Что нужно для автоматизации бизнес процессов

«Яндекс» выдает по запросу «автоматизация бизнес-процессов» примерно 8 млн результатов. И в основном это ссылки на различные сервисы. Некоторые из них умеют автоматизировать несколько бизнес-процессов, другие заточены под отдельные задачи: могут управлять только складом или только финансами. Поэтому прежде чем выбирать, нужно понять, для каких целей нужна программа. Чтобы вам было проще разобраться, мы сделали подборку популярных сервисов.

Какие сервисы автоматизации бизнес-процессов вошли в подборку

Чтобы помочь с выбором, мы узнали на форумах предпринимателей, какие процессы они чаще всего хотят автоматизировать. Затем сделали подборку сервисов, которые решают эти задачи, и для каждого из них отметили, каким функционалом он обладает, а каким нет.

Создание бизнес-процессов из списков Битрикс24 / Автоматизация бизнес-процессов Битрикс24

АВТОМАТИЗАЦИЯ ХАОСА В БИЗНЕСЕ . ЧТО ТАКОЕ БИЗНЕС ПРОЦЕССЫ

Дальше даем характеристику каждому сервису: какие автоматизации бизнес-процессов он делает, какова цена, есть ли бесплатный период пользования и онлайн-техподдержка, сколько интеграций с сервисами, нужно ли устанавливать его на компьютер или можно пользоваться в браузере.

Битрикс24

Многофункциональный сервис, где есть практически все: управление проектами и задачами, контроль персонала и финансов, аналитика, CRM, конструктор сайтов, диск для хранения файлов и своя соцсеть.

Однако в Битрикс24 нет полноценного управления складом. Есть дополнительное приложение «Управление остатками», но оно не умеет встраивать данные об остатке товаров на складе в карточки CRM, не выписывает счета, не учитывает зарезервированные товары. Чтобы эффективно управлять складом, придется интегрировать Битрикс24 и узкозаточенные системы автоматизации бизнес-процессов , например, МойСклад.

Подойдет, если у вас много рабочих процессов и нужно не только управление продажами, но и другой функционал. Например, организация кол-центра.

Цена: от 752 рублей в месяц при оплате за год.

Наличие триала и бесплатного тарифа: есть бесплатный тариф на неограниченное число пользователей и триал для платных тарифов на 30 дней.

Наличие бесплатной онлайн-техподдержки: есть, но на бесплатном тарифе можно задавать вопросы только чат-боту.

Облако/коробка: есть облачная и коробочная версии.

Интеграции со сторонними сервисами: 1C, почтой, облачными хранилищами, продуктами Microsoft, телефонией, формой обратной связи на сайте, соцсетями.

amoCRM

Облачная CRM для управления отделом продаж. Интерфейс оптимизирован для планшета и смартфона. В главном меню всего 7 пунктов: рабочий стол, сделки, задачи, список клиентов , почта, аналитика и настройки. Интересная функция, которой нет во многих CRM, — сканер визиток: она пригодится, например, когда менеджер ищет клиентов на каком-либо мероприятии или встрече.

Подойдет компаниям, которым нужно автоматизировать только продажи. Для других задач (шаблоны документов, склад, учет финансов и прочее) придется докупать другие инструменты и программы и настраивать с ними интеграцию.

Цена: от 4999 рублей в год за двух пользователей.

Наличие триала и бесплатного тарифа: бесплатного тарифа нет, но есть триал на 14 дней.

Наличие бесплатной онлайн-техподдержки: в онлайн-чате и по телефону с 8:00 до 20:00 по МСК.

Облако/коробка: только облачная версия.

Интеграции со сторонними сервисами: телефонией, сервисами email и SMS-рассылок, онлайн-чатами, мессенджерами, сайтом.

S2 CRM

Простая CRM-система с обширным функционалом и очень доступной ценой. Средний вариант между amoCRM и Битрикс24: это уже не просто сервис для отдела продаж , но еще и не платформа-гигант, которая использует все возможные способы автоматизации бизнес-процессов . Кроме стандартного набора функций здесь можно настраивать под себя аналитику, формировать документы и письма по шаблону и управлять финансами. В отличие от первых двух систем, в S2 CRM можно вести складской учет: фиксировать поступление, отгрузку товара и контролировать остатки.

S2 подойдет тем, кому нужна быстрая, недорогая и простая программа для автоматизации бизнес-процессов предприятия. Каждый отдел компании сможет настроить сервис под свои внутренние регламенты и чек-листы. Например, названия кнопок интерфейса и этапы воронки продаж можно менять как угодно.

Цена: от 240 рублей в месяц за 1 пользователя при оплате за год.

Наличие триала и бесплатного тарифа: есть бесплатный тариф для трех пользователей. Если функций будет не хватать, можно перейти на любой из тарифов с тестовым периодом 7 дней.

Наличие бесплатной онлайн-техподдержки: в онлайн-чате, по телефону или скайпу.

Облако/коробка: есть и облако, и коробка.

Интеграции со сторонними сервисами: IP-телефонией, сервисами SMS и email-рассылок, конструкторами сайтов, системами аналитики, бухгалтерии, онлайн-кассой.

Мегаплан

Это таск-менеджер с CRM. Основной функционал рассчитан на управление проектами. В сервисе можно быстро ставить задачи и дедлайны, видеть этапы их выполнения, вносить изменения, подключать новых исполнителей, давать комментарии и т. д. Удобен для проектной работы с удаленными сотрудниками.

На некоторых тарифах в Мегаплане есть CRM для продаж. В ней есть стартовый набор функций для управления клиентами и сделками, а также учет финансов, шаблоны документов, список сотрудников с разными правами доступа и органайзер.

Цена: от 384 рублей в месяц за 1 пользователя при оплате за год.

Наличие триала и бесплатного тарифа: есть бесплатный тариф на 10 пользователей и 2 открытых проекта. В платных тарифах 14 дней тестового периода.

Наличие бесплатной онлайн-техподдержки: есть, но только по почте или в чате.

Облако/коробка: есть облако и коробка.

Интеграции со сторонними сервисами: IP-телефонией, почтой, сайтом, 1С: Бухгалтерия, Google-календарем, конструктором сайтов, системой управления складом, сервисом email-рассылок.

МойСклад

Система комплексного складского учета для онлайн- и офлайн-розницы. Программа нужна для автоматизации бизнес-процессов компании, которые связаны со складом: управление товаром, контроль остатков и заказов у поставщиков. Кроме того, в сервисе есть CRM со стандартным набором опций и мобильное приложение, через которое можно выбивать чеки и оформлять покупки.

В МоемСкладе нет канбан-формата для задач, чата сотрудников, отраслевых сборок и полноценной интеграции с соцсетями.

Цена: от 450 рублей в месяц за 1 сотрудника при оплате за год. За подключение каждого нового сотрудника нужно доплачивать 500 рублей в месяц.

Наличие триала и бесплатного тарифа: есть бесплатный тариф для одного пользователя и точки продаж до 1000 товаров. Для платных тарифов доступен 14-дневный пробный период.

Наличие бесплатной онлайн-техподдержки: только по почте.

Облако/коробка: только облако.

Интеграции со сторонними сервисами: платформами для создания интернет-магазинов, 1C, CRM-системами, сервисами email-рассылок и аналитики, банкингом, телефонией, соцсетью ВКонтакте, службами доставки, онлайн-кассами, системами документооборота, крупными торговыми площадками.

Контур.Эльба

Сервис онлайн-бухгалтерии. Считает налоги и взносы, подготавливает накладные, счета, договоры, акты и отчеты в налоговую, автоматически оплачивает счета в банках, анализирует и планирует доходы с расходами. Есть электронная подпись, интеграция с онлайн-кассами для подсчета выручки и крупными банками РФ, информационные консультации от бухгалтеров и юристов.

Контур.Эльба подойдет руководителям небольших организаций и предпринимателям, которые сами ведут бухучет.

Цена: от 4900 рублей за год и от 1900 рублей при оплате за 3 месяца.

Наличие триала и бесплатного тарифа: нет бесплатного тарифа, но есть тестовый период на 30 дней.

Наличие бесплатной онлайн-техподдержки: по почте или в мессенджерах. На тарифах «Премиум» и «Супер премиум» есть консультации экспертов.

Облако/коробка: только облако.

Интеграции со сторонними сервисами: онлайн-кассами, операторами фискальных данных (ОФД) и интернет-банкингом 6 банков РФ.

Финолог

Сервис управленческого учета и онлайн-бухгалтерия. Основной упор сделан на учет движения денег и прогнозирование рентабельности. Подойдет предпринимателям, которые хотят контролировать движение денег, где бы они ни находились. Есть мобильное приложение и телеграм-бот, где можно отправлять платежи, получать уведомления по оплате, контролировать доходы и расходы.

Можно принимать заказы с сайта, если установить специальную форму, управлять лидами и выставлять счета. Но при этом полноценной CRM для оптимизации продаж здесь нет. Можно поставить виджет Финолога в amoCRM и получать уведомления, когда клиент оплачивает счет. Нет возможности создавать документы (кроме счетов) и платить налоги, как в Контур.Эльбе.

Цена: от 2990 рублей в месяц.

Наличие триала и бесплатного тарифа: бесплатного тарифа нет, но есть пробный период на 14 дней.

Наличие бесплатной онлайн-техподдержки: есть онлайн-чат.

Облако/коробка: только облако.

Интеграции со сторонними сервисами: с 5 банками, эквайрингом и amoCRM.

Какие приложения для автоматизации бизнес-процессов выбрать?

Если нужно организовать работу сотрудников над проектом — тестируйте Мегаплан. Чтобы было просто, многофункционально и дешево — пробуйте S2 . Хотите постоянно быть на связи в рабочем чате и устраивать видеоконференции — выбирайте Битрикс24. Организовать работу отдела продаж — подойдет amoCRM. А если требуется что-то узконаправленное, например, навести порядок на складе или автоматически платить налоги, считать зарплаты и видеть, откуда поступают и куда уходят деньги, — используйте МойСклад, Эльбу или Финолог.

Больше полезных статей для бизнеса у вас в почте

Подпишитесь на рассылку блога для предпринимателей. Мы раз в месяц присылаем полезные статьи.

Оцените статью по пятибалльной шкале

Средняя оценка 2.3 / 5. Количество оценок: 3

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Источник: salesap.ru

Как правильно автоматизировать бизнес-процессы

– Автоматизация бизнеса с применением ИТ-технологий позволяет сократить затраты, количество сотрудников, время на выполнение трудоемких операций, а также улучшить работу с клиентами и реакцию менеджмента на колебания рынка.

Конечная цель правильной автоматизации – это комплексная и экономически обоснованная автоматизация всех процессов бизнеса. Невозможно автоматизировать, например, процессы производства, а снабжению и сбыту оставить деревянные счеты и голубиную почту.

Что нужно сделать перед началом автоматизации

Прежде чем переходить к автоматизации бизнес-процессов, компания должна начать понимать рынок, на котором работает и определить свое место на нем.

У компании должна быть разработана четкая (понимание, что плохо, а что хорошо), измеримая и формализованная (задокументированная) стратегия развития.
Она дает ответ на вопрос: нужна ли нам автоматизация и как мы будем развиваться дальше.

В частности, компания должна понимать, чего именно она хочет в рамках стратегии:

• Удержать рынок.
• «Выдавить» конкурентов и повысить продажи.
• Провести диверсификацию рыночных направлений работы.

Когда понятна долгосрочная цель, легче понять среднесрочные и оперативные цели.

Например, если мы повышаем продажи и «выдавливаем» с рынка конкурентов, то нам необходим оперативный мониторинг 10-15 корпоративных сайтов, групп в соцсетях, описания вакансий конкурентов, пресс-релизов и интервью руководителей.

После этого можно поручить штатным ИT-специалистам создать/купить подходящее ИТ-решение или увеличить штат на 1-2 сотрудника, которые будут изучать Интернет и формировать отчеты. В первом случае мы сразу тратим круглую сумму на поискового робота с модулями анализа Web-контента, а во втором – постоянно платим зарплату новым сотрудникам и налоги на ФОТ.

С чего начинать автоматизацию

Компания должна определить, какие бизнес-процессы у нее существуют.

• Закупки. Оформление документации, управление регулярностью поставок и т.д.
• Обработка клиентских заказов. Например, автоматическое перенаправление звонков на общий номер в отдел продаж.
• Управление персоналом. Мониторинг занятности сотрудников и учет рабочего времени.
• Работа склада. Учет остатков товаров и сообщение о необходимости пополнения запасов.

После того, как бизнес-процессы определены, они должны быть формализованы:

1. Задокументированы. Нужно составить блок-схемы с детальным описанием действий каждого участника процесса.

2. Регламентированы. Описанные бизнес-процессы переносятся в должностные инструкции и повседневные задачи сотрудников.

Делается это для того, чтобы все уровни менеджмента и ключевые сотрудники одинаково понимали, что в компании происходит и как функционирует каждый процесс. Это позволит избежать рабочих конфликтов и, например, случаев, когда люди увольняются и уносят знания о процессах с собой.

Бизнес-процессы нельзя описать и успокоиться на этом. Нужно хотя бы раз в полгода-год их пересматривать, анализировать и уточнять.

Определите должности и стейкхолдеров

Выясните, кто в компании занимает формальную должность, а кто является стейкхолдером – реальным владельцем и управленцем бизнес-процесса. Очень часто это разные люди. Чтобы ваши процессы работали, устраните конфликты интересов между «должностью» и стейкхолдерами. Чаще всего лучше поменять местами стейкхолдера и того, кто занимает формальную должность.

Что мешает автоматизации бизнес-процессов

Инертность мышления сотрудников. Бывает, что менеджеры не хотят менять привычные условия работы и саботируют автоматизацию. В этом случае есть три варианта решения проблемы:

• Убедить и переучить.
• Понизить в должности и потребовать ввести в курс дел нового менеджера.
• Уволить.

Из-за нежелания сотрудников менять привычные условия работы на одном предприятии, автоматизацию которого мы планировали завершить за квартал, процесс растянулся на полтора года, бюджет проекта увеличился в несколько раз.

Ориентация только на бухгалтерский учет. Внедрите управленческий учет. Экспериментируйте с аналитикой и отчетами.

Дело в том, что бухгалтерский учет – это налоги, «посмертный учет» для нужд государства, различных проверок и аудита. Бухгалтерские данные обычно за прошлый месяц и не соответствуют текущей ситуации. С такими отчетами нужно сверяться, но не руководствоваться ими при принятии управленческих решений.

Какие процессы бизнесу автоматизировать в первую очередь

Малому и среднему бизнес следует начинать с автоматизации общения с заказчиками и всех его аспектов:

• Прием заказов.
• Обратную связь.
• Жалобы.
• Пожелания, предложения и т.д.

Бизнесу необходимо разработать детальный алгоритм работы с заказчиком: от входящего звонка или письма по электронной почте до выполнения заказа, гарантийного и послегарантийного обслуживания.

Информация от клиента должна проходить через бизнес-процессы компании как пуля, нигде не задерживаясь. Клиента нельзя «футболить» из отдела в отдел.

Ведь работа с клиентами – самый важный процесс, который приносит деньги. Которые, впоследствии, можно направить на автоматизацию остальных процессов.

В то же время большим компаниям стоит начинать процесс автоматизации с производства и работы складов, чтобы получить возможность обрабатывать еще большее количество заказов.

Многие отечественные компании продолжают выстраивать свои процессы от сложившихся функционально-должностных инструкций, поэтому работают в стиле «нам доведены показатели».

Например, организация продаж может быть записана в инструкции директора по сбыту, начальника снабжения или даже главного бухгалтера. Появляется конфликт интересов. Сбытовики хотят быстрее продать товар, снабженцы хотят затянуть продажу, так как не успели чего-то докупить, а бухгалтер хочет отсрочить итоговый расчет, чтобы дождаться, например, лучшей валютной ситуации. В итоге страдает клиент и прибыль компании.

Уже после автоматизации отношений с клиентом следует переходить к автоматизации остальных процессов: склады, закупки, производство, ремонты и т.д. Потом переходить к обслуживающим и вспомогательным процессам, например, расчету заработной платы, учету драгметаллов, формированию статистических форм.

На практике при автоматизации бизнеса в первую очередь автоматизируют материальные и денежные потоки: бухгалтерия, склады, банк, касса.

Потом переходят к управленческому учету: сбыт, производство, закупки, ремонты, управление качеством.

Завершают проект автоматизацией работы персонала.

Такие проекты длятся 1,5-3 года.

Как выбрать систему автоматизации и сэкономить

Универсальной системы автоматизации не существует. Как нельзя и назвать приблизительную стоимость полной автоматизации бизнес-процессов какой-либо отраслевой компании.

Тем не менее, есть способы существенно сэкономить на автоматизации:

1. Поддерживайте актуальность описания бизнес-процессов. Сделайте регламенты по ведению и кодировке аналитики НСИ (нормативно-справочной информации). Периодически проверяйте менеджмент и сотрудников на знание бизнес-процессов и систем контроля качества компании. Это позволит сэкономить до 30-40% бюджета ИТ-проекта.

Компания должна четко понимать, что именно ей необходимо автоматизировать и как это будет работать. Когда все описано и весь персонал с этим согласен, ИT-директору не составит труда разработать собственную систему или купить, настроить и доработать «коробочную» версию. Это можно делать собственными силами или с привлечением сторонних консультантов.

К примеру, международная корпорация с миллиардным оборотом умудрилась провести комплексную автоматизацию своих географически распределенных бизнес-процессов за 2 месяца. Это феноменальный результат. Но! Этому предшествовало 2,5 года подготовительной работы по бизнес-процессами, отчетным формам и НСИ.

2. Используйте различные бесплатные программы для автоматизации повторяющихся действий на компьютере. Распределите обязанности, чтобы разгрузить себя от рутины.

3. Заказывайте внедрение системы автоматизации у ИТ-компаний, который имеют опыт автоматизации компаний вашей отрасли и профиля. Им легче понять ваш бизнес, как следствие, меньше бюджет проекта.

4. Работайте с мультивендорами. ИТ-компаниями, которые продают и внедряют различные системы автоматизации. Их сотрудники шире смотрят на ИТ-проблемы, знают множество систем, их сильные и слабые стороны. Поэтому в конкретной ситуации они могут посоветовать лучшие решения, исходя из опыта работы и возможностей заказчика.

Ведущий консультант по автоматизации нефтегазовых и энергетических компаний на базе SAP/ ERP-решений.

Имеет 15-летний опыт практической работы на ИT-проектах («Газпром», «Сибнефть», «Роснефть», «Росатом»).

Работал в ведущих ИT-компаниях Беларуси: IBA, EPAM, Itransition.

Источник: probusiness.io

Автоматизация — с чего начать?

Когда заходит речь о необходимости автоматизации управления предприятием, руководителю нужно получить ответы на три вопроса. Не зная этих ответов, сотрудникам предприятия и компании, осуществляющей внедрение, трудно выработать правильный подход к выбору системы автоматизации и стратегии ее внедрения. Что же это за вопросы?

Вопрос № 1: «Кому и почему нужна автоматизация?»

Сегодня мы уже можем проанализировать статистику и знаем, что чаще всего инициатором проекта является собственник, генеральный или финансовый директор, изредка главный бухгалтер. Если проект инициирует главный бухгалтер, то это одни ожидания, если генеральный директор, то, вероятно, совсем другие. Конечно же, оптимальный вариант с точки зрения успешности проекта, когда «Заказчиком» проекта является собственник или генеральный директор. , это вызвано тем, что чаще всего только они представляют стратегию развития предприятия и знают истинные причины автоматизации, среди которых могут быть:

1. Переориентация на решение новых задач (выпуск новой продукции, выход на новые рынки, техническое переоснащение);
2. Проведение реформ или изменение принципов управления;
3. Неспособность старой системы автоматизации удовлетворять потребности предприятия;
4. Подготовка предприятия к продаже (автоматизация должна увеличить рыночную стоимость).

, только они способны расставить приоритеты и решить любые конфликты, возникающие в ходе проекта. Также от статуса и полномочий этих людей зависит и отношение к проекту персонала предприятия. Знание ответа на первый вопрос позволяет выработать стратегию внедрения автоматизированной системы, соответствующей стратегии развития предприятия, получить представление насколько серьезным будет проект, сколько времени и сил предприятие готово на него потратить, и не «умрет» ли он сразу после начала.

Вопрос № 2: «Нужна ли именно автоматизация?»

После того, как стало понятно, кто является инициатором и что стало главной причиной автоматизации, нужно понять — что от нее ждут?

Практика показывает, что довольно часто при помощи проектов автоматизации пытаются решить проблемы управляемости предприятия. Безусловно, современное управление трудно представить без информационных систем, но первично управление.

Если на предприятии большой объем информации, обрабатывать которую вручную (или имеющимися средствами автоматизации) стало невозможно (не успеваем, ошибаемся, дорого стоит персонал), то автоматизация — это выход. Если же нужной информации просто нет или она недостоверна, решения принимаются без учета имеющихся данных, действия не согласованы, то, скорее всего, не сформирована сама система управления и автоматизация здесь не поможет. Поэтому, оценив ситуацию, нужно сделать вывод, решит ли автоматизация выявленные проблемы?.

Вопрос № 3: «Что будем автоматизировать?»

Далее необходимо ответить на самый сложный и важный вопрос — какая конкретно деятельность будет автоматизироваться?

Для небольших компаний ответ на этот вопрос достаточно прост. Нужно всего лишь представить — какая деятельность в компании связана с обработкой и хранением больших объемов информации и построением отчетов. Как правило, это бухгалтерский и налоговый учет, учет движения ценностей, кадровый учет, расчет заработной платы Далее можно переходить уже непосредственно к выбору автоматизированной системы начального уровня, которая наилучшим образом подходит под технические требования и не будет ограничением при дальнейшем не очень сильном росте компании.

Но для больших компаний со сложным и многогранным бизнесом такого подхода оказывается явно недостаточно. Поэтому, чтобы ответить на вопрос «Какая деятельность будет автоматизироваться?» необходимо собственно получить представление об этой самой деятельности. Для этой цели в последние несколько десятков лет в мире активно используют процессный подход, основанный на выделении и анализе , составляющих деятельность компании. С помощью процессного подхода можно детально описать модель компании, содержащей:

1. Состав предприятия;
2. Какие Результаты работы всего предприятия в целом и каждого в частности планируется получить;
3. Какую последовательность действий нужно выполнить, чтобы на выходе процесса получить необходимый результат;
4. Кто является Владельцем процесса (Ответственный за достижение результата и обладающий полномочиями для распоряжения ресурсами процесса);
5. Кто является Исполнителем каждого действия внутри процесса;
6. Какие информационные и материальные объекты являются входами и выходами .

Такое описание деятельности предприятия можно сделать самостоятельно или привлечь внешних консультантов. Очень важно, чтобы разработанная модель была понятна руководителям и чтобы они осмыслили и приняли ее. Все разногласия необходимо устранить до начала выбора информационной системы. Учитывая, что такое описание выполняется в свою очередь с помощью систем , то особое внимание необходимо уделить выбору такой системы. Для решения этой задачи можно использовать западные системы (Aris, AllFusion Process Modeler), но сегодня появились и более доступные по стоимости отечественные системы (Business Studio).

Далее проводится анализ — какие именно необходимо автоматизировать. Чтобы ответить на этот вопрос нужно понять, что именно не устраивает в текущей работе организации. Такими параметрами могут стать: время выполнения процесса, стоимость выполнения процесса, качество (количество ошибок и сбоев).

Например, процесс планирования производства на крупном предприятии можно осуществлять и вручную, без применения средств автоматизации. И действительно, до сих пор на ряде предприятий до сих пор существуют приблизительные методы планирования потребности в материалах и в производственных мощностях. Но при этом точность расчетов не высока (что приводит к избыточным складским запасам материалов, недостаточной загрузке мощностей, а в конечном итоге — к неоправданно большим затратам на осуществление процесса Производство), время выполнения расчетов может составлять 5–10 дней (что в современных условиях для ряда предприятий является недопустимым), а количество ошибок при планировании порой не поддается подсчету.

Следует отметить, что для крупных предприятий также есть ряд «общепризнанных» процессов, которые необходимо автоматизировать и с которыми, вопросов как правило не возникает. Это те же самые процессы связанные с бухгалтерским учетом, движением ценностей.

Эти процессы автоматизируются «по умолчанию», так как повышение их эффективности вследствие автоматизации многократно проверено. Что касается остальных процессов, то производится анализ по выбранным критериям и выделяются процессы с неудовлетворительными оценками, которые можно изменить с помощью средств автоматизации. С другой стороны, оценивается та часть инвестиций на внедрение информационной системы, которая будет потрачена на автоматизацию этих процессов. Если соотношение эффекта и затрат не устраивает владельца процесса и финансового директора, то процесс можно вычеркнуть из кандидатов на автоматизацию. Но сделать это можно только в том случае, если без информации, порождаемой в этом процессе, можно легко обойтись при работе всей корпоративной информационной системы.

Выделенные необходимо детально описать, сделав акцент на информации (используемые документы, отчеты), которая необходима для осуществления действия процесса или является результатом его выполнения. Также, если выполнение действия основано на сложной методике, то желательно формализовать еще и эту информацию. Например, если в компании используется своя особенная методика калькуляции себестоимости, то необходимо провести ее формализацию и учитывать возможность ее реализации в выбираемой информационной системе.
Полученное описание дает возможность детально определить функциональные требования к системе автоматизации, ведь в результате мы получаем:

1. Список и их особенности, поддержка которых должны быть заложена в информационной системе;
2. Перечень информационных объектов, которые система должна позволять хранить;
3. Набор отчетов, которые должны формироваться в системе;
4. Перечень алгоритмов и методик, которые должны поддерживаться информационной системой.

Нужно четко понимать, что, к сожалению, для крупных компаний никогда не найдется готовой системы, способной на 100% удовлетворить перечень функциональных требований. Поэтому выбор информационной системы — это борьба компромиссов, в которой придется жертвовать либо функциональностью, либо стоимостью.

После того как появилось формализованное представление о предприятия и требованиях к информационной системе, предстоит решить сложную задачу — выбрать наиболее подходящую по функциональности и стоимости систему автоматизации.

Шаг первый: «Жесткая» или «гибкая»?

Все системы автоматизации можно разделить на два класса: жесткие — с набором типовых настроек (mySAP Business Suite, Oracle Suite, Галактика) и гибкие — с возможностью модифицировать функциональность (, Microsoft Axapta). Это касается систем любых классов, начиная от систем для решения локальных задач, до комплексных систем автоматизации деятельности крупных предприятий.

Чтобы определить, «жесткая» или «гибкая» система нужна в конкретном случае, необходимо понять, насколько динамично будет меняться предприятие и его в течение ближайших 2–4 лет. Если имеется стабильно работающее предприятие, и в ближайшее время принципиальных изменений в системе управления не планируется, то можно примерять «жесткие» системы, в том числе и западные. У них есть неоспоримое преимущество — это законченные и отлаженные решения, вобравшие в себя лучшие практики управления. Но, выбрав и начав внедрять такую систему, мы будем вынуждены привести свою деятельность в соответствие с моделью , заложенной в систему, что для наших предприятий не всегда является допустимым.

Если же бизнес часто реформируется и окончательная конфигурация системы управления еще не сложилась, то нужна гибкая система, позволяющая достаточно просто вносить изменения и без больших затрат модифицировать систему. Такие системы на рынке есть, плюс на них уже могут быть реализованы и готовые решения.

Типы корпоративных информационных систем

Шаг второй: «Готовая или на заказ?»

На следующем шаге необходимо определиться, будет ли использоваться готовая или разрабатываться заказная система, для автоматизации предприятия?

Преимущества готового решения состоят в том, что:

1. Можно заранее примерить функционал системы к своим потребностям;
2. Можно посмотреть внедрение этой системы на других предприятиях;
3. Минимальны риски в оценке стоимости системы и внедрения;
4. Имеются отработанные методики внедрения;
5. Довольно точно сформулированы требования к инфраструктуре, персоналу и другим ресурсам;
6. Как правило на рынке труда есть специалисты которых всегда можно привлечь для сопровождения системы.

Недостатки готового решения:

1. Затруднено или невозможно изменение системы в случае возникновения необходимости;
2. Даже в тех случаях, когда модификация возможна, существует большой риск нарушения целостности системы.

В том случае, когда автоматизируемые и алгоритмы уникальны, и заказчик может позволить себе потратить деньги и время, то ничего не остается как прибегнуть к разработке заказной информационной системы.

Преимущества новой разработки:

1. Возможность сделать систему «под себя» на 100% удовлетворяющей функциональные требования.

В чем недостатки:

1. На порядок возрастают требования к квалификации , осуществляющих постановку задачи;
2. Очень велики риски в оценке сроков и стоимости разработки;
3. Стоимость разработки, оказывается, как правило, выше стоимости готового решения;
4. Качество полученного решения сильно зависит от профессионализма разработчиков (нужно быть готовым, что тестирование системы будет проходит на Вашем предприятии);
5. У предприятия появляется зависимость от компании разработчика (эта зависимость не так сильна в случае разработки на базе распространенных платформ).

Итак вариантов два:

1. Выбрать готовую систему, с помощью которой с определенными настройками (именно настройками, а не доработкой) можно решить поставленные задачи;
2. Заказать новую разработку на базе распространенных платформ (например Axapta, 1С и им подобные) или на одном из обычных языков программирования.

Шаг третий: «Отбрасываем дорогие системы»

Чтобы еще более сузить множество потенциально подходящих систем, нужно рассмотреть еще одно ограничение — допустимая стоимость проекта. Здесь применимы следующие правила:

1. В случае с готовыми решениями стоимость лицензий и стоимость внедрения определяется достаточно точно;
2. При варианте разработки (доработки) программного продукта ошибиться с оценками сроков и сумм можно в разы. Но очевидно, что получить сравнимый по функционалу и качеству с типовыми решениями продукт за меньшие деньги чем стоимость готового решения невозможно;
3. Не забывайте про затраты на инфраструктуру (вычислительная техника, сети, системное программное обеспечение) без которых не обходиться ни один проект.

Очевидно, что стоимость системы нужно рассматривать применительно к эффекту, который ожидается получить от ее внедрения. Но не всегда предприятие имеет возможность в течение 1–2 лет тратить значительные суммы. Поэтому, сопоставляя собственные финансовые возможности со стоимостью решений отбрасывайте те, которые «не по карману».

Шаг четвертый: «Выбор»

Если ранее описанные шаги выполнены, то становится ясно, какие системы подходят под потребности предприятия. Далее, самый простой способ выбора и приобретения системы — объявление тендера. Так как требования к системе есть, то и тендерные условия формулируются достаточно просто.

Очень рекомендуем посетить предприятия, где установлено предлагаемое решение и где внедрение осуществляла . Имея на руках собственную модель системы управления с требованиями к системе автоматизации, стоит своими глазами оценить опыт подрядчика и выслушать мнение их предыдущих клиентов. Не бойтесь потратить на это время и деньги, учиться на чужом опыте всегда дешевле. Обязательно оцените состав команды внедренцев на вашем проекте. Не смотря на все достижения компании, очень многое зависит от конкретных исполнителей, их опыта и квалификации.

Резюме

Несмотря на большой опыт, который накопили и предприятия и , до сих пор встречаются случаи неудачного внедрения систем автоматизации. не была учтена стратегия развития предприятия и проект стал просто не нужен, просто поддались на уговоры продавцов и выбрали неподходящую систему. Последовательность шагов по инициированию проекта автоматизации, предложенная в данной статье, выработана на базе многолетнего опыты выполнения проектов и гарантирует правильный выбор информационной системы.

Опубликовано по материалам:
Журнал «Консультант» № 11 июнь 2006

Источник: www.businessstudio.ru