Документооборот — неотъемлемая часть жизненного цикла любого бизнеса. Тем не менее, при работе с бумажными документами не избежать ряда проблем, которые характеризуются как распространенные:
- Потеря документов (как в процессе согласования так и в процессе хранения);
- Затрудненный поиск документов и приложений к ним;
- Несоблюдение сроков согласования;
- Невозможность отслеживания срок действия договоров.
В качестве решения этих проблем выступает переход на электронный документооборот, то есть комплексная автоматизация всего документооборота компании. Сегодня сложно недооценить практическую полезность ЭДО.
В подавляющем большинстве случаев автоматизация документооборота начинается с договорной работы. Договор — ключевой элемент, обеспечивающий нормальный цикл основной деятельности бизнеса, поэтому договорная работа — отправная точка при автоматизации документооборота в целом. Договорная работа не единый пласт, одинаковый для всех компаний. На каждом участке работы договорный процесс может быть разных типов.
Автоматизация бизнес процессов в агентстве. Эксперт проекта Я — АГЕНТСТВО. Дмитрий Жохов18+
Ниже проиллюстрирована структура деятельности компании ELMA. Она представлена несколькими взаимосвязанными уровнями процессов:
- Операционная деятельность;
- Основные процессы;
- Обеспечивающие (сервисные) процессы.
Договорная работа и согласование конкретного договора входит в контур операционной деятельности — того, что происходит каждый день.
От того, насколько оперативно и слажено будет работать процесс, обеспечивающий основную деятельность компании (например, отправка пакета документов, их согласование), будет зависеть качество и ход основного процесса и других сопутствующих ему.
Договоры на связь, консалтинг относятся к сервисным бизнес-процессами и обеспечивают нормальную бесперебойную работу основных.
Ключевая цель автоматизации здесь в том, что основной бизнес-процесс должен работать быстро и качественно, сервисные бизнес-процессы должны экономить деньги бизнеса.
Подходы к автоматизации документооборота
Существует ряд инструментов автоматизации документооборота, среди них есть как классические инструменты, так и более редко встречающиеся — это различные надстройки к ИРП-системам, которые используются в основном для крупных заказчиков.
Каждый из типов автоматизации имеет свои привлекательные черты.
Например, надстройка ИРП-систем тесно связана с техническим процессом. Договор в этом случае является инициирующим документом для старта производства.
Рассмотрим 3 основных подхода к автоматизации бизнес-процессов компании:
Бюрократический подход
Подход подразумевает колоссальное насыщение регламентами, правилами, которые касаются функциональной деятельности на местах. Избыточность правил и регламентных процессов в подходе обусловлена тем, что вся деятельность и структура компаний описывается на бумаге.
Чтобы поддерживать жизнеспособность такой структуры и внушительного количества бумаг, необходим немалый объем времени и человеческих ресурсов.
Павленко Н.А. О современной договорной работе
Бюрократический подход автоматизирует функциональный подход к управлению. В этом случае, если не использовать консалтинг и проф поддержку, то такой подход только бетонирует бизнес-процессы, не позволяет продвигаться документам оперативно.
Тем не менее, плюс подхода в том, что он снижает издержки на конкретной маленькой функции
бизнес-процесса.
Транзакционный подход
Подход применим к автоматизации основного бизнес-процесса. При помощи такой автоматизации можно получить очень хорошие результаты, в частности с подключением различных ИРП-систем или бухгалтерского софта. Для систем электронного документооборота подход тоже актуален.
Единственный минус подхода – отсутствие гибкости. Чтобы внести какие-либо изменения, необходимо сначала что-то сломать. Иногда «поломки» могут быть существенными и энергозатратными. Данный подход существенно подвержен изменениям извне.
Процессный подход
Процессный подход позволяет взглянуть на деятельность компании с точки зрения процессов. Здесь договорне является самоцелью. Заключение договора с точки зрения бизнес-процесса – это успешное заключение сделки, то есть извлечение прибыли. А бумага это лишь фиксация договоренностей, необходимый артефакт.
Все эти подходы в той или иной степени применяются в автоматизации бизнес-процессов. Процессный подход, в свою очередь, показывает себя как логичный, технологичный и гибкий метод автоматизации, который может быть применен для компаний разного уровня. Сегодня сложно недооценить его значимость.
Почему же компании выбирают BPMS?
Договорная работа уже не воспринимается компаниями как просто документооборот, а как обеспечивающий подпроцесс в основном бизнес-процессе компании.
Процессный подход обладает рядом существенных преимуществ для организации договорной работы компании:
- Маршруты согласования документов в BPM могут быть гибко настроены;
- Возможность иначе взглянуть на деятельность работы с договорами;
- Возможность иначе взглянуть на деятельность компании в целом.
