
4. договора займа для покрытия кассовых разрывов;
5. депозитные договора для размещения свободных денежных средств;
6. аналитические записки с предложениями по управлению процентными, валютными и иными рисками ликвидности.

Рассмотрим в упрощенном виде основные бизнес-процессы в казначействе. В качестве допущения подразумеваем, что система планирования на предприятии существует.
Примечание. Хотя это и умозрительное допущение, из опыта можно утверждать, что многие предприятия в нашей стране с тысячами работников и многомиллиардными оборотами управляются во многом ситуативно, а глубина планирования не превышает одного месяца.

1. Осуществление платежей предприятия (исполнение расходной части БДДС). Платежи могут быть как безналичные, так и наличные. В случае наличных платежей, казначейство отдает соответствующие распоряжения в бухгалтерию предприятия, например в виде утвержденного в соответствии с регламентом реестра.
2. Контроль исполнения БДДС. Сбор информации о фактическом поступлении и расходовании средств в разрезе операционной инвестиционной и финансовой деятельности предприятия. Источниками являются и Сопоставление фактических и плановых показателей приходной и расходной частей БДДС в абсолютных и относительных цифрах, как правило в виде таблиц.
   Примечание.Это могут быть не только таблицы, но и графики, и инфорграфика, т. е. любые формы наглядного представления данных удобные ее потребителям, закрепленные соответствующими регламентами и положениями.
3. Исполнение БДДС по финансовой деятельности. Обеспечение общей сбалансированности объема денежных средств предприятия, т. е. устранение кассовых разрывов и управление свободными денежными средствами в заданном периоде.

Плюс бизнес-процессы в которых казначейство не выступает владельцем, но активно принимает участие:

1. Планирование БДДС. Планы продаж в денежном эквиваленте составленные коммерческой службой компании, после их утверждения в соответствии с регламентами предприятия, вносятся в БДДС. Бюджет операционных расходов составляется на основе данных отдела снабжения (планово-экономического отдела, бухгалтерии, службы персонала). Само казначейство обычно планирует цифры касающиеся финансовой деятельности в части привлечения средств и их размещения, а также собственной операционной деятельности. Планирование движения денежных средств по инвестиционной деятельности зависит от специфики компании и может осуществляться, как внутри казначейства, так и в специализированном подразделении. Центр планирования инвестиционных расходов зависит от специфики предприятия.
2. Принятие управленческих решений. Казначейство с установленной на предприятии периодичностью и в заданном объеме готовит для руководства и других заинтересованных участников процесса аналитические отчёты по управлению ликвидностью, валютным и кредитным рискам. Казначейство в части операционных поступлений руководствуется внешней информацией и отслеживает фактическое исполнение плана, предоставляя руководству и другим заинтересованным лицам на регулярной основе информацию в нужном разрезе.

В каждом из вышеперечисленных процессов можно выделить следующие роли участников:

• Заявитель — лицо заинтересованное в выполнении той или иной операции.
• Распорядитель — лицо, авторизующее выполнение запрошенной операции.
• Исполнитель — лицо, непосредственно выполняющее операцию.
• Контролёр, аналитик — лицо, отслеживающее правильность выполнения операции и отвечающее за ведение аналитики в требуемых разрезах.

Альтернативный подход для описания основных бизнес-процессов в казначействе – использование классического цикла Деминга: планирование-действие-проверка-корректировка.
С планированием мы разобрались выше. Действие в нашем случае – это исполнение БДДС. И если говорить об операционной деятельности (мы не рассматриваем случай, когда финансовая деятельность и есть операционная), то функции казначейства в части поступлений сугубо учетно-отчетные: получить информацию из банка (учетной системы предприятия), учесть (обработать) её регламентированным способом, предоставить информацию внутренним и внешним потребителям. В части расходования денежных средств цепочка такая:

1. заявка на расходование денежных средств (как предусмотренная бюджетом, так и вне бюджета);
2. согласование (в некоторых случаях может быть автоматическим);
3. обработка заявки (например, размещение её в платежном календаре);
4. фактическое исполнение: изготовление расходного документа, утверждение его и передача на исполнение в банк (кассу);
5. получение информации о фактическом исполнении заявки и занесение её в учетную систему;
6. формирование отчетов.

Примечание. Некоторыми доходами и расходами казначейство не управляет напрямую, а использует поступившую информацию пост-фактум, Например, списание со счета по инкассовому поручению ФНС, поступление пени по решению суда и т. п.

