Мониторинг проекта — это регулярный процесс сбора, измерения и распространения информации об исполнении проекта, ее регистрация, оценка изменений и подготовка для принятия решения. Целью мониторинга является предоставление руководству проекта или компании оперативной интегрированной информации о реализации проекта, достаточной для принятия ключевых решений по проекту. Интегральные показатели состояния проекта должны удовлетворять потребностям руководства как с точки зрения полноты, так и оперативности ее предоставления. Информация может касаться всех или каких-либо специфических аспектов выполнения проекта, которые хочет иметь руководитель проекта или кто-либо другой в компании. В этом смысле мониторинг отличен от контроля, который использует данные, предоставляемые мониторингом, для сопоставления реальной деятельности с планируемой и выносит оценку качества и эффективности осуществления проекта.
Часто мониторинг и контроль рассматривают вместе, говоря о единой системе мониторинга и контроля, подразумевая, что по результатам мониторинга принимаются решения и осуществляются действия, а также что сотрудник, занимающийся мониторингом, должен одновременно делать и некоторый предварительный анализ данных, т. е. принимать участие в контроле. Система мониторинга и контроля вовлекает всех участников проекта и должна быть разработана таким образом, чтобы охватывать все уровни руководства и помогать готовить отчеты — разные по глубине и частоте для разных уровней.
Построение мониторинга роботизированных бизнес-процессов
Персонал низшего уровня должен иметь детальную информацию об индивидуальных работах и факторах, влияющих на них, при этом частота отчетности обычно высокая. Для более высоких уровней — более агрегированные показатели и меньшая частота. В обоих случаях структура отчетов отражает структуру разбиения работ. Иногда нужно организовать обмен информацией между организационными единицами проекта, а не только между отдельными уровнями управления.
К сожалению, часто мониторинг сосредоточен на данных, которые легче всего собирать, а не на наиболее важных данных. Кроме того, мониторинг должен концентрироваться на получаемых результатах, а не на самом процессе. Важно помнить, что успешных руководителей проекта не очень интересует, как трудно работать команде и сколько усилий требовалось для убеждения поставщика на соблюдение срока поставки. Их интересуют результаты. Эффективный мониторинг включает в себя использование следующих различных инструментов:
Осуществление так называемых промежуточных обзоров развития проекта.
Максимальная полнота и оперативность предоставления указанной информации могут быть достигнуты путем использования специальных информационных систем, обеспечивающих немедленный сбор по мере ее появления в ходе проекта. При отсутствии такой системы в качестве инструмента мониторинга может использоваться документальная отчетность.
Специальный отчет о статусе проекта характеризует его текущее состояние, позволяет обнаружить его попадание в зону риска и определить необходимость оперативного вмешательства в ход исполнения. Отчет о статусе может содержать интегральные оценки по ключевым направлениям проектной деятельности, которые позволяют определить области управления проектом, негативно влияющие на ход выполнения работ. Подробно вопросы построения отчета по проекту будут описаны далее. Рассмотрим приведенные инструменты мониторинга более подробно.
Организация мониторинга бизнес-процессов (с нуля до автоматизации)
Инспекция является наиболее распространенным инструментом мониторинга. Для этого привлекаются как сотрудники компании, не участвующие в проекте, но компетентные в предметной или управленческой областях проекта, так и внешние опытные инспекторы. Инспекция может осуществляться руководителем или куратором проекта.
Нужно просто прийти туда, где осуществляются работы по проекту, и понаблюдать, что там происходит, задавая вопросы и слушая объяснения. Основной особенностью проведения инспекции является то, что она проводится без объявления и неожиданно. Однако она также должна быть открытой и прямой.
Инспекция является эффективным способом выяснить, выполняются ли спецификации проекта, а также существуют ли необязательные потери рабочего времени и небезопасные работы. Инспекция может финансироваться за счет накладных проекта, но она не фигурирует в плане, обеспечивая внезапность ее проведения. Финансирование инспекционных затрат возможно из бюджета компании или заказчика.
