Эффективная организация — это концепция, которую предприятия используют для определения того, насколько они успешны в достижении желаемых результатов. Компании могут внедрять различные модели, помогающие им измерять свою производительность. Понимание способов максимизации эффективности вашей компании может помочь повысить вовлеченность сотрудников и улучшить взаимодействие с руководством. В этой статье мы объясним, что такое эффективная организация, рассмотрим некоторые модели, которые ее используют, и рассмотрим шаги, которые необходимо предпринять, чтобы применить ее на рабочем месте.
Что такое эффективная организация?
Эффективная организация показывает, насколько успешно компания достигает своих целей. Эти цели могут быть внешними, например, производство продукта определенного качества, или внутренними, например, улучшение коммуникации внутри компании. Эффективная организация рассматривает различные факторы в компании, которые могут варьироваться от того, насколько хорошо работают сотрудники, до эффективности бизнес-процессов. Например, если организация поставила своей целью увеличение числа подписчиков на 10%, она могла бы определить свою эффективность, посмотрев, сколько новых подписчиков она получила за определенный период времени.
Почему важна эффективная организация?
Эффективная организация важна для того, чтобы помочь компаниям процветать в долгосрочной перспективе. Это позволяет организациям работать более плавно, сосредоточив их на своих целях. К преимуществам эффективной организации относятся:
- Повышение производительности и вовлеченности сотрудников
- Улучшение коммуникации с руководством
- Обеспечение экономии бюджета за счет устранения участков отходов
- Улучшение использования компанией технологий
- Максимизация потребительской ценности
7 типов моделей организационной эффективности
Насколько эффективна организация, зависит от того, какую цель она поставила перед собой. Существует ряд моделей, которые помогают компаниям определять свою эффективность на основе их ключевых целей. Вот некоторые модели организационной эффективности, которые используют компании:
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
1. Модель внутреннего процесса
В модели внутренних процессов компании интересуются тем, что происходит внутри организации. Достигнув этого успеха, эти компании могут испытать продуктивную организационную деятельность. Способы, которыми организации могут добиться этого, включают эффективное управление документацией и информацией.
2. Модель цели
Целевая модель — это модель, которая фокусируется на достижении целей организации. Это традиционная модель, используемая для измерения эффективности организации. Организация может ставить различные цели, начиная от достижения финансовой цели и заканчивая созданием определенного социального воздействия. Модель цели менее действенна, чем другие модели, поскольку она фокусируется на измерении выходных данных и содержит мало информации о входных данных или процессах.
3. Ресурсная модель
Организации, использующие модель, основанную на ресурсах, измеряют свою эффективность, рассматривая свои входные данные. Этот подход фокусируется на идее о том, что компании могут добиться успеха, получив адекватный запас ресурсов, необходимых для высокой производительности. Для этого организации используют ресурсы, которые являются редкими, ценными и трудно воспроизводимыми, чтобы создать конкурентное преимущество перед другими организациями. Например, компания, работающая в социальных сетях, может владеть проприетарным программным обеспечением, которое трудно скопировать.
4. Модель стратегического округа
Стратегическая модель избирательного округа — это модель, в которой компании оценивают свой успех по тому, удовлетворяют ли они тех, кто может угрожать выживанию их организации. Эти группы могут включать владельцев бизнеса, сотрудников, клиентов, поставщиков и правительство. Чтобы добиться успеха в этом подходе, предприятия определяют свою аудиторию и их ожидания, чтобы они могли их реализовать.
5. Модель изобилия
Модель изобилия измеряет эффективность организации, исследуя потенциал, который она имеет в человеческих системах. Для компаний, использующих этот подход, эффективность означает процветание и добродетель. В моделях изобилия используется комбинация положительных и отрицательных значений для поощрения человеческого потенциала, поскольку совершенство существует в сочетании с трудностями.
6. Модель заинтересованных сторон
Модель заинтересованных сторон фокусируется на удовлетворении сторон, заинтересованных в деятельности организации. Это лица, на которых бизнес может косвенно влиять, например, члены семей сотрудников, сообщества и активисты. Этот подход аналогичен модели стратегического округа, поскольку он направлен на удовлетворение ожиданий заинтересованных сторон.
7. Модель конкурирующих ценностей
В модели конкурирующих ценностей организации определяют свою эффективность по способности создавать конкурирующие ценности. Подобно структуре конкурирующих ценностей Кэмерона и Куинна, этот подход фокусируется на четырех ключевых ценностях. К ним относятся то, как компания сотрудничает, работает, контролирует поведение и конкурирует.
Ступени организационной эффективности
Выполните следующие шаги, чтобы максимизировать организационную эффективность вашей компании:
1. Поставьте цель
Чтобы создать эффективную организацию, сначала определите, какую область вашего бизнеса вы хотите улучшить. Это позволяет ставить перед собой четкие цели. Примером цели для компании является улучшение качества обслуживания клиентов. После того, как вы поставили цель, убедитесь, что все члены команды знают о ней, чтобы они могли работать над ее достижением.
2. Принимайте эффективные решения
Поскольку принятие решений помогает обеспечить эффективную организацию компании, важно сделать правильный выбор. Принимая решения, убедитесь, что они соответствуют целям вашей организации. Создайте эффективную систему коммуникации, которая позволит вам делиться этими решениями с членами вашей команды. В примере с организацией, желающей улучшить качество обслуживания клиентов, это может включать в себя мозговой штурм, чтобы улучшить взаимодействие клиентов с их компанией.
3. Разрабатывайте стратегии
Создавайте эффективные стратегии, которые помогут вашей организации добиться положительных результатов. Это включает в себя поиск правильных шагов для достижения ваших целей. Оцените, где сейчас находится ваша организация и куда вы хотите двигаться. Например, компания, стремящаяся улучшить качество обслуживания клиентов, может решить внедрить программу вознаграждений для постоянных клиентов, чтобы стимулировать лояльность к бренду.
4. Учитывайте свои потребности
На этом этапе эффективного организационного планирования вы можете определить, что нужно вашей организации для достижения ваших целей. Определите, какие сотрудники нужны вашей компании для реализации ваших стратегий. Как только вы узнаете свои потребности, вы сможете нанять нужных людей и обучить существующих сотрудников. Чтобы создать эффективные стратегии для улучшения качества обслуживания клиентов, компания может рассмотреть возможность найма кого-то с опытом работы в качестве специалиста по обслуживанию клиентов.
5. Измеряйте свою эффективность
Наконец, оцените, насколько успешно ваша компания достигла своих целей. Один из способов измерить вашу эффективность — использовать систему показателей, чтобы определить, достигла ли ваша организация своих целей или ключевых показателей эффективности (KPI). Регулярно отслеживайте свой прогресс, чтобы вы могли определить области для улучшения и увидеть, что получилось хорошо. Используя предыдущий пример, компания может заметить, что наем специалиста по работе с клиентами помог ей получить информацию, о которой они не подумали бы самостоятельно, и помог создать более лояльных потребителей.
Как HR может способствовать эффективной организации?
HR может внести свой вклад в эффективную организацию, создав правильную рабочую силу, которая поможет компании достичь поставленных целей. Это начинается с создания высокоэффективной культуры, которая приглашает людей, ориентированных на достижение цели. Они также могут внедрить эффективные процессы управления производительностью и талантами, чтобы помочь организациям оценить, насколько успешно их сотрудники выполняют свою миссию.
Советы по созданию организационной эффективности
Воспользуйтесь этим советом, чтобы повысить организационную эффективность на рабочем месте:
- Запросите обратную связь. Чтобы организация продолжала совершенствоваться и становиться более эффективной, полезно быть открытой для предложений и отзывов от других.
- Помните о том, кого вы нанимаете. Поскольку люди играют важную роль в организационной эффективности, важно учитывать, какой вклад новые сотрудники могут внести в достижение целей вашей компании.
- Найдите правильные инструменты. Чтобы максимизировать организационную эффективность, будьте открыты для использования инструментов, таких как технологии, для улучшения рабочего процесса.
Источник: buom.ru
Эффективный бизнес – это бизнес, ориентированный на клиента
Решить эти и другие проблемы помогает программа «CRM ПРОФ», разработанная фирмой «1С-Рарус», которая может функционировать обособленно от других учетных систем или встраиваться в некоторые из них. С ее помощью все процессы внутри компании, связанные с клиентами, становятся «прозрачными» и легко анализируемыми, а руководителю будет проще принимать обоснованные решения.
Сохраняйте и накапливайте информацию о клиентах
Вся информация о клиенте и о взаимодействии с ним является ценной для компании. Менеджер может зафиксировать ее в личном блокноте, в отдельном файле на компьютере. В случае отпуска или увольнения, зачастую, эти данные становятся недоступными для других сотрудников фирмы. Кроме того, есть вероятность перехода информации к конкурентам.
Чтобы избежать такой ситуации, надо организовать работу менеджеров в единой базе данных, в которую они будут вносить все сведения о клиентах и о взаимодействии с ними. Для обеспечения безопасности необходимо будет настроить в ней права доступа. В этом случае внезапная болезнь, отпуск или увольнение одного из сотрудников никак не скажется на качестве работы с клиентами.
В программе «CRM ПРОФ» информация о клиенте пополняется по мере взаимодействия с ним. Данные о нем и о его контактных лицах вводится в справочники, а о телефонных звонках, встречах – в документы.
В основном используется два объекта:
Чтобы менеджер не тратил много времени на ввод нового контрагента, можно использовать специальное окно, в котором заполняется только основная информация, и часть полей уже заполнена наиболее часто встречающимися вариантами.
Вообще, программа предусматривает хранение гораздо большей информации о клиенте, но обычно при первом контакте известна только основная. Если в конкретной ситуации менеджеру не хватает полей, например, для ввода телефонов, то он может быстро переключиться в полный режим карточки и вести данные.
В базе можно фиксировать практически все интересующие сведения о клиентах, даже если нужное поле не предусмотрено разработчиками, его можно создать без помощи программистов.
Когда данные содержатся в базе, можно легко сегментировать клиентов по любому интересующему признаку. Например, по виду их деятельности.
Все события можно классифицировать на входящие и исходящие, на завершенные, запланированные, отмененные и т.д. Предусмотрена дополнительная классификация, которую можно настраивать самостоятельно и называть в соответствии с терминологией компании, например:
Рисунок 1. Документ Событие.
В нем фиксируем информацию о взаимодействии с клиентом, а потом – анализируем эффективность рекламы, активность менеджеров, число жалоб и многое другое.
Огромное достоинство — возможность передать телефонный звонков сотруднику, которого в нужный момент не оказалось на рабочем месте. Благодаря этому механизму, сотрудник, вернувшись на рабочее место, сразу увидит, кто и когда ему звонил в его отсутствие.
На основе данных о взаимодействии всегда доступна вся цепочка работы с клиентом. Специальные отчеты могут показать покупателей, с которыми давно не велась работа, оценить трудозатраты менеджеров. События легко сегментируются по любой классификации аналогично примеру с контрагентами (см. Рис. 1).
Увеличьте отдачу от затрат на рекламу
Помимо положительной деловой репутации компании, привлекать новых клиентов помогает правильно построенный маркетинг. На проведение рекламных кампаний тратится немало средств, поэтому руководитель желает получить максимальную отдачу от каждого вложенного рубля. Но как понять, какая реклама эффективна, а какая – вовсе бесполезна, ведь с клиентами общаются менеджеры по продажам? Можно распорядиться, чтобы они отмечали, откуда узнал о фирме каждый новый клиент и, к примеру, в конце месяца посчитать количество обращений из каждого источника.
Действительно, Вы получите показатель, которым, вроде бы, можно руководствоваться для принятия дельнейших решений по выбору вида рекламы. Но не все обращения приводят к одинаковой выручке, прибыли и к продаже вообще. Эффективной обычно считают ту рекламу, которая приносит больший доход от привлеченных покупателей, поэтому оценка маркетинговых кампаний по числу обращений не объективна.
Без автоматизации менеджерам будет крайне сложно сопоставить данные по продажам и прибыли со сведениями об источнике обращения покупателя. Наверняка, в Вашей фирме есть база данных, куда вносится информация о сделках с покупателями. Но если в ней помечать, сколько денег потратила фирма на ту или иную рекламу, а менеджеры, в свою очередь, будут фиксировать, откуда клиент узнал о Вас, то программа поможет принять решение, в какую рекламу стоит вкладывать средства, а в какую — нет.
В программе «CRM ПРОФ» есть справочник, в котором содержатся все возможные формулировки источников появления клиента.
Это могут быть:
Обычно при первом контакте с клиентом менеджер узнает источник обращения и фиксирует его в документе «Событие», таким образом, закрепляя его за контрагентом.
Также есть документ «Маркетинговая кампания», который вводит сотрудник, отвечающий за рекламу. В нем отмечаются затраты, ожидаемый эффект и т.д.
Документ связывается с источником обращения покупателей, что позволяет сопоставлять затраты компании с количеством привлеченных клиентов, суммой выручки, прибылью. Таким образом, можно получить соотношение контрагентов, совершивших покупку к количеству привлеченных клиентов, стоимость привлечения одного клиента, сумму продажи, прибыль, полученную благодаря проведению кампании, и другие показатели.
А чтобы равномерно распределять и планировать маркетинговые кампании в течение периода, можно использовать отчет, показанный на рисунке 2.
Рисунок 2. Анализ маркетинговых кампаний (Диаграмма Ганта).
Помогает планировать рекламные кампании во времени.
Повысьте эффективность работы сотрудников
В большинстве компаний эффективность работы менеджеров по продажам оценивается по количеству сделок, сумме выручки или прибыли.
У каждого сотрудника, работающего с клиентами, есть круг обязанностей, выполнение которых должно привести к увеличению продаж. Например, они должны принимать входящие звонки потенциальных клиентов, узнавать их координаты, предлагать им товары, услуги и после совершения сделки опрашивать по поводу удовлетворенности качеством обслуживания. Это занимает немало рабочего времени.
У сотрудников разные трудозатраты на выполнение обязанностей. Причинами могут быть неравномерное распределение входящих звонков между менеджерами, невыполнение некоторыми менеджерами своих обязанностей и т.д.
Неравномерное распределение входящих звонков одним сотрудникам дает возможность достигать высоких результатов без особых затрат, а другим приходится работать с максимальной отдачей, чтобы хоть как-то приблизиться к этому уровню.
Высокие результаты без трудозатрат имеют обратную сторону – менеджер упускает часть клиентов, не желая тратить на них время, т.к. есть другие, уже готовые к сделке.
Поэтому эффективность их работы должна оцениваться не только по конечному результату, но и по трудозатратам.
Например:
узнают ли менеджеры необходимую информацию о клиентах, нужную компании для дальнейшей работы с ними,
- выполняются ли различные опросы,
- возобновляются ли контакты со старыми клиентами,
- какая часть потенциальных клиентов совершает сделку с компанией?
Ответы на эти и другие вопросы можно получить с помощью «CRM ПРОФ».
Используя отчет «Анализ событий» можно получить данные о распределении входящих звонков между сотрудниками, о соотношении первичных звонков, интересов, вопросов и т.д.
Кроме количества документов отчет позволяет анализировать суммовые показатели, образующиеся при заполнении товаров, интересующих клиента.
Для анализа заполнения карточек клиентов можно определить, какую информацию должны вносить менеджеры. Далее с помощью отчета «Показатели работы менеджеров» получить сравнительную характеристику сотрудников по заполнению карточек контрагентов.
Программа наглядно представляет данные о загруженности менеджеров.
А если Вы утвердите регламент поэтапной работы с клиентом, опишете каждый из них и реализуете в программе с помощью механизма бизнес-процессов, то, так называемая, воронка продаж покажет соотношение потенциальных клиентов к числу клиентов, совершивших покупку по каждому менеджеру и в целом по компании.
На рисунке 3 показано как, используя механизм бизнес-процессов, можно оценить ответственность менеджеров по выполнению текущих задач (этапов процессов).
Рисунок 3. Анализ выполнения задач бизнес-процессов.
Помогает понять, почему, например, падают продажи в фирме…
Клиентоориентированная стратегия делает бизнес более эффективным. Сама по себе программа «CRM ПРОФ» не решает всех проблем компании.
Но она является мощным инструментом управления и контроля. Внедрение данного продукта поможет топ-менеджерам и руководителям организации получать информацию о том, насколько клиентоориентированы их сотрудники и компания в целом.
Дополнительную информацию о продукте Вы можете получить в отделе продаж ГК «ГЭНДАЛЬФ». Демонстрация производится БЕСПЛАТНО.
Источник: www.klerk.ru
Повышение эффективности деятельности фирмы
Качественное повышение эффективности компании — к этому вопросу рано или поздно приходят многие руководители. Подразумевается не только экономический фронт работы, здесь есть много других аспектов, на которые стоит обращать внимание.
Создавая свое предприятие, каждый хочет получить как можно больше выгоды при минимальных затратах. И если в начале такие результаты возможны, то со временем активность может начать снижаться. Нужно понимать причины, по которым это происходит. Зная источники новоявленных проблем, их легко устранить.
Для повышения показателей эффективности деятельности организации нужно разработать действенный план, приносящий результат. Он должен учитывать внутренние задачи и работу фирмы, а также все изменения внешней обстановки. Сочетая это с особенностями производственных моментов, вы найдете способы повышения эффективности производства и получите желаемый результат достаточно быстро.
Что такое эффективное предприятие
По сути, эффективность производства — это экономика деятельности. Чем больше доход при минимальных затратах — тем выше считается эффективность. Но это еще не все, к этой же категории относится еще несколько условий:
- рост темпа производства;
- минимизация выбросов в окружающую среду;
- повышение количества и скорости производства.
Кроме этого, существуют другие факторы, определяющие продуктивность и развитие предприятия. Эти пункты позволяют понять, насколько высока рентабельность того или иного производства. К ним относится:
- результативность производства по новым технологиям.
- рост финансового оборота при выпуске новой продукции.
- возможность экономии различных ресурсов, используемых организацией.
Условия эффективности работы
Как правило, стремясь повысить качественный рост производства, руководство делает упор на финансовую сторону дела. Это не всегда приносит плоды, поскольку такой подход может навредить обороту поставляемых товаров или услуг. В таком случае получается совсем обратный результат, который очень сложно изменить в будущем.
Методы повышения эффективности производства считаются действительно продуктивными при следующих условиях:
- Прочная конкурентоспособность. Когда полученные вами результаты значительно выше, чем у ваших конкурентов на рынке.
- Рост показателей финансовой стороны повышается значительно быстрее, нежели у аналогичных предприятий и фирм.
- Образовывается достаточное количество незадействованных ресурсов, которые можно вложить в обновления и изменения внутри организации.
Развитие и соответствие запросам потребителей — важнейшая сторона в работе любой организации. Пока ваш уровень не будет полностью соответствовать современным требованиям, эффективность работы предприятия остается на нейтральном уровне. Важно, чтобы каждый отдел трудился на высокий результат. Только в этом случае вы сможете достигать действительно высоких целей.
Инструменты для повышения эффективности деятельности предприятия
Каждая организация должна выбирать правильный путь развития, сугубо индивидуальный для любой фирмы. Можно выделить только несколько основных правил, применимых к любой из них.
- Снижение затрат, не отражающееся на качестве производства. Многие управленцы решают этот вопрос путем сокращения штата или закупкой более дешевых материалов. В этом случае стоит обращать внимание на то, что может значительно упасть скорость, и организация потеряет прибыль.
- Модернизация и автоматизация рабочего процесса. Это стоит делать только после детального анализа производительности. Хозяйственный и производственный отделы чаще всего нуждаются в таких обновлениях.
- Поиск новых путей организации и управленческих моментов. Обновление на уровне руководства поможет привнести свежие идеи и даст новые силы для реализации прибыльных проектов.
- Правильный маркетинг. Реклама играет важную роль в повышение финансового оборота компании. Правильно проработанная схема привлечения клиентов способна принести большой доход при сравнительно низких затратах.
Детализация каждого из этих аспектов может принести желаемый результат. Но не стоит забывать также о том, что любая фирма это в первую очередь люди, работающие в ней. Стоит поощрять инициативу сотрудников, награждать за удачные идеи. В таком случае вы получите коллектив, заинтересованный в продвижении предприятия на всех уровнях.
Что влияет на эффективность организации: факторы и нюансы
Занимаясь поиском пути повышения эффективности деятельности предприятия, обращайте внимание на все аспекты, которые могут хоть как-то касаться вашего дела. В первую очередь это внутренняя проблема и способы ее решения. Также важно не упускать из вида условия внешней среды, непосредственно или косвенно относящейся к делам фирмы.
Рассмотрим более подробно каждый фактор повышения эффективности производства, на который нужно обращать внимание.
- Мотивация сотрудников. Кроме премий и поощрения за переработку, не забывайте о такой важной вещи как повышение квалификации. Подбор правильных курсов значительно повысит компетентность работников. Это гораздо проще, чем искать новых людей с более высоким уровнем знаний и навыков.
- Больше власти местным управленцам. Если ваша фирма достаточно большая и имеет филиалы в разных городах, одному человеку становится сложно контролировать все уровни. Стоит возлагать больше ответственности и власти на местных руководителей. Это же относится и к начальникам разных отделов. Это поможет управлять всеми сторонами работы с точки зрения компетентного сотрудника.
- Использовать прогресс во благо. Не ленитесь посещать различные выставки и ярмарки, где представляют новые разработки и технологии. Вовремя обновляя производственный аспект предприятия, вы сможете увеличить объемы выработки при прежних затратах ресурсов.
- Привлечение инвесторов. Вливание денег заинтересованных людей поможет обновить и значительно улучшить рентабельность всей компании.
- Повышение лояльности и эффективности сотрудников. Многие работодатели не обращают внимание на такой аспект, как правильный отдых сотрудников. Организовывайте своим работникам возможность посещать различные санатории и базы отдыха по сниженным ценам. Это поможет значительно сократить количество больничных и повысить работоспособность людей. Не забывайте о корпоративах в честь важных дат. Совместно проведенное мероприятие способно крепко сплотить коллектив.
С чего нужно начать
Прежде чем приступать к планированию изменений в любом направлении компании, нужно правильно и четко проанализировать стиль фирмы. Это даст возможность лучше понимать, в какую сторону стоит двигаться. Грамотный руководитель знает, что современное предприятие — это целый комплекс обновлений, без которых нельзя обойтись для максимальной продуктивности работы.
Для детального понимания ситуации внутри компании, вам понадобится:
- Статистика предыдущих лет работы формы. К этому пункту относится: количество выпускаемой продукции, продажи, пополнение или сокращение штата, рентабельность, уровень колебания зарплат.
- Средние и высшие показатели оборота в нужной вам отрасли.
- Полноценное сравнение своей фирмы с конкурентами по прибыли и расходам.
- Тщательный анализ всех факторов, приводящих к упадку или финансовым потерям вашего предприятия.
- Назначение ответственных за проведение инноваций и реформ на местах.
Нередко подробная оценка общей информации показывает, что реформы стоит начинать с самой верхушки. В таком случае руководству стоит пересмотреть методы управления и менять их. Кардинальные изменения нередко приносят результат уже на первом этапе. Очень важно правильно оценивать собственные действия.
Признать ошибки — значит сделать первый шаг к успешному выполнению поставленных задач. Тогда прогресс не станет вашим врагом, а будет работать во благо фирмы.
Не забывайте также о том, что любое предприятие начинается с его руководителя. В первую очередь следует развивать собственную эффективность. Для этого стоит сперва оценить собственную способность развиваться и меняться. Для этого можно заказать ДНК-анализ, который покажет вам полную расшифровку ваших внутренних возможностей. На основе этого вы сможете понять, каким путем следует развивать собственную эффективность.
Где заказать анализ компании и ее работы
Многие консалтинговые фирмы предлагают провести подробный технический анализ всех сторон работы фирмы. В этом случае от вас потребуется только предоставить статистические данные, на их основе будет сделана подробная оценка. Что касается исследования ДНК, то здесь нужно обращаться к тем, кто точно знает, как исследовать совокупность генов в вашем организме.
Специалисты нашей компании помогут вам провести ДНК-тест и расшифровать его значение. Генетический анализ MyNeuro позволит разобраться в особенностях ваших мотивации и продуктивности. На основе полученных данных мы поможем составить действенный план, следуя которому вы сможете поработать над повышением собственного потенциала. Повышение эффективности и получение стабильно высокого дохода обеспечено тем, кто не боится что-то менять ради будущего развития. Успешный руководитель поддержит изменения во благо, и будет трансформироваться сам.
Источник: mygenetics.ru