Привет, меня зовут Кирилл Белявский, работаю бизнес-аналитиком в компании SoftServe и совмещаю это с должностью сервис-менеджера в офисе бизнес-анализа SoftServe.
Как бизнес аналитик я работаю на проектах, участвую в дискавери и пре-сейл активностях, провожу аудиты и оказываю консультации проектам для того, чтобы наши клиенты получали лучший сервис в плане бизнес-анализа. А как сервис-менеджер компании делаю так, чтобы нашим аналитикам было комфортно, чтобы у них было все необходимое для работы и развития. Помимо этого, веду лекции на курсах, выступаю на митапах и конференциях, участвую в вебинарах. В свободное время с другом веду подкаст о бизнес-анализе As a User I want to see.
Материал написан для начинающих бизнес-аналитиков, чтобы показать реалии IT-проектов и дать максимум практических советов. Все, что буду рассказывать, основано на личном опыте и опыте коллег, которых имел счастье узнать.
Рабочий день бизнес-аналитика
Мой день Бизнес-аналитика из IT
Рабочий день ВА проходит, как минимум, в трех измерениях
Для примера возьмем наиболее распространенный в наше время подход к разработке: скрам или его подобие, где есть временные отрезки, итерации, называемые спринтами.
Рабочий день бизнес-аналитика проходит в прошедшем, настоящем и будущем спринтах одновременно, и его задача — постоянно балансировать на грани всех трех измерений:
- В текущей итерации ВА помогает команде воплощать в жизнь требования спринта: отвечает на вопросы, что-то проясняет, сопровождает команду на моменте разработки требований.
- К прошлой итерации относятся недавно реализованные требования — функционал, который разработали недавно и отдали заказчику. Теперь в текущем спринте заказчик может задавать много вопросов по работе функционала либо получать пользовательский фидбэк. Это он также будет обсуждать с BA.
- Будущее — ВА обязан смотреть в завтрашний день и даже предвидеть несколько вариантов «завтра», потому что уже сейчас пишет и выясняет требования, определяет аспекты решения, которое будут имплементировать через несколько недель.
Как должны распределяться активности и как распределяются в действительности
Рабочий день ВА на 60% состоит из коммуникации: пообщаться несколько раз со всеми, ответить на письма, вопросы, поговорить с клиентом, командой, менеджерами. По 20% времени остается на документацию и анализ.
Рабочий день ВА — распределение активностей, каким оно должно быть
И 20% времени — это очень мало, особенно в том, что касается анализа. Соответственно, картина получается другой. Конец рабочего дня формально наступил, но ВА не может выключить голову и сказать: «Хватит, на сегодня закончили с анализом». И продолжает думать об аспектах решения или очередной фичи для реализации бизнес-потребности заказчика. Выключиться в конце дня невозможно.
Типичный рабочий день бизнес-аналитика. Кто он такой и зачем нужен всем ?
Рабочий день ВА — распределение активностей в реальности
Ненормированный рабочий день бывает еще и потому, что в аутсорсе работают с заказчиками из другого часового пояса, чаще из Америки. Вечером общаешься с клиентом, а потом, пока здесь ночь, на той стороне кипит работа — и с утра наваливается куча коммуникации.
Это приводит к быстрому выгоранию, поэтому для себя я вывел правила, которые делают рабочий день продуктивнее.
Правила эффективного рабочего дня
Сразу скажу, как проверить, эффективен рабочий день или нет. Если в течение дня есть полчаса, чтобы посидеть, посмотреть YouTube, поиграть в игру на телефоне, выпить чашку кофе и при этом не происходит «пожар», никто вас не разыскивает, нет незакрытых дел — значит, рабочий день проходит эффективно.
Главный показатель эффективности бизнес-аналитика — наличие свободного времени при выполненных задачах. Чтобы достичь такого состояния, я использую 6 правил, которые помогают выполнять запланированное, не растягивая рабочий день до бесконечности и не выгорая.
1. Не обсуждайте требования только с одним членом команды
Когда идет разработка, требования, как правило, разбиваются на кусочки. В скраме это User Story. Над одной стори работают минимум два человека, например, разработчик и тестировщик, который будет проверять эту функциональность. Обычно их даже трое: тестировщик, бэкенд и фронтенд разработчики.
Сначала к ВА придет один участник команды с вопросами по текущей story, потом другой будет задавать свои вопросы, а потом придет и третий. Затем участники начнут разбираться между собой, у них не сойдутся показания, они снова придут к ВА — в итоге коммуникация займет массу времени.
Поэтому на проектах я говорю: «Ребята, приходите все сразу». То есть все люди, которые работают над одной story, должны прийти и поговорить со мной вживую или онлайн.
На удаленке мы создаем под каждую story в спринте отдельный чат в Teams либо в Slack и добавляем людей, которые будут работать над ней. Дальше коммуникация идет в одном канале по одному вопросу. Участники чата видят вопросы и ответы ВА, информация не теряется, а время экономится. В спринте много stories, но специалистов меньше, чем stories, поэтому они группируются — поработали над одной, пошли на другую.
Даже до удаленки, когда все работали в одном помещении и ко мне подходили по поводу story, я говорил: «Приведи остальных, кто работает над этой story, тогда пообщаемся».
Если твердо придерживаться этого правила, оно приносит много пользы, потому что экономит время всех участников.
2. Готовьте повестку с тайм-кодом для совещания
Не просто продумывайте agenda, а записывайте и придерживайтесь запланированной повестки. Это очевидный совет, тем не менее, на практике я часто вижу, что ВА не делают повестку и тайм-код совещания.
Тайм-кодом я называю распределение времени на каждый пункт. Например, при часовом совещании 15 минут пойдет на первый вопрос, 10 минут — на второй, 20 — на третий и так далее в зависимости от сложности вопроса.
Бизнес-аналитику важно правильно фасилитировать совещания, чтобы оставаться в рамках запланированных тем. Следите, чтобы участники не распылялись: если обсуждение затянулось, предлагайте перейти к следующему вопросу, а этот обсудить в другой раз.
Предварительная agenda и тайм-код сильно экономят время, но почему-то не все ими пользуются.
3. Избегайте совещаний, которые могли быть email’ом
В компаниях бывает много совещаний, необязательно ходить на все. Как правило, из вежливости молодые ВА принимают все митинги подряд, стараясь присутствовать везде. Однако бизнес-аналитика тоже иногда приглашают из вежливости (чтобы не обиделся) или на всякий случай (а вдруг пригодится).
Чтобы понять, нужно ли ваше присутствие, спросите себя:
- Создам ли я какую-то ценность для остальных участников встречи?
- Создаст ли эта встреча какую-то ценность для меня?
Если на оба вопроса отвечаете «нет», значит, на этот митинг идти не надо.
Как отказаться? Уточните у человека, который вас приглашает, чего он ожидает, какую пользу вы должны принести. Если он не может ответить, то не стоит идти на такое собрание.
Можно отказываться напрямую: «Понимаю, что это важно, но сейчас нет времени. Пожалуйста, напишите минутки (протокол) совещания в конце встречи, я позже прочитаю».
4. Избегайте мультизадачности
На мой взгляд, мультизадачности не существует. Никто не может заниматься двумя вещами одновременно. Даже если вы пришли с ноутбуком на митинг и одновременно набираете email и слушаете, что происходит. На самом деле это не происходит одновременно, вы постоянно переключаетесь с письма на слушание и обратно. Сами переключения занимают время, мешают концентрации, а позже приводят к переделкам.
Для выполнения задач мне нравится использовать метод pomodoro. Идея в том, чтобы фокусироваться на какой-то задаче не отвлекаясь на другие факторы (сообщения, звонки и прочее). 30 минут — небольшой отрезок, и ничего не случится, если моментально не ответить на сообщение в мессенджере.
Метод полной концентрации на одной задаче особенно хорошо работает на удаленке, потому что здесь больше отвлекающих факторов.
5. Создавайте артефакты, которые можно использовать повторно
Как это выглядит на практике. Например, я делаю презентацию о бизнес-ценности какой-то фичи. Сначала использую ее для клиента и таким образом провалидирую: понял ли я бизнес-потребности, правильно ли расписал flow.
Три дня из жизни бизнес-аналитика
За долгие годы активной деятельности в области процессного моделирования компания Business Set выработала простую и, как мне кажется, очень эффективную технологию описания бизнес-процессов. Сегодня я хотел бы о ней рассказать. Родилась эта технология не от безделья, а по острой необходимости в рамках наших консалтинговых проектов
Как выглядит традиционный способ описания процессов? Бизнес-аналитик берет «пергамент и перо» и направляется интервьюировать роту экспертов по процессу. Он внимательно слушает умных людей (экспертов по процессу), записывает их светлые мысли (часто противоречащие друг другу), затем сводит это все в единый документ и отправляет этот документ на согласование.
На согласование документа эксперту выделяется, как правило, три рабочих дня. Среднее количество кругов согласования составляет примерно 5 штук. На одном проекте мне удалось наблюдать согласование регламента процесса за 18 кругов! Затем идет утверждение. Не дай Бог утверждающее должностное лицо отклонит документ!
Если это произойдет, приходится снова возвращаться к кругам согласования… Таким образом, изготовление одного регламента процесса с первого интервью до размещения утвержденного документа на корпоративном портале может длиться неделями (в государственных компаниях, к сожалению, и месяцами). Вы, кстати, можете провести эксперимент — регламентировать какой-нибудь процесс в Вашей компании описанным выше способом. Предположу, что этот увлекательный опыт отнимет у Вас не менее 45 календарных дней;)
В компании Business Set стоимость проекта привязывается не к часам, а к результатам. Поэтому я не мог позволить себе и своим сотрудникам расходовать по 45 календарных дней на процесс. В итоге мы решили провести небольшую оптимизацию процесса описания процессов;) Основными поглотителями времени по процессу были интервью и круги (ада) согласования. Избавившись от них мы добились того, что любой процесс мы (и Вы тоже) можем описать всего за три дня.
Прежде всего давайте договоримся: один процесс — это одна диаграмма процесса плюс его ключевые характеристики:
- Цели
- Показатели
- Результаты и требования к ним
- Ресурсы и требования к ним
- Требования к срокам выполнения процесса
- Границы процесса (по событиям и входам-выходам)
- Ответственные (владелец, участники)
Естественно все это должно быть завернуто в удобочитаемый вид — красиво оформленный документ. Такие документы отлично формирует легендарный отечественный продукт Business Studio.
Как же выглядят три дня работы бизнес-аналитика над процессом? Давайте посмотрим;)
В первый день бизнес-аналитик внимательно изучает всю доступную ему информацию по исследуемому процессу.
Источниками такой информации могут быть:
- Нормативная документация Заказчика (Стандарты предприятия, рабочие инструкции и т.п.)
- Внешняя нормативная документация (Законы, ГОСТы и т.п.)
- Лучшие практики (статьи, обзоры, книги)
- Референтные модели
- База знаний Business Set
На основе этой информации бизнес-аналитик формирует схему идеального процесса. Эту схему он внимательно изучает и затем прячет в укромном месте. Идеальная схема процесса — это лучшее завершение первого дня работы аналитика над процессом.
Во второй день бизнес-аналитик собирает всех экспертов по процессу в закрытом помещении и проводит с ними так называемую моделирующую сессию.
Цель этой сессии в формате «здесь и сейчас» не только описать процесс, но и согласовать его с ключевыми экспертами. Колоссальная экономия времени: никаких последовательных интервью, никаких кругов согласования! Всё это решается в рамках одной (!) сессии. Средняя продолжительность сессии 3 — 4,5 часа с перерывами после каждых 1,5 часов работы.
Основным спикером на сессии всегда выступает Владелец процесса. Во-первых, чаще всего это ведущий эксперт по исследуемому процессу в компании. Во-вторых, ответственность за контекст процесса ВСЕГДА должен нести именно он, а не бизнес-аналитик. Очень часто Заказчик стремится переложить эту ответственность именно на аналитика, что в корне неверно.
Крайне важно донести эту информацию до Заказчика на самом старте проекта. Бизнес-аналитик на моделирующей сессии выступает в качестве модератора: задает нужные вопросы, фиксирует ответы на них, следит за временем и т.д..
Кроме того, мы помним, что у него есть идеальная схема процесса в кармане;), которая соответствует требованиям законодательства, лучшим практикам и мироощущению самого аналитика. Соответственно, если аналитик увидит, что Владелец процесса, рассказывая о том, как осуществляется исследуемый процесс в данной компании, серьезно отклоняется от идеальной схемы, он сможет внести предложение по улучшению процесса.
Естественно делать это нужно не навязчиво и ни в коем случае не ставя под сомнение авторитет Владельца процесса. В итоге Владелец либо примет предложение, либо аргументированно откажется от него. По какому бы пути он не пошел, он в любом случае берет на себя ответственность за то, что процесс будет выполняться именно так. И это очень важный психологический момент: у Владельца не будет шанса при внедрении процесса заявить, что «процесс неадекватен», «консультанты — дебилы» и «все надо делать не так». Понимая это, он очень ответственно подойдет к качеству описания процесса. Кроме Владельца процесса на сессии, как правило, присутствуют:
- Потребители результатов процесса
- Поставщики ресурсов процесса
- Другие специалисты, привлеченные Владельцем процесса в качестве экспертов по процессу
Все эти люди прямо на сессии согласовывают процесс и снимают все вопросы, которые возникли при его описании. Результаты сессии (информация по согласованному процессу) заносится бизнес-аналитиком в Business Studio, например. И на этом завершается второй день работы бизнес-аналитика.
В третий день аналитик проверяет правильность построения диаграммы процесса (в Business Studio есть для этих целей специальный отчет) и, если все в порядке, формирует регламент процесса, который направляется Владельцу процесса. Регламент вычитывается и утверждается Владельцем процесса и в этот же день размещается на корпоративном портале.
Так же в этот день Владелец процесса проводит большую презентацию перед всеми участниками процесса, на которой рассказывает о том, как теперь должен выполняться исследуемый процесс.
Вот и все: за три дня процесс описан, согласован, утвержден и доведен до участников.
Надеюсь опыт Business Set будет Вам полезен. Так же буду рад, если в комментариях Вы поделитесь своим опытом описания процессов: с какими трудностями сталкиваетесь, какие открытия сделали и т.п.?
Как всегда буду рад любой обратной связи.
Искренне Ваш, Антон Антипин.
Источник: antonantipin.wordpress.com
День бизнес аналитика как проходит
Мой день обычно начинается в 7 утра: встаю, умываюсь и веду сына-первоклассника в школу. После этого забегаю в кафе рядом с работой – за завтраком, который съедаю уже в офисе. Поскольку живу недалеко, уже в 8:30 сажусь за рабочий стол. Вообще в «Кокосе» рабочий день – с 10:00 до 19:00, но руководство с пониманием относится к нам, сотрудникам, поэтому я прихожу и ухожу раньше.
Итак, я первым делом проверяю почту.
Пришло письмо от руководителя Google Analytics Premium в России: мы ведем переговоры с одной компанией, и для подготовки системы сбора данных требуется согласование подключения Google BigQuery. За этим я и обратился к американскому коллеге пару дней назад.
После проверки почты открываю обновления в группе по веб-аналитике в Facebook. Там тусуется интересный народ (аналитики из агентств и in-house специалисты) и меряются… скилами. Ребята отзывчивые, можно задать вопрос и получить экспертный ответ от разных людей. К примеру, 4 марта был пост о том, как найти миллион в рекламе недвижимости.
Коллеги проанализировали текущие рекламные кампании и поняли, что примерно миллион рублей расходуется неэффективно. История интересна не какими-то новыми технологиями (инструменты, описанные в посте, я регулярно использую), а тем, что обычно впустую сливаются небольшие бюджеты, к примеру, по 50 000 рублей. В общем, я все изучил, репостнул к себе на страницу и занялся текущими делами.
Первым в этом списке оказался клиент, который занимается продажей стильных каминов. Я зашел в систему коллтрекинга, затем в системы веб-аналитики Google Analytics и «Яндекс.Метрика» и проанализировал количество конверсий, источники звонков за февраль, чтобы составить отчет и понять, какая доля бюджета израсходована грамотно, а какая – впустую.
Проанализировал возрастные группы: ядро посетителей сайта – люди от 45 до 54 лет, но чаще других совершают покупки молодые люди в возрасте от 18 до 24 лет (1,89% конверсии). Интересная статистика! Возможно, родители выбирают камины, а дети – покупают?
Также я добавил в отчет данные по географии, дням недели и времени суток активности посетителей.
Перешел к анализу платного поиска в «Яндекс.Директе». Обнаружил 8 ключевых фраз стоимостью выше 2600 рублей, которые не принесли конверсии, значит, надо их исключить. А вот три дорогих слова с неплохой конверсией (до 2,4%) удалять не рекомендовал, лучше понизить ставки и через неделю посмотреть на результаты. Дешевые ключевики с высокой конверсией – самое приятное.
Их я обнаружил 15 и рекомендовал поднять ставки. В итоге за 1,5 часа составил подробный отчет с рекомендациями и отправил коллегам из отдела контекстной рекламы.
Подобные отчеты делаю регулярно и для других клиентов, естественно, чем выше бюджет на рекламу, тем больше дополнительных параметров анализируется.
Следующий клиент – сеть московских медицинских клиник. Поскольку у заказчика множество точек, широкий перечень услуг и несколько категорий посетителей сайта с различным средним чеком, мы настраиваем сквозную аналитику исходя из итоговой прибыли. С помощью кастомных скриптов я настроил сбор ID каждого посетителя в Google Tag Manager и прописал соответствующий параметр в пользовательских переменных Google Analytics.
Подготовил для клиента техническое задание на внесение изменений на сайт, после которых каждой заявке будет присваиваться уникальный ID. Именно он станет связующим звеном, по которому можно проанализировать действия пользователя: от первого захода на ресурс до прибыли, которую он принес компании за последний год.
После работы с клиентами неплохо разнообразить активность мозга, а тут ребята отдела затеяли соревнование. На День защитника Отечества девчонки подарили нам электрических тараканов, бегающих на отдельной площадке – и мы периодически соревнуемся, кто первым приведет своего питомца через лабиринт к финишу. В этот раз я пришел вторым из шести.
Но вернемся к работе, а именно – к глобальному анализу крупного российского провайдера. Каждый месяц мы собираем для него статистику поведения пользователей на более чем 50 региональных сайтах. Я выгрузил данные из Google Analytics в электронные таблицы и построил графики, к примеру, анализ конверсии заявок во Владивостоке. Этому клиенту не нужны выводы и рекомендации, он предпочитает делать это самостоятельно, поэтому я сформировал графики в презентацию Power Point, еще раз все проверил и выслал.
А теперь умоюсь холодной водой. Делаю это периодически, потому что за день глаза, да и мозг устают от монитора, а умывание бодрит и хотя бы отчасти приводит в чувства.
Появилось время для подготовки к выступлению по программе Google Partners, которое пройдет в конце марта в Новосибирске. Там я буду рассказывать о новых возможностях Google Analytics специалистам по рекламе из региональных агентств и компаний. Базовая версия презентации готова, но некоторые данные в ней требуют уточнений, например, темы про когортный анализ, вычисляемые показатели и расширенную электронную торговлю.
В 12:30 я пообедал в офисе, в это время немного поспорил в группе веб-аналитиков в Facebook с украинским коллегой о возможностях ремаркетинга по отдельным клиентским сегментам из CRM. Я задал вопрос по рекламе для уже существующих клиентов на основе их статусов в CRM, а он скинул ответ, что делал это, и дал ссылку на свое выступление – которое, как оказалось, не имеет к теме никакого отношения. Я попытался это объяснить, но в итоге каждый остался при своем мнении. Подобные дискуссии – нормальная история для профильных групп в социальных сетях. Как правило, все проходит без ссор и иногда полезно услышать чужое мнение.
Поскольку дело происходило накануне 8 марта, мы планировали поздравить наших девочек цветами и конфетами, а во второй половине дня устроить фотосессию с коктейлями. К сожалению, официальную часть мне пришлось пропустить, потому что торопился на презентацию нового продукта в московский офис Google.
Но прежде – звонок потенциальному клиенту, представителю компании, тому самому, с которого и начался рабочий день. Мы планируем выстроить систему анализа действий пользователей на сайте: каждому посетителю будет присваиваться идентификационный номер, по которому можно отследить его поведение на сайте. Представители компании затягивали с ответом, поэтому пришлось напомнить о себе.
В Google поехал на метро. У меня есть автомобиль, но недавно с ним случилась беда – с крыши упал снег и глыбы льда, которые разбили окна, сильно повредили крышу, помяли багажник и крылья. Пока выясняю вопрос компенсации ущерба, временно передвигаюсь на общественном транспорте или каршеринге.
По дороге в метро посмотрел пару видео по сноукайтингу. Занимаюсь им уже 5 лет и в конце месяца планирую поставить мировой рекорд по скорости. В прошлом году получилось разогнаться до 102 км/ч, а чтобы стать лучшим, надо достигнуть 118 км/ч, сделав райдера из Финляндии. Так что, когда есть минутка, просматриваю свои и чужие видео, учитываю ошибки и морально готовлюсь.
В офисе Google состоялась презентация продукта от известной международной компании. Коллеги рассказывали о новом методе динамической атрибуции ценности транзакций на основе прохождения покупателем воронки заказа, а не позиции канала в цепочки посещений перед заказом. Мне показалось, что продукт может быть полезен, учитывая отсутствие аналогов в мире. Если вы знаете альтернативу, поделитесь в комментариях. Кроме сложных интеграций, у модели есть еще одно важное условие – положительный эффект станет заметен только при работе с бюджетом от полумиллиона рублей в месяц.
Подобные мероприятия посещаю примерно раз в квартал, стараюсь быть в курсе последних тенденций.
Лекция закончилась в 18:30 – и я поехал домой, но это уже совсем другая история 🙂
Материалы по теме:
Источник: rb.ru
