Что такое логистика бизнес процессов

В некоторых компаниях не выстраивают бизнес-процессы, а там, где выстраивают, они редко обновляются или сделаны для галочки.

В этой статье мы расскажем, почему стоит уделять время структурированию и автоматизации бизнес-процессов. На примере нашей компании вы узнаете, как их правильно формулировать и дорабатывать.

Этап I: моделирование бизнес-процессов

Определяем процессы в компании

Для начала, в компании определяют необходимые бизнес-процессы (БП) и делят их на категории:

основные процессы — например, БП продаж, маркетинга и БП по услугам для клиентов;
сопутствующие процессы — например, БП сертификации;
вспомогательные процессы — например, финансовые БП и БП делопроизводства;
обеспечивающие процессы — например, БП, обеспечивающие работу офиса и бухгалтерские БП;
управляющие процессы — например, БП постановки целей компании;
процессы развития — например, БП посещения выставок и ассоциаций.

Бизнес-процесс логистики заказов. Модуль 7. Урок 8.

Используем BPMN — нотацию моделирования бизнес-процессов

Для того, чтобы выстраивать бизнес-процессы внутри компании, используют разные системы и программы. Мы используем систему условных обозначений BPMN (Business Process Modeling Notation). Мы выбрали онлайн-платформу Bizagi, как один из возможных инструментов моделирования на BPMN. С помощью этой платформы, мы моделируем бизнес-процессы, чтобы лучше понимать, как действовать в той или иной ситуации. Затем мы анализируем необходимость обновления процессов, чтобы повысить эффективность работы компании.

Бизнес-процессы в Bizagi представляют в виде горизонтальной блок-схемы. События в ней развиваются слева направо, каждая строка означает определённую роль в процессе: бухгалтера, менеджера, экспедитора и т. д. Ромб означает вопрос, синий прямоугольник — действие, а серый — комментарий, документ или форму, которую необходимо заполнить.

Наша основная услуга — доставка грузов по железной дороге из Китая. В её бизнес-процессе пять ролей: логист, менеджер по обслуживанию клиента, клиент, бухгалтер и менеджер станции в Китае. В других компаниях такого менеджера обычно называют агентом, экспедитором или перевозчиком.

Менеджер по обслуживанию клиентов оформляет заявку и формирует предложение после того, как логист присылает цену и выбирает маршрут из разных возможных комбинаций. Он делает это с учётом отправочных станций выхода и точек пересечения границ. Каждая граница имеет свои преимущества и недостатки.

Например, если большая доля товара идет в ЕС, не надо везти груз через Казахстан, потому что товары через Казахстан в РФ и другие страны СНГ всегда будут стоять в приоритете над товарами, отправляющимися в ЕС.

Как устроена логистика маркетплейса: бизнес-процессы, KPI’s, оборудование и где здесь клиент?

Другой пример — расписания поездов в Китае делятся на два типа: регулярные рейсы и рейсы по факту набора целого состава из 50 контейнеров. Регулярные рейсы всегда в приоритете с точки зрения китайских железных дорог.

ЭТАП II: внедрение процессов и мотивирование исполнителей за качественное исполнение

Чтобы учитывать результат внедрения бизнес-процесса, можно, создать его папку на Гугл-диске и создать в ней Гугл-таблицу, в которой сотрудники смогут отмечать этапы своей деятельности. Это помогает сотрудникам видеть текущий статус бизнес-процесса под каждого клиента. Также это позволяет руководителям оценивать прогресс и качество выполнения задач, например, через KPI. Вместо Гугл-таблиц можно использовать Эксель или 1С, на который мы планируем перейти в феврале 2022 года.

Измеряем KPI операций бизнес-процессов

У разных компаний разные показатели качества. Для нас, например, один из важных показателей качества деятельности логиста или менеджера по обслуживанию клиентов — факт предоставления закрывающих документов от агента и клиента. Мы считаем, в них должен быть порядок.

