Что такое ивент бизнес

Event (он же “ивент” или “эвент”) в переводе с английского языка и в широком смысле слова можно понимать как любое частное или публичное событие. Если же сужать параметры ивента, то сегодня к нему относят, в основном, мероприятия, которые организуют для действующих или потенциальных клиентов, коллег, партнеров.

Чаще всего, мероприятие преследует цель проинформировать и привлечь внимание: прорекламировать компанию, продвинуть ее бренд или конкретные товары и услуги. Но бывают и исключения: события могут развлекать и обучать аудиторию. Вне зависимости от конкретного типа ивент, как правило, весьма затратен и требует тщательной подготовки не только по части общей концепции, но и малейших деталей. Такой подход поможет избежать форс-мажоров и удовлетворить все вкусы гостей мероприятия.

Разновидности ивентов

• Корпоративные. Сюда относят мероприятия для коллективов, которые способствуют укреплению корпоративной культуры и развитию командного духа. Они могут быть маленькими (на несколько человек из одной компании малого бизнеса) и масштабными (на все отделения и филиалы). Среди самых популярных видов корпоративных ивентов — вечеринки, квесты, квизы, тимбилдинги, спортивные соревнования, банкеты, пикники, походы. Поводом для корпоративного ивента может быть профессиональный праздник, юбилей организации или руководства, общепринятый календарный выходной (на Новый год, 8 Марта, майские) или важная веха в истории и развитии компании (закрытие сделки, сдача квартальных отчетов, новый крупный проект и пр.)
• Деловые. Это мероприятия для высшего руководящего звена, партнеров и конкурентов, спонсоров и инвесторов. В основной своей массе такие ивенты решают бизнес-задачи, будь то расширение круга полезных знакомств, обмен профессиональным опытом или прокачка управленческих навыков и способностей к переговорам. К таким событиям относят бизнес-завтраки и деловые обеды, переговоры и дискуссии, круглые столы и питчинги, деловые игры и т.д.
• Рекламные. Это мероприятия по продвижению бренда. Они улучшают репутацию компании, повышая лояльность клиентов, рассказывают о новых услугах или продуктах. Сюда входят фестивали и ярмарки, торжественные церемонии открытия/закрытия и красные дорожки, презентации и выставки, другие имиджевые события.

Как поэтапно организовать ивент?

Подготовка

Прежде всего, начните с определения цели и задач будущего мероприятия. Суть и смысл ивента помогают определиться с его форматом, масштабом и атмосферой, продолжительностью и датой, а также с бюджетом. Потом вы начинаете прописывать желаемый сценарий в общем виде и план, где указываете все организационные вопросы, которые предстоит решить.

10 глупых вопросов EVENT-ПРОДЮСЕРУ

Это позволит освободить голову, слишком не зацикливаясь на мелочах, но и не упуская важного, а также следовать намеченному во избежание лишних финансовых и временных затрат. Когда понятно, как мероприятие должно выглядеть, можно соотнести свой бюджет с этим планом, то есть составить смету и расписать все статьи расходов, а возможно, еще и запланировать небольшую “подушку безопасности” на случай форс-мажора. После этого нужно сформировать команду по подготовке ивента и распределить обязанности, определив зоны ответственности. В идеале, у каждой задачи из плана подготовки должен быть свой исполнитель.

Бизнес-Секреты предпринимателей: Ивент-агентство

Программа и локация

Два базовых вопроса составляют организационную основу любого мероприятия. Во-первых, что будут делать гости. Во-вторых, где всё будет происходить. Прежде всего, на данном этапе надо решить, чем и как будут заняты приглашенные на ивент, будь то просмотр шоу, участие в интерактиве, прием пищи и прочее.

Отталкиваясь от формата досуга, обучения или общения, можно понять, какие еще лица будут задействованы на событии, то есть найти подрядчиков. На этой стадии определяют ведущих, модераторов, тренеров, инструкторов, официантов, певцов, диджеев и артистов, фотографов и видеооператоров. Параллельно с этим требуется выбрать площадку и по необходимости договориться о ее аренде. Локацию нужно определять исходя из числа гостей, динамичных форм досуга на мероприятии, погодных условий сезона, транспортного удобства и требуемой технической оснащенности. Площадку перед съемом нужно обязательно посещать лично, чтобы проверить подлинность видео и фото этой локации.

