Активность предприятия по повторяемости может быть двух типов:
- Повторяющиеся процессы, происходящие регулярно.
- Разовая активность — единичные процессы, которые после осуществления более не повторятся в таком виде (мероприятие, временные программы).
Первый вид активностей называется процессами, второй – мероприятиями, проектами, программами и т.п. В данном случае, управлять деятельностью компании – значит управлять её процессами (Process Management) и проектами (Project Management).
История вопроса
Наиболее актуальный вопрос на сегодняшний день о том, какие проблемы любой организации являются ключевыми?
Сначала появляется специализация: одни сотрудники подготовлены к одной деятельности, другие – к другой. Потом эти сотрудники расходятся по отделам и по комнатам в соответствии со своей должностью и функцией. Все заканчивается тем, что каждый сотрудник начинает считать своей обязанностью ту функцию, которая ему поручена, а конечный результат – достижение глобальных целей организации – никому не поручен.
Иерархическая организация выстраивает оргструктуру по вертикали: начальник – подчиненный, но проблема в том, что для удовлетворения внешнего заказчика этого крайне мало – для этого требуется взаимодействие нескольких подразделений. Например, от момента, когда заказчик к нам обратился, до момента, когда он ушел от нас довольный, с ним должны обязательно провзаимодействовать отдел по работе с клиентами, отдел продаж, отдел доставки, юристы должны согласовать договор, бухгалтерия должна выписать акт, счет и т.д.
Иерархическая система пытается решать подобные задачи административно, не выстраивая определенных алгоритмов и четкой системы действий: через служебные записки вышестоящему руководству, через совещания. Со временем необходим поиск системного решения и подхода.
Глобально, таких подходов существует всего два: проектное и процессное управление.
Поверхностно о Главном
И в проектном и в процессном управлении вводятся административные регламенты, определяющие горизонтальное взаимодействие между подразделениями иерархии. Эти необходимые процедуры обязательны для всех участников, и их исполнение гарантирует достижение положительного результата.
Далее, в проектном управлении алгоритмы действий реализуются на уровне каждого проекта, например, в виде сетевого план-графика, что дает возможность более прозрачно отобразить результаты работ.
Плюс – фундамент процессного управления – есть повторяемость наших шагов, соответственно, алгоритмы действий устанавливаются на уровне стандарта (шаблона) бизнес-процесса, и в соответствии с ним выполняется работа в рамках каждого конкретного экземпляра процесса.
Предлагаю отправиться дальше и максимально приблизиться к ответу на вопрос: «Какой же подход для компании наиболее оптимальный – Процессный или Проектный?»
Процесс и Проект – определения и подходы
В сфере консалтинга и не только часто случается ситуация, когда проектная деятельность плавно перетекает в процессную, и наоборот. По этой причине возникает вопрос о представлении проектного и процессного управления в разрезе управления деятельностью компании. Для начала необходимо понять, что такое бизнес-процессы и проекты, четко дать определение:
Процесс – это связанный набор регулярно повторяющихся действий/операций в последовательности, потребляющий ресурсы и преобразующий исходный материал и (или) информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с предварительно установленными правилами, имеющий ценность для конечного потребителя.
Проект – уникальный процесс, состоящий из набора единовременных взаимосвязанных и контролируемых работ/мероприятий с датами начала и окончания, и предпринятый, чтобы достичь цели соответствия конкретным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и ресурсам, создающий конечный уникальный результат.
Под проектным управлением понимается комплекс мероприятий, направленный на достижение уникального результата, в определенный срок и в рамках установленного бюджета. Под это определение попадает достаточно широкий спектр работ, среди которых выполнение работ по договору, где оговорены срок и бюджет, вывод группой сотрудников на рынок нового продукта или услуги, маркетинговые акции, строительство зданий и сооружений и т.д.
Состав бизнес-процессов организации определяется характером её деятельности. Обычно процессы предприятия разделяют на основные и вспомогательные. Основными процессами называют те, направление которых ориентировано на создание основного продукта или услуги организации. К ним относят: продажи, производство, снабжение и другие.
Вспомогательные процессы поддерживают жизненную деятельность основных процессов. Такими процессами являются: юридическое обеспечение, управление финансами, управление персоналом и другие. Кроме того, часто в отдельные группы выделяют так называемые управленческие процессы, касающиеся управления компанией, как единым целым, и процессы разработки новых продуктов и услуг.
Процедуры управления процессами реализуются как проектным, так и процессным образом. Проектный подход предполагает реализацию индивидуально заточенного проекта для того, чтобы пересмотреть часть процессов, не удовлетворяющих современным требованиям. В состав проектной группы обязательно включаются эксперты, понимающие специфику существующего процесса. Процессный подход подразумевает, что компания может иметь среди множества процессов один единственный, целью которого является усовершенствование процессов компании и управление их структурой.