На каждую роль у нас максимум 3-5 показателей. Если увеличить их количество, то исполнитель начнет испытывать трудности с пониманием приоритетов. Например, у менеджера по обслуживанию клиентов три KPI. Когда к нему поступает заявка от клиента, его главная задача конвертировать заявку в заказ. Чем больше лидов он переведёт в заказы, тем больше мы его мотивируем процентом от заказа.

Но первое, что он должен отследить — наличие закрывающих документов. Второе, — это получить оплату от клиента. Третье — грамотно заполнить CRM. Подробнее о том, как это сделать, мы указали в инструкции для менеджеров по обслуживанию клиентов. Отследить все эти этапы нам удается с помощью Гугл-таблиц.

Мотивируем сотрудников

Способы мотивации зависят от типа работ. Если работа процессная (сотрудник выполняет один и тот же поток задач), руководитель должен заранее согласовать фиксированную формулу расчёта премии с сотрудником. Это нужно, чтобы сотрудник знал, что конкретно влияет на его доход, чтобы субъективное мнение руководителя никак не могло повлиять на его показатели.

По проектной работе руководители обсуждают дополнительную мотивацию отдельно. Иногда это даже бывает доля от прибыли или экономия по этому направлению-проекту.

Бизнес-процессы

Страница содержит ссылки на описания различных бизнес-процессов необходимые к внедрению в компании.

Примеры бизнес-процессов в компании

Данная информация поможет вам определиться в работе на бизнес-процессами и успешно внедрить в своей компании частично или полностью переняв с нашего сайта.

Описание основных отделов компании
Вариант описания отделов компании с их функциональными обязанностями.
Инструкция по организация документооборота в компании.
На странице представлена полноценная инструкция по канцелярской работе и организации документооборота, бери и внедряй.
Стратегия развития логистической компании
Вариант стратегического развития транспортно-логистической компании.
Блок-схема отработки запроса от потенциального клиента
Процесс отработки запросов от клиентов в экспедиторской компании. Основан на том, что во многих компаниях запросы теряются из-за непонимания кто и за что отвечает.Внедрив данную схему полностью или адаптировав под себя у вас будут ответственные на каждом этапе работы.
Бизнес-процесс по передаче нового клиента
Бизнес-процесс по передаче нового клиента из отдела продаж в отдел транспортной логистики.Инструкция закрепляет обязанности каждого сотрудника при начале работы с клиентом. По факты при первых перевозках логист может вообще ничего не знать о клиенте и тем самым сразу же на вашу компанию идёт негатив, который влияет на успешное начало работы.
Бизнес-процесс работы с клиентами в экспедиторской компании
Бизнес-процесс работы с клиентами в транспортно-экспедиторской компании.Сделав аналогичную схему для своих нужд, вы сможете обучать как новых сотрудников, так и постоянно улучшать качество работы текущих.Данный план-схема использовался во многих компаниях организующих автоперевозки.
Бизнес-процесс «бухгалтерия»
Бизнес-процесс «бухгалтерия» и расчёты с контрагентами в экспедиторской компании.Схематично указывается кто отвечает за приём документов от перевозчиков, куда они отправляются и что с ними вообще происходит. Данный процесс был использован в ряде компаний при анархии с получением и передачей ТТН и иных документов.
Политика компании в отношении подрядчиков
Расписывается политика компании в отношении подрядчиков.Этот документ необходим для упорядочивания работы с контрагентами. Инструкция полностью готова к применению.
Отправка в регионы консолидированных отправлений
Описание процедуры стандартных консолидаций региональным представителям.Этот документ могут применять в своей работе компании оказывающие сборные и курьерские услуги.
Принцип маркировки коробок
Принцип маркировки нескольких коробок в транспортной компании. Например клиент отправляет несколько мест и что бы не запутаться в них можно маркировать именно так. Инструкция пригодится компаниям оказывающим сборные перевозки, курьерские услуги и при переезде офисов.
Блок-схема по развитию маркетинга
Блок-схема по развитию современного интернет маркетинга в компании. Схематично показаны основные каналы интернет трафика и куда они должны вести. Как взаимодействовать друг с другом.
Складские процедуры
Бизнес-процесс «Складские процедуры» в транспортно-экспедиционной компании.
Развитие и процессы компании
Предложения по развитию и построению процессов в экспедиторской компании.
Отчёт отдела транспортной логистики.
Отчет по данной форме предоставляется начальником отдела транспортной логистики еженедельно в пятницу не позднее 16 ч. Не предоставление отчета лишает сотрудников отдела право на получение премиальных согласно политики мотивации компании для данного подразделения
Регламент действий менеджера по продажам и его отчётность
1. Звонок клиенту. 2. Проверка оплаченных заказов. 3. Дожим клиентов. 4. Проверка электронной почты.5. Заполнение отчетности.6. Подготовка к следующему дню.

