Встречи в бизнесе знакомы тем, кто занимает руководящие должности, такие как менеджеры проектов или старшие должности в компании. Эти собрания необходимы для улучшения общения, поощрения сотрудничества и продвижения успеха в организации.
Однако не все могут быть осведомлены об определениях, типах и целях этих собраний. Эта статья служит исчерпывающим руководством и содержит советы по проведению продуктивных деловых встреч.
- Что такое деловая встреча?
- Типы встреч в бизнесе
- Как проводить встречи в бизнесе
- Основные выводы
Что такое деловая встреча?
Деловая встреча — это встреча людей, которые собираются вместе, чтобы обсудить и принять решения по конкретным темам, связанным с бизнесом. Цели этой встречи могут включать информирование членов команды о текущих проектах, планирование будущих усилий, решение проблем или принятие решений, влияющих на всю компанию.
Встречи в бизнесе могут проводиться лично, в Интернете или в сочетании того и другого и могут быть формальными или неформальными.
Цель деловой встречи — обмен информацией, согласование членов команды и принятие решений, которые помогут бизнесу достичь своих целей.
Типы встреч в бизнесе
В бизнесе есть несколько типов встреч, но 10 распространенных типов включают в себя:
1/ Ежемесячные собрания команды
Ежемесячные собрания команды — это регулярные встречи членов команды компании для обсуждения текущих проектов, назначения задач и информирования и согласования людей. Эти встречи обычно проходят ежемесячно, в один и тот же день, и длятся от 30 минут до нескольких часов (в зависимости от размера группы и объема информации).
Ежемесячные собрания команды дают членам команды возможность и рекомендации для обмена информацией и идеями, обсуждения хода проекта и проверки того, что все работают над достижением одной цели.
Эти собрания также можно использовать для решения любых задач или проблем, с которыми сталкивается команда, определения решений и принятия решений, влияющих на направление проекта или работу команды.
An всеобщая встреча это просто собрание с участием всех сотрудников компании, то есть ежемесячное собрание команды. Это регулярная встреча – может быть, раз в месяц – и обычно проводится руководителями компании.
2/ Стоячие встречи
Наблюдения и советы этой статьи мы подготовили на основании опыта команды встреча, также известное как ежедневная стоянка или ежедневная встреча по схватке, представляет собой тип коротких встреч, обычно продолжительностью не более 15 минут, которые проводятся ежедневно, чтобы предоставить команде быстрые обновления о ходе проекта или выполненной рабочей нагрузке, планировать работать сегодня.
В то же время это помогает выявлять и устранять препятствия, с которыми сталкиваются члены команды, и то, как они влияют на общие цели команды.
3/ Совещания по обновлению статуса
Встречи по обновлению статуса сосредоточены на предоставлении обновлений от членов команды о ходе их проектов и задач. Они могут происходить чаще, чем ежемесячные встречи, например еженедельные.
Цель совещаний по обновлению статуса, конечно, состоит в том, чтобы обеспечить прозрачное представление о ходе каждого проекта и выявить любые проблемы, которые могут повлиять на успех проекта. Эти встречи не будут увязнуть в таких вопросах, как обсуждение или решение проблем.
В более крупном масштабе собрание по обновлению статуса также можно назвать «Встреча в ратуше’, Собрание муниципалитета — это просто запланированное собрание всей компании, на котором основное внимание уделяется ответам руководства на вопросы сотрудников. Поэтому эта встреча включала в себя сессию вопросов и ответов, что делало ее более открытой и менее шаблонной, чем любые другие встречи!
4/ Встречи по решению проблем
Это встречи, которые вращаются вокруг выявления и решения проблем, кризисов или проблем, с которыми сталкивается организация. Они часто бывают неожиданными и требуют привлечения сотрудников из разных отделов или команд для совместной работы и поиска решений конкретных проблем.
На этой встрече эти участники поделятся своими взглядами, совместно определят коренные причины проблем и предложат возможные решения. Чтобы эта встреча была эффективной, их следует поощрять к открытому и честному обсуждению, избегать обвинений и сосредоточиться на поиске ответов.
