Для чего проводят обследование бизнес процессов организации

Многие руководители предприятий не обладают полной картиной происходящего в собственных производственных подразделениях. Они знакомы с организационной структурой, направлениями деятельности, общими экономическими показателями. Если по результату получилась прибыль, то наступает уверенность успеха. Но есть ли на рынке предприятия, которые длительное время удерживаются в «слепом» режиме управления?

Если уйти от аллегории, то «скрученные спагетти» в масштабах предприятия это:

• Невозможность анализировать себестоимость продукции. Даже если система учёта ведётся с пономенклатурной детализацией, то эти цифры не имеют никакой адекватности. Следовательно, прибыль может быть самопроизвольным процессом, который не зависит от действий руководства и работников.
• Отсутствие оперативного состояния, а это отсутствие ответов на вопросы:

• В какой стадии находятся заказы (клиента, на производство, на сборку)?
• Чем занят штатный персонал?
• Какая производительность организации? и др.

Доказательства из практики. Руководитель организации знает, что в штате числится 6 технологов и 4 сотрудника в отделе контроля качества. Если разделить общий объём работы на указанных сотрудников, то получаются адекватные нагрузки. После обследования выяснилось, что 2 технолога и 1 контролёр занимаются исключительно низкомаржинальной продукцией.

Про малую прибыль данного вида производства знают экономисты и руководство, но они не знают разделение труда в подразделениях. В совокупности затрат на оплату труда персонала, производственных и общепроизводственных затрат результат для категории продукции оказался убыточный.

Возможно это демпинг по вытеснению конкурентов, но руководство этого не знает 🙂

Исследовать неизвестность можно прямым и обратным методом, где в обоих случаях необходимо понимать направления деятельности предприятия.

Минимальный результат исследования:

1. Классификация бизнес-процессов организации
2. Описание каждого целевого БП в текстовом виде и блок-схеме.

Обследование бизнес-процессов

Прямой метод

Прямой метод соответствует со-направленному исследованию процессов и порядку процедур в деятельности.

В данном случае необходимо найти внешнее воздействие для активации процесса. Для абсолютного большинства предприятий это заказ клиента (в виде звонка, письма, план-графика). В более редких случаях (инвестиционных) — это решение владельца процесса. Например, строительство торгового центра, где отсутствует внешнее воздействие, а решение основано только на бизнес-плане проекта.

Первый событием, оно же начало процесса, на нашем примере является заказ клиента.

Анкета и работа с ней позволяет описывать шаги процесса, определять ответственных лиц, получателей информации, классифицировать участки.

Обратный метод

Особенностью метода является изучение результата операции (бумажного или электронного документа, файла или события) и поиском автора документа. Далее определяется кто и зачем сформулировал эту потребность. Цикл этих действий определяет БП в обратном порядке.

Например, конечным пунктом деятельности по продаже продукции является передача водителю заказчика «Универсального передаточного документа», ТТН, Материального пропуска. Они созданы в программе 1С ERP менеджером по продажам для отпуска продукции. Сигналом для их оформления служит событие оплаты заказа клиента. И т.д.

Как и в предыдущем примере составляются описания процесса в анкете интервьюирования.

Смешанное использование

Стоит заметить, что прямой и обратный метод можно использовать одновременно. Это допустимо и рекомендовано в обследовании сложных процессов, к которым трудно подойти с одной стороны, либо в командном исследовании (2 человека на один БП).

Разветвление и объединение бизнес-процессов

Операция бизнес-процесса может рождать и завершать второстепенный процесс (подпроцесс). К примеру, операция ввода заказа требует расчет стоимости продукции (для уникальных изделий), процедуры оплаты, формирование заказа в производство. Это рождение подпроцессов.

Это пример реального сквозного БП, затрагивающий несколько подразделений предприятия.

Правило выделения процесса в отдельный определяется целями проекта. Если БП вне фокуса исследования, то его можно свернуть и описать одной процедурой. Длинные схемы являются вау-эффектом, но сложночитаемые и малоэффективные в анализе.

Получили классификацию, описание и блок-схему — что делать?

1. Добавляет ли ценность продукту данная операция БП?
2. Готов ваш клиент оплачивать данную процедуру?
3. Оптимально ли движутся ресурсы предприятия? Нужно ли это движение?
4. Какие каналы связи самые длинные и почему? Для чего они нужны?
5. Передача информации между сотрудниками — это потеря во времени и в затратах. Есть излишние каналы связи?
6. Где и почему происходит больше всего брака, издержек, длительных ожиданий?
7. Чем регламентируется операция БП, каков её стандарт?

