Как обеспечить контроль документов в любой точке: у контрагента, менеджера или в бухгалтерии, можно ли увеличить скорость получения документов руководителем или заинтересованными лицами без автоматизации, есть ли правила документооборота, которые помогут организовать поток документов самым оптимальным образом? Читайте ответы на эти и другие вопросы ниже.
Документооборот – это движение документов в организации и за ее пределами. Если вы хотите, чтобы документы проходили кратчайший путь в максимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы. В ней должен быть продуман весь путь документа, прописаны правила документооборота – от приема, до оформления и отправки.
Назначение ответственного за контроль первичных документов
Все документы (те, которые попадают в компанию или отправляются любым способом – почта, факс) должны проходить через ответственного сотрудника либо подразделение. Это поможет освободить других сотрудников от делопроизводственных операций (регистрация и учет документов), а также рутинных операций, которые отнимают драгоценное рабочее время (проверка, распечатывание конвертов, маркировка отправлений, переадресация в случае ошибки). Дополнительным преимуществом станет обеспечение контроля всех входящих и исходящих потоков документов в одном подразделении с помощью конкретных правил организации документооборота учреждения. Наиболее важные из которых мы выделили ниже.
Как писать требования так, чтобы команда хотела их читать / Александр Войтехович / ISsoft
Правило 1. Предварительная оценка входящего документооборота
Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки документов. Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить быстрое попадание документов к ответственным лицам.
Правило 2. Порядок в документах с помощью одного рег. номера
Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно. Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.
Правило 3. Организация порядка согласования документов
Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований. Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного процесса согласования.
Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать
Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по наиболее короткому пути.
Зачем нужны бизнес требования?
Правило 5. Делегируйте право подписи
Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов по различным направлениям. Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей, а также значительно сократить срок движения документов в организации.
Правило 6. Разделяйте документы на потоки
Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние». При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку.
Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть – от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов. Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.
Эти правила организации документооборота универсальны и применимы для работы в любой организации. Их можно (и нужно) расширять и дорабатывать если вы хотите наладить эффективную работу с документами в вашей организации. Не забывайте также, что достойным помощником может стать автоматизация некоторых процессов, а именно – контроля наличия документов. Узнайте больше о решениях, разработанных на базе стандарта контроля документов по рекомендации налоговой службы.
Наши источники
Источник: scan-archive.ru
Документооборот 2023: новые требования минтруда и новые правила по работе с документами
с 2023 года будут введены новые правила документооборота. Документооборот можно будет вести в электронном виде. Расскажем кого это затрагивает, какие документы попадают под обновления , а какие нет
Кадровое дело
Скачайте Шаблоны и образцы документов с инструкциями по заполнению для кадровых работников
Электронная почта *
Номер телефона *
Скачать бесплатно
Статья блога
Направление обучения
yclid_direct
ymclid_metrika
Новые правила документооборота 2023
Минтруд вводит новые правила к составу и формам документов.
Согласно ч.1 ст. 22.2 ТК РФ теперь работодатель принимает решение о ведении электронного документооборота: создавать, подписывать и хранить документы можно в электронном виде, не дублируя в бумажном варианте.
С 1 марта 2023 года согласно ч.8 ст. 22.1 ТК РФ применяются единые требования к составу и формам электронных документов.
Требования Минтруда к электронным документам
Всего в этот список вошли 122 документа с указанием статей ТК РФ и кода документа.
Таблицу с наименованиями документов можно посмотреть здесь.
Все документы разделены на группы: приём на работу, рабочее время и время отдыха, оплата труда, охрана труда, образование работника, социальное партнерство, персональные данные, изменение условий трудового договора, прекращение трудовых отношений и иные документы.
Unknown block type: table
Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником
Unknown block type: table
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду «статья 133.1 ТК РФ»
Unknown block type: table
Требования по формату электронных документов:
- основная часть документа в формате PDF/A-1A;
- приложения к основной части документа (при наличии), представленных в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных.;
- электронная подпись основной части документа и приложения;
- машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа;
- описание электронного документа в виде отдельного файла формата XML.
Штрафы за неправильное оформление электронных документов будут такими же, как и для бумажных.
Для ИП и малых предприятий — 30-40 тыс. руб.,
для среднего и крупного бизнеса — 100-200 тыс. руб.
Организация документооборота
Несмотря на новые правила по работе с документами, не все разрешено вести в электронном формате. Мы подготовили для вас список документов, необходимых кадровому работнику на 2023 год:
Как перейти на электронный документооборот
- Прописать в учетной политике, что организация работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.
- Изучить схему бумажного документооборота и перевести ее в электронный формат. Обратить внимание на то, сколько сотрудников задействовано, кто имеет право подписи, какие этапы и где возникают задержки документов. Это позволит ответственным за документацию видеть, на каком этапе ведется работа с нужным документом, кто с ним работает и предотвратить затерянность документов или задержку.
- Оформить электронную подпись для сотрудников, которые будут подписывать электронные документы. Если подписи у руководителя еще нет, ему нужно обратиться в налоговую по этому вопросу. Остальные сотрудники могут приобрести свои подписи в аккредитованном удостоверяющем центре.
- Определиться с работой ЭДО, а именно каким техническим решением воспользоваться:
онлайн версия сервиса подойдет для 100 и менее документов в месяц;
интеграция ЭДО в учетную систему компании будет удобнее, если объем документов большой.
- Выбрать оператора ЭДО. Спросите у контрагентов, с какими операторами они уже работают и определитесь с лучшим для себя.
Сервис оператора должен давать возможность:
- Посылать и получать регламентированные и нерегламентированные ЭД;
- Открывать ЭД в интерфейсе сервиса без загрузки в базу;
- Подписывать ЭД нескольким подписантам сразу или отказывать в подписи;
- Распечатывать ЭД со штампом оператора;
- Автоматом создавать архивы всего пакета ЭД, в том числе и сопровождающих документов;
- Удобные инструменты работы с архивом и реестром ЭД – поиск, просмотр и пр.;
- Аннулировать или отзывать ЭД;
- Поддерживать параллельную работу нескольких пользователей;
- Обеспечивать безопасность;
- Подключиться провайдеру ЭДО к ПО, которое использует ваша компания для ведения документооборота и отчетности;
- Техподдержка с удобным для вашего бизнеса режимом работы. Чаще всего операторы работают 24/7, но есть и те, кто на связи только в определенное время (например с 7:00 до 20:00 по будням).
- Подключение контрагентов. После принятия компанией приглашения в сервисе можно будет начать обмен электронными документами. Чем больше контрагентов будет подключено к ЭДО, тем ощутимее будет выгода от перехода на него.
Что это значит для бизнеса
Электронный документооборот (ЭДО) можно вести на сайте «Работа в России» или в собственном информационном сервисе вашего бизнеса.
Если вы ведете ЭДО в кадровой учетной программе, то, скорее всего, функционал к 1 марта будет доработан, и вам что-то делать из-за введения новых требований не придется.
Повышение квалификации сотрудников
У нас в институте ЕВИДПО есть около тысячи курсов, на которых можно обучить в кратчайшие сроки любого работника. А по окончанию курса будет выдан вот такой документ:
Итоги
С 1 марта 2023 года вводят новые правила по работе с документами. Теперь к составу и форме электронного документа применяются единые требования.
Всего в список документов, которые могут быть только в электронном варианте (без бумажного аналога) состоит из 122 документов с указанием статей ТК РФ и кодов документов. Список можно посмотреть здесь.
Источник: evidpo.ru
Оптимизация документооборота
От того, как организация обменивается документами с партнёрами и клиентами, зависят бизнес-показатели компании. Чем быстрее происходит обработка документов и меньше уходит времени на разбор документации сотрудниками, тем выше эффективность. В статье рассмотрим, как оптимизация документооборота помогает в решении задач компании.
Оптимизация и функциональные требования к ЭДО
Главным этапом оптимизации обмена документами является переход на электронный документооборот (ЭДО). Для этого необходимо заключить договор на передачу информации по телекоммуникационным каналам связи с оператором ЭДО, который должен входить в реестр доверенных операторов ФНС. Оператор документооборота – это компания, которая обеспечивает сервис по технологическому обмену документами.
Все электронные документы получают юридическую силу после их подписания электронной подписью (ЭП). Подпись фиксирует информацию, которая была в документе на момент подписания, тем самым подтверждая её неизменность.
С 01.01.2022 согласно Закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» директор (руководитель) компании, ИП и частные нотариусы получают подпись в ФНС. Ознакомиться с порядком получения ЭП можно на официальном сайте налоговой. Более подробный разбор, как получить подпись в ФНС — в нашей статье. Сотрудники компании и сотрудники ИП получают подпись в аккредитованном удостоверяющем центре.
В УЦ «Калуга-Астрал» выдают подпись для сотрудников ЮЛ/ИП за один рабочий день. ЭП обладает максимальной защитой, обеспечивает целостность передаваемой информации и подтверждает идентификацию обладателя. После получения ЭП можно сразу подписывать документацию и отправлять получателям, не переживая за безопасность и юридическую значимость.
Более подробно об электронной подписи, её получении для руководителей и сотрудников, работе в сервисах и другие нововведения 2022 года по ЭП можно узнать из нашей статьи.
Функциональные требования к системе документооборота (СЭД) утверждены Приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69. Система документооборота обязана иметь инструменты для работы с электронными документами и другие опции для выполнения всех задач, поставленных пользователем (с точки зрения функциональности и технологического исполнения).
При выборе СЭД необходимо обращать внимание на следующие пункты:
- понятный интерфейс;
- скорость и надёжность обмена;
- возможность подписания ЭП;
- возможность распределения файлов по группам;
- поиск;
- настройка прав доступа;
- мониторинг прохождения документа по этапам;
- высокоуровневая защита данных;
- архивное хранение.
Также для некоторых компаний важны интеграция с учётными системами, а для организаций непрерывного цикла работы — уровень техподдержки.
Оператор ЭДО АО «Калуга Астрал» предлагает «Астрал.ЭДО» — онлайн-сервис, который позволяет быстро оформлять документы и передавать их в один клик. При обнаружении ошибок система подскажет, как их исправить. Вся информация автоматически и структурировано сохраняется в архив, что позволяет в любой момент легко найти и посмотреть необходимую документацию. Сервис «1С-ЭДО» можно использовать в привычном интерфейсе 1С. Круглосуточная служба поддержки поможет клиентам на всех этапах обслуживания: от запуска системы и подключения контрагентов до обмена документами и отправки отчётов в государственные органы.
Документооборот организации без бумаги
В 2022 году цены на бумагу для печати увеличились в три раза, что сделало проблему экономии бумаги особенно актуальной.
Для наглядности основных преимуществ безбумажного документооборота можно сравнить оба вида:
| Экономия средств за счёт снижения затрат на закупку оргтехники и расходников. | Требует определённых затрат: закупка бумаги и краски для печати, обслуживание принтеров. |
| Более мобильный и универсальный способ обмена документами с контрагентами. Доставка происходит в пару кликов с рабочего места. | Для передачи документов требуется либо штатная единица, либо посредник (курьер, почта и др.) |
| Документы хранятся в цифровой среде программного обеспечения, что помогает освободить архивы и оптимизировать все процессы документооборота. | Документы хранятся в виде физических носителей и отнимают достаточное количество пространства |
| Электронный документ не деформируется, его нельзя испортить, не затеряется в кипе бумаг и не выцветает по истечении времени. | Бумага может легко испортиться: порваться, текст смазаться чернилами и т.п. |
Как оптимизировать документооборот с помощью СЭД
Сначала нужно подключиться к сервису ЭДО , затем пригласить контрагентов для обмена в системе; автоматизировать основные рабочие процессы и перевести в электронный вид востребованные документы.
Для этого рекомендуем следующие шаги:
- назначить ответственных работников за внедрение ЭДО;
- подсчитать, какое количество сотрудников будет подписывать документы;
- определить, какие документы будут переводиться в электронный вид;
- продумать организацию оптимизации и план перехода;
- выбрать оператора ЭДО с учётом необходимых требований;
- прописать правила создания, получения и хранения электронных документов;
- после подключения и настройки сервиса — протестировать;
- обучить сотрудников работе с ЭДО;
- обеспечить КЭП всех сотрудников, которые будут подписывать документы;
- организовать электронный архив;
- подключить контрагентов для обмена.
После запуска СЭД можно отметить первые результаты. Изменения снизят нагрузку на бухгалтерию, количество возвратов неверно оформленных документов сократится, ускорится денежное движение.
Как оптимизировать кадровую работу
Для повышения показателей и снижения нагрузки на кадры можно внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО). При грамотном использовании это поможет оптимизировать кадровую работу, избежать ошибок в документообороте компании, что снижает штрафные санкции контролирующих органов.
КЭДО можно вести с помощью программных сервисов, приобретённых у стороннего разработчика. Например, можно использовать облачный сервис iКЭДО, с помощью которого внедряется полный процесс электронного кадрового документооборота: от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов.
«Астрал iКЭДО» — облачный сервис кадрового делопроизводства. В системе iКЭДО функционирует дистанционный выпуск ЭП для сотрудников, что упрощает процесс получения. Сотрудники смогут быстро и безошибочно оформлять документы, передавать их в один клик и отслеживать статус продвижения.
Что важно знать при оптимизации кадровых документов
При оптимизации важно определить, какие документы и процессы являются обязательными по закону и трудовому кодексу. К ним относят: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ), трудовой договор (ст. 57 ТК РФ), политика о защите персональных данных (ст. 18.1 Федерального закона № 152 от 27.07.2006), график отпусков и другие.
К необязательным документам можно отнести служебное задание, командировочное удостоверение, положения об отпусках, установлении испытательного срока и прочие.
Для оптимизации кадровых документов необходимо проанализировать, какие из документов можно перевести в электронный формат, чтобы сотрудники подписывали их электронной подписью.
Сроки хранения у электронных кадровых документов такие же, как у бумажных. Например, трудовые договоры, приказы о приёме, переводе, увольнении нужно хранить 50 лет, а приказы о замечаниях и выговорах — 3 года.
Оптимизация содержания документа
Документ должен защищать компанию юридически и иметь для этого набор необходимых реквизитов. В процессе оптимизации содержания документа нужно соблюдать баланс: упрощение процедуры ведения кадрового документооборота и соблюдение требований трудового законодательства.
Например, типовая унифицированная форма Т-1 приказа о приёме на работу содержит много пунктов, которые не каждый работодатель готов вносить в приказ (как пример, условия испытательного срока). Согласно ст.68 ТК РФ, приказ должен соответствовать условиям трудового договора. Важно, чтобы не было разночтений, а пункты приказа работодатель может регулировать сам.
В системе ЭДО имеются унифицированные готовые формы. Для внесения изменений в формы необходимо обратиться в компанию вашего оператора ЭДО. Внесение корректировок может занять определённое количество времени, но в будущем это позволит сэкономить время на ручной переделке документа по каждому принятому сотруднику.
Источник: astral.ru
