Главная Статьи Обратная связь как инструмент управления.
Обратная связь как инструмент управления.
Обратная связь – это инструмент управления персоналом и повышения эффективности бизнес-процессов, который должен учитываться в каждом аспекте любой организации.Это мощный инструмент влияния, с помощью которого осуществляется информационный обмен между руководителем и подчиненными, и позволяет руководителю получать актуальную информацию о последствиях управленческих решений, корректировать работу отдельных сотрудников и целых подразделений.
Опытный руководитель использует обратную связь для того, чтобы добиться максимальной эффективности взаимодействия и результативности работы своих подчиненных: направляет их усилия, выявляет причины сбоев и низкой мотивации сотрудников, подстегивает и воодушевляет. Обратная связь позволяет сотрудникам вносить необходимые корректировки в процесс выполнения работы, а также выступает мощным фактором мотивации, способствуя проявлению удовлетворенности результатами труда.
Как давать обратную связь сотрудникам? | Андрей Курпатов | Мозг и Бизнес
Как показывает практика, многие руководители не придают большого значения тому, как именно они предоставляют обратную связь подчиненным, зачастую делая это на лету. И зачастую руководителями становятся высококлассные эксперты в своей профессии, но не имеющие управленческих знаний и навыков. Таким менеджерам бывает сложно грамотно выстроить общение с подчиненными.
А ведь обратная связь должна быть естественным рабочим инструментом ежедневной работы.
ЦЕННОСТЬ ОБРАТНОЙ СВЯЗИ
Обратная связь – это информирование партнера по взаимодействию о восприятии его деятельности другими, реакции на нее, результатах и последствиях этой деятельности; это передача оценочной или поправочной информации о действии, событии или процессе исходному или управляющему источнику.
Потребность в обратной связи естественна для любого человека, будь то топ-менеджер или рядовой сотрудник. Делаю ли то, что нужно компании? Правильно или не очень? Признают ли мои усилия? Отсутствие обратной связи, равно как и грубое нарушение правил её подачи, лишает человека ориентиров в организации и снижает его желание работать.
Для руководителя обратная связь это инструмент, который позволяет:
- Выразить признание сотруднику и поддержать его высокую мотивацию;
- Изменить ожидания, оценку и самооценку сотрудника;
- Повысить продуктивность и результативность работы;
- Прояснить цели и уточнить задачи, стоящие перед сотрудником;
- Понять причины нежелательного поведения сотрудника;
- Скорректировать поведение сотрудника и ожидания с целью более рационального использования возможностей ситуации;
- Нацелить сотрудника на развитие в конкретном направлении;
- Развить взаимопонимание и взаимное доверие;
- Поддерживать положительную атмосферу в организации;
- Развить сплоченность и сработанность сотрудников, формируя командный подход к работе;
- Выявить, что какой-либо процесс или инструмент не обеспечивает нужный результат;
- Выявить сферы, требующие модернизации, изменения или развития, чтобы обеспечить устойчивый рост и прогресс организации;
- Выявить уровень удовлетворенности сотрудника работой в компании, коллективе.
В результате обратной связи руководитель получает информацию о ходе выполнения заданий, позволяющую ему своевременно выявлять и решать возникающие организационные проблемы. Он может судить о подчиненных (их настроениях, ожиданиях, способностях, мотивации, планах на ближайшее и отдаленное будущее, оценках и тд.) и о том, как они оценивают стиль и качество управления, личный вклад менеджеров, их авторитет и влияние на организационные и бизнес-процессы.
О важности обратной связи
Для поддержания обратной связи руководителю требуется определенные опыт и навыки конструктивного использования полученной информации; внедрение соответствующих организационных процедур и установления норм; выделение времени на поддержание обратной связи и осмысление ее результатов; проведение изменений по итогам обратной связи.