• Предпроектное обследование
• отчёт об обследовании
• обследование предприятия
• методы исследования
• бизнес-процессы
• бизнес-аналитика
• классификация

Источник: habr.com

Предпроектное обследование — как сэкономить на автоматизации

Боровикова Арина Посмотреть все статьи >> Младший консультант по внедрению 1С франчайзинговой сети «ИнфоСофт».

Время прочтения — 10 мин.
Получить бесплатную консультацию

Автоматизация сегодня – вклад в развитие вашего предприятия завтра

На сегодняшний день внедрение программных продуктов является одной из движущих сил роста компании. Использование информационных технологий помогает осуществлять деятельность предприятия более эффективно, минимизировать расходы, а также контролировать и управлять как бизнесом в целом, так и его отдельными процессами. Большинство российских компаний уже успешно используют программные продукты 1С, хотя некоторые сейчас только задумываются об их внедрении. Важно подобрать и использовать те решения и инструменты, которые подойдут вашему бизнесу с учетом всех уникальных особенностей.

Автоматизация сегодня – это толчок к развитию предприятия в ближайшем будущем. Чем крупнее становится предприятие, тем сложнее «вручную» контролировать все основные и обеспечивающие процессы, обрабатывать большие потоки информации и управлять человеческими ресурсами.

Если вы интересуетесь автоматизацией на своем предприятии, то предлагаем ответить на несколько вопросов:

• Все ли процессы вашего бизнеса контролируемы и эффективно налажены?
• Все ли результаты от своих бизнес-процессов вы можете четко спланировать и контролировать?
• Есть ли у вас информация для принятия управленческих решений? Информации действительно можно доверять?
• Закрывает ли функционал существующей информационной системы вашего предприятия все потребности бизнеса? Удобна ли она в использовании? Какие ресурсы на поддержание работы текущего программного продукта вы тратите?
• Как вы планируете работу и контролируете результаты ваших сотрудников?

Если хотя бы на один вопрос из списка вы ответили – «Нет», либо есть сомнения в качестве текущего состояния, то мы рекомендуем рассмотреть вариант внедрении программных продуктов 1С.

Важно отметить, что автоматизация на крупных производственных или торговых предприятиях – это отдельный проект, результатом которого является отлаженная работа программы, отвечающая всем требованиям бизнеса.

Любой проект включает в себя несколько этапов, а именно:

• Предпроектное обследование;
• Проектирование функционала информационной системы;
• Разработка и тестирование функционала;
• Обучение пользователей;
• Опытная эксплуатация;
• Промышленная эксплуатация.

Предпроектное обследование – это первый этап начала изменений. Эта статья раскрывает основные вопросы, с которыми мы, как внедренцы, сталкиваемся при работе с Заказчиками:

• Что такое предпроектное обследование? Зачем оно Заказчику?
• Какой результат и выгоду получит Заказчик после его проведения?
• Как можно сэкономить деньги на проекте, потратив их на предпроектное обследование предприятия?

Что такое предпроектное обследование и какие задачи решает?

Первым шагом на пути к автоматизации является комплексное обследование предприятия. Предпроектное обследование (ППО) необходимо для определения целей будущей автоматизации и критериев их достижения. Перед проведением работы с Заказчиком обсуждаются границы ППО: могут быть обследованы все бизнес-процессы предприятия, либо проведен аудит отдельных функциональных блоков (например, только производство, торговля, бухгалтерский учет, зарплата и т.д.).

Каждое отдельное предприятие – это уникально работающий механизм. На предпроектном обследования важно проанализировать все составляющие работы этого механизма. Основными задачами, решаемыми в рамках проведения ППО являются:

• определение потребности ключевых лиц со стороны Заказчика, установка рамок проекта;
• сформулированные цели и критерии их достижения: каким образом реализация проекта поможет достигнуть целей Заказчика;
• описание текущего положения дел на предприятие, имеющейся информационной системы;
• описание проблем, ключевых требований и пожеланий Заказчика;
• определение необходимого программного обеспечения для выполнения проекта;
• разработка план-графика внедрения информационной системы с указанием этапов работ на проекте, предварительный бюджет стоимости работ;
• формирование будущей команды проекта со стороны Заказчика.

