Communication is a one of the most important characteristic of business existence. Each day, business people have to converse or communicate by way of citizens at dissimilar levels of the business or by way of people external to the firm. Business communication is every communication utilized by the organisation to build construct partnerships, academic possessions, to encourage a thought, merchandise, service, or a business by way of the objective of generating value for the company. Business Communication of the any of the organisation includes an enormous body of information both inside and outside for the company.
Our experts can deliver a Business Communication Types and Levels essay
tailored to your instructions
for only 13.00 11.05/page
308 qualified specialists online
Learn more
Internal communication of the any company consists of communication of organizations vision, policies, tactics, business traditions, shared values and values, worker enthusiasm, cross-pollination of thoughts, etc. External communication of the any company consists of communication of organizations branding, promotion, publicity, advertising, customer relations, communal relationships, media affairs, trade discussions, etc. The main objective of the business communication in the organisation is to create value of the organisation. “Good communication means that the message that you wish to send is received by the intended recipients without being distorted in any manner.
This is the reason why verbal communication is supposedly the best form of communication there can be. This is because there is very low possibility of distortions and there is instant feedback to be received. But in the context of business this is not always possible chiefly because of the ‘one to many’ nature of business communication” (Johnson, 2010, para.2).
Proper business communication must be maintained for the training for sales person. Before giving training it must properly structured unless it will lead negative impact. Business communication is an instrument that permits to develop the performance of workers, it permits to develop the routine of the groups inside the corporation, and it, and it permits to develop the routine of whole business, all by means of the common reason to carry out the company’s policy, arrive at its vision, and accomplish its mission of the organisation.
Importance of business communication
Business communication is important in any realm. This cannot be unseen in today’s international business atmosphere. All the business people want new peoples that have strong communication skills to grow their company. A collapse in the communication between the employees or between the employees and management will create frantic problems in the organization. For the wellness of the organization, there should be proper communication at all the levels through proper channels.
Status and trustworthiness should be there in a business to obtain the consumer’s belief and self-assurance. The long-term association among the employees and the customers also carries a feel of strong professionalism in the business.
The channels and the information sending and receiving should be clear and should be through proper channels in a business communication. There will be communication from the management to the subordinates or vice versa. This is called vertical communication and this is vital in a business strategy. Lateral communication is between the divisions. There will be formal and informal channels of communication in an organization.
The significance of having communications between the foreign organization and a domestic one needs a line of contact. There should be a better communication strategy keeping them in touch. It should be a shared process and information should flow among each other. “Even with all the tools available today to help businesses communicate, both within the organization and outside of it, mistakes are made. These mistakes lead to a lot of misinterpretation, which can damage a company’s reputation or cause a lot of consternation within a company. There are no perfect solutions, but there are processes companies need to employ to improve communications before they do their businesses irreparable harm.” (Mitchell, 2009, para.1).
Cross-cultural communication should be carefully maintained and both organizations have to keep a mutual understanding between them to avoid the problems with the communications.
Types of communication
There are different types of communication modes in global business world. This should be words with proper meaning, can describe, assure and approve the information.
On-Time Delivery! Get your 100% customized paper
done in
as little as 3 hours
Let`s start
Some of the types include
Communication by electronic means, which is a conventional method. These include e-mail, telephone, fax, video or teleconferencing, voicemail, etc. These methods are used for exterior links and for public within the business group. E-mails are the most excellent way of communication, but there is no idea about how the receiver infers that. Advertisement offers the companies to present their new products to the peoples.
Employment mode of communication, which are used among the employees for the hop applications. These include application mails, records, curriculum vitae and discussions.
Oral communication, by means of the verbal communication. This is by sheering the verbal expressions in communication to the outside acquaintances and the workers. This will be through the presentations to the people, phone calls, feedbacks and commands.
Communication by means of nonverbal expressions, without the use of words. It is expressed mainly by body language and consists of various expressions, signal, specialized looks, timing, etc.
Written mode of communication, which is the mostly applied way of communication. This is by writing the information and addressing to the peoples in the organization and communicating. This comprises writing letters, news, memorandum, applications. Newsletters give a chance to the customer’s to know about the company’s new announcements and will show the talents of the organization. It makes the employees informed. The advantages of the written communication include legal notes, prepared references, ease of use for a group, provide uniformity, permanent, precise, explicit, and allows revisions, etc.