В отдельных случаях, необходимо принятие управленческих решений руководителем казначейства или уполномоченным на то лицом об оперативном управлении ликвидностью в рамках предприятия. Например, при наличии нескольких расчетных счетов, решение о перенаправлении инкассируемой выручки на определенный счет в целях недопущения кассового разрыва.
Финансовая деятельность, по сути — это операционная деятельность казначейства и здесь для принятия управленческого решения необходимо сопоставление информации внутренней (от учетной системы) и внешней (например, изменение ставок по кредитам).
Проверка — это сопоставление фактического исполнения БДДС с запланированными показателями, анализ отклонений, прогнозирование.
Корректировка — это направление соответствующей информации (возможно с конкретными предложениями и аналитическими выводами) руководству предприятия. В части полномочий самого казначейства – принятие конкретных управленческих решений в части управления денежными средствами: пересмотр кредитного портфеля, диверсификация валютных рисков и т.п. в целях достижения запланированных показателей.
Теперь у нас на руках практически все, что необходимо для формулировки требований к автоматизации работы казначейства. Последовательно раскрывая действия тех или иных ролей в каждом из бизнес-процессов мы получить детальные функциональные требования для составления технического задания на информационную систему для казначейства. Существующие или вновь разрабатываемые регламенты (упомянутые выше) определят требования к составу полей документов и выходных форм.

Выбираем средства автоматизации

Для начала рассмотрим какие средства автоматизации уже применяются в вышеперечисленных бизнес-процессах.

1. Осуществление платежей предприятия (исполнение расходной части БДДС) — как правило для этого используются программы типа клиент-банк. Также достаточно часто используется импорт-экспорт платежных документов в учётную систему компании.
2. Контроль исполнения БДДС — данные по остаткам из системы клиент-банк, данные по остаткам счетов кассы учётной системы, данные котировок из Интернет источников. Скорее всего все эти сведения сводятся в одну или несколько электронных таблиц.
3. Исполнение БДДС по финансовой деятельности — здесь особой автоматизации не наблюдается, для различных операций могут использоваться электронная почта, текстовый редактор, электронная таблица, сканер.
4. Планирование БДДС — так как планирование во многом это общение и обмен документами, то минимальные средства это электронная почта или более продвинутая система документооборота, которая позволяет разослать, собрать и консолидировать данные заявок.
5. Принятие управленческих решений — понятно, что сами решения принимаются людьми, однако данные для этого поставляются различными службами предприятия, в том числе и казначейством. Так как в нашем случае это аналитические отчеты, сведения для которых собраны из различных источников, то минимальным средством автоматизации будет электронная таблица для расчетов, текстовый редактор для аналитических записок и, возможно, презентации для наглядного представления информации в динамике.

Теперь самое время сформулировать требования к средствам автоматизации. Для сравнительной оценки удобно использовать сводную таблицу, в которой по одному измерению перечислены требования (возможно с их весом для бизнеса компании), а по другому приведен перечень сравниваемых продуктов. Например, как показано в ниже:

Требование Вес Продукт1 … ПродуктN

Экспорт данных в систем клиент-банк

Импорт данных из систем клиент-банк

Создание/редактирование заявок на расходование средств согласно кассового плана

Составление кассового плана расходования средств

Создание/редактирование заявок на расходование средств для планирования БДДС

Создание/редактирование форм о поступлении средств для планирование БДДС

Формирование БДДС по статьям и в разрезах в соответствии с установленными на предприятии правилами

Разнесение фактических поступлений по соответствующим статьям БДДС

Разнесение фактических расходов по соответствующим статьям БДДС

Формирование отчетности в разрезах и объеме установленном регламентными документами по планирования и исполнению БДДС

Отражение поступлений и расходов на соответствующих счетах учётной системы предприятия

Выделение ролей пользователей системы (как минимум) на «заявитель», «распорядитель», «исполнитель» и «аналитик»

Выделение состояний документов планирования и заявок (как минимум) — «создан», «утвержден», «исполнен»

Общий балл:

Заполняем таблицу проставляя балл для каждого из требований, для каждой выбранной системы. В конце рассчитываем общий балл для каждого из приложений. Следует отметить что в таблице перечислены только важные с точки зрения работы казначейства требования. Данный список следует расширить требованиями к быстродействию, пользовательскому интерфейсу и пр. (как описано в см. статью по ТЗ).