Как мы работаем с Заказчиком?

При проведении ППО специалисты нашей компании применяют процессный подход. Такая методика позволяет четко разделять процессы компании на отдельные этапы.

Процессная модель еще до старта внедрения позволяет оценить объем требуемых доработок, дает четкое представление о проблемах бизнес-процессов и необходимости их оптимизации. Позволяет подобрать для каждого Заказчика оптимальный выбор ИТ- решения и общую архитектуру информационной системы.

Таким образом, в своей работе мы придерживаемся принципа – работа на опережение. На данном этапе важно выявить риски для сокращения затрат Заказчика на доработку и настройку новой системы, предлагая типовые механизмы программ 1С. В случае, если бизнес-процессы «не ложатся» на типовую систему и их невозможно изменить, то, исходя их нашего опыта, мы вырабатываем лучшие решения по доработке типовой системы с наименьшими потерями и ограничениями для Заказчика.

Подпишитесь на дайджест!
Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.

Как проходит предпроектное обследование?

На первом этапе ППО наши специалисты проводят глубокие интервью с вашими сотрудниками. Основная задача – максимально подробно описать существующие бизнес-процессы, найти разрывы в информационной системе (если они есть) и подробно выяснить желаемое состояние. Мы опрашиваем владельцев бизнес-процессов. Список ключевых сотрудников создается совместно с Заказчиком.

В обычной практике интервью проходит в очном формате на территории Заказчика. Мы также готовы проводить интервью дистанционно, и всегда выберем оптимальный канал связи, при этом оставляя качество выполняемых работ на высоком уровне. Отметим, что при таком формате интервью, половину успеха обследования обеспечивает высокий уровень вовлеченности в работу со стороны Заказчика, а также настроенная техническая инфраструктура удалённых средств связи (веб-мессенджеры, трансляция экрана компьютера, сотовая связь или проч.). В случае необходимости мы всегда готовы предоставить помощь в организации данного процесса.

Какие выгоды получает Заказчик от дистанционного проведения работ? Первое преимущество – возможность сэкономить затраты на ППО. Если Заказчик находится в другом городе, то в бюджет не закладываются расходы на выезд и проживание наших специалистов. Также на проведение интервью потребуется меньше времени.

Получив необходимую информацию, специалисты смогут быстрее приступить к написанию отчета на своих рабочих местах. В дополнение, сотрудники Заказчика будут меньше отвлекаться от текущей работы, дистанционное интервью не требует дополнительных работ, например, организация помещения или рабочих мест для наших специалистов.

В ходе проведения интервью опрашиваются сотрудники, принимающие непосредственное участие в бизнес-процессах.

Интервьюирование включает в себя следующий список вопросов:

• сбор информации об участии сотрудников в бизнес-процессах (БП), какую роль исполняет сотрудник в рамках БП;
• с какими входящими и исходящими данными (документы, информация) работает сотрудник;
• как двигаются информационные потоки от одного рабочего места к другому;
• взаимосвязь бизнес-процессов на предприятии;
• изучение работы текущей программы и ее возможностей (при наличии);
• с какими проблемами сталкивается сотрудник в своей работе (неудобная программа, неотлаженный механизм обмена данными либо их потеря и прочее);
• ключевые высокоуровневые требования к работе будущей информационной системе.

В результате интервью мы получаем детальную картину работы предприятия: не отдельных рабочих мест, а то, как они взаимодействуют между собой, как двигаются потоки информации внутри и между бизнес-процессами компании. При использовании процессного подхода удается выявить «узкие» и сложные места в бизнес-процессах, а также понять причины их возникновения и предложить пути устранения.

Далее проанализировав полученную информацию, мы разрабатываем несколько вариантов концепции будущей информационной системы, подходящих под критерии конкретного предприятия: подбираем типовые продукты 1С, которые наилучшим образом подойдут для работы; понимаем, какие изменения необходимо будет внести в типовую программу для обеспечения всех уникальных особенностей ваших бизнес-процессов.

Отчет о предпроектном обследовании

По завершению работ ППО Заказчик получает отчет, который включает описание в приведенных ниже разделах:

1. Описание текущей информационной системы – в нотации «Как есть», AS-IS модель;

2. Архитектура будущей информационной системы – в нотации «Как будет», TO-BE.
Разрабатываются несколько оптимальных вариантов структуры информационной системы с учетом всех выявленных особенностей. Для каждого из вариантов приводится перечень основных реализуемых задач, особенности, возможные плюсы и минусы. В дополнение прилагаются описания бизнес-процессов после внедрения (пример фрагмента BPMN-диаграммы представлен на рисунке ниже).

3. Требования к будущей информационной системе.
Формируется индивидуальный состав программного и аппаратного обеспечения с указанием их стоимости, а также необходимость дополнительных затрат на настройку и сопровождение инфраструктуры;

4. Описание существующих сегодня бизнес-процессов.
Предоставляется описание процессов по результату интервью с сотрудниками Заказчика. Также в данном разделе представлены требования и пожелания Заказчика к функциям и работе будущей системы;

5. Определение целей, задач и границ проекта.
Постановка целей проекта и критериев успешности, фиксация границ проекта;

6. Подходы к внедрению.
Предлагаются варианты подходов ведения проекта;

7. Бюджет и план-график проекта.

ТОП-3 возражений Заказчиков

В некоторых деталях мы рассмотрели, что же представляет собой этап предпроектного обследования, какую работу и результат мы готовы предложить Заказчикам. Пришло время принять решение: вы готовы на ППО или еще остались сомнения?

Некоторые Заказчики пренебрегают ППО, считая это неважным этапом, лишней тратой средств и времени. На основании опыта ведения проектов мы сформировали ТОП вопросов от Заказчиков:

1. «Я и так знаю, что происходит в моей компании, зачем предпроектное обследование?» — Заказчики после проведения обследования получают ценную информацию о реальном положении дел в компании, выявляются слабые места и проблемы бизнес-процессов, т.к. руководство компании зачастую не имеют ресурсной возможности углубиться в детали такой информации в своих повседневных задачах.
2. «Это для нас дорого». — Сэкономив деньги на предпроекте, вы с высокой долей вероятности при внедрении потратите в разы больше. При отсутствии предпроектного обследования нельзя спрогнозировать общий бюджет проекта, определить стоимость этапов и их длительность. Очень сложно оценить деятельность предприятия, основываясь только на предположениях, без углубления в детали процессов. В конечном счете, риски потратить на автоматизацию лишние деньги и «растянуть» проект на долгие сроки слишком высоки. Вам действительно нужна такая «экономия»?
3. «У нас как у всех» или «У вас ведь есть опыт автоматизации похожих предприятий, просто сделайте нам также». – Даже если ваш конкурент, как и Вы занимается одинаковой деятельностью, то организация бизнес-процессов на ваших предприятиях далеко не идентична. Взаимосвязи процессов каждой компании исключительны, в каждом отдельном бизнесе есть свои особенности, без которых он не может функционировать. И если мы внедрим программу «как у соседа», то она не будет удовлетворять вашим требованиям, потому что это программа разработана для соседа, а не для вас. Пока не существует, и вряд ли когда-нибудь появится «идеальный» программный продукт, который подойдет всем без исключения.

Выгода от ППО для Заказчика

• после проведения ППО вы получаете детальное описание бизнес-процессов, теперь у вас есть возможность сравнить реальное положение дел в компании с представлением о нем;
• получаете возможность оптимизировать бизнес-процессы с помощью экспертного опыта наших специалистов – мы поделимся лучшим опытом внедрения проектов на других предприятиях;
• в результате обследования будут предложены несколько вариантов внедрения, это позволит выбрать наиболее подходящий из них по целям, срокам и бюджету;
• до начала внедрения проекта вы будете знать бюджет и сроки реализации проекта, и это уже с учетом рисков и возможности доработок будущей системы;
• на этапе предпроектного обследование будет определена общая концепция информационных систем и их взаимосвязи – это позволит в будущем не переделывать систему из-за неверного выбора ПО или концепции;
• предпроектное обследование позволит оценить, насколько типовые программы 1С удовлетворяют потребности автоматизации вашего бизнеса. Мы подберем наиболее подходящую программу с минимальными доработками или, наоборот, предложим оптимизировать бизнес-процессы под программу для экономии денежных средств;
• ППО позволяет оценить текущие ресурсы предприятия в части программного и технического обеспечения – вы заранее будете понимать, нужно ли будет заложить дополнительные денежные на обеспечение инфраструктуры информационной системы.

Источник: is1c.ru

Как проводится обследование бизнес-процессов от Компании Сканпорт

Обследование (аудит) – это комплекс мероприятий, направленных на изучение конкретного бизнес-процесса (и смежных с ним) для выявления возможностей его оптимизации. Главная цель такого обследования – поиск путей повышения эффектности деятельности предприятия.

Аудит – это первый и очень важный этап внедрения системы автоматизации. Детальное изучение процесса дает понимание, как он протекает сейчас, что можно и нужно сделать для его улучшения.

Услуга востребована компаниями, не имеющими собственного штата IT-специалистов и отдела бизнес-аналитики. Руководство таких предприятий поручает обследование и постановку задач специализированным компаниям. В идеале проводить аудит должны специалисты, которые в дальнейшем будут заниматься автоматизацией.

Аудит бизнес-процессов от Компании Сканпорт предполагает четыре стадии:

• сбор информации;
• моделирование бизнес-процесса;
• анализ ситуации;
• выработку рекомендаций по повышению эффективности.

Рассмотрим детальнее, какие работы проводятся на каждой стадии.

Автоматизируем ваш бизнес!

Сбор информации в рамках аудита

Чтобы получить полную картину, нужно собрать как можно больше релевантной и достоверной информации. Для этого проводятся следующие мероприятия:

• анализируются документы, регламентирующие обследуемый бизнес-процесс;
• проводятся интервью с руководителями, экспертами, а также сотрудниками, осуществляющими бизнес-процесс, поставщиками и клиентами;
• при необходимости осуществляется мониторинг за ходом выполнения процесса.

В результате обследования выясняется:

• Придерживаются ли работники порядка выполнения бизнес-процесса?
• Все ли операции протекают с соблюдением указанных в описании сроков?
• Предоставляются ли отчеты руководителю?
• Есть ли плановые показатели, как они рассчитываются и соотносятся с фактическими значениями?
• Насколько клиенты удовлетворены течением и результатами бизнес-процесса?
• Все ли стадии процесса описаны, имеются ли должностные инструкции?
• Соблюдаются ли требования нормативов и законодательства?
• Есть ли у работников или собственника бизнеса предложения по улучшению процесса?

Все полученные сведения в обязательном порядке документируются для дальнейшего анализа и разработки рекомендаций.

Моделирование и анализ бизнес-процесса позволяет найти лучшее «лекарство» для его оптимизации

Моделирование бизнес-процесса и анализ ситуации

Информация, полученная в ходе первой стадии обследования, преобразуется в описание и модель бизнес-процесса, реализованную на практике. Это нужно для получения точных и однозначных представлений о состоянии дел.

Работа строится по принципу: «Исследуем, как есть, понимаем, как должно быть».

Моделирование и анализ бизнес-процесса позволяет найти лучшее «лекарство» для его оптимизации

К примеру, если речь идет об автоматизации работы службы курьерской доставки, специалисты Компании Сканпорт смотрят, какие учетные системы используются на предприятии, как и какой персонал работает. Затем анализируют, каким образом лучше реализовать автоматизацию: можно ли использовать готовый софт (DataMobile) или лучше предложить индивидуальное программное решение.

DataMobile Стандарт

DataMobile Стандарт Pro

DataMobile Online Lite

Выработка рекомендаций по повышению эффективности бизнес-процесса

По результатам проведенного анализа составляется «Отчет об обследовании». В нем даются рекомендации, как можно оптимизировать и автоматизировать процесс, на какой программный продукт лучше перейти, чтобы сократить время выполнения операций и улучшить их качество за счет минимизации влияния «человеческого фактора».

По сути, клиент получает коммерческое предложение с информацией о том, какие программные продукты могут быть внедрены, к каким результатам это приведет, сколько времени займет автоматизация и какое оборудование потребуется закупить.

Сколько длится бизнес-обследование?

Продолжительность аудита зависит от потребностей клиента и сложности бизнес-процесса. Например, если речь идет о небольшом складе, обследование обычно занимает от 2 недель до месяца. На изучение работы крупного склада может потребоваться в 2–3 раза больше времени.

Простые бизнес-процессы, не требующие детального изучения, могут быть обследованы удаленно: регламентирующие документы пересылаются по электронной почте, аналогично проводится анкетирование сотрудников и руководства. Такой способ работы позволяет сотрудничать с компаниями из отдаленных регионов страны.

После согласования всех деталей проекта заключается договор на внедрение автоматизации на базе штрихкодов, RFID-меток и других технологий автоматической идентификации.

Источник: scanport.ru