Сопутствующие процессы

• Информируем о мероприятии. С одной стороны, потребуется разослать приглашения всем участникам. С другой — провести, если нужно, PR-кампанию с привлечением СМИ и блогеров. Среди возможных вариантов: анонсы на сайте компании, пресс-конференция или пресс-релиз, баннеры, афиши, плакаты и буклеты, реклама в соцсетях и мессенджерах, рассылка по электронной почте.
• Решаем вопросы обслуживания, безопасности и логистики. Нужно выбрать службу кейтеринга или блюда из банкетного меню ресторанов, заказать транспорт или организовать парковку, проследить за соответствием мероприятия действующим санитарно-эпидемиологическим и противопожарным нормам.
• Работаем с площадкой. Нужно организовать ее декоративное и флористическое оформление, построить сцену или разделить локацию на разные зоны, доставить, подключить и настроить свет, звук, проектор и прочее оборудование, арендовать и разместить мебель с реквизитом. Помним о мелочах. Будь то полиграфическая продукция для информирования участников, сувенирный мерч всем гостям или подарки победителям различных соревнований.

Финальные штрихи

Примерно за сутки надо провести итоговую проверку готовности мероприятия, прежде всего, проинспектировав площадку и связавшись со всеми подрядчиками еще раз. Можно сделать чек-лист по оборудованию, декору, реквизиту и сверяться на месте по нему. В процессе прохождения ивента организатор может выполнять координаторские функции. Он отслеживает, чтобы программа шла по сценарию, а при надобности вносит коррективы в оперативном режиме и решает возникающие проблемы. Когда мероприятие закончено, надо проконтролировать, что все участники разошлись, и привести площадку в порядок, например, заказав клининг.

Как оценить эффективность проведенного ивента?

• Посчитайте число реальных гостей по сравнению с приглашенными, а также количество упоминаний мероприятия в СМИ и соцсетях уже по его завершению.
• Возьмите фидбек у участников, собрав обратную связь сразу же, посредством анкеты, или попросив оставить отзыв позже, например, по электронной почте. Также вы можете спросить у своей команды, удалось ли достичь поставленных целей и избежать типичных ошибок, или нет.
• Проанализируйте достижение поставленных целей. Хотели получить доход? Сравните прибыль и затраты. Интересовало расширение клиентской базы? Сосчитайте, сколько контактов собрали. Надо было увеличить продажи или повысить интерес к продукту? Определяйте конверсию по конкретному целевому действию, например, заказ консультации на сайте.

Источник: av55.ru

Что такое event? Виды и форматы ивент мероприятий

Для каждого мероприятия, независимо от уровня его сложности и масштабности, важны детальное планирование и организация. Чтобы событие было эффективным и способствовало продуктивности, успешности вашего бизнеса, необходимо максимально продумать и предусмотреть массу тонкостей.

Не может быть одинаковых мероприятий: их отличают цели, бюджет, аудитория. Планирование же является типичным процессом. Специалисты агентства DoctorTeam раскроют для вас секреты ивента, объяснят его цели, подробно остановятся на видах и форматах ивент-мероприятий.

Раскрываем понятие «Event»

С английского языка The Event переводится как «событие». Этим термином называют публичное мероприятие развлекательно-рекламного характера. По мнению Джо Голдблатта, известного специалиста в сфере ивент-менеджмента, данное понятие появилось сравнительно недавно, во второй половине ХХ века, при открытии в США Диснейленда.

Ивенты являются необходимыми для маркетинга событийными мероприятиями, важным инструментом. Они формируют лояльность потребителей, повышают и укрепляют имидж компании. Такие события оказывают влияние на мнение целевой аудитории, помогают устанавливать и расширять круг деловых контактов, содействуют обмену опытом.

Эвент – канал маркетинга для В2В и В2С предприятий. Это способ коммуникации, четкой передачи нужных посылов в подходящий для этого момент.

