Деловая переписка — это материализованная форма мысли. Правильное составление коммерческих предложений — это практически искусство. Что в первую очередь отличает хорошее коммерческое предложение от плохого? То, что оно из факса не отправляется прямиком в мусорную корзину с характерным хрустом сминаемой бумаги. А вот чтобы оно туда не отправилось чуть попозже, менеджер должен комплексно завершить переговорный процесс с клиентом — сопутствующим телефонным звонком или личной встречей.
В этой главе мы рассмотрим подготовку коммерческих предложений в формате В2В, поскольку речь идет именно о деловой переписке в форматах взаимодействия коммерческих компаний. Помимо собственно коммерческих предложений к деловой переписке относится еще несколько распространенных форм писем — претензионного и информационного характера. Менеджер должен владеть техникой подготовки всех видов деловой переписки, поскольку, к сожалению, взаимодействие без сучка и задоринки возможно только в вакууме, в реалиях же российского бизнеса партнерство очень быстро может перерасти в неприязнь или даже открытую вражду.
Коммерческое предложение в b2b. Письмо, которое ПРОДАСТ следующий шаг.
В любом случае как бы ни сложились отношения с клиентами и партнерами, в деловой переписке необходимо придерживаться дипломатичности и доброжелательности. А соблюдать их помогут несколько простых правил.
Итак, деловая переписка — это переписка с партнерами или сотрудниками, это обмен мнениями, новыми мыслями и предложениями. Деловые письма отличаются от личных писем в первую очередь тем, что деловые письма чаще всего, если не являются конфиденциальными, открыты для ознакомления многих, и это налагает на них определенный — деловой стиль изложения.
Структура делового письма тоже, как правило, однотипна. Служебные письма часто оформляются на бланках фирмы в двух экземплярах: один отсылается адресату, другой экземпляр остается в компании.
Очень важен тон делового письма: он не должен быть сухим. Самое лучшее, если в письме будут ощущаться достоинство и дружелюбие, готовность сотрудничать и возводить не стены, а мосты. Также важно в деловом письме избегать вульгарности и запанибратства.
Для более полного понимания формата деловой переписки необходимо обозначить классификацию деловых писем по разным направлениям.
Так, деловая переписка может быть внутренней и внешней:
— внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки, меморандумы и т. п.;
— внешняя переписка: письма заказчикам, клиентам и деловым партнерам; приглашения, поздравления и пожелания; претензии и жалобы; информационные письма и пресс-релизы для СМИ и т. п.
По содержанию писем можно выделить такие категории:
— коммерческие письма: письмо-запрос, оферта, рекламация, различные виды ответов;
— деловые письма: сопроводительные, договорные письмо, напоминание, подтверждение, просьба и т. п.;
— нерегламентированные письма: рекламные, информационные, письмо-представление фирмы и т. п.;
— личная служебная переписка: поздравления, приглашения, ответы на приглашения, выражение соболезнований, рекомендации и т. п.;
Как написать деловое письмо, чтобы ответили | Советы по написанию письма с предложением чего-либо
— пресс-релизы: письма для прессы.
По форме деловые письма могут быть:
— письмо-напоминание — факт напоминания;
— гарантийное письмо — выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;
— письмо-подтверждение — указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;
— письмо-ответ — по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы;
— информационное письмо — информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;
— письмо-приглашение — письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем;
— инициативное письмо — это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;
— сопроводительное письмо — письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;
— письмо-предупреждение — предупреждение о возможных ответных шагах и т. д.
В оформлении деловых писем следует руководствоваться общепринятыми стандартами оформления деловой переписки. Как правило, они базируются на корпоративных стандартах компании и требованиях к оформлению деловой документации ГОСТ Р 6.30-2003.
Итак, как следует оформлять деловые письма.
Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под внутренним адресом, а заключительная формула — на правой, в конце основного текста. Обе формулы пишутся на отдельных строках. В настоящее время в деловых письмах наиболее распространены нижеследующие формулы вежливости:
Вступительное обращение (должно выражать уважение и одобрение):
Уважаемый господин директор!
Заключительные формулы (должны выражать надежду на сотрудничество и признательность):
С наилучшими пожеланиями.
С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество.
Всегда рады оказать Вам услугу.
Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения.
С интересом ждем от Вас новых предложений.
Предложение о сотрудничестве в письме
Любой бизнес становится невозможным без взаимовыгодного партнерства. Такое правило является аксиомой. Компания должна сама проявлять заинтересованность, ровно, как и другие предприятия должны интересоваться возможностью сотрудничества с ней. Партнер — это лицо, с которым у определенной организации присутствуют отношения. Это может быть покупатель продукции, производитель, который поставляет оборудование или товар, другие компании в сфере торговли или предоставления услуг.
Однако, чтобы начать совместную деятельность с интересующим предприятием, необходимо сначала наладить контакты и коммуникацию. Для этого применяются много способов, одним из которых можно назвать документ — приглашение к сотрудничеству.
Как предложить
Кем разрабатывается
Образец письма и предложение о сотрудничестве может составить любой сотрудник предприятия, который ведет деятельность по развитию или схожему направлению. В дальнейшем, текст проверяется и согласовывается руководством компании или непосредственным начальником.
На чьё имя составляется
Зачастую, письмо по вопросам сотрудничества пишется на имя директора предприятия, сотрудничество с которым входит в сферу интересов представленной компании.
Однако, это не обязательно должен быть директор, может быть его заместитель, руководитель подразделений по развитию бизнеса, начальники интересующих департаментов и другие лица. Конечно решение о совместной работе будет приниматься на высшем уровне иерархии предприятия.
Готовый шаблон обычно присутствует у ответственных лиц, необходимо изменить реквизиты и исправить текст в зависимости от конкретного повода. Например, если необходимо что-то закупить, то можно предложить работу по поставке товара, или наоборот, самостоятельно выступить в качестве поставщика.
Как правильно написать
При составлении текста предложения, важно соблюдать грамотный деловой стиль. Текст должен быть кратким, однако содержать основную важную информацию.
Обязательно учитывать тот фактор, что предложение несет в себе роль «крючка», которым необходимо зацепить предполагаемого партнера.
Следовательно, оно должно быть достаточно содержательным, интересным и грамотным. Положительным результатом считается получение запроса на стоимость предлагаемых товаров или услуг, отправленный в ответ на письмо.
Правила составления
Не существует официального шаблона или бланка, который бы говорил, как как предложить сотрудничество компании в письме.
В любой отдельной ситуации, каждая компания составляет такой документ самостоятельно, хотя он и считается частью официального документооборота. Оно может иметь свободный способ написания, согласно правил, которые действуют на предприятии. Разрабатывается исходя из возможностей и нужд конкретной организации и может отправляться в адрес любой другой фирмы, с которой интересно наладить совместное сотрудничество.
Необходимо соблюдать общепринятые нормы и правила делового этикета, русского языка и официального делопроизводства, использовать фирменный бланк, указывать реквизиты предприятия. Начинаться письмо должно с официального обращение к директору или другому руководителю с использованием эпитета «уважаемый». Например, «Уважаемый Николай Сергеевич! Приглашаю Вас к сотрудничеству…».
Это оптимальная форма обращения, однако, для этого, нужно заранее подготовиться и узнать имя-отчество интересующего работника или представителя.
Необходимо учитывать тот фактор, в котором большинство экспертов советуют вставлять общий заголовок текста. Однако, такой прием применяется достаточно редко, потому что некачественный заголовок может не заинтересовать получателя. Лучше обойтись без него.
Структура документа
Наибольшую важность играет именно основная часть указанного документа. Она представляет собой текст, который должен нести в себе основную суть всего предложения. Она должна быть максимальной понятной и точной, не должна содержать непонятного смысла, размытых выражений и фраз, которые могут привести в заблуждение получателя. Желательно воздержаться от применения специальных терминов, которые используются в узких сферах деятельности. Текст должен выглядеть предельно понятно и четко, а также быть лаконичным.
Важно! Наибольшее внимание требуется уделить описанию услуги или продукта, именно на нем акцентировать внимание и выделить основные и выгоды.
Информационные данные о собственной компании можно ограничить годов основания и указанием основных сфер и видов деятельности. Отобразить всех действующих клиентов, партнеров, которые бы могли предоставить хорошие отзывы. Первыми желательно указать наиболее известные, крупные и влиятельные предприятия.
В завершении документа необходимо предоставить ссылку на сайт, на котором получатель смог бы подробно ознакомиться с деятельностью и найти необходимую информацию.
Интонация текста должна быть побудительного характера, однако без перегибов. Текст обязан быть составлен максимально корректно. Навязывания недопустимы. При большой длине текстовой информации, выполнять деление на абзацы или пункты, что позволит более легко воспринимать все данные. Наиболее важные предложения нужно расставлять в конце или в начале, таким образом они запомнятся гораздо лучше.
На тему предложений о совместной работе проводилось множество исследований. Согласно публикуемым данным, получатели чаще всего, не готовы потратить более одной минуты личного времени на прочтение.
Профессионалами рекомендуется не превышать пределы одной страницы текста. Не вносить туда множество не интересных данных о компании, предлагаемой услуге или продукте.
Обязательное содержимое
На основании экспертных советов, существует перечень данных, которые обязательно необходимо указывать в письме с предложением. Это такие данные:
- название компании, которая выступает с предложением;
- контактные данные (телефон, адрес);
- имя и фамилия представителя и указание должности;
- отображение основной сути.
Допускается наличие дополнительной документации к письму, которые необходимо указать в тексте. Можно применять ссылки на законопроекты, различные нормативные акты, которые имеют отношение к общему содержанию.
Правильное оформление
Предложение, в котором отображается запрос на совместную деятельность, нужно подавать в печатном виде. Допускается применение устаревшего способа, когда документы писались и заполнялись вручную, иногда такой метод может стать достаточно эффективным, поскольку удается удивить потенциального партнера.
В качестве исходного материала можно применять обычный лист формата А4 или готовый официальный фирменный бланк. Второй вариант более простой и надежный, на него необходимо потратить меньше времени и нет риска ошибиться с реквизитами компании. Кроме этого, фирменный бланк, особенно, если он цветной, позволить намного серьезнее преподнести собственную компанию. Это требуется учитывать при разработке шаблона.
Правила оформления официальных документов гласят о том, что:
- компания может иметь множество различных бланков и экземпляров предложения;
- все шаблоны должны иметь обращение в верхней части письма;
- окончание обязательно должно оформляться и утверждаться именем и фамилией автора, личной подписью и печатью предприятия.
Требуется, чтобы в качестве представителя, который обращается с запросом про сотрудничество, выступал генеральный директор. Для получателя будет достаточно важно увидеть именно первое лицо предприятия, которое обращается для совместной деятельности.
Дата написания должна ставиться в тех случаях, когда предложение содержит информацию об акциях или других, ограниченных по времени бонусах. Это позволит избежать недопонимания в процессе обсуждения условий. В противных случаях, можно не отображать дату.
В начале должна быть информация, которая указывает исходящий номер письма, чтобы в случае ответа, представитель предприятия смог конкретизировать и обозначить, на какой именно документ он предоставил ответ. В журнале для исходящей документации, такое письмо можно не регистрировать. Все зависит от конкретных требований предприятия.
Картинки и другие изображения лучше предоставлять во вложениях. Многие применяют метод, когда перечень партнеров изображают в виде перечня логотипов компаний. Такой подход позволяет обозначить серьезность компании и более удобно изобразить часть информации. Основная часть может содержать изображения только в виде логотипа самого предприятия. Также можно применять картинки в описании продукта или услуги.
Шрифт должен быть стандартным черным, лучше воздержаться от выделений цветом, поскольку это может ухудшить читабельность содержимого письма.
Если письмо отправляется в электронном виде, то можно использовать сканированный вариант. Подходит формат PDF. Достаточно большой популярностью пользуется заверение электронной подписью, которая является аналогом обычной подписи ручкой. Такой способ является полноценным подтверждением подлинности.
Каким образом отправлять
Оформленное предложение следует отправить получателю. Современные методы позволяют сделать это при помощи персонального компьютера, не выходя из офиса. Однако, существует еще несколько достаточно распространенных способов. Пути отправки предложения для потенциальных партнеров:
- максимально распространенный и удобный — посредством электронной почты. Метод имеет некоторые минусы, например, отправленное письмо может попасть в папку со спамом у получателя. Поэтому, представленный метод больше подходит в тех случаях, когда с получателем уже есть налаженная коммуникация. Если письма заранее нормально получались или когда есть возможность предупредить посредством телефонного звонка;
- отправка по почте заказным письмом. Метод более затратный по времени и средствам, однако, обладает большей надежностью, поскольку можно заказать услугу уведомления о вручении через СМС-сообщение. Подходит, если в документе имеется важная информация и требуются гарантии о получении и конфиденциальности. Не подходит в случае массовой рассылки;
- факсимильная связь. Отправка указанного сообщения была популярна несколько лет назад, однако сейчас теряет свои позиции. Но такой метод все равно остается доступным и достаточно надежным;
- использование социальных сетей или мессенджеров. Такие средства связи сложно совместимы с деловой перепиской, однако, нашли свое применение. Позволяется отправлять документ через мессенджер, если такой метод подтвердил потенциальный партнер, или контактные лица хорошо знакомы друг с другом.
Предложение, которое содержит в себе информацию про возможное сотрудничество, является распространенным вариантом наладить коммуникацию и создать контакт. Существуют некоторые правила и рекомендации по оформлению и отправке, которые желательно знать и соблюдать.
Источник: ontask.ru
Письмо-предложение о сотрудничестве
Письмо о сотрудничестве – это общепринятый в сфере предпринимательской деятельности способ поиска деловых партнеров.
По сути письмо является предложением осуществлять совместную деятельность вне зависимости от того, является или не является она приносящей доход. Например, предложение о совместной деятельности может быть направлено одним предпринимателем другому с целью привлечь того к участию в совместной благотворительной деятельности.
Правила хорошего тона
Выбор потенциальных контрагентов осуществляется по многим критериям, в том числе по успешности, громкому имени, нужным условиям производства или вида деятельности, или исходя из принципа территориальной близости.
В любом случае, письмо о сотрудничестве должно заинтересовать предполагаемого партнера, а значит оно должно:
- исходить от имени руководителя предприятия-инициатора;
- содержать в себе сведения об инициаторе, включая сведения о количестве работников, виде производимой продукции или услуг, возможные рекомендации от деловых партнеров, поверхностные финансовые показатели деятельности за последние 6 месяцев;
- включать в себя предложения относительно того, в какой сфере предполагается ведение совместной деятельности и примерное описание выгод, которые получит адресат от этой деятельности;
- сопровождаться приличествующими деловой речи уверениями в уважении. Нелишним будет также выразить надежду на дальнейшее благотворное сотрудничество.
Адресовать письмо-предложение следует на имя руководителя той организации, в которую письмо направляется. Желательно не ограничиваться его инициалами, а полностью вписать имя и отчество. Ни в коем случае нельзя забывать о вежливой форме обращения, а потому текст письма следует начать со слова «Уважаемый», например, «Уважаемый Иван Иванович».
Дипломатия присуща и предпринимателям, поэтому, прежде чем начать расхваливать себя, похвалите предполагаемого партнера.
Например, «Наша компания наслышана о высоком качестве вашей продукции (ваших услуг) и полагает, что партнерство с вами могло бы стать большой удачей для нашей молодой компании, предоставляющей услуги в сфере информационных технологий. В то же время, принимая во внимание тот факт, что в нашем штате работают высококвалифицированные специалисты, выпускники крупнейших отечественных и зарубежных вузов, мы можем предположить, что сотрудничество с нами было бы крайне выгодным и для вас. Мы работаем в сфере IT уже более двух лет, и качество наших услуг было высоко оценено такими заказчиками как ПАО «Космос всем», АО «Независимые СМИ Урала» и ООО «Мир будущего».
Нелишним будет приложить к письму прейскурант и список оказываемых услуг.
Составление письма
Старайтесь не писать слишком длинных фраз – они затрудняют чтение и рассеивают внимание.
Будьте очень внимательны с терминами. Предложение о совместном пошиве обуви, в котором мысок перепутан с голенищем, вряд ли вызовет доверие адресата.
Особое внимание следует обратить на то, почему адресат должен выбрать именно вас, а не другого. Если вы ссылаетесь на высокий профессионализм ваших сотрудников, то он должен быть подтвержден хотя бы словесно. Например «Финансовый аудит исполняется выпускниками Университета Гарварда».
Если речь идет о конкурентоспособности вашей продукции, то следует указать, на чем основана эта конкурентоспособность.
Не стоит делать текст слишком длинным, а если информации много, то постарайтесь разбить ее на информативные блоки, например, блок «Наши сотрудники», блок «наша продукция», блок «наши цены» и т.д.
Используйте главное правило подачи информации – пункты и списки. Они легко воспринимаются. Например, «Мы считаем, что наше сотрудничество могло бы быть взаимовыгодным по следующим основаниям:
- >мы динамичная молодая компания;
- наши цены ниже рыночных при качестве услуг выше рыночных и т.д.
Обязательно укажите ваши контактные данные и, по возможности, приложите какие-либо документы, подтверждающие ваши утверждения – копию лицензии на занятие конкретным видом деятельности, любые сертификаты о победах в конкурсах, положительные упоминания о вас в прессе.
Направлять письмо можно любым способом, но следует помнить, что письмо на бумажном носителе будет прочитано с большей вероятностью, чем электронное, тем более что всегда есть вероятность, что электронный адрес является недействующим.
Источник: zakonius.ru