But it is costlier and more time consuming and is limited to literate world.
Benefits of business communication
Company competence develops for the reason that all workers knows what their creation does for the corporation and studies how to do that work superior level. Consumers are treated superior and sense more contented for the reason that they’re not being misloaded or treated in inappropriate or rude methods. Miscommunications occur less often for the reason that organizations’ have left out of their means to enhance to improve interpersonal relations. And the chance to organize one’s communication to the community provides the prospect of enhancing income and earnings.
Barriers of communication
The significance of business communication cannot be unobserved in nowadays worldwide trade atmosphere. Technical progresses have prepared the earth a minor place and turned cross -cultural contact into a significant facet of any company. So it’s most excellent to study something on the subject of the dissimilar cultural sets that the organisation needs to communicate by way of.
“The final aspect of business communication that needs a bit of discussion is the barriers that may arise in communication. Sometimes you may find out that despite your best efforts, you just can get the message across! While the content of your message may be perfect, some barriers may be at work here. They can be anything from barriers of language, perception, gender, familiarity or even emotions” (Johnson, 2010, para.9).
Barriers of the communication may arise due to various reasons. Some of the important barriers of the communications are given below,
Poor arrangement – The organisation or structure of the business communication is a vital ingredient so that weak structuring of the communication leads lots of confusion in the mind of the viewers.
Weak delivery of communications- It will also lead to lots of confusion in the minds of the audiences. The most important aspects of the business communication are the delivery of message in proper way.
The make use of the wrong medium for communication– Communication medium is the one of the most importance aspects of business communication. So that using wrong medium for communication will turn into the one of the barriers of communication.
Noise- Noise will leads to lots of misunderstanding in the mind if target audiences. So that it will leads to one of the barriers of communication in the area of business communication.
Not listening– Not paying attention is a gigantic communication obstruction. If the listeners are not giving more attention to the communication it will leads to improper acceptances of the messages.
Language- If the audiences are not aware of the language of sender of the business communication it will leads to the improper acceptances of the messages provided.
Conclusion
It is crucial to apply the basic part of communication from the top level to lower level in business communication and have to be relevant in the day-to-day business actions. It is very important as a small mistake in the message sharing creates a wrong communication and sometimes cost the loss of billions to the organization.
Reference List
Johnson, S. (2010). Importance of business communication. Ezine Articles. Web.
Источник: studycorgi.com
Почта, мессенджеры, видеоконференции, звонки: новая этика делового общения в сети
За последние пять лет рабочее общение максимально переместилось из офлайна в онлайн. Теперь даже сотрудники офисов общаются с коллегами за соседними столами по переписке. Что уж говорить о фрилансерах, 90% из которых никогда не встречались лично ни со своими коллегами, ни с клиентами.
Глобальная цифровизация диктует свои условия. Теперь работника оценивают не только по профессиональным навыкам, но и по тому, насколько адекватно он ведёт коммуникацию в онлайне.
Редакция Нетологии
Рассказываем, как использовать мессенджеры, почту и видеоконференции, как звонить и вести соцсети, чтобы клиентам и коллегам было приятно и удобно общаться с вами.
Согласно исследованию «Бумаги», то, как человек общается и ведёт себя в онлайне, может изменить о нём мнение как о профессионале. И даже стать причиной прекратить с ним работу.
Читать также
Деловая переписка на английском языке: фразы и советы
Деловая переписка: как распознать проблемного клиента по первому письму
Мессенджеры
Возможности мессенджеров сейчас почти безграничны, как и количество рабочих и семейных чатов в них. Но если близким можно отправить открытку с очаровательным дизайном, целый день переписываться стикерами или отправлять 20-минутные голосовые, то в рабочих чатах эти действия могут стоить работы.
Вот несколько простых правил, которых стоит придерживаться в деловой переписке в мессенджере.
Одна мысль — одно сообщение
В пяти отдельных сообщениях информация выглядит небрежно и разрозненно. Собеседнику сложнее концентрировать внимание, даже если в полученных сообщениях написано что-то дельное. Не говоря уже о том, что пять пушей в телефоне раздражают больше, чем один.
Следует позаботиться о собеседнике и ограничиться одним структурированным сообщением. Так вы покажете себя как специалиста, который не только здорово разбирается в том, что делает, но и умеет формулировать свои мысли и идеи.
«Срочно!» и «ASAP!» вызывают тревожность
Есть два важных момента:
Использовать эти формулировки стоит только тогда, когда ответ действительно нужен здесь и сейчас. Не следует применять их, если просто хочется быстрее расстаться с задачей, иначе на третий раз такого «приёма» собеседник просто не воспримет ваше «срочно» всерьёз, а вы окажетесь в ситуации проваленной задачи.
Сообщения со словом «срочно» выглядят слегка нервно. Нужно мягко объяснить собеседнику, что его ответ нужен как можно скорее, и не допускать напускной важности.
Эмодзи и смайлики — в меру
В деловой среде важно быть с собеседником на одной волне не только в профессиональных вопросах, но и в стиле общения. Если ваш клиент или коллега использует в коммуникации смайлы, вы тоже можете включать их в свои сообщения. Но если вы общаетесь с тем, кто всегда пишет чётко и по делу — лишние визуальные символы могут восприниматься излишним весельем и даже несерьёзностью с вашей стороны.
К тому же некоторые символы отображаются на устройствах по-разному и трактоваться тоже могут по-разному.
Перед отправкой голосового сообщения нужно спросить, может ли собеседник его прослушать
Голосовые сообщения требуют от собеседника усилий и времени — ведь вы не можете угадать, удобно ли ему слушать ваш месседж в данный момент. Может быть, он в шумном метро или с головой в горящих дедлайнах. Поэтому большинство людей голосовые просто раздражают. Плюс вспомните, как часто в минутном голосовом 20 секунд занимают «эээ», «ну» и «эт самое».
Если вы думаете, что быстрее выразить свою мысль в голосовом, всегда спрашивайте у собеседника, удобно ли ему будет послушать сообщение. И только потом записывайте.
Лучше не писать в выходные, до 9:00 или после 19:00
У многих пуши в мессенджерах высвечиваются на экране смартфона. И когда вы отправляете сообщение вечером, в нерабочее время, оно может испортить человеку настроение, пусть даже вы просите ответить с утра.
Где-то на подкорке у собеседника останется этот месседж, и он будет думать о нём. Уважайте личное время коллег и клиентов, пишите тогда, когда они к этому готовы.
Звонки
B2B-компаниям коммуникации нужны еще больше, чем B2C
Продавать продукцию бизнесу сложнее, чем простым потребителям. Значение репутации компании и продукта здесь выходит на первый план. Длинный цикл совершения сделки – лучшее тому подтверждение.
Прежде чем купить продукт за несколько сотен тысяч или миллионов рублей, покупатель тщательно оценивает как продукт, так и компанию-производителя и поставщика, тестирует и сравнивает существующие на рынке предложения. Здесь вступает в игру маркетинг производителей и поставщиков, но подтолкнуть к принятию решения могут и коммуникации. Поэтому производителю станков и оборудования для профессионального применения коммуникации нужны еще больше, чем производителю йогуртов и шампуней.
Коммуникации в B2B-секторе решают целый комплекс задач на всех этапах совершения сделки и косвенно влияют на неё. На сегодняшний день нет известных совершенных инструментов, чтобы измерить, каково их воздействие на процесс принятия клиентом решения о покупке. Единственный способ убедиться в этом – полностью отказаться от коммуникаций. Коммуникации не решают задачи бизнеса сами по себе, но без них вам будет сложнее продавать и защищать свой продукт и компанию в случае возникновения кризисных ситуаций на высококонкурентных рынках.
Из своего опыта я выделяю следующие задачи, которые решают коммуникации в B2B-бизнесе. В действительности их значительно больше – для каждого сегмента бизнеса и каждой компании в зависимости от ее бизнес-модели они могут быть разными.
Поддержка маркетинга
За годы работы со своими клиентами, большинство из которых именно B2B-компании, у меня сформировалась непоколебимая уверенность в том, что PR, маркетинг и даже отдел продаж работают не каждый сам по себе, а вместе, решая общие бизнес-задачи компании. Роль отдела коммуникации – поддерживать инициативы и проекты маркетинга и продаж и помогать их реализовывать в рамках своих компетенций.
