Коммуникация — процесс и результат обмена информацией. Эффективные коммуникации — обмен информацией, на основе которого руководитель получает возможность принятия эффективных решений и доводит до сотрудников принятые решения.
Многие теоретики и практики менеджмента согласны с утверждением, что коммуникации — главное препятствие на пути достижения целей организации.Основная причина низкой эффективности коммуникаций в организациях заключается в забвении факта, что коммуникация — это обмен. В ходе обмена обе стороны играют активную роль: недостаточно лишь передать информацию — необходимо, чтобы другая сторона восприняла ее.
Главная цель коммуникационного процесса заключается в обеспечении понимания передаваемой информации.
Выделяют восемь основных категорий коммуникационного процесса:
- отправитель — человек (или группа), желающий сообщить информацию;
- сообщение — информация, смысл и идея, которые хочет передать отправитель;
- канал — способ, которым передается информация: устно, письменно, невербально, по телефону, через Интернет и т.п.;
- код — система знаков и символов, посредством которой передается смысл сообщения. В качестве кода могут выступать слова, произнесенные вслух, написанный текст, жесты, мимика, условные сигналы и т.п.;
- контекст — внешняя среда, обстановка, ситуация, наполненные индивидуально различимыми смыслами и ассоциациями;
- получатель — человек (или группа), до которого отправитель хочет донести свое сообщение;
- шумы (помехи) — все, что искажает смысл сообщения;
- обратная связь — реакция (отклик) получателя на воспринятое им послание.
Таким образом, процесс коммуникации включает в себя несколько этапов:
BRAND FATHER #10.1 | ПРАВИЛА ЭФФЕКТИВНОЙ КОММУНИКАЦИИ | FEDORIV VLOG
- формирование сообщения отправителем — формулирование идеи, осознание необходимости передать сообщение;
- выбор канала связи и отображение сообщения с помощью системы кодов;
- передача закодированного сообщения отправителем;
- восприятие закодированного сообщения получателем;
- расшифровка кода и формулирование идеи сообщения;
- реакция на воспринятое сообщение.
Важно отметить, что вследствие несовершенства кода, различий в интерпретации контекста и воздействия шумов на каждом этапе коммуникативного процесса смысл воспринятого сообщения может (существенно) отличаться от начального, сформулированного отправителем.
Различают межличностные и организационные коммуникации. Если проблемы межличностных коммуникаций кроются в индивидуальных особенностях людей и контексте передачи сообщения, то основным фокусом организационных коммуникаций становится создание эффективной системы передачи сообщений.
Основные барьеры на пути межличностных коммуникаций:
- барьеры восприятия — неоднозначность интерпретации смысла сообщения, что зависит от различий в индивидуальных контекстах. Чаще всего это проявляется в виде конфликтов междусферами компетентности и преград, обусловленных установками людей;
- семантические барьеры — неоднозначность толкования смысловых оттенков слов, паралингвистических (интонация, тон, скорость) и невербальных факторов речи (жесты, мимика, поза, взгляд);
- барьеры обратной связи — неэффективная обратная связь, не дающая отправителю достаточной информации о правильности восприятия его сообщения;
- неумение слушать — люди чаще ориентированы на экспрессию собственного внутреннего мира, чем на восприятие и анализ внешней информации.
Специалисты по менеджменту сформулировали десять правил эффективного слушания, которые помогают преодолеть последний барьер:
Эффективные коммуникации в бизнесе
- прежде всего перестаньте говорить;
- помогите говорящему раскрепоститься;
- покажите, что вы готовы слушать;
- устраните раздражающие моменты;
- сопереживайте говорящему;
- будьте терпеливы;
- сдерживайте свой характер;
- не допускайте споров и критики;
- задавайте вопросы;
- и еще раз: перестаньте говорить.