Группы договоров с точки зрения автоматизации
С точки зрения автоматизации договорной работы важным моментом является то, каков сценарий работы с документом.
Здесь выделяется 2 группы договоров:
- Входящие (сформированы вне компании, поступившие на согласование);
- Исходящие (связаны с основной деятельностью компании, с оказанием услуг, то есть договоры, которые формируют договоренности внутри компании).
- Хранение и быстрый поиск
- Построение отчетности в различных разрезах
- Финальный контроль документов
- Контроль отправки и получения оригиналов
Процесс создания исходящего договора не является самодостаточным — это этап одного из более крупных бизнес-процессов.
Процесс начинается с подготовки проекта договора. Здесь используются такие инструменты как единая база контрагентов, CRM-система, шаблоны договоров.
Далее проект согласуется внутри компании, подписывается ЭЦП (электронной цифровой подписью)
и регистрируется. Оригинал договора высылается контрагенту, после этого запускается этап исполнения договорных обязательств.
В любой момент система должна иметь возможность реализовать быстрый поиск документа, если это будет необходимо.
Главная задача этого бизнес-процесса – сделать все быстро и эффективно.
Ключевые этапы документооборота
Автоматизируя документопоток компании необходимо учитывать 7 ключевых этапов:
Создание и захват
Документ прикрепляется «руками», менеджер создает файл, сканирует документ либо генерирует договор по шаблону.
Хранение/ отображение/ поиск
Этап предполагает возможность составления реестров, понимание того, как договоры будут храниться.
В системе должна быть реализована возможность просмотра документа на месте по построение карточек разной сложности.
Движение
Поскольку структура договора может быть сложной и динамичной, то система автоматизации должна максимально соответствовать потребностям рынка.
Маршруты движения договоров могут быть разнообразными и включать в себя цепочки согласований, определение тех, кто должен поставить визу.
Если говорим о крупном холдинге, то здесь цепочки согласований представляют собой более сложную совокупность маршрутов. BPM-система даже в этом случае дает возможность реализовать необходимые для компании решения.
Обеспечение безопасности
На этом этапе должно учитываться то, в какой момент будут выдаваться права на документ и кому они будут выдаваться.
Когда мы говорим об огромных цепочках согласований важно понимать, кто будет иметь доступ к документу, а кто нет. Здесь нет линейного подхода, у каждого документа может быть свой персональный маршрут в зависимости от потребности (контрагента, поставщика, менеджера и тд).
Контроль.
Этап предполагает проработку инструментов для мониторинга документов и формирование различной отчетности — плановой или по запросу.
Уничтожение.
Фаза уничтожения документов двояка:
С одной стороны, это уничтожение в рамках живого бизнес-процесса, когда документ не нужен, не требует внимания.
С другой стороны — это комплексное уничтожение, когда документ не должен храниться. Это обусловлено федеральным законом о защите персональных данных. и здесь мы уже говорим о живом архиве, организованном папками.
На крупных предприятиях живой архив важен и входит в процесс уничтожения документов. Под такие архивы отводят целые здания. И в этом случае задача автоматизации живого архива актуальна и важна.
Договорная работа в рамках деятельности компании и процесса продаж.
Работа отдела продаж выстраивается по активной воронке продаж, в соответствии с которой работают сотрудники.
Каждая стадия воронки предполагает выполнение каких-либо процессов. Например, чтобы перейти
на коммерческие договоры нужно быть в курсе скоупа проекта.
Фактически воронка привязывается к реальным бизнес-процессам и этот принцип работает в компаниях разного размера
Рассмотрим внутреннее устройство воронки.
Внутри каждой воронки есть сделки. Сделка представляет собой совокупность полей, которые заполняет сотрудник. Поля содержат необходимую информацию и клиенте. У каждой сделки есть несколько стадий или этапов, где переход на новую стадию равен запуску нового бизнес-процесса.
Подписание договора – одна из ключевых стадий сделки. При автоматизации документооборота силами BPMS менеджеру не нужно производить большое количество действий, достаточно перейти на новую стадию сделки, чтобы запустить подготовку договора.
Все шаги по запуску подготовки договора упакованы в бизнес-процесс, который иногда может выглядеть громоздко, на деле автоматизируя несколько простых ключевых шагов.
Процессный подход к договорной работе не исключает подготовку договоров с особенностями. Если договор нестандартный, то он также будет вписан в бизнес-процесс системы, не нарушая слаженность и четкость работы всей схемы.
Что важно при автоматизации с помощью BPM-системы?
Важно учитывать особенности бизнес-процессов компании, поскольку коробочные решения не смогут полностью закрыть потребности бизнеса. Любая коробочная конфигурация закрывает только шаблонные шагии в любом случае требует каких-либо дополнений.