70% своей работы с B2B-компаниями я бы отнесла к направлению «продуктовые коммуникации», в основе которых лежит всесторонняя помощь маркетингу в продвижении продуктов на B2B-рынке. Здесь в ход идут все возможные инструменты PR, digital-коммуникаций, event-коммуникаций, стандартные и нестандартные решения.
Обучение потребителей
Если компания производит сложный продукт, а в большинстве случаев на B2B-рынках именно так и бывает, то возникает необходимость объяснять клиентам, как именно он поможет решить задачи их бизнеса. Как правило, это не быстрый процесс, и без правильной коммуникации здесь не обойтись.
В основном работа в рамках данного направления строится на взаимодействии с отраслевыми и бизнес-изданиями, на подготовке и распространении контента в разных формах – тексты, инфографика, видео и другое.
Формирование рынка
Если продукт новый, незнакомый и не понятный потребителям, сформированного рынка нет, то продавать его еще сложнее. Здесь тоже необходимы коммуникации, в рамках которых компания будет фактически формировать рынок и спрос на свой продукт. Роль коммуникации – объяснить потребителям, зачем им нужен этот продукт, как его использовать, какие преимущества он дает, для чего он вообще был создан и почему его нужно приобретать.
Ценностная составляющая продукта
В последние годы в PR-мире принято считать, что B2B и B2C-коммуникации отходят на второй план, уступая место P2P-коммуникациям (People to People), ведь в конечном итоге решение о приобретении продукта все-равно принимает человек. Отчасти это так, но есть исключения, особенно, когда речь идет о дорогостоящем оборудовании или об оборудовании и комплектующих материалах, от качества и особенностей которых зависит безопасность конечного продукта, для производства которого закупается это оборудование и комплектующие.
Тем не менее, действительно есть товары и услуги на B2B-рынке, на спрос которых оказывает влияние эмоциональная составляющая – ценности продукта, которые вызывают положительные эмоции у покупателя, влияют на его восприятие продукта, и как следствие, сказываются на принятии решения о покупке. Ценностную составляющую продукту как в B2C, так и в B2B, формируют коммуникации.
Стимулирование спроса
Как бы странно это ни звучало на первый взгляд, но коммуникации способны оказывать серьезное влияние на стимулирование спроса на продукт среди конечных потребителей в цепочке B2B2C. В качестве доказательства приведу в пример несколько кейсов, не называя компаний и имен.
Один из моих клиентов производит бумажные полотенца и жидкое мыло, которые покупают торговые центры, бизнес-центры, отели, рестораны, аэропорты и т.п. Чтобы продажи компании росли, для нее важно, чтобы посетители (конечные потребители продукта) всех этих мест чаще пользовались ее продукцией.
Сегодня по разным исследованиям от 20 до 40% людей не моют руки с мылом или не моют их вообще после посещения туалета в общественных местах. Поэтому компания реализует множество образовательных проектов в области гигиены и здоровья. Похожую историю мы наблюдаем в B2C-секторе – с зубными пастами, шампунями, стиральными порошками и т.д. Насыпь больше, чтобы вымыть лучше! Работает?
Работает. Правда, в B2C это больше заслуга рекламы.
Второй кейс касается компании, которая производит упаковку для продуктов питания. Покупатели упаковки – компании-производители молочных продуктов, соков и т.д. Привычку покупать продукты в эко-упаковке придумали не экологи и не потребители, а компании-производители этой самой упаковки, чтобы придать ценность своему B2B-продукту и, как следствие, поддерживать и наращивать продажи. Ведь производители продуктов питания покупают то, что будет востребовано конечными потребителями их продукта.
Подобных кейсов можно привести множество. Но ни один из них не был реализован без хорошо продуманной коммуникации.
Формирование репутации
Конечно, за репутацию компании отвечают не маркетинг и не продажи, а вот испортить ее может любой неосторожный шаг любого сотрудника компании. Продавать продукт никому не известной компании или компании с сомнительной репутацией крайне сложно, к каким бы ухищрениям ни прибегали отдел маркетинга и продаж. Поэтому формированию репутации компании уделяется большое внимание со стороны отдела коммуникаций. «Корпоративные коммуникации» — это отдельное направление, которое развивается параллельно с «продуктовыми коммуникациями».