Существует множество способов повышения эффективности межличностных коммуникаций. Перечислим лишь некоторые:
- проясняйте свои идеи до того, как начнете их высказывать (передавать другим людям);
- будьте восприимчивы к возможным семантическим проблемам;
- следите за выражением своего лица, жестами, позой, интонациями;
- выражайте открытость и готовность понимать;
- добивайтесь установления обратной связи, используя следующие приемы:
- задавайте вопросы;
- попросите собеседника пересказать ваши мысли;
- оценивайте язык поз, жестов и интонаций собеседника, которые могут указывать на замешательство и непонимание;
- контролируйте первые результаты работы;
- всегда будьте готовы ответить на вопросы.
Барьеры на пути организационных коммуникаций:
- искажение сообщений. Возможные причины: непреднамеренно, в результате затруднений в межличностных коммуникациях; сознательно, когда кто-либо из менеджеров среднего звена не согласен с сообщением и модифицирует его таким образом, чтобы сообщение отражало его интересы; в результате фильтрации; из-за статусных различий; из-за страха перед наказанием или при ощущении бессмысленности коммуникации;
- информационные перегрузки — превышение реальных возможностей системы и входящих в нее людей обрабатывать информацию;
- неэффективная структура организации — чем выше в организации вертикаль власти (количество иерархических уровней), тем больше вероятность искажения информации;
- некомпетентность персонала — коммуникативная, профессиональная и методологическая;
- неэффективный способ организации работ и распределения задач;
- конфликты как между подразделениями, так и между людьми.
Пути повышения эффективности организационных коммуникаций:
- создавайте системы обратной связи;
- регулируйте информационные потоки;
- предпринимайте управленческие действия, способствующие облегчению обмена информацией по вертикали и горизонтали.
- развертывайте системы сбора предложений;
- используйте внутриорганизационные информационные системы: корпоративные печатные издания, стенгазеты, стенды, Интранет и т. п.;
- применяйте достижения современных информационных технологий.
Источник: hr-portal.ru
Как повысить эффективность коммуникации внутри компании
В современном бизнесе взаимодействие между сотрудниками играет ключевую роль для устойчивого развития. Оно влияет на производительность, качество принимаемых решений, сплоченность команды и создание корпоративной культуры. Важность внутренней коммуникации не может быть недооценена, так как от ее уровня зависит успех предприятия в целом.
В статье рассмотрим, что влияет на качество взаимодействия рабочих между собой, и как повысить эффективность этого процесса.
Важность эффективной коммуникации
Она обеспечивает своевременный обмен информацией между всеми сотрудниками на разных уровнях иерархии. А это способствует более быстрому и точному принятию решений. Компания получает конкурентные преимущества и возможность оперативно реагировать на изменения во внешней среде.
Кроме того, качественное общение внутри коллектива благоприятствует улучшению рабочей атмосферы, что положительно сказывается на мотивации и лояльности сотрудников. Прозрачная и открытая коммуникация помогает разрешать проблемы на ранних этапах и предотвращает долгосрочные негативные последствия.
Однако, в условиях глобализации и развития информационных технологий, увеличивается число удаленных сотрудников и гибких форм труда. В такой ситуации наличие хорошо налаженной коммуникации становится особенно актуальным , чтобы поддерживать связь между работниками и координировать их деятельность.
В целом, продуктивное общение внутри организации является основой успешного взаимодействия между рабочими и напрямую влияет на достижение корпоративных целей и развитие бизнеса.
Факторы, влияющие на эффективность коммуникации
Полезно понимать и учитывать, что помогает или мешает качественному эффективному взаимодействию внутри предприятия, созданию благоприятной рабочей среды:
Ясность и точность информации. Передача ее должна быть четкой и понятной для всех работников. Неоднозначность или двусмысленность могут вызвать недоразумения и затруднить процесс общения.
Своевременность. Быстрый обмен информацией между сотрудниками позволяет принимать решения оперативно и предотвращает возникновение проблем из-за недостатка данных или их отсутствия.
Каналы коммуникации. Важно выбрать наиболее подходящие каналы общения в зависимости от целей и задач. Это может быть личная беседа, электронная почта, мессенджеры, корпоративные порталы или социальные сети.