2.2 Проведение промежуточных оценок проекта
Промежуточные обзоры развития проекта проводятся в форме разного рода общения между руководителем проекта, членами команды и отдельными исполнителями, ответственными за различные части или работы проекта. Их цель — получение информации о возникающих проблемах и определение необходимости влияния на ход будущих событий.
Формы проведения обзора могут быть самыми разными: индивидуально с глазу на глаз или в группе, с использованием электронной почты (при работе удаленной команды) либо по телефону и обычной почте и т. п. Это могут быть регулярные и эпизодические наблюдения за ходом реализации проекта, работой команды, создаваемым продуктом в результате так называемой «прогулки по проекту».
Обычно обзоры дополняются протоколами переговоров, материалами различных интервью, отчетами, затребованными либо руководителем проекта, либо тем, кто ответственен за работу. Отчеты о развитии могут быть в печатном или электронном виде. Такие обзоры обычно происходят по установленному графику: ежедневно или еженедельно или же они привязаны к завершению некоторых контрольных работ или контрольных точек проекта на основании их плана. Они также проводятся, когда возникает какая-либо проблема и работе. Эта деятельность включена в календарный график и обеспечивается ресурсами.
При проведении обзоров обычно сравнивают текущее состояние проекта с предыдущим или базовым планом; анализируют появившиеся и ожидаемые проблемы (риски) и определяют то, как можно с ними справиться.
В процессе обсуждения состояния проекта с сотрудниками руководитель проекта может играть следующие роли.
Основные правила здесь простые — внимательно слушайте тех, кто отчитывается перед вами по состоянию, по отклонениям от плана, неожиданным проблемам, и предлагайте возможные решения, слушайте не только то, что говорят, но также то, как говорят. Постарайтесь понять, возбужден ли человек, расстроен, обескуражен? Проясните то, о чем говорится, путем постановки правильных вопросов и проверяйте понятое, повторяя полученную информацию. Тот, кто проводит такие встречи, должен обладать хорошими навыками проведения интервью.
Если в проекте возникают проблемы, руководитель проекта может способствовать их решению путем направления другого члена команды в сторону возможных вариантов действий. Для помощи проекту можно использовать, по мере необходимости, все знания и опыт руководителя проекта.
Важной ролью руководителя проекта является соединение отдельных частей проекта в единое целое. Ничего ли не упущено? Существует ли дублирование усилий? Как лучше всего использовать способности членов команды?
Как уже отмечалось, вероятно, наиболее важной ролью руководителя проекта является роль лидера. Путем использования разнообразных методов он направляет усилия команды на достижение общей цели выполнения проекта в соответствии со спецификациями, в необходимое время и в рамках бюджета. Он должен поддерживать и признавать хорошую работу, корректировать плохую работу, поддерживать на высоком уровне интерес и энтузиазм.
Экспертиза проекта — это детальный экспертный анализ определенных областей как проектной, так и предметной деятельности в проекте. Она также включает составление обшей картины хода и состояния проекта в целях повышения качества выполнения как данного проекта, так и остальных проектов компании в целом.
Экспертизу осуществляют привлеченные квалифицированные и опытные специалисты, называемые экспертами. Для проведения экспертизы используются как формализованные данные, полученные в результате процедур аудита и мониторинга проекта, так и сведения, получаемые в ходе консультаций и собеседований и относящиеся к неформализованным (или слабо формализованным) областям управления проектом, таким как компетентность персонала, межличностные отношения и т. д. Экспертизу проекта проводят и внешние организации в любое заранее согласованное время.
Аудит проекта — это проверка соответствия формализованной организационной деятельности по управлению данным проектом принятым в отрасли или компании регламентам или стандартам управления проектами. Аудит производится в определенные моменты выполнения проекта с целью контроля исполнения процедур управления, определенных в стандарте, и правильности оформления документов проекта. Решение о проведении внепланового аудита проекта руководство компании может принять на основании данных мониторинга. Аудит проекта — это тщательное изучение управления проектом, его методологии и процедур, отчетности, бюджетов и затрат, степени завершения. Одной из составляющих аудита может быть аттестация руководителя проекта или членов команды.