5/ Встречи для принятия решений
Эти встречи имеют целью принятие важных решений, влияющих на направление проекта, команды или всей организации. Участниками обычно являются лица, обладающие необходимыми полномочиями для принятия решений и опытом.
Это совещание должно быть заранее предоставлено всей соответствующей информацией, необходимой заинтересованным сторонам. Затем, чтобы обеспечить выполнение решений, принятых на собрании, устанавливаются последующие действия с указанием времени завершения.
6/ Мозговые штурмы
Мозговые штурмы сосредоточены на создании новых и инновационных идей для вашего бизнеса.
Лучшая часть сеанса мозгового штурма заключается в том, как он способствует командной работе и изобретательности, привлекая коллективный разум и воображение группы. Каждый может высказывать свое мнение, черпать идеи друг у друга, предлагать оригинальные и передовые решения.
7/ Совещания по стратегическому управлению
Совещания по стратегическому управлению это встречи высокого уровня, на которых основное внимание уделяется обзору, анализу и принятию решений относительно долгосрочных целей, направления и результатов деятельности организации. Высшее руководство и команда руководителей посещают эти встречи, которые проводятся ежеквартально или ежегодно.
Во время этих встреч организация рассматривается и оценивается, а также конкурентоспособность или выявляются новые возможности для роста и улучшения.
8/ Стартовые встречи проекта
A стартовое собрание проекта встреча, знаменующая официальный старт нового проекта. Он объединяет ключевых лиц из проектной группы, включая руководителей проекта, членов команды и заинтересованных лиц из других отделов, для обсуждения целей, задач, сроков и бюджетов.
Это также дает возможность руководителю проекта установить четкие каналы связи, установить ожидания и убедиться, что члены команды понимают свои роли и обязанности.
Это одни из самых распространенных типов встреч в бизнесе, и формат и структура могут меняться в зависимости от размера и типа организации.
9/ Вводные встречи
Посмотрите разницу между Вводные встречи и стендап-встречи!
Вводная встреча — это первая официальная встреча членов команды и их лидеров, чтобы определить, хотят ли участники наладить рабочие отношения и взять на себя обязательства перед командой в будущем.
Эта встреча направлена на то, чтобы дать членам команды время, чтобы побыть вместе, чтобы узнать историю, интересы и цели каждого участника. В зависимости от ваших предпочтений и предпочтений вашей команды, вы можете назначать ознакомительные встречи формальными или неформальными, в зависимости от различных контекстов.
10/Руководство по встрече с мэрией
Как проводить встречи в бизнесе
Проведение эффективных встреч в бизнесе требует тщательного планирования и подготовки, чтобы собрание было продуктивным и достигало намеченных целей. Следующие советы помогут вам продуктивно проводить деловые встречи:
1/ Определите цель и задачи
Определение цели и задач деловой встречи имеет решающее значение для обеспечения того, чтобы встреча была продуктивной и приводила к ожидаемому результату. Им необходимо обеспечить следующее:
- Цель. Убедитесь, что у встречи есть цель обсудить конкретные темы, принять решения или сообщить новости. Вам нужно определить, почему встреча необходима и ожидаемый результат.
- Цели. Цели деловой встречи — это конкретные, измеримые результаты, которых вы хотите достичь к концу встречи. Они должны соответствовать общей цели встречи с графиком, KPI и т. д.
Например, встреча для обсуждения запуска нового продукта должна иметь цели, соответствующие общей цели увеличения продаж или увеличения доли рынка.
2/ Подготовьте повестку дня встречи
A повестка дня встречи служит дорожной картой для встречи и помогает вести дискуссию целенаправленно и в нужном направлении.
Таким образом, подготовив эффективную повестку дня, вы можете обеспечить продуктивность и целенаправленность деловых встреч, а также то, что все будут знать, что обсуждать, чего ожидать и чего необходимо достичь.
