Тайм-менеджмент (time management) — это набор методов и техник для управления временем. На практике тайм-менеджер (человек, практикующий тайм-менеджмент) использует различные практики и приемы для того, чтобы быть более продуктивным и успевать больше за единицу времени.
К тайм-менеджменту сегодня принято относить:
1) Практики для повышения продуктивности. В руководствах по тайм-менеджменту можно найти большое количество материалов на тему того, как успевать выполнять больше задач без потери качества.
2) Мотивационные практики. Современный тайм-менеджмент отчасти освещает и борьбу с прокрастинацией, когда предприниматель или сотрудники компании откладывают важные дела на потом, отдавая предпочтение неважным и несрочным занятиям.
3) Планировщики дел и инструменты для структурирования задач. Существует большое количество технических решений для управления собственным расписанием. Управление расписанием напрямую влияет на то, как будут использоваться временные ресурсы человека в течение дня.
7. Тайм менеджмент. Брайан Трейси
4) Инструменты контроля за эффективностью рабочего процесса. В бизнесе для реализации целей тайм-менеджмента можно внедрить CRM (customer relationship management, система управления взаимоотношениями с клиентами). С помощью CRM можно значительно повысить продуктивность работы не только менеджеров по продажам, но и сотрудников, отвечающих за иную деятельность в компании.
Как навыки тайм-менеджмента помогают в бизнесе
Внедрение элементов и принципов тайм-менеджмента в компании может быть выгодно по ряду причин:
1) Приоритетная работа над стратегическими задачами. Люди склонны отдавать предпочтение простым делам вместо того, чтобы заниматься стратегическими задачами, которые часто сопряжены со стрессом и выходом из зоны комфорта. Инструменты тайм-менеджмента предлагают расставлять приоритеты, научиться различать важные и необязательные дела, делегировать ресурсоемкие задачи, если это позволит высвободить время для чего-то более важного. В последнее время в моду в сфере тайм-менеджмента входит термин «эссенциальность». Термин подразумевает выявление одной самой важной задачи из огромного списка дел, и работу только лишь по одному направлению до конкретного результата.
2) Повышение продуктивности персонала. Часть рабочего времени сотрудников уходит на вещи, которые не несут пользы компании. Это могут быть личные дела, прокрастинация, отвлекающие факторы. С помощью тайм-менеджмента можно повысить продуктивность персонала, что отразится на повышение качества организованности и сплоченности всего коллектива.
3) Автоматизация рутинных процессов. Один из инструментов тайм-менеджера — делегирование. Делегировать задачи и обязанности можно не только другим сотрудникам, но и компьютеру. Огромное количество бизнес-процессов в компаниях могут быть автоматизированы.
Например, документооборот, выставление счетов, рассылка напоминаний клиентам, отправка электронных писем потенциальным заказчикам в рамках конверсионной воронки. Автоматизация рутинных задач позволяет снять часть нагрузки с сотрудников и направить высвобожденное время на решение более важных стратегических задач.
7 золотых правил тайм менеджмента и личной эффективности для руководителя в бизнесе
4) Сокращение издержек в компании. Повышение продуктивности персонала снижает процент простоя, что позволяет предпринимателю снизить расходы на операционную деятельность.
5) Увеличение объема продаж. Повышение продуктивности сотрудников отдела продаж может положительно сказаться на качестве и скорости обработки заявок, на количестве результативных звонков, которые менеджеры способны делать в течение рабочего дня. Это напрямую влияет на объем продаж компании.
Основы тайм-менеджмента
Написаны тысячи книг по тайм-менеджменту, ежедневно по всему миру проводятся сотни тренингов, а некоторые эксперты посвящают годы изучению техник управления временем. Однако если объективно оценить все эффективные подходы управления временем, они будут сводиться к нескольким основным инструментам продуктивности:
1) Делегирование.
2) Фокусирование.
3) Контроль и мониторинг.
Делегирование — это передача части задач другим сотрудникам. Делегирование позволяет высвободить ресурсы для работы по более приоритетным стратегическим задачам.
Например, можно делегировать ответы на входящие электронные письма от потенциальных клиентов, рассылку коммерческих предложений после холодных звонков. А вместо рутины заняться годовым планированием или переговорами с инвесторами.
Однако делегировать задачи можно не только людям, но и программам. Например, система SberCRM дает возможность предпринимателю и сотрудникам компании автоматизировать ряд бизнес-процессов, связанных с организацией работы сотрудников, с продажами или с построением отношений с клиентами.
