Определение потребности в материале включает следующие этапы:
§ определение потребности в материале;
§ подготовка заявки на материал;
§ оформление заявки на материал;
§ согласование заявки на материал.
Определение потребности в материале
На данном этапе происходит определение потребности в материале, исходя из ППМ (Планирования Потребности в Материале). Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.
Подготовка заявки на материал
Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале. В определенной позиции указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определяет предназначение материала. Заявки бывают следующих видов:
§ поставка третьему лицу;
В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого материала, возможные от них отступления в виде идентификатора материала или группы материалов, требуемое количество и сроки поставки.
Рисуем схему с нуля. BPMN. Практика в diagrams.net для начинающих
Оформление заявки на материал
В заявке на материал должен быть точно указан идентификатор требуемого материала или группы материалов, количество и сроки поставки. В определенной позиции указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определяет предназначение материала. Заявки бывают следующих видов:
§ поставка третьему лицу;
В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание материала или группы материалов.
Согласование заявки на материал
2. Выбор поставщиков
Данная стадия состоит из следующих этапов:
§ подготовка списка возможных поставщиков.
§ отправка запроса в соответствии с заявкой на материал.
Подготовка списка возможных поставщиков
На данном этапе, на основании полученной заявки на материал, сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.
Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материал
Данная стадия состоит из следующих этапов:
§ Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками.
§ Подготовка и оформление запроса, в соответствии с заявкой на материал.
§ Регистрация отправки запросов возможным поставщикам.
Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками
На данном этапе с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи, которым может быть:
§ средства факсимильной связи;
§ личная доставка представителем Исполнителя(Заказчика)
Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материал
Разбираем блок-схему бизнес-процесса подбора кадров в компании.
В соответствии с данной заявкой на материал Отделом Закупок подготавливается запрос на материал, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку материала, идентификатор, требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем Отдела Закупок, и в случае необходимости, в него вносятся корректировки.
Отправка запроса на материал
Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на материал отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи.
Регистрация отправки запроса возможным поставщикам
На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах.
Данная стадия состоит из следующих этапов:
§ получение предложений от возможных поставщиков;
§ согласование полученных предложений;
§ регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков;
§ выбор наиболее подходящих поставщиков.
Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков
При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.
Согласование полученных предложений
При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации.
Регистрация получения предложений
При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.
Выбор наиболее подходящих поставщиков
На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о компании — возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков.
3. Обработка заказов
На данной стадии выполняются следующие этапы:
§ оформление и отправка заказа;
§ выполнение обязательств по оплате заказа.
Оформление и отправка заказа
На данном этапе производятся следующие операции:
§ проверка на наличие долгосрочных договоров с поставщиком;
§ оформление или продление договора с поставщиком;
§ отправка заказа выбранному поставщику;
§ регистрация отправки заказа.
При подготовке заказа на материал, в его позициях должны быть указаны:
§ идентификационный номер заказа;
§ дата отправления заказа;
§ идентификатор заказываемого материала или группы материалов;
§ краткое описание заказываемого материала или группы материалов;
§ выбранные условия поставки.
Позиции определяются в соответствии с запросом на материал и выбранным предложением.
Проверка на наличие долгосрочных договоров с Поставщиком
На данном этапе проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиков. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответсвенно совершается процедура заключения или продления.
Оформление или продление договора с Поставщиком
На данном этапе в случае отсутствия договора с поставщиком или окончанием срока его действия, производится процедура его заключения или продления, соответственно.
При оформлении заказа в нем в соответствующих позициях должно быть указано:
§ идентификационный номер заказа;
§ дата отправления заказа.
§ идентификатор заказываемого материала или группы материалов;
§ краткое описание заказываемого материала или группы материалов;
§ выбранные условия поставки.
Оформленный заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново.
Отправка заказа выбранному Поставщику
Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи, каким может являться:
§ личной доставкой представителем.
Регистрация отправки заказа
При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей регистрационной книге.
Выполнение обязательств по оплате заказа
На данной стадии выполняются следующие этапы:
§ получение инвойса в соответствии с заказом.
§ согласование полученного инвойса;
§ выполнение обязательств по оплате заказа.
§ отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате.
§ получение уведомления о сроках готовности к отгрузке;
Получение инвойса в соответствии с заказом
В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен инвойс в котором определены условия выполнения процедуры закупки. В позициях инвойса должны быть указаны следующие данные:
§ идентификационный номер инвойса;
§ дата отправки инвойса;
§ идентификатор заказываемого материала или группы материалов;
§ условия оплаты согласно договору c указанием реквизитов счета;
§ идентификатор расчетной валюты.
Полученный инвойс соответствующим образом регистрируется в регистрационной книге.
Согласование полученного инвойса
В случае возникновения вопросов по полученному инвойсу, они согласовываются с поставщиком и в случае необходимости могут быть изменены позиции заказа и сделан запрос на высылку повторного инвойса.
Выполнение обязательств по оплате заказа
На данном этапе производится выполнение обязательств по оплате заказа, в соответствии с инвойсом и условиями договора.
Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате
Как только обязательства по оплате выполнены, Заказчик с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору.
Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке
Поставщик, при получении уведомления о выполнении Заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку материала), согласно условиям поставки по договору, при подтверждении выполнения обязательств по оплате со своей стороны.
4. Контроль выполнения условий договора
На данной стадии производятся следующие этапы:
§ отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки;
§ регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору.
Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки
На данном этапе Исполнитель из Отдела Закупок компании Заказчика контролирует местонахождение и состояние груза (материала) в процессе его доставки вплоть до конечного пункта, согласно договору. Контроль начинает производиться после получения заказчиком уведомления, что материал отгружен со склада поставщика. Исполнитель фиксирует все отступления от контрольных дат по договору и все факты нарушения его пунктов и условий.
Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки
Отступления от контрольных дат, согласно договору, и факты нарушения его пунктов и условии, отмеченные Исполнителем из Отдела Закупок компании Заказчика, соответствующим образом регистрируются, чтобы служить в качестве материала для возможного дальнейшего выставления претензий Поставщику.
5. Поступление материала
На данной стадии производятся следующие процедуры:
§ организация приёма груза в установленном месте;
§ сопоставление характеристик полученного материала с заявленными Поставщиком.
§ выставление претензий по факту отступления от условий договора.
Организация приёма груза в установленном месте
В соответствии с условиями поставки по договору, компания Заказчик принимает груз (материал) по мере поступления в установленном договором месте. Производится контроль фактически полученного груза.
Сопоставление характеристик и качества полученного материала с заявленными Поставщиком
После получения материала, специалистами Функционального Отдела компании заказчика проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного материала с заявленными Поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения.
Выставление претензий по факту отступления от условий договора
В случае невыполнения Поставщиком отдельных условий и пунктов договора, или отклонений от них, повлекших убытки или иной урон заказчику, в соответствии с договором, осуществляется процедура выставления претензии, в соответствии с зарегистрированными невыполнениями условий договора или отклонениями от них.
6. Оприходование материала
После приёмки груза заказчиком производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные:
§ дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка.
§ краткое описание материала;
§ цели закупки (внутреннее или внешнее потребление).
7. Контроль счетов
На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес — процесса.
Бизнес-процесс «Закупки» в ЗАО «Эдем»
Для автоматизации были выделены следующие процессы, являющиеся типичными для повседневной деятельности холдинга:
§ создание и ведение закупок;
§ ценообразование по закупкам.
Рис.8 Схема бизнес-процесса «закупки»
Схема бизнес-процесса «закупки» (см. рис.8) имеет в своем составе два подпроцесса: «ведение договоров с поставщиками» и «выполнение закупок».
Подпроцесс «ведение договоров с поставщиками» подразумевает независимый блок «создание карточки поставщика» и ряд аналогичных блоков процессов:
§ регистрация и ведение договоров с поставщиками;
§ регистрация и ведение договоров с экспедиторами;
§ регистрация и ведение договоров с поставщиками непрофильной продукции;
§ регистрация и ведение прочих договоров с поставщиками.
Все подпроцессы данной группы имеют общий последующий подпроцесс «сопоставление оплат поставщикам и счетов-фактур».
