Бизнес требования к сэд

Следует учитывать уровень ИТ-инфраструктуры Заказчика.

Заказчик, выбирая СЭД, зачастую выставляет требования по круглосуточной доступности и отказоустойчивости системы, но при этом не задумывается о том, что его компания находится на начальном уровне зрелости ИТ-инфраструктуры.

Внедрение и последующее развитие системы электронного документооборота в организации невозможно без учета концепции развития всей ее информационной системы.

ИТ-служба еще год назад могла отрапортовать о том, что сеть проложена, но, когда начинается внедрение СЭД, выясняется, что сеть до кабинетов доведена, но туда компьютеры не поставили, или тот компьютер, к которому она подведена, маломощный и может использоваться как печатная машинка, но не более.

Другая типичная ситуация. Сеть есть, она развита, много пользователей, все работают, а когда устанавливают СЭД, начинаются достаточно серьезные проблемы. Выясняется, что в сети «живет» много вирусов. В локальной работе они не мешают, но когда пользователи начинают работать в системе, весь этот зверинец начинает скакать от радости. Естественно, система не работает.

Вебинар Управление бизнес процессами с помощью СЭД

Поэтому до внедрения СЭД должны быть определены правила подключения ПК к сети, управление ресурсами, процессы администрирования, организовано централизованное управление, разработаны стандарты и политики:

· резервного копирования, управления системами;

· восстановления работоспособности оборудования;

· администрирования компьютеров и серверов;

· политики безопасности и управления доступом, а также стратегии их применения.

Далее организация должна докупать оборудование, содержать дополнительного администратора, приобретать антивирусные программы и т.д.

2. Роль ИТ-службы во внедрении

Часто в организациях на плечи ИТ-службы пытаются переложить все работы по внедрению СЭД. Это не верно. Основная роль ИТ-службы заключается в умении использовать информационные технологии так, чтобы достичь наибольшей эффективности с учетом развития предприятия. ИТ-служба должна являться координатором участия в проекте всех заинтересованных подразделений.

Основными владельцами системы должны быть делопроизводители, те профильные специалисты, которые будут регламентировать ведение справочников и учет документов. И именно они должны являться активными участниками внедрения и быть включены в проектную команду. Также рекомендуется координатором проекта со стороны заказчика назначить руководителя канцелярии или службы ДОУ, а ИТ-специалистов оставить в роли технических экспертов. Это повысит заинтересованность сотрудников компании в конечном результате.

3. Отсутствие документооборота.

Еще одним фактором, оказывающим существенное влияние на внедрение СЭД, является отсутствие в компании документооборота как такового. Если в организации не существует хоть сколько либо формализованного документооборота, то построение СЭД на неформализованных процессах невозможно и внедрение СЭД не решит проблемы, существующие в организации.

Бизнес-требования, шаблон, наполнение

Первым этапом проекта в этом случае может стать анализ процессов и документопотоков организации, регламентация основных процессов документооборота, и только потом пилотный проект по их автоматизации.

4. Нормативная база

Следующий важный момент, на который следует обратить внимание при внедрении СЭД – это нормативные документы. Т.е. отсутствие формализованного документооборота и регламентов для пользователей, не заставит их работать в принципе. Мы все не любим писать отчеты, мы все не любим быть контролируемыми, поэтому если необходимо добиться результата, надо четко прописать «правила игры» для работников предприятия, и утвердить их в виде приказов, положений и инструкций. Т.е. четко им сказать, что будет именно так, а не иначе.

Для того чтобы электронный документ получил некую, хотя бы административную значимость в рамках организации, необходимо пройти несколько этапов формирования нормативной документации.

1. Первый уровень регламентации. Положение о документообороте или стандарт предприятия об электронном документообороте, где со ссылкой на государственный стандарт, на закон можно сказать, что в организации существует электронный документ и твердая копия документа. Они имеют определенные статусы, они формируются определенным образом, хранятся и взаимодействуют между собой. В этом документе также вводится понятие и принципы формирования ЭЦП.