Цели ивент-мероприятий

Для каждого мероприятия устанавливаются конкретные цели, которых необходимо достичь при его проведении. Вид события выбирается в зависимости от его задач. Если нужны новые сотрудники, проводится выставка вакансий. Для ознакомления потенциальных и существующих клиентов с новым продуктом организовываются презентации. Каждый грамотно и профессионально проведенный эвент повышает ценность и значительность бренда.

Основные задачи ивента:

• привлечь к компании или продуктам новую аудиторию;
• сформировать положительное отношение к бренду;
• рассказать о новой продукции, услуге;
• повысить объем продаж;
• улучшить запоминаемость и узнаваемость бренда;
• раскрыть перед целевой аудиторией опыт взаимодействия с услугой либо продуктом;
• обеспечить внутрикорпоративную и внешнюю рекламу.

Классификация ивент-мероприятий

Существует несколько классификаций ивента. Их авторы ставят во главе угла разные факторы, принципы, основываясь на собственном видении данной проблематики. Чаще всего события группируют по типу маркетинговой деятельности, целевой аудитории, способу взаимодействия с ней, ориентированию на объекты воздействия, открытости.

Постоянно растущая потребность в ивенте и развитие современных технологий приводят к непрерывному появлению новых типов мероприятий. Чтобы не ошибиться в выборе необходимого события, нужно в точности определить его цели и желаемый конечный результат.

Группы ивент-мероприятий по целям и аудитории:

• деловые или торговые (Trade Events);
• специальные (Special Events);
• корпоративные (Corporate Events);
• командообразуующие (Teambuilding).

Особенности делового эвента

Такие мероприятия проводят для партнеров и клиентов. Целью событий становится обмен опытом, ознакомление целевой аудитории с достижениями компании, достоинствами выпускаемых новых продуктов, улучшение имиджа бренда, повышение продаж. Мероприятия данной группы представлены семинарами, конференциями, слетами, форумами, презентациями, конгрессами, приемами. Торгово-деловые ивенты помогают в расширении круга клиентов и партнеров.

В эту группу входят открытия, выставки, ярмарки, BTL-акции. Промо-мероприятия организуются, чтобы потенциальные покупатели заинтересовались продуктом, услугой. Во время проведения события аудитории дается возможность самостоятельно оценить достоинства демонстрируемого товара. Для этого привлекаются промоутеры, которые распространяют рекламные листовки, организуется место для непосредственной раздачи, семплинга или дегустации, подготавливается промо-персонал. Для BTL-мероприятия устанавливается специальное брендированное оборудование: промо-стойки, малые стенды, на которых размещаются крупноформатные рекламные картинки.

Организация специальных мероприятий

Целевая аудитория Special Events – это клиенты. Такие события, одноразовые или комплексные, проводятся для большого количества людей, часто с приглашением представителей СМИ и шоу-бизнеса, известных лиц. Зрелищные, эмоциональные, яркие, развлекательные мероприятия любых масштабов и тематической направленности вызывают обширную положительную реакцию существующих и потенциальных потребителей продукта, которая благотворно влияет на имидж бренда. Ее можно поддержать организацией концертов, презентаций, фестивалей, рекламных туров, благотворительных акций, показов, шоу, вручения премий.

Хороший результат дает проведение пресс-мероприятий официального или неформального характера: туров, брифингов, конференций, ланчей, круглых столов. С помощью журналистов важная информация охватит большое количество людей. После профессионально организованных ивент-мероприятий растет интерес к продуктам, повышается лояльность к бренду и укрепляется имидж компании.

Виды и функции корпоративного ивента, тимбилдинг

Corporate Events – мероприятия, которые организовываются для сотрудников компании. Цели таких событий – поддержать корпоративные традиции, донести идеи компании до коллектива. Достичь таких результатов можно организацией празднования дней рождения или юбилеев компании, важных дат в ее истории, профессиональных праздников, проведением совместного отдыха, вечеринок.

До недавнего времени Teambuilding рассматривали, как вид корпоративного ивента, затем он был выделен в отдельную группу событий. Участниками данных мероприятий выступают сотрудники, а основная цель – сплочение коллектива, превращение его в одну команду, работающую на достижение общего результата. Событие объединяет в себе отдых и тренинг, моделирующий различные ситуации, которые сотрудники компании должны решать сообща. Это повышает работоспособность и продуктивность сотрудников, помогает решить множество проблем: от производственных до эмоционально-психологических.