Обратная связь. Наличие механизма обратной связи помогает рабочим выразить свое мнение, задать вопросы или высказать предложения. Это способствует вовлеченности работников и улучшает процессы внутри предприятия.
Корпоративная культура. Создание атмосферы открытости, доверия и поддержки среди сотрудников — ключевой фактор для эффективной коммуникации. Они должны чувствовать себя комфортно при выражении своих мыслей и идей, а также быть готовыми слушать и принимать чужую точку зрения.
Навыки сотрудников. Также влияют на эффективность коммуникации. Обучение и развитие коммуникативных навыков, таких как активное слушание, эмпатия, ассертивность и умение убеждать могут значительно улучшить качество взаимодействия между сотрудниками.
Способы повышения эффективности коммуникации
Для этих целей можно применить несколько методов и подходов. Вот некоторые из них:
Четкое определение целей и ожиданий. Убедитесь, что каждый сотрудник хорошо понимает стоящие перед ним задачи, а также общие цели бизнеса. Это поможет работать более сосредоточенно и нацелено на результат, что, в свою очередь, улучшит общение внутри коллектива.
Постоянное обучение и развитие навыков. Инвестируйте в обучение и развитие коммуникативных умений работников. Регулярные тренинги и семинары помогут прокачать навыки общения.
Улучшение каналов коммуникации. Определите наиболее подходящие способы взаимодействия для вашей организации и внедрите их. Убедитесь, что работники знают, как правильно использовать выбранные каналы, и обеспечьте их доступность и удобство.
Создание прозрачной системы информационного обмена. Разработайте и внедрите такую систему для обмена информацией, которая будет прозрачной, легкодоступной и организованной. Это может включать в себя корпоративный портал, базы знаний, доски объявлений и другие инструменты.
Культура обратной связи. Внедрите ее в ваше предприятие, пусть у каждого рабочего будет возможность высказывать свое мнение и предложения. Создайте систему, благодаря которой работники смогут без страха и риска делиться своими идеями и замечаниями.
Укрепление корпоративной культуры и доверия. Создайте атмосферу открытости, в которой работники будут чувствовать себя комфортно и смогут спокойно делиться информацией. Проявляйте уважение и поддержку к своим подчиненным, и они ответят вам тем же.
Эти простые, иногда очевидные, но действенные советы помогают повысить эффективность коммуникации внутри компании и создать условия для успешного взаимодействия между сотрудниками.
В результате улучшается общая работа компании, так как в основе решений лежит полная и своевременная информация. Усиливается вовлеченность и мотивация в коллективе.
Источник: exponentialcoachingacademy.com
«Будь проще», или Как общаться с коллегами и понимать друг друга
Зачем мы вступаем в коммуникацию? Прежде всего — чтобы обменяться информацией. Однако сам по себе такой обмен еще не говорит о том, что коммуникация была эффективной. Важно, чтобы собеседник воспринял именно то, что вы закладывали в свое сообщение, без домыслов и искажений. И, конечно, чтобы вы тоже поняли его максимально точно.
Что может этому помешать?
- Когнитивные искажения. Это систематические ошибки мышления, которые влияют на наше восприятие информации. Например, из-за проклятия знания мы можем считать, что все окружающие способны понять информацию, которая кажется нам элементарной, хотя для них это не так. А эффект предвзятости подтверждения заставляет обращать внимание только на то, что согласуется с уже сформировавшимся у нас мнением.
- Механические шумы — проблемы с конкретным каналом передачи информации. Допустим, вы подготовили презентацию, но перед самым выступлением файл перестал открываться. Или сломался микрофон перед видеосозвоном.
- Разница в опыте — как профессиональном, так и личном. Например, собеседник использует термины, которых вы не знаете. Или не учитывает культурные и гендерные барьеры, а также нюансы, связанные с характером, социальным статусом и другими факторами.
- Незаинтересованность в коммуникации. К примеру, собеседник не понимает, почему тема разговора важна, или просто не хочет ее обсуждать. Это может сказаться и на вашей вовлеченности — вряд ли такую беседу будет комфортно поддерживать.
