Секрет успеха практически любой компании заключается в правильно подобранном персонале. Разумеется, не в последнюю очередь это касается сотрудников, которые берут на себя важные задачи или даже часть обязанностей начальников.
Речь идет о “правой руке” руководителя, без которой невозможно представить крупную организацию. И сегодня мы подробно рассмотрим, кто такой бизнес-ассистент, зачем он нужен компаниям, в чем его отличия от личного помощника и других административных ролей, сколько зарабатывает и как им стать.
Мой YouTube-канал про переезд на землю, путешествия, жизнь
Перейти на канал и подписаться
Особенности профессии
Как я уже писала, бизнес-ассистент – это “правая рука” руководителя. Это значит, что он является не просто помощником, а человеком, который берет на себя часть обязанностей своего работодателя, решает различные бизнес-задачи, всегда в курсе всех событий, происходящих в организации, а также знает и разрабатывает рабочее расписание лидера компании или подразделения.
Специалист является ключевым сотрудником. Благодаря ему руководитель может посвятить свое время более важным задачам, поручив рутинные и менее ответственные дела ассистенту.
Должна уточнить, что в большинстве своем “правая рука” занимается выполнением только рабочих вопросов. И реже в функционал бизнес-ассистента входит решение личных проблем начальника, таких как бронирование столика в ресторане, только если это не для деловой встречи, или заказ такси.
Если же говорить об основных обязанностях ассистента, то он берет на себя и документацию, и переговоры с партнерами, и планирование, и ведение проектов, и общение с клиентами. Когда такой сотрудник есть в компании, увеличивается эффективность работы всего предприятия, что положительно влияет на бизнес.
Ассистент может быть не только у лидера всей организации, но и у руководителя отдельного подразделения или отдела. И независимо от уровня управления, работник в любом случае должен иметь схожие взгляды, ценности и вкусы с начальником, чтобы быстро понимать, что от него хотят, и улавливать логику действий руководителя.
Начальнику и подчиненному должно быть комфортно рядом друг с другом, так как они проводят очень много времени бок о бок. Конечно, сейчас ассистентам предлагают удаленный формат работы, но такие вакансии встречаются все еще нечасто.
Представьте ситуацию, когда начальник опаздывает на переговоры с партнерами. Бизнес-ассистент может временно заменить руководителя, например, начав презентацию продукта без него, тем самым сохранив и деньги, и время, и выгодное сотрудничество. А если бы ассистент работал удаленно, то ситуация из примера закончилась бы по-другому.
Но действительно, иногда помощники работают удаленно. Вот, скажем, блогеры тоже могут нанимать бизнес-ассистентов. Но им физическое присутствие сотрудника не так важно, как, например, руководителям IT-отделов.
В таких работниках нуждаются:
- предприниматели и бизнесмены;
- руководители среднего и высшего звена;
- коучи и тренеры;
- психологи;
- интернет-преподаватели и многие другие.
От сферы деятельности зависит, в какой области бизнес-ассистент должен разбираться. Он должен быть самостоятельным и ответственным, уметь принимать решения без подсказки руководителя.
Также бизнес-ассистент обязательно должен быть надежным и преданным, так как без полного доверия взаимодействия не получится. Дело в том, что этот сотрудник владеет ценными сведениями, которые в руках конкурентов могут значительно ударить по компании. Поэтому руководитель должен быть уверенным в своем помощнике на 100 %.
Возможно, как раз из-за того, что бизнес-ассистентам доверяют столь уникальные данные, этих специалистов пытаются заменить, чтобы устранить вероятность утечки секретной информации.
С приходом современных технологий появился шанс, что функции специалиста будет выполнять искусственный интеллект. Однако пока еще очень рано говорить о снижении востребованности бизнес-ассистентов.
Они не просто секретари или консультанты. Эти специалисты находят нестандартные решения, помогают руководителям в экстренных ситуациях, понимают ход мыслей начальников, поэтому могут взять на заметку их идеи, “докрутить” задумки, оформить и представить в виде готового плана. И это далеко не все, на что способен ассистент.
Пока машины не смогут предоставить такой же уровень эффективности, бизнес-ассистентов не заменить.
Обязанности специалиста
Главная задача бизнес-ассистента – разгрузить своего начальника и организовать его работу, чтобы тот мог в комфортных условиях выполнять свои обязанности, тем самым развивая бизнес. Сделать это можно только в случае, если руководитель делегировал специалисту большую часть своих полномочий и функций.
Если же говорить о конкретных обязанностях бизнес-ассистента, то тут каждый работодатель сам прописывает свои требования. На собеседовании и еще до него все пункты четко проговариваются, чтобы новый сотрудник понимал, что от него хотят.
Сейчас же я перечислю основные функции, которые чаще всего можно увидеть в объявлениях о предложении вакантной должности. Итак, бизнес-ассистент выполняет следующие задачи:
- Планирует рабочий график начальника.
- Поддерживает связь с деловыми партнерами, поставщиками и подрядчиками путем ведения переписки и общения с ними по телефону.
- Занимается документооборотом.
- Обрабатывает входящую корреспонденцию, собирает, анализирует и систематизирует информацию, необходимую руководителю, после чего представляет ее в готовом виде.
- Консультирует клиентов, поддерживает с ними связь.
- Проверяет документы перед их отправкой на подпись руководителю.
- Ищет и заключает контракты с подрядчиками.
- Контролирует исполнение поручений, которые были даны другим сотрудникам.
- Планирует командировки начальника, бронирует номера в отелях и билеты на самолет или другие виды транспорта.
- Организует деловые переговоры, договаривается о времени и месте предстоящих встреч, сопровождает на них руководителя и ведет протоколы мероприятий.
- Переводит документы с иностранных языков.
- Ищет и нанимает персонал.
- Рассматривает и обрабатывает предложения, запросы, жалобы и другие обращения от сотрудников компании, подрядчиков, клиентов, контрольных государственных органов и т. д.
- Ищет и внедряет автоматизированные технологии для оптимизации внутренних бизнес-процессов.
- Управляет проектами.
- Подготавливает и корректирует письма и запросы перед отправкой.
- Разрабатывает бизнес-презентации.
- Выполняет любые другие поручения руководителя.
Кроме пожеланий самого работодателя, на список обязанностей влияет направление деятельности компании. Например, бизнес-ассистент, работающий в строительной организации, обязательно должен следить, чтобы персонал соблюдал все правила техники безопасности.
Отличия от личного помощника и секретаря
Бизнес-ассистентов нередко путают с другими специалистами, имеющими похожие обязанности: личными помощниками и секретарями. Да, эти три должности обладают общими характеристиками и предполагают решение схожих задач, однако суть профессий совершенно разная.
С бизнес-ассистентом мы уже познакомились. Этот специалист в основном решает бизнес-задачи, помогая руководителю составить и разгрузить свое расписание. Он играет ключевую роль и является вторым человеком в компании.
Личный помощник тоже оказывает помощь своему начальнику, но в отличие от ассистента он в первую очередь решает именно личные, а не бизнес-задачи. В качестве персональных поручений могут рассматриваться такие, как покупка подарков, взаимодействие с членами семьи руководителя, организация семейных торжеств, планирование отдыха и т. д.
Обязанности личного помощника могут быть связаны с непосредственными рабочими процессами, однако большая часть – это обеспечение комфортной работы начальника и бытовая рутина.
Можно сказать, что ассистент и помощник – две противоположности. И вот почему: 10 % задач первого специалиста связаны с персональными поручениями, а 90 % – с бизнес-процессами. А у второго все наоборот: 10 % времени он уделяет бизнес-задачам, а 90 % – личным проблемам руководителя.
А теперь сравним бизнес-ассистента и секретаря. Рассмотрим их различия на примере расписания начальника. Оба специалиста его составляют. Секретарь должен знать расписание, вносить изменения, если того просит руководитель, следить, чтобы все пункты четко соблюдались и рабочий режим не сбивался.
Бизнес-ассистент тоже его составляет, но в отличие от секретаря, он может самостоятельно добавлять и удалять пункты в расписании, если посчитает, что так будет лучше. Также этот специалист сам договаривается о переговорах и назначает деловые встречи, вносит их в рабочий график, после чего сообщает об этом руководителю.
Секретарь же не имеет такой самостоятельности. К тому же кроме важных задач, например, работы с документацией, принятия и обработки корреспонденции, приема звонков, секретарь еще выполняет более мелкие поручения, скажем, приготовление кофе, встреча и сопровождение клиентов. Бизнес-ассистент этим не занимается.
Поэтому секретарю достаточно “ладить” с компьютером и оргтехникой, знать правила делового этикета, быть мобильным и сообразительным, а также быть готовым выполнять однообразную и рутинную работу.
А ассистент обязательно должен понимать бизнес-процессы, знать особенности ведения переговоров и деловой переписки, решать часть задач HR-менеджера, проверять документы, уметь самостоятельно принимать решения и нести за них ответственность.
Навыки и личные качества
Нередко работодатели ищут не просто сотрудника, а супер-человека. Он должен уметь все и сразу, быть преданным и надежным. И к бизнес-ассистенту это тоже относится.
От этого специалиста требуется способность самостоятельно решать проблемы, как свои, так и руководителя. Для этого ему понадобятся следующие навыки и знания:
- Умение в ускоренном режиме находить, собирать, анализировать и систематизировать нужную для руководителя информацию.
- Владение техниками тайм-менеджмента .
- Знание основ делопроизводства и навык ведения документации.
- Умение поддерживать деловые контакты.
- Навык организации встреч, переговоров и других деловых мероприятий.
- Умение составлять рабочее расписание и календарь руководителя.
- Знание офис-менеджмента.
- Умение вести деловую переписку.
- Грамотная устная и письменная речь.
- Знание делового этикета.
- Умение работать в режиме многозадачности.
- Знание стандартных офисных программ.
- Способность хранить информацию в секрете.
- Умение обращаться с офисной техникой.
- Знание нескольких иностранных языков, в первую очередь английского.
- Умение найти подход к любому человеку.
- Знание финансовой системы.
- Навык оформления и ведения презентаций.
- Понимание бизнес-процессов.
- Знание особенностей и нюансов деятельности бизнеса работодателя.
- Умение четко и дозированно подавать информацию.
- Управленческие навыки.
- Знание основ маркетинга и продвижения.
- Умение выделять главное из второстепенного.
Для специалиста важны не только навыки и знания, но и следующие личные качества:
- ответственность;
- коммуникабельность;
- исполнительность;
- настойчивость и инициативность;
- внимательность к деталям;
- собранность и организованность;
- обязательность и пунктуальность;
- обучаемость;
- надежность и преданность компании и работодателю;
- высокий эмоциональный интеллект ;
- стрессоустойчивость;
- сообразительность, адаптивность и гибкость;
- креативность.
Для бизнес-ассистента желательно иметь высшее образование и опыт работы от 2 лет, особенно если специалист хочет работать с руководителями высшего звена.
Ограничений по полу и возрасту нет, но нужно иметь приятную внешность, опрятный вид и уметь производить хорошее первое впечатление. Также необходимо иметь возможность ездить в командировки.
Зарплата, место работы и перспективы
Практически любой руководитель, независимо от уровня, имеет личного помощника или бизнес-ассистента. И чем крупнее компания, тем острее встает потребность в этих специалистах. Поэтому на просторах интернета можно найти сотни вакансий с предложениями о работе.
Однако нельзя сказать, что на рынке имеется нехватка кадров. Специалистов тоже много, поэтому и конкуренция большая.
Первое время лучше рассматривать вакансии от небольших компаний. Да, зарплата будет меньше, но и требований тоже немного. Некоторые работодатели готовы брать новичков без образования и опыта, чтобы обучать их на практике.
А те специалисты, которые уже работали на должности бизнес-ассистента, имеют высшее образование и знают один или несколько иностранных языков, могут обратить внимание на более выгодные предложения от крупных организаций. Заработная плата будет выше, однако и пунктов к требованиям тоже прибавится.
Искать объявления о работе можно на популярных агрегаторах, например, на HeadHunter, Яндекс Работа, Remote-job и SuperJob. Также имеются вакансии на бесплатных досках объявлений вроде Авито или Юлы. Рассматривайте предложения как из своего города, так и из других, если работодатели ищут удаленных работников.
Кроме этого, существуют специальные площадки, которые предоставляют услуги виртуальных помощников и ассистентов. Такими сервисами являются Ellie.pro, WANT, Поручай.ру, Smartfield и другие. Можно отправить на эти площадки резюме.
Заработная плата начинается от 15 000 руб. Такую сумму будут платить начинающим специалистам без опыта работы. В среднем по России доход бизнес-ассистента варьируется от 50 000 до 70 000 руб. В Москве зарплата выше примерно на 10–15 тыс. руб. Часто работодатели выписывают премии сотрудникам, которые успешно выполнили все порученные задачи.
Наибольший доход получают специалисты, работающие в крупных международных организациях, которые сотрудничают с зарубежными компаниями. В этом случае сотрудники обязательно должны владеть иностранными языками и уметь делать переводы речи и текста. И зарплата соответствует требованиям: доход составляет около 100 000 руб. + премии.
Что касается перспектив, то бизнес-ассистент может стать хорошим управленцем и постепенно занять руководящую должность. Он либо дорастет до начальника отдела в той же компании, где и работал, либо уйдет в смежную сферу деятельности, например, в маркетинг, либо станет заместителем своего руководителя.
Также некоторые ассистенты со временем становятся партнерами компании и получают долю в бизнесе.
Плюсы и минусы профессии
При рассмотрении той или иной профессии необходимо сравнить ее достоинства и недостатки. Это важный пункт, благодаря которому можно кратко обобщить вышесказанное и определить, подходит это направление деятельности или нет.
Сначала перечислю плюсы:
- Есть возможность занять должность без высшего образования и опыта работы.
- Имеются карьерные перспективы.
- Некоторые работодатели ищут удаленных сотрудников.
- Заработная плата у специалистов с опытом от 2 лет находится на уровне выше среднего.
- В процессе работы можно приобрести много важных навыков и умений, которые пригодятся в дальнейшем.
- Работодатели часто выплачивают премии.
Минусов тоже не избежать:
- Возможны частые стрессовые ситуации.
- Ненормированный рабочий день. Бизнес-ассистенту могут позвонить в любое время, в выходные и праздничные дни.
- Нужно всегда быть на связи и в курсе всех событий организации.
- Есть вероятность частых поездок с руководителем в командировки.
Как стать бизнес-ассистентом
Как я уже не раз писала, не всегда работодатели требуют высшего образования у будущего сотрудника. Однако лучше его иметь, так как большинство компаний хотят, чтобы их персонал был обучен и квалифицирован.
Универсальным будет диплом в области менеджмента. Также востребованы специалисты, обучавшиеся на факультетах экономики, логистики, маркетинга, психологии, бухгалтерского учета и делопроизводства.
Некоторые организации принимают на работу только тех специалистов, образование которых было связано с деятельностью компании. Например, дизайн-студии ищут сотрудников с дипломом дизайнера. Руководитель юридической фирмы нанимает только ассистентов-юристов. А для частной клиники необходим работник с медицинским образованием.
Кроме обучения в высших учебных заведениях, можно выбрать профильные дистанционные занятия, которые проводятся в сжатые сроки. Я предлагаю вам следующие онлайн-курсы:
- Ассистент руководителя и в офисе, и на удаленке – Remote Team.
- Бизнес-ассистент 2.0 – Бизнес-школа Анны Сосновой.
- Ассистент на миллион – Smart and Talented.
- Помощник руководителя (бизнес-ассистент) – Международная Академия Бизнеса.
- Бизнес-ассистент руководителя 2.0 – Business Seminar.
- Assistant PRO – Global Assistant.
Они могут как дополнить основное образование, так и стать основой знаний и умений.
Заключение
Итак, мы заканчиваем обзор профессии. Теперь, когда вы знаете особенности работы специалиста, чем он занимается, сколько зарабатывает, плюсы и минусы его деятельности, можно определить, подходит вам эта профессия или нет.
Если вас все устраивает, то начинайте обучение и просматривайте вакансии. Где можно искать подходящие онлайн-курсы и работу, я тоже указала. Советую еще изучить наши рекомендации по поиску работы .
А остальным читателям, которые решили продолжить поиск, я предлагаю ознакомиться с другими статьями на блоге iklife.ru. На сайте размещены публикации о различных профессиях и способах заработка.
Источник: dzen.ru
Бизнес-ассистенты — помогают или усложняют жизнь?
Бизнес ассистент — незаменимый сотрудник, работа которого влияет на эффективность и производительность руководителя. Он обязуется выполнять широкий спектр функций — это делает его фактически вторым по важности сотрудником фирмы.
У каждого директора свои требования к помощнику, но существует константа — ассистент должен проявлять надежность, преданность, ответственность, организованность.
Руководитель должен полностью доверять своей «правой руке», поскольку помощник владеет уникальной информацией, которую можно применить не во благо компании.
Зачем нужен бизнес-ассистент?
Личный ассистент нужен для исполнения обязанностей секретаря или заместителя директора. Он корректирует календарный график начальника, его время, ведет документацию. Такой сотрудник требуется также для помощи в поддержке деловых взаимодействий с другими компаниями.
Потребность в персональном помощнике выражается в необходимости рационально планировать время руководителя, креативно подходить к бытовым и нестандартным проблемам фирмы. Заместитель босса — связующая часть компании с внешним миром. Он не только управляет потоком информации, но и улучшает производительность директора.
Что должен уметь?
Чтобы бизнес ассистент соответствовал высокому уровню босса, он должен не только придерживаться должностной инструкции, но и иметь определенные навыки, характерологические качества. Здесь важен специфический склад личности, особый тип темперамента. Работа предполагает следующие навыки:
- умение работать с документацией;
- умение планировать время (свое и директора);
- организационные навыки;
- знания финансовой системы, математические навыки;
- поддержка деловых контактов;
- знание языков – часто ассистент одновременно и переводчик;
- работа заместителем директора и офис-менеджером.
Полный список функций бизнес ассистента этими пунктами не оканчивается. Личный помощник вникает в организацию деловых встреч, совещаний, переговоров, оформляет презентации, ведет протоколы. Командировки руководителя также в сфере деятельности его «правой руки». Другие обязанности — контролировать деятельность водителей, курьеров, делать покупки для мероприятий, следить за жизнеобеспечением кабинета босса.
Справочно! В задачи такого специалиста входят как поручения в сфере бизнеса, так и личные поручения руководителя, специфические текущие события и будущие планы.
Требования к персональному ассистенту
Требования зависят от конкретных задач, которые ставит руководитель. Помощник может быть как полностью погружен в деловые события компании, так и наниматься для личных поручений. Для одного руководителя не играет роли наличие высшего образования, а другой его требует в первую очередь.
Обобщенно требования выглядят следующим образом:
- высшее образование, желателен красный диплом очного отделения;
- стаж работы на аналогичной должности;
- знание нескольких языков;
- экстравертность, умение идти на контакт;
- возможность уезжать в командировки;
- готовность к неточному графику работы;
- определенные черты характера;
- культура, грамотная речь.
Для результативной работы желательна психологическая совместимость с директором. Среди личностных черт выигрышными становятся: умение хранить информацию, преданность боссу и фирме, исполнительность, коммуникабельность.
Некоторые руководители учитывают фактор возраста и внешности — в предпочтении лица до 35 лет без ярких элементов одежды, косметики. Чрезмерная экстравагантность во внешнем виде комично воспринимается в серьезных заседаниях.
Для того чтобы выработать необходимые качества и умения, стоит обратиться в школу подготовки бизнес ассистентов.
Важно! Приветствуется высокий уровень эрудиции персонального ассистента. Он должен уметь поддержать разговор, который не относится напрямую к делам компании.
Как проходить собеседование?
Выходя на контакт с кадровым агентством, нужно иметь в виду, что с первых секунд знакомства уже происходит оценка будущего сотрудника.
Для выявления определенных качеств характера кандидата тестируют методиками, психологическими опросниками. Это важно для понимания того, сможет ли человек справиться с этой должностью, найдет ли общий язык с руководителем.
Важно! Все цели бизнес ассистента не поддаются конкретизации и полному описанию на собеседовании. Важно быть готовым к непредсказуемости.
Перед собеседованием рекомендуется тщательно изучить особенности данной фирмы и ее директора, поискать интервью. Следует обдумать небольшой рассказ о себе, о своем семейном и профессиональном положении. Успешность собеседования зависит от умения себя подать.
Не рекомендуется по пунктам излагать все свои преимущества и функции — это все уже имеется в резюме. Лучше сказать о том, какие плюсы благодаря вам может получить компания и руководитель. Подчеркивайте победы на предыдущей должности, расскажите о своих достижениях.
Плюсом будет короткий рассказ о причинах ухода с прежней должности. Следует припомнить те проблемные ситуации, в которых вы проявили свои лучшие черты.
Типичными ошибками на собеседования являются негативные отклики о предыдущем руководителе, опоздание или сленговая речь. Минусом служит также рассеянность, отсутствие внимательности.
Востребованность
Практически у каждого руководителя есть персональный помощник. Чем серьезнее цели компании, тем больше она нуждается в таком специалисте. Несмотря на это, вакансия предполагает большое число желающих кандидатов. Поэтому от конкуренции уйти не получится.
Кандидат на эту должность обязан обладать навыками организатора мероприятий, быть стрессоустойчивым, заниматься саморазвитием.
Повысить шанс получения этой должности смогут познания различных дисциплин — не только математических, но и психологических. В приоритете знание этикета, быстрые реакции.
Зарплата и перспективы
Зарплата зависит от территориальных особенностей (конкретного города, страны), конкретной компании, диапазона полномочий. В России помощнику директора платят от $900 до $5500. Чем больше цифра – тем многочисленней задачи персонального ассистента.
Карьерный рост происходит по двум направлениям. Первое — линейное, продвижение внутри компании. Через несколько лет работы личным помощником, можно добиться должности менеджера по работе с клиентурой или уйти в сферу маркетинга.
Второе направление — вертикальное. Со временем можно занять должность заместителя своего директора, расширив свои полномочия.
Удаленные бизнес ассистенты
Удаленный ассистент не поручается выполнять личные задачи руководителя — он популяризирует и рекламирует фирму. Среди задач — ведение переписки с клиентами, планирование деятельности подрядчиков, должность администратора в социальных сетях, подготовка материалов для презентации. Здесь важен высокий уровень самоконтроля, умение организовать свое рабочее время.
В сети есть немало направлений удаленного бизнеса. Это онлайн-магазины, сайты, паблики, блоги и пр. Владельцу интернет-сервиса также требуется «правая рука» — человек, который будет брать на себя дизайнерские, маркетинговые задачи.
Удаленный бизнес ассистент должен:
- обладать навыками работы в офисных программах;
- иметь грамотную русскую речь;
- обладать опытом копирайтинга;
- уметь работать в социальных сетях, понимать их закономерности.
В зависимости от компании, иногда требуется умение составлять лендинги (посадочные страницы), навык монтажа видеороликов, понимание в сфере аналитики сайтов.
Удаленному помощнику далеко не всегда нужно иметь высшее образование. Главное — это опыт и результаты деятельности.
Описываемая профессия далеко продвинулась от простой должности секретаря. На данный момент ассистент — это серьезный сотрудник, обладающий высокими знаниями и умениями.
Работа персонального помощника динамична, ответственна. Но она открывает широкие горизонты развития, перспектива зависит лишь от усилий и желания.
Источник: viafuture.ru
Что должен делать бизнес ассистент
Для многих персональный помощник – это бортовой компьютер: в программу заранее внесли список действий и запустили. Кнопочку нажали, машина сама паркуется, а мы в это время можем решать более сложные задачи.
Но что делать, если в списке задач появляется не парковка, а вираж в воздухе или полет в открытый космос? Если компания продолжит развиваться, руководителю нужен будет не бортовой компьютер, а полноценный второй пилот.
Второй пилот может стать вашими руками, вашим голосом, а иногда и продолжением вашего мозга. Вы заявили о проблеме, а второй пилот додумался записать ее, развить, передать соответствующему сотруднику, принять результат и презентовать его.
RB рекомендует лучших поставщиков цифровых решений для вашего бизнеса — по ссылке
Чем бизнес-ассистент отличается от обычного секретаря?
Мне часто приходится выполнять сложные и неординарные задачи, которые далеко выходят за рамки обычных обязанностей секретаря. Например, продумать и внедрить систему игрофикации в ежедневные процессы или разработать инструмент, который позволит запоминать еще большее количество данных.
Конечно, я занимаюсь и обычной рутиной, но даже здесь я могу проявлять больше инициативы и творчества, усиливая эффективность руководителя.
Возьмем простой пример – ведение календаря. Что делает с календарем секретарь? Весь день держит расписание наготове, вносит встречи в календарь и следит, чтобы расписание встреч было удобным для руководителя.
Что делаю с календарем я? Вступая в эту должность, я тоже начала вести календарь, а заодно наблюдать за работой руководителя и предлагать изменения. Вот так выглядит стандартная неделя моего руководителя, Харитона:
Важно было протестить, все ли встречи реально работают на долгосрочные планы компании и отвечают ли они целям руководителя и его команды. Оказалось, что некоторые встречи можно безболезненно отменить или делегировать.
Что делает Ассистент 2.0?
Когда вы будете искать бизнес-ассистента, вы в первую очередь составите список требований – личных пожеланий, критериев, диктуемых компанией и навыков, необходимых для этой работы.
Чтобы вам было проще, приведу для ориентира список требований, который был у Харитона, когда он искал меня.
Похож на руководителя
Как мы уже поняли, второй пилот — это продолжение руководителя, человек с теми же взглядами и вкусами. Бизнес-ассистент без труда улавливает логику и принципы своего начальника и может воспроизводить их в рабочих ситуациях. Какие критерии отражают «похожесть» на руководителя?
«Мэтчинг» — близость по духу, общие интересы, ценности, установки и представления о жизни.
Вкус — если ассистенту приходится еженедельно выбирать ресторан, репетитора или дизайн для лендинга, важно, чтобы вкусы руководителя и ассистента совпадали или перекликались.
Комфорт – с бизнес-ассистентом вам придется проводить много времени. Важно, чтобы общение с этим человеком не раздражало и не надоедало.
Справится с задачами
У бизнес-ассистента есть список задач. Под него вы можете составить список компетенций и личностных качеств, которые позволяют эти задачи выполнить. У Харитона получился вот такой список.
Навыки проджект-менеджера: исполнительность, настойчивость, внимательность, собранность, обязательность, системность. Ассистент с такими навыками сможет разделить с вами и личные, и бизнес-задачи.
Внимание к мелочам. Чтобы добиваться исключительных результатов в бизнесе, вам необходимо фокусироваться на глобальных вещах. О мелочах может позаботиться бизнес-ассистент.
Хороший отзыв от предыдущего работодателя. Это простой и емкий индикатор профессионального опыта в данной сфере.
Обучаемость. То есть умение быстро находить информацию и изучать ее. Чтобы быть максимально полезным и экстремально повышать вашу эффективность, ассистент и сам должен постоянно развиваться: разбираться в метриках и бизнес-процессах, знакомиться с лучшими практиками, изучать опыт своих коллег.
Английский. Безусловно, это зависит от специфики вашего бизнеса, но чтобы перенимать лучшие практики в современном мире, вашему ассистенту важно знать английский.
Будет долго работать
Бизнес-ассистент — это сотрудник, ответственный за большое количество отлаженных процессов. Он должен отлично знать привычки руководителя, его цели и задачи. Постоянно вводить в должность нового человека слишком тяжело и долго. Как понять, что бизнес-ассистент настроен на долговременное сотрудничество?
Вот список критериев, которые снижают вероятность быстрого ухода сотрудника с этой должности.
Отсутствие страха рутины. Что тут скрывать, это неотъемлемая часть работы любого ассистента. Важно удостовериться в том, что потенциальный кандидат готов на это.
Обязательность. Чтобы стать вашим продолжением, бизнес-ассистент должен работать если не больше вас, то на том же уровне. Руководителю важна уверенность, что вклад в сотрудника будет оправдан. В нашем случае критериями были готовность работать в офисе, от 50 часов в неделю, минимум на три года.
Амбиции в рамках профессии. Многие ассистенты воспринимают эту работу как трамплин к чему-то большему. Иногда это происходит, потому что ассистент не видит перспектив развития в этой должности (а они есть!), а иногда потому что изначально «свернул не туда». Ассистент работает хорошо, если его цели лежат в поле его текущих профессиональных задач.
Где искать ассистента?
Мой наем занял около двух месяцев. Естественно, это очень индивидуальная история, некоторые руководители ищут своего BA годами. В чем могут быть сложности? Вы недостаточно четко описали идеального ассистента, у вас очень необычные требования или сам процесс поиска надо подредактировать.
Харитон к любому из своих проектов относится как к продукту. Поиск ассистента не стал исключением. Он долго описывал желаемый конечный результат нашего с ним взаимодействия.
Отбор бизнес-ассистента состоял из нескольких этапов.
Понять, как искать
- Консультация с людьми, у которых уже есть бизнес-ассистент
- Консультация с теми, кто занимает ту же или смежную позицию
Скилл-сет и процедура отбора
- Обсуждение критериев оценки с hr-специалистом
- Сравнительная таблица
- Примеры тестового задания
Публичный поиск
- Написание и публикация текста вакансии на различных ресурсах вроде hh и friend work
- Съемка и публикация видео (кстати, очень крутой инструмент, так как видео набрало около 6,500 просмотров)
Подготовка к работе c BA
- Коуч-сессия: как эффективно использовать ассистента
- Проведение интервью
Сейчас в нашей стране есть явная проблема с культурой бизнес- и персонального ассистирования. Мне кажется, это происходит, потому что российские топ-менеджеры и предприниматели не осознают, насколько полезным может быть найм BA. А те, кто все-таки решились на найм такого специалиста, не знают, как провести качественный онбординг, как познакомить его с бизнес-метриками.
Ситуацию осложняет и то, что в российских реалиях сложно обозначить список задач ассистента и выделить основную цель, которой он будет следовать.
На мой взгляд, подобного человека лучше всего искать по рекомендациям, изучать опыт других топ-менеджеров и бизнес-ассистентов. Собирать референсы — лучшая стратегия при найме такого специалиста.
Как работать с ассистентом?
Нанять хорошего специалиста мало. Важно включить его в процесс, обозначить «правила игры», настроить коммуникацию. Итак, вы выбрали ассистента, подписали договор. Что дальше?
Вводим в курс дела
1 день: посвятите время
На этапе онбординга не жалейте своего времени на ассистента, вводите его в курс дела как можно скорее.
1 неделя: познакомьте с командой
Зовите ассистента на командные встречи, шарьте все возможные доступы в общие каналы. Поверьте, уже на первой совместной встрече взгляд со стороны даст вам кучу инсайтов по вашему стилю менеджмента, по постановке задач и атмосфере на командной встрече в целом. Кстати, обратная связь от ассистента — отличный индикатор его реальных знаний и опыта.
1 месяц: познакомьте с бизнес-стратегией компании и с базовыми принципами принятия решений
Зная, на что ориентироваться при принятии решений, ассистент обретет больше самоходности и быстрее привыкнет к новым задачам.
Настраиваем процессы
Многие ассистенты просто тонут в потоке рутины, потому что не вырабатывают систему работы. Например, работая в одной известной российской компании, я часто сталкивалась с тем, что ассистенты c-level-менеджеров тратили больше 50 часов в неделю в предновогодние праздники, решая проблемы с подарками для партнеров.
Инициируйте работу над системными решениями, чтобы время вашего ассистента тратилось на действительно важные задачи: вводите чек-листы, анализируйте и редактируйте их, если это необходимо.
В конце рабочей недели мы проводим встречу с Харитоном, на которой разбираем, какие процессы могли быть реализованы лучше. Если я что-то замечаю сама или руководитель дает обратную связь, я могу усовершенствовать свой чек-лист, внеся в него дополнительные пункты.
Обсуждаем, если что-то пошло не так
Человеку проще развиваться, если понятно, над чем конкретно нужно работать. Постоянное подкрепление результатом вдохновляет, а вдохновленный ассистент — это вдохновленный руководитель.
Но без конструктивных выводов, без четкого фокуса на развитие работа ассистента быстро превратится в ад и приведет к выгоранию.
Именно поэтому очень важна обратная связь. Вот несколько подсказок, как сделать ее эффективной.
- Регулярность и предсказуемость. Проводите встречи ежедневно или еженедельно — тут все зависит от специфики. Пусть ассистент заранее знает, что обратная связь — это нормальная часть рабочего процесса.
- Говорите и о сильных, и о слабых сторонах сотрудника. Знание своих сильных сторон помогает спокойно принять критику и применять свои достоинства с умом.
- Не переходите на личности. Обсуждайте действия, а не личность сотрудника.
- Подскажите решение. Если ассистенту требуется помощь с исправлением ошибки или с налаживанием сложного процесса, проконсультируйте его или подскажите, к кому обратиться за помощью.
- Убедительность. Чтобы подчеркнуть важность изменения, которое вы предлагаете, расскажите о профитах, которые оно принесет.
Подведем итог
С определенного этапа для руководителя уже не стоит вопрос о том, необходим ли ему бизнес-ассистент. Но поиск и работа с таким сотрудником — это нетривиальная задача. Бизнес-ассистент — это тоже проект, которому стоит уделить серьезное внимание.
Если вы задумались о том, чтобы нанять бизнес-ассистента, то определите портрет вакансии, составьте стратегию поиска, подготовьтесь к онбордингу сотрудника, настройте процессы и организуйте базу знаний.
Источник: rb.ru