Почта Gmail — крупнейшая корпоративная электронная почта от Google. Без рекламы, плановых простоев и с надежной защитой данных.
Пользоваться Google Workspace бесплатно можно в течение 14 дней, после этого будет действовать платный тариф.
Для создания корпоративной почты используется Google Workspace. Помимо работы с почтой, вы получаете средства для проведения видеоконференций, облачное хранилище и другие инструменты для бизнеса. Файлы, почта и устройства сотрудников будут под контролем компании.
В разделе приведено подробное руководство по подключению домена к почте от Google — от регистрации аккаунта до установки дополнительных записей, уменьшающих риск попадания ваших писем в СПАМ.
Обратите внимание: новые подписки Google Workspace и Cloud в России и Белоруссии больше не создаются.
- Регистрация аккаунта на Google Workspace и добавление домена
- Подтверждение права собственности на домен
- MX-запись (настройка Gmail для домена)
- DKIM-подпись (настройка Gmail для домена)
- SPF-запись (настройка Gmail для домена)
- DMARC-запись
- Деактивация локального почтового сервера
Источник: reddock.ru
15 Фишек Gmail — обзор от Ники
Google Workspace: Gmail, видеозвонки, календарь и многое другое
Хотите выстроить работу в режиме удалёнки? Это не так уж и сложно. Организовать онлайн-офис вам помогут digital-инструменты, например, Google Workspace, который успешно применяется тысячами компаний, в том числе и REG.RU. Что это, зачем и для чего — сейчас и посмотрим.
Что такое Google Workspace?
Google Workspace (ранее G Suite) — это офисный пакет приложений от Google. Это привычные всем текстовые редакторы, таблицы, мессенджеры, календари и другое. Все сервисы удобны и отлично совместимы друг с другом.
Проще говоря, это набор облачных приложений для работы в команде — стартапов, малого и среднего бизнеса, а также крупных предприятий или учебных заведений.
Все приложения Google Workspace можно распределить по четырём основным категориям:
2) хранение файлов;
3) совместная работа.
Давайте рассмотрим каждую из них подробнее.
1. Общение
Gmail
Самое известное и востребованное приложение — это Gmail. Но есть несколько отличий платной версии Workspace от бесплатного аккаунта. Например, на коммерческом аккаунте вы можете создать корпоративную почту на вашем домене. Такой email подчеркнёт авторитет компании и запомнится получателю.
Есть и другие плюсы. Например, после увольнения сотрудника все данные, которые хранились в его аккаунте, просто перейдут в архив. А вот новый сотрудник сможет получить всю необходимую информацию по проектам и оперативно погрузиться в задачи.
Также в Gmail можно продолжать писать письма, даже если связь с интернетом пропала. А когда подключение будет восстановлено — вы сможете отправить письма, созданные офлайн.
Также вы можете писать «отложенные письма» — напишите письмо заранее и поставьте отправку в нужное время.
Кстати, почта Workspace прощает ошибки — если пользователь случайно удалил нужно письмо, то его легко восстановить. Но учтите, что письма хранятся в корзине 30 дней, после чего удаляются навсегда.
Ещё одно преимущество — отправка по почте «тяжёлых» файлов, суммарный объём которых не превышает 25 МБ. Если размер файла больше, Gmail автоматически прикрепляет его в виде ссылки на «Google Диск» (о нём мы поговорим чуть позже).
Календарь
Календарь — инструмент для эффективной организации рабочего дня. С его помощью можно планировать встречи с коллегами или партнёрами, выстраивать учебный процесс или собираться на неформальные созвоны.
Одна из удобных фишек — отслеживание расписания коллег. Например, чтобы запланировать совещание, вам достаточно свериться с календарём коллег, который находиться в открытом доступе.
Отдельно отметим синхронизацию календаря с телефоном. Вы сможете не только просматривать, но и обновлять своё расписание во встроенных приложениях от Google.
И, чтобы вы не забыли о встрече, на ваш девайс придёт специальное Push-уведомление за несколько минут до встречи. Созданные в «Google Календаре» напоминания будут у вас на виду до тех пор, пока вы не отметите их как выполненные.
Chat
Чат — безопасный сервис для общения в командах, уже встроенный в почту. Сервис позволяет вести переписку с одним или несколькими сотрудниками и создавать чат-комнаты для длительных групповых обсуждений.
Meet
Если чат удобен для получения ответов на короткие вопросы, то для более обстоятельных обсуждений и мозговых штурмов вам понадобятся видеоконференции, где можно быстро проговорить все «лицом к лицу».
Создать такую встречу очень просто — нужно нажать на специальную кнопку в чате или запланировать мероприятие в календаре, а чтобы пригласить людей на встречу, просто выберите нужные адреса почты.
В зависимости от пакета (тарифа) в видеовстрече может участвовать разное количество людей. Например, используя базовый тариф, вы можете собрать в одной «комнате» до 100 человек. Приглашать на такие конференции вы сможете не только коллег, но и внешних партнёров — и всё это без установки дополнительных приложений .