Существует несколько практических ограничений глубины аудита. Среди общих — время аудита, затраты на его проведение, сбор, хранение и обработка данных по проекту. Кроме того (что часто недооценивается), аудит вызывает сопротивление и даже негативное отношение со стороны некоторых участников проекта, что снижает активность по проекту. И наконец, если отчет аудиторов неконструктивен, он плохо повлияет на климат в команде.
Обычными сферами для аудита являются общее состояние проекта, отдельные вопросы областей управления, например финансовая отчетность, практика закупок, методы обеспечения безопасности, процедуры технической поддержки, основания для оплаты, правильность использования методов проектного управления, вопросы качества. Аудит может быть полным и выборочным, он проводится регулярно (по мере развития проекта) и однократно (в ходе проекта на разных его фазах, и по его завершении). Проведение аудита значительно более эффективно, если это осуществляется внешними (неаффилированными) аудиторами — консультантами. Затраты на аудит осуществляются из бюджета проекта.
Тестирование является еще одним способом проверить качество проекта, в том числе качество создаваемого продукта и качество управления проектом. Проведение обязательных тестов необходимо включать в план и спецификации проекта, а затраты — в бюджет проекта. Некоторые типичные тесты предметной области включают лабораторные испытания на различные физико-химические свойства создаваемого продукта, давление или нажим на механические компоненты. Например, при создании автомобиля проверяют его безопасность.
Варианты тестирования, связанные с управлением проектом, могут включать опрос сотрудников в области их компетенции, управленческих знаний, проверку используемой информационной системы, изучение предложенного стандарта.
Важно отметить необходимость привлечения к тестированию продукта/результата проекта будущих потребителей на самом раннем этапе.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Что такое система мониторинга и контроля?
Елена Филипова, руководитель корпоративного Проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»
Известно, как не любят всевозможных проверяющих. Для многих контролер – это кто-то в форме, указывающий на ошибки и выписывающий штраф, но никак не делающий жизнь лучше и удобнее. С другой стороны, даже на бытовом уровне понятно, что без должного внимания невозможно обеспечить не только соблюдение правил, но и корректное информирование руководства о текущей ситуации.
Соответственно, без правильной информации нельзя своевременно корректировать методы производства и улучшать их. Именно поэтому без контроля невозможно и управление само по себе. Идеальна ситуация, когда мониторинг производится легко и ненавязчиво без вмешательства в работу людей. Но при этом его достаточно, чтобы обеспечить лиц, принимающих решения, качественной и своевременной информацией о статусе производства и создать основу для принятия нужных решений. Баланс между этими категориями найти весьма сложно, но возможно, если применять системный подход к контролю управления проектами.
Фундаментальные уровни контроля КСУП
Основной вопрос о контроле управления проектами возникает тогда, когда его слишком мало или слишком много. И в том, и в другом случае управление страдает. Если контроля непомерно мало, то успешность результатов слишком нестабильна: каждый проект управляется по-своему, участники проектов в разных командах подчиняются своим собственным правилам, руководству поставляется в разное время разнородная информация, возникают неожиданности и провалы. Если же контроля чересчур много, то движение проектов становится слишком костным: менеджеры проектов не могут быть гибкими, возникает очень много требований к отчетности, руководство завалено избыточной информацией, и несмотря на это нет возможности принимать качественные решения.
При становлении КСУП особенно высок риск достаточно быстрого перехода от первой ситуации ко второй. Я бы сказала, что это самый скорый шаг к уничтожению системы управления проектами. При длительной обкатке КСУП, наблюдении и анализе применяемых инструментов, правильной подготовке персонала можно построить действительно качественную систему контроля. Тогда под присмотром будет то, что на самом деле необходимо выполнять, при этом появится возможность оперативно обрабатывать и своевременно использовать данные.
Подчеркну, что для этого необходимо длительное время, по крайней мере, пара лет. Если же попытаться быстро начать контролировать то, что сотрудники еще не умеют делать, а руководство еще не научилось оценивать и корректно реагировать, тогда вместо пользы можно получить только сизифов труд и головную боль. Но можно ли при низком уровне зрелости проектного управления все-таки создать реально качественную систему контроля? Да, задачей КСУП и является построение такой системы. Важно помнить, что применяемые методы мониторинга и контроля должны соответствовать вашему уровню зрелости, то есть готовности людей, инфраструктуры и методологии.
