Брифинг в бизнесе это

Мы мало или редко уделяем внимание деталям, часто нет времени или лень. Или просто не находим смысла разбираться в этих деталях. Зачем тратить время на это, ведь мы сделали необходимый минимум.

Еще хуже, если рабочие задачи превращаются в каждодневную рутину. Человек перестает получать удовольствие от процесса.

Поделиться

Я — Алина Ракитина, бренд-технолог и учредитель агентства AUTENTICA. Более 10 лет занимаюсь управлением проектами в области политического, коммерческого и социального брендинга. За это время я переживала разные периоды становления как предприниматель и как специалист. Всё это время формировалось моё отношение к процессу брифинга. В этой статье поделюсь своим опытом проведения брифингов в брендинговом агентстве с максимальной пользой для клиента и без эмоционального выгорания для сотрудников.

Но знания, которые я передаю здесь, важны и полезны не только для сотрудников брендинговых агентств, но и для владельцев бизнеса, топ-менеджеров, дизайнеров, неймеров и других специалистов.

Для начала разберемся в понятиях бриф и брифинг.

Бриф — неодухотворенный инструмент. Лист с вопросами агентства и ответами клиента, описывающий развернутую постановку задачи и желаемый результат от сотрудничества.
Брифинг — одухотворенный инструмент. Процесс разговора, первая точка сотрудничества команды клиента и команды агентства, где происходит сонастройка всех участников процесса.

Сейчас брифинги, которые отправляются в виде документа, стали неактуальными, этого не достаточно в наших реалиях. Через заполненную бумажку мы не чувствуем клиента, не можем узнать его истинных целей.

Зачем нужен брифинг?

Подход к ведению брифинга — это визитная карточка агентства. Через брифинг мы лучше чувствуем клиента, глубже погружаемся в процесс решения задачи. Брифинг дает возможность докопаться до сути и выявить неочевидные вещи.

Что же дает брифинг клиенту?

1. Выход в позицию наблюдателя
   Зачастую клиент, долгое время находясь в своей нише, не может выйти в позицию наблюдателя. Это сложно психологически, но на брифинге возможность это сделать увеличивается в несколько раз. Мы помогаем клиенту выйти из привычной роли и взглянуть на бизнес с иной стороны.
2. Командообразование, сонастройка и возможность узнать истинное представление коллег о задаче
   Участники процесса в ходе брифинга могут дополнять друг друга, высказывать своё мнение и договариваться с коллегами о единой позиции.
3. Осознание истинных целей и структурирование мыслей
   Команда агентства помогает клиенту понять, для чего он хочет изменений, почему это важно ему. Часто бывают ситуации, когда у клиента стояла одна задача, а в процессе брифинга оказывалось, что задача намного шире и глубже.
4. Творчество
   Брифинг — это не только про стандартные вопросы о компании, на нём мы раскрываем людей с помощью интерактивных и игровых вопросов.
5. Обучение и развитие
   В процессе брифинга работает не только наша команда, но и команда клиента. Мы погружаемся в сферу клиента, а он в нашу, чтобы в дальнейшем разговаривать “на одном языке”.
6. Трансформация
   Не случайно мы взяли понятие “трансформация”, ведь после брифинга приходят новые осознания, расширяется видение на своё дело. Люди, которые находятся внутри процесса (компании) часто не замечают важных мелочей, после выхода в позицию наблюдателя взгляд на задачи и на решения этих задач расширяется. Таким образом становится проще воспринимать изменения, которые будут происходить дальше.

Что дает брифинг агентству?

1. Это возможность для клиента познакомиться с нашей командой, посмотреть на подход к работе.
2. Брифинг сближает команду клиента и команду агентства, повышает уровень доверия.
3. Это демонстрация экспертности агентства.
4. Это отработка будущих и существующих возражений.
5. Брифинг — объединение видения команды клиента, фиксация общих видений всех участников процесса.
6. Брифинг — это сонастройка на энергетическом уровне.
7. Брифинг — это процесс получения правды, фиксация скрытых ожиданий и страхов каждого участника процесса.
   У каждого участника процесса есть то, зачем ему это нужно. И не всегда эти мотивы проговариваются, особенно если это просто отправленный на бумажке бриф. Поэтому важно спросить у каждого участника, что он хочет получить по итогу работы, таким образом мы синхронизируем все ожидания клиента и можем продумать, как эти ожидания закрыть и даже превзойти.

Источник: autentica.pro

Что такое брифинг и зачем он нужен?

В современном деловом мире ежедневно появляются инновационные технологии, позволяющие более эффективно взаимодействовать с партнерами, инвесторами, клиентами. В этой статье специалисты компании Doctor Team дают информацию о брифинге, его целях и задачах, важности для бизнеса, и делятся рекомендациями по его продуктивному проведению.