3/ Пригласите нужных участников
Подумайте, кто должен присутствовать на собрании, исходя из их роли и тем для обсуждения. Приглашайте только тех, кому необходимо присутствовать, чтобы собрание прошло гладко. Некоторые факторы, которые следует учитывать при выборе подходящих участников, включают пригодность, уровень знаний и авторитет.
4/ Эффективно распределяйте время
Убедитесь, что вы выделяете достаточно времени для каждой темы в своей повестке дня, принимая во внимание важность и сложность каждого вопроса. Это поможет гарантировать, что всем темам будет уделено все внимание и что встреча не затянется.
Кроме того, вы должны максимально придерживаться расписания, но при этом быть достаточно гибким, чтобы при необходимости вносить изменения. Вы также можете делать короткие перерывы, чтобы помочь участникам перезарядиться и переориентироваться. Это может поддерживать энергию и интерес собрания.
5/ Сделайте встречи более интерактивными и увлекательными
Сделайте деловые встречи более интерактивными и увлекательными, поощряя всех участников высказываться и делиться своими мыслями и идеями. А также с помощью интерактивных действий, таких как живые опросы or мозговые штурмы, прядильное колесо помогают участникам оставаться вовлеченными и сосредоточенными на обсуждении.
Или используйте AhaSlides готовая библиотека шаблонов попрощаться со скучными встречами и остекленевшими глазами.
Проверьте: 20+ онлайн-развлечений Игры Ледокол для лучшего взаимодействия, или 14 вдохновляющих Игры для виртуальных встреч, с лучшими 6 встречи хаки вы можете найти в 2023 году!
6/ Протокол встречи
Принимая протокол заседаний во время деловой встречи является важной задачей, которая помогает задокументировать основные обсуждения и решения, принятые во время встречи. Это также помогает повысить прозрачность и гарантирует, что все находятся на одной странице, прежде чем перейти к следующему собранию.
7/ Отслеживание действий
Следя за действиями, вы можете убедиться, что решения, принятые во время встречи, претворены в жизнь, и что все четко понимают свои обязанности.
Получите бесплатные шаблоны для ваших встреч!
Зарегистрируйтесь бесплатно и возьмите то, что вы хотите из библиотеки шаблонов!
Основные выводы
Надеюсь, с этой статьей АгаСлайды, можно выделить виды встреч в бизнесе и их цели. Кроме того, следуя этим шагам и передовым методам, вы можете помочь сделать ваши деловые встречи эффективными, сфокусированными и давать желаемые результаты.
Эффективное проведение деловых встреч может помочь улучшить общение, сотрудничество и успех внутри организации и является ключевым компонентом успешного управления бизнесом.
Jane Ng
Писатель, который хочет создавать практичный и ценный контент для аудитории.
Источник: ahaslides.com
Как провести деловую встречу (с использованием лучших практик)
Деловая встреча предоставляет участникам возможность провести вдумчивое обсуждение проблем или возможностей компании. Полезно понимать типы и функции делового совещания, чтобы успешно провести его. Знание того, как провести эффективное собрание, может помочь вам предложить участникам ценную информацию или идеи, чтобы повысить их производительность или поднять их моральный дух.
В этой статье мы объясним, что такое деловая встреча, опишем распространенные типы встреч и приведем шаги, которые помогут вам успешно провести встречу.
Что такое деловое совещание?
Деловое совещание — это собрание профессионалов, которые собираются вместе, чтобы обсудить деятельность, рассмотреть изменения или отпраздновать успех организации. Некоторые группы, которые могут встретиться вместе, включают руководителей компании и сотрудников, представителей компании и клиентов или руководителей отделов и их команды. Деловые встречи часто проводятся в офисе, хотя многие компании и команды проводят виртуальные встречи с использованием технологии конференц-связи или программного обеспечения.
Типы деловых встреч
Тема деловой встречи может варьироваться в зависимости от целей обсуждения. Некоторые распространенные типы собраний включают:
Совещания для коллективной работы
Собрания по формированию команды могут помочь сотрудникам развить профессиональные отношения и поднять их моральный дух. В совещании по формированию команды может участвовать команда, отдел или вся компания. Этот тип совещания часто проводится вне офиса. Например, вы можете провести собрание по тимбилдингу в местном ресторане, чтобы отпраздновать успех запуска нового продукта.