Источник: elma365.com
Договорная работа. Часть I: Договор как схема бизнес-процесса
Нет организаций или индивидуальных предпринимателей, которые не заключали бы договоры.
Практический опыт показывает, что правильно поставленная договорная работа — это залог успеха компании.
Источник: Pixabay
Что такое договорная работа?
Договорная работа — это часть правовой деятельности организации, направленная на регулирование взаимоотношений с контрагентами с помощью договоров.
Самую активную работу ведут коммерческие организации, имеющие целью своей деятельности получение прибыли, особенно торговые и промышленные.
Некоммерческие организации также ведут активную договорную работу, но в меньшей степени, обычно только для обеспечения своей деятельности.
Особой разновидностью договорной работы со своей спецификой является контрактная система — деятельность в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, так называемые «госзакупки». Регламентируется Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
Договор — это отражение бизнес-процесса на бумаге. Вот что нужно хорошо усвоить для успешной работы. В договоре написано, как Вы будете зарабатывать деньги.
Например, инженер по комплектации Кирилл ООО «Вектор» созвонился с менеджером по продажам ООО «Модуль» Вадимом. В тексте договора, как документа, в котором зафиксировано соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГК РФ) появляется преамбула:
Общество с ограниченной ответственностью «Вектор», именуемое в дальнейшем «Покупатель» . и Общество с ограниченной ответственностью «Модуль», именуемое в дальнейшем «Поставщик» .
Инженер по комплектации Кирилл ООО «Вектор» и менеджер по продажам ООО «Модуль» Вадим договорились о купле-продаже электрического кабеля. Юрисконсульт пишет в договоре:
Поставщик обязуется поставить Покупателю кабель электрический (далее — «Товар») в ассортименте, количестве и в сроки, предусмотренные Договором, а Покупатель обязуется принять и оплатить Товар.
Далее к делу подключаются бухгалтер и экономист, которые и решают, выгодно ли им приобретать кабель по этой цене и на таких условиях оплаты:
Стоимость Товара составляет 120 000 (сто двадцать тысяч) руб. 00 (ноль) коп. с учетом НДС 20% в сумме 20 000 (двадцать тысяч) руб. 00 (ноль) коп.
Покупатель уплачивает Поставщику стоимость Товара в течение 30 (тридцати) календарных дней с даты передачи Товара.
Именно так нужно подходить к составлению любого договора и к договорной работе в организации в целом. Определитесь с бизнес-процессом, в результате совершения которого Вы на выходе получите деньги. Что конкретно и как Вы и Ваш контрагент продаете, покупаете, делаете, кто, сколько и когда заплатит денег, и что будет в случае нарушения обязательств.
Источник: Pixabay
Почему важно наладить договорную работу?
При ведении договорной работы решаются следующие основные задачи:
- установление хозяйственных отношений;
- изменение хозяйственных отношений;
- прекращение хозяйственных отношений;
- контроль за деятельностью организации;
- защита прав и законных интересов организации.
Таким образом, договорная работа также важна, как и бухгалтерский учет в организации.
Какие основные принципы договорной работы?
Ведение договорной работы строится на основе законодательных и корпоративных норм права и следующих принципах (основополагающих началах):
- законность — договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами (императивным нормам), действующим в момент его заключения (ст. 422 ГК РФ);
- добросовестность — стороны должны надлежащим образом исполнять обязанности без злоупотребления правами (п. 5 ст. 10 ГК РФ);
- разумность — хозяйственные отношения должны быть осмысленными (рациональными), логичными и целесообразными (п. 2 ст. 6 ГК РФ);
- свобода договора — стороны вправе по своему усмотрению заключать тот или иной договор, определять его условия, за исключением прямого указания в договоре или случая заключения предварительного договора (ст. 421 ГК РФ);
- последовательность — процедуры выполняются в определенном порядке, отраженном в «Положении и договорной работе»;
- согласованность — в процедуре в соответствии с «Положением о договорной работе» для достижения единой цели участвуют несколько подразделений или работников организации;
- разделение труда — компетенции (права и обязанности) каждого из подразделений или работников, участвующих в процедуре, не должны дублироваться компетенциями других участников.
Чтобы не пропустить важное среди информационного шума — подписывайтесь на авторские публикации.
Поделитесь этой публикацией с друзьями — они будут Вам благодарны!
Хотите еще больше полезных публикаций — оцените статью, поставив лайк!