Подпроцесс «Ведение закупок» состоит из следующих блоков:
§ ценообразование по закупкам;
§ формирование закупок непрофильной продукции.
Так как поле деятельности компании достаточно обширно, то разделение процесса ценообразования на внутреннее и рыночное полностью обосновано.
Блоку «обработка закупок» соответствует блок «приходование товаров на границе». Данный блок и блок «обработка закупок услуг экспедиторов» являются предшествующими для блока «учет и распределение дополнительных расходов по закупке», который, в свою очередь, в паре с блоком «обработка закупок непрофильной продукции» предшествуют блоку «регистрация счетов-фактур поставщиков». Завершающим в данной последовательности является блок «корректировка и сторнирование закупок».
Источник: studentopedia.ru
Блок схема бизнес процесс закупки
Часто сталкиваюсь с тем, что описывают процессы и процедуры в простой словесной форме, максимум, в табличной. Текст сложнее читать, еще труднее — запоминать. Есть много способов зарисовки/схематизации. Один из самых простых — блок-схема.
Сравните:
Вариант 1. Текст.
- Откройте заявку
- Проверьте правильность заполнения заявки по форме. Если заявка оформлена неправильно, то отправьте на доработку
- Если заказ типовой, то проверьте, есть ли поставщики данного сырья.
- Если заказ не типовой, то определите требования к продукции, определите критерии выбора поставщика, найдите поставщика, соответствующего требованиям
- Оформите заказ по утвержденной форме
- Согласуйте с поставщиком возможность исполнения по объемам и срокам
- Если поставщик может выполнить заказ, то разместите заказ, если не может, то ищите нового поставщика
Вариант 2. Блок-схема (кликабельна для увеличения)
P.S.Пример очень условный, для иллюстрации
Метки:
Источник: n-urazova.livejournal.com
Автоматизация закупочных процедур
Закупки сырья, материалов, оборудования в тех или иных объемах выполняют все предприятия. В торгово-производственных компаниях это часть основного бизнес-процесса. В других, например, ИТ-компаниях, управление закупками – это сервисный или обеспечивающий бизнес-процесс. Процедуры закупок сильно различаются от отрасли к отрасли – от жестких регламентов федерального законодательства в государственных учреждениях до «живых» неформализованных закупочных процедур в малом бизнесе.
Рассмотрим закупочные процедуры с точки зрения автоматизации, применяемых для этого решений и существующих ограничений. Выделим основные этапы закупок и возможности автоматизации каждого из них.
ИС в сфере закупок
Можно условно выделить следующие группы инструментов автоматизации, используемые в различных компаниях:
Инструменты автоматизации закупочных процедур
Государственные компании
Закупочные процедуры государственных компаний регламентируют закон №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и закон №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».
Существует несколько проверенных ИТ-систем, которые позволяют выполнять закупки в соответствии с требованиями законодательства. Такое специализированное ПО включает в себя не только учетные системы предприятия, но и интеграцию с централизованными торговыми площадками или отдельное приложение подобной торговой площадки. Часто такие решения разрабатываются внутри учреждения или специализированно одним из интеграторов.
Крупные коммерческие компании
Многие компании, относящиеся к сегменту крупного бизнеса, попадают под регламенты 223-ФЗ о закупках, но реализуют их с иной позиции, учитывая свою коммерческую направленность. В первую очередь, речь идет о госкорпорациях. Работа с регламентным исполнением бизнес-процесса без автоматизации всей цепочки работ широко распространена в крупных компаниях.
Тем не менее, в сфере крупного бизнеса зародились и используются специализированные для автоматизации закупочной деятельности системы и подсистемы. Это решения класса SRM (Supplier Relationship Management) и аналогичные по функционалу модули крупных ERP. На больших объемах данных особенно важны контроль ошибок персонала и привязка данных к объектам учетной системы для формирования эффективной аналитики.
В крупном бизнесе все чаще встречаются отдельные контуры, автоматизируемые с помощью гибких BPM подходов и WorkFlow-подсистем. В качестве примера можно привести бизнес-процесс организации и проведения тендеров, смоделированный и автоматизированный с помощью ELMA BPM для российской нефтедобывающей компании. Проведение тендера – только часть более объемного бизнес-процесса закупок. Тем не менее, как видно из примера, в конкретной нефтяной компании это достаточно внушительный и сложный процесс.
Визуализация процесса проведения тендеров в нефтедобывающей компании
На изображении представлена визуализация процесса проведения тендеров – порядок действий, участники процесса. Это первый шаг к последующей автоматизации бизнес-процесса с добавлением генерации документов, передачи данных в ERP-систему, интеграции с CRM и т.д.
Следующий пример – бизнес-процесс проведения закупки в нефтяной компании, уже автоматизированный в системе ELMA BPM. Каждый синий блок на схеме представляет собой еще один процесс.
Карта бизнес-процесса закупок, автоматизированного в ELMA BPM
Детальнее об автоматизации закупок с помощью BPМS поговорим на примере среднего и малого бизнеса.
Средние и малые компании
На предприятиях высокого эшелона чаще всего используются те же решения, что и в крупном бизнесе – серьезные кастомизированные модули ERP, отдельные интегрированные решения. В совсем малом бизнесе об автоматизации обычно не думают, так как стоимость специализированных решений не дает реальной выгоды от внедрения.
В среднем и мало-среднем бизнесе на автоматизацию закупок смотрят с новой стороны – со стороны создания решений на базе имеющихся платформ. Чаще всего это:
- ECM – для формирования, согласования и хранения закупочной документации;
- Финансовые и учётные системы – для планирования сумм и объектов закупки;
- CRM – для поддержания контактов с участниками закупок;
- BPM – для автоматизации отдельных этапов или всего процесса закупочной процедуры, включая подготовку, проведение и контроль закупки.
В этой среде эффективным является применение BPM-систем управления бизнес-процессами. На универсальной платформе можно быстро выстраивать и изменять контуры подготовки, проведения и контроля закупки. При таком решении весь процесс закупки исполняется и контролируется в рамках одной системы, его можно быстро менять и дополнять, что резко снижает затраты на внедрение.
Этапы закупочной процедуры
Несмотря на все разнообразие закупочной деятельности в среднем бизнесе, в ходе автоматизации консультанты выделяют четыре основных блока работ, иначе называемых этапами закупок. Условно, каждый из прикладных WorkFlow при автоматизации закупок относится к одному из этих этапов:
- Формирование потребности – этап появления необходимости в закупке;
- Подготовка к закупке – внутренний этап работы;
- Исполнение закупки – взаимоотношения с контрагентами;
- Контроль исполнения – внутренний аудит и фактическое обеспечение потребности, сформированной в начале процесса.
Часто несколько этапов закрываются одним процессом, а иногда все четыре этапа реализуются как единый бизнес-процесс проведения закупки.
Основные этапы закупочной деятельности
Формирование потребности
Этап формирования потребности зависит от специфики бизнеса. Основываясь на практическом опыте внедрения BPM-системы ELMA в компаниях клиентов, можно выделить несколько основных типов процессов формирования потребности:
- Планирование – потребность формируется в виде плана закупки. Процессы отвечают за сбор и агрегирование информации из различных источников – ЦФО, подразделений, дочерних обществ.
Формирование потребности в виде плана закупок Чаще всего итоговым документом, содержащим в себе запланированные потребности, является ГПЗ – Годовой план закупок. В этом случае процессы формирования или актуализации ГПЗ становятся основными на данном этапе.
Пример бизнес-процесса «Актуализация годового плана закупок» - Проектные закупки – потребность формируется при проектной деятельности на нескольких уровнях. Основной уровень плана проекта – когда для реализации работ, в рамках работы с рисками и мероприятиями по управлению, планируются определенные закупки. Вторичный план – ad-hoc закупки для обеспечения проектной деятельности.
- Заявки сотрудников подразделений. При отсутствии планирования или в дополнение к нему часто используют одномоментные заявки на закупку. В такой модели на первый план выходят процессы согласования заявок и их агрегирования в более крупных пакетах закупочных мероприятий.