Что такое брифинг, его цели

Брифинг в деловом контексте – это первое личное знакомство с новым заказчиком, клиентом. Если вы, как исполнитель, начинаете работу над проектом или задачей, такая встреча должна давать вам исчерпывающую информацию, на основе которой вы решите, стоит ли браться за эту работу. Главная цель общения – обсуждение всех нюансов поставленного задания. Чем больше данных вы получите от клиента, тем проще вашей команде будет осмыслить проект и погрузиться в него. Дополнительная цель – установление партнерских отношений с заказчиком.

Каждая из сторон процесса должна четко осознавать, что она делает и для чего, какой результат нужно получить из сотрудничества. Брифинг проводится для выявления потребностей заказчика, определения проблем, расчета бюджета. Исполнитель объясняет заказчику, как будет решать поставленную им задачу.

Простым языком это значит: продажа клиенту инструмента или комплекса инструментов, гарантированно решающих его проблему.

Что необходимо узнать при первой встрече

Чтобы брифинг был максимально продуктивным, нужно четко знать, какую информацию стоит запросить у клиента. Есть несколько универсальных вопросов, которые послужат основой диалога. В первую очередь, узнайте сферу деятельности компании, продукты и услуги, предлагаемые ею. Также стоит знать, сотрудничает заказчик с частной клиентурой или оптовыми фирмами.

Крайне важно определить особенности целевой аудитории, потребности и проблемы потребителей. Идеально, если это будет образное либо портретное описание: данные о возрастной категории, месте жительства, гендерной принадлежности, семейном положении, увлечениях, уровне дохода.

Получая сведения о задаче, поставленной в рамках проекта, нужно остановиться на основной, конечной цели, долгосрочной и косвенных. Например, главная цель – достичь определенного объема продаж по региону. Долгосрочная или перспективная – выйти на новые, более масштабные, рынки. Косвенной целью может стать открытие сети интернет-магазинов бренда, ее продвижение.

В идеале цель ставится с четко определенными цифрами и сроками, что в реальности бывает крайне редко. По этому пункту стоит спросить заказчика, почему он не может достичь желаемого результата сейчас, что ему мешает, какие есть проблемы.

Обсуждению подлежат особенности уникального торгового предложения, позиционирования компании, отличия от конкурентов, преимуществ перед ними. Здесь стоит коснуться конкуренции, чтобы подробно ее изучить. На основании знаний о соперниках будет проведен анализ их деятельности, способов продвижения, техники продаж.

Часто конкуренция в offline и online значительно отличается. Информация, полученная в ходе беседы, отмечается в брифе. Удобно, когда он представлен в форме таблицы с ответами на основные вопросы.

Бриф-анкета:

• какой у клиента бизнес, в какой сфере;
• особенности целевой аудитории;
• существующие или потенциальные конкуренты;
• проблема, послужившая поводом для обращения;
• поставленная цель и задачи;
• желаемый конечный результат;
• особенности бренда, услуги или продукта;
• наличие референсов на понравившиеся работы.

Особенности проведения правильного брифинга

Необходимо определить, кто из персонала вашей компании и представителей клиента будет присутствовать на первой встрече. Нет определенных требований к присутствию тех или иных специалистов. Все зависит от особенностей проекта. Это могут быть менеджер, владелец бизнеса, директор, руководители отделов, другие специалисты. Важно, чтобы диалог проходил четко и по делу.

Если брифинг пройдет некачественно, задача будет не понята и неправильно передана в разработку. Затем вас ожидает множество правок и зря потраченное время, упущенные возможности.

Брифинг помогает сформировать портрет заказчика, осмыслить его проблемы, получить информацию по поводу конкурентов и клиентов. В процессе общения выявляется маркетинговая стратегия, от которой зависит разработка плана действий. Обязательно уточните данные, которые могут на первый взгляд показаться незначительными.

Вопросы, нуждающиеся в уточнении:

• сроки и приоритетность поставленных задач;
• тонкости и ограничения – можно запросить информацию о редполитике, брендбук, метрические, аналитические, мониторинговые и другие необходимые данные, если политика компании это позволяет;
• скрытые или перспективные конкуренты – кто, по мнению заказчика, может составить конкуренцию на рынке при реализации проекта;
• особенности и тенденции рынка в сфере деятельности компании клиента.

Действия после брифинга

Послебрифинговый этап не менее важен, чем все предыдущие. Встреча должна быть четко задокументирована, чтобы ни один ее элемент не потерялся. Для этого сразу после общения с заказчиком составляется meeting-report – конспект проведенной встречи в гугл-документе. Его нужно дополнить важными деталями, которые должны знать остальные участники.

Здесь указывается дата брифинга, количество участников с их ролями и должностями (поименные данные), проблема, которую принес заказчик для решения. В meeting-report заносится основная информация о бизнесе клиента, фирме, проекте и договоренности, достигнутой в результате встречи.

На основании брифа формируется детальная смета и подается заказчику для утверждения. По окончанию работ результаты также сверяются с брифом перед сдачей проекта.

