Количество пользователей электронного документооборота (ЭДО) медленно, но верно, растёт с каждым годом. Отчасти это связано с государственной инициативой и внедрением программы цифровой экономики. Но всё больше и больше владельцев бизнеса понимают, что новые времена требуют новых решений. Электронным документам в отличие от бумажных не страшен локдаун. И в случае нового карантина для полноценной работы компании электронный документооборот становится инструментом первой необходимости.
Электронный документооборот бывает разным. Заявление на выплату пособий на Госуслугах или электронная запись к врачу, это тоже ЭДО, только для физлиц. С компаниями и ИП всё сложнее. Но если вы твёрдо решили встать на путь цифровизации, стоит для начала определиться, какой вариант ЭДО вам нужен.
Внутренний электронный документооборот
Внутри любой компании существует стандартный набор рабочих документов. Это приказы, заявления, служебные записки, листы согласования, регламенты и прочее.
электронный бизнес
Документооборот в средней российской компании – это найти Ивана Ивановича, чтобы завизировать документ, который потом ляжет на подпись к Семёну Семёновичу. Исполнитель бегает по этажам, ждёт у дверей, пока нужный человек вернётся с перекура, а потом без конца звонит секретарше шефа, чтобы узнать подписан документ или нет.
Внутренний ЭДО решает эти вопросы. Документы составляются из шаблонов или загружаются в программу напрямую. Там же происходит согласование и подписание.
— Электронные документы не теряются
— Прозрачность. Видно, кто создал документ, кто внёс правки, кто согласовал и подписал
— Экономия времени сотрудников
— Удобно для работы в компании с несколькими офисами
— Большой выбор решений на рынке под любые нужды
— Финальный вариант документа всё равно, как правило, подписывается и хранится на бумаге
— Сложно перевести сотрудников на новый формат работы
— Компаниям, в которых часто используются внутренние документы
— Компаниям с разветвлённой сетью офисов и филиалов, а также компаниям, которые перешли на удалённый режим работы
Внешний электронный документооборот
Это документооборот с подрядчиками и контрагентами. Как правило, речь идёт о первичных бухгалтерских документах (счета-фактуры, накладные, акты) В России он формализован, то есть обмениваться с контрагентами можно только документами в утверждённом формате и только через операторов ЭДО с действующей лицензией ФСБ.
Такие документы в обязательном порядке подписываются электронной подписью и имеют тот же юридический статус, что и бумажные экземпляры с синей печатью и подписью.
Иногда ЭДО становится обязательным. Например, если вы планируете продавать товар на самых популярных маркетплейсах страны (Ozon, Wildberries, Беру), а также производите или продаёте товар с обязательной маркировкой (табак, обувь, парфюмерия, фототехника, шины и др.).
Бизнес в E-Commerce $ Что такое электронная коммерция? Преимущества и Недостатки E-Commerce !
— Можно отказаться от курьерских служб и услуг почты. Электронные документы доставляются моментально, доставка подтверждается оператором
— Электронные документы проще хранить
— На рынке много решений для любого бюджета
— Требуется электронная подпись, которую нужно регулярно обновлять
— До сих пор не разработан формализованный шаблон договора
— Между операторами ЭДО до сих пор существует роуминг
— Компаниям с большим объёмом первичной бухгалтерской документации
— Компаниям, участникам оборота маркированной продукции
— Компаниям, желающим продавать товар на маркетплейсах
EDI
Вариант внешнего электронного документооборота для розницы и поставщиков. Это электронные каталоги, бланки заказа товаров, подтверждений заказа, уведомлений о поставке и приёмке, акты сверки и расхождений. EDI помогает структурировать объём информации и избежать путаницы при заказе большого количества разных товаров.
EDI популярен в Европе и Америке. В России же такой формат используется только для работы с крупнейшими розничными сетями, так как это обязательное условие сотрудничества для поставщиков.
— Экономит время и минимизирует ошибки ручного ввода
— Помогает избежать штрафов от крупнейших заказчиков.за недопоставки и пересортицу
— У каждой сети свои требования к форматам документов
— В России такой формат обмена документами непопулярен
— Поставщикам федеральных и региональных сетей
Электронный документооборот с госорганами
Каждый, кто ведёт бизнес, обязан отчитываться за свою деятельность перед государством. Почти всегда это можно сделать электронно.
Контролирующие органы в нашей стране уверенно идут по пути цифровизации.
Собственный вариант электронного документооборота есть у Федеральной налоговой службы, Пенсионного фонда, таможни, Россельхознадзора и даже у Федерального агентства по рыболовству.
К сожалению, каждое ведомство при этом придумывает свою собственную систему, и бедному пользователю приходится лавировать между личными кабинетами.
Поэтому популярность набирают сторонние сервисы, где в режиме одного окна можно отчитываться сразу в несколько ведомств.
Например, сервисы электронной отчётности, которые позволяют отправлять данные не только в налоговую, но и в Росстат, Пенсионный фонд и Центробанк.
Или специальное программное обеспечение для магазинов, в котором можно отчитываться по продажам алкоголя, маркированных товаров, молочной продукции и т. д.
— Можно не посещать отчётный орган лично и не отправлять документы почтой
— Скорость обмена документами
— Требуется электронная подпись
— Информационные системы некоторых госорганов очень неудобные
— Всем, кто по роду деятельности должен отчитываться перед государством.
Кадровый ЭДО
Перевод кадрового документооборота в электронный вид – новый долгосрочный проект Правительства РФ.
С 1 января 2020 сотрудники российских компаний могут отказаться от бумажных трудовых книжек и перейти на электронный формат. Раз в месяц работодатель отправляет в Пенсионный фонд информацию обо всех кадровых изменениях, на основе которых формируется условная электронная трудовая книжка.
На очереди — перевод в электронный вид трудовых договоров. Пока это происходит добровольно и только в компаниях, подавших заявку на участие в эксперименте.
— Большие перспективы
— Больше контроля за соблюдением Трудового кодекса
— Удобно при дистанционной работе
— Скорее всего, нужна будет электронная подпись
— Проект находится в начальной стадии
— Всем, у кого есть постоянные или временные сотрудники.
Рано или поздно любой компании придётся сделать выбор: продолжать использовать бумажные документы в общении с партнёрами, госорганами, сотрудниками или переходить на цифру.
Надеемся, что наш материал помог разобраться в многообразии форм ЭДО и понять, какой вариант нужен именно вам.
Такском — крупнейший разработчик ПО для руководителей и бухгалтеров в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.
20 лет Такском помогает организациям наладить взаимодействие с государством и контрагентами, а также упростить и ускорить внутренние бизнес-процессы.
С программными продуктами Такском для электронного документооборота можно ознакомиться по ссылке.
Источник: taxcom.ru
Бумага, прощай: зачем нужен электронный документооборот (ЭДО) и как на него перейти
.jpeg)
Многие предприниматели по старинке обмениваются бумажными счетами и актами, хотя давно есть альтернатива — электронный документооборот. Не понимают, как это работает, экономят, боятся нового — причин много, но последствия предсказуемы: письма теряются, сотрудники ленятся, в конце квартала все нервничают.
У нашего партнера Николая, руководителя контент-маркетингового агентства, проблема — консервативные клиенты. Они пересылают бумажные документы по почте и требуют того же в ответ: однажды письмо вернулось отправителю, его повторно послали с курьером, но и он не смог вручить акты. Выяснилось, что адрес не тот, но на какой надо было отправлять — никто внятно ответить не мог. «На тот, который в договоре указан» — ок, но так и делали! И все бы ничего, но в декабре товарищи появятся на горизонте с требованием «передать хотя бы скан», что тоже давно выполнено. Кто-то потерял, подумаешь…
Особенно часто такие сложности случаются в компаниях, представительства которых разбросаны по стране, у каждого свои подрядчики и клиенты. В итоге отчеты и счета пересылают из офиса в офис, и, когда документы попадают в центральный, собрать их воедино и систематизировать крайне сложно.
Узнали себя в одной из сторон конфликта? Пора отказаться от привычного в пользу новых технологий и показать пример контрагентам. Эта статья поможет вам разобраться в том,
- что такое электронный документооборот и когда его можно применять
- как он ускоряет и упрощает работу компании
- что мешает вам перейти на ЭДО
- какие программы можно использовать и сколько это стоит
- зачем нужна электронная подпись, какой она бывает и как ее получить
- как документально оформить ЭДО с государственными органами
- как документально оформить ЭДО с контрагентами
Что такое электронный документооборот и когда его можно применять
Электронный документооборот — юридически значимый способ организовать работу с документами, не используя бумажные носители. При этом в электронном формате создаются не копии, а оригиналы.
Его можно использовать для:
- сдачи отчетности в ФНС, ПФР, Фонд социального страхования, Росстат
- отправки контрагентам счетов-фактур, договоров, актов приема-передачи.
Электронные документы равнозначны бумажным, если составлены по утвержденной форме, с реквизитами и электронной подписью. На сегодняшний день ФНС утверждены электронные форматы для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и актов выполненных работ, другие документы можно сдавать в PDF или текстовом виде.
Как электронный документооборот упрощает работу компании
- электронный документ быстрее заполнить и отправить, чем бумажный, при необходимости его можно продублировать или откорректировать;
- документы хранятся в электронном архиве, с которым можно работать, находясь за пределами офиса. К тому же, риск их случайного повреждения или уничтожения ниже, чем при традиционном способе ведения документооборота;
- электронные документы проще защитить: ограничить доступ для конкретных пользователей, создать резервные копии;
- расходы на обеспечение документооборота ниже: не придется регулярно закупать бумагу, обслуживать принтеры и тратиться на услуги курьеров. По данным Диадок за 2016 год российский бизнес сэкономил 14 250 000 рублей, используя ЭДО.
Что мешает вам перейти на ЭДО
Затраты на внедрение. Кажется, если документов немного, проще подготовить бумажные варианты и передать их контрагенту. Давайте прикинем: 5 клиентов, по 2 документа на каждого — только на пересылку почтой уходит около 1 000 в месяц. В год это 12 000 рублей + зарплата сотрудников, которые могли бы потратить время на что-то более важное. При использовании ЭДО на те же 10 документов в месяц в среднем уходит 250 рублей.
Необходимость обучения сотрудников. Современные системы похожи на почтовые сервисы и просты в освоении, в них реально разобраться за несколько часов. Чтобы подстраховаться, можно составить чек-лист по использованию программы.
Электронная подпись. Её вам выдадут в течение трех дней за 1 000 рублей, срок действия — год. Чтобы подписывать документы, нужна специальная программа ( КриптоПРО CSP , ViPNet CSP ), работающая на Windows и Mac OS. Альтернативный вариант — веб-сервисы, например, «Контур.Крипто», в котором можно бесплатно создать и проверить ЭП, подписать пакет документов и зашифровать их.
Контрагенты не используют ЭДО. Все больше бизнесменов осознают удобство электронного документооборота — вы можете помочь партнерам и клиентам сделать этот шаг быстрее, рассказав о преимуществах такого способа. Использовать один сервис не обязательно — в системах ЭДО доступен роуминг, работающий по тому же принципу, что и у мобильных операторов. Многие не догадываются об этой особенности.
Есть опасения по поводу того, что документ будет принят. Статья 6 закона N 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 гласит, что все заинтересованные лица, в том числе — контролирующие органы, обязаны принимать документы с электронной подписью. Печатный вариант документа с электронной подписью имеет уникальный идентификатор.
Невозможно обменяться документами на месте. Например, привезли товар на склад — нужно подписать документ, который подтвердит, что экспедитор груз передал, а заказчик получил. У крупных компаний есть опыт применения ЭДО экспедиторами, но для большинства пока удобнее традиционный документооборот.
Какие программы можно использовать и сколько это стоит
Выбирая оператора ЭДО, сравнивайте варианты по базовым критериям: стоимость, простота интерфейса, оперативность реакции техподдержки и оператора, набор функций, возможность обмениваться с пользователями других систем (роуминг), совместимость с вашей бухгалтерской программой. Читайте отзывы и тестируйте сервисы (многие предлагают такую возможность).
Чтобы помочь вам с выбором, мы сравнили пять популярных операторов.
Если вы пользуетесь системой интернет-отчетности Контур.Экстерн, то у вас уже есть доступ в Диадок. Чтобы начать им пользоваться, откройте вкладку «Первичка» и выберите пункт «Все документы».
Когда выбрали программу, важно отладить процессы:
- Утвердить порядок электронного документооборота.
- Назначить ответственного за его ведение.
- Организовать электронный архив.
- Обеспечить электронной подписью сотрудника, который будет подписывать документы.
Кому выгодно перейти на электронный документооборот?
Несмотря на удобство, немногие компании и предприниматели ведут электронный документооборот. Если ИП на упрощенном налогообложении заключает пару договоров в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить бумажные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот необходим.
Кому нужны электронные документы
Электронный документооборот (ЭДО), прежде всего, нужен компаниям со значительным внешним документооборотом. Крупные компании таким образом снижают издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на бумажный документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.
Компаниям малого и среднего предпринимательства важно принимать оплату товара или услуги в день получения документов. В этом случае электронный документооборот позволяет ускорить исполнение договоров в несколько раз.
Даже если сейчас компания подписывает пару актов за год, это не значит, что ее бизнес не вырастет. Позже могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от нее того же.
Пример
У розничного магазина постоянно копилась дебиторская задолженность на несколько миллионов из-за того, что в накладной как обычно допустили ошибку: товар лежит в фуре, и на склад не принимается. Пока курьер с исправленным документом доедет от поставщика проходят дни. После того, как внедрили электронный документооборот, все исправления в документах занимают меньше часа.
У энергосбытовой компании налоговые инспекторы ежегодно находили ошибки в документах во время выездных проверок. Сумма штрафов часто превышала 100 000 рублей в год. Дошло до того, что компания заранее закладывала эти деньги в бюджет как накладные расходы. Теперь в системе электронного документооборота правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибки исчезли, за экономию бухгалтер получил премию.
Статистика использования ЭДО в России показывает ежегодный рост этого рынка в среднем на 20%. Средние и крупные компании все чаще отправляют контрагентам неформализованные документы, а так же УПД (Универсальный Передаточный Документ) которые сейчас заменяют счета-фактуры и первичные документы.
Сколько стоят электронные документы
Работая через оператора электронного документооборота, компания платит за любой исходящий документ. В среднем стоимость отправки документа составляет около 3-6 рублей, а все входящие бесплатны.
Обычно новички покупают минимальный пакет на 100 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить годовой пакет с большим лимитом (1000 или 3000 шт). Можно договориться об индивидуальных условиях.
Переходить на электронные документы выгодно, если компания отправляет 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда она сократит расходы на бумагу, расходные материалы и доставку почти в 5 раз.
Какой вывод?
Рассмотрев особенности электронного документооборота, делаем вывод, что он, необходим компаниям со значительным внешним документооборотом. Работа в системе ЭДО позволит ускорить бизнес-процессы и снизить издержки.
Пользователи ЭДО отмечают положительный финансовый эффект от экономии на приобретении бумаги, распечатке и отправке документов.
Также работа с электронными документами будет полезна тем компаниям, которые хотят вывести на новый уровень обслуживание потребителей и работы с поставщиками, упростив процесс внешнего документооборота.
СКОРОСТЬ ВАШЕГО БИЗНЕСА — ЭТО СКОРОСТЬ ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ!
Источник: www.audit-it.ru