Внедрение ПО это в любом случае проект, а результаты проекта принято оценивать. Мы далеки от мысли что мы можем предложить универсальную экономическую модель оценки результатов проекта. Однако, есть несколько моментов, которые стоит принять во внимание при расчёте ROI для проекта автоматизации казначейства:

• скорость прохождения платежей — уменьшает потребность в объеме оборотных средств и соответственно напрямую влияет на ROI;
• своевременность прохождения платежей — напрямую влияет на скорость поставок сырья и материалов и соответственно, на издержки основных бизнес-процессов предприятия;
• сведения об планируемых остатках средств — может уменьшить потребность в заемных средствах и имеет прямой экономический эффект;
• дополнительный доход от вложений свободных средств — появление в пределах горизонта планирования компании сведений об объемах свободных средств позволяет их с выгодой размещать, что, в свою очередь, напрямую связано с ROI проекта.

На наш взгляд прежде чем задумываться об автоматизации казачества стоит разработать пакет регламентных документов начиная со статей БДДС, до требований к аналитической отчетности. Имея на руках такие документы, формирование требований к программному обеспечению во многом будет механической работой.
Примечание. Мы понимаем, что средства автоматизации могут наложить свой отпечаток на регламентные документы, но кто сказал что эти регламенты «священная корова»?
Какой бы инструмент автоматизации вы бы не выбрали, помните — не бывает «волшебных» программ, внедрив которые ваше казначейство вдруг заработает «как нужно»; ПО всего лишь инструмент, который может быть удобным или не совсем, а работают люди.

Породько Алексей Андреевич
Породько Андрей Андреевич

Источник: www.pvsm.ru

Методология построения системы управления денежными средствами: связь казначейства с системой бюджетирования

Данная статья является продолжением статьи «Методология построения системы управления денежными средствами: готовимся к старту». В предыдущей статье мы рассмотрели общие принципы построения методологии казначейства, поговорили о подготовительных работах и озвучили основные шаги по созданию методики казначейства.

В этой статье мы акцентируем внимание на тех шагах по созданию системы управления денежными средствами предприятия, которые тесно связаны с системой бюджетирования.

Напомним, что система бюджетирования отвечает за планирование доходов и расходов и движения денежных средств в разрезе Центров Финансовой Ответственности, а казначейство детализирует план движения денежных средств на ближайшую перспективу с большей точностью.

Т.е. функцией казначейства является оптимальное планирование движения и правильное распределение потоков денежных средств по дням (неделям), контроль над перерасходом денежных средств и отсутствием кассовых разрывов.

Таким образом, чтобы ежедневный расход денежных средств в оперативном режиме не превышал запланированные суммы в системе бюджетирования, казначейству, как ориентир и возможность контроля, необходим бюджет движения денежных средств (БДДС). А для того, чтобы распределить финансовую ответственность за платежи, также необходимы центры финансовой ответственности, которые являются неотъемлемой частью системы бюджетирования. Таким образом, БДДС и финансовая структура — это общий элемент системы и казначейства и системы бюджетирования.

Рассмотрим подробнее те шаги в процессе формирования системы казначейства, которые тесно связаны с системой бюджетирования.

Шаг 1: Проанализировать текущие процессы движения денежных потоков

Для того чтобы понимать, где могут возникнуть финансовые потери и как принимаются решения руководителями подразделений, следует описать процессы, которые отражают движение денежных средств в компании. Основное, что должно быть отражено при описании этих процессов, — ответственные за те или иные решения о выплатах, необходимая и достаточная для принятия решений информация и схемы взаимодействия подразделений друг с другом.

Описание процессов казначейства должно стать основой для внедрения системы контроля денежных потоков. Также оно позволит определить, какие существуют источники информации для формирования управленческой отчетности и выделения центров финансовой ответственности.

Результатом данного этапа будет документ, описывающий процессы движения денежных потоков.

Шаг 2: Описать новые процессы казначейства

На основании анализа существующих бизнес — процессов, организационной структуры и целей компании, необходимо выстроить новые, оптимальные процессы казначейства.

Правильно выстроенные процессы казначейства помогают свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций инициации выплат и их контроля.

Например, руководитель подразделения акцептует все заявки на оплату по своему центру финансовой ответственности и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам.

Пример описания процесса управления денежными средствами: « Разработать месячный кассовый план»:

1. Составить план по выплатам ЦФО.
2. Составить план по поступлениям ЦФО.
3. Утвердить планы ЦФО по выплатам и поступлениям.
4. Определить лимиты на выплаты по статьям БДДС.
5. Откорректировать план по выплатам ЦФО в соответствии с лимитами.
6. Откорректировать месячный кассовый план по дням.
7. Утвердить месячный кассовый план по дням.

Результатом данного этапа будет документ, описывающий все процессы казначейства.

Рисунок 1. Пример схемы процесса «Планирование платежного баланса»

Шаг 3: Определить центры финансовой ответственности

На основании сформированных процессов казначейства и организационной структуры предприятия необходимо разработать финансовую структуру предприятия в которой закрепить между сотрудниками ответственность за каждый этап процесса.