Брифинг – неотъемлемая и важнейшая часть переговоров. Малейшие неточности и ошибки в процессе могут привести к отсутствию взаимопонимания с заказчиком, стать причиной неверно выбранной стратегии действий. Если вы не уверены, что сможете справиться с такой серьезной задачей, как проведение первой встречи с клиентом, обратитесь в агентство Doctor Team.

Мы предоставим вам экспертов в необходимой области бизнеса, которые безупречно и продуктивно проведут брифинг. Они будут задавать четкие правильные вопросы для получения точной информации от ваших визави, заполнят бриф и meeting-report. У вас появятся все необходимые данные для успешной работы над новым проектом.

Источник: doctorteam.ru

Что такое брифинг и зачем он нужен при работе с клиентами

Брифинг — это основа всех задач. Если вы только начинаете сотрудничать с новым клиентом, без него не обойтись. Расскажем о могуществе брифинга: какие задачи решает и как сделать так, чтобы он прошел продуктивно.

Общие правила хорошего брифинга

Главная цель брифинга — решить общую задачу. Для этого нужно, чтобы все стороны процесса чётко понимали, что они делают, и какой это должно принести результат.

Немного о том, как запрашивать у клиента информацию для работы. Собрали несколько универсальных пунктов, на которые можно опираться при разработке брифа.

Чётко и по делу — что узнать на первой встрече.

1. Общее о компании: чем занимается, какой продукт или услугу предлагает. С информацией вы уже можете быть знакомы, но спросить ещё раз не помешает. Это правило хорошего тона.
2. Целевая аудитория — клиенты компании. В идеале — образ или портрет ЦА (возраст, место жительства, пол, семейное положение, увлечения, доход).
3. УТП. Главное преимущество клиента среди конкурентов.
4. Цель. Чёткая и единственная, в идеале — с цифрами и сроками (но так бывает не всегда). Давайте на примерах.
   Если говорить о бизнесе, цель может звучать как «увеличить продажи на 20% до 31 декабря» или «продать более 60% мест на новый курс по похудению до официального запуска».
   Если о продвижении: «увеличить узнаваемость бренда на 30% до конца года», «привлечь 1 000 новых подписчиков за 30 дней».
   Уточните, чего именно хотят от вас.
5. Задача (задачи). На какие сроки ориентируется клиент, какая приоритетность. Определитесь с этапами работы и оцените, сможете ли вы помочь в достижении желаемого результата.
6. Особенности и ограничения — чтобы не наделать ошибок в процессе. Запросите всё, что считаете важным: редполитику, брендбук, метрики, аналитику и другие показатели (если это дозволено политикой компании).
7. Конкуренты. Уточните, кто, по мнению клиента, составляет главную конкуренцию на рынке, и проанализируйте их.

Опирайтесь на пункты и сверьтесь, всё ли вы зафиксировали. Теперь эти 7 пунктов — ваша шпаргалка для полноценного брифа с клиентом.

Эти вопросы помогут упростить работу. Некачественно забрифуетесь — не поймёте задачу — неправильно объясните её специалисту. Как следствие — много-много правок. С правильным брифом этого можно избежать.

Кто будет на встрече

Поговорим о составе и ролях на встрече с клиентом. Определённой формулы (например, менеджер + директор + специалист) не существует. Если вы понимаете, что к обсуждению нужно привлечь других специалистов — не стесняйтесь сказать об этом перед встречей.

Бриф на разработку мастер-шаблона

Для наглядности поделимся с вами примером брифа на разработку мастер-шаблона. Он поможет узнать всё, что пригодится в работе. Добавляйте в него свои пункты или убирайте лишние, если нужно.

После встречи: follow up

Задокументируйте встречу, чтобы ничего не забыть. Расскажем, как это удобнее сделать.

Составьте митинг-репорт (гугл-документ с конспектом встречи) сразу после брифинга с клиентом. Добавьте в конспект важные детали, о которых должны знать другие участники.

Что указать в митинг-репорте:

1. Дату встречи или составления документа.
2. Количество участников, их роли и должности (поимённо).
3. Проблемы, с которыми пришёл клиент.
4. Основную информацию о компании, проекте или бизнесе.
5. Договорённости (то, к чему пришли).

Следующий шаг после брифинга

Забрифовались с клиентом, а что дальше? А дальше — формирование детальной сметы на основе брифа.

По правилам, смету нужно показать клиенту на оценку. Если ответ: «Всё круто!» — можно приступать к работе.

Работу закончили, сверяемся с брифом и только после этого сдаём задачу. Ждём обратную связь от клиента.

Чего не стоит делать на брифинге

Как запороть беседу и потерять потенциального клиента. Запомните и никогда не повторяйте.

Избегайте описанных ситуаций, готовьтесь ко встречам и просто будьте вежливы — и брифинг пройдет на ура.

Подписывайтесь на ежемесячный дайджест Mailfit

Раз в месяц присылаем новости диджитала, последние кейсы, рассказываем про работу, собираем интересный и полезный контент в одном письме.

ПОЛУЧИЛОСЬ!
Скоро вы начнете получать нашу рассылку

Источник: mailfit.com