SberCRM может автоматически учитывать входящие звонки на номера компании, нарабатывая базу потенциальных клиентов. Сервис может самостоятельно рассылать коммерческие предложения или прогревающие серии писем и сообщений через различные каналы коммуникаций с клиентами. С помощью SberCRM можно автоматизировать документооборот и ряд других рутинных задач, чтобы сотрудники компании могли более продуктивно и рационально расходовать время.
Еще один эффективный инструмент тайм-менеджмента — фокусирование. Важной и крайне сложной задачей для любого человека остается расставление приоритетов между имеющимися задачами.
Люди склонны тратить большое количество рабочего времени на дела, которые можно отложить на потом, делегировать или не делать вообще. Многие люди сами нагружают себя иррациональной деятельностью, лишь бы не делать неудобные задачи, которые действительно могут положительно сказаться на результатах компании или на результатах конкретного человека.
У каждого из нас за день набегает огромный список дел, которыми нужно заняться. Однако не все дела в действительности заслуживают нашего внимания. Один из специалистов тайм-менеджмента предложил маркировать все текущие задачи по критериям с помощью матрицы приоритетов:
- Важные и срочные. Эти задачи имеют высший уровень приоритета. Ими необходимо заниматься в первую очередь. Однако также эти задачи часто оказываются неудобными и дискомфортными, поэтому мы откладываем их выполнение.
- Важные и несрочные. Эти действия могут привести вас к поставленным целям. Однако заниматься ими нужно не разово, а системно, каждый день уделяя задачам из этой категории определенное количество своего рабочего времени.
- Неважные и срочные. Делами из этой категории люди склонны занимать все свое свободное и рабочее время. Именно эти задачи выполняются вместо действительно важных и срочных. Такие задачи, как правило, простые, рутинные, комфортные. Они понятны человеку, мозг автоматически завышает их важность, чтобы перевести на них фокус внимания. Однако работа над неважными и срочными задачами не только будет забирать все ваше время, но еще и будет стопорить вас в продвижении к поставленным целям.
- Неважные и несрочные. Такие дела и задачи вы можете смело вычеркивать из списка дел или откладывать их в очень долгий ящик, чтобы они не отвлекали на себя ваше внимание.
Такой контроль позволяет объективно оценить, насколько сотрудники вообще справляются с возложенными на них обязательствами, с какой эффективностью работает менеджер по продажам, насколько слаженно выстроена координация между различными отделами компании. Отклонение от целевых показателей — повод для принятия мер со стороны предпринимателя.
Начинать внедрение практик управления временем в деятельность сотрудников лучше всего с использования CRM-систем.
SberCRM позволяет организовать работу различных отделов компании, осуществлять мониторинг эффективности работы персонала. Также сервис дает возможность автоматизировать часть бизнес-процессов. Это высвободит время сотрудников для работы над важными и срочными стратегическими задачами.
Источник: sbercrm.com
Тайм-менеджмент в бизнесе: 7 советов как предпринимателю все успевать
Великий теоретик менеджмента Питер Друкер однажды сказал: «Пока вы не сможете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим».
Предпринимателям часто не хватает 24 часов в сутках — дел всегда больше, чем времени. Поэтому очень важно организовать свой день, чтобы понимать, какие задачи должны стоять на первом месте, сколько времени уделять каждой задаче, как и что делегировать другим участникам бизнеса, чтобы эффективно продвигать его вперед. Это требует серьезной дисциплины, но в награду вы получите уменьшение стресса, более эффективное управление и более успешную компанию.
В этой статье мы рассмотрим 7 методик управления временем, которые помогут владельцам бизнеса более продуктивно распоряжаться своим временем и не забывать отдыхать.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент — это методика управления временем, которая помогает организовать свой день таким образом, чтобы достигать максимальной эффективности в бизнесе и личной жизни. Тайм-менеджмент помогает понять, сколько времени уходит на каждое дело, определять, какие дела наиболее важны и приоритетны, а также убирать все отвлекающие факторы, которые могут мешать выполнению задач.
Важно понимать, что тайм-менеджмент — это не про то, что вам придется постоянно работать без передышки. Наоборот, эффективное управление временем помогает находить время для отдыха и развлечений, которые также важны для здоровья и благополучия предпринимателя.
Итак, тайм-менеджмент — это способ управления своим временем, чтобы жить более организованной и продуктивной жизнью.