- Неумение справляться с эмоциями. На работе часто приходится обсуждать не самые приятные темы — например, когда руководитель дает корректирующую обратную связь. Слишком эмоциональная реакция помешает провести разговор конструктивно и с пользой для всех участников.
Из-за всех этих помех люди часто понимают друг друга неправильно — или не понимают вовсе. С точки зрения рабочих процессов это может привести к срыву сроков, напряженной атмосфере в команде, проблемам с важными задачами или показателями.
Как сделать коммуникацию эффективной
Определите цель, предмет и стороны коммуникации
Поймите, что вы хотите сообщить, кому и с какой целью, — и вам станет ясно, как это сделать. Вряд ли есть смысл использовать сложные термины, давая инструкции стажеру. Или, наоборот, объяснять каждое слово, когда вы просите о помощи более опытного коллегу. А если ваша цель — получить информацию, заранее стоит выяснить, точно ли потенциальный собеседник сможет вам помочь.
Выберите формат
Для начала стоит определиться, письменной или устной должна быть коммуникация. Если важно обменяться информацией быстро или сразу увидеть реакцию собеседника, лучше выбрать устный формат. А если нужно обдумать формулировки, приложить дополнительные материалы, сохранить информацию или использовать ее неоднократно, переписка отлично подойдет. Ориентируйтесь также на личные предпочтения — свои и коллег.
Заложите время на подготовку
С письменной коммуникацией понятно: нужно время, чтобы поработать над формулировками, структурой сообщения, сопроводительными материалами. Но и в устной коммуникации подготовка часто необходима: она позволит хотя бы просто собраться с мыслями и освежить информацию. Поэтому не пренебрегайте ей, даже если вопрос срочный. Так вы существенно снизите потери информации.
Говорите на языке аудитории
Это особенно важно, если ваш собеседник — специалист в другой области или новичок в вашей. В таких случаях старайтесь по минимуму использовать узкие термины или сразу их поясняйте. Желательно, чтобы примеры и метафоры были понятны всем, а не касались только вашей сферы деятельности. Кроме того, перед началом разговора стоит убедиться, что все стороны понимают, о чем именно пойдет речь, и одинаково это трактуют.
Объясняйте не только словами
Многие вещи проще объяснить с помощью схем, рисунков или графиков, чем с помощью слов. И неважно, переписываетесь вы по электронной почте или сидите с коллегой рядом. Не стесняйтесь это использовать, даже если под рукой только блокнот и ручка, а рисуете вы не очень. Главное — наглядность.
Задавайте вопросы
Уточняйте, правильно ли понимают вас — и правильно ли вы понимаете собеседника. Если не получится сделать это сразу, запишите вопросы и задайте их, как только появится возможность. Можно также попросить собеседника изложить своими словами ваше сообщение или самому пересказать то, что он сообщил вам. Так вы существенно снизите потери информации.
Контролируйте эмоции
Хочется накричать на собеседника, который упорно вас не понимает или говорит неприятные вещи? Возьмите паузу и предложите вернуться к разговору позже. Даже если вопрос срочный, на эмоциях вы вряд ли найдете подходящее решение. Можно продолжить обсуждение по почте, в чате или привлечь других коллег. Главное — дать себе успокоиться.
Подводите итоги
В конце разговора, совещания или переписки всегда уточняйте, о чем в итоге договорились. Лучше всего сделать это письменно и таким образом, чтобы все участники коммуникации видели ее результаты. Например, можно разослать список договоренностей по электронной почте или отправить его в общий чат. Не забывайте об этом, даже если коммуникация была устной.
Избегайте лишней коммуникации
Если коллеги регулярно спрашивают об одном и том же, попробуйте упростить себе жизнь. Например, составьте FAQ для самых простых вопросов, инструкции и гайды — для более сложных. А если вы руководитель, стоит разработать правила коммуникации и внутренние регламенты — можно вместе с командой. Все это позволит сэкономить время и силы для решения действительно важных вопросов.
Источник: theoryandpractice.ru