Бюрократия в бизнесе это

Для того чтобы разобраться в сущности понятия «бюрократия организаций», необходимо обратиться к толкованию ее составляющих.

Определение 1

Само слово бюрократия означает некий социальный слой профессиональных управляющих, которые включены в организационные структуры, обладающие четкой иерархией, высокой степенью формализации процедур принятия решение и «вертикальными» информационными потоками.

Организация в общем смысле представляет собой группу людей, которые сознательно объединяются и деятельность которых координируется ради достижения общих целей. Любая организация представляет собой сложный системный объект, неизменно требующий своего управления. Одним из способов его организации выступает бюрократия. В этом случае менеджмент приобретает бюрократический характер, а сама речь идет непосредственно о бюрократическом управлении.

Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!

Классический подход к изучению бюрократии управления выработал известный немецкий историк, социологи и экономист М. Вебер. Согласно его исследованию основными признаками бюрократии в управлении выступают:

• иерархичность построения организации;
• обезличенный характер;
• четкое разделение труда (особенно в сфере управления);
• наличие развитой системы правил и инструкций;
• отбор работников на основе их квалификации;
• карьерный принцип продвижения по старшинству или по заслугам (вне зависимости от суждений руководителя);
• сосредоточение работников на одном занятии;
• зависимость заработной платы от места в иерархической структуре.

Говоря о бюрократии организаций, М. Вебер подразумевал рациональную организацию, правила и предписания, формирующие основу эффективной работы и позволяющие бороться с фаворитизмом. При этом сама бюрократия рассматривалась им в качестве некоего идеального образа и наиболее эффективного инструмента управления как сложными социальными образованиями, так и отдельными структурными единицами.

«Бюрократия организаций»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы

Сегодня бюрократия организаций как таковая характеризуется:

• четкой иерархической зависимостью;
• высокой степенью координации работников и ресурсов ради достижения организационных целей;
• жесткой ответственностью за каждый участок работы;
• оптимальным действием безличных правил.

В целом же бюрократия организаций является лишь одним из типов организации менеджмента. Как способ организации управления она имеет свои преимущества и недостатки, а также делится на несколько основных видов. Рассмотрим их более подробно.

Виды бюрократии в организациях

Своими корнями бюрократия уходит в древние времена. Первые классы профессиональных управленцев были сформированы еще в Древнеегипетском государстве. Далее бюрократия организаций получила свое развитие в Римской империи, Китае и прочих странах Древнего мира.

В современном мире бюрократия является неотъемлемой частью управленческих процессов. Ее основные виды представлены на рисунке 1.

Рисунок 1. Виды бюрократии организаций. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

При аппаратной бюрократии управленческие работники слабо используют профессиональные знания. Их основная обязанность сводится к выполнению общих функций управления. В рамках бюрократии организаций данного вида управленцам все равно чем руководить. Поскольку они владеют знаниями и навыками общего управления в очень узкой области, которая нередко оказывается ограничены их ролью в организации. Иначе данный вид бюрократии принято называть классическим.

Для бюрократии организаций профессионального типа характерно наличие у управленцев более глубоких теоретических и практических знаний в узких областях деятельности, также ограниченных ролевыми требованиями. Для самих управленцев характерна высокая компетентность и высокая степень специализации.

Профессиональная бюрократия, в отличии от классической, менее формализована, а самим управленцам предоставляется большая свобода в принятии управленческих решений. Группировка рабочих мест производится на основе иерархического и функционального принципов. Управленческие решения принимаются централизовано.

Адхократия считается относительно молодым видом бюрократии организаций. Она предполагает быструю реакцию организационных структур на изменения в ее компонентах и внешней среде. Она отличается определенной степенью гибкости и адаптивности по отношению к изменяющейся ситуации. Трудовые коллективы нередко создаются для решения определенных задач, а сами процедуры не всегда формализованы.

Замечание 1

Основным отличием адхократии от прочих видов бюрократического управления считается наличие у нее новых качественных отличий от идеальной модели М. Вебера и ее лишённость присущих ей недостатков. В современном мире данная форма бюрократии наиболее эффективна при управлении организациями.

Преимущества и недостатки бюрократии организаций

Строго формализованный характер управленческих взаимоотношений, высокая степень четкости распределения ролевых функций наряду с личной заинтересованностью управленцев в достижении организационных целей, присущие бюрократическому типу менеджмента, способствуют принятию своевременных и квалифицированных решений и обеспечивают эффективность управления организацией.