Источник: teletype.in
Роль ЕСМ-систем в управлении договорами
В любом случае при разработке систем управления договорами важно понимать, функции каких классов систем наиболее полно удовлетворяют требованиям организации и где проходят границы между функционалом этих систем. При этом важно отметить: чтобы построить эффективную систему работы вовсе не обязательно внедрять в организации сразу несколько систем. Большинство современных систем вне зависимости от того, к какому классу они относятся, умеют выполнять и смежные функции.
Жизненный цикл договора
Для того чтобы правильно распределить функции между системами и определить их роли нужно проанализировать жизненный цикл договора (см. рис. 1).
1. Переговоры. Данный этап предшествует непосредственному заключению договора, он связан с проведением встреч, переговоров согласованием предварительных условий и формированием предварительных договоренностей. Соответственно на первый план здесь выходят функции управления взаимодействием с клиентами (управление контактами, планирование встреч и т. д.). Все эти функции имеют непосредственное отношение к CRM-системам. Но при этом также важно учесть, что на этом этапе может появляться большое количество разнообразной неструктурированной информации (протоколы переговоров, письма, предложения, тендерная документация и т. д.), которой нужно уметь управлять, которую надо хранить, согласовывать и т. д. А это уже функционал ЕСМ-систем (Enterprise Content Management).
2.Подготовка проекта договора. Договоры можно разделить на три группы:
- неизменные — договоры (публичные оферты), которые содержат ограниченный и заранее предопределенный набор условий (параметров договора), которые, как правило, не подлежат корректировки. Таких договоров в организации может быть достаточно много, но они не требуют больших затрат времени на составление согласование;
- типовые — договоры, составленные на основе шаблонов. Для подготовки таких договоров часто используется механизм автоматического или полуавтоматического создания, когда текст документа формируется за счет подстановки в шаблон определенных инициатором условий;
- произвольной формы — договоры, для которых нет разработанных шаблонов в силу их уникальности или редкости.
Для автоматизации подготовки и предварительного согласования договорных документов можно использовать функционал ECM-систем, но при этом, как правило, на данном этапе также возникают дополнительные задачи:
- необходимость контроля сделки по статьям бюджета;
- проверка контрагента службой безопасности и т. д.
Для автоматизации этих задач используется функционал специализированных систем (бюджетирования, ERP, и т. д.).
3. Согласование и подписание. Как правило, для согласования договорных документов в организации разрабатываются специальные регламенты, в которых маршрут согласования определяется в зависимости от условий договора (вид сделки, сумма, контрагент и т. д.). На этих этапах кроме непосредственно движения документов важно обеспечить:
- возможность работы с версиями документов (их может появляться очень много, особенно по документам произвольной формы);
- доступ к документам всем специалистам, участвующим в согласовании (при этом сохранить требуемый уровень конфиденциальности);
- возможность отправки и получения документов контрагентам.
Все эти требования в полной мере охватываются функционалом ECM-систем.
4. Исполнение. Данный этап, как правило, самый протяженный по времени. Здесь важно контролировать сроки и движение денежных средств и других ресурсов, но не только это.
На этом этапе формируется сопроводительная (заявки на отгрузку, накладные и т. д.) и бухгалтерская документация (акты, счета), кроме того не редки случаи оформления дополнительных соглашений и приложений к ранее согласованным договорам. В связи с этим на данном этапе, пожалуй, как ни на каком другом важно выстроить качественную взаимосвязь между системами (если управление договорами реализуется посредством нескольких систем). Для того чтобы изменения, вносимые в одну систему, могли оперативно отображаться в других системах.
5. Закрытие и хранение. Часто этим этапам не уделяют должного внимания. В результате могут возникать ситуации, когда, например, услуги оказываются после истечения сроков договора и т. п. После выполнения обязательств или после истечения сроков договора необходимо отразить эти факты в используемых системах:
- оповестить исполнителей;
- выполнить предусмотренные регламентом мероприятия;
- передать договорные документы для архивного хранения.
6. Пролонгация. Если договор содержит опцию пролонгации, то при достижении сроков продления договора важно уведомить всех заинтересованных лиц. Это позволит снизить риск потерь, связанных с изменением условий договора и изменением ситуации на рынке (возможно на данный момент появились более выгодные предложения).
Пример автоматизации бизнес-процесса
Как уже отмечалось ранее, наиболее часто, для автоматизации процесса управления договорами используется связка ECM-систем или системы электронного документооборота (СЭД) с ERP-системами. Это позволяет организовать сквозной процесс работы с договором (см. рис. 2).
Для большинства организаций с учетом того, что в ECM-системе или в СЭД может быть реализован модуль, поддерживающий взаимодействие с клиентами, такая комбинация позволяет эффективно покрыть требования к системе управления договорами и удовлетворить всех заинтересованных лиц.
Автор статьи — консультант отдела внедрения DIRECTUM.
СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ DIRECTUM
Источник: www.itweek.ru
