Что такое показатели бизнес процесса

Анализ бизнес-процессов (Business Process Аnalysis) – это систематическое получение данных с целью идентификации, определения, оценки и представления процесса как основы для его организации и улучшения. Поводом для проведения анализа, как правило, является конкурентное положение компании на рынке.

Сравнение цен, затрат и продуктов/услуг может прояснить необходимые требования и подтолкнуть к улучшению. Индикаторами фактической ситуации могут служить: длительное время поставки продукции ивозникающие проблемы со сроками выполнения заказов; непрозрачный ход процесса и недостаточная его глубина; чрезмерно широкий спектр продуктов и деталей; частая смена мест возникновения затрат при прохождении заказа; значительные внутрифирменные транспортные и складские затраты, замораживание материалов и площадей; высокие затраты на переоборудование при смене продукта или технологии; низкая доля времени обработки в общем времени прохождения заказа; высокие затраты и высокая загрузка мощностей; появление «узких мест» и др.

Названные индикаторы относятся, преимущественно, к ключевым процессам. Однако это не означает, что все исследование должно быть сосредоточено исключительно на них. Больший результат приносит анализ всех видов бизнес-процессов — ключевых, управленческих, поддерживающих.

Структура процесса Для идентификации процесса как необходимого условия его улучшения, требуется определение его структуры. Здесь могут использоваться следующие данные: требования (количественные, качественные, экономические, экологические, временные); технологическая последовательность событий и действий (трансформаций), определяющая строение и характеризующая процесс по виду и цели; актуальная структура (последовательность выполняемой работы), как пространственно-логическая последовательность прохождения заказа через организационные единицы и рабочие системы; процессно-ориентированные данные, такие как длительность процесса (длительность обработки заказа), использование персонала, площади, затраты на создающие и не создающие стоимость события (транспортировка, хранение и складирование).

Для определения данных необходимы следующие инструменты: производственная документация и регламент; проведение аудита; проведение интервью и самоописание работников; описание последовательности выполнения работ; workshop с участниками процесса. При изучении данных получаются ответы на следующие вопросы: а) какой процесс анализируется? какие функциональные области или организационные единицы участвуют? когда и какие функции должны выполняться?

Как выглядят результаты этих функций? Какие следствия должны исходить из этих результатов? в) относительно хода работы – какие этапы и как они должны выполняться? какое время прохождения заказа? какие затраты? с помощью чего выполняются рабочие этапы?

Какие существуют требования к качеству? с) относительно материального потока – какие виды ресурсов? какова потребность в мощностях? какой объем мощностей в наличие? какие мощности не задействованы? какова частота колебаний в использовании мощностей? Какова матрица поступления – передачи материалов? d) относительно информационного потока – откуда поступает информация (вход)? какие данные? по какому пути поступают?

Как обрабатываются данные? куда поставляется исходящая информация (выход)? Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов Анализ означает в первую очередь оценку результативности, которая получается с помощью показателей.

Для непрерывного процесса улучшения также как и для эффективного управления необходимо построение системы показателей, которая состоит из двух и более факторов. Различают три вида показателей: структурные, относительные и измеряемые или индексы. Структурный показатель представляет собой отношение части к целому, причем цифра в числителе является частью цифры в знаменателе.

Например, Относительные показатели отражают отношение различных данных друг к другу. Например, Стоимость одного рабочего часа: сумма зарплаты, рублей за квартал рублей 1 875 000 156,25 количество отработанных часов в квартал час 12 000 Производительность труда за один рабочий час: Произведено продукции в периоде, рублей рублей 10 357 000 414,28 Количество отработанных часов час 25 000 Затраты на один тонна-километр: Затраты на транспорт, рублей рублей 200 000 0,21 Путь х вес перевезенных грузов т-км 950 000 В коэффициентах и индексах соотносятся цифры в равных единицах измерения, но из различных, большей частью равных по величине периодов или относящиеся к различным моментам времени.