Но за формирование репутации продукта или торговой марки отвечают именно «продуктовые коммуникации», задача которых рассказать потребителям, чем хорош продукт и что его отличает от других подобных – премиальность, надежность, долговечность и т.п.
Восприятие продукта в некоторых сегментах в B2B особенно важно. Например, для отелей и ресторанов важно произвести впечатление на гостей, поэтому он закупают продукцию, которая считается «премиальной». Для строительных компаний, возводящих элитное жилье, важна репутация продукта как «долговечного» и «качественного». Для производителей товаров для детей имеет значение репутация «экологически безопасного» продукта. Формированием правильного восприятия продукта, даже B2B-продукта, и трансляцией его лучших качеств и занимаются коммуникации.
Защита бизнеса и предотвращение кризисов
Когда руководство B2B-компании утверждает, что им не нужен никакой PR, а их отдел продаж прекрасно справляется без отдела коммуникаций, сразу вспоминается цитата кого-то из великих: «Если хочешь идти быстро – иди один. Если хочешь идти далеко – идите вместе».
Это по-настоящему здорово, когда компания продает и зарабатывает, избегая каких бы то ни было трудностей. Но о стабильности в наши дни говорить по меньшей мере глупо – упасть с Олимпа можно куда быстрее, чем вы на него взошли. Можно даже не приводить лишних примеров – читая эти строки, наверное, каждый вспоминает известные примеры.
Выстроенная система коммуникаций – это то, что может защитить бизнес или даже спасти компанию от краха, если что-то пойдет не так. Бракованный товар, поступивший в продажу, сбой в производстве или поставках, повышение налогов и таможенных пошлин, авария на производстве, ограничения, наложенные на бизнес компании регулирующими органами – рисков и сценариев развития событий великое множество. Без PR-отдела и налаженной системы коммуникаций, в том числе антикризисных коммуникаций, руководство компании не сможет обеспечить адекватную реакцию на произошедшие события и оперативный комплекс мер по решению проблемы.
Любая кризисная ситуация оказывает влияние на продажи продукции компании. Если проблема не значительная и не связана непосредственно с продуктом, возможно, в некоторых случаях менеджеры отдела продаж могут поговорить с клиентами и успокоить их. Но если проблема связана с продуктом – его производством, качеством, поставками и т.п., – без коммуникаций не обойтись.
Бренд работодателя в B2B
Однажды к нам обратился HR-отдел одного из наших клиентов, продуктовыми коммуникациями B2B-бренда которого мы занимаемся на протяжении нескольких лет. Перед HR-отделом стояла задача продвижения бренда работодателя, решать которую собственными силами с каждым годом становилось все сложнее. «Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте, а, чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!» – примерно так была сформулирована перед нами проблема, с которой столкнулся HR-отдел.
И как справедливо заметила на прошедшем в июне этого года B2B Communication Forum Татьяна Ананьева (компания «Апостроф-Медиа»), модератор круглого стола по теме продвижения бренда работодателя, какими бы ни были классными HR-специалисты, они не обладают всеми необходимыми компетенциями в области коммуникаций, позволяющими им в одиночку заниматься продвижением бренда работодателя во внешней среде.
Продвижение бренда работодателя – это еще одна задача, которую не решить без коммуникаций.
Вместо вывода
По всем канонам подобных текстов-манифестов здесь должен быть вывод о том, как важны коммуникации для B2B-компаний. Но занимающиеся B2B-коммуникациями и B2B-маркетингом читатели нашего интернет-журнала B2B Journal точно ни в чем подобном не нуждаются.
Поэтому вместо вывода я скажу лишь о том, что на страницах B2B Journal мы будем вместе искать решения тех задач, с которыми мы постоянно сталкиваемся, работая в непростом B2B-бизнесе, где не всегда очевидно, как, на основе чего и в какой момент принимаются решения о покупке, как оценивать вклад специалистов по коммуникациям в общий результат и нужно ли это делать вообще, как меняется поведение покупателей B2B-продукции в эпоху смартфонов и социальных сетей и меняется ли.
Ответы на эти и другие вопросы ищите в B2B Journal, а также на наших ежегодных конференциях «PR в секторе B2B» и B2B Communication Forum.
Источник: frc-pr.ru
