«Работа» раньше означало место, куда вы ходили каждый день, не меньше, чем то, что вы там делали. «Идти на работу» означало переодеться, выйти за дверь и на машине или общественном транспорте добраться до здания, в котором вы провели весь день, за исключением, может быть, выхода на обед. Сегодня многие люди работают за столом в местной кофейне или в столовой, или за столом, установленным в том, что раньше было спальней. Но они не фрилансеры и не частные предприниматели. Они общаются с коллегами по всей стране или даже миру так же легко, как заходят в соседнюю кабинку. Добро пожаловать в виртуальный бизнес.
Определение виртуального бизнеса
Значение фразы «виртуальный бизнес» с годами сильно изменилось. Еще 10 лет назад компанию можно было назвать виртуальной, если она передала часть своей работы людям, работавшим в другом городе. Другие разрешили создавать на определенных должностях «виртуальные команды» вместе со своими собственными командами.Модными словами того времени были «удаленная работа» и «удаленная работа». В последнее время ходят слухи о том, что некоторым сотрудникам разрешается «работать удаленно».
Что такое Виртуальная АТС и IP-телефония для бизнеса? Обзор лидера рынка!
Сегодня все больше компаний называют «100% виртуальными». Это означает, что нет главного офиса, в который можно было бы идти, и все в компании работают удаленно, обычно самостоятельно, а не группами. Сотрудники часто разбросаны по всей стране, и даже в других странах. Их местоположение не имеет значения, если у них есть телефон и постоянный доступ в Интернет.
Некоторые не могут себе представить, чтобы у них не было обычного места, где все работают. Но это так хорошо работает для других, что все больше и больше компаний начинают стремиться к тому, чтобы стать на 100% виртуальным.
Как работает виртуальный бизнес?
Коммуникация — это ключ к успешной работе виртуального бизнеса. Сегодня люди часто проверяют свою электронную почту и звонят по телефону несколько раз в день, где бы они ни находились. Одно из основных преимуществ смартфонов — это возможность легко оставаться на связи, когда вы в пути.
Виртуальным сотрудникам необходимо выработать привычку проверять сообщения по несколько раз в день. Когда клиент, коллега или начальник говорит: «Я отправил вам электронное письмо», ответ уже не может быть таким: «Я его не видел; меня нет в офисе». По крайней мере, ответ должен быть таким: «Позвольте мне проверить свою электронную почту».
Раньше, когда сотрудник хотел работать из дома, менеджеры и даже коллеги с подозрением относились к тому, сколько работы было сделано. Ежедневное общение устраняет этот страх. Сотрудники могут легко рассказывать друг другу, над чем они работают и чего они достигли, а также узнавать у своих менеджеров.
IP телефония для бизнеса: что это и как работает. Виртуальная АТС простыми словами
Файлы можно отправлять по электронной почте. Визуальные эффекты, такие как диаграммы, графики и иллюстрации, можно сканировать и отправлять в виде файла прямо со смартфона. Располагая документами перед каждым вовлеченным лицом, они могут провести конференц-связь, чтобы обсудить это, как если бы они все вместе находились в конференц-зале. Это даже не обязательно должна быть официальная конференц-связь. Два человека, которые разговаривают, могут просто подключить других, с которыми они хотят поговорить.
Подобно тому, как коллеги и менеджеры в физическом офисе будут обеспокоены, если чья-то кабинка останется неиспользованной в течение дня без того, чтобы сотрудник позвонил по болезни или не дал кому-то знать, что он находится у клиента, никто в виртуальном бизнесе не должен пропадать без вести в течение дня. .
Однако в виртуальном бизнесе требуется определенное доверие. Руководству не следует тратить все свое время на отслеживание людей. Главное — быть продуктивным, где бы вы ни находились. И это легко заметить. Если работа выполняется в срок, рабочие работают продуктивно.
Многие владельцы или менеджеры виртуального бизнеса говорят, что производительность их фирм увеличилась, когда они стали виртуальным бизнесом.
Наем подходящих сотрудников
Не каждый человек преуспеет в виртуальной бизнес-среде. Некоторым людям нужно пройти через дверь своего рабочего места, чтобы понять, что они «на работе». Им нравится, когда вокруг них гудят занятые люди. Сидя в одиночестве в комнате, они не могут быть столь же продуктивными, и местная кофейня не может им заменить.
Некоторые черты характера указывают на то, что человек, вероятно, может хорошо работать в виртуальном бизнесе:
- Самостоятельная и уверенная работа.
- Самостоятельный, проявляющий инициативу без предупреждения.
- Увлечен работой и хочу работать.
- Надежный, верный и преданный делу.
Вопрос, конечно, в том, как распознать эти черты у соискателей? Начните с текущих сотрудников. Вы знаете тех, кто хорошо работает самостоятельно, и тех, кто приходит к вам за одобрением по всем вопросам. Те, кто работают годами и работают продуктивнее, чем просто тратят время, лояльны и преданы делу. Вы можете доверить им выполнение работы, и нет причин ожидать, что они не сохранят свою трудовую этику, когда работают виртуально.
Когда вы проводите собеседование с новыми кандидатами на виртуальную работу, их независимость, самостоятельность, страсть и надежность — хороший способ сузить ваш выбор. Тогда вы делаете то, что всегда делали при приеме на работу: действуйте интуитивно.
Плюсы и минусы возраста
Многие говорят, что молодые работники, которые привыкли делать как можно больше в Интернете, идеально подходят для работы в виртуальном бизнесе. Так называемые миллениалы, например, которые, как недавно решил исследовательский центр Pew Research Center, родились между 1981 и 1996 годами, соответствуют этому описанию.
Однако этикетки могут быть опасными. Конечно, большинство людей этого возраста технологически склонны. Они не только знакомы с технологиями, но и обычно легко адаптируются к новым технологиям. Но, прежде всего, это большой возрастной диапазон. Во-вторых, все же необходимо учитывать личные качества.
Только вы можете определить, сколько опыта требуется для каждой работы, и в определенной степени опыт приходит с возрастом. Тот, кому 22 года и он только что закончил колледж, вероятно, не будет иметь зрелости 35-летнего и уж тем более опыта. Однако у нового выпускника может быть страсть к работе и энтузиазм в целом, которые могут иметь большое значение в любой рабочей среде.
Однако рискованно предполагать, что виртуальные сотрудники должны быть молодыми. Старшие работники, например, так называемые «бэби-бумеры», родившиеся между 1946 и 1964 годами, часто считаются не в своей тарелке, когда речь идет о технологиях. Конечно, цепляться за знакомое — естественно. Но это не означает, что все соискатели «определенного возраста» не могут быть отличными виртуальными сотрудниками.
Во-первых, некоторые очень хорошо разбираются в технологиях и любят их. Те, кто не знает, могут узнать, какие устройства использует ваша компания. Во-вторых, пожилые работники, как правило, остаются на работе дольше и в целом могут быть более лояльными и преданными. Даже люди пенсионного возраста обычно рады работать. Они не ищут повышения по службе или не используют работу как трамплин.
Если и молодые, и пожилые сотрудники могут принести пользу виртуальному бизнесу, не забывайте и о тех, кто находится в середине. Дело в том, что возраст, вероятно, является наименьшим фактором, который следует учитывать при найме на виртуальную работу. Наличие сотрудников любого возраста дает значительные преимущества. Молодые работники обычно рады показать, как использовать технологии всем, кто нуждается в помощи. У пожилых сотрудников есть многолетний опыт и знания, которыми они могут поделиться, чтобы понять многие рабочие ситуации.
Рабочие места, которые хорошо работают практически
Практически любую работу можно выполнить виртуально, но некоторые категории можно легко адаптировать. К числу тех, кто успешно нанял виртуальных работников, работающих полный или неполный рабочий день, относятся:
Творческий: Компании, занимающиеся творчеством и письмами, такие как реклама и издательское дело, всегда обращались к специалистам за пределами своей компании, когда в этом возникала необходимость. Они не могли позволить себе держать в штате талантливых художников, и работа с ними фактически позволяла им нанимать людей с разными специальностями и талантами для каждого задания.
Финансы: Работы, которые в основном основаны на числах, например бухгалтеры и специалисты по финансовому планированию, можно выполнять откуда угодно. Просто отправьте им файлы или финансовые документы по электронной почте с краткими пояснениями, и они смогут взять их оттуда. Они привыкли работать в одиночестве и, как правило, не из тех, кому нужно, чтобы другие были рядом, чтобы быть продуктивными.
Продажи: Продавцам всегда доверяли работать вне офиса. Вот где их клиенты и перспективы. По количеству продаж легко определить, продуктивны ли они.
Интернет: Сама суть работы в Интернете делает их идеальными для виртуального бизнеса. Веб-дизайнеры, разработчики программного обеспечения или любую работу, выполняемую в Интернете, можно выполнять виртуально.
Образование: В колледжах и даже средних школах в течение некоторого времени были онлайн-классы, а некоторые теперь полностью онлайн. Кто не проходил онлайн-тренинг? Это становится самым популярным способом обучения чему угодно, будь то новая работа, новый продукт или новая процедура. Многочисленные репетиторские компании предлагают онлайн-репетиторство, даже если ученик и учитель находятся за тысячи миль друг от друга.
Обслуживание клиентов: Многие компании имеют виртуальных представителей по обслуживанию клиентов. Клиент, вероятно, воображает, что звонит в физический отдел компании, но нет причин, по которым его представители не могут работать из дома. Все, что требуется, — это телефон, доступ в Интернет к руководству по обслуживанию клиентов, добавочные номера на случай, если им нужно переадресовать вызов, и возможность использовать гарнитуру на месте.
Служба поддержки: Подобно обслуживанию клиентов, «служба поддержки» отвечает на вопросы ИТ-компании или любые вопросы, которые могут потребовать объяснения деталей сбитому с толку клиенту. Этот стол может быть везде, где вы можете поставить ноутбук и человека.
Многие рабочие места могут быть адаптированы для работы виртуально или для сочетания личной встречи и удаленной работы. Конечно, в таких отраслях, как производство, где физические продукты производятся на предприятии, требуется, чтобы работа выполнялась на месте. Но это не означает, что продажи, административные, финансовые и управленческие услуги на предприятии не могут осуществляться виртуально.
Виртуальный служебный адрес
Если вы хотите создать впечатление, будто у вас есть физический офис, или просто дать вашим клиентам место для отправки почты и пакетов, многие компании предоставляют эту услугу. Обычно они взимают ежемесячную плату в зависимости от того, сколько почты вы получаете. Они дадут вам почтовый адрес, возможность просматривать вашу почту в Интернете и решать, что делать с каждым элементом. Варианты варьируются от измельчения до физической пересылки на указанный вами адрес.
Управление виртуальным бизнесом
Менеджерам и владельцам также необходимо изменить свое мышление, чтобы успешно вести виртуальный бизнес. Лучший стиль управления для всех, включая менеджеров, — это сочетание коммуникабельности, гибкости и доверия.
Многие компании устраивают какие-то «собрания всех», которые проводятся на регулярной основе. Может быть, это утренняя конференц-связь в понедельник, чтобы обсудить цели каждого человека на неделю. Поскольку вы не просите их явиться лично, каждый, кто не болен, должен иметь возможность «присутствовать» на конференц-связи.
Решите, как вы хотите, чтобы каждый сотрудник отчитывался и когда в оставшуюся неделю. Если вы скажете всем сотрудникам звонить вам каждый день, чтобы рассказывать, где они находятся и что они делают, ваша работа будет нарушена телефонными звонками в течение всего дня. Если попросить их прислать вам информацию по электронной почте, вы сможете прочитать ее в удобное для вас время. Еженедельный контрольный список, включающий все имена, будет легко проверить, когда каждый из них отчитается в этот день.
Но в виртуальном бизнесе от менеджеров требуется дополнительный элемент доверия. Вы не можете смотреть и видеть, кто находится в их кабинках в любой момент. Вы должны быть уверены, что сотрудники делают то, что, по их словам, они делают. Если производительность такая же или лучше, чем была, значит, ваш виртуальный бизнес работает.
Источник: ru1.financieremedia.com
Виртуальный офис: четыре принципа организации удаленной работы
Начинающему предпринимателю отнюдь не нужны офис и визитки, на старте достаточно ноутбука и телефона, пишет в своей книге «Я такой как все» Олег Тиньков. Но есть примеры, когда не только стартапы, но и компании, уже зарабатывающие приличные деньги, не спешат арендовать помещения для работы. Как создать виртуальный офис в России и что для этого нужно?
Барьеры — в головах
«Самое сложное при организации удаленной работы — это барьер, который существует в наших головах, — говорит Василий Воропаев, сооснователь и бывший гендиректор компании Free-lance.ru. – Очень трудно осознать, что кто-то может работать, не сидя рядом с тобой, но при этом так, чтобы ты мог в любой момент времени заглянуть в монитор и «понять» картину процесса. Трудно осознать, что подобная работа может быть эффективнее, и уж тем более не поддается логике то, что в таком режиме могут работать целые команды, отделы, департаменты».
Тем не менее, в мировой практике это уже укоренившийся тренд. За последние 7 лет количество рабочей силы в США увеличилось всего на 3%, в то время как количество удаленных сотрудников за тот же период возросло на 66%. Кроме того, каждый десятый работающий американец трудится из дома хотя бы раз в неделю. Если изначально удаленная работа была прерогативой исключительно фрилансеров или представителей таких профессий, как программист, системный аналитик, страховой агент, адвокат, то теперь практику вводят целые офисы, в том числе из-за неимоверно высоких цен на аренду коммерческой недвижимости.
Казалось бы, при построении виртуального офиса выигрывают все стороны: компания экономит на аренде офиса и сопутствующих расходах (оргтехника, услуги охранного предприятия, оплата парковки и т д.), а сотрудники существенно снижают свои временные затраты на дорогу до работы и обратно, у них становится меньше так называемых «тайм-киллеров» вроде офисной болтовни у кулера или в курилке.
Американская софтверная компания Cisco, чьи сотрудники в среднем два дня в неделю работали удаленно, еще в 2009 году посчитала, что в результате общая экономия расходов сотрудников и компании составила 277 млн долларов за год, 69% сотрудников отметили рост производительности, 67% – повышение качества своей работы, 80% признались, что качество их жизни улучшилось.
Так почему же эта практика до сих пор не стала общепринятой? Оказалось, что дело в доверии. Даже в Штатах 54% руководителей обеспокоены тем, как именно удаленные работники проводят свое время. К тому же, хороший удаленный работник — это организованный, легко адаптирующийся, инициативный человек, который умеет распоряжаться собственным временем и не нуждается в надзоре со стороны начальства.
По мнению некоторых психологов, в менталитете русского человека на уровне генетического кода заложен «рабский сценарий», поэтому большинство сотрудников нацелены не на результат, а на процесс и имитацию бурной деятельности, очень зависимы от мнения начальства и его реакции на те или иные действия.
«Удаленная работа — это не что-то из области фантастики, это такой же процесс, как и многие другие. Как и везде, результат добывается упорным долгим трудом, а не по взмаху волшебной палочки, — делится опытом Василий Воропаев. – Четыре основы, которые помогут сделать так, чтобы сотрудники работали, — это планирование, контроль процесса, четкая и полная отчетность и мотивация».
4 базовых принципа в работе виртуального офиса
1. Планирование
Все задачи по проектам должны быть сформулированы предельно четко, с конкретными дедлайнами, описанием ожидаемого (желательно — измеримого) результата, а также ответственных за выполнение каждой части проекта.
2. Контроль процесса или статус, статус, статус
При удаленной работе каждый сотрудник должен знать, над чем именно в данный момент трудятся другие участники команды: кто за что отвечает, на каком этапе находится исполнение конкретной задачи. Это важно, потому что часто (особенно при командной работе) реализация последующих этапов проекта зависит от сроков и качества исполнения предыдущего. А некачественно написанный код или отодвинувшийся дедлайн может сорвать весь процесс и привести к денежным потерям (простойки, штрафы от заказчиков и т д.). Для этих целей можно использовать как дорогостоящие системы управления проектами, так и самые простые и бесплатные сервисы вроде Google Docs, Dropbox.
3. На связи 5/8
Чтобы сотрудники были синхронизированы во времени и могли оперативно обращаться друг к другу по возникающим вопросам, желательно, чтобы они были доступны хотя бы по одному их средств связи, скажем, с 9:00 до 17:00. Кроме того, желательно, чтобы сотрудники активно обсуждали текущие дела и собирались на конференц-коллы хотя бы два раза в неделю — понедельник (чтобы распланировать задачи) и пятницу (чтобы оценить, что было сделано, а что – нет).
4. Мотивация
Работает ли человек из дома или в офисе — не так важно. Важно, насколько он нацелен на результат. Впрочем, при удаленной работе применяются те же мотивационные и штрафные санкции, что и при офисной работе. Кроме того, благодаря постоянному контролю в системе управления проектами, оценить реальную эффективность каждого из участников команды при такой работе может быть гораздо легче, чем при работе в офисе.
Не работой единой
Культивируйте позитивную атмосферу, особенно когда работаете с территориально распределенной командой. Чувство принадлежности к коллективу повышает надежность и ответственность отдельных членов команды, формирует ощущение поддержки, советуют эксперты.
Несмотря на все «плюшки» и кажущуюся свободу, те, кто работает из дома, зачастую делает это гораздо усерднее и достигает более высоких показателей эффективности. Однако, несмотря на это, по признанию Скотта Хенселмана, который уже много лет удаленно работает на Microsoft, люди, трудящиеся вне офиса, испытывают чувство вины из-за того, что не ходят в офис. Кроме того, им иногда просто не хватает «общества», поэтому часто они перебираются в коворкинги, кафе или парки. «Постоянно работая из дома, вы можете сойти с ума. Я стараюсь выбираться из дома пару раз в неделю, — говорит Хенселман. – Мне нравится, когда вокруг ходят люди, их энергия помогает мне фокусироваться на работе и быть более продуктивным».
Команде, работающей в режиме онлайн, желательно устраивать тусовки в офлайне. «Как показала моя десятилетняя практика, работать 100% удаленно можно, но повышать мотивацию (например, корпоративами) необходимо, — резюмирует Василий Воропаев. – Все мы люди и хотим чего-то большего, чем просто работу работать».
Поиск и сегментация новых клиентов для бизнеса, выгрузка базы контактов в Excel или CRM
Источник: kontur.ru
Виртуальная штаб-квартира: как вести свой бизнес из дома
В последние годы значительно увеличилось количество предпринимателей, которые управляют своим бизнесом из дома. Многие из этих бизнесменов достигли феноменального глобального успеха благодаря специализированным сервисам, веб-порталам и подключению к Интернету.
Создание собственного бизнеса может быть дорогостоящей и сложной задачей. Существует множество накладных расходов, включая расходы, связанные с переоборудованием, онлайн-продвижением и маркетингом, а также расходы на сайты, с которых нужно начинать. Узнайте, как создать свою виртуальную штаб-квартиру и вести бизнес из дома.
Виртуальные локации
Это одно из преимуществ виртуального штаба. Начнем с того, что виртуальная штаб-квартира может быть установлена в любой точке мира в зависимости от направления бизнеса. Если это электронная коммерция или онлайн-бизнес, такой головной офис можно использовать для указания правильного физического адреса, а также столь необходимого офисного помещения. Кроме того, если предприниматель хочет вести свой глобальный бизнес, не выходя из дома, это может быть очень экономичным.
Соберите виртуальную «команду мечты»
С другой стороны, виртуальная штаб-квартира также подразумевает наем виртуальной команды, которая работает из разных уголков мира. Управление виртуальными командами может быть большой проблемой, потому что бизнес должен создавать позитивную корпоративную культуру, хотя и удаленно. Работодатели могут создавать команды из сотрудников, которые находятся за пределами географических границ.
Даже сотрудники получают выгоду, так как они могут пользоваться столь необходимой гибкостью, а также свободой выбрать баланс между своей работой и жизнью. Однако в реальности все не так просто.
Далее — несколько советов о том, как управлять удаленной командой, чтобы вы могли успешно вести глобальный бизнес из дома.
Включить гибкий график работы
Когда у вас есть команда, которая работает на ваш бизнес из разных географических точек мира, это означает, что все люди вряд ли могут работать одновременно. Таким образом, как глобальный предприниматель вы должны предлагать больше гибкости для рабочего времени в зависимости от их часовых поясов и обеспечивать им надлежащий баланс между их работой и жизнью. Ваши удаленные сотрудники будут довольны таким решением и в результате будут более продуктивными.
Вы можете поручить этим сотрудникам правильно отслеживать время для проектов и задач, выделенных им в течение их запланированных рабочих часов.
Убедитесь, что между вами и командой есть эффективная связь
Первым шагом к достижению этой цели является набор подходящих людей в вашу удаленную команду. В процессе собеседования вы еще и узнаете, насколько хорошо кандидат может общаться.
Навыки общения ваших сотрудников являются ключевым фактором успеха или неудачи вашей виртуальной команды. Однако иногда бывает сложно оценить коммуникативные навыки кандидата. Таким образом, вы можете рассмотреть возможность проведения нескольких раундов интервью и с использованием различных средств.
В случае если человек будет удаленным сотрудником, работающим полный рабочий день, необходимо выяснить и письменные навыки, а также умение общаться по телефону. Вы можете попытаться организовать личное собеседование с такими кандидатами, если это возможно.
Кроме того, попробуйте выбрать лучшее программное обеспечение и инструменты для упрощения вашей работы. Популярные варианты эффективного общения с удаленными или виртуальными членами команды:
- Инструменты планирования, такие как Doodle и Calendly.
- Инструменты для создания прототипов и совместной работы, такие как Marvel, Invision и Adobe XD.
- Инструменты чата, такие как Google Hangouts, Twist, Slack и другие.
- Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов, такое как понедельник, Microsoft Flow и Zapier.
- Инструменты для видео- и веб-конференций, такие как Zoom, Google Meet, Cisco Webex.
Тем не менее вы должны помнить, что не все инструменты могут подходить вашей команде. Вы можете использовать пробные периоды для определения и выбора инструментов, которые лучше всего подходят для ваших задач. Кроме того, проводите учебные программы для своих сотрудников по выбранным инструментам/программному обеспечению, чтобы убедиться, что все они используют эти инструменты для полной выгоды и последовательно.
Планируйте и проводите встречи в разных часовых поясах
Важно, чтобы все встречи с удаленными или виртуальными командами были организованы на основе их часовых поясов. После того как вы уже определились со временем этих групповых собраний, вы можете проводить их, выбирая различные инструменты, такие как видеовстречи Google или видеоконференции Skype.
Поощряйте тимбилдинг и тесное сотрудничество
Когда между членами вашей команды налажено эффективное сотрудничество, они могут общаться и доверять друг другу. Кроме того, когда члены команды смогут опираться на идеи и мысли друг друга, их отношения станут еще лучше.
Существуют различные преимущества эффективного сотрудничества. Во-первых, команды могут быть четко определены. Во-вторых, это также повышает ожидания того, что все они будут сотрудничать во время работы, даже если они находятся в разных географических точках.
Для удаленных членов команды крайне важно знать, кому они должны отчитываться. Предприниматель должен мотивировать свои команды регулярно взаимодействовать друг с другом посредством видеоконференций.
Предприниматель должен посещать тренинги виртуальных команд
Время от времени предприниматель должен заниматься виртуальным обучением команды. Эти учебные курсы обычно включают в себя следующие виды учебных программ:
- Обучение технологиям. Чтобы все знали, какие инструменты/программное обеспечение используются для управления виртуальными командами.
- Межкультурное обучение. Крайне важно, когда предпринимателю приходится работать с людьми разных культур. Члены вашей команды должны ценить лучший способ работы в мультикультурной среде.
- Обучение групповой обработке. Команда должна решать различные задачи, связанные с назначенными им проектами.
Таким образом, для управления виртуальными командами требуется много специальных навыков, правильная техническая поддержка, инновации и гибкость, чтобы успешно управлять своим бизнесом из виртуальной штаб-квартиры.
Источник: businessman.ru