Внедрение бизнес процессов в компании

Легко задаться вопросом, зачем вам нужно внедрять в бизнесе бизнес-процессы.

В конце концов, это может потребовать значительных изменений в организационной структуре. Окупаются ли эти результаты, или вы тратите время и деньги на процесс, который принесет лишь минимальное улучшение?

Вот 5 основных причин, по которым бизнес-процессы следует внедрить:

1. Ясность цели.
Первый шаг к успешному внедрению BPR – убедиться, что вы хорошо разбираетесь во всех аспектах бизнеса, от формулировки миссии до клиентской базы. Ввод неправильной информации подрывает процесс, поэтому вы должны убедиться, что все так, как и должно быть.
Со временем предприятия меняются, будь то из-за меняющегося рынка, отрасли или внутренней эволюции, и из-за этого ваши цели и другие важные движущие факторы также изменятся. Проходя через BPR, вы можете заново ознакомиться с бизнесом, убедившись, что все операции ориентированы на достижение правильных целей и продвижение к ним с использованием правильной информации.
2. Простое и оптимизированное управление.
В конце процесса реинжиниринга бизнес-процессов (BPR) у вас остается бизнес, в котором упорядочены функции и исключены лишние процессы, которые раньше замедляли работу. В результате усилия становятся более направленными на достижение четких целей, которые вы поставили при BPR. Чтобы добиться цели, сотрудники теперь могут выбрать кратчайший путь между началом проекта и его успешным завершением.
Тщательный анализ и реформа бизнес-процессов сделают повседневную работу более понятной. Благодаря более логичным процессам сотрудникам будет легче следовать процедурам и выполнять задачи. Кроме того, никому не нравится, когда им навязывают неэффективные процессы, поэтому более простые операции могут даже повысить удовлетворенность сотрудников.
3. Повышение эффективности.
Повышенная эффективность сочетается с оптимизированными операциями. Сопоставляя операции и процессы настройки, вы заставляете вещи проходить через бизнес проще и быстрее, значительно повышая общую эффективность.
Вместо того чтобы преодолевать организационную волокиту, у сотрудников появляется больше времени для выполнения значимой работы.
4. Лучшие результаты и продукты.
Эффективность и целенаправленные цели позволяют вам и сотрудникам вкладывать больше энергии в продукты, что улучшит их. Кроме того, более совершенные организационные схемы и линии связи способствуют совершенствованию и инновациям, а также изолируют ваш бизнес, делая его более активным, улучшая результаты во всем.
Реорганизация процессов обеспечивает улучшение во всех сферах бизнеса, и эти улучшения касаются продукта.
5. Увеличение прибыли.
Все эти результаты собираются вместе, чтобы принести больше прибыли бизнесу:
• Снижение эксплуатационных расходов в результате оптимизации и устранения некоторых процессов.
• Лучшая организация и цели создания более продуктивных (и, возможно, более счастливых) сотрудников.
• Лучшие продукты стимулируют рост продаж.