Распространенные ошибки обратной связи
При предоставлении обратной связи руководителю следует избегать следующих ошибок:
- Неконструктивная критика. Грубое и агрессивное осуждение действий подчиненного, излишняя эмоциональность, которая проявляется в виде сарказма, высокомерия, неуважительное отношение может пошатнуть уверенность сотрудника в себе и подорвать его моральный дух. К примеру, если руководитель поручил подчиненному составить отчет и остался недоволен результатом, в этом случае вместо прямой критики («в этом отчете нет нужной мне информации», «это нужно полностью переделать» ) следует спросить, в чем, по его мнению, заключалась цель задания, удалось ли сотруднику ее достичь, как можно улучшить результат. Прежде чем перейти к предмету критики, признайте определенные достоинства подчиненного, его положительный вклад и достижения, начните с похвалы.
- Переход на личности. Руководитель должен следить за тем, чтобы обратная связь, которую он предоставляет подчиненным, касалась исключительно их действий, а не личных качеств. Менеджер, дающий негативную оценку характеру сотрудника (скажем, «вы слишком резки»), вызывает у этого человека желание защищаться и мысленно противоречить. Критикуйте поступки человека, а не его самого. Одно дело сказать «Ты толковый, мыслящий человек, а поступил не предусмотрительно», другое «Ты идиот, сделал такую глупость!».
- Использование только общих фраз. Руководитель, который предоставляет сотруднику обратную связь в форме («вы хороший лидер», «вы проделали серьезную работу» и т.п.), может не достигнуть необходимого результата. Возможно, подчиненный будет польщен комплиментом, но это не даст ему полезной информации о том, что именно он сделал правильно, а что нужно улучшить.
ПРАВИЛА ОБРАТНОЙ СВЯЗИ
Чтобы обратная связь была эффективной, не стоит прибегать к ней, если Вы не подготовились к встрече, если у Вас плохое настроение, либо нет свободного времени.
Прежде, чем давать обратную связь, необходимо понять какой результат Вы хотите получить от разговора с сотрудником. Тогда будет значительно легче правильно построить беседу. Вне зависимости от цели разговора полезно соблюдать следующие правила:
- Изучите всю информацию о вопросе и подготовьтесь к предоставлению обратной связи по следующему алгоритму. Таблица 1.
Таблица 1. Подготовка к предоставлению обратной связи
Ответ (заполняется до встречи с сотрудником)
Замечания (заполняется по ходу и после встречи)
Чего Вы намерены добиться, предоставляя обратную связь?
Что именно в действиях сотрудников Вы бы желали улучшить?
На какие вопросы Вы хотите получить ответ от подчиненного?
Какие сложности могут возникнуть в ходе встречи и как с ними справиться?
Сколько времени понадобиться для встречи?
- Обратная связь должна осуществляться в подходящих условиях, доброжелательной обстановке и без внешних помех. По возможности п редотвратите прерывания, телефонные звонки и т.д.
- Обратная связь должна быть конструктивной. Говорите сначала о том, что хорошо, что и почему плохо и как это надо исправить. Обратная связь в идеале должна содержать выделение сильных сторон в деятельности, поведении сотрудника и слабых сторон — мест, требующих коррекции, резервов в совершенствовании сотрудника. Говорите о том, что можно изменить/добавить на уровне действий, для достижения результата близкого идеалу.
- Обратная связь должна быть своевременной и основанной на фактах.
Давайте обратную связь вскоре после события, которое Вы обсуждаете с сотрудником. Не стоит проводить «Разбор полетов» двух-трехмесячной давности, это вызовет оборонительную реакцию подчиненного. Говорите о конкретном событии. Например: Ты сегодня появился на работе в 10:45. Это уже второй раз за неделю, давай обсудим? А не так: Ты вечно спишь до одиннадцати и постоянно опаздываешь? - Обратная связь должна быть конкретна, четко выражена и понятна Вашему собеседнику. Она должна содержать примеры поведения, а не описывать его общие модели. Не изъясняйтесь общими фразами и не используйте намеки.
- Обсуждайте события и действия. Не личность.
- Соблюдайте баланс между положительной и отрицательной оценкой. Начинать следует с «хорошей» части.