Удивительно, что не смотря на степень зрелости, возможности инфраструктуры и особенности бизнеса основа такой системы всегда опирается на фундаментальные элементы КСУП. Такими постоянными уровнями контроля являются:
- Проект. На этом уровне производятся результаты (продукты и сервисы), поэтому важно контролировать их получение и своевременно реагировать на данные об успехах и проблемах.
- Программа. Программы проектов создаются, чтобы использовать совокупность результатов для получения выгод и окупаемости инвестиций. Контроль этого уровня позволяет удерживать в фокусе внимания использование результатов, повышать применимость продуктов и сервисов, усиливать эффекты.
- Портфель. Управление портфелем сосредоточено на достижении стратегических целей компании. Контроль важен для повышения капитализации и достижения необходимой ценности бизнеса.
Вот как описывает связь этих элементов PMBoK:
Система мониторинга должна охватывать все три уровня, чтобы можно было связать выполнение конкретного проекта и достижение целей организации. Все данные контроля, необходимые на верхнем уровне, должны декомпозироваться и спускаться до уровня исполнения, а все измерения нижнего уровня должны иметь четкие пути эскалации и понимание возможностей анализа и агрегации на верхние уровни. Только тогда на основании такой системы возникает возможность целостного сквозного управления. Под контролем выполнения проекта и получения его результата нужно иметь ввиду достижение стратегических целей. И наоборот, ставя перед собой стратегическую задачу и отслеживая ее реализацию, вы вынуждены контролировать окупаемость ваших инвестиций, достижение новых выгод и прибыли, а, значит, появление новых продуктов и сервисов.
Подбор инструментов для мониторинга и контроля необходим на каждом уровне. Надо понимать, что с ростом зрелости система будет неизбежно видоизменяться. Будут применяться более профессиональные инструменты, совершенствоваться процессы, выстраиваться более качественное реагирование на данные измерений, могут даже определиться новые органы для осуществления мониторинга и контроля. Но на этапе старта КСУП система еще не может использовать все свои возможности, поэтому важно сосредоточиться на минимально возможном наборе инструментов контроля, который максимально поддерживает все имеющиеся процессы.
При выборе таких инструментов стоит придерживаться некоторых принципов:
- Контролировать только то, что формально утверждено. Это означает, что прежде, чем требовать от сотрудников выполнения какого-то стандарта, необходимо его утвердить, сделать законом. Уже во время прописывания таких правил отрабатывается множество деталей, разрешаются вопросы, определяется ответственность. Кроме того, все понимают, что и как будет контролироваться, появляется прозрачность управления.
- Люди должны быть готовы к соблюдению правил. Имеется ввиду, что нельзя контролировать то, что люди не могут или не умеют делать. Чтобы контролировать выполнение, необходимо быть уверенным в том, что исполнители понимают способы производства, знакомы с инструментами и имеют необходимые навыки. Если это необходимо, то контролю должно предшествовать обучение.
- Контроль не должен быть ради контроля. Данные мониторинга необходимо уметь обрабатывать и доставлять на уровень, который уполномочен принимать решения. Если по результатам контроля никто никаких решений не принимает, то такая деятельность бесполезна и даже вредит организации, отнимая время.
- Строгость контроля обратно пропорциональна времени использования правил. То есть чем дольше сотрудники применяют то или иное правило, тем более строго необходимо требовать его выполнение. И наоборот: чем меньше используется правило, тем менее строго нужно его оценивать.
Во второй части публикации мы дадим рекомендации, как подготовить стартовый набор инструментов, который бы запускал корректные процессы контроля в организации. И заострим внимание на том, что подлежит контролю на каждом уровне управления.