В то же время использования управленческой модели бюрократического типа сопряжено с существенными недостатками, иначе именуемыми негативными сторонами деятельности бюрократии. К числу основных минусов бюрократии организаций относятся:

• высокая степень консервативности;
• громоздкость организации;
• медлительность по отношению к изменениям внешней среды;
• сдерживание инициативности работников;
• повышение стоимости управления и пр.

Зачастую трудности, сопровождающие бюрократию, оказываются обусловлены преувеличением значимости стандартизованных правил, норм и процедур, точно определяющих механизмы решения сотрудниками своих задачи, реализации запросов других подразделений организации, взаимодействия с клиентами и общественностью. В результате всего этого организации утрачивают гибкость в отношениях с внешней средой.

Как такового реального типа бюрократии в реальности не существует. В наибольшей степени представленные недостатки удалось преодолеть в условиях адхократии. Тем не менее, они имеют место быть.

Источник: spravochnick.ru

Главный источник проблем бизнеса. Бухгалтерия. Часть 1. Как бюрократия мешает развитию компании

Чтобы преуспеть в конкурентной борьбе, компании важно быть гибкой и мобильной, оперативно реагировать на изменения рынка и внешние вызовы. Бюрократия же делает организацию закостенелой и неповоротливой, увеличивает сроки решения простых вопросов и замедляет реакцию компании.

Как справиться с собственной бухгалтерией и оптимизировать процессы взаимодействия внутри компании рассмотрим в сегодняшнем материале.

Что такое бюрократия и при чём здесь бухгалтерия

Бюрократия – структура организации с чёткой управленческой иерархией и проработанными правилами, стандартами и показателями оценки работы. Бюрократия – про жёсткий контроль и отчётность. В процессе роста компании, бюрократия создаёт всё большие издержки, связанные с контролем: сбор и обработка информации по сделкам, фиксация результатов переговоров и принятых решений, контроль внутренних процессов и исполнения обязательств по контрактам.

В компаниях часто ценят креативность и новаторство, но держится всё за счёт контроля и бюрократии. Бюрократический тип организации основывается на стремлении к стабильности. Однако обилие формальных процедур, регламентов, инструкций, утвержденных бизнес-процессов не всегда играют на руку компании. Один из «побочных эффектов» бюрократизации бизнеса – повышенная нагрузка на бухгалтерию.

Бухгалтерия – структурное подразделение компании, которое собирает и накапливает данные об имуществе и обязательствах организации. Бухгалтерия – источник документально обоснованной и структурированной экономической информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений. Проще говоря, весь документооборот, которым сопровождается контроль над внутренней и внешней деятельностью организации, ведётся через бухгалтерию.

Негативное влияние бюрократии на бизнес

Бухгалтерия часто держится обособленно от остальных подразделений, а руководитель компании даже не пытается вникнуть в суть процессов и всецело доверяет учёт главному бухгалтеру. Бухгалтерия – специфическая область знаний, и вряд ли много управленцев найдут время, чтобы разобраться в вопросе и оценить, оправданы ли жалобы сотрудников на тиранию главбуха, которому вечно не хватает то первичных документов, то счёта-фактуры. Делегировать задачи профессионалу – единственно верное управленческое решение. Однако в работе с бухгалтерией руководитель неизбежно сталкивается с проблемами, которые тормозят развитие всей компании.

Российский бизнес больше забюрократизирован, чем западный: российское законодательство накладывает на компании множество ограничений, усложняет процессы в ряде отраслей, вынуждает вести масштабную отчётность и увеличивать документооборот. Компания становится неповоротливой: внедрять инновационные решения не позволяет низкая из-за бумажной волокиты скорость принятия решений, прорывные идеи остаются за бортом или устаревают к тому моменту, как до них доходят руки. Снижается и мотивация сотрудников: вместо того, чтобы решать интересные задачи и развиваться в своей области, работники вязнут в рутинных процессах и отчётности.

Многоуровневая бюрократическая система России не только одна из главных проблем при ведении бизнеса, но и фактор, который провоцирует нарушения: многие компании уходят в теневой сектор, чтобы избежать столкновения с «канцелярщиной», а по результатам опроса ВЦИОМ, россиянам открыть собственное дело и легализовать бизнес мешают высокие налоги (25% опрошенных) и бюрократия (22% опрошенных).

Впрочем, основная причина чрезмерной бюрократизации внутри компаний – нерациональные поведенческие модели менеджмента. Руководитель, который боится делегировать и потерять контроль над ситуацией, закапывается в микроменеджмент и плодит регламенты. Контроль безусловно снижает риски неверных решений, но также ограничивает возможности роста внутри компании для менеджеров среднего звена, а также отвлекает от построения стратегии организации. По-настоящему успешной компания станет только достигнув баланса между контролем и делегированием.

Как справиться с бюрократизацией?

Совершенствовать управление организацией на пути к сокращению бюрократизации можно несколькими способами:

Технократический подход предполагает создание идеальной модели механизма управления через постепенные и малозаметные последовательные изменения. Мало инвазивное вмешательство снижает сопротивление бюрократии, которое способно парализовать усилия реформаторов.

Рыночный подход – стихийная подстройка механизма управления к меняющимся условиям. Спонтанность действий может привести к внутренней поляризации сил, росту сопротивления изменениям и даже укреплению позиций бюрократии.

Стратегический подход – исходя из объективных условий деятельности организации и расстановки сил в ней, выявить и развить позитивные демократические формы управления организацией. Реализуют такой подход за счёт внедрения новой организационной структуры, развития коллективных методов разработки и принятия решений, формирования новой модели управления, распространения в системе управления экономических отношений.

Ключевые ошибки во взаимодействии с бухгалтерией и как их избежать

Первая и главная ошибка – отсутствие понимания зачем в компании существует отдел бухгалтерии. Раньше главбух считался правой рукой собственника и имел непререкаемый авторитет у сотрудников. Сейчас бухгалтерия всё чаще воспринимается как «обслуживающее подразделение», торопиться выполнять требования которого вовсе не обязательно. Бывает и руководители плохо понимают что входит в компетенции бухгалтера и чего от него ждать.

Задачи бухгалтерии можно свести к двум основным, из которых проистекают все остальные:

• Своевременно предоставлять корректную информацию для контролирующих органов;
• Готовить для собственника оперативные и достоверные отчёты.

Бухгалтерия бережёт компанию от штрафов и излишнего вмешательства контролирующих органов, а также выступает опорой в принятии управленческих решений. На главного бухгалтера управленец возлагает больше всего ожиданий и требований, ведь в малом и среднем бизнесе ответственность за деятельность компании несут два человека: руководитель компании и главный бухгалтер.

Вторая ошибка, угрожающая взаимоотношениям руководителя и главного бухгалтера – часто руководитель считает, что главбух по умолчанию несёт материальную ответственность и за всё «отвечает головой». В реальности же главный бухгалтер разделяет с руководителем материальную ответственность только в случае, если с ним заключён договор о полной материальной ответственности. В противном случае беспечно полагаться на добропорядочность и заинтересованность в успехе предприятия наёмного сотрудника.

Ещё одна частая ошибка, которая ведет к непониманию, нервотрёпке и убыткам – не ставить задачу перед главным бухгалтером. Главбух должен выполнять роль, которую ему отведёт руководитель, иначе случае ничто не помешает понимать должностные обязанности так, как выгодно. Не стоит отстраняться от деятельности бухгалтерии: главбух сам не напишет себе должностных инструкций, не возьмёт дополнительную ответственность.

Тем не менее, список функций главного бухгалтера известен и понятен:

• руководство бухгалтерией;
• организация учёта финансово-хозяйственной деятельности компании;
• ведение бухгалтерского и налогового учёта;
• контроль над оформлением документов;
• составление бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности.

Привлекать главного бухгалтера крупных предприятий для решения задач на уровне финансового директора – тоже ошибка. Финдиректор занимается другими вещами:

• стратегическим финансовым и налоговым планированием;
• анализом финансово-хозяйственной деятельности и разработкой финансовой политики;
• контролем работы бухгалтерии, экономического и финансового отделов;
• поставкой управленческого учёта и выполнением ряда других функций.

Бухгалтеры не обязаны обладать компетенциями для проведения финансовой аналитики и стратегического планирования.

5 правил взаимодействия с бухгалтерией, которые сберегут нервы и деньги

Чтобы бухгалтерская служба не вызывала серьёзных проблем для руководителя, достаточно соблюдать несколько несложных правил.

Фиксируйте в договоре должностные обязанности и ответственность главного бухгалтера. Это правило касается и прочих сотрудников – конфликты происходят от недопонимания между людьми, потому с требованиями и санкциями за их неисполнение лучше разобраться на берегу. Выживание компании зависит от качества бухгалтерского учёта и никак не регламентировать работу отдела попросту опасно.

В общих чертах должностные главного бухгалтера могут выглядеть следующим образом:

• Вести учёт в соответствии с актуальными требованиями законодательства РФ: следить за поправками к законам и корректировать работу отдела и документооборот в соответствии с изменениями;
• Оптимизировать работу отдела путём автоматизации и реорганизации, своевременно сообщать о необходимости внедрить изменения;
• Требовать от сотрудников отдела качественного исполнения обязанностей, своевременно информировать руководство о возникших проблемах;
• Организовывать и поддерживать эффективную работу с контролирующими органами;
• Предлагать пути финансовой оптимизации и экономии;
• Объяснять руководителю доступным языком нюансы работы в случае необходимости;
• Оперативно предоставлять понятные, достоверные отчёты;
• Разделить обязанности бухгалтерской и финансовой службы.