Бизнес процессы являются проектной составляющей, следовательно, процессное управление является входящим в проектное.
Следует отметить, что основное различие между проектом и процессом в организации состоит в том, что проект в отличие от процесса работает с уникальным результатом и уникальным набором связанных задач. Использование проектного и процессного подхода к построению системы управления организацией даст возможность получить эффект содействия. В процессе развития компании необходимо скоординировано использовать методы процессного и проектного подходов к построению системы управления организации.
Непростой выбор! Проектное ИЛИ Процессное управление?
Важным вопросом является измерение степени уникальности процессов, а также процедура перевода процесса с системы проектного управления в систему процессного управления. Уникальный характер измеряется объемом и периодичностью вносимых изменений в процесс при каждой его реализации и различия между результатами и продуктами, образующихся на выходе в конце реализации процесса.
Данные параметры должны быть приемлемые для процесса обновления бизнес-процессов организации, проводимым отделом систем менеджмента качества.
Четкость в реализации необходимых процессов, оперативность в принятии решений и управляемость компании должно обеспечить сотрудничество между методами проектного и процессного управления.
Обратимся к фото ниже.
По фото нельзя понять масштаб, но плотина эта высотой почти с Главное здание МГУ. В PMBOK написано, что на строительство этой платины были заложены принципы современного управления проектами. И принципы эти – процессные. Иными словами, если вы желаете положительных результатов от внедрения проектов, необходимы грамотно разработанные процессы и правильные подходы к их реализации.
Для планирования проекта, для его исполнения, для контроля, для закрытия, для управления рисками – для всего, что в проекте есть, нужны специальные процессы, а это уже процессный подход.
Итого, если использовать проектный и процессный подходы управления в организации «грамотно», то они только дополняют и усиливают, а не исключают друг друга. Тем не менее, их совместное использование предполагает нацеленность действий на разные по своей природе объекты, например, на систему управления проектами для процессного подхода и на сами проекты для проектного. Возможных вариантов их совместного использования много. Каждый зависит от специфики проектов и организаций, их реализующих.
Источник: www.elma-bpm.ru
Процессы и проекты: 2 контура управления компанией | 2023
Процессы и проекты — две сущности управленческого процесса. С помощью процессов и проектов вы определяете, различаете и контролируете различные активности своих сотрудников.
Оба термина явно очерчивают разницу. Однако, когда встает вопрос о том, какие IT-продукты внедрять в бизнес и с какой целью (для управления процессами или проектами?) часто возникает путаница.
В этой статье мы даем базовые определения для процессов и проектов, которые Active Sales Group использует своих проектах по автоматизации бизнес-процессов компании.
- Процессы и проекты: в чем разница
- Процессы и проекты: что такое управление процессами
- Процессы и проекты: что такое управление проектами
- Процессы и проекты: трансформация
- Процессы и проекты: что выбрать
- Процессы и проекты: сравнительный анализ
ПРОЦЕССЫ И ПРОЕКТЫ: В ЧЕМ РАЗНИЦА
Вы выбираете процесс или проект в зависимости от конечного результата, который хотите получить.
Предположим, вы управляете коммерческим подразделением из 25-ти сотрудников. Каждый день у ваших менеджеров есть задачи. Некоторые из них являются обычными делами, например, привлечение новых клиентов или закрытие сделок. Некоторые из них связаны с краткосрочным проектами, например, участие в разработке адаптационных материалов.
Активность ваших сотрудников в данном примере делится на два типа:
- Повторяющиеся активности: это события определенного процесса, который ваш менеджер должен осуществлять на регулярной основе, т.е. постоянно (например, процесс привлечения клиентов);
- Единичные разовые активности: уникальные события, которые после их реализации не повторятся (участие в разработке документов для системы адаптации).
Повторяющиеся активности и события — это процесс. Разовые события — это проекты. Проекты также являются процессами. Но уникальными.
Контролировать выполнение, т.е. управлять, вам необходимо как процессами, так и проектами.
ПРОЦЕССЫ И ПРОЕКТЫ: ЧТО ТАКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССАМИ?
При управлении процессами — Business Process Management (BPM) — вы настраиваете систему так, чтобы каждый раз ваш подчиненный действовал по определенному алгоритму, т.е. плюс-минус одинаково.
Как и проекты, процессы являются совместными. Но в отличие от проектов, процессы могут также включать автоматизированные системные задачи. Все задачи, которые нужно выполнить, известны заранее. Процессы могут включать в себя условия и параллельные ветви, чтобы направлять данные разными способами, но вся структура настраивается заранее.