Информационные совещания
Этот тип деловой встречи предлагает альтернативу длинным служебным запискам или электронным письмам. Информационные встречи позволяют лидерам компании или менеджерам оповестить сотрудников о новых правилах или событиях компании. На таких встречах сотрудники могут задавать вопросы, чтобы узнать больше подробностей об информации. Вы также можете провести информационную встречу, чтобы обсудить идеи в рамках группы или распределить задачи между членами команды.
Совещания по обновлению статуса
Этот тип деловых встреч полезен для контроля за ходом выполнения командных проектов. Члены группы могут поделиться своим прогрессом в выполнении индивидуальных заданий и узнать статус заданий других членов. Во время совещания по обновлению статуса вы можете рассмотреть любые вопросы, влияющие на эффективность работы команды, и совместно с командой определить эффективное решение.
Совещания по принятию решений
Совещание по принятию решений обычно проводится среди руководителей компании или менеджеров отделов. Они участвуют в совещаниях по принятию решений для обсуждения вопросов компании, таких как потенциальное расширение или идеи новых продуктов. Часто участники проводят несколько совещаний по принятию решений, чтобы собрать информацию, проанализировать данные, провести мозговой штурм решений и обсудить наилучшие способы продвижения вперед.
Совещания по решению проблем
Совещания по решению проблем могут помочь группам решить вопросы или проблемы в компании. Этот тип совещания позволяет руководителям компании или менеджерам рассмотреть проблему и обсудить возможные решения для поддержания нормального функционирования компании или отдела. Во время совещания по решению проблем участники часто проводят мозговой штурм различных идей, оценивают каждую концепцию и голосуют за лучшее решение для решения проблемы.
Как провести деловую встречу
Если вы ответственны за проведение деловой встречи, вы можете следовать этим шагам для эффективной подготовки:
1. Определите цель
Прежде чем приступить к планированию, определите цель собрания. Определите тип собрания, которое вы хотите провести, и основные моменты, которые вы хотите обсудить. Обдумайте, каких участников вы хотите пригласить, и какую цель вы ставите перед группой. Определение целей и задач собрания поможет вам обеспечить продуктивный опыт для всех участников.
2. Пригласите участников
Как только вы узнаете цель собрания, выберите участников, которых вы хотите пригласить. Учитывайте их расписание, чтобы определить дату, время и место, которые подходят для большинства участников. Обязательно ознакомьтесь с расписанием других собраний компании, чтобы ненароком не назначить противоречащее ему собрание. Вы можете использовать функции электронной почты, чтобы пригласить участников на встречу и попросить их одобрить или отклонить ваше предложение. Если вы не получили ответа от адресата, проконсультируйтесь с ним по телефону или лично.
3. Подготовить материалы
Перед встречей полезно подготовить материалы, которые будут направлять дискуссию. Вы можете создать слайд-шоу с информацией или подготовить набросок своих замечаний. Может быть полезно отрепетировать свою презентацию вслух, чтобы чувствовать себя уверенно, выступая перед другими людьми.
В дополнение к презентации полезно подготовить повестку дня, чтобы определить направление совещания. Запишите основные моменты, которые вы хотите затронуть, и разошлите повестку дня участникам за несколько дней до встречи. Отправка участникам повестки дня позволяет им подготовиться к обсуждению или провести мозговой штурм идей.
4. Организуйте пространство
В день встречи организуйте помещение, в котором вы планируете провести встречу. Убедитесь, что всем участникам хватит мест для сидения. Если вы планируете использовать технологию для проведения совещания, например, проектор или средства видеоконференции, убедитесь, что они настроены и функционируют правильно. В зависимости от характера встречи, вы можете распечатать печатные копии повестки дня или презентации, чтобы участники могли следить за ходом вашего выступления.