Поделиться в соц. сетях
Источник: www.advanta-group.ru
Что такое мониторинг IT и его уровни
Даже современные IT-инфраструктуры нередко дают сбой. Возникают случайные программные баги, скачки напряжения или естественный износ оборудования – в любом случае остается риск внезапной поломки. Это приводит к падению сервера, остановке программы и другим неожиданным сбоям. Именно поэтому практически в каждой системе используется ИТ-мониторинг, позволяющий администраторам узнавать о любых проблемах раньше пользователей. В рамках такого решения применяется целый комплекс диагностических процедур, позволяющих быстро оценить работу отдельных компонентов и обнаружить имеющиеся баги.
Что это такое
Мониторинг предполагает постоянный сбор и анализ различных параметров системы. Благодаря полученным данным удается проанализировать работу каждого элемента в числовом выражении. За счет этого можно заметить неполадки в отдельных сервисах и понять, как это отражается на работе все ИТ-инфраструктуры.
Чаще всего процесс осуществляется в автоматическом режиме. Это позволяет сделать данные более точными и повышает их актуальность. Ранее информация о работе отдельных серверов и сетевых устройств собиралась вручную системным администратором. Далее он анализировал данные и отслеживал возможные проблемы. Но, как вы понимаете, такой процесс занимал много времени, в результате чего процедуру нельзя было назвать эффективной.
Сегодня параметры мониторинга стали сложнее. Например, нередко производится анализ с тесной привязкой к бизнес-серверам, чтобы получить информацию «в вакууме». Также проводится контроль от лица пользователя – тестирование системы с эмуляцией действий обычного человека. Это позволяет найти ранее не выявленные ошибки в приложениях и внести необходимые изменения.
Активно применяется конфигурационная база данных, в которой присутствует информация обо всех объектах анализа. То есть, в единой базе содержатся данные о каждом сервере и сетевом устройстве, что позволяет отслеживать ошибку до конечной единицы. Существует большое количество уровней отслеживания, на каждом из них применяются свои инструменты и методики.
Мониторинг оборудования
Начнем рассмотрение процесса с самого нижнего уровня. Независимо от типа и особенностей ИТ-инфраструктуры, ее использование предполагает наличие серверов в дата-центре (как собственных, так и арендованных). А это значит, что у каждого устройства будут собственные параметры производительности, которые нужно постоянно отслеживать.
К числу основных критериев для мониторинга «железа» можно отнести следующее:
- нагрузки на сеть;
- нагрузки на процессор;
- количество производимых операций;
- количество запущенных на выполнение задач;
- наличие свободного места в оперативной памяти и на жестком диске.
Анализ этих параметров позволяет предотвратить полный или частичный простой в работе инфраструктуры. Например, проверка нагрузки сети позволяет выявить критические показатели и понять, что система нуждается в масштабировании. Если внезапно сократилось место в оперативной памяти, то можно заподозрить взлом системы.
Для контроля серверов используются различные инструменты. Есть штатные средства, но для крупной инфраструктуры стоит подумать о масштабируемых решениях. С их помощью удастся анализировать параметры кластера серверов и собирать все полученные данные в единой панели.
Мониторинг приложений
В том случае, если оборудование находится в полностью исправном состоянии, но какие-либо сервисы или программы у пользователей не запускаются, то возможны ошибки именно на этом уровне.
Для контроля используются метрики приложений, по которым разработчики могут отслеживать основные параметры. Чаще всего анализируются следующие сведения:
- Количество запросов за определенное время (данные могут отслеживаться как за час, так и за минуту – все зависит от предполагаемого трафика).
- Число активных пользователей за выбранное время.
- Количество новых записей в базу данных.
- Количество ошибок, которые были зарегистрированы в системе.
Стоит понимать, что полного отсутствия ошибок практически не избежать. Однако резкий скачок отказов может говорить о наличии сбоя. При этом метрики нагрузки на сервер могут быть в полном порядке, поэтому данные мониторинга приложений и программ стоит рассматривать отдельно.
На этом уровне мониторинга используются специализированные СУБД, которые помогают рассчитать все данные метрики и свести их в единую базу. Нередко применяются графические инструменты, позволяющие отобразить полученные статистические данные.