Ознакомьтесь с основами бухгалтерского учета и не нарушайте правил. Понимать, что происходит с деньгами компании, и поддерживать эффективную работу – основа бизнеса.

Важно помнить, что учёт хозяйственной деятельности организации ведётся на основе первичной документации: все сделки, которые привели к поступлению или списанию денежных средств, в обязательном порядке должны подтверждаться документом.

Передача в бухгалтерскую службу документов за предыдущие периоды, влечёт составление и сдачу в контролирующие органы корректирующей отчетности – по сути дополнительную работу для бухгалтера. Всем будет проще, если документация будет поступать в распоряжение бухгалтерии своевременно, так что позаботьтесь о том, чтобы главбуху не приходилось трясти менеджеров по каждой бумажке.

Ознакомьтесь с отчётностью, прежде чем подписывать. Попросите бухгалтера или обслуживающую компанию пояснить нюансы, если что-то непонятно, уточните сумму рассчитанного налога.

Задача бухгалтера – содержать бумаги в порядке. Позаботьтесь об организации хранения документации на всех уровнях. У каждого документа должно быть своё место, чтобы не тратить впустую время на поиск и перекладывание бумаг.

Регулярно проводите аудит работы бухгалтерии. Своевременная проверка поможет вскрыть накапливающиеся проблемы и вовремя «подлатать» тонкие места. Привлекайте внешних специалистов, чтобы оценить состояние дел фирмы, используйте опыт экспертов, чтобы отладить работу собственной бухгалтерии.

Настройте оповещения от налоговой так, чтобы требования дублировались и приходили не только главбуху, но и руководителю – быть в курсе начисленных штрафов и пени, значит не упустить из вида проблему.

Внимательно подбирайте кандидата на должность главного бухгалтера. Проблемы в работе бухгалтерии вскрываются далеко не сразу. Но если налоговая проверка насчитала штрафов и пеней, к фирме регулярно применяют налоговые санкции за несвоевременную сдачу декларации, если запрошенный документ за прошлый год две недели ищут по архивам, дело явно пахнет керосином и нужно разбираться с главбухом.

Конечно, на собеседовании все соискатели молодцы и подбор человека на должность главного бухгалтера во многом русская рулетка. Если отношения с предыдущим главбухом не задались или путь компании только начинается, стоит обратиться к профессиональному HR специалисту за помощью в поиске достойного кандидата.

Разработайте должностные инструкции. Работа бухгалтерской службы, как и работа компании в целом, должна быть стандартизирована и регламентирована: регламенты позволят повысить управляемость отдела и исключит неразбериху в случае смены руководства.

Стандарты делятся на три уровня: положение о системе бухгалтерского учёта на предприятии, руководство по ведению бухучёта, должностные инструкции.

Проработка регламентов и беспрекословное их выполнения минимизируют влияние человеческого фактора на ход работы.

В следующем материале поговорим о том, как снизить нагрузку на бухгалтерию и как быть, если бухгалтер один, а задач у него много.

Источник: vc.ru

Как создать бюрократию внутри компании



Бизнес-тренер, бизнес-консультант, автор книг

«Без бумажки ты букашка», — гласит русская пословица. Между прочим, букашки, т.е. насекомые, — самый процветающий класс животных (не считая микробов :). Маленькие фирмы вполне комфортно себя чувствуют и без лишних бумажек. Но если бизнес растёт, придётся задуматься и о них!

Синдром МММ (Местечковый Менеджерский Монополизм)

Дело можно делать тремя способами:

1. Своими руками;
2. Найти того, кто умеет и может, и создать мотивацию (например, пообещать денег);
3. Четко и в деталях описать задачу, найти достаточно толковых людей, убедиться, что они всё поняли, пообещать денег и установить контроль. Это и называется менеджмент.

Каждый предприниматель имеет опыт работы всеми тремя способами. Это и есть развитие бизнеса. Если ты открыл магазин, то придётся самому стоять у кассы. Если два магазина, — ставить к кассам родственников. Если 10 магазинов — нанимать «дешёвых» кассирш, давать инструкции и контролировать.

А если 100?

Переход от первого способа ко второму обычно совершается быстро и без больших проблем. Многие российские компании этим и ограничиваются. Можно долго и успешно вести бизнес десятком проверенных людей, набравшихся опыта в процессе работы.