Источник: glx.su

Автоматизация транспортной логистики: что должна уметь хорошая программа

Логистика — один из самых сложных бизнес-сегментов и корпоративных управленческих процессов. Мало заказов — проблем нет, много — в компании может начаться хаос. При потере контроля над управлением ТМЦ (товарно-материальными ценностями) необходимо автоматизировать ключевые бизнес-процессы. В их числе — приемка, отгрузка и транспортировка.

Эксперты выделяют 5 направлений в логистике: транспорт, закупки, производство, склад, распределение. Каждое из них критически важно для нормального функционирования компании. В силу сложности и объемности темы, в статье поговорим об автоматизации только одного направления — транспортной логистики .

Поможем выбрать программное решение для вашего бизнеса!

Что такое автоматизация транспортной логистики

Автоматизация транспортной логистики — использование специализированного ПО, оборудования, машин (конвейеров, кранов, погрузчиков, промышленных роботов) для оптимизации распределительных процессов. Выполнение широких и объемных задач обеспечивается системами управления цепочками поставок (УЦП) и планирования ресурсов компании (ERP).

ERP ( enterprise resource planning) — оптимизация ресурсов по единой модели данных и процессов для всех видов деятельности, которые ведет компания. Это организационная стратегия, внедряемая и реализуемая путем использования пакетов специализированного прикладного ПО. ERP предусматривает интеграцию бизнес-процессов компании друг с другом.

Автоматизация службы доставки: зачем нужна программа для транспортной логистики

Множество торговых точек — от магазинов у дома до гипермаркетов — организуют собственную доставку товаров клиентам. То же касается кафе и ресторанов — курьеры или официанты приносят заказчикам готовую еду на дом или работу. Даже интернет-магазины, у которых нет офлайн-офисов и точек выдачи покупок (только склады), часто содержат службы доставки. Какие процессы можно автоматизировать и зачем нужна программа для логистики ? Рассмотрим подробно.

Планирование и построение оптимальных маршрутов

Сложная задача, если пытаться выполнять ее вручную — по старинке. Особенно если одному курьеру нужно за день посетить нескольких клиентов. При неавтоматизированном построении маршрутов на конечный результат негативно влияют:

человеческий фактор;
изменчивость ситуации на дорогах, то есть пробки и аварии.

Вот проблемы, с которыми сталкивается логист:

Построение маршрутов занимает много времени.
Из-за сложности спланированного маршрута время курьеров распределяется неэффективно.
Водитель не успевает развезти все заказы по клиентам из-за того, что расчетное время расходится с реальным.
Покупатели, не дождавшиеся товар в оговоренные часы, оставляют негативные отзывы о компании, требуют возврата денег или компенсации за доставленные неудобства.

О шибки логистов, составляющих маршруты вручную, обходятся водителям в сотни лишних километров. В свою очередь это сказывается на расходе топлива — до 30 % от общего объема! Его можно экономить, составляя оптимальные схемы доставки.

Хорошая программа для логистики справляется с построением маршрутов за несколько секунд — буквально в пару кликов. Как правило, пользователю достаточно отметить пункты назначения на карте города, чтобы программа выбрала кратчайшие пути с учетом времени в дороге.

Документооборот

Вот как выглядит рабочий день «неавтоматизированного» логиста:

походы в отделы продаж, снабжения, сбыта и получение сведений по грузам, подготовленным к отправке заказчикам — конечным потребителям или контрагентам, например рознице (если компания оптовая);
«охота» на свободных водителей и курьеров, готовых доставить заказы;
формирование им заданий, включая заполнение всех необходимых документов и обмен ими с коллегами;
составление товарно-транспортных накладных (ТТН), в том числе и для водителей, контроль над оригиналами документов.

Согласитесь, слишком много рутинных задач. Специализированный софт помогает:

ускорить бизнес-процессы в 5–10 раз;
вычленить ненужные шаги и сократить рабочие алгоритмы.