Формирование потребности через заявку
Подготовка закупки
Этап подготовки закупки включает в себя несколько параллельных процессов:
- Сформированная потребность оформляется в виде публичных документов и четко детерминируется. Оформляются технические задания, спецификации, планы и другие документы, которые на следующем этапе передаются контрагентам.
- Производится бюджетирование – отнесение к определённым статьям или внесение изменения в финансовые планы.
- В случае проведения закупки в формате запроса предложений производится поиск и первичная оценка потенциальных поставщиков.
- Собираются и согласовываются пакеты документов для проведения закупки.
- Назначаются ответственные за исполнение закупочных процедур, проводимых на следующем этапе.
Подготовка закупки
Исполнение закупки
Основная часть, которая обычно и называется «проведение закупочной процедуры» – это третий этап, исполнение закупки.
Закупочная процедура
Данный процесс обычно наиболее точно и полно описывается консультантами, автоматизируется в различных системах и состоит из нескольких основных блоков, задачи по автоматизации которых понятны и прозрачны.
- Закупка подготавливается. Зафиксированные ранее ответственные формируют из документов конкурсные пакеты или иные наборы данных.
- Конкурсная документация публикуется на площадке или рассылается участникам запросов предложений. Набор действий на этом этапе сильно зависит от типа закупочной процедуры. Например, некоторые регламенты требуют публикации данных о закупке в профильных СМИ или формального оповещения контролирующих органов.
- На следующем шаге ответственные за закупку принимают заявки и предложения участников. Во многих компаниях это пакеты документов, но все чаще заявки приходят в электронном виде.
- Большинство закупочных процедур предусматривают коммуникацию сотрудников предприятия и участников конкурса. Представители запрашивают дополнительную информацию и разъяснения, запрашивают документы в ходе проверки надежности. Частью данного этапа можно считать и объявление уторговывания как очередной раунд выбора.
- Финалом процедуры является выбор поставщика. Обычно это достаточно сложный процесс, включающий сбор заключений от экспертов, организацию заседания закупочной комиссии и протоколирование решения данной комиссии, финальное подписание документов.
- Переходом к следующему этапу – исполнению закупки – являются различные сервисные, часто интеграционные процессы. Информация о выбранном поставщике, плане поставок и оплат передается в соответствующие подразделения и системы по различным каналам.
- Финалом любой процедуры является выбор поставщика. Обычно это достаточно сложный процесс. Он включает сбор заключений от экспертов, организацию заседания закупочной комиссии и протоколирование ее решения, финальное подписание документов.
Упрощённый процесс закупочной процедуры
Как можно увидеть, закупочная процедура сильно детерминирована и легко автоматизируется. Многие подпроцессы обладают достаточно высоким уровнем зрелости – они как минимум регламентированы, а часто автоматизированы и измеряемы.
BPMS при автоматизации основной закупочной процедуры становится недостающим компонентом, позволяя выйти на управляемость всей сети бизнес-процессов. Она предоставляет инструменты не только быстрого исполнения и мониторинга, но и целевого управления изменениями.
Контроль исполнения
Это пограничный этап. Блок процессов исполнения контракта не корректно включать в контур закупок – здесь точка управления передается профильным системам, ERP или другим учетным контурам, а роль департамента закупок сводится к корректной передаче информации, сопровождении проведенной закупки и аналитике. Примером такой аналитики может быть формирование реестра постоянных или, наоборот, неблагонадежных поставщиков.
Какие процессы контролируются в закупках на этапе исполнения?
- Заключение договора;
- Оплата счетов;
- Документальное подтверждение поставки;
- Контроль качества исполнения.
Бизнесу важно контролировать и результаты закупок, и сам процесс. Показатели эффективности в закупках – тема для отдельной большой статьи. В качестве примера можно выделить три вполне классических направления, по которым собирают аналитику предприятия, использующие ELMA BPM для автоматизации закупок:
- Сроки выполнения задач на каждом шаге процесса – с точки зрения компании и конкретного исполнителя;
- Фиксация фактов реального мира – документы и проводки;
- Затраты на проведение закупочных процедур и эффективность расходования средств.
Пример бизнес-процесса с контролем сроков выполнения задач