Для того чтобы построить эффективную систему управления денежными средствами предприятия, необходимо понять, каким образом деньги будут поступать на предприятие, как расходоваться и кто будет нести персональную ответственность за поступление и расход денежных средств? Именно закрепление персональной ответственности за каждый платеж в рамках финансовой структуры является важной составляющей системы управления денежными средствами.

Например, руководитель отдела продаж должен сформировать бюджет продаж, отражающий будущее поступление денежных средств и своевременно актуализировать его, а руководители центров затрат должны знать, сколько денег по какой статье они могут потратить в определенный период. Таким образом, все предприятие можно представить как совокупность центров финансовой ответственности, что и является финансовой структурой компании. Руководитель ЦФО будет планировать поступление и расход денежных средств в рамках своего центра финансовой ответственности, и нести персональную ответственность за исполнение этого плана.

Пример:

В небольшой компании руководитель отдела продаж не формировал плана продаж. Планы ему спускал руководитель фирмы, а затем уже, исходя из этих планов поступлений денежных средств, формировались и расходы фирмы. Конечно, исполнения такого плана руководитель отдела продаж обеспечить не мог. Практически он и не нес ответственности за это поступление.

Кассовых разрывов было не избежать. Задержки зарплаты стали нормой для данной компании.

Решение:

В первую очередь необходимо не только закрепить ответственность руководителя подразделения (отдела продаж) за исполнение планов, но и привлечь его к формированию данных планов, что позволит сделать их более реалистичными.

Финансовая структура компании, как правило, строится на основании организационной структуры, однако не всегда ее повторяет. Для целей финансового учета некоторые подразделения бывает необходимо объединить в один центр финансовой ответственности, а другие, наоборот, разбить.

Например, в компании существует один отдел продаж, который осуществляет свою деятельность по двум разным направлениям. При этом метод планирования, конечные потребители (юридические или физически лица), факторы, влияющие на его деятельность, различны. В этом случае имеет смысл разделить этот отдел на два центра прибыли и назначить двух ответственных менеджеров.

С другой стороны, возможно, будет целесообразным формирование одного центра затрат, включающего в себя несколько административно — хозяйственных подразделений.

Например, в один центр затрат можно выделить секретариат и курьерский отдел, назначив одного ответственного за расходы руководителя.

Это позволит централизованно осуществлять расход денежных средств и снизит количество заявок на расходование денежных средств.

Конечно формирование финансовой структуры — это непростой процесс, который должен учитывать множество факторов. Поэтому в рамках данной статьи мы не будем углубленно его рассматривать. Отметим только, что без персональной ответственности руководителей центров финансовой ответственности за каждое движение денежных средств невозможно построение эффективной системы управления денежными средствами.

Пример:

В компании не был разработан регламент, утверждающий ответственность подразделений за расход денежных средств на обучение персонала. Расходы планировались, но не в привязке к конкретному подразделению, а по предприятию в целом. В какой-то момент у отдельных подразделений появилась возможность провести обучение сотрудников на очень выгодных условиях. Но запланированный лимит был уже исчерпан. В результате, для того, чтобы воспользоваться этой возможностью потребовалось выделение дополнительных денежных средств.

Решение:

Планирование расходов теперь осуществляется «в привязке» по центрам финансовой ответственности. Каждый руководитель теперь знает, какую сумму он может потратить на обучение своих сотрудников.

В результате данного этапа появится описание финансовой структуры в виде схемы, отражающей совокупность ЦФО с описанием каждого из них, роли этого ЦФО в процессе казначейства и ответственного за ЦФО.

Эта информация должна стать частью регламента бюджетирования, утвержденного на предприятии.

Шаг 4: Формирование бюджета движения денежных средств

Следующим этапом по построению системы управления денежными средствами является формирование бюджета движения денежных средств (БДДС). Если после формирования финансовой структуры руководитель предприятия получит ответ на вопрос «кто виноват?», то после формирования бюджета движения денежных средств можно увидеть полную картину планируемых денежных потоков предприятия.

Как правило, в крупных холдингах механизм бюджетирования выстроен в полном объеме и в этом случае можно использовать существующую модель бюджета для проектирования для системы казначейства.

Если на предприятии бюджетирование не используется, то при создании системы казначейства, необходимо на основании существующих процессов движения денежных потоков разработать систему формирования Бюджета движения денежных средств (БДДС).

Бюджет движения денежных средств строится отдельно в разрезе операционной, финансовой и инвестиционной деятельности. Бюджет можно построить как прямым (на основании классификатора статей движения денежных средств), так и косвенным методом (на основании бюджета доходов и расходов).