Командообразование – важнейшее задание для руководителей компаний любого масштаба. С помощью командообразующего ивента в коллективе поддерживается здоровый микроклимат, формируется лояльность сотрудников к компании. Тимбилдинг может быть активным, спортивным, кулинарным, творческим, экологическим, психологическим, игровым, интеллектуальным. Он проводится в виде офисных и выездных мероприятий, тренингов, мастер-классов, квестов. Все большей популярностью пользуется Family Day, событие, объединяющее коллектив на уровне эмоций, превращая его в большую дружную семью.

Тонкости организации ивента

Чтобы мероприятие прошло успешно и эффективно, нужно провести тщательную подготовку к нему, учесть все нюансы. В первую очередь определите цель и формат события. Чего вы от него ожидаете? Это будет информирование о продукте бренда, сбор средств, рекламная компания, развлечение для клиентов или обучение коллектива? Выбор влияет на формат события.

На этапе планирования нужно составить документ, содержащий подробный перечень этапов организации и проведения мероприятия. В нем учитываются мельчайшие подробности, включая логистику и продвижение. Составление бюджета происходит по списку задач, с запланированными и возможными непредвиденными расходами. Место проведения нужно лично проверить и заранее забронировать. Учитывайте все детали: от меню и униформы официантов до оформления пригласительных.

Чтобы избежать форс-мажорных ситуаций, определите зону ответственности для каждого члена команды по организации и проведению события. Используйте максимальное количество каналов для анонсирования мероприятия, чтобы охватить большее количество людей. Обеспечьте ненавязчивый идеальный сервис.

За 1-2 дня до ивента проведите финальную проверку. Определите, полностью ли готов персонал, техника, оборудование, площадка, материалы. Уделите время составлению чек-листа и пройдитесь по нему до начала мероприятия.

Ивент-анализ

Максимальную отдачу от ивента обеспечивают правильная постановка целей, использование ключевых показателей эффективности, количество целевых участников (KPI). Обратная связь и анализ эвент-мероприятия не менее важны, чем само событие. Анализируя, нужно учитывать основные показатели.

Определить успешность поможет подсчет общего количества регистраций за отведенное время. Можно узнать, когда и какие именно билеты пользовались большим спросом. Если мероприятие было платным, проанализируйте не только общую сумму, но и другие ключевые показатели: возраст самых активных участников, типы билетов, проданные быстрее остальных, сезон высоких и низких продаж. Оцените соотношение затраты/доход.

Степень удовлетворенности гостей можно определить с помощью опросников, которые они заполнят после мероприятия, оставленных отзывов. Обязательно проведите мониторинг уровня вовлеченности участников, показывающий успешность построения отношений с клиентами, потенциальными партнерами. Каждое событие становится источником цифрового контента, который создают не только организаторы, но и посетители. Общий успех ивента с охватом международной аудитории определяется количеством упоминаний о нем в социальных сетях.

Также важно подсчитать количество регистраций, новых клиентов, целевых участников. Успешное ивент-мероприятие отличается высоким процентом KPI. Если же профили участников не имеют ничего общего с портретами потенциальных клиентов, значит стратегически событие было построено неправильно.

Ивент-мероприятия с агентством DoctorTeam

Наше агентство много лет организовывает успешные, эффективные ивент-мероприятия разных типов и масштабов. Обращение к нам – это возможность для вас сэкономить время, средства и силы. Среди множества форм event-маркетинга наши специалисты подберут именно ту, которая подойдет для решения поставленных вами задач.

Команда профессионалов возьмет на себя все хлопоты по подготовке и проведению события, а ваш персональный event-менеджер будет на связи в режиме 24/7.

Выберем оптимальный формат ивента, пригласим спонсоров и участников, выберем локацию, организуем и оснастим площадку, изготовим необходимый раздаточный материал. Вам не нужно будет беспокоиться о логистике, кейтеринге и других важных деталях мероприятия. После проведения события наши сотрудники проанализируют его эффективность и порекомендуют вам стратегию последующих действий.

Источник: doctorteam.ru