Куда сложнее сделать третий шаг: от управления людьми к управлению целями и процессами. То есть, от ручного режима к регулярному менеджменту. Это не слишком приятно и довольно затратно, но на определённом уровне становится необходимым.

Предпринимательство — это азарт, риск и свобода. Если с азартом и риском у большинства бизнесменов всё в порядке, то со свободой, как правило, наоборот, — чем больше занимаешься делом, тем её меньше. Велик соблазн передать управление наёмным менеджерам, но… кто будет стоять у кассы? Кто-то из классиков сказал: «Собственники не разоряют бизнес. Его разоряет не заинтересованный менеджмент».

Широко распространённый синдром развивающегося предприятия — Местечковый Менеджерский Монополизм (МММ). Менеджеры создают и тщательно охраняют свои феодальные наделы, где обладают монополией на власть, информацию, принятие решений. И не всегда понятно, к чьей выгоде эта монополия: собственника компании, или менеджера-помещика?

Бизнес развивается от мелкого к среднему и крупному руками конкретных людей, и накапливаемый ими опыт остаётся у них же в головах. Постепенно компания превращается в «фабрику звёзд» местного масштаба: каждый менеджер на своём месте абсолютно не заменим, поскольку обладает монополией на знание, как делается дело. Убери его — и всё рухнет. А если этот опыт «утечёт» к конкурентам — тогда совсем плохо. Таким образом, бизнес и его собственник всё больше зависят от своего персонала.

Согласно принципам авторского права, интеллектуальный актив, созданный работником за зарплату, принадлежит не ему, а работодателю. С опытом и знаниями это не срабатывает: этот актив создаётся работниками на средства работодателя, но остаётся в их полном распоряжении.

Местечковая монополия на «знаю-как» не только создаёт благоприятную почву для корпоративного шантажа. Она же лежит в основе многочисленных потерь (которые никто не в состоянии посчитать), проблем и «косяков». Ведь совсем не факт, что работник выполняет свои задачи действительно оптимально. И тем более не факт, что его способы работы отвечают интересам компании в целом, а не только его личному удобству, привычкам и предпочтениям.

Сравним компании, управляемые в «ручном» режиме и методами регулярного менеджмента (т.е., внутрифирменной бюрократии):

Какое управление вам нравится больше? На самом деле оба варианта имеют одинаковое право на существование. Но если вас утомил синдром МММ, — стоит присмотреться к правой стороне таблицы…

Польза и вред бюрократии

Развитие внутрифирменной бюрократии, — регламентов, инструкций, утверждённых бизнес-процессов — очевидный способ уйти от зависимости компании от собственного персонала, сделать «знаю-как» корпоративным активом. Не зря ведь определённый уровень «бюрократии» в компании — одно из условий получения сертификата качества ISO, а также выхода на IPO. Попутно решается и задача улучшения, оптимизации: прописываются и вменяются в обязанность эффективные и нужные компании действия и правила. Планирование и отчётность, вплоть до внедрения Системы Сбалансированных Показателей (BSC), позволяют ответить на главный вопрос: сколько же мы на самом деле тратим, и сколько зарабатываем?

Однако нет на этом свете вещей однозначно полезных или вредных. Врачи утверждают: здоровью мужчины исключительно способствует лёгкий инфаркт в 40 лет. Заставляет, знаете ли, поменять образ жизни… Аналогично, пара — тройка серьёзных встрясок бизнеса среднего возраста по причине всеобщего беспорядка наводит собственника на мысль о целесообразности развития бюрократии.

Только не надо впадать в эйфорию. В нашей стране бюрократии хватает, но число проблем почему-то не уменьшается. То же самое относится и к каждому отдельно взятому предприятию. Знаете, что такое забастовка по-японски? Это когда работники начинают в точности выполнять все инструкции.

В «ручном» управлении компанией есть свои прелести. Например, достаточно гибкое реагирование на обстоятельства (хотя не факт, что быстрая реакция приведёт к успеху). Корпоративную бюрократию чаще всего упрекают в неповоротливости, а в современной России с её переменчивыми «метеоусловиями» это, конечно, беда. Регулярный менеджмент вызывает определённую аллергию и у тех, для кого идолом является Его Величество Результат: ведь речь идёт о процессах, а у нас «процессник» — это ругательство. Наконец, многим не нравится обезличивание компании, превращение её из «команды единомышленников» (каждый из которых зачастую тянет одеяло на себя) в механизм из «людей-винтиков».

Так что приходится принимать политические решения, взвешивая как пользу, так и вред от «обюрокрачивания»:

Источник: delovoymir.biz