Также, на практике иногда применяется интересная схема планирования БДДС, которую кратко можно описать следующим образом:

• все ЦФО подают плановые заявки на расход и приход ДС;
• на основании заявок формируется БДДС;
• БДДС проходит процедуру корректировки в процессе согласования между руководителями ЦФО и ответственными сотрудниками финансовой службы;
• плановые заявки приводятся в соответствие с утвержденным БДДС.

На методику формирования бюджета движения денежных средств может повлиять специфика деятельности предприятия. Например, для предприятия, занимающегося проектной деятельностью, целесообразно формирование планируемого поступления и списания денежных средств по каждому проекту отдельно. С одной стороны это закрепит ответственность руководителя проекта за исполнение платежей по запланированным срокам, с другой — позволит вовремя предусмотреть возможный кассовый разрыв и обеспечить своевременное финансирование проекта со стороны компании. Ну а если в рамках проекта произошло поступление денежных средств, а расхода в ближайшее время не планируется, то такой «избыток денег» можно использовать для финансирования других проектов.

Поступление и расход денежных средств предприятия также зависит от условий договоров, заключенных с поставщиками и покупателями. Поэтому при разработке бюджета движения денежных средств рекомендуется просмотреть условия оплаты по договорам и учесть этот момент при создании БДДС.

В результате данного этапа появится описание структуры БДДС и способа планирования статей, которое войдет в регламент бюджетирования, утвержденный на предприятии.

Пример бюджета движения денежных средств

№№
статей Наименование статей план факт отклонение
план/факт

1	2	4	5	7
Движение денежных средств по текущей деятельности
1	Поступления денежных средств по текущей деятельности
2	Поступления от реализации готовой продукции
3	Контейнеры
4	Вагоны
5	Прочая продукция
6	Поступления за ремонт готовой продукции
7	Прочая выручка
8	Поступления прочих доходов, всего
9	Поступления штрафов, пеней, неустоек
10	Иные поступления прочих доходов
11	Всего поступлений по текущей деятельности
12	Расходы по текущей деятельности
13	Расходы на оплату труда, всего
14	Отчисления ЕСН
15	Расчеты с федеральным бюджетом, всего
16	расчеты по НДС
17	расчеты по налогу на прибыль
18	расчеты по прочим налогам и сборам
19	Расчеты с поставщиками, всего
20	оплата за электроэнергию
21	оплата за материалы
22	приобретение товаров
23	прочие расчеты с поставщиками
24	Оплата прочих работ и услуг
25	вознаграждения по агентским договорам
26	сертификация и лицензирование продукции
27	оплата услуг по рекламе
28	Прочие расходы
29	Всего расходов по текущей деятельности
30	Чистые денежные средства от текущей деятельности
Движение денежных средств по инвестиционной деятельности
31	Поступления денежных средств по инвестиционной деятельности
32	выручка от реализации основных средств и других внеоборотных активов
33	выручка от реализации ценных бумаг и других финансовых вложений
34	поступления от погашения займов, предоставленных другим организациям
35	Всего поступлений по инвестиционной деятельности
36	Расходы по инвестиционной деятельности
37	приобретение основных средств
38	займы, предоставленные другим организациям
39	прочие расходы по инвестиционной деятельности
40	Всего расходов по инвестиционной деятельности
41	Чистые денежные средства по инвестиционной деятельности
Движение денежных средств по финансовой деятельности
42	Поступления денежных средств по финансовой деятельности
43	поступление кредитов и займов
44	прочие поступления денежных средств по финансовой деятельности
45	Всего поступлений по финансовой деятельности
46	Расходы по финансовой деятельности
47	погашение кредитов и займов
48	выплата дивидендов материнской компании
49	прочие расходы по финансовой деятельности
50	Всего расходов по финансовой деятельности
51	Чистые денежные средства по финансовой деятельности
52	Всего доходов
53	Всего расходов

Вывод:

В данной статье мы постарались показать взаимосвязь и различия между системами казначейства и бюджетирования. На примерах мы увидели, что иногда есть необходимость перерабатывать, а иногда и разрабатывать с «нуля» БДДС, так как важно, чтобы детализация статей движения денежных средств полностью соответствовала потребностям оперативного планирования и контроля денежных потоков.

В следующей статье мы рассмотрим шаги по созданию методологии учета денежных средств, а также поговорим о методах оценки эффективности системы казначейства, которая позволит вам понимать, что разработанная система эффективна и приносит ощутимый результат.

• Эффективное управление денежными средствами, миф или реальность?
• Методология построения системы управления денежными средствами: готовимся к старту

Источник: rarus.ru