7 методик для построения эффективного тайм-менеджмента
Разберем 7 техник, которые помогут вам управлять своим временем, чтобы использовать его эффективно, но при этом не выгорать. Для предпринимателей, у которых всегда много дел и задач, это особенно важно.
Расставляйте приоритеты
Определение приоритетов поможет вам сосредоточиться на том, что действительно важно и добиваться больших результатов за кратчайший промежуток времени.
Попробуйте метод ABCDE для управления приоритетами. Он помогает определить наиболее важные задачи и позволяет сосредоточиться на них в первую очередь.
Акроним ABCDE расшифровывается как:
A — Неотложные задачи, которые необходимо выполнить немедленно. Например:
- Подготовить презентацию для важного клиента, которая должна быть готова уже завтра.
- Организовать встречу с инвесторами, которые приезжают через несколько часов.
- Отремонтировать оборудование, которое перестало работать в самый неподходящий момент.
B — Важные задачи, которые следует выполнить, но не обязательно сразу. Например:
- Написать бизнес-план на следующий квартал.
- Начать изучать новый инструмент для автоматизации работы, который может значительно упростить бизнес-процессы.
C — Задачи, которые желательно выполнить, но не срочны и не важны. Например:
- Обновить дизайн фирменной упаковки продукта.
- Провести исследование рынка, чтобы узнать, какие новые тенденции и технологии могут быть полезны для бизнеса в будущем.
D — Задачи, которые можно нужно делегировать другим людям. Например:
- Разослать email-рассылку клиентам о продуктах-новинках.
- Опубликовать пост в соцсетях.
- Обзвонить клиентов, которые давно не покупали.
E — Задачи, которые можно исключить из списка дел. Например:
- Полистать социальные сети на работе.
- Посмотреть последние видео на Youtube.
Чтобы применить метод ABCDE для управления своими приоритетами, необходимо выполнить следующие шаги:
- Составить список задач, которые необходимо выполнить.
- Разбить список на категории A, B, C, D и E в соответствии с их важностью и срочностью.
- Начать работу с задачами категории A, так как они наиболее критичны и требуют немедленного внимания.
- Перейти к задачам категории B и закончить их до того, как перейти к задачам категории C.
- Делегировать задачи категории D другим людям, если это возможно, чтобы сосредоточиться на задачах более высокой важности.
- Исключить задачи категории E из списка дел, если они не являются необходимыми.
Применение метода ABCDE поможет сосредоточиться на наиболее важных задачах и использовать свое время и энергию более эффективно.
Делегируйте
Для многих, особенно начинающих, предпринимателей сложно дается делегирование задач и перекладывание ответственности на других. Зачастую предприниматель либо привык все делать сам, либо боится потерять контроль.
Но если вы хотите роста, нужно научиться делегировать трудоемкие, рутинные задачи, с которыми могут справиться другие. Это позволит вам сосредоточиться на более важных задачах, например: стратегическое планирование, мотивация и руководство командой, продвижение бизнеса.
Как следить за выполнением задач своих сотрудников? Для этого удобно использовать канбан-доски. Канбан-доска представляет собой таблицу с колонками «Все задачи», «Задачи в работе» и «Готово», и количество колонок может меняться в зависимости от количества этапов в проекте. Названия колонок тоже можно изменить по вашему усмотрению.
Все задачи по умолчанию помещаются в первую колонку, каждая на отдельной карточке. Затем они перетаскиваются из одной колонки в другую, пока не окажутся в последней колонке. Благодаря этому процессу перемещения задач можно легко отслеживать прогресс работы каждого человека и всей команды.
Так, метод канбан помогает видеть темп работы и соблюдение сроков выполнения делегированных задач.
Автоматизируйте работу
Автоматизация повторяющихся рутинных задач помогает сократить время на выполнение рутинной работы, например, обработку заявок, учет финансовых операций или отправку электронных писем клиентам. Так у вас освободится время для более важных и стратегических задач.
Для автоматизации работы можно использовать специальные сервисы. Например:
- Для учета финансовых операций можно использовать онлайн-бухгалтерию, которая автоматически считает налоги и формирует отчеты для налоговой инспекции.
- Для управления проектами можно использовать сервисы и программы для планирования и контроля, такие как LeaderTask, которые помогут распределить задачи между участниками команды и следить за их выполнением.