А вот боли сотрудников, которые работают, не используя программы для логистики грузоперевозок :

Бесконечные переписки в мессенджерах, по электронной почте с заказчиками, поставщиками, менеджерами и руководителем направления, бухгалтерами, юристами, отделом снабжения.
Постоянная корректировка форм договоров, актов приемки-отгрузки, счетов-фактур и исправления в них ошибок буквально на ходу, «на коленке».
Хождения на склад и обратно с целью уточнения сведений о продуктах, информации о грузах, данных перевозчиков — водителей, курьеров и транспортных средств.
Прослеживание и проверка всех ТТН, приемка и ревизия бухгалтерских документов от перевозчика.

Распределение заказов и организация работы курьеров

Отдельная головная боль. Рассмотрим рабочий процесс без втискивания в график срочных, «горящих» заказов, которые необходимо исполнить в течение дня. Представим, что работаем с заявками, поступившими от клиентов днем ранее (до конца рабочей смены или вечера).

Вот как алгоритмируется этот сегмент логистики, если уполномоченный сотрудник не пользуется специализированным софтом:

Логисту нужно «собрать» свободных курьеров, которые должны успеть выехать на доставку утренних заказов. Проверить, есть ли у них наличные деньги — на сдачу. И все это надо как-то учитывать, опять-таки вручную.
Нужно выгрузить данные о заказах из «товароучетки» и распределить задания между курьерами и/или водителями. При этом необходимо четко соблюдать очередность исполнения заказов — большая часть окажется жестко привязанной к определенному времени. Если клиент ждет товар с 14:00 до 15:00, именно в этот период он и должен быть доставлен.

Если заказчик решает перенести доставку на другое время или вообще отказаться от покупки, приходится заново согласовывать время доставки, передавать задачу другому исполнителю, снимать сотрудника с отмененного заказа.

При такой организации бизнес-процессов у логиста уходит весь рабочий день на обработку 5–7 сложных заявок. А если они поступают десятками? Программа для автоматизации логистики помогает решать такие задачи буквально в один клик — за несколько минут, а не часов.

Расчеты с покупателями: прием наличных и безналичных средств

По ФЗ № 54 (от 22.05.2003)* чек выдается клиенту в момент оплаты товара и/или услуги. То есть бремя вручения этого документа — бумажного или электронного (по запросу) — покупателю, желающему рассчитаться за заказ с курьером, ложится на последнего. А значит, ему потребуется онлайн-касса или доступ к облачному сервису, способному моментально синхронизироваться с офисной ККТ. Помимо этого, в идеале у смарт-терминала должны быть и такие возможности, как:

прием безналичных платежей;
моментальное оформление возврата товара (при необходимости);
автоматический расчет сдачи при оплате заказа наличными.

Любой смарт-терминал с подключенным эквайрингом это умеет. Но как соблюсти целостность механизма бизнес-процесса, который начинается в отделе продаж и заканчивается у конечного потребителя? Нужна программа для доставки и логистики грузоперевозок , которую можно интегрировать с онлайн-кассой.

Контроль качества поставок и грузов

Предположим, логист осилил все рутинные процессы вручную и справился с задачами. И вот курьеры и водители разъехались по заказам, а организатор остался в офисе — в ожидании. Как оперативно прослеживать маршруты без специализированного софта? Никак. Нужен GPS-трекинг.

Что делать, если поступила срочная заявка на доставку товара клиенту, а офис и склад находятся в разных концах города? Звонить курьеру, просить его сначала посетить одно подразделение компании, чтобы забрать документы. Потом другое — чтобы принять заказ и доставить его покупателю. Программа для логистики и транспортных перевозок позволяет избежать лишних поездок:

прямо из приложения можно «вызвать» сотрудника;
закрепить за ним срочную доставку. Кстати, курьер может сделать это самостоятельно, получив уведомление о новом заказе;
назначить на доставки менеджера, который будет прослеживать работу курьеров, присылать им задания и документы на любое мобильное устройство: кассу, ТСД, смартфон или планшет.