В отличие от проекта процесс может существовать бесконечно. Его этапы стандартны. Его необходимо формализовать (описать), улучшить (т.е. вылечить «узкие» проблемные зоны), может быть смоделировать заново и внедрить (автоматизировать).
Цель управления процессами — эффективность. Управление процессами постоянно их улучшает, пытаясь свести существующие шероховатости и трение в процессах к нулю. Руководителю необходимо, чтобы все происходило быстрее и эффективнее.
Для этого компании автоматизируют процессы — внедряют современные IT-продукты: CRM и BPM- системы.
Ключевыми требованиями этих продуктов для управления процессами являются интеллектуальный дизайн и интеграция с другим программным обеспечением.
ПРОЦЕССЫ И ПРОЕКТЫ: ЧТО ТАКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ?
В нашем примере участие менеджера в разработке адаптационных материалов — это проект. Это разовое мероприятие с определенной датой окончания. Поскольку ваша команда не реализовывала раньше этот проект, вы распределяете роли разным людям.
Проекты обычно являются совместными. В них участвует группа людей, выполняющих несколько разных задач. У проектов есть дата окончания и как правило они не проходят одинаково.
Точные шаги для завершения проекта не всегда известны в начале. У команды может быть сформировано представление о том, как выполнить проект, но они не всегда уверены в этом на 100%. В проектах много неуверенности.
У проектов также есть ограничение по объему. Есть только определенное количество проектов, над которыми команда может работать одновременно.
Существуют разные методы управления проектами: Scrum, Kanban, Agile. Cамый распространенный метод автоматизации контроля за проектом осуществляется с помощью программы Microsoft Project Management.
Цель управления проектом — дать прозрачное представление о том, что происходит. Менеджеру проекта необходимо иметь полное представление о том, над чем все работают одновременно, и всем полезно иметь возможность быстро обсудить общий проект.
Ключевой особенностью программного обеспечения для управления проектами является гибкость и быстрота действий. Как только один этап проекта будет завершен, все данные можно будет проанализировать и передать на следующий этап. Если происходит новый, незапланированный шаг, команда не должна упустить ни одной доли.
Данные в ПО для управления проектами перемещаются, но всегда вручную. Как только один менеджер завершит свою работу над отчетом, он должен найти способ отправить его следующему человеку. В программном обеспечении ему может потребоваться уведомить кого-то о завершении работы или перетащить задачу на чужую карту.
ПРОЦЕССЫ И ПРОЕКТЫ: ТРАНСФОРМАЦИЯ
Могут ли повторяющиеся проекты трансформироваться в процессы?
Например, если работа по привлечению новых клиентов на профильных выставках становится для вашего подразделения регулярным событием, вам необходимо его стандартизировать и разработать эффективный автоматизированный процесс.
Это упростит выполнение задач этого «проектного процесса» каждый раз, когда вы его запускаете.
Каждому бизнесу еще в стадии развития следует выявлять проекты, которые со временем будут повторяться для того, чтобы найти лучший способ заставить его работать эффективно.
ПРОЦЕССЫ И ПРОЕКТЫ: ЧТО ВЫБРАТЬ?
Перед многими компаниями со временем встают вопросы:
- Как усиливать управление бизнесом?
- В каком направлении осуществлять автоматизацию?
Вы ищете лучший способ организации и контроля своими собственными задачами? Вам нужен гибкий способ помочь команде завершать проекты? Или ваши системы достаточно созрели для того, чтобы сосредоточиться на создании эффективных процессов?
Если вам нужна прозрачность, лучше всего подойдет управление проектами. Если вам нужна прозрачность и эффективность, вам нужно перейти на управление процессами.
Большинство руководителей думают, что им нужно программное обеспечение для управления проектными продажами и внедряют CRM-системы. Но на самом деле бизнес выиграет больше, если будет внедрена система, которая даст возможность анализировать и эффективно настраивать регулярно выполняемые процессы.
ПРОЦЕССЫ И ПРОЕКТЫ: СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ
При выборе методов управленческого контроля изучите уникальность ваших процессов.
Если объем изменений, которые вы вносите в проект высок, а периодичность, с которой вы их вносите высока — у вас преобладает управление проектами.
Если вам удалось навести порядок и стандартизировать работу сотрудников, а процессы стали повторяемыми, значит вам пора переходить на управление процессами и ставить своей целью снижение издержек и повышение эффективности работы компании.
Постепенный переход компании от проектов к процессам и последующая автоматизация процессов — это логичный путь развития компании реализующей стабильный сбыт своей продукции.
Мы поделились своими знаниями о процессах и проектах. Используйте их в своей работе для повышения результативности бизнеса.
Источник: activesalesgroup.ru