- Для отправки писем клиентам, можно настроить автоматические рассылки (триггеры), в зависимости от действия пользователя или события. Например, когда покупатель оставляет заказ, ему может отправляться письмо с номером заказа и подборкой товаров, которые могут ему понравиться. Или если посетитель бросил корзину, ему автоматически приходит письмо с напоминанием завершить заказ.
Такие рассылки можно реализовать в своем бизнесе через ADVANTSHOP. Внутри платформы есть канал продаж «Триггеры». Этот инструмент поможет не только освободить ваше время, но и увеличить конверсию, вернуть клиентов, повысить повторные продажи.
Конечно, автоматизация не может полностью заменить человеческий фактор. Всегда следите за работой программ и приложений и контролируйте, что они выполняют свои задачи корректно.
Минимизируйте отвлекающие факторы
Речь про внешние факторы, которые мешают работать, это: скроллинг соцсетей и новостей, сообщения в мессенджерах не по делу, уведомления от приложений и подобные. Они отнимают время и внимание, которые нужны для выполнения задач. В итоге вы теряете свою продуктивность.
Как минимизировать отвлекающие факторы? Наиболее эффективный способ — установить четкие границы и соблюдать их. Например, можно специально выделять 10 минут раз в 1-2 часа, чтобы проверить почту и ответить на сообщения в соцсетях, чтобы не тратить на это рабочее время.
Если вы постоянно отвлекаетесь на сообщения в соцсетях, то можно установить специальные программы, которые заблокируют доступ к ним в течение определенного времени.
Для сохранения концентрации во время работы можно использовать метод Pomodoro. Основатель этого метода — Франческо Чирилло. Он использовал кухонный таймер в форме помидора, чтобы фокусироваться на своих задачах. Отсюда и появилось такое название.
Как использовать метод Pomodoro:
- Поставьте таймер на 25 минут и начните работу над задачей.
- Не отвлекайтесь на сообщения и на другие задачи в течение этого времени.
- Когда таймер истек, сделайте короткий перерыв в течение 5-10 минут.
- Повторите этот процесс еще три-четыре раза.
- После четвертого цикла работы с перерывами сделайте более длительный перерыв в течение 15-30 минут.
- Повторяйте этот процесс на протяжении всего дня, чтобы максимально эффективно использовать свое время.
Выполняйте по одной задаче за раз
Многозадачность ≠ продуктивность. Исследования показывают, что многозадачные люди на самом деле менее продуктивны, но при этом они чувствуют себя более эмоционально удовлетворенными своей работой, что создает иллюзию продуктивности.
Многозадачность — это когда вы пытаетесь делать несколько вещей одновременно. Например, проверять электронную почту, отвечать на сообщения в мессенджерах и работать над проектом одновременно. Это может привести к тому, что вы будете работать медленнее и сделаете больше ошибок, потому что мозг не может одновременно сосредоточиться на нескольких задачах. В результате вы тратите больше времени на выполнение каждой задачи, а также теряете концентрацию и эффективность. Например, вы можете неправильно понять сообщение или пропустить важные детали в задаче.
Лучший способ повысить свою производительность — сосредоточиться на одной задаче за раз, закончить ее, а затем переходить к следующей. Например, сначала закончите работу над проектом, а затем проверьте электронную почту. Это позволяет использовать вашу концентрацию и энергию на максимуме для каждой задачи, что приводит к более быстрому и эффективному выполнению работы.
Работайте по своему хронотипу
Хронотипы — это различные типы циркадных ритмов человека, т.е. биологических процессов, которые повторяются примерно каждые 24 часа. Существует четыре основных хронотипа, каждый из которых характеризуется своими особенностями:
«Медведи». Этот хронотип относится к людям, которым удобно просыпаться и ложиться спать не раньше 23 часов. Их пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов.
«Львы». Этот хронотип относится к тем, кто может легко просыпаться рано утром и начинать работать сразу после пробуждения. Наиболее продуктивными они чувствуют себя в первой половине дня, а ложиться лучше до 22:30.
«Волки». Этот хронотип относится к тем, кто поздно ложится спать и тяжело встает по утрам. Они наиболее бодры и продуктивны во второй половине дня — с 14 до 20 часов.
«Дельфины». У этого хронотипа непостоянный циркадный ритм. Таким людям сложно уснуть и проснуться, а также им тяжело концентрироваться. Их пик активности приходится на середину дня — с 10 до 18 часов.
Чтобы выстроить свой тайм-менеджмент по хронотипу, нужно:
- Определить свой хронотип. Это можно сделать, оценивая, в какое время вы бодрее всего себя чувствуете, когда вы работаете наиболее продуктивно и когда вам легче засыпать.