2. Следующий уровень регламентации — непосредственно регламент работы с конкретным типом документов, например, инструкциями по делопроизводству или регламент по разработке, внедрению стандарта менеджмента качества, где мы расписываем конкретные стадии движения каждого документа, его состояние, форму, структуру, отношение пользователя с этими документами (т.е. кто, на какой стадии, какую роль выполняет).

3. Третий уровень регламентации – это должностная инструкция для персонала. В чем ее назначение? На самом деле это самый главный регламент. Если работник получает в электронном виде приказы и поручения, трижды в течении месяца игнорирует их, вы имеете полное право его уволить за невыполнение должностных обязанностей.

И если сотрудник пойдет в суд с иском, то судебный исполнитель будет требовать регламент, на котором стоит подпись, печать и информация об ознакомлении сотрудника. Поэтому, если в инструкции этого специалиста не было записано, что он несет административную ответственность за все действия, который он в системе выполняет (т.е. если он нажал кнопку «ознакомлен», значит, он и в самом деле ознакомлен), то с него это невозможно потребовать.

5. Человеческий фактор

Нет системы более зависимой от человеческого фактора, чем СЭД:

1. Когда идет внедрение системы документооборота, в эту систему объединяются разнородные пользователи. У всех разные возраст, образование, половая принадлежность. У всех различные запросы и потребности.

2. Нет исполнителей, которые мечтают, чтобы их контролировали. Т.е. если вы начинаете внедрять СЭД, на следующий день к руководителю приходят сотрудники с претензиями: система не работает, она не удобна, у меня нет на это времени, почему я должна нажимать на эти кнопки, у меня и так работы хватает. И этот поток будет неиссякаем, потому что сотрудникам не надо, чтобы все видели, что они делают, чтобы их деятельность была упорядочена и прозрачна.

3. Фактор руководства. Отсутствие воли руководителя способно свести к нулю все попытки внедрения СЭД. Когда внедрение подобных систем инициируется со стороны руководителей среднего звена, когда директор не знает что такое документооборот и зачем он ему нужен, но решается на покупку и внедрение СЭД, исходя из принципа «попробуем, а там будет видно» — внедрение не состоится. Если руководителю не нужна СЭД, если у него нет воли — это не надо никому, внедрение утонет в мелкосаботажном процессе.

6. Обучение пользователей

Одним из обязательных требований при внедрении СЭД является обучение пользователей. Надо понимать, что пользователи сами не будут изучать документацию, они не будут спрашивать как лучше выполнить какую-то операцию, они сразу кинуться в самую гущу событий.

Поэтому обучение пользователей это обязательное действие, которое должно заранее планироваться, учитываться и сразу же решаться. При этом обучение должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения. Надо понимать, что достаточно сложно обучить даже половину сотрудников организации без отрыва от производства. Выходом из этой ситуации может быть организация дистанционного обучения или персонифицированного обучения непосредственно на рабочих местах. При составлении плана обучения необходимо делать упор на интерфейс, описание и разбор типичных рабочих ситуаций на конкретных примерах и документах, так как из-за загруженности сотрудников у них нет времени долго изучать различные справочные материалы.

Как и в любой другой области автоматизации, при внедрении СЭД у клиентов есть ряд ожиданий и иллюзий, которые, если их не развеять до внедрения, могут существенно помешать проекту и снизить эффект от него. Вот типичные заблуждения, с которыми можно столкнуться при внедрении СЭД.

1. Получение результата сразу после покупки: «Я же купил готовую систему», «Мы хотим купить и сразу работать». Если я купил телевизор и могу сразу его смотреть, почему я купил СЭД, она у меня уже несколько дней стоит и при этом не работает? Внедрение – это всегда процесс, процесс долгий. Внедрение документооборота требует выстраивания и перестройки процессов работы многих сотрудников.

2. Разница между ценой продукта и совокупной стоимостью владения. Когда мы приобретаем тот же телевизор, мы платим за него деньги и он за эти деньги работает. Когда мы говорим о СЭД, мы должны понимать что то что мы заплатили только за приобретение самого продукта, а это порядка 15% от тех затрат которые мы понесем по всему проекту. Яркий пример: для работы в системе вам необходимо обучить 20 пользователей в течении 1 дня, получается 20 рабочих дней или 1 человеко-месяц работы сотрудника который вырван из технологического процесса.

