Делопроизводство в бизнесе это

Документооборот – важнейшая часть жизнедеятельности любой компании. Если вы владеете бизнесом или ваша работа связана с получением и обработкой документов, то разбираться в базовых правилах делопроизводства просто необходимо.

О том, что представляет собой документооборот, как отладить процессы движения документов в компании, рассказываем ниже.

Что нужно знать о документообороте. Базовые правила

Делопроизводство — что такое и для кого нужно

Делопроизводство, другими словами, документооборот — это процесс передвижения документов, начиная от составления и заканчивая получением и отправкой их в архив.

Это сложный многоэтапный процесс, часть обязанностей по которому перекладывается на плечи секретаря или офис-менеджера. Знать, как правильно оформить и зарегистрировать документ, кому и когда отправлять, — все это должен знать секретарь. Часто от одной «бумажки» зависит будущее организации. Потому к вопросам делопроизводства нужно подходить серьезно.

В законодательстве прописаны определенные стандарты оформления бумаг. Они записаны в ГОСТ Р 6.30-2003. С момента его введения многое в документообороте изменилось: появились электронные документы и подписи, новые реквизиты и пр. Это привело к необходимости создания нового государственного стандарта. Результатом стал ГОСТ Р 7.0.97-2016, который официально вступить в силу летом 2018 года.

Понятие делопроизводства. Стадии. ЮД #1

В новом ГОСТ закрепляются основные требования к оформлению бумажных и электронных документов.

Хоть ГОСТ и необязателен для соблюдения, в то же время он является ориентиром. Нормы и правила ведения и оформления документов в компании могут регулироваться как федеральными, так и локальными актами, устанавливаемыми самой компанией.

Независимо от того, придерживается организация ГОСТа в вопросах стандартизации документооборота или следует своему регламенту, у каждого документа есть определенные этапы «жизни»:

• Создание или поступление бумаги

• Отправка или передача по назначению

• Исполнение (согласование, подпись и пр.)

• Отправка в архив

Каждый документ в компании должен проходить эти стадии. Если на одной из них случаются задержки, это приводит к сбою всей работы.

Кому нужно знать базовые правила документооборота?

Владельцам бизнеса . Не обязательно знать каждый нормативный акт наизусть. Достаточно знать, где посмотреть изменения и применить их на практике. Более того, понимая весь путь движения бумаг, владелец может оптимизировать процесс и сократить время «хождения» документов, тем самым ускоряя получения результата.
Секретари и офис-менеджеры . Работа с документами входит в список должностных обязанностей и занимает большую часть времени. Потому знать основы документооборота просто необходимо. Знание основ делопроизводства поможет оптимизировать работу и сократить время на поиск нужного документа, его оформление или отправку, а значит, эффективность как сотрудника в разы повышается.

Какие виды документооборота существуют

Виды документооборота

В зависимости от сферы деятельности компании, выделяются несколько видов документооборота. Как правило, в большинстве организаций присутствуют они все.

Документооборот в делопроизводстве

По типу документов:

1. Внешний документооборот — включает в себя все бумаги, поступившие от других организаций и учреждений.

2. Внутренний — бумаги, которые перемещаются исключительно внутри компании. Например, приказы о переводе сотрудника с одной должности на другую.

3. Исходящий — это документы, которые отправляются в другие организации.

По характеру документов

Можно выделить несколько типов делопроизводства:

1. Управленческий — сюда входят все бумаги, касающиеся управления организацией (приказы, распоряжения, соглашения и пр)

2. Финансовый — включает в себя договора, нормативно-правовые акты, корреспонденцию, счета, отчеты и пр.

3. Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещении в компании.

4. Технический — это вся техническая документация. Создание проектной документации, контроль исполнения и после перемещение в архив.

5. Архивный — все бумаги, выполнившие свою функцию и перешедшие на хранение.

Как выстроить эффективную систему документооборота

Грамотно выстроенная система делопроизводства позволит сократить время движения и «остановки» документа на различных этапах. Главная цель при оптимизации документооборота — уменьшить количество промежуточных «стоянок» документа от момента его создания или получения до окончательного принятия и отправки в архив.

Чтобы построить эффективную систему документооборота, необходимо помнить, что есть разные способы его организации.

Бумажный документооборот. Все документы в компании предстают только бумажном варианте. Такой вид в наше время уже редкость.
Электронный. Более прогрессивный вариант. Документы передаются и хранятся в электронном виде, а закрепляются электронной подписью.
Смешанный — самый распространенный вид. Бумаги хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях. Обычно в электронном виде документы создаются, после распечатываются и уходят на согласование.

Итак, базовые правила, которых стоит придерживаться, чтобы наладить эффективный документооборот в компании:

1. Определить способ организации делопроизводства — бумажный, электронный или смешанный. Полностью перейти на ЭДО (электронный документооборот) не получится, пока что некоторые документы должны оставаться в бумажном виде. Бумажный вариант документооборота неудобен тем, что со временем накапливается очень много бумаг, кроме того, некоторые могут легко затеряться в бумажном массиве. Смешанный – наиболее адекватный способ организации бумаг, позволяет систематизировать и упростить создание документов, их поиск и хранение.

2. Определите форму организации . Форма может быть централизованной, при которой все документы находятся в одном отделе, чаще всего это секретариат или канцелярия, децентрализованная форма — бумаги находятся в разных отделах и подразделениях компании, встречается в крупных организациях.

3. Выработайте собственные регламенты или придерживайтесь ГОСТ по созданию, оформлению, срокам обработки документов. Это позволит избежать «простаивания» документа на этапах создания и обработки.

Делопроизводство в компании должен работать как часы. Отлаженный до мельчайших деталей документооборот позволит оптимизировать работу не только секретарей, но и всех сотрудников, увеличит скорость прохождения документа по этапам, что непременно приводит к успешному развитию организации.

Источник: dzen.ru

Формирование службы делопроизводства «с нуля» и «под ключ» (часть 1)

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Что такое делопроизводство и его виды

Виды документов в делопроизводстве

Жизнь компании любого уровня и масштаба – будь то крупная корпорация или индивидуальный предприниматель – невозможна без документов. Регистрация предприятия, договоры, заявления, контракты, письма с предложениями от партнеров или уведомления от налоговой – все это должно быть в полном порядке. Только в этом случае можно рассчитывать на стабильность в работе, пунктуальность в исполнении обязательств, четкое соблюдение федеральных законов и локальных нормативов и в итоге – на эффективность бизнес-процессов. Все это обеспечивает правильно выстроенное делопроизводство.

Что это такое и почему от него так много зависит? Давайте разбираться.

Что такое делопроизводство?

Делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает обмен информацией – как внутри одной организации, так и между разными участниками коммуникаций. Это многоэтапный процесс, который включает создание, ведение, использование, контроль, своевременное обновление и хранение документации. От одного неправильно оформленного документа может зависеть судьба человека, будущее компании, успешность проекта. Поэтому вопросы документационного обеспечения управления (ДОУ) заслуживают пристального внимания.

Базовыми принципами и правилами ведения делопроизводства стоит владеть

собственнику или руководителю компании, например, для того чтобы оптимизировать процессы согласования, подписания и ускорить получение результата;
секретарю или офис-менеджеру, чтобы знать, как правильно оформлять, регистрировать и хранить важные бумаги, чтобы сократить время на поиск нужного документа и сделать свою работу более эффективной.

В разных компаниях служба, занимающаяся делопроизводством, может называться по-разному, например, управление делами, секретариат или канцелярия. В любом случае весь процесс будет включать три этапа:

документирование (запись, фиксация информации на бумажном или электронном носителе в соответствии с принятыми нормативами, стандартами);
документооборот (или организация учета, движения, использования документации);
архивное дело (учет и хранение документации).

Нормативная база

Ежедневно производится огромное количество документов самого разного назначения. Чтобы избежать путаницы, недопонимания, конфликтов, вся документация соответствует определенным стандартам, а само делопроизводство строго регламентировано. Нормативно-правовую базу, которая упорядочивает производство, обработку, учет и хранение управленческой документации, определяет цели и задачи и регулирует работу соответствующих отделов самого разного уровня, образуют:

Конституция РФ, законодательные и правовые акты;
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
ГОСТы и нормативные акты;
классификаторы;
унифицированные системы документации;
локальные инструкции.

В каждой компании разрабатывается собственное положение о делопроизводстве, закрепляющее цели и задачи, функционал делопроизводителей.

На каких принципах строится делопроизводство?

Чтобы руководитель мог принимать взвешенные, правильные решения и оперативно сообщать о них исполнителям, он должен владеть своевременной, полной, достоверной информацией. Следовательно, главной целью делопроизводства компании можно считать обеспечение эффективного управления. Для успешного достижения цели необходимо соблюдение таких принципов, как:

унификация (все процессы, операции должны подчиняться единым правилам);
стандартизация (строгое соответствие госстандартам);
системность нормативно-методического регулирования (документооборот выстраивается по единым требованиям);
централизация (методическое обеспечение и контроль за документооборотом осуществляется централизованно – Росархивом и Госстандартом);
децентрализация (каждая компания самостоятельно определяет цели и устанавливает локальные требования исходя из собственных первоочередных задач);
комплексность (задачи должны выполняться согласованно, целенаправленно);
гибкость (система должна развиваться и соответствовать меняющимся условиям);
надежность (организация должна гарантированно получать полную информацию, которая ей нужна);
оперативность (информация должна поступать своевременно, быть актуальной);
целесообразность (объективная необходимость тех или иных процессов);
следование законодательству, нормативным актам;
современная техническая реализация;
упорядоченность (документооборот в каждой компании строится по строго определенной схеме);
эффективность (делопроизводство обеспечивает продуктивность компании).

Цели и задачи делопроизводства, его основные функции

Итак, главная цель делопроизводства – обеспечить компанию всеми необходимыми документами. Ее можно разбить на две подцели:

фиксирование информации посредством изготовления управленческих документов;
выстраивание полного цикла работы с документацией.

Исходя из целей делопроизводства, его ключевые задачи можно сформулировать следующим образом:

создание документов, то есть фиксация информации на бумажном или электронном носителе с соблюдением действующих норм и правил;
регистрация документов для последующего контроля их передвижения в компании и за ее пределами или исполнения;
передача документации для их использования по назначению – принятия решений, исполнения распоряжений и т. д.;
систематизация управленческой документации, которая обеспечивает быстрый поиск конкретной информации в случае необходимости, уничтожение или архивация и хранение.

Каковы же функции делопроизводства в компании:

документальное сопровождение всех процессов (административных, управленческих и т. д.): создание унифицированных бланков, изготовление документов, их копирование и тиражирование в необходимых объемах, контроль оформления документации на соответствие существующим стандартам, соблюдение процедур согласования;
организация документооборота: обработка, регистрация, учет входящих и исходящих потоков документов, контроль их исполнения, систематизация, использование и хранение или уничтожение;
совершенствование и оптимизация существующих форм и методов работы с документами: мониторинг действующей в компании системы документооборота с целью выявления и устранения недочетов, обновление нормативно-методической документации, консультирование сотрудников и своевременное повышение их квалификации, оптимизация информационных систем, баз данных и т. д.

Виды документов в делопроизводстве

Ежедневно делопроизводители создают множество самых разных документов – официальных писем, отчетов, докладных и служебных записок, актов и справок, аналитических материалов и прогнозов. Все эти документы можно классифицировать:

в зависимости от времени создания документы бывают первичные и вторичные;
по характеру документов различают кадровый, финансовый или бухгалтерский, управленческий, технический, производственный, административно-хозяйственный или архивный документооборот;
по месту издания различают внешние и внутренние документы;
по назначению могут быть информационно-справочные, нормативные, учетно-расчетные, распорядительные, организационные и другие виды документов;
по направлению документы бывают исходящие и входящие;
по уровню секретности есть общедоступные и конфиденциальные документы;
по способу изготовления различают электронный, машинописный или рукописный документ, его черновой или беловой вариант;
по типу содержания документы могут быть текстовыми, аудиовизуальными или мультимедийными и т. д.

Вся документация организации образует три вида документопотока:

внутренний – это все, что создается и используется внутри компании, обеспечивает внутренние коммуникации между сотрудниками (к примеру, приказ о премировании или переводе на другую должность);
исходящий – документация, которая направляется из организации (в другие учреждения, партнерам и т. д.);
входящий – вся корреспонденция, все документы, которые поступают в компанию извне.

В зависимости от того, к какому потоку (или контуру) относится тот или иной документ, работа с ним подразумевает разное количество этапов – от создания или приема и первичной обработки до контроля исполнения и передачу на хранение в архив.

Документооборот в компании может быть организован тремя способами:

бумажный – когда компания пользуется только бумажным вариантом документов, что сегодня уже является большой редкостью;
электронный – документы издаются, согласовываются, передаются и хранятся в электронном виде, а для визирования используется электронная цифровая подпись (ЭЦП);
смешанный – наиболее распространенный способ, когда в компании используются и электронные документы, и бумажные.

Если система делопроизводства выстроена грамотно, время, которое требуется на перемещение документов и вынужденные «остановки в пути» на рассмотрение, согласование, подписание, сводится к минимуму.

Для стабильной работы системы важно, чтобы документооборот в компании строился на следующих принципах:

четкая маршрутизация (схемы движения, установленные для документов разного вида);
непрерывность (на работу с каждым документов выделяется строго ограниченное время, обязанности делопроизводителей четко распределены);
регламентация (все этапы работы с документами выстроены в строгом соответствии с правилами);
исключение дублирования операций при работе с документацией.

Формы организации делопроизводства

Делопроизводство в компании может быть организовано по одной из трех форм:

Централизованная. В компании есть единый центр обработки документации – например, канцелярия, служба делопроизводства или секретариат. Преимущество такой формы в том, что все документы, поступающие в организацию или создающиеся внутри нее, можно внести в единую базу, а значит, будет значительно проще найти необходимый приказ, договор, распоряжение и т. д.

Децентрализованная. В каждом структурном подразделении организации есть своя служба, занимающаяся обработкой документации. Такая форма может быть актуальна, если компания представляет собой сеть филиалов, которые удалены друг от друга территориально.

Смешанная. Представляет собой комбинацию централизованной и децентрализованной форм и предполагает распределение обязанностей между центральной службой ДОУ и отделами в структурных подразделениях.

Выбор формы организации делопроизводства зависит от объема документооборота и организационной структуры предприятия.

Более детально познакомиться с особенностями современного делопроизводства, разобраться в том, как эффективно использовать электронный документооборот (ЭДО) и возможности облачных сервисов, как защитить информацию, можно на курсе «Современное делопроизводство и электронный документооборот на предприятии», в Национальной академии дополнительного профессионального образования.

Как избавиться от пищевой зависимости

Развернутое описание того, что такое пищевая зависимость, а также в чем заключаются причины ее появления. Предлагаем ознакомиться с симптомами пищевой зависимости, а также расскажем о первых шагах на пути к выздоровлению.

Что такое скорочтение и как его развить?

Развернутое описание того, что такое скорочтение, а также какая от него польза. Предлагаем ознакомиться с видами и техниками освоения скорочтения.

Кинезотерапия – методы и средства

Развернутое описание того, что такое кинезотерапия, а также какие методы она использует. Предлагаем ознакомиться с видами кинезотерапии и показаниями к ее применению.

Источник: nadpo.ru

Делопроизводство в бизнесе это

Делопроизводство — что такое и для кого нужно

Кому нужно знать базовые правила документооборота?