Ещё одна плюшка в том, что вы можете продемонстрировать свой экран или определённое окно другим участникам конференции. Это особенно удобно, когда вы проводите удалённое обучение сотрудников, делитесь новыми идеями с партнёрами или готовите коммерческие предложения совместно с членами команды, работающими удалённо.
2. Хранение и поиск
Диск
Инструмент для надёжного хранения данных в облаке и обмена файлами.
С его помощью вы сможете загружать в облако файлы любого типа, делиться ими с другими и открывать их с любого устройства. Технологии Google на базе искусственного интеллекта позволяют ему прогнозировать, какие файлы нам нужны.
Благодаря функции «Быстрый доступ» и улучшенному поиску «Google Диска», сервис распознает важные материалы, соавторов и события.
Также можно открывать и закрывать доступ к диску (или определённой папке на диске) для членов команды.
Отдельно отметим Cloud Search — «умный» и быстрый поиск файлах в вашем диске, который может значительно ускорить работу, благодаря эффективному поиску контента в корпоративном домене. Search выполняет поиск одновременно на Диске, в Gmail, Документах, Таблицах, Презентациях и других сервисах. О них и поговорим ниже.
3. Совместная работа
Документы
Это не одно приложение, а совокупность из четырёх сервисов: Документы, Таблицы, Презентации и Формы.
- Документы — совместное редактирование текстов в режиме реального времени.
- Таблицы — быстрый многофункциональный редактор таблиц.
- Формы — удобные анкеты и веб-формы.
- Презентации — совместная работа над эффектными презентациями.
Представьте только, что одновременно редактировать документ можно командой до 100 человек. При этом изменения, сделанные каждым, сразу видны всем участникам.
Другая фишка — возможность откатить документ до любой нужной версии.
И, конечно же, добавлена возможность редактировать файлы без доступа к Сети. Настройте офлайн-режим, чтобы открывать и редактировать нужные документы, таблицы и презентации Google в любое время там, где вам удобно. К примеру, в дороге, когда пропадает соединение с интернетом, или во время перелёта.
Создание заметок в Google Keep
Инструмент пригодится при совместной работе над заметками, списками, фотографиями, аудиофайлами и другим контентом. Просматривайте, создавайте и редактируйте заметки с любого устройства и без подключения к интернету.
И ещё Контакты, Новости, Фото, Путешествия и множество других полезных сервисов Google.
Преимущества Google Workspace
Попробуйте Google Workspace бесплатно в течение 30 дней без привязки карты:
— обменивайтесь документами, редактируйте и разрабатывайте их в режиме реального с несколькими авторами;
— получите бесплатный корпоративный почтовый адрес;
— не беспокойтесь о безопасности ваших писем и файлов;
— используйте от 30 ГБ дискового пространства для каждого сотрудника;
— работайте в режиме онлайн и офлайн;
— обращайтесь в техническую поддержку для пользователей Gmail почты на домене по телефону и email.
И одно из главных преимуществ в том, что не нужно перестраиваться и привыкать к сервисам — ваши сотрудники уже используют сервисы Google в повседневной жизни.
Почитать о всех перечисленных сервисах можно здесь, а если вам интересно узнать ещё больше фишек и лайфхаков о приложениях Workspace — посмотрите наш воркшоп.
Как видите, приложений в Google Workspace — множество. С ними легко организовывать удалённую работу быстро и безболезненно и повысить эффективность сотрудников вместе с Google WorkSpace.
Кстати, в REG.RU вы можете протестировать сервис Google Workspace бесплатно, выбрав «Пробный» тариф в REG.RU. Более 5 000 000 компаний во всем мире уже используют Google Workspace — присоединяйтесь и вы.
Источник: www.reg.ru
Бесплатная корпоративная почта Google: ограничения и недостатки
По большому счёту, корпорация Google вполне логично перешла от частного обслуживания физических лиц в корпоративный сектор. Принципиальная разница здесь очевидна – предприятия бизнеса, в отличие от физического лица, платёжеспособны и не слишком сопротивляются оплачивать счета вперёд. В то же самое время, частный клиент почтового сервера не захочет отдавать свои кровные за обслуживание, а когда он сможет принести доход Google, щёлкая по объявлениям контекстной рекламы – неизвестно.
Однако, стоит ли бизнесу оплачивать те услуги, которые предоставляются американской корпорацией сегодня? Даже если не брать во внимание периодические сбои серверного оборудования, которые нередко становятся ещё и причиной полной потери данных в почте, то список недостатков выглядит примерно так:
Ограничения
Первое важное ограничение корпоративной почты от Google – весьма скромный размер SMTP-сообщения. В 2013 году, Gmail установил максимальный объём деловой корреспонденции в 34 Мегабайта, что сегодня не вызывает у пользователя никаких эмоций, кроме недоумения. 34 Мегабайта или 35882577 байт – цифры, взятые в статье не «с потолка», это значение сообщается SMTP сервером компании Гугл. Превышение объёма информации ещё хотя бы на байт, обязательно повлечёт за собой сброс соединения.