Источник: www.1c-kpd.ru

Система Электронного Документооборота (СЭД)

Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота. Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоёмкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать её.

Российский рынок СЭД, ECM и CSP-систем в 2020-2021 году продолжает показывать уверенный рост (по данным аналитического портала TAdviser). Использование специализированных систем, в частности внедрение электронного документооборота, сегодня актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.

Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину. Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания. Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций), включающая правильно подобранные сервисы электронного документооборота, поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.

Общие сведения об элементах и структуре СЭД

Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:

• обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
• обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
• упрощает контроль над документопотоками;
• помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.

В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Их необходимо сопровождать атрибутами на своеобразных «карточках», которые идентифицируют единицу.

Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием – комплексом сервисов электронного документооборота — для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

Иногда её называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.

В процессе собственной эволюции СЭД постепенно «научились» сопровождать и обеспечивать бизнес-логику всего жизненного цикла документа, а потом – автоматизировать сквозные бизнес-процессы, связанные с документооборотом, частично принимая на себя функции BPM-систем (Business Process Management).

С 2017 года развивается концепция CSP (Content Service Platform), для которой характерен отказ от монолитной архитектуры систем прежних поколений в пользу платформы, которая поставляется в виде набора сервисов. Современные СЭД, включая Docsvision, представляют собой CSP-платформы, которые объединяют и поддерживают работу сервисов, необходимых для конкретной компании на данном этапе её жизненного цикла и с учётом специфических задач. При этом платформа оставляет возможность в любой момент добавить новый сервис, обновить или доработать отдельный модуль. Это позволяет одновременно и эксплуатировать систему, и развивать её без необходимости ставить на паузу производственные и бизнес-процессы.

Выбрать оптимальную по набору сервисов редакцию Docsvision, ознакомиться со стоимостью модулей и вариантами лицензирования можно на странице «Стоимость Docsvision и сравнительные характеристики редакций».

Достоинства СЭД

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель), и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:

• обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
• повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
• сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
• защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
• основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
• легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
• даёт предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.

Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому её работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Стандарты и правовая база для СЭД

Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД её создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:

• федеральное законодательство об электронной подписи (63-ФЗ), об информации и её защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
• отраслевые правила и требования — приказы Росстандарта и Росархива, письма Минюста РФ, Минфина РФ и других государственных органов;
• постановления федерального и региональных правительств;
• стандарты и ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие.

Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила носят рекомендательный характер, и разработчики стараются делать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой. Также нужно учитывать постоянно изменяющиеся требования к работе с электронными подписями, что критически важно для сохранения юридической значимости электронного документооборота. Необходимо, чтобы все официальные электронные бумаги организации были легитимны, достоверность их легко определялась. Всё это нужно предусмотреть при принятии решения, какую систему электронного документооборота внедрять для корпоративного использования.

Функциональные возможности СЭД

Задачи системы электронного документооборота сегодня уже вышли далеко за контур «классического делопроизводства», и это значительно повышает требования даже к базовой функциональности СЭД. Подробно об этом можно прочитать в буклете «Актуальные задачи современной СЭД», а кратко можно сформулировать, что система должна обеспечивать все следующие функции:

• управление документацией — ввод и регистрация, повседневная работа, контроль потоков;
• связь с бумажным документооборотом;
• организованный поиск и получение данных и документов — быстрый, в соответствии с уровнем допуска;
• отслеживание актуальности документации (особенно, внешней, входящей) и архивирование устаревших документов;
• поддержка должного уровня информационной безопасности;
• простой и интуитивно понятный для конечных пользователей интерфейс программы.

Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удалённых друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить её на реальном предприятии.

Внедрение СЭД и оценка её эффективности

Компания Docsvision предлагает качественные и современные сервисы электронного документооборота для решения задач по организации и поддержке электронной работы с документами. Мы обеспечиваем комплексный подход: вместе с самим программным продуктом предоставляем весь спектр поддержки по внедрению решений, обучению персонала и сервисному обслуживанию СЭД.

