Что является результатом обследования бизнес процессов

Результатом деятельности на первом этапе является Системный проект.

В системном проекте документируются требования к будущей системе, которые определяют что и как будет делать система.

Системный проект не привязан к конкретному программному продукту и, являясь самостоятельным документом, может выступать основой как для развития существующей на предприятии системы, так и для разработки или внедрения новой системы, в том числе и с привлечением сторонних специалистов.

Системный проект формируется как результат совместной деятельности руководства и специалистов предприятия и системных аналитиков.

Системный проект воплощает в себе видение будущей системы руководством, оптимизированное с помощью специалистов в области структурного анализа.

Ввиду того, что системный проект определяет фундаментальные свойства системы, качество его реализации во многом определяет качество будущей информационной системы.

Существуют разные подходы к проведению первого этапа. Причем, не редко встречаются две крайности, такие как:

Реестр бизнес-процессов. Аудит бизнес-процессов

• реорганизация структуры предприятия под конкретную реализацию заранее выбранной системы без проведения обследования и анализа
• детальное обследование предприятия без анализа и оптимизации структуры с построением системы, автоматизирующей текущее, не оптимальное состояние

Очевидно, подобные подходы не могут устроить руководство предприятия, желающее получить возможность не только «увидеть», но и скорректировать будущую систему еще на этапе проектирования до того как на ее реализацию будут потрачены немалые средства.

Специалисты ЛадаСофт предполагают проведение следующих работ в рамках этого этапа:

Проведение обследования деятельности предприятия:

• определение организационной, штатной и топологической структур предприятия;

• определение перечня целевых задач (функций) предприятия;
• анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам;
• определение перечня документов и схемы их движения;
• выявление особенностей финансовых и материальных потоков;
• анализ предложений сотрудников по совершенствованию бизнес-процессов предприятия, а также результатов ранее проводимых обследований;
• определение перечня и функций применяемых на предприятии средств автоматизации.

Длительность обследования составляет 2-4 недели. По окончании обследования строится и согласуется с заказчиком предварительный вариант функциональной модели предприятия, включающий внешние объекты, связи с ними, а также детализацию до уровня основных деятельностей предприятия.

• Анализ текущего состояния предприятия и формирование предложений по реорганизации. На данном этапе осуществляется построение текущей модели предприятия на момент обследования и перспективной модели, как результата анализа текущего состояния и предложений консультантов, руководства и сотрудников предприятия. Текущая модель предприятия позволяет понять, что делает и как функционирует предприятие с позиций аналитика, позволяет выявить дублирование функций, узкие места, сформулировать предложения по улучшению ситуации. Перспективных моделей предприятия может быть построено несколько. Различные модели могут быть ориентированы на переход от текущей модели разными способами:

• Эволюционное совершенствование технологий на основе оценки их эффективности. Критериями оценки выступают стоимостные и временные затраты выполнения бизнес-процессов, дублирование и противоречивость выполнения отдельных задач, степень загруженности сотрудников (мягкая реорганизация).
• Радикальное изменение технологий и фундаментальное перепроектирование бизнес-процессов (жесткая реорганизация).

К преимуществам жесткой реорганизации относятся: возможность достижения коренных улучшений основных показателей деятельности предприятия за счет построения оптимальной структуры и системы управления предприятием. Слабыми местами жесткой реорганизации являются максимальное противоборство внедрению информационной системы со стороны сотрудников предприятия, необходимость переквалифицирования и переобучения кадров предприятия и решения социальных вопросов в отношении высвобождающихся сотрудников.

Как увеличить прибыль? / Обследование бизнес-процессов

Мягкая реорганизация позволяет сохранить благоприятную обстановку в коллективе и ослабить социальную напряженность за счет естественного выбывания высвобождаемых кадров. Плюсом мягкой реорганизации является минимальный риск нарушения управляемости предприятия при активном воздействии реорганизационных факторов. Кроме того, мягкая реорганизация позволяет наиболее эффективно использовать накопленный предприятием багаж программных разработок и технологий.

Построенные модели будущей системы, представленные в доступном для понимания схематическом виде, позволяют участвовать в их анализе руководству и всем заинтересованным специалистам предприятия. Указанные модели выполняются в формате, определенном рекомендациями Госстандарта России, являются составляющим элементом системного проекта.

• перечень функций, реализуемых системой и их распределение между элементами системы;
• состав людей и работ, имеющих отношение к системе;
• распределение функций между человеком и системой и их взаимодействие;
• топологию размещения элементов системы;
• структуру и потоки информации и документов, участвующих в системе, процедуры документооборота;
• предложения по оптимизации организационной структуры предприятия, в соответствии с проектируемой системой;
• полномочия участников системы;
• имеющиеся в наличии у предприятия людские, технические ресурсы, программные разработки, используемые предприятием в настоящее время.

Системный проект является отчетным документом по результатам работы консультантов по вопросам организации управления и системных аналитиков.

Источник: ladasoft.ru

Обследование бизнеса перед проектом. Зачем, если и так работает?

Что такое «обследование бизнеса», в рамках проекта внедрения информационной системы. Какую пользу можно получить от обследования, и чего стоит требовать Заказчику от Подрядчика, который обследование проводит.

Время прочтения: ~ 08 минут 40 секунд

Что такое обследование

Обследование, это первый этап в проекте внедрения 1С, в ходе которого процессы подлежащие автоматизации в компании детально изучаются и описываются. Для выявления процессов бизнес-аналитики общаются с ключевыми сотрудниками Заказчика, руководителями подразделений на серии встреч. Затем фиксируют собранную информацию в документ.

Зачем нужно обследовать процессы

1. Даже если бы заказчик знал, как он работает, разве качественная, подходящая бизнесу автоматизация, не является общей целью? Заказчик и исполнитель идут к одной цели – успешному проекту внедрения системы. Если какое-то мероприятие нужно, чтобы повысить вероятность успеха, оно нужно обоим сторонам.
2. На самом деле скорее всего вы не знаете, как вы работаете, так как принятые подходы и методы принятия решений находятся в сфере коллективного бессознательного. Большинство компания работает «как сложилось» в ходе роста, найма новых людей, распределения функций между ними. Никто не знает, как работает компания в целом. Представление о прохождении одних и тех же процессов у собственника, у руководителей отделов и у рядовых сотрудников может быть совершенно разным.
3. В ходе обследования выявляются изменения и улучшения, которые можно сделать, не дожидаясь внедрения 1С. Осознание, выявление бизнес-процессов, это работа, запускающая поиск улучшений и изменений. Частая ситуация в ходе интервью «Мы что, правда так работаем? – Да. – Не может быть! – Точно так – Давайте это поменяем, мы же теряем заказы/деньги/время». Мы просим кого-то из руководства компании присутствовать на всех интервью как раз для того, чтобы такие идеи обнаруживать и реализовывать в компании сразу.
4. В ходе обследования формируется атмосфера вовлеченности в проект, ключевые пользователи становятся соавторами проекта, и это полезно для дальнейшего внедрения. Внедрение нового программного продукта – это проект организационных изменений. Изменения всегда идут сложно. Люди не любят изменений. Для снижения сопротивления во время запуска, отличной идеей является вовлечение ключевых пользователей с самого начала.
5. Обладающий кругозором подрядчик может предложить идеи, рекомендации по перестроению бизнеса, или вводу новых метрик, опираясь на опыт других проектов. Консультанты, интеграторы, компании, занимающиеся автоматизацией управления и учета, имеют большую «насмотренность». Каждый день, месяц, год, они изучают различные практики и подходы к работе. В ходе обследования они могут дать интересные рекомендации, или поделиться взглядом со стороны.
6. На основании хорошего обследования, вы сможете написать должностные инструкции для ролей, и создать документы для изучения работы компании и входа в должность Мало внедрить информационную систему – нужно сделать так, чтобы пользователи знали свои участки бизнес-процессов, проходящих через компанию, и могли выполнять свои задачи. Хорошее обследование может лечь в основу корпоративных регламентов работы для разных должностей.

Пытаться выбирать и внедрять 1С, и любую другу систему управления, без обследования, всё равно что прийти к врачу и попросить сразу выписать нужное лекарство, без диагностики. Вы ведь и так знаете – вот болит спина, нужна таблетка от боли. Потому что «обследование, мне это не нужно, я за лечение плачу, а не за то чтобы вы меня обследовали».

Как проходит обследование

Как Заказчику понять, что обследование идет верно, и вы получите нужный результат?

• Начало проекта – стратап-встреча. Предложение начинается с большой буквы, а проект – со стартап-встречи. Это важное мероприятие, на котором происходит знакомство команды, поясняются роли, утверждается устав и план.
• Серия интервью, на них приходят аналитики с подготовленными вопросами. Само обследование должно состоять из последовательности встреч. Подрядчик предложит вам список встреч, которые необходимо провести, и попросит заполнить его контактными лицами и удобными датами. Обратите внимание, сессии вопросов-ответов должны идти гладко и четко. Это говорит о том, что аналитики приехали подготовленными, они не придумывают вопросы на ходу, а идут по своим опросникам, собирая в голове и в документе схему процессов.
• Состав вопросов, и ход интервью. Хорошо, если вопросы – понятны. Аналитики должны спрашивать вас про то, как работает ваш бизнес. А не про то, какие «галочки» в 1С им нужно поставить. Если вопросы не понятны, или относятся к настройкам 1С, например, «скажите, вы будете использовать ордерную схему на складе?» это плохой признак. Возможно перед вами не бизнес-аналитик, а 1С консультант. Так же обратите внимание как подрядчик управляет ходом интервью. Он должен следить за таймингом, вести встречи, и не давать вашим сотрудникам отклоняться от темы встречи и начинать рассказывать про жизнь и интересные истории.
• Финальный документ и работа по нему подрядчика и заказчика. Возможный состав финального документа описан ниже, обратите внимание на то, каким образом организован процесс сдачи вам этого документа. Правильный подрядчик – будет настаивать на внимательном прочтении, удивится если вы попытаетесь согласовать «не глядя», будет готов встречаться с вами, обсуждать документ, пояснять не ясные вопросы, вносить корректировки, а иногда и отстаивать свою позицию. Правильный подрядчик – умеет говорить клиенту «нет, так делать не стоит», если видит, что решение может принести вред проекту.

Что вы, как заказчик, можете сделать чтобы повысить шансы на успех проекта, и получить максимум пользы:

1. Назначьте «Руководителем проекта» со своей стороны – руководителя высокого уровня влияния в компании.
2. Сделайте так, чтобы он приходил на все интервью и встречи (освободите время, примите высокую важность проекта для компании).
3. Пусть ваш РП (или вы, если вы решили им быть) фиксирует замеченные «странности» в работе и принимает решения об их устранении.
4. РП заказчика необходимо подчеркивать важность проекта своим примером, «усмирять» сотрудников-сопротивленцев.
5. Внимательно изучайте документы от подрядчика, это подписывайте их так как «много текста, лень читать». Предложения сотрудников по документу так же проверяйте до отдачи подрядчику, если разослали документ на ознакомление.
6. Не отдавайте подрядчику противоречащие друг другу замечания, организовывайте встречи рабочей группы внутри компании, принимайте решения и отдавайте согласованные предложения/замечания/идеи.

Результаты обследования

Иногда результаты обследования остаются в голове у тех, кто его проводил. Это плохой результат, так как вы не сможете им воспользоваться, и не сможете передать проект другому подрядчику, если вам что-то не понравилось.

Что должно быть в результирующем документе?

1. Полный список или схема всех процессов, подлежащих автоматизации в ходе проекта. В виде картинки, схемы и/или текстового описания процессов.
2. Схемы и описание каждого бизнес-процесса. Какую методологию описания лучше использовать?
   Я не стал бы требовать описания процессов в IDEF0, UML, или другой нотации. Главное требование – схемы и описания процессов должны быть понятны вам, как заказчику, без дополнительного «обучения чтению диаграмм». Нужно ли описывать «как есть» и «как будет»? Есть разные подходы. Многие консультанты описывают процессы «как есть» и «как будет». Проблема описания «как есть» заключается в том, что оно почти бесполезно. В ходе встреч сразу принимаются решения, процессы могут поменяться, и «как есть» окажется слепком момента в прошлом. Мы считаем, что описывать нужно процессы «как будет» с ЗБР (зоной ближайшего развития). Насколько подробным должно быть описание? Каждый шаг процесса должен быть действием, имеющим конкретный результат – созданный документ, принятый на склад товар, принятое решение. Опускаться в детализации до «нажал кнопку А, посмотрел на монитор, взял в руки мышь, отодвинул кружку…» — не нужно.
   Нужны ли описания требований к 1С (на уровне технических заданий, или схем интерфейсов)? Это зависит от общей схемы проекта и согласованных между вами и подрядчиком результатов каждого этапа. Есть компании, которые в рамках одного этапа и описывают процессы, и пишут требования на доработку/настройку учетной системы. Мы в нашей практике разделяем эти этапы – исследование бизнеса это одно, а то какую 1С выбрать для решения бизнес-задач, как ее настроить, это другое. У нас это 2 разных этапа проекта, и 2 разных документа.
3. Ролевая матрица. Список или таблица ролей в компании, с указанием того в каком процессе какая роль участвует, за какой процесс какая роль отвечает. Под ролью имеется ввиду не должность. Человек на должности «коммерческий директор», может иметь и роль «КД» и роль «Продавец» и роль «HR».
4. (желательно) Список изменений, улучшений и предложений, а также задач заказчика в ходе проекта. Не каждая компания подрядчик собирает такой список, так как он не относится непосредственно к внедрению 1С. Мы его готовим для того, чтобы заказчик получил больше пользы от этапа.

Желаю вам хороших подрядчиков, успешных проектов и бизнес-пользы от автоматизации.

Если вас заинтересовала наша методика обследования и результаты – вы можете оставить контакты, наш менеджер свяжется с вами и в ходе пресейл-встречи покажет реальный документ «Отчет об обследовании».

Источник: corada.ru

МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ОБСЛЕДОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Эти методы предусматривают использование для наглядного представления процессов обработки информации в форме блок-схем, графиков прохождения документов и т.д. Графические методы являются составной частью любого проекта и необходимы для практической работы, поскольку выполняют роль вспомогательного средства при внедрении новых технологий. К наиболее известным относятся блок-схемный метод, методы стрелочных диаграмм, сетевых графиков, таблиц последовательности операций прохождения процессов. Различия методов выражаются в степени их автоматизации, наглядности, глубине отражаемых процессов.

Моделирование бизнес-процессов является важной составной частью проектов по созданию крупномасштабных информационных систем. Отсутствие таких моделей является одной из главных причин неудач многих проектов.

Экономическая информационная система предназначена, как известна, в первую очередь, для решения проблем бизнеса. Требования к ней формируются на основе бизнес-модели данного бизнеса. Модели бизнес-процессов являются не просто промежуточным результатом, используемым консультантом для выработки каких-либо рекомендаций и заключений. Они представляют собой самостоятельный результат, имеющий большое практическое значение.

На сегодняшний день в моделировании бизнес-процессов преобладает процессный подход. Основной принцип процессного подхода заключается в структурировании деятельности организации в соответствии с ее бизнес-процессами, а не организационно-штатной структурой. Именно бизнес-процессы, формирующие значимый для потребителя результат, представляют ценность, и именно их улучшением предстоит в дальнейшем заниматься. Модель, основанная на организационно-штатной структуре, может продемонстрировать лишь хаос, царящий в организации (о котором в принципе руководству и так известно, иначе оно бы не инициировало соответствующие работы), на ее основе можно только внести предложения об изменении этой структуры. С другой стороны, модель, основанная на бизнес-процессах, содержит в себе и организационно-штатную структуру предприятия.

Но прежде чем моделировать бизнес-процессы, их необходимо детально описать на основе достоверной и непротиворечивой информации. Для этого и предназначена методика проведения обследования бизнес-процессов. Она применяется на стадии предпроектного обследования и позволяет собрать и систематизировать информацию о структуре предприятия, его бизнес-процессах, причем, вне зависимости от области деятельности и дальнейших методов оптимизации.

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Источник: studopedia.ru