Многие разработчики с используют встроенные системы мониторинга своих серверов. Такие решения помогают сократить время на поиск ошибок и провести базовую диагностику системы.
Мониторинг бизнес-метрик
На этом уровне могут использоваться различные метрики, которые помогут отслеживать эффективность бизнес-задач. Например, нередко настраиваются метрики для следующих данных:
- Количество пользователей, зарегистрированных в системе за определенный отрезок времени.
- Процент пользователей, которые дошли до покупки/оплаты.
- Особенности использования приложений пользователями.
- Общая выручка и прибыль от ваших приложений.
Это далеко не полный список возможных метрик. Как правило, необходимые метрики определяются с учетом задач проекта и сферы деятельности компании. Например, для отслеживания минимальных параметров можно использовать инструменты Google Analytics. Однако в других случаях потребуется составление собственных метрик и отслеживание поступающих данных для внесения необходимых корректировок.
Мониторинг событий
Помимо системы мониторинга сервера, приложений и бизнес-метрик также стоит отслеживать происходящие события. Это необходимо для того, чтобы четко понимать, что происходит в системе и почему бизнес-показатели принимают имеющиеся значения.
Отслеживание происходящих событий позволит понять, почему пользователи именно так взаимодействуют с вашими программами и приложениями и какой аспект нуждается в улучшении. Именно на этом уровне используется тип метрики, который отслеживает все события, генерируемые пользователями и компонентами системы.
События помогают понять причины определенного поведения пользователей и обнаружить баги, которые были пропущены на предыдущих уровнях мониторинга. Например, если при клике на определенную страницу увеличивается количество ошибок или отказов, то это говорит о проблеме на программном уровне.
Многие компании ограничиваются системами клиентской аналитики. Однако подобные решения не позволяют полностью понять поведение пользователей, поэтому рекомендуется использоваться собственные системы трекинга различных активностей.
Как внедрить систему контроля
Система мониторинга внедряется поэтапно, так как является достаточно сложной и объемной. На этапе проектирования выбираются объекты мониторинга (например, конкретное сетевое оборудование или серверы), а затем – определяются показатели для каждого объекта. При этом количество анализируемых данных должно быть не слишком большим – это может привести к тому, что администраторы просто не заметят критическую ошибку среди массы других.
На следующем этапе внедрения системы потребуется выбрать архитектуру и конкретное решение. Нередко используются готовые продукты, которые нуждаются только в настройке. Также разумным считается использование тестового мониторинга части системы. Это позволит внести необходимые корректировки на раннем этапе и только потом расширять контроль на всю инфраструктуру.
Системы мониторинга ориентированы на ИТ-инфраструктуры различного уровня и размеров. Сложные и многоуровневые системы требуют больших денежных и временных затрат на внедрение. Однако для крупного бизнеса не подойдут готовые «коробочные» продукты.
Настраивать отслеживание потребуется в любой системе, где системный администратор не может контролировать каждый сервер. Как правило, в небольших фирмах такой проблемы не возникает, так как используется один или несколько серверов, которые легко контролировать вручную. Но для среднего и крупного бизнеса ручной мониторинг является не слишком эффективным.
Использование программ мониторинга серверов и приложений позволяет не только отслеживать происходящие события и возникающие ошибки, но и строить отчеты по использованию ресурсов. Например, можно получить данные о загрузке процессора или памяти в пиковые моменты. Это позволит понять, какие задачи требуют доработки, куда можно перенести часть сервисов и насколько инфраструктура справляется с имеющимися задачами.
Кроме этого, удается визуализировать имеющиеся проблемы. А это в большинстве случаев сокращает время простоя системы и позволяет устранить баги в минимальные сроки. Так что не удивительно, что большинство крупных компаний уже в той или иной мере используют различные способы мониторинга.
Если у вас остались вопросы об инструментах диагностики ИТ-инфраструктуры или вы хотите внедрить такую систему для собственного бизнеса, то обращайтесь за помощью к специалистам дата-центра Xelent. Мы поможем подобрать подходящий инструмент для ваших бизнес-задач!
Источник: www.xelent.ru
