Проверенное решение, актуальные технологии, простота обслуживания.
«ДЕЛО» — система с полным набором инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, рассчитанная на максимальные нагрузки.
Демо-версия
Возможности
- выбрать участника согласования из справочника пользователей и вставить эту информацию в создаваемый/корректируемый маршрут согласования;
- указывать несколько уровней согласования — на каждом уровне пользователи могут согласовывать документ одновременно и параллельно, а пользователи разных уровней включаются в согласование последовательно;
- указывать предельные сроки согласования на каждом уровне согласования в днях или даже в часах;
- видеть в отображении маршрута согласования текущее состояние согласования — кто из участников согласования уже согласовал документ, кто еще нет, и кто отказал в согласовании;
- получать информацию об участниках согласования (должность, подразделение, фото и др.).
Модуль «План-календарь» позволяет
Какие нужны документы для открытия бизнеса? Все подводные камни
- Просматривать информацию о документах, проектах, поручениях в различных временных интервалах (день, неделя, месяц или год). При необходимости переходить к работе с выбранным документов непосредственно из интерфейса календаря
- Создавать личные и групповые заметки, отображаемые в календаре
- Планировать предстоящие события
Календарное представление
Система предусматривает четыре режима календарного представления – «Год», «Месяц», «Неделя», «День», что позволяет выбрать необходимый уровень детализации. На календаре отмечаются даты поступления записи и даты окончания планового срока для документа, проекта документа или поручения. Для наглядности, различные виды записей отображаются на календаре соответствующими им цветами (например, синий – проекты документов, желтый – документы и т. д. )
Личные и групповые заметки
Система позволяет формировать произвольные заметки, отображаемые в календаре. Предусмотрена возможность создания заметок как для личного календаря, так и для календаря одного или нескольких должностных лиц, которым адресована заметка. При необходимости заметка может содержать ссылку на документ или проект документа в системе «ДЕЛО».
Планирование событий
Интерфейс «План-календарь» позволяет вести учет планируемых событий для должностного лица, подразделения и организации в целом. Для пунктов плана предусмотрена возможность актуализации статуса (например, «Выполнен», «Отменен») и ввода информации об изменениях по планируемому событию.
Модуль «Замещение должностей» позволяет:
- Фиксировать периоды и причины отсутствия сотрудников;
- Информировать пользователей о предстоящем отсутствии должностного лица за выбранный период времени;
- Автоматически перенаправлять документы, проекты, поручения выбранному заместителю;
- Отображать историю замещений должностного лица.
Учет присутствия сотрудников
Модель системного бизнеса
Информация об отсутствии должностного лица фиксируется в модуле «Справочники» подсистемы «ДЕЛО-Web». Вкладка «Отсутствие и замещение» карточки должностного лица позволяет ввести информацию о периоде отсутствия и причине, а также, при необходимости, выбрать должностное лицо для пересылки документов и поручений на время отсутствия.
Информирование пользователей о предстоящем отсутствии
При выборе должностного лица из справочника, в соответствующих интерфейсах отображается информация о его отсутствии, а также о сотруднике-заместителе. Также с помощью изменения соответствующих настроек замещаемого сотрудника — пользователя СЭД «ДЕЛО», возможно информирование о предстоящем плановом отсутствии.
Автоматическое направление информации заместителю
В системе реализована автоматическая пересылка документов, проектов и поручений выбранному должностному лицу — заместителю. В случае перенаправления поручения, автоматически создается подчиненное поручение заместителю. При направлении проекта на согласование происходит замена согласующего на заместителя, с отображением информации о замещении в поле «Примечание». Таким образом, полностью сохраняется привычная логика работы СЭД «ДЕЛО» при исполнении поручений и согласовании проектов документов.
История замещения должностного лица
Система также позволяет наглядно отображать историю замещений должностного лица на основе ранее введенных данных об отсутствии и назначаемых ранее заместителях.
Источник: eos.ru
10 лучших программ для электронного документооборота
Чтобы упростить ведение документооборота, компании и индивидуальные предприниматели автоматизируют этот процесс с помощью специальных программ. Рассказываем, какими они бывают и как выбрать лучшую.
Что такое СЭД
Современные системы электронного документооборота или СЭД – программы для создания, хранения файлов, разграничения прав доступа к ним и контроля над выполняемой работой. Такая система помогает ускорить и упростить многие внутренние процессы, а также обмен документами между компаниями или подачу отчетности в государственные органы.
Некоторые путают СЭД и ECM (электронную систему мониторинга) из-за схожести в функциях. В ECM предусмотрено больше возможностей, например, работа с изображениями, видео и веб-страницами. Она рассчитана не только на работу с документами, но и на управление корпоративным контентом в целом. При этом СЭД проще настроить, у нее меньше требований к внедрению и ниже стоимость.
Виды систем электронного документооборота
- Электронный архив. В этой системе недостаточно функций для полноценного документооборота, но она отлично подойдет для хранения большого количества данных и быстрого поиска файлов.
- Workflow-системы. Здесь есть функционал для обмена документами, с присвоением им статусов, созданием рассылок и другими опциями. Обычно такие СЭД используют для автоматизации наиболее повторяемых задач.
- Гибридные. Совмещают в себе преимущества нескольких видов систем. Алгоритм работы определяет сама организация.
- Коллаборативные. В таких СЭД основное внимание направлено на поддержку разных форматов, что позволяет гибко настраивать рабочий процесс.
- С функциями CRM. Помимо документов здесь могут храниться данные о взаимодействии с клиентами.
Выбор СЭД зависит от особенностей бизнеса, так как широкий набор функций требуется далеко не всегда. Лучше уделить больше внимания надежности, удобству использования, возможности решения конкретных задач и безопасности. В любом случае переход на электронный документооборот поможет использовать рабочее время более эффективно.
Возможности и функционал
Сотрудники с помощью СЭД легко обмениваются документами и редактируют их. Руководители создают отчеты, разграничивают права доступа и контролируют работу персонала.
Оцените эффективность скриптов и улучшите работу колл-центра с помощью речевой аналитики Calltouch Предикт. Упростите анализ общения операторов с клиентами и определите причины, по которым звонки не заканчиваются продажами.
Технология
речевой аналитики
Calltouch Predict
- Автотегирование звонков
- Текстовая расшифровка записей разговоров
Дополнительные возможности электронного документооборота:
- стандартизация документов;
- создание единой структуры;
- быстрое согласование;
- исключение потерь за счет архивации.
Функционал СЭД должен учитывать будущее расширение компании. В этом случае не придется переживать о комфорте управления даже через несколько лет.
Преимущества и недостатки
Среди преимуществ – ускорение и упрощение работы внутри компании, а также с контрагентами и государственными органами. Когда нужно согласовать документ, не приходится идти в соседнее здание или ехать в другой город. Выполнение многих рутинных действий становится автоматизированным, а искать файлы получается быстрее.
Можно выделить и другие плюсы:
- отслеживание работы с документами на любом этапе;
- возможность создания разных версий документов;
- установление дедлайнов по отправке;
- удаленный доступ 24/7;
- отсутствие расходов на бумагу, канцелярию, комплектующих к принтерам.
Недостатков у СЭД немного и большинство из них – довольно условные. Например, придется потратить время на ее внедрение (как в случае и с любым другим ПО), настройку и обучение сотрудников. Чтобы система работала исправно, понадобится специалист, который будет выполнять техническое сопровождение. Это могут быть штатный сотрудник или специалист компании, у которой вы заказали саму систему.
Обзор лучших систем и программ
Есть много компаний, которые предлагают свои услуги по электронному документообороту. Их называют операторами. Выбор в первую очередь зависит от потребностей организации.
Список всех операторов вы найдете на сайте ФНС. Выделим 10 наиболее популярных и надежных систем:
- 1С. Сравнительно недорогая СЭД. Пользоваться программой очень просто, но купить ее можно только у разработчиков. Минимальная цена составляет 18 000 рублей.
- ДЕЛО. Основные преимущества – система выдерживает даже сильные нагрузки, при этом можно использовать мобильное приложение. Присутствует архив, но нет информации о состоянии документов. Цена на тарифы начинается от 14 000 рублей.
- ТЕЗИС. Внедрить эту систему просто, используют ее обычно для работы с контрагентами и государственными учреждениями. Доступ возможен не только с компьютера, но и с мобильных устройств. Купить СЭД можно за 35 000 рублей.
- ЛОГИКА. Несмотря на то, что программа достаточно простая в использовании, с ее помощью разрабатывают сложные схемы движения документов, но настроить маршрут согласования нельзя. Цена – 4900 рублей, если сотрудников в компании больше 200.
- A2B. Очень мощная система с большим количеством функций. A2B подходит для любых сфер бизнеса, хотя некоторым покажется сложной из-за множества настроек. За каждого пользователя придется заплатить от 100 рублей и выше. «Коробочная» версия стоит минимум 15 000 рублей.
- Ландокс. Эта СЭД подойдет для внутренних нужд компании и для работы с контрагентами. Но осваивать систему достаточно сложно. Лицензия стоит от 6000 рублей.
- ELMA365 ECM. Здесь очень широкий функционал, поэтому программа сильно отличается от остальных. Можно применять индивидуальные настройки. Легко следить за сотрудниками и искать документы через архив. Главный недостаток – сложный интерфейс. Цена – 7 200 рублей.
- TESSA. Система позиционирует себя как высокоскоростная. Это основное преимущество, но стоит отметить также привлекательный дизайн и дружелюбный интерфейс. Используют программу на разных устройствах, но произвести первоначальные настройки сложно. Цена – от 5 500 рублей.
- DocsVision. Программу легко установить, у нее много полезных функций, а для работы можно использовать и мобильные устройства. Среди российских систем электронного документооборота здесь лучше всего организована работа с карточками документов. Пользователи отмечают, что программа гибкая в настройке, но иногда зависает. Стоить будет минимум 7 700 рублей.
- Directum. Главные преимущества системы – безопасность и конфиденциальность. С помощью такой программы легко оптимизировать работу с документами, но настроек очень мало. Базовый функционал стоит 28 000 рублей.
Универсальной системы не существует. Все программы имеют отличительные особенности. Например, в 1С разобраться проще, но у A2B больше возможностей. Для работы с государственными органами хорошо подходит система «ДЕЛО», а внутри компании и для контрагентов лучше выбрать «Ландокс».
Бизнес
Что такое ABC и XYZ анализ продаж и как использовать его в бизнесе
Что такое ABC и XYZ анализ продаж и как использовать его в бизнесе
На что обратить внимание при выборе
Любая система должна быть надежной и удобной, но не менее важна совместимость с существующими техникой и ПО. Желательно предусмотреть возможность изменения настроек, пусть и с привлечением аутсорсеров.
Выбор конкретной СЭД зависит от требуемого функционала, возможности масштабирования, количества документов и пользователей. Следует заранее убедиться, что СЭД не будет конфликтовать с другим программным обеспечением, которое вы используете. Только после этого переходите к анализу интересующей вас системы:
- изучите функции;
- поищите примеры использования, почитайте отзывы, ознакомьтесь с информацией на тематических форумах;
- просмотрите скриншоты, прикиньте, насколько удобным будет интерфейс;
- протестируйте демо-версию.
Чтобы ожидания оправдались, руководители должны точно понимать, для каких целей они внедряют СЭД. Например, это могут быть сокращение расходов или разгрузка отделов.
Важно, есть ли в штате компании специалисты, которые могут в будущем самостоятельно дорабатывать продукт на основании предложений пользователей по его улучшению. Если таких сотрудников нет, обратите внимание на услугу технической поддержки от операторов.
Предусмотрите возможность регулярного резервного копирования – даже самая совершенная система может дать сбой, и удаленные/поврежденные данные, которые не сохранялись дополнительно на другом носителе, исчезнут навсегда.
Возможен ли документооборот между разными программами
Контрагенты используют разные СЭД, но компаниям не нужно внедрять их все. Когда системы отличаются, применяют роуминг. В контексте СЭД у этого термина понятие такое же, как и в случае с мобильными операторами. Причем роуминг должен присутствовать и у компании, и у контрагента. Это позволяет создать единую сеть по работе с документами.
У каждого оператора свои особенности подключения, но все они приблизительно похожи. Такую услугу оказывают в автоматическом режиме или по требованию. Компания самостоятельно отправляет контрагенту приглашение, а он направляет согласие. После установки автоматического соединения обмен документами происходит практически мгновенно.
Как внедрить СЭД
Сначала установите программное обеспечение. Затем создайте пользовательские аккаунты и определите права доступа. Если нужно объединