Для чего нужны регламенты бизнес процессов

Регламентация бизнес-процессов

Регламентация бизнес-процессов может быть полезна в случае, если процессы и их результаты в целом устраивают сотрудников, руководство и собственников компании, но на предприятии выявлены проблемы следующего характера:

• «Непрозрачность» системы работы — отсутствие четко выделенных этапов работы, результатов этих этапов и, как следствие, сложно проконтролировать что, как и почему происходит.
• Отсутствие закрепленной ответственности, наличие процессов, за которые никто не отвечает и процессов, за которые «отвечают» несколько сотрудников одновременно, что провоцирует конфликт между ними.
• Выполняемые процедуры нигде не зафиксированы, либо описание их проведено формально, а значит:

1. Результат работы зависит от конкретного сотрудника (группы сотрудников).
2. Руководитель вынужден несколько раз проговаривать решение одной и той же проблемы.
3. Затруднен процесс передачи опыта новым сотрудникам при введении их в должность.
4. Возникают затруднения при развитии, организации аналогичных компаний (например, филиала компании в другом регионе).

5 причин внедрить регламенты в бизнес сегодня

Основная идея регламентации – четко зафиксировать «правила игры» в типовых ситуациях, происходящих в организации, и затем контролировать исполнение этих правил по измеримым параметрам.

Шаг 1 «Моделирование»:

• Детализация моделей и описаний процессов AS-IS (как есть) до уровня, позволяющего однозначно распределить ответственность между сотрудниками.
• Построение матриц ответственности процессов
• Согласование результатов моделирования и описания с экспертами.
• Отработка проблемных ситуаций.
• Разработка листов контроля по процессам. Выявление параметров контроля (метрик процессов и контрольных точек процессов) и методов сбора информации по ним.
• Формирование регламентирующих документов по процессам (регламентов процессов, инструкций, положений о подразделениях, должностных инструкций).
• Передача готовых комплектов документов заказчику.

Шаг 2 «Внедрение»:

• Назначение аудиторов процессов.
• Отработка методов и периодичности контроля процессов с аудиторами, определение лиц, принимающих решения по результатам аудита (владельцев процесса).
• Отработка процедур принятия решений по результатам проведения проверки работы процесса.

Шаг 3 «Сопровождение»

Проведение проверки соответствия процессов и документов экспертами «PL Engeniring» с заданной периодичностью (1 раз в 6 месяцев, 1 раз в год).

• Результаты проекта
• Комплект моделей по бизнес-процессам компании (в электронном и бумажном виде).
• Комплект регламентирующих документов по процессам (регламенты и инструкции установленного образца) с указанием параметров контроля и методов сбора информации по ним.
• Комплект организационных документов (организационные схемы, положения о подразделениях, должностные инструкции).
• Внедренный механизм контроля соответствия проходящих процедур и того, что описано в документах, и внесения в них своевременных изменений (адаптируемость процессов) – таким образом, заказчик самостоятельно сможет поддерживать актуальность своих документов.

Как выглядят регламенты и бизнес-процессы

См. так же:

• Бизнес-анализ
• Обследование бизнес-процессов
• Оптимизация (реинжениринг) бизнес-процессов за счет проведения организационных изменений
• Оптимизация процессов за счет их автоматизации, с предложением нескольких вариантов («Карта решений»)

Источник: pl-e.ru

Что такое регламентация бизнес-процессов и нужна ли она вам?

Регламентация бизнес-процессов – это самостоятельное направление деятельности, цель которого – разработка и внедрение регламентирующих документов (локальных нормативных актов, ЛНА). ЛНА устанавливают правила работы сотрудников и качественные характеристики работ в рамках отдельных процессов и процедур.

На реплику «регламенты не нужны, потому что их никто не читает» я отвечаю: «вы просто не умеете их готовить».

Оффтоп — мы запустили спецпроект! Telegram-канал «Бумажный мир» — экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.

Разберемся, для чего нужны регламенты и всегда ли надо их читать

Система общеобязательных правил поведения в нашем обществе формируется системой законодательства, независимо от того, знаком гражданин с законами, или нет. Разные жизненные ситуации вызывают необходимость обращаться к нормам права, разбираться в их тонкостях и нюансах.

ЛНА, объединенные в единую регламентную базу, тоже формируют правила для конкретного трудового коллектива, независимо от того, насколько хорошо они знакомы сотрудникам предприятия.

ЛНА закрепляют договоренности между участниками бизнес-процессов, достигнутые в процессе моделирования или оптимизации (реинжиниринга). ЛНА всегда позволяет вернуться к этим договоренностям и сгладить острые ситуации, регулярно возникающие между подразделениями. А если таких официальных письменных договоренностей нет, то рабочий спор решить сложнее.

Вывод

Хорошо составленные ЛНА служат формированию корпоративной культуры, снижают напряженность в коллективе, способствует повышению производительности труда, взаимозаменяемости сотрудников, быстрому вхождению в рабочий процесс новых сотрудников. Решается проблема «незаменимых» сотрудников. Исключаются хаотичное движение информации, дублирующие действия и функции. И, как ни странно, сокращается бюрократическая составляющая в управлении (в ее негативном понимании).

За счет чего это достигается?

• ЛНА устанавливают правила и фиксируют договоренности о том, как будет выстроен тот или иной бизнес-процесс, кто его участники и уровень ответственности каждого в рамках процесса;
• ЛНА содержат описание рабочих процедур и качественные характеристики их выполнения;
• ЛНА служат правовой основой деятельности предприятия.

Материал подготовлен партнёром «Делис Архив» , к.и.н., директором DocManagement Consult Софьей Ульянцевой.

DocManagement Consult – это команда методологов, экспертов в области управления документами и системных архитекторов по ведущим системам электронного документооборота, разработчик проекта ГОСТ Р «Эталонная модель цифрового документооборота организации»

Источник: dzen.ru

Регламентирующие документы: для чего они нужны

Для того, чтобы внести ясность и определить требования к ожидаемым результатам деятельности, способам их достижения, то есть для того, чтобы определить «правила игры», которые должен знать каждый работник на своем рабочем месте, необходимо разработать документы и управлять ими.

В системе управления любого предприятия в процессе функционирования всегда имеет место большое число периодически повторяющихся функций, процессов, действий по принятию управленческих решений. При этом, как правило, существует множество разнообразных вариантов реализации одного и того же управленческого действия, процесса.

Для того, чтобы внести ясность и определить требования к ожидаемым результатам деятельности, способам их достижения, то есть для того, чтобы определить «правила игры», которые должен знать каждый работник на своем рабочем месте, необходимо разработать документы и управлять ими. В нашей компании такими документами являются, как правило, регламенты, стандарты, положения.

Регламент (стандарт, положение) – это совокупность правил, определяющих порядок работы организации.

ЗАЧЕМ НУЖЕН РЕГЛАМЕНТ (СТАНДАРТ, ПОЛОЖЕНИЕ)?

Если компания не предоставила сотрудникам регламентов работы – это означает, что она разрешила им руководствоваться собственными представлениями о том, что надо, а чего не надо делать. Действия же, прописанные в документе, являются для предприятия основополагающими, на основании которых и строится рабочий процесс.

Основной смысл введения регламентов (стандартов, положений) в компании: донести до работников в простой и доступной форме наше видение выполнения конкретных работ и достижения конкретных результатов. Основная цель – задать правила ведения дел на своем рабочем месте.

КОМУ НУЖЕН РЕГЛАМЕНТ (СТАНДАРТ, ПОЛОЖЕНИЕ)?

Нужен ли регламент высшему руководству? – Да, необходим.

Регламент вносит ясность в структуру компании, делает понятной технологию производства продукта, оказания услуг на каждом рабочем месте. А, следовательно, делает понятным контроль процесса производства продукта. Мотивация персонала аргументируется результатами производственных процессов, а не самими процессами. Например, механику платят не за ремонт оборудования, а за то, чтобы оборудование не ломалось в период между техобслуживанием.

НУЖЕН ЛИ РЕГЛАМЕНТ (СТАНДАРТ, ПОЛОЖЕНИЕ) РУКОВОДИТЕЛЮ СРЕДНЕГО ЗВЕНА? – КОНЕЧНО.

Он понимает, как организовать работу на своем уровне. Ведь именно в регламенте устанавливаются требования к результатам деятельности, последовательность выполнения работ, распределены зоны ответственности, определены необходимые сроки. Нет возможности ошибиться или нарушить технологию.

НУЖЕН ЛИ РЕГЛАМЕНТ (СТАНДАРТ, ПОЛОЖЕНИЕ) ПРОСТОМУ ИСПОЛНИТЕЛЮ? – ОПЯТЬ, ДА.

Исполнитель не должен «ломать» голову над тем, что от него хотят — он должен только исполнить регламент. А в случае, если он не может по каким-либо причинам его исполнить – должен доложить своему руководителю.

Таким образом, регламент (стандарт, положение) упрощает внутренние взаимодействия между работниками или подразделениями. По своей сути регламент (стандарт, положение) — это закрепление успешных действий в компании.

Любой регламент (стандарт, положение) должен содержать следующее:

• участники
• распределение ответственности
• правильная последовательность действий – описание процесса
• сроки
• требования к результату
• требования к качеству.

Регламент (стандарт, положение) должен быть предельно простым, понятным и доступным для каждого работника. Оптимальный размер документа – не более 5-6 страниц. Важно, чтобы однажды упомянутый термин использовался на протяжении всего текста (не использовать синонимы). Любое сокращение, применяемое в тексте, должно быть расшифровано. Очень важно, чтобы в регламенте были описаны все шаги – даже если повторяющиеся в процессе работы действия кажутся очевидными.

Одним из важных преимуществ регламентации (стандартизации) являются снижение расходов на подготовку и обучение персонала, минимизация «человеческого фактора» при реализации стандартных производственных операций, минимизация разногласий между сотрудниками, формирование базы знаний — формализация опыта персонала.

Для нас, как для компании, сертифицированной на соответствие ГОСТ ISO 9001, разработка регламентов и стандартов производственной деятельности – строго обязательная вещь.

Именно сегодня, когда в компании идет внедрение нового формата управления процессами, управления деятельностью через призму Ключевых Владельцев процессов (КВП), необходимо пересмотреть все этапы производства и управления на предмет их стандартизации. И при необходимости, разработать новые регламенты и стандарты, которые позволят увеличить эффективность труда, в том числе и управленческого.

Все утвержденные регламентирующие документы компании «ТМС групп» аккумулируются в автоматизированной системе 1С:Документооборот, — внутренние документы – положения. Любой работник, при необходимости, может зайти и ознакомиться с интересующим его документом.

Источник: up-pro.ru