Что такое автоматизированная информационная система для бизнеса

Необходимость автоматизации информационных процессов вызвана возрастанием объемов информации в информационной системе (ИС) организаций, потребностью в ускорении и применением более сложных способов ее обработки.

Неавтоматизированные (бумажные) системы характеризуются простотой организации и установки, простотой понимания и освоения, гибкостью и способностью к адаптации для соответствия предметной деятельности, не требуют технических навыков.

Автоматизация информационных процессов проводится с целью повышения производительности и эффективности труда работающих, улучшения качества информационных услуг и продукции, повышения сервиса и оперативности обслуживания клиентов. Автоматизация основана на использовании средств компьютерной техники и необходимого программного обеспечения.

Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!

Основные задачи автоматизации информационных процессов состоят в:

• устранении рутинных операций;
• сокращении трудозатрат при выполнении традиционных информационных процессов и операций;
• увеличении скорости выполнения процессов обработки и преобразования информации;
• обеспечении большей оперативности и качества обслуживания клиентов;
• предоставлении больших возможностей проведения статистического анализа и повышении точности учетно-отчетной информации;
• предоставлении больших возможностей организации и эффективного использования информационных ресурсов за счет применения информационных технологий;
• модернизации или полной замены элементов традиционных технологий;
• облегчении возможностей широкого обмена информацией, участии в различных проектах, которые способствуют развитию, интеграции и т.п.

Определение 1

Автоматизированная информационная система учёта заказов | База Данных СТО (C#)

Автоматизированная система (АС) – это система, которая состоит из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности и реализует автоматизированную технологию выполнения установленных функций.

«Автоматизированные информационные системы»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы

Разновидностью автоматизированных систем являются информационные системы (ИС), которые предназначены для хранения, обеспечения эффективного поиска и передачи информации соответственно запросам.

Определение 2

Автоматизированная информационная система (АИС) – область информатизации, технология и механизм, эффективное средство обработки, хранения, поиска и предоставления информации пользователю.

АИС является совокупностью функциональных подсистем сбора, введения, обработки, хранения, поиска и распространения информации.

Замечание 1

Информация АИС хранится в базе данных.

Определение 3

База данных – это совокупность однородных данных, которые размещаются в таблицах и отображает состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.

Автоматизированная система продаж в бизнесе. Как создать? | Шаг №1 определяем тип бизнеса

Информационными процессами в БД управляют с помощью систем управления базами данных (СУБД).

Определение 4

Автоматизированная информационная система (АИС) является совокупностью аппаратных и программных средств, которые выполняют операции хранения, управления данными и информацией и выполняют вычисления.

АИС позволяют хранить информацию, обеспечивают эффективный поиск и передачу информации согласно запросам для наиболее качественного удовлетворения информационных запросов большого количества пользователей.

Типы АИС

Выделяется 4 типа АИС:

1. АИС, которые охватывают один процесс (операцию) в рамках одной организации;
2. АИС, которые объединяют несколько процессов в рамках одной организации;
3. АИС, обеспечивающие функционирование одного процесса в рамках нескольких организаций, которые взаимодействуют между собой;
4. АИС, реализующие работу нескольких процессов в рамках нескольких организаций.

Наиболее распространенные и перспективные АИС:

• фактографические;
• документальные;
• экспертные;
• гипертекстовые.

Для обеспечения работы АИС создаются специальные рабочие места, которые называют автоматизированным рабочим местом (АРМ).

Определение 5

Автоматизированное рабочее место – комплекс средств, устройств и мебели, которые предназначены для решения разных информационных задач.

АИС можно определить как комплекс автоматизированных информационных технологий, которые составляют информационную систему, предназначенную для информационного обслуживания потребителей.

АИС могут быть простыми (в виде элементарных справочных систем) и сложными (экспертные и др. системы, которые предоставляют прогностические решения).

В АИС информация хранится:

1. на физическом уровне:
2. на внешних накопителях;
3. на встроенных устройствах памяти (RAM);
4. на дисках;
5. на программном уровне:
6. в СУБД;
7. в файловой системе ОС;
8. в системах хранения мультимедиа, документов и т. д.

Замечание 2

Таким образом, с помощью современных АИС стало возможным повышение производительности работы всего персонала; улучшение качества обслуживания клиентской базы; снижение напряженности и трудоемкости труда персонала, а также минимизирование количества ошибок в его действиях.

Современная АИС является совокупностью алгоритмических, технических (аппаратных), телекоммуникационных, математических средств, методов поиска и описания объектов программирования, сбора и хранения информации.

Источник: spravochnick.ru

Автоматизированные информационные системы (АИС)

Рост информационных объемов в информационной системе предприятий и организаций, потребность в значительном ускорении и применении более эффективных способов ее обработки, являются главными факторами, нуждающимися в автоматизации информационных процессов.

Так, структурированная четкая информация о происходящем на предприятии – это основа для анализа деятельности в целом, для оптимальной выработки стратегических решений по увеличению роста продаж и повышению общей рабочей эффективности. Данные задачи легко решаются при помощи автоматизации информационных процессов. Она подразумевает применение программного обеспечения в совокупности с современными компьютерными устройствами.

Автоматизация информационных процессов позволяет повысить эффективность труда и производительность каждого отдельного работника предприятия, улучшить качество продукции, информационных услуг и скорость обслуживания клиентов.

Задачи АИС

Автоматизация информационных процессов включает в себя эффективное решение следующих задач:

• Сведение к минимуму рутинных задач в рабочем процессе;
• Уменьшение трудозатрат, которые определяются при выполнении традиционных информационных операций и процессов;
• Скорость выполнения процессов преобразования и обработки информации значительно возрастают;
• Увеличение показателей качества и оперативности обслуживания клиентов предприятия или организации;
• Точность информации увеличивается (как учетной, так и отчетной), а проведение статистического анализа получает более широкие возможности;
• Обеспечение больших организационных возможностей и эффективности применения информационных ресурсов, благодаря использованию современных информационных технологических решений;
• Полная замена или качественная модернизация отдельных элементов в традиционных технологических решениях;
• Расширение возможностей для эффективного обмена информацией, участия в проектах, которые будут обеспечивать развитие и интеграцию.

Определение

Автоматизированная система – это система, которая реализует технологию выполнения установленных функциональных задач в автоматизированном порядке. Она состоит из сотрудников организации или предприятия и комплекса средств автоматизации их деятельности. Так, к разновидности автоматизированных систем относятся и информационные системы, которые необходимы для эффективного хранения, обеспечения грамотного поиска и передачи информации, соответствующей запросам.

Автоматизированная информационная система (АИС) – это совокупность устройств и программных средств, которые предназначены для автоматизации деятельности предприятия или организации, и связаны с хранением, передачей, поиском и обработкой всех объемов информации. АИС призваны обеспечивать качественное удовлетворение информационных запросов многочисленного пользовательского сектора, благодаря эффективному хранению, поиску и передаче информации, согласно запросам.

Для хранения всего объема информации АИС используются специальные базы данных. База данных – это организованная структура, в которой совокупность однородных данных, преимущественно больших объемов, размещается в таблицах и отображает состояние объектов и их отношений в определенной предметной области. Управленческая функция по отношению к информационным процессам в базах данных осуществляется посредством систем управления базами данных.

К классическим примерам АИС можно отнести системы банков, автоматизированную управленческую систему предприятий, систему резервирования автобусных или авиационных билетов и др.

Нет времени решать самому?

Наши эксперты помогут!

Нужна помощь

Основные типы АИС

Данные информационные системы, как и многие другие объекты и системы, принято делить на отдельные типы. При этом, каждый тип выполняет свою определенную функциональную задачу:

• Охватывает один процесс на одном предприятии;
• Объединяет несколько процессов на одном предприятии;
• Обеспечивает качественное функционирование одного процесса в масштабе совокупности нескольких взаимодействующих предприятий;
• Реализует работу нескольких систем или процессов в масштабе совокупности нескольких предприятий.

На практике, с точки зрения перспективности и распространенности, выделяются следующие АИС:

• Гипертекстовые системы;
• Интеллектуальные системы;
• Документальные системы;
• Фактографические системы.

Создание специальных рабочих мест, которые имеют название — автоматизированное рабочее место (АРМ), является важным аспектом для обеспечения работы АИС. Автоматизированное рабочее место – это совокупность устройств, средств и предметов меблировки, которые необходимы для выполнения различных информационных задач. Среди общих требований к АРМ можно выделить – конструкционная эргономичность и простота настроек под конкретного пользователя, возможность обработки и поиска документов в оперативном режиме, оперативный обмен информацией между сотрудниками предприятия и другими лицами или организациями за его пределами, безопасность для людей.

В целом, АИС можно охарактеризовать совокупностью автоматизированных информационных технологий, которая необходима для обслуживания потребителей по информационной части. Основные технологические процессы и компоненты современных АИС представлены на Рис. 1.

АИС могут иметь простую структуру (элементарные справочные системы) и сложную (системы с прогностическими решениями). Хранение информации в АИС на физическом уровне может выполняться при помощи внешних накопителей, встроенных устройств памяти и дисков. На программном уровне информация может храниться в системах управления базами данных, в файловой системе ОС и в системе хранения документов, мультимедиа и др.

Современная АИС способна стать многофункциональным инструментом для различных предприятий и организаций. К ее возможностям можно причислить увеличение производительности всех сотрудников, рост качественного показателя обслуживания клиентской базы, снижение излишней трудоемкости рабочего процесса и сведение к минимуму ошибок в действиях работников.

Источник: www.napishem.ru

Что такое СЭД и зачем нужна автоматизация

Новости

Автоматизация документооборота в организации возможна с помощью специального ПО для работы с электронными документами. Современные СЭД позволяют создавать, редактировать, осуществлять поиск нужных бланков, а также организовать взаимодействие между работниками предприятия на всех этапах. Широкий функционал подобных продуктов позволяет обеспечить эффективное управление документооборотом, маршрутизацию процессов, высокий уровень исполнительской дисциплины.

Благодаря программам ЭДО можно объединить в единое целое все внешние и внутренние документы компании, сформировать удобную цифровую среду для работы с информацией. Сегодня любой бизнес вне зависимости от его масштабов, оборотов, сферы деятельности и правовой организационной формы нуждается во внедрении СЭД.

Какие задачи решает процесс оптимизация документооборота (офис без бумаг)

Автоматизация документооборота предприятия позволяет упорядочить процессы ведения дел путем реализации концепции «офиса без бумаг». Применение ЭДО, оцифровка бумажных бланков решает следующие задачи:

• Исключаются из документооборота бумажные носители – оптимизируется работа с информацией, ускоряются все бизнес-процессы: от создания, подготовки документов до их поиска, согласования и обмена. Немаловажно и то, что снижаются издержки на расходные материалы, применяемые при работе с бумажными документами.
• Накопление больших массивов данных (Big Data) для аналитического анализа – внедрение ЭДО и методов архивирования информации позволяют предприятию накапливать большие объемы данных для последующего анализа, аудита. Это помогает эффективнее управлять развитием бизнеса, формировать расширенные отчеты, упрощать прогнозирование и планирование деятельности.
• Повышение уровня исполнительской дисциплины – за счет упрощения контроля задач повышается качество исполнения работниками предприятия распоряжений, приказов, решений руководителей, а значит, растет производительность труда в целом. СЭД помогает быстро наладить систему координаций в организации, позволяет распределить нагрузку между персоналом, повысить ответственность работников.
• Обеспечение защищенности данных – шифрование информации, иерархия доступа пользователей к файлам, электронное хранилище предупреждают утечку информации, обеспечивают сохранность и безопасность работы с документами предприятия.
• Формирование и развитие корпоративной культуры – автоматизированный документооборот на предприятии облегчает взаимодействие между сотрудниками, подразделениями, отделами компании. В результате упрощения коммуникации минимизируются трудовые конфликты, выстраивается четкая иерархия структуры управления (вертикальные связи), налаживаются взаимоотношения в коллективе, растет общий корпоративный дух фирмы.
• Ускоренный тренинг* новых сотрудников – встроенная в СЭД база знаний, система оповещения облегчают и ускоряют адаптацию новеньких кадров предприятия, сокращают расходы на проведение тренинга*, упрощают работу кадровых специалистов.

Таким образом переход на СЭД в глобальном смысле уже давно стал важной частью развитой ИТ-инфраструктуры предприятия. Налаженные бизнес-процессы напрямую влияют на качество предоставляемых услуг. Оптимизация документооборота позволяет организации быстро и эффективно решать повседневные внутренние и внешние задачи; повышает конкурентоспособность; увеличивает прибыль и рентабельность деятельности.

Виды систем автоматизации документооборота предприятия

Грамотная автоматизация документооборота на предприятии помогает на всех уровнях упорядочить, наладить управление потоками входящих и исходящих документов. При выборе СЭД нужно учитывать рабочий функционал системы, перечень поставленных задач. Условная классификация включает 4 вида продукта:

• ПО для делопроизводства – это универсальный тип ПО, который позволяет перевести в цифровой формат документы любых юрлиц вне зависимости от вида хозяйственной деятельности компании, масштабности, оборотов бизнеса. Возможности продукта ориентированы на классическую вертикальную структуру управления, исполнение обязанностей по строго заданному регламенту и стандартным правилам.
• Электронные архивы – это программное обеспечение предназначено для организации работы с большими объемами электронной информации. Возможности функционала продукта заточены под кластерный анализ, а также корректную классификацию информации, которая временно не используется, но требует точного индексирования данных и быстрого поиска. Как правило, ЭА применяются с целью перевода бумажных носителей информации в электронные, то есть для оцифровки документов, и создания единой базы данных от момента формирования документа до его исполнения.
• Workflow-софт – платформа для автоматизации документооборота, комплексного управления всеми потоками работ компании. В первую очередь подходит для предприятий с большими объемами документов, повторяющимися рутинными задачами, высокой степенью организационной зрелости.
• ECM – это набор технологий для управления корпоративным контентом предприятия. Софт предназначен для работы со структурированной информацией в любом формате, с некаталогизированными информационными массивами. ECM-системы представляют собой гибкое ПО для хранения, создания, систематизации, поиска, обработки электронного контента компании. Возможности функционала продукта позволяют управлять библиотечными знаниями, заданиями коллективу, медиа и web-контентом, взаимодействием пользователей; разграничивать права доступа пользователей; настраивать Workflow-сервисы. Таким образом технологии ECM помогают не просто внедрить автоматизацию управления документооборотом предприятия, но и повысить эффективность работы персонала с помощью KPI, управлять загрузкой трудовых ресурсов, распределять нагрузку между работниками.

На современном рынке представлены и комплексные решения СЭД, в которых объединяются функции софта разных типов. К примеру, многие продвинутые системы зачастую включают в себя функционал ЭА и нередко предусматривает опции Workflow или ECM. Подобные разработки считаются более сложными в управлении, но тем не менее позволяют полностью автоматизировать управление ЭДО, точечно настроить бизнес-процессы под специфику деятельности и стоящие перед предприятием задачи.

Преимущества системы автоматизации управления документооборотом

Внедрение системы ЭДО повышает эффективность и конкурентоспособность деятельности предприятия, помогает оптимизировать бизнес-процессы, укрепляет доверие к организации со стороны ее партнеров, упрощает управление компанией с целью дальнейшего развития. К основным плюсам перевода бумажных документов в безбумажный формат относятся следующие:

• Минимизация нагрузки на персонал ведет к сокращению трудозатрат, увеличению производительности труда.
• Снижаются расходы компании на ведение и хранение «гор бумаг» – электронные файлы с информацией всегда «под рукой» и не требуют больших физических, денежных затрат на создание архивов.
• Уменьшаются риски потери документов, нивелируется влияние человеческого фактора при работе с данными, а значит, снижается вероятность ошибок, неточностей в документах.
• Организуется мгновенный доступ к нужным документам, ускоряется поиск требуемых версий бланков, решается проблема актуализации сведений.
• Обеспечивается конфиденциальность и защита данных от утечки или взлома. Функция разграничения пользовательского доступа гарантирует сохранность корпоративной информации, предотвращает ее распространение во внешнюю среду.
• Улучшается качество взаимодействия между работниками предприятия, его отделами и структурными подразделениями; облегчаются процессы коммуникации в ходе обмена информацией, развивается корпоративная культура.
• Формируется единая информационная база данных предприятия с ведением архивов, контролем последних версий, управлением доступом, созданием справочников, интеграцией с офисным ПО, электронной почтой.
• Создаются удобные возможности для эффективного контроля всех этапов работы сотрудников, обеспечения прозрачности бизнес-процессов, формирования сводных аналитических отчетов для различных целей.

Использование профильных СЭД также позволяет бизнесу соблюсти стандарты ISO 9000 – переход на ПО помогает обеспечить эффективное информационное взаимодействие и организовать полностью контролируемый, прозрачный документооборот на предприятии. Серия этих межгосударственных стандартов содержит основные положения функционирования систем менеджмента качества и подходит для любых организаций независимо от их размеров и видов.

Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации

Для успешного и оперативного перехода на ЭДО подбирать софт нужно с учетом специфики деятельности конкретного предприятия и стоящих задач. Предварительно рекомендуется пройти полный аудит бизнес-процессов, а затем четко определить, какие вопросы поможет решить внедрение СЭД.

Что еще важно, при выборе ПО нужно учитывать функционал решения, включая возможности доработки, индивидуализации под запросы отдельной организации; ценовую политику и масштабируемость системы. Способность продукта без ограничений обрабатывать повышенный объем операций имеет первостепенное значение для крупного бизнеса, для растущих предприятий. От перечисленных свойств напрямую будет зависеть масштаб вовлеченности работников в систему, уровень оптимизации работы. Найти правильное решение с наименьшими затратами помогут следующие рекомендации по выбору софта:

Перед приобретением софта рекомендуется провести тестирование пробной версии или воспользоваться демодоступом. Это поможет четко понять, подходит продукт для дальнейшей постоянной работы или нет.

Порядок внедрения системы автоматизации

После того, как система автоматизации документооборота и учета выбрана, нужно корректно внедрить ПО и затем его настроить. От правильности действий будет зависеть качество работы софта, возможность использования всех функций и эффективность СЭД.

Процесс внедрения продукта включает следующие этапы:

• Установка программы с развертыванием всех основных модулей софта, настройкой рабочей конфигурации и функционала.
• Интеграция других продуктов – с учетом стоящих задач и вида бизнеса можно синхронизировать решение с 1С, CRM, ERP и пр.
• Настройка регламента бизнес-процессов, включая порядок регистрации документации (входящей, исходящей), порядок согласования, редактирования, утверждения и др.
• Подготовка ПО к дальнейшему использованию с проработкой пользовательских прав, настройкой форм отчетов, корректировкой инструментов оптимизации документооборота.
• Тестирование системы на безопасность, стабильности использования – позволяет выявить и устранить технические ошибки, возможные уязвимости в интеграции или настройках продукта.
• Тренинг* специалистов – проводится в завершение внедрения СЭД и предполагает распределение ролей пользователей между персоналом компании. Тренинг* проводят с учетом должностных обязанностей, полномочий персонала.

В дальнейшем, уже в ходе работы ПО, выполняется окончательная отладка системы, включая кастомизацию интерфейса, для удобства пользователей. В среднем для небольшого предприятия на внедрение легкой программы нужно 3-4 недели. Для крупных предприятий это время может увеличиться до нескольких месяцев в зависимости от сложности интеграции и развертывания.

Критерии эффективности автоматизированной системы управления

Автоматизация документооборота с помощью ПО FIS