Во время вручения заказа клиенту что-то пошло не так? Решение спорных ситуаций — фотофиксация товара или груза. Отдел продаж сразу получает наглядные доказательства брака или подтверждение, что с продукцией все в порядке. Продуманная программа для логистики обеспечивает полный контроль как за водителями, так и за состоянием транспорта.

Совет! Для учета продукции и фотофиксации товара и упаковки оптимально подходят ТСД.

Оставьте заявку, поможем подобрать оборудование для автоматизации курьеров.

DM.Доставка — программа для курьерских служб

Наше решение DM.Доставка помогает автоматизировать работу курьеров. ПО совместимо со смарт- и эквайринговыми терминалами и полностью отвечает требованиям ФЗ № 54. Одно из достоинств софта — гибкое лицензирование на количество одновременных подключений. Так, сотрудники могут работать посменно, а компания — привлекать фрилансеров или временных работников, избегая дополнительных затрат.

Можно пользоваться программой через облачный сервис — оформить подписку на DM.Доставку сроком от 1 месяца в DMcloud.

Н3 Функциональность и возможности программы DM.Доставка

Специализированная программа DM.Доставка закрывает все задачи по автоматизации курьерской службы. Функциональный набор опций можно разбить на 5 блоков.

DM.Доставка помогает планировать и строить оптимальные маршруты

Софт учитывает ситуацию на дороге. Все заказы отображаются на карте; их можно отсортировать по приоритетам или времени доставки.

Предусмотрена функция построения оптимального маршрута для курьера или водителя — софт рассчитывает время в пути с учетом текущих пробок. Можно формировать информационные и аналитические отчеты по работе каждого выездного сотрудника.

DM.Доставка обеспечивает удобный внутрикорпоративный документооборот

Программа поддерживает работу с документами типа «Поручение». Позволяет распределять заказы и формировать информационные отчеты для курьеров с результатами их работы за каждую смену.

DM.Доставка автоматизирует распределение заказов и организацию работы курьеров

Для этого в программе предусмотрены такие возможности:

фиксации наличных денег каждого выездного сотрудника на старте смены;
распределения задач курьерам непосредственно из системы, в том числе менеджером (есть опция с одноименным полем);
удаления позиции из заказа с указанием причины;
отказа от задания с передачей его свободному сотруднику.

Доступен вызов курьера или водителя прямо из программы — можно закреплять за ним доставку или вносить в задачу необходимые корректировки. Функция «Свободный заказ» позволяет выездным сотрудникам забирать задания, то есть назначать себя на их исполнение самостоятельно.

DM.Доставка легко интегрируется с эквайринговыми и смарт-терминалами

Курьер может принимать деньги любым удобным клиенту способом, включая смешанную оплату: и наличными, и безналом. Помимо этого, софт выполняет функции:

автоматического расчета сдачи;
печати бумажного чека;
возврата товара;
внесения «налички» в кассу или выемки средств из нее.

Программное решение позволяет работать с безналичными платежами через сервисы Pay-Me, эквайринговые терминалы Ingenico ICMP, PAX D200 или mPOS 2Can и iBox.

DM.Доставка помогает контролировать работу курьеров, состояние автомобилей и качество грузов

В программе есть функция фотофиксации товара — можно получать актуальные сведения о состоянии заказа прямо от выездного сотрудника. Не нужно ждать полдня, чтобы ознакомиться с жалобой клиента или сведениями о браке.

В программе предусмотрен GPS-трекер. Опция помогает прослеживать на карте местоположение и движение выездного сотрудника, его автомобиля и, как следствие, груза в реальном времени. Если курьер попадает в аварию или его машина ломается, он может отказаться от заказа и передать его коллеге прямо в программе за пару кликов.

Источник: scanport.ru