5. Начните встречу
Когда все соберутся, начните собрание с официального представления себя, если участники не являются вашими непосредственными коллегами. Попросите всех представиться, если они еще не знакомы друг с другом. Для некоторых совещаний может быть полезно поручить одному из участников делать заметки, которые вы сможете просмотреть и отправить группе позже. Перед началом презентации обсудите структуру деловой встречи и объясните основные моменты, которые вы планируете затронуть.
6. Завершите свою презентацию
Завершите презентацию и помните о временных ограничениях. Убедитесь, что вы вовлекаете аудиторию, говоря четко и используя невербальные сигналы, такие как жесты и мимика. В зависимости от типа проводимого совещания, вы можете предложить участникам высказать свои соображения во время представления информации или оставить время в конце для более подробного обсуждения. После завершения презентации позвольте участникам задать вопросы и высказать свое мнение по теме собрания.
7. Завершите презентацию призывом к действию
После группового обсуждения завершите встречу, подытожив следующие шаги. Четко сформулируйте призыв к действию, чтобы участники поняли ваши ожидания. Например, вы можете предложить участникам собрать данные или использовать идеи, обсуждавшиеся на встрече, для улучшения тактики продаж. В конце совещания поблагодарите участников за то, что они выделили время из своего рабочего дня для участия в совещании. Это признание поможет им почувствовать, что их уважают и ценят.
8. Проследите за действиями участников
Если вы назначили ответственного за ведение протокола, попросите его прислать вам готовый протокол. Как только вы получите эту информацию, отправьте ее другим участникам совещания, чтобы они могли ее просмотреть. Вы также можете отправить протокол собрания, чтобы напомнить участникам о важной информации или пунктах действий. Если совещание требует продолжения, вы можете отправить электронное письмо, чтобы проверить ход работы и оценить полезность совещания.
Лучшие методы проведения деловых встреч
Вот несколько лучших практик, которые помогут вам продемонстрировать правильный этикет деловых встреч:
- Одевайтесь соответствующим образом. Ознакомьтесь с политикой компании в отношении одежды, чтобы выглядеть профессионально на встрече. Одеться в соответствующую деловую одежду, чтобы продемонстрировать уважение к участникам совещания.
- Прибыть пораньше. Независимо от того, ведете ли вы собрание или участвуете в нем, важно прийти пораньше, чтобы подготовиться к обсуждению. За это время вы сможете освоиться, обменяться приветствиями и сосредоточиться на предстоящих задачах.
- Слушайте активно. Когда другие говорят, активно слушайте, чтобы показать свое уважение и признать их вклад. Активное слушание может включать в себя установление зрительного контакта, кивок в знак признания или записывание ключевых моментов.
- Выключить телефон. В зависимости от ситуации, возможно, будет лучше, если ваш телефон будет выключен или вообще убран из поля зрения. Это поможет вам не отвлекаться и не отвлекать других во время совещания.
- Подождите, пока придут все участники. Когда вы проводите совещание, постарайтесь дождаться прибытия всех участников, прежде чем начать работу. Это гарантирует, что все понимают цели встречи и получают одинаковую информацию.
- Позволить другим высказывать свое мнение. Предоставьте время во время совещания, чтобы другие участники могли высказать свое мнение. Позволяя каждому внести свой вклад в обсуждение, вы показываете, что цените его мнение и опыт.
Ключевые слова:
Источник: hr-portal.ru
Организация деловых встреч
Деловые мероприятия являются важным элементом для ведения и развития бизнеса, укрепления репутации компании, обмена знаниями и опытом.
К деловым встречам относятся различные конференции, семинары, форумы, переговоры и любые мероприятия.
Подобные мероприятия имеют большое влияние при решении внутренних задач и взаимодействии с партнерами и заказчиками. Поэтому принято подходить к их организации на высоком уровне.
Среди задач деловых встреч выделяют:
- продвижение нового товара или услуги;
- поиск новых заказчиков, партнеров, подрядчиков;
- повышения имиджа компании, узнаваемость.
Рассмотрим основные особенности и этапа организации любых деловых встреч.