- Определить свой идеальный график дня, основываясь на рекомендациях для вашего хронотипа. Например, если вы «медведь», то вам может быть комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, работать с 11 до 18 часов и ложиться спать не позднее 23 часов. Если вы «лев», то лучше всего работать с 10 до 17 часов, а уходить спать лучше до 22:30.
- Составить план на день, включить в него задачи, которые вы должны выполнить. Разбейте свои задачи на важные и срочные, важные и несрочные, срочные и неважные, неважные и несрочные (как в первой методике). Это поможет вам определить, какие задачи важны для достижения ваших целей, а какие можно отложить.
- Планируйте свой день, используя свой идеальный график дня и учитывая, как вы можете использовать свои энергетические циклы наиболее эффективно. Например, если вы «лев», то лучше начинать работу с утра, в самый пик энергии. Если вы «медведь», то можно использовать утреннее время для зарядки и личных дел, а к трудоемким задачам приступить во второй половине дня.
Не забывайте об отдыхе
Не менее важный элемент успешного тайм-менеджмента — отдых. Отдых помогает восстановить силы, уменьшить уровень стресса и повысить производительность.
Сколько нужно отдыхать предпринимателю и как часто — зависит от индивидуальных особенностей организма, а также от объема и характера работы. В идеале нужно выделять 5 минут каждый час в течение рабочего дня, чтобы размяться и снять напряжение. Важно также спать 7-8 часов, и выделять хотя бы один выходной день в неделю для полноценного отдыха и восстановления.
В нескончаемом потоке дел найти время на отдых бывает сложно, но это важно для поддержания эффективности и уменьшения риска выгорания. Рекомендуем планировать время на отдых также, как и время на работу. Например, можно выделить время на утреннюю зарядку перед началом рабочего дня, делать пятиминутные перерывы на разминку, когда долго сидите за компьютером, и выделять время на хобби и спорт после работы.
Важно понимать, что отдых не является потерей времени, а наоборот — инвестицией в здоровье и продуктивность. Если не выделять достаточно времени на отдых, это чревато стрессом, усталостью, а в последствии может привести к болезням. Поэтому, включение отдыха в план дня и недели обязательно. Это поможет сохранять высокую работоспособность, эффективность и здоровье.
Ключевые выводы статьи
- Определите приоритеты и делегируйте задачи, чтобы сконцентрироваться на самом важном.
- Используйте технологии и программы для автоматизации, чтобы не тратить время на рутинные и повторяющиеся задачи.
- Минимизируйте отвлекающие факторы, такие как скроллинг соцсетей и новостей, ненужные уведомления из мессенджеров и приложений.
- Откажитесь от многозадачности, выполняйте по одной задаче за раз.
- Определите свой хронотип и подстройте свой распорядок дня под него — самые энергозатратные задачи выполняйте в свой пик активности.
- Следите за своим самочувствием и регулярно отдыхайте. Здоровый и отдохнувший предприниматель всегда гораздо эффективнее уставшего и больного.
Внедряйте эти техники, чтобы эффективно управлять своим временем и достигать большего успеха в бизнесе.
Пройдите тест и получите гарантированный бонус!
Поздравляем, вы прошли тест!
Вы на начальном пути к эффективному управлению, но чтобы стать Гуру на 100%. Вам предстоит идти дальше, учиться и нарабатывать навык. Мы дарим вам книгу «Секреты управления временем» и верим, что в ближайшее время вы постигнете азы эффективного управления.
Источник: www.leadertask.ru
Тайм-менеджмент – что это такое простыми словами
У человека не 10 рук. Чтобы успевать все делать вовремя, нужно овладеть искусством управления временем, которое еще называют тайм-менеджментом. Только этот термин окутан столькими мифами и предрассудками, что со счету сбиться можно. А ведь все зависит от того, как этим инструментом воспользоваться…
Внесу в эту смуту ясность – расскажу о тайм-менеджменте, разрушу распространенные мифы и перечислю популярные техники.
Определение тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность.
Термин «time-management» с английского переводится как «управление временем». Изначально он использовался в бизнесе, а позже перекочевал и в повседневную жизнь.
Для чего он нужен?
Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.
Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.
Главные принципы тайм-менеджмента
Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.
- Постановка целей. Четко сформулировать цель и результат — пройти половину пути.
- Расстановка приоритетов. Надо понимать, какие дела быстрее приближают вас к намеченной цели.