- Вовлекайте сотрудника в обсуждение, дайте высказаться. Вам важно знать его мнение! Просите подчиненного дать свои предложения. Как ты думаешь, что будет делать Клиент, который хотел сделать срочный заказ, но не смог дозвониться до нас в 9:30? Что можно сделать, чтобы исключить повторение таких ситуаций?
- Ясно формулируйте выводы и зафиксируйте письменно достигнутое соглашение.
- Регулярно проверяйте, выполняются ли договоренности.
- Немедленно поддерживайте любые позитивные изменения. Добейтесь их закрепления.
- Не забывайте давать обратную связь не только по результату выполнения задания, но и в ходе деятельности.
Ваши встречи с сотрудниками будут более продуктивными, если вы начнете пользоваться этими правилами.
Итак, развитие навыков предоставления и получения обратной связи помогает руководителю создавать атмосферу взаимного доверия и открытости, что способствует конструктивным изменениям в работе.
Руководитель должен помнить, что при наличии эффективной коммуникации и постоянной обратной связи появляется неограниченный потенциал для совершенствования во всех сферах бизнеса и управления людьми.
Источник: www.treninginsk.ru
Обратная связь
Обратная связь – один из важнейших инструментов управления любого менеджер, включая менеджера проекта. К сожалению многие руководители забывают об этом простом и эффективном инструменте управления. Получение обратной связи относительно простой процесс, не требующий долгой подготовки или специальных навыков. В этой статье я хотел бы рассмотреть ключевые моменты получения обратной связи как от сотрудников, так и от других организаций или ваших клиентов. Мне самому, как менеджеру проектов, обратная связь позволяет сэкономить много времени на общении с сотрудниками, получить непредвзятое мнение, выявить проблемные места и избежать их в дальнейшем.
Большое преимущество метода «Обратная связь» заключается в том, что он может быть применен в любой компании и на любом уровне, в независимости от отрасли, размера компании, количества сотрудников. Но как и любой инструмент управления, требующий внимания, участия и суждения сотрудников, попытка получить обратную связь часто сталкивается с сопротивлением. Часть сотрудников просто не найдет времени на то, чтобы дать ответы на ваши вопросы, часть побоится вас критиковать, часть просто будет льстить, кто-то из сотрудников может пуститься в пространные рассуждения. Ваша же задача сделать так, чтобы те, у кого вы запрашиваете обратную связь восприняли ее как возможность изменить компанию или проект в лучшую сторону.
Словарь Merriam Webster дает следующее определение термину обратная связь — «передача оценочной или поправочной информации о действии, событии или процессе исходному или управляющему источнику; также сама передаваемая таким образом информация».
Такая информация может передаваться относительно:
- Сотрудника или руководства. Например, относительно их способности управлять, ставить задачи, обучать, или способности выполнять какую-либо конкретную задачу).
- Услуги. Например, насколько полно и качественно услуга обеспечивает потребности клиентов.
- Организации. Например, успешно или нет функционирует организация при определенном состоянии рынка, как она реагирует на меняющиеся потребности заказчиков, или информирует сотрудников и руководство, вооружая их необходимыми для достижения успеха знаниями и инструментами.
В настоящее время наиболее популярными методами получения обратной связи являются: опросы, беседы в форме вопросов и ответов, групповые дискуссии, личные интервью, или просто наблюдения.
Несмотря на свою кажущуюся простоту обратная связь, как инструмент управления, часто используется неправильно, особенно когда дело доходит до оценки работы сотрудников. Многие связывают обратную связь с осуждением отрицательных моментов в чьей-либо работе, без признания положительного вклада и достижений, что еще больше усиливает сопротивление процессу. При правильном же получении обратной связи она принимается спокойно и становится эффективным и ценным инструментом управления.
Важно понимать, что для успешного и постоянного развития компании и сотрудников необходимы как положительные, так и отрицательные виды отзывов. Положительные отзывы показывают, что верно в действиях субъекта оценки, и могут быть переданы через словесное выражение одобрения, официальное поощрение или денежное вознаграждение в форме увеличения заработной платы, премий или возможностей продвижения по службе. Отрицательные же отзывы помогают выявить, что работает не так, или, почему не удается получить требуемый результат.
Между отрицательными отзывами и критикой имеется одно важное различие. Если под критикой обычно понимается враждебное и не всегда конструктивное суждение, то отрицательные отзывы обратной связи помогают выявить то, что нужно исправить. Хотя сами отзывы могут звучать не благоприятно, они обязательно представляются в конструктивной манере и должны способствовать исправлению ситуации. Какие бы инструменты и методы вы ни применяли для получения обратной связи, всегда помните, что главный результат обратной связи – это совершенствование сотрудников, руководства и, соответственно, компании.
Получение обратной связи не менее важно и на уровнях высшего руководства, так как это указывает на стремление развиваться. Эффективное использование обратной связи позволяет руководству узнать, что идет неверно, и какие аспекты деятельности требуют улучшения. Но это происходить лишь тогда, когда генеральные директора, финансовые директора и иные руководители высшего уровня внедряют культуру обратной связи в своих компаниях.
Как я уже говорил выше одним из важных источников получения отзывов является наблюдение. Данный метод требует развития хороших навыков слушания и способности читать и понимать вербальные и невербальные сигналы. Именно поэтому обратная связь тесно связана с эффективной коммуникацией. Кроме того, поистине компетентные менеджеры должны уметь понимать невысказанное, но подразумеваемое значение передаваемой информации, интерпретируя тонкости и понимая критическое значение всех отзывов для текущего и будущего успеха компании.
Руководители компаний отвечают за поддержку сотрудников, и должны подавать личный пример, когда дело касается использования обратной связи для повышения эффективности и постоянного развития. Эффективная коммуникация – это инструмент, который топ-менеджеры, руководители отделений, исполнительные вице-президенты и им подобные должны иметь в своем арсенале, если они стремятся сформировать успешные компании. Развитие навыков общения этими руководителями компаний окупится в виде пользы, которую обратная связь принесет всей организации, отделу или подразделению.
Как было сказано, обратная связь – это важный элемент коммуникаций, а коммуникация крайне важна для успеха организации, поэтому обратная связь вносит немалый вклад в успех. Но чтобы использовать любые связанные с обратной связью преимущества (например, получение кредита для ип), необходимо правильно выполнять процесс и предпринимать соответствующие действия. Во многих случаях нужно просить разрешение на предоставление отзывов заранее, если вам действительно требуется ценная информация.
Рассмотрим пять сценариев, показывающих ценность обратной связи для развития и успеха компании:
- Довольно часто обратная связь является тревожным звонком для сотрудников и руководства Для них это означает, что какой-либо организационный элемент, процесс или инструмент не обеспечивает требуемый результат, и ему возможно требуется альтернатива. В этом смысле обратная связь указывает, что текущий метод выполнения работы или удовлетворения нужды не эффективен, и следует предполагать, что компания, сотрудники, или клиенты могут выиграть, если рассмотрят и изучат новый метод.
- Некоторые компании полагаются на 360-градусную программу обратной связи, чтобы способствовать развитию сотрудников всех уровней. Данный метод сбора отзывов о действиях и работоспособности сотрудников из множества источников может быть очень полезной системой для увеличения общей эффективности сотрудников и всей организации, так как получаемые ценные отзывы могут быть использованы как руководство для выявления сфер, требующих модернизации, изменения или развития, чтобы обеспечить устойчивый рост и прогресс сейчас и в будущем. Известно, что счастливые сотрудники приравниваются к довольным клиентам, что делает компанию более рентабельной, и у нее появляется постоянная клиентская база. Обратная связь также необходима для измерения того, насколько удовлетворены клиенты предоставляемой услугой или качеством полученных товаров. Когда предоставляются отзывы, и компания в ответ на них предпринимает соответствующие действия, заказчики ощущают поддержку и заботу о них – это очень важно для организации. Благодаря данному циклу получения отзывов и реакции на них формируется и поддерживается лояльность заказчиков. Кроме того, постоянные заказчики являются бесценным источником маркетинга «из уст в уста», поэтому компания, использующая преимущества обратной связи, с большей вероятностью будет осуществлять новые и повторные сделки и поддерживать лояльность заказчиков.
- Используемая для выражения одобрения обратная связь – это отличное средство поднятия морального духа. Надлежащие отзывы могут существенно повысить чью-либо уверенность в способности выполнять работу. Это справедливо даже при указании на то, что задача выполняется неправильно. Например, вместо того чтобы говорить кому-либо, что они работают никчемно, используйте конструктивные отзывы, чтобы описать или показать альтернативный метод, при помощи которого задачу можно выполнить более продуктивно, с большей эффективностью и меньшими трудностями. Такой подход не только побуждает человека опробовать предложенную альтернативу, но и формирует у него большую готовность обращаться за помощью или советом в дальнейшем, не опасаясь критики и насмешек.
- Когда сотрудники ощущают, что идеи, которые они вносят в форме отзывов, по-настоящему ценятся, отношение меняется. Вкратце, ценимые отзывы сотрудников, руководства, заказчиков и даже консультантов в компании – это краеугольный камень ее развития, устойчивого роста и возросшей рентабельности, а также необходимый элемент для обеспечения долговечности и лояльности заказчиков и сотрудников на всех уровнях.
- Обратная связь может быть важным инструментом стабилизации динамики группы. Работа в группе порой может быть трудной, особенно для тех, кто привык, или кому удобнее работать самостоятельно. Но если группа развивает и регулярно использует положительные отзывы как часть процесса коммуникации, члены группы научатся работать вместе более эффективно и продуктивно, и потенциальные выгоды будут очевидными.
Один из основных катализаторов неудачи или проблем с динамикой группы – это отсутствие взаимопонимания при коммуникациях. Такая среда, по существу, сводит вместе членов группы с разными стилями коммуникации, языком и многими иными факторами, способными привести к расхождениям в интерпретации коммуникации или вербальных и невербальных сигналов. В идеале, перед формированием группы необходимо обсудить методологию обратной связи, чтобы избежать впоследствии любого недопонимания, способного нанести вред выполнению проекта.
Помимо предоставления ценной поддержки и указаний, идеи, вносимые посредством положительных и отрицательных отзывов, могут служить основой для неограниченного числа возможностей для совершенствования идей, а также для конструктивных методов улучшения существующих успешных результатов или корректировки действий или процессов, требующих внимания или модернизации.
Эффективные и надлежащие отзывы должны быть основаны на правдивой оценке и передаваться своевременно, с целью сообщить полезные пояснения и идеи или предложения, способные помочь получателю в достижении лучших результатов в своей работе в перспективе. Важно, чтобы обратная связь была сбалансированной. Сбалансированная обратная связь – это не односторонний процесс, когда руководители выражают или получают одобрение за хорошо сделанную работу, а когда обсуждаются положительные и отрицательные моменты их деятельности.
Когда процесс обратной связи осуществляется должным образом, реализуется множество преимуществ, но нужно делать все возможное, чтобы обратная связь не использовалась как средство словесного оскорбления или критики. Обратная связь – это ценный инструмент для формирования уверенности у сотрудников, поднятия морального духа и улучшения репутации фирмы.
Компании должны понять важность обратной связи с заказчиком и рассмотреть, насколько ценной будет данная информация для работы над созданием новых или переработки существующих услуг и решений. Кроме того, нужно обеспечить обучение персонала, чтобы сотрудники могли давать и получать отзывы так, чтобы они облегчали и способствовали обсуждению и дальнейшему развитию персонала и компании в целом.
Топ-менеджмент должен всегда помнить, что совершенство недостижимо, но при наличии эффективно выстроенной коммуникации и должным образом реализованного процесса обратной связи появляется огромный потенциал для совершенствования во всех сферах бизнеса и управления персоналом. Правильное использование обратной связи, несомненно, выгодно всем участникам этого процесса.
Чак Поллок, специально для forPM
Источник: forpm.ru
Три вида обратной связи: поддерживающая, корректирующая и развивающая
Виды обратной связи различаются в зависимости от целей и форм предоставления. В одних случаях цель заключается в мотивации сотрудников, в других — в улучшении его навыков и корректировке недостатков для достижения необходимого результата. Но в любом случае обратная связь должна быть структурированной.
Анастасия Плехова
В этой статье остановимся на видах обратной связи и посмотрим на примерах, как работают модели BOFF и SOR. Также разберем структуру эффективной обратной связи и этапы ее предоставления.
Полезные статьи
- Пять инструментов эффективной обратной связи
- Четыре ключевых принципа обратной связи
Поддерживающая обратная связь
Цель этого типа обратной связи — мотивация и поддержка сотрудника. Она не подразумевает анализа ошибок или обозначения точек роста.
Некоторые работодатели неактивно используют поддерживающий тип обратной связи, боятся перехвалить сотрудника и таким образом снизить его эффективность. Они почему-то уверены, что при общении с сотрудником нужно указывать только на его ошибки. Но такой подход в корне неверный: когда человек не видит свои сильные стороны, не получает обратной связи, его это демотивирует.
Корректирующая обратная связь
Для такого типа связи цель — обозначить и скорректировать действия, зафиксировать ошибку и запланировать дальнейшие шаги.
Например, вы указываете сотруднику на какие-то некорректные действия. Возможно, в команде были договоренности, но он их нарушил и это стало причиной проблем. Нужно объяснить, что ему нужно сделать, чтобы такая ситуация больше не повторилась.
При корректирующей обратной связи полезно применять модели BOFF и SOR.
Модель BOFF
Модель BOFF расшифровывается следующим образом:
Behaviors (действия): фиксируется факт.
Пример: «Ты не предоставил вовремя аналитику по продажам за первый квартал».
Outcome (результат): озвучиваются последствия.
Пример: «Из-за этого мы не смогли составить отчет по продажам и спрогнозировать дальнейшие действия».
Feelings (чувства): выражается отношение к произошедшему событию.
Пример: «Мне не нравится, что из-за этого у других структурных подразделений возникают проблемы».
Future (будущее): вместе с сотрудником осуществляется поиск возможностей для предотвращения подобных ситуаций в будущем.
Пример: «Давай договоримся, что в будущем аналитика по продажам должна предоставляться в четко обозначенные сроки».
Модель SOR
Применяется, когда есть определенные стандарты, правила, регламенты, но человек игнорирует их, что приводит к невыполнению задач.
В модель SOR вписан алгоритм обратной связи по принципу «стандарт — наблюдение — результат».
Standart (стандарт): объясняете сотрудникам, почему важно соблюдать стандарты и правила компании.
Пример: «В нашей компании заявка от клиента обрабатывается в течение суток. Нарушение этого срока приводит к снижению удовлетворенности, недовольству клиента, также мы теряем оплаты, так как затягиваем с обработкой заявок, связанных с покупкой наших продуктов».
Observation (наблюдение): фиксируете случаи нарушения стандартов и правил.
Пример: «У нас уже второй месяц наблюдается нарушение сроков по обработке заявок от клиентов».
Result (результат): акцентируете внимание на последствиях, которые произошли из-за нарушения стандартов.
Пример: «За два месяца 10 клиентов аннулировали заявки, так как не дождались обратной связи от менеджеров».
Важно, чтобы сотрудники не просто поняли проблему, но и подтвердили готовность четко следовать инструкциям и не нарушать правила. Нужно обозначить план действий и договориться о следующей встрече, чтобы посмотреть, как изменилась ситуация.
Развивающая обратная связь
Это наиболее популярный вид связи, цель которой — развивать человека, улучшать его навыки и адаптировать новичков. Она помогает при подведении итогов, когда нужно акцентировать внимание на сильные стороны сотрудников и обозначить зоны роста.
Развивающая обратная связь часто используется во время испытательного срока сотрудника. Это довольно сложный инструмент, который следует применять согласно определенному алгоритму.
Этапы предоставления развивающей обратной связи
Чтобы встреча была более структурированной и эффективной, важно придерживаться некой структуры при предоставлении обратной связи.
Этапный подход помогает разбить информацию «по полочкам». Когда вы помните о структуре, формировать информацию проще — не возникает проблем с тем, как и что сказать.
Перед тем, как давать обратную связь, нужно хорошо подготовиться: собрать информацию о проделанной работе, обсудить с сотрудниками дату и цель встречи.
Этап 1. Установление контакта
К этому этапу нужно готовится заранее. По сути, это формулирование повестки встречи, формирование ожидания другого человека.
Иногда обратная связь сопряжена со стрессом: если сотрудник не знаком с таким инструментом, он может еще до встречи накрутить себя.
В начале встречи мало просто сказать «привет», «как дела», «как настроение». Крайне полезно повторить информацию, указанную в повестке. Используйте фразу «цель нашей встречи…». Это успокаивает собеседника, правильно настраивает его на диалог, устраняет эффект неожиданности.
Этап 2. Фиксация результатов работы
На этом этапе с сотрудниками обсуждаются цели, которые перед ним стояли: что удалось достичь, а что не получилось. Важно, чтобы все участники встречи могли высказаться.
Этап 3. Анализ сильных сторон и зон роста
Это самый сложный этап, и результат, который вы получите, зависит от поставленной цели — развить, дать толчок на дальнейшие действия. Избегайте оценочных суждений и вместо слов «плюсы» и «минусы», «преимущества» и «недостатки» используйте фразы:
- «сильные стороны»: позволяет остановиться на успехах, подчеркнуть то, что получилось;
- «зоны роста»: конкретизирует то, что нужно изменить и улучшить.
На этом этапе важна корректная передача информации без эмоционального подтекста. Тот, кто дает обратную связь, должен обезопасить себя от риска сопротивления и неправильной интерпретации. И не забывайте о принципах обратной связи — конкретность и направленность на поведение, а не на личность. Вы должны оперировать фактами и достоверной информацией.
Этап 4. Составление плана действий
В данном случае не может быть конкретных инструкций, просто вы договариваетесь с сотрудниками, какие будут дальнейшие шаги на подкрепление успешных действий и что надо изменить/исправить.
Инициатору обратной связи важно не зависнуть на третьем этапе. Обязательно составьте план встречи вместе с сотрудниками, ведь только в командной работе можно достичь успеха.
Этап 5. Фиксация договоренностей
Если мы пропустим этот этап, то вся предыдущая работа потеряет смысл.
Сотрудники ежедневно получают огромные объемы корпоративной информации из разных источников. Часть этой информации, если она не зафиксирована, улетучивается. Поэтому обязательно возьмите за привычку записывать договоренности встречи и отправлять их участникам встречи электронным письмом.
Напоминайте собеседнику, что важно записать и выслать результаты встречи. Так вы сможете контролировать договоренности: например, может оказаться, что человек неправильно понял задачу или в письме появились дополнительные темы, которые на встрече не затрагивались.
Не забывайте о конфиденциальности и пользуйтесь только теми средствами передачи информации, которые разрешены в компании: почта, Google Документы с правильными настройками, возможно, какие-то другие сервисы. Обговаривайте с командой, с помощью каких средств лучше выстраивать коммуникации.
Этап 6. Завершение диалога
Главное — закончить беседу на позитиве, чтобы разрядить деловую обстановку. Поинтересуйтесь, какой у сотрудников настрой. Возможно, нужно будет договориться о следующей встрече.
В завершение хочется добавить, что обратная связь — это не монолог, а диалог. Задавайте друг другу вопросы, ищите точки соприкосновения, будьте в едином контексте и совместно вырабатывайте решения.
Анастасия Плехова, корпоративный тренер, Контур
Вебинары, практические семинары и обучение на онлайн-курсах с ведущими лекторами России.
Источник: kontur.ru