Таким образом, отправить сколько-нибудь необходимый объём отсканированной документации или тяжеловесный дизайн-макет заказчикам, партнёрам, клиентам будет просто невозможно. Не стоит также забывать о том, что в тот момент, когда файл оказывается во вложении письма, он автоматически «прибавляет в весе» примерно треть от начального размера, это происходит из-за перекодировки. Поэтому, на использование корпоративной почты от Гугл, среднему и крупному бизнесу лучше и вовсе не рассчитывать, поскольку такие малые объёмы информации совершенно неприемлемы в секторе корпоративного обслуживания.
Прочие недостатки
- DKIM – технология, которая снабжает каждое письмо индивидуальной криптографической подписью. Это позволяет защитить почтовый ящик от спама, а также предотвратить возможность подделки письма. Кроме того, применение цифровой подписи избавит исходящую корреспонденцию от случайного попадания в папку «спам» у получателя, а также не позволит пропустить важное письмо во входящих. Корпоративная почта Google не использует эту возможность.
- SPF – ещё одна система защиты от спамеров, подделки исходящих писем. SPF также помогает сделать полностью легитимным исходящую корреспонденцию.
- Невозможность создания списков рассылки. Как и на прочих бесплатных корпоративных почтовых серверах, в рамках борьбы со спамом, Gmail не предоставляет своим клиентам возможность массовой рассылки на сторонние адреса электронной почты. Между тем, именно списки рассылки часто представляют собой один из важнейших элементов бизнес-коммуникации.
- Цена за обслуживание корпоративной почты Google составляет около пятидесяти долларов за каждый почтовый адрес. По современному курсу получается, что ежегодная плата за каждый ящик составит около 130 рублей. Что же касается средних рыночных цен отечественных компаний на подобные услуги, то обслуживание Google стоит заметно дороже, чем у российских компаний, предлагающих более эффективное корпоративное обслуживание по меньшей цене.
- У Gmail полностью отсутствует какая-либо техническая поддержка. Ни одного телефона, адреса, электронной почты и прочих контактов связи нельзя обнаружить на страницах Gmail для корпоративного пользования. Существует форма обратной связи, но ответ не гарантируется самими представителями компании.
В виду всего вышеописанного нетрудно догадаться, что корпоративная почта Gmail может претендовать разве что на звание demo-версии полноценного варианта почты для бизнеса. Поскольку мириться с таким количеством ограничений вряд ли будет хоть одно сколько-нибудь достойное предприятие современного бизнеса.
Также, в корпоративной почте Google присутствует один интересный нюанс. Для оказания платных услуг почты компаниям и частным лицам, Google использует одно и то же серверное оборудование.
Примерно такая же ситуация могла бы сложиться в солидном ресторане, где вместе с клиентами, которые платят деньги за ужин обедают бездомные, которых кормят той же едой бесплатно.
Такая сильная «погрешность» в работе бесплатных корпоративных почтовых сервисов объясняется достаточно просто. Что касается корпорации Сергея Брина, равно как и популярных отечественных поисковых машин, то основное количество пользователей, которых они привлекли в своё время и продолжают обслуживать, составляют частные лица, пользующиеся почтой несколько иначе, чем сотрудники крупной коммерческой организации.
Основное отличие частного и коммерческого использования почты состоит в том, что при корпоративной эксплуатации, необходимо ежедневно передавать несоизмеримо больший объём данных. К примеру, если физическое лицо, как правило, использует лишь текстовые сообщения при написании письма на сторонний адрес, реже прикладывая несколько фотографий или картинок, то сотрудники крупной коммерческой структуры ежедневно пересылают своим контрагентам, партнёрам, клиентам, а также сотрудникам прочих отделов – огромные массивы информации, которые имеют принципиально разную структуру. Если клиентам отправляется массовая рассылка с очередным коммерческим предложением, то контрагенту часто нужно отправить отсканированный многостраничный договор или счёт – что тоже составляет огромную проблему, если объём почтового ящика не позволяет «нагрузить» его на полную мощность. Как известно, электронная корреспонденция отправляется в тысячу раз быстрее, чем бумажная, а рутинная отправка документов по электропочте и вовсе может существенно облегчить ежедневную работу юридического и бухгалтерского отделов компании.
С другой же стороны, популярные поисковые сервисы привыкли ориентироваться лишь исключительно на частные лица с их минимальными запросами к сервису электронной почты. Те же самые принципы обслуживания они постарались перенести и на свою «бесплатную корпоративную почту», вместе с тем, её функционал никоим образом не соответствует тому уровню запросов, который требует бизнес. Во многом именно поэтому, с появлением профессионалов на рынке поставки услуг хостинга корпоративной почты, сейчас наметилось активное движение бывших пользователей «бесплатной» почты к профессиональным коммерческим компаниям-хостерам, которые знают свою работу и делают её максимально эффективно для своих клиентов.
27525 просмотров
Источник: korporativnaya-pochta.com