- Планирование. Следует составлять план на день и четко следовать ему.
- Анализ собственного опыта. План составляется исходя из того, как вы действуете в определенных ситуациях.
- Отдых. Силы необходимо восполнять, поэтому отдых обязательно должен быть включен в план действий.
- Мотивация. Как правило, это результат поставленной цели. Но можно давать себе небольшие вознаграждения при выполнении скучных или трудных задач. Есть также метод наказания – если дело не выполнено, вы лишаете себя какой-то приятной вещи.
- Использование сервисов-помощников. Это могут быть различные сайты, приложения на компьютер или смартфон.
- Чередование разных видов деятельности. В таком темпе исключается монотонность – работать будет не так уж скучно и изнурительно.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Мифы о тайм-менеджменте
До сих пор находятся люди, которые с пренебрежением или даже опаской относятся к организации собственного времени. А все потому, что в обществе все еще распространено множество мифов. Давайте рассмотрим их и попробуем опровергнуть.
№1. Управлять временем невозможно
Не спорю, время движется стабильно, помешать его движению человек не может. Но в тайм-менеджменте уместнее управление собой, собственными решениями и действиями.
№2. Это не работает!
Такое часто говорят те, кто опробовал лишь одну технику и разочаровался в тайм-менеджменте как таковом. Так бывает, если люди неправильно себя мотивируют, ставят недостаточно четкие или важные цели.
№3. Придется больше и усерднее работать
Суть этой техники не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы выделять самые важные и выполнять только их. Плюс надо не отвлекаться и следить за своими привычками, дабы не свести все старания к нулю.
№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству
Этот миф зародился после того, как на первых обучающих тренингах призывали планировать каждую минуту. Приоритет отдается сосредоточению на одном деле и освобождению от отвлекающих факторов.
№5. Это западное изобретение, и для России оно не подходит
Кто сказал, что в России не существовало тайм-менеджмента? Просто никто не додумался обозначить это явление.
№6. Такая организация нужна только тем, кто постоянно опаздывает
Эта техника не про время, а про достижение намеченных целей. А ведь любой человек, независимо от степени пунктуальности (или ее отсутствия), всегда ставит перед собой какие-либо цели.
№7. Бесполезно бороться с прокрастинацией
Да, некоторые люди более организованы и замотивированы, но есть и те, кому сложно дается вышеперечисленное. Но прокрастинация – это психологическое явление, с которым можно и порой нужно бороться.
Обратная сторона – это люди, которые слишком усердно используют тайм-менеджмент или выворачивают его принципы наизнанку.
№8. Нельзя стать успешным без управления временем
Успех зависит от того, какие решения в определенный момент вы принимаете. Будучи гуру организованности, если ставить в приоритет дела, которые не приносят ничего стоящего, мало чего можно добиться.
№9. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно всем
Все люди разные. Не придумали еще технику, которая охватила бы весь мир и помогла всем стать организованными. Методик много, с ними нужно экспериментировать.
№10. Тайм-менеджмент экономит время
Это не волшебная таблетка, а лишь инструмент. Да, вы сделаете дела вовремя, но только благодаря сосредоточенности и отсутствию отвлекающих факторов. Времени в ваши сутки данная техника никак не прибавит.
Техники тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент включает в себя множество различных инструментов и практик, позволяющих правильно организовывать время и повышать личную эффективность. Ниже я перечислю самые популярные техники.
Правило 10 минут
Если у вас есть задача, которую не хочется выполнять, просто скажите себе, что будете заниматься ей только 10 минут. После этого сразу же приступайте. Очень вероятно, что за это время вы втянетесь и с легкостью продолжите.
4D
Эта система позволяет сортировать входящие задачи на 4 категории. Данная техника подходит, если на вас наваливается много задач, а вы не понимаете, что с ними делать. Какими могут быть категории:
1 – Do (сделать). Сюда относятся суперважные задания, которые надо завершить в первую очередь, отложить или передать их коллеге нельзя.
2 – Delegate (делегировать). Это означает передачу задачи кому-либо – коллеге, помощнику или секретарю. Актуально, если выполнить задачу самостоятельно не получается.
3 – Delete (удалить). Сюда вносим входящие задачи, не имеющие важности и актуальности.
4 – это Delay (отложить). Здесь будут задачи, не требующие срочного выполнения. Только при откладывании следует задавать четкую дату для возвращения к делу.
Для долгосрочного планирования данная система не годится.