Разновидности деловых встреч
Деловые встречи различаются по масштабу, целям, решаемым проблемам, количеству участников и бывают следующих видов:
- Внутренние и внешние. Внутренние встречи проводятся внутри компании. В них участвуют сотрудники одного отдела, коллеги разных филиалов предприятия и т.д. Внешние предполагают участие во встрече нескольких разных организаций и их руководителей в том числе. В таких случаях лучше организовывать и проводить деловые переговоры, круглые столы, брифинги.
- Официальные и неофициальные встречи. В первом случае встреча предполагает подписание различной документации, договоров, деловых бумаг. Неофициальные встречи в основном предполагают знакомство и неформальное общение.
- Формальные и неформальные встречи. Формальное мероприятие предполагает наличие конкретной цели, протокол, дресс-код. Неформальные мероприятия не носят конечной цели и используются, например, для сплочения коллектива.
Условия для проведения эффективной деловой встречи
Для того, чтобы провести успешную встречу или мероприятия, их организация предполагает соблюдение некоторых условий и определенного подхода.
- Встреча должна иметь интересную и актуальную для всех участников тему.
- Доверие присутствующих участников друг к другу.
- Качественная и профессиональная подготовка.
- В учет должны быть взяты все интересы и дополнительные пожелания участников.
- Согласие на компромиссы со стороны обеих сторон.
- Хорошее оснащение помещения.
- Качественный, емкий доклад по теме встречи.
- Соблюдение сроков.
Этапы организации деловых встреч
Организация делового мероприятия предполагает соответствующие этапы:
- Формат встречи. В начале необходимо определиться с видом проведения встречи перед началом подготовки и создать общий план работы.
- Аренда площадки. При выборе места, удобного для всех участников, важно учитывать несколько моментов: расположенность места, его транспортная доступность, размер. Чаще всего используются конференц-залы, переговорные, кабинеты для проведения собраний.
- Расходные материалы. Необходимо обеспечить участников встречи необходимыми предметами: бумага, ручки, маркеры, флипчарты, доски и прочее оборудование.
- Настройка технического оборудования. При необходимости нужно заранее подготовить проектор, компьютер, экран, технику для синхронного перевода и другое оборудование для качественной коммуникации и выступления.
- Оформление раздаточных материалов: буклеты, визитки, брошюры, список спикеров и выступающих, план встречи, документы и все, что может понадобится для переговоров.
- Бронирование отеля или гостиницы для участников встречи из другого города, их размещение, трансфер, встреча и проводы.
- Организация транспорта для всех участников встречи.
- Организация кейтеринга, фуршета, кофе-брейков, банкетов.
- Дальнейшая координация встречи, следование плану, устранение форс-мажоров.
При организации деловых встреч необходимо уделять внимание подбору компетентных спикеров и квалифицированных специалистов, придерживаться таймингов и плана повестки совещания, чтобы мероприятие прошло эффективно, информация была достоверная, поставленные цели были достигнуты.
Как правило, помимо решения организационных моментов, компании нужно своевременно уведомить своих деловых партнеров о дате, времени, месте и целях проведения делового мероприятия или встречи. Таким образом, данный ход позволит обеим сторонам конференции достаточно подготовиться к ней, изучить все вопросы и спланировать свое время.
Правильная и грамотная организация мероприятия позволит достичь поставленных целей и принесет эффективный результат для обеих сторон переговоров. Поэтому организацию и проведение деловой встречи лучше всего доверить профессиональным агентствам. Это позволит сэкономить ваше время и даст возможность сконцентрироваться на выполнении основной деятельности компании, поскольку такие компании предлагают сразу целый комплекс услуг и готовы разработать индивидуальный план проведения мероприятия под каждую конкретную ситуацию. К тому же, пропадает необходимость в коммуникации с разными исполнителями для организации встречи — всем этим займется специальное агентство.
Наше агентство делового туризма Mriya Travel https://mriyatravel.com/blog/detail/organizatsiya-delovykh-vstrech/» target=»_blank»]mriyatravel.com[/mask_link]