Скачать буклет бесплатноВнедрение электронного документооборота на предприятии — важный этап, на нём происходит окончательная «шлифовка» системы и настройка её под прикладные задачи заказчика.

Обычно внедрение состоит из следующих этапов:

• исследования текущей ситуации в компании, создания плана внедрения;
• перенос спроектированного продукта на реальные мощности компании — система СЭД адаптируется под них;
• тестирование работоспособности настроенного продукта;
• обучение руководства и персонала — методом «шоковой терапии» или постепенно;
• эксплуатация и корректировки в её процессе, масштабирование, решение текущих задач.

Система документооборота должна также быть бизнес-эффективной и окупить вложения в неё. Для такой оценки можно использовать методики расчёта возврата инвестиций в IT-проекты и, в общем смысле, в любые нематериальные активы. Необходимо учитывать, насколько активно к работе привлекались сторонние эксперты, какова отдача от их вмешательства, каковы перспективы относительно дальнейшей прибыльности. Можно столкнуться с ситуацией, когда расчёт эффективности обойдется заказчику дороже, чем сама СЭД, но делать это нужно.

Стоит учесть, что традиционные методики оценки недостаточно точно определяют результат — внимание уделяют затратам на покупку и внедрение, не учитывая оптимизацию работы различных отделов, ускорение обработки документов (и снижение риска штрафов за несоблюдение сроков ответа на запросы), более простое принятие оперативных решений благодаря доступу к любому срезу информации. Примеры оценки бизнес-эффекта внедрения СЭД можно посмотреть в кейсах реализованных проектов наших клиентов. Рассматривать эффективность СЭД необходимо в комплексе, вместе с процессами и бизнес-выгодой от их автоматизации.

Помимо общего функционала платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения для внутреннего и внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота, договорного документооборота, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, делопроизводства, цифрового управления процессами и командой.

Источник: docsvision.com

Разработка системы электронного документооборота

Информационные системы электронного документооборота стали неотъемлемой и очень важной частью корпоративного информационного ландшафта. СЭД соединяют другие системы, обеспечивая эффективное взаимодействие этих систем, а юзабилити-дружелюбные пользовательские АРМ повышают производительность труда сотрудников.

Основной миссией современных СЭД является обеспечение непрерывных коммуникаций в рамках всего информационного ландшафта компании, включая внешние информационные источники взаимодействия – государственные ИС и порталы, юридически значимое взаимодействие с контрагентами посредством ЭДО и многое другое

Приглашаем на
бесплатный вебинар!
06 июня в 11:00 мск

Наряду с этим системы электронного документооборота поддерживают еще одну важнейшую управленческую функцию – осуществление контроля эффективности бизнес-процессов и сотрудников, обеспечение исполнительской дисциплины, предоставление оперативных актуальных данных в различных отчетах.

Так что же нужно, чтобы разработать такую систему электронного документооборота, которая отвечала бы всем требованиям бизнеса компании и поддерживала все перечисленные функции? Какие варианты существуют?

Этапы разработки СЭД по ГОСТ

Основные стадии и этапы создания информационных систем, к которым относится корпоративный СЭД, детально описаны в государственном стандарте ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания». Давайте посмотрим, о чем говорит стандарт.

• Формирование требований к АС;
• Разработка концепции АС;
• Техническое задание;
• Эскизный проект;
• Технический проект;
• Рабочая документация;
• Ввод в действие;
• Сопровождение АС.

1. Формирование требований к АС

1.1. Обследование объекта и обоснование необходимости создания АС;
1.2. Формирование требований пользователя к АС;
1.3. Оформление отчета о выполненной работе и заявки на разработку АС (тактико-технического задания).

2. Разработка концепции АС

2.1. Изучение объекта;
2.2. Проведение необходимых научно-исследовательских работ;
2.3. Разработка вариантов концепции АС, удовлетворяющего требования пользователя;
2.4. Оформление отчета о выполненной работе.

3. Техническое задание

3.1. Разработка и утверждение технического задания на создание АС.

4. Эскизный проект

4.1. Разработка предварительных проектных решений по системе и ее частям;
4.2. Разработка документации на АС и ее частей.

5. Технический проект

5.1. Разработка проектных решений по системе и ее частям;
5.2. Разработка документации на АС и ее частей;
5.3. Разработка и оформление документации на поставку изделий для комплектования АС и (или) технических требований (технических заданий) на их разработку;
5.4. Разработка заданий на проектирование в смежных частях проекта объекта автоматизации.

6. Рабочая документация

6.1. Разработка рабочей документации на систему и ее частей;
6.2. Разработка или адаптация программ.

7. Ввод в действие

7.1. Подготовка объекта автоматизации к вводу АС в действие;
7.2. Подготовка персонала;
7.3. Комплектация АС поставляемыми изделиями (программными и техническими средствами, программно-техническими комплексами, информационными изделиями);
7.4. Строительно-монтажные работы;
7.5. Пусконаладочные работы;
7.6. Проведение предварительных испытаний;
7.7. Проведение опытной эксплуатации;
7.8. Проведение приемочных испытаний.

8. Сопровождение АС

8.1. Выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами;
8.2. Послегарантийное обслуживание.

Отметим, что успешные проекты по СЭД, включающие разработку, внедрение и поддержку системы, выполненные компетентными специалистами, включают все перечисленные стадии и этапы для создания по-настоящему эффективных систем электронного документооборота, как внутреннего, так и внешнего. Специалисты WiseAdvice-IT обладают широчайшим опытом создания систем электронного документооборота и могут ответить на любые вопросы в этой области.

250 преимуществ 1С:ДО КОРП

-99,9% случаев потери документов, рост трудовой дисциплины на 45%, бесшовная интеграция с ERP, УТ, КА и др.

Предварительная оценка внедрения 1С:ДО

Бесплатный анализ и рекомендации экспертов. КП со стоимостью и сроками внедрения 1С:Документооборота

Организация проекта

На организационной стадии заключается контракт, определяются управленческие процедуры проекта в его уставе, формируется рабочая группа проекта и обучается работе с основным функционалом системы, который и будет являться конечным продуктом проекта.

Формирование требований к автоматизированной системе

После этого можно приступать к формированию требований к будущей СЭД. Это очень важный и определяющий дальнейшие результаты этап, на котором малейшая ошибка грозит провалом проекта с самыми тяжелыми финансовыми последствиями. Поэтому здесь нужно с самым пристальным вниманием отнестись к определению круга заинтересованных лиц проекта, чьи интересы и требования необходимо будет учесть, к сбору и уточнению собранных требований, а также устранению противоречий и разногласий между стейк-холдерами проекта. Очень важную роль здесь играют профессиональные знания и навыки специалистов, участвующих в этой работе. От их умения и опыта зависит не только скорость прохождения интервью, но и качество полученной информации, то есть ее полезность.

В ходе этих работ необходимо провести оценку качества функционирования объекта и видов его деятельности, а также выявить проблемы, решение которых возможно средствами автоматизации. На этой же стадии дается обоснование необходимости создания системы электронного документооборота непосредственно в данной компании.

По результатам проведенного обследования все собранные требования обрабатываются, структурируются, ранжируются и консолидируются. В результате получается некий реестр требований или отчет об обследовании. В этом документе зафиксированы требования пользователей, результатом обеспечения которых и станет создание системы электронного документооборота.

Разработка концепции автоматизированной системы

Обосновав необходимость создания СЭД и сформировав требования к системе, можно переходить к этапу проектирования системы и созданию ее концепции. При создании СЭД можно пойти несколькими путями, выбрав из них тот, что максимально отвечает всем собранным требованиям, а также укладывается в выделенный бюджет и обозначенные сроки.

Один из самых простых, дешевых и быстрых вариантов – использовать готовую систему одного из вендоров, благо сейчас на рынке представлено достаточно много игроков, можно выбрать продукт для различных задач и по различной стоимости. Такой подход используют небольшие и средние компании, у которых маленький и практически стандартный документооборот, нет каких-то специфических требований и задач, нет возможности выделять для этого какие-то значимые бюджеты и сроки.

Следующим уровнем является создание уникальной системы электронного документооборота, отвечающей всем требованиям конкретной компании, на основе стандартного продукта путем его доработки и модификации. Здесь выбор несколько уже, не все продукты имеют открытый код и достаточно большой рынок разработчиков. Поэтому даже самый красивый или функциональный продукт может потерять всякую привлекательность в данном качестве из-за закрытого или слишком сложного кода, плохой масштабируемости платформы, отсутствия разработчиков.

На сегодняшний день наиболее привлекательным с этой точки зрения выглядит внедрение российского решения 1С:Документооборот, продукт от 1С на платформе 1С:Предприятие. 1С – неоспоримый лидер и монополист на рынке бухгалтерских и управленческих систем в России, что позволяет создавать современную и функциональную платформу для своих систем. Открытый код, огромный рынок специалистов различного уровня, иногда даже бесплатное обучение – все говорит в пользу выбора этой платформы. Программа позволяет автоматизировать:

• Типовые процессы работы с документами;
• Электронный документооборот с контрагентами;
• Обеспечить контроль исполнения задач;
• Регламентировать управленческую деятельность и т.д.

Третьим уровнем является создание системы электронного документооборота с нуля, используя лишь готовую программную платформу. На примере экосистемы 1С можно в данном случае привести пример создания кастомной системы на основе БСП – библиотеке стандартных подсистем. Как правило, на создание таких систем уходит очень много времени, и к моменту запуска системы в опытно-промышленную эксплуатацию собранные требования настолько устаревают, что эксплуатация такой системы становится под сомнение. Такой путь имеет право на жизнь в случае очень специфичных и уникальных требований, автоматизация логики которых не займет много времени и ресурсов. Вполне возможно, что даже и в этом случае лучше рассмотреть доработку уже существующей системы на платформе 1С.

Ну и высшим уровнем мастерства (или безумия) является написание полностью уникальной системы на основе каких-то фреймворков современных языков программирования. Как правило такой подход оправдан для создания систем для крупнейших корпораций с десятками и сотнями пользователей, географически распределенной структурой, огромными бюджетами на автоматизацию и уникальными системообразующими требованиями. Хотя как показывает практика последних лет автоматизации, даже такие гиганты как Почта России или Газпром уходят от глобальной централизации, и как следствие – от грандиозных централизованных неуправляемых информационных систем, которые уже невозможно развивать и даже поддерживать. Опять-таки практика отечественного информационного рынка однозначно показывает преимущества подхода в использовании продуктов фирмы 1С.

Техническое задание

Определив подход в создании системы электронного документооборота, на этапе создания Технического задания описываем все требования к будущей системе, причем функциональные требования занимают далеко не самую большую часть этого документа. Чем четче и подробнее будут описаны требования на этом этапе, тем проще и быстрее будут реализованы следующие этапы, тем больше шансов на успешное создание СЭД, отвечающей реальный требованиям. Наиболее правильным будет на этом же этапе подготовить программу и методику испытаний системы со сценариями их проведения, поскольку суть любых испытаний – определение соответствия системы формализованным требованиям.

Технический проект и рабочая документация

Стадии эскизного проекта, технического проекта и рабочей документации зачастую объединяют, поскольку это процесс по сути неразрывный. Это позволяет сам стандарт, этого, как правило, требуют современные подходы к автоматизации, стремительное развитие информационных систем и течение самого времени.

• Эскизный проект – описание планируемого подхода для каждой задачи, которая должна быть реализована в системе, и возможные методы их решений. Эти методы необходимо сравнить между собой по критериям, значимым с точки зрения системы, на основании чего выбрать лучший из них. Именно этот метод должен быть реализован.
• Технический проект – это описание тех конкретных методов, механизмов и функций, которые были реализованы для выполнения всех требований из Технического задания.
• Рабочая документация – подготовка на основе Технического проекта эксплуатационных документов на систему. То есть на данном этапе проектируются механизмы реализации конкретных требований.

Источник: wiseadvice-it.ru