90 на 30
Суть этого инструмента – полтора часа заниматься делом, а затем полчаса отдыхать. Циклы повторяются. Сначала разгребайте приоритетные дела, затем приступайте к менее важным задачам. Техника подойдет тем, кто мыслит временными интервалами и отводит работе четко определенные промежутки.
Если понимаете, что сил работать полтора часа без перерыва нет, используйте другой вариант метода «90 на 30» – «52 на 17». В нем рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдыху отводится 17 минут.
Fresh or Fried
Этот инструмент управления временем подойдет тем, кто очень любит откладывать дела в долгий ящик и многое в итоге не успевает. Суть его – выполнить задачи с самого утра, после пробуждения. В это время мозг еще свеж и не успел нагрузиться. Вечером предыдущего дня необходимо составить список дел на утро.
GTD
Аббревиатура GTD с английского расшифровывается как «Getting Things Done». Эта система ориентирована на последовательное завершение дел до самого конца. Она включает не только элементы тайм-менеджмента, но и работы с информацией. Подходит не всем, плюс требует этот метод большой дисциплины и систематизации. Вся поступающая информация должна записываться.
Как это работает – все входящие задачи вы записываете в одноименную папку, в Inbox. Периодически эту информацию необходимо сортировать и распределять по различным категориям. Содержание категорий можно определять самим. Следующий уровень – присвоение каждому пункту, то бишь задаче, определенного статуса. Распределение идет по способу, схожему с системой 4D.
Когда сортировка завершится, нужно приступить к выполнению. При выполнении придерживаетесь следующих правил:
- В заданный промежуток выполнять только одно дело, никакой многозадачности.
- Записывать всю поступающую информацию, стараться не держать ничего в голове.
- Составлять конкретный план действий, а не абстрактный список дел.
- Информацию следует хранить максимально простым способом, чтобы в дальнейшем вам было проще найти ее.
- Любое препятствие надо воспринимать не как проблему, а как задачу, которая требует решения.
POMODORO
Название произошло от кухонного таймера, сделанного в виде помидора. С его помощью создатель техники Франческо Чирилло, готовился к экзаменам. Метод подойдет практически любому человеку, особенно для выполнения долгой и монотонной работы.
Как это работает – ставите таймер на 25 минут и выполняете в заданный промежуток определенную задачу. При этом ни в коем случае не отвлекаетесь ни на что, даже на коллег. После этого идет 5-минутный перерыв, и можно начинать новый цикл. Через каждые 4 цикла необходимо делать большой перерыв длительностью 30 минут, дабы не допустить переутомления.
Система крайне популярна, в соответствии с ней создано огромное количество приложений для смартфонов и компьютеров.
Zero Inbox
Этот инструмент подразумевает полное очищение папки «Входящие». И это не только почта, но и любая другая рабочая информация и поступающие задачи. Раз в день требуется садиться и сортировать содержимое папки, ничего при этом не пропуская. Что-то будет выполнено, что-то отложено, передано, удалено и так далее. Способ подойдет тем, кто ведет активную переписку на работе и ощущает, что в ящике скопилось слишком много информации.
ZTD
ZTD – это упрощенная версия GTD, расшифровывается как «Zen to Done». Организация рабочего процесса в системе строится на таких действиях:
- Сортировка данных в разделе «Входящие».
- Быстрая обработка поступающих сообщений.
- Организация заметок по категориям в зависимости от их содержимого.
- Предварительное ежедневное планирование.
- Концентрация на одной задаче.
- Создание простых, коротких и понятных списков дел.
- Ежедневное соблюдение режима.
Автофокус
Действовать в системе «Автофокус» надо так:
- Записываете все, что намечается.
- Неспешно читаете все пункты, пока взгляд не зацепится за один из них.
- Если почувствовали, что хотите заниматься этим делом, немедленно приступайте к нему.
- Закончили – вычеркивайте пункт из списка и идете дальше по той же схеме.
Это прекрасный вариант для творческих людей, которые не желают следовать четко намеченному плану. Для случаев, когда есть строгие внешние обязательства и заданные сроки, эта методика не подойдет.
Временные блоки
Метод учитывает время, которое отводится на выполнение дела, и подходящий для этого момент. Вы заранее выделяете временной интервал на выполнение каждого дела и не занимаетесь в это время ничем другим. Похоже на распорядок дня, но тут приоритетна концентрация на задаче. Система временных блоков подойдет дисциплинированным людям, которые умеют грамотно планировать время и придерживаться установленного графика.
Закон Паркинсона
Суть закона в том, что одно задание выполняется за строго отведенное время. Даже если это можно сделать быстрее, все равно выкладываться необходимо в точно установленные сроки.
Канбан
Схема «Канбан» работает так: нужно начертить таблицу, состоящую из трех столбцов, и вписать в нее все задачи. Первый столбец – это то, что необходимо сделать. Второй – то, что выполняется в данный момент. А в третьем содержится все, что завершено. В соответствии со статусом выполнения задания постепенно переносятся из одного столбца в другой.
Самый главный плюс «Канбана» — это наглядность. Можно использовать маркерную доску и добавлять какие-то мелкие заметки в виде стикеров. Или нарисовать другие столбцы – они могут обозначать разные этапы завершения одного проекта или цикла.
Система годится для использования как в личных, так и корпоративных целях. Ее, кстати, можно совмещать с другими техниками тайм-менеджмента.
«Канбан» часто внедряют в различных компаниях. Хороший инструмент, работающий по данной технике – Trello. В Комьюнити уже рассказывали о том, как им пользоваться.
Лягушки или слоны
Их называют по-разному, но все подразумевают под «лягушками» и «слонами» важные, большие и не самые приятные дела. Если говорить о «лягушках», то этот термин впервые упомянул эксперт в психологии успеха Брайан Трейси. Он рекомендует с утра приступать сразу именно к таким делам, называя это «поеданием лягушки».
Матрица Эйзенхауэра
Все дела по этой технике нужно распределять по 4 группам в соответствии с их важностью и срочностью. На изображении выше показано, как это работает. Данная матрица только помогает отсортировать входящие по указанному методу, но никак не организует рабочий процесс – для этого лучше использовать другие техники.
Правило Парето
Правило гласит – 20% всех поступающих задач приносят 80% результата, а оставшиеся 80% приносят только 20% результата. Главное – понять, какие дела входят в эти 20%, и сфокусироваться именно на них.
Принцип девяти дел
Эту методику еще называют «1–3–5». Суть в том, что за день необходимо выполнить 1 большую, 3 средних и 5 небольших задач. При таком сочетании день будет максимально продуктивен, а к концу дня вы не будете чувствовать сильной усталости. Кроме того, в конце рабочего дня очень легко подводить итоги по этому принципу. Метод универсален, он подойдет для тех, кто ориентируется не на время, а на приоритет заданий и качество их выполнения.
Принцип трех дел
Принцип трех дел подразумевает ежедневное выполнение трех самых важных задач. Сначала сосредотачивайтесь именно на них, не отвлекайтесь на рутину. Актуально для тех, кто погряз в рутине и не успевает из-за нее уделять внимание главному.
Система Тима Ферриса
Принцип основан на двух других техниках – на правиле Парето и законе Паркинсона. Вы делаете 80% дел за 20% рабочего времени, при этом выполняете их в строго отведенный промежуток. Система Тима Ферриса подойдет людям с гибким рабочим графиком, которые планируют рабочий день на свое усмотрение. Наемным работникам со стандартным графиком внедрить ее будет несколько труднее, но попробовать можно.
Хронометраж
Эта система подойдет тем, кто не успевает ничего сделать за день и осознает это только под вечер. «Хронометраж» включает два этапа.
На первом вы определяете, на что именно тратится время. Для этого вы записываете каждые 1-2 часа то, что делаете и сколько времени это занимает. В список можно не включать все, что занимает 2-3 минуты. Предпринимать активных действий и что-то менять не нужно. Процесс может длиться несколько недель, пока у вас не сложится полноценная картина ситуации.
На втором этапе вы должны отмечать, насколько эффективно тратится какой-то отрезок времени. Потом, исходя из этих оценок, можно увеличивать или уменьшать промежутки, сокращать пустые временные траты.
Полезная литература
Напоследок хочу порекомендовать несколько книг, которые помогут в лучшем освоении тайм-менеджмента:
- Брайан Трейси «Тайм-менеджмент»,
- Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»,
- Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»,
- Тимоти Феррис «Как работать 4 часа в неделю»,
- Штаффан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору»,
- Крис Бейли «Мой продуктивный год»,
- Марк Форстер «Сделай это завтра».
На этом я закругляюсь. Читайте книги, применяйте техники и внедряйте в свою жизнь тайм-менеджмент – это может быть очень полезно 😉
Источник: timeweb.com