Примеры Показатель оборота: Коэффициент оборота= 1,6 млн. рублей = 1,33 1,2 млн. рублей Если выразить показатель А в процентах от показателя Б, тогда говорят об индексе: Примеры индексов: оборот в базовом году взят за 100%, тогда индекс оборота в текущем году составит: индекс оборота= 1,6 млн. рублей *100%= 133% 1,2 млн. рублей Для оценки интегральной результативности внедрения бизнес-процессов предприятия существует европейская модель оценки совершенства EFQM, которая была основана в 1988 году четырнадцатью ведущими предприятиями Европы на паритетных началах с целью разработки для улучшения и упрощения производственных процессов на предприятиях. Один раз в год одно предприятие награждается Европейской наградой качества (European Quality Award). Получить ее может одно из предприятий, внедривших у себя модель EFQM и получившее наилучшие результаты. Схема 2. Европейская модель оценки совершенства EFQM. Схожие термины: Моделирование бизнес-процессов, Описание бизнес-процессов, Оптимизация бизнес-процессов, Организация бизнес-процессов, Схема бизнес-процесса.

Анализ бизнес-процессов (Business Process Аnalysis) – это систематическое получение данных с целью идентификации, определения, оценки и представления процесса как основы для его организации и улучшения.

Поводом для проведения анализа, как правило, является конкурентное положение компании на рынке. Сравнение цен, затрат и продуктов/услуг может прояснить необходимые требования и подтолкнуть к улучшению. Индикаторами фактической ситуации могут служить:

• длительное время поставки продукции ивозникающие проблемы со сроками выполнения заказов;
• непрозрачный ход процесса и недостаточная его глубина;
• чрезмерно широкий спектр продуктов и деталей;
• частая смена мест возникновения затрат при прохождении заказа;
• значительные внутрифирменные транспортные и складские затраты, замораживание материалов и площадей;
• высокие затраты на переоборудование при смене продукта или технологии;
• низкая доля времени обработки в общем времени прохождения заказа;
• высокие затраты и высокая загрузка мощностей; появление «узких мест» и др.

Названные индикаторы относятся, преимущественно, к ключевым процессам. Однако это не означает, что все исследование должно быть сосредоточено исключительно на них. Больший результат приносит анализ всех видов бизнес-процессов — ключевых, управленческих, поддерживающих.

Структура процесса

Для идентификации процесса как необходимого условия его улучшения, требуется определение его структуры. Здесь могут использоваться следующие данные:

• требования (количественные, качественные, экономические, экологические, временные);
• технологическая последовательность событий и действий (трансформаций), определяющая строение и характеризующая процесс по виду и цели;
• актуальная структура (последовательность выполняемой работы), как пространственно-логическая последовательность прохождения заказа через организационные единицы и рабочие системы;
• процессно-ориентированные данные, такие как длительность процесса (длительность обработки заказа), использование персонала, площади, затраты на создающие и не создающие стоимость события (транспортировка, хранение и складирование).

Для определения данных необходимы следующие инструменты:

• производственная документация и регламент;
• проведение аудита;
• проведение интервью и самоописание работников;
• описание последовательности выполнения работ;
• workshop с участниками процесса.

При изучении данных получаются ответы на следующие вопросы:

а) какой процесс анализируется? какие функциональные области или организационные единицы участвуют? когда и какие функции должны выполняться? Как выглядят результаты этих функций? Какие следствия должны исходить из этих результатов?

в) относительно хода работы – какие этапы и как они должны выполняться? какое время прохождения заказа? какие затраты? с помощью чего выполняются рабочие этапы? Какие существуют требования к качеству?

с) относительно материального потока – какие виды ресурсов? какова потребность в мощностях? какой объем мощностей в наличие? какие мощности не задействованы? какова частота колебаний в использовании мощностей? Какова матрица поступления – передачи материалов?

d) относительно информационного потока – откуда поступает информация (вход)? какие данные? по какому пути поступают? Как обрабатываются данные? куда поставляется исходящая информация (выход)?

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов

Анализ означает в первую очередь оценку результативности, которая получается с помощью показателей. Для непрерывного процесса улучшения также как и для эффективного управления необходимо построение системы показателей, которая состоит из двух и более факторов. Различают три вида показателей: структурные, относительные и измеряемые или индексы.

Структурный показатель представляет собой отношение части к целому, причем цифра в числителе является частью цифры в знаменателе.

Относительные показатели отражают отношение различных данных друг к другу. Например,

Стоимость одного рабочего часа:

сумма зарплаты, рублей за квартал

Источник: up-pro.ru

Оценка работы процессов. Показатели и метрики

Невозможно управлять тем, что нельзя измерить. Эта фраза встречается во многих руководствах по управлению ИТ, да и по любому менеджменту. Невозможно управлять производством без измерительных приборов, позволяющих вовремя принимать правильные решения и реагировать на изменяющуюся ситуацию.

Подразделение ИТ – то же производство, сравнимое по сложности со средним заводом, и для управления им нужны соответствующие инструменты. Метрики процессов — инструменты управления. От того, как будет выстроена система метрик, зависит, насколько эффективно руководитель сможет управлять организацией.

Разница между метриками и показателями

Прежде, чем двигаться дальше, договоримся о терминах. Метрика — измеримый параметр.

Показатель – измеримый параметр достижения определенной цели. Для показателя должно быть определено целевое значение и желательная тенденция.

Классификация метрик

Деятельность любой ИТ организации можно разделить на три сегмента

• Сервисы
• Процессы
• Инфраструктура

Каждым из этих сегментов следует управлять и, следовательно, измерять.

Сервисные метрики

Показывают, как предоставляются наши сервисы. Эти метрики соответствуют параметрам сервисов согласованным в SLA. Именно изменение этих метрик в первую очередь чувствует на себе заказчик. Они формулируются в терминах, понятных заказчику, и должны коррелировать с субъективным восприятием заказчика.

Примеры таких метрик: время формирования отчета, количество клиентов, обслуженных в единицу времени и т.д.

Именно за значения сервисных метрик ИТ организация отвечает перед заказчиком.

Очевидно, что значение сервисных метрик зависит как от работы процессов, так и инфраструктуры. Большое время простоя (сервисная метрика) может быть вызвано как избыточной загрузкой канала связи (технологическая метрика) так и недостаточной скоростью устранения инцидентов (процессная метрика).

Технологические метрики

Технологические метрики отражают здоровье инфраструктуры. К ним относятся текущая загрузка каналов связи, свободное дисковое пространство, количество сбоев в дисковом массиве и т.д. Контроль этих метрик чаще всего возлагается на системы мониторинга и управления событиями.

Процессные метрики и их классификация

Процессные метрики показывают эффективность работы внутренних процессов ИТ организации.

У любого процесса есть вход и выход, кроме того, процесс использует ресурсы и подвергается управляющим воздействиям.

Выстраивая систему метрик необходимо помнить об этих четырех составляющих и измерять каждую из них.

Метрики входа – измеряют нагрузку на процесс. Например, для процесса управления инцидентами количество инцидентов – метрика входа. Важно, что для менеджера процесса метрики входа – показатель исключительно информационный, на них нельзя влиять, а можно только реагировать.

Метрики выхода, или метрики результативности – показывают, насколько процесс достигает своей цели.

Метрики ресурсов показывают загрузку и достаточность ресурсов, используемых процессом.

Метрики управления показывают, насколько процесс управляем, эффективны управляющие воздействия.

В CobiT предложена своя классификация метрик: показатели результативности, показатели управляемости. Кроме того, для каждого процесса предложена модель зрелости.

Разложение метрик по четырем составляющим сопоставимо с классификацией метрик, предложенной в CobiT. Показатели результативности – метрики выхода, показатели рациональности – метрики ресурсов, зрелость процесса – метрика управляемости.

Очевидно, что, планируя целевые значения для различных метрик, следует балансировать их между собой. Потому что процесс может быть очень результативен и совсем нерационален и наоборот. Например, мы можем устранять все инциденты за полчаса, силами тысячи человек, или же справляться десятком человек, но устранять инциденты за месяц.

Отчетность корректирующие меры

Показатели не интересны сами по себе, они нужны для осуществления управленческих воздействий на процесс. Следовательно, ответственность за достижение целевых показателей должна быть возложена на руководство процесса и на сотрудников, назначенных на роли в процесс.

Должна быть выстроена система отчетности по показателям. Важно, чтобы на каждом уровне управления были представлены соответствующие показатели. Вряд ли директору по ИТ будет интересно анализировать статистику сбоев одного из дисковых массивов. Система отчетности должна быть выстроена таким образом, чтобы на каждом уровне, каждый менеджер контролировал и отвечал за 3-9 показателей. Большее количество трудно удерживать под постоянным контролем.

Вопросы мотивации

Зачастую показатели эффективности процесса используют для постановки личных целей и мотивации сотрудников. На первый взгляд, это логичное и правильное решение. Однако у человека, зарплата которого зависит от выполнения целевых значений, будет слишком велико искушение «подправить» показатели в свою пользу. Такая «правка» приводит к нарушению главного принципа использования показателей – объективности и достоверности, как если бы врач ставил диагноз и назначал лечение на основании неправильной информации о температуре пациента.

Выстраивание системы показателей ИТ

Процессы работают не в вакууме. Каждый процесс направлен на достижение определенной цели, связан с другими процессами и вносит свой вклад в предоставление сервисов. Цель каждому процессу должна ставиться исходя из того, какой аспект сервиса им поддерживается.

Таким образом, первичны цели сервисов, параметры, зафиксированные в SLA. Цели процессов и показатели, их измеряющие, должны определяться путем декомпозиции этих параметров. Например, в SLA может быть зафиксирована целевая доступность сервиса.

Очевидно, что на доступность сервиса влияют такие показатели как время устранения инцидентов, количество инцидентов, успешность проведения изменений и пр. Целевые значения этих показателей должны определяться из целевого значения доступности сервиса. Также понятно, что значимость каждого из этих показателей неодинакова и может меняться в зависимости от условий.

Исходя из значимости каждого показателя ему должен быть присвоен соответствующий вес.

Проведя декомпозицию на несколько ступеней, можно выстроить систему целей и показателей организации. Такая система предоставляет руководству организации инструмент оперативного контроля и быстрой диагностики, основу для принятия решений как на операционном, так и на тактическом и, даже, стратегическом уровне.

На основании чего строить систему показателей?

Чем же руководствоваться при построении системы измерений для ИТ процессов?

В первую очередь, конечно, CobiT. В этой методологии предлагается процессная модель, состоящая из тридцати четырех процессов. Считается, что любая деятельности внутри организации ИТ может быть отнесена к одному из этих процессов. Для каждого процесса приведен набор показателей результативности и рациональности. Проблема в поверхностном и общем описании метрик.

При использовании рекомендаций CobiT способы измерения целевые значения и алгоритмы расчета показателей придется продумывать самостоятельно.

Что касается ITIL®, то он более конкретен. В нем можно найти достаточно подробный перечень показателей для каждого процесса со способами их измерения и желательными тенденциями. Однако, в ITIL®, как известно, описаны не все возможные процессы ИТ. Например, за показателями процесса Разработки ПО придется обращаться к другим источникам.

В теме про измерения процессов невозможно не затронуть Карту Сбалансированных Показателей (BSC). Этот инструмент, изначально разработанный для управления предприятием, с успехом может быть применен для системы управления ИТ. Основной постулат BSC в том, что, выстраивая систему целей организации, опасно допустить перекос в ту или другую сторону. Например, уделять все внимание финансовой эффективности, не обращая внимания на лояльность клиентов или организацию внутренних процессов.

То же верно и для ИТ. Например, перекос в сторону технологического аспекта инфраструктуры может привести к нарушению внутренних процессов или ухудшению взаимоотношений с заказчика. Вреден также и перекос в сервисный аспект. Таким образом, выстраивая систему целей и измерения ИТ, необходимо выделить несколько перспектив, которым уделять взвешенное внимание. Например, можно предложить такие перспективы:

• Сервисы
• Внутренние процессы
• Инфраструктура
• Финансы
• Персонал.

В каждом конкретном случае вес целей по этим перспективам может меняться. Можно также использовать другую систему перспектив.

Источник: www.itexpert.ru

Базовые показатели, цели и критерии оптимизации бизнес — процессов

Итак, перед проведением описания, анализа и оптимизации бизнес-процессов нужно сформулировать цели и критерии их оптимизации. Цели и критерии оптимизации бизнес-процессов базируются на ключевых показателях процессов, определяющих эффективность и конкурентоспособность организации. В нашей книге эти показатели сгруппированы и представлены в виде пяти групп:

· показатели Результативности бизнес-процесса — R$

· показатели Стоимости бизнес-процесса — C$

· показатели Времени бизнес-процесса — t

· показатели Качества бизнес-процесса — Q

· показатели Фрагментации бизнес-процесса — FRAG

Показатели результативности бизнес — процессов:

Первая группа показателей характеризует результативность бизнес-процесса. Если бизнес-процесс приносит деньги или, другими словами, имеет доходную составляющую, то в качестве одного из показателей используется доход. Для производственных процессов в качестве показателя результативности может использоваться объем производства продукции. Для бизнес-процесса «Управление персоналом» в качестве показателя результативности используется показатель текучести кадров и т.д.

Часто показатели результативности бизнес-процесса называют показателями продукта. Данные показатели характеризую продукт, который является выходом рассматриваемого бизнес-процесса.

Показатели стоимости бизнес — процессов:

Второй группой показателей бизнес-процессов, определяющих эффективность и конкурентоспособность организации, являются показатели, характеризующие стоимость процессов или величину потребляемых процессами издержек.

Стоимость бизнес-процесса прямым или косвенным способом определяет цену продукции и возможность более широкого охвата различных групп клиентов. Снижение издержек бизнес-процессов позволяет компании снизить свои операционные и финансовые риски и приобрести большую маневренность в конкурентной борьбе.

Показатели времени бизнес — процессов:

В настоящее время длительность бизнес-процессов также является одним из основных факторов, определяющих конкурентоспособность организации. В современной динамичной среде, на рынке с большой конкуренцией и требовательными клиентами наиболее конкурентными оказываются те компании, бизнес-процессы которых имеют наиболее короткие сроки исполнения.

Если у предприятия срок обработки заказа и отгрузки продукции хотя бы на 5-20% меньше, чем у конкурента, то конкурентная позиция данной компании является очень высокой. Существуют оценки, что при сохранении данной конкурентной позиции в долгосрочной перспективе до 3 лет компания может стать монополистом на своем рынке. Сейчас многие российские компании вынуждены снижать время своих основных бизнес-процессов, в особенности процессов по обслуживанию клиентов. Подобные требования предъявляются и к управленческим процессам, что способствует принятию более своевременных решений, обеспечивающих выживаемость и конкурентоспособность организаций. Поэтому показатели, характеризующие время бизнес-процессов, образуют третью важную группу показателей.

Например, одним из наиболее часто используемых при оптимизации бизнес-процессов временных показателей является показатель эффективности производственного или операционного цикла — MCE (Manufacturing Cycle Effectiveness), рассчитываемый как отношение суммарного времени выполнения всех операций процесса к длительности общего цикла бизнес-процесса. Данный показатель всегда меньше единицы, так как в процессах существуют временные разрывы и в большинстве случаев он лежит в пределах 0,05-0,2.

Показатели качества бизнес — процессов:

Четвертной наиболее широкой группой показателей бизнес-процессов являются показатели качества. Оказывается, что качество тоже можно измерить с помощью количественных показателей. Если показатели времени и стоимости универсальны для различных процессов, то показатели качества достаточно специфичны, и для каждого бизнес-процесса они индивидуальны.

Например, качество производственных бизнес-процессов может измеряться как процент брака. Качество складских бизнес-процессов может измеряться, как процент пересортицы или ошибок при формировании заказов. Качество бизнес-процессов продаж может измеряться такими показателями как процент рекламаций, процент повторных клиентов, степень удовлетворенности клиентов и т.д.

Показатели фрагментации бизнес — процессов:

В последнее время стал активно использоваться такой показатель, как степень фрагментации бизнес-процесса. Данный показатель является универсальным, может использоваться для измерения любых бизнес-процессов и характеризует организационную сложность бизнес-процесса, определяемую количеством различных структурных подразделений и сотрудников компании, участвующих в нем.

Степень фрагментарности является причиной и определяет степень проблемности, результативность, стоимость, время и качество бизнес-процесса. Поэтому показатель фрагментарности является опережающим показателем и его отслеживание и уменьшение позволяет своевременно предвидеть и устранить негативные тенденции, выражающиеся в ухудшении вышерассмотренных показателей, определяющих эффективность и конкурентоспособность организации. В настоящее время в большинстве случаев степень фрагментарности бизнес-процессов целесообразно уменьшать. Данный показатель часто называют степенью организационной фрагментарности для того, чтобы не путать с аналогичным показателем информационной фрагментарности, который используется при анализе и оптимизации информационной системы, автоматизирующей бизнес-процесс.

Смешанные показатели бизнес-процесса:

Рассмотренные выше показатели результативности, стоимости, времени, качества и фрагментарности являются базовыми и на их основе могут создаваться новые, более сложные смешанные показатели, которые используются при оптимизации бизнес-процессов. Примерами смешанных показателей являются показатели, рассчитываемые как отношения показателей результативности к показателям стоимости бизнес-процесса.

Анализ и оптимизация бизнес — процессов.

Классификация методов и инструментов анализа и оптимизации бизнес процессов.

Все методы оптимизации бизнес-процессов делятся на три большие группы:

· Формализованные универсально-принципиальные (ФУП-методы);

· Методы групповой работы.

Формализованные универсально-принципиальные (ФУП) методы основаны на применении обобщений из успешного опыта и формализованных принципов для построения эффективных бизнес-процессов. Данные методы являются универсальными и они подходят для оптимизации любых бизнес-процессов для любого бизнеса и практически не зависят от его специфики.

Методы Бенчмаркинга основаны на изучении, анализе и последующем копировании элементов процессов успешных компаний, занимающихся схожими видами деятельности. Претендентами на изучение и копирование их успешного опыта в первую очередь являются лидеры — конкуренты. Практика показала, что в последнее время многие компании эффективно внедрили у себя технологические ноу-хау, заимствовав их у компаний, работающих в других отраслях бизнеса. Например, многие эффективные методы повышения качества, используемые различными компаниями, были заимствованы из автомобильной промышленности.

Последняя третья группа методов групповой работы объединила различные технологии работы в команде: метод мозгового штурма, метод группового решения задач и т.д. Использование данной группы методов позволяет разработать новые эффективные решения, ранее не кому не известные, что позволяет компании быть лидером по используемым технологиям.

Формализованные универсально — принципиальные (ФУП) методы анализа и оптимизации бизнес — процессов.

Технология применения ФУП-методов анализа и оптимизации бизнес-процессов состоит из двух шагов. Первый шаг — это предварительное изучение каждого ФУП-метода участниками рабочей группы по улучшению бизнес-процесса и второй шаг — постоянный поиск мест их возможного применение в бизнес-процессе.

Классики подходов по улучшению бизнес-процессов рекомендуют оформить перечень ФУП-методов в виде документа, возвысить их до принципов, на основе которых должна строится дальнейшая бизнес-деятельность компании (наподобие армейского устава) и довести данный документ до всех сотрудников.

В книге будут рассмотрены основные ФУП — методы, использование которых в проектах по улучшению бизнес-процессов в российских компаниях показало свою практическую реализуемость и эффективность. Это следующие методы:

1. Метод пяти вопросов;

2. Метод параллельного выполнения работ;

3. Метод устранения временных разрывов;

4. Разработка нескольких вариантов бизнес-процесса;

5. Уменьшение количества входов и выходов бизнес-процесса;

6. Согласование результатов с требованиями;

7. Интеграция с клиентами и поставщиками бизнес-процесса;

8. Минимизация устной информации;

9. Стандартизация форм сбора и передачи информации;

10. Организация точек контроля;

11. Метод причинно-следственных связей или бездефектности работы.

Применение некоторых ФУП-методов приводит к улучшению нескольких или всех базовых показателей бизнес-процесса: результативности, стоимости, времени и качества.

Тем не менее, для дальнейшего использования ФУП-методов удобно их разбить на группы в соответствии с теми базовыми показателями бизнес-процессов, на которые они преимущественно оказывают улучающее воздействие.

1. Метод пяти вопросов:

Метод пяти вопросов предлагает участникам рабочей группы по улучшению процесса на основе разработанной процессной схемы «как есть» последовательно по каждой работе, составляющих бизнес-процесс, задать пять следующих групп вопросов (см. табл. 1.4. и рис. 36).

Таблица 1.4. Пять групп вопросов

Рисунок 36 Метод пяти вопросов

Группа вопросов «Цель»

Первая группа вопросов относится к цели работ бизнес-процессов и является наиболее важной. Здесь применяется методика целеполагания и соотнесения работы бизнес-процесса со стратегическими целями организации. Часто когда вопросы этой группы задаются специалистам компаний, оказывается, что некоторые работы и даже целые бизнес-процессы не поддерживают никаких целей организации.

Если при анализе бизнес-процесса обнаруживается подобное, значит, соответствующая работа является лишней, потому что основной принцип построения эффективной организации гласит, что любое действие, которое делается в организации, должно преследовать определенную цель. Усилением данного принципа является следующее — данная цель должна быть сформулирована руководством и формализована в стратегическом плане.

Часто на практике имеет место следующая ситуация: выполняется работа, которая не нужна для организации. Почему это происходит? Это обусловлено большой инертностью организаций. Когда-то эта функция была введена потому, что она поддерживала определенную цель. Со временем условия внешней среды изменились, цели компании тоже, а сотрудники продолжают эту работу выполнять.

Когда при описании бизнес-процессов сотрудникам компании задается вопрос: «С какой целью делается эта работа?» — больше половины сходу на этот вопрос ответить не могут. После некоторого раздумья сотрудники отвечают так: «Мы делали это раньше, поэтому делаем это и сейчас, значит это кому то нужно.» В данной ситуации такой инструмент как целеполагание, очень эффективен, так как позволяет провести инвентаризацию работ бизнес-процессов на предмет их необходимости для компании.

Группа вопросов «Люди»

Вторая группа вопросов относится к людям, которые выполняют работы бизнес-процесса. При анализе бизнес-процессов нужно спросить: «Кто эту работу делает? Почему именно он? Почему не другой? Может быть, другой сделает ее более эффективно?» После того, как эти вопросы будут заданы и на них будут сформулированы ответы, обнаруживается много полезных идей по совершенствованию распределения ответственности в бизнес-процессе.

Группа вопросов «Место»

Третья группа вопросов — это вопросы относительно места выполнения работ бизнес-процесса. По каждой работе бизнес-процесса нужно спросить: «Где эта работа делается? Почему именно здесь? Почему не в другом месте?» Задавая эти вопросы и отвечая на них рабочая группа по улучшению бизнес-процессов должна выработать решения по оптимизации данной составляющей бизнес-процесса.

Группа вопросов «Время»

Четвертая группа вопросов касается времени выполнения работ бизнес-процесса. По каждой работе бизнес-процесса нужно спросить: «Когда эта работа делается? Почему именно в это время? Почему не в другое? Какие есть альтернативы? Какая альтернатива лучше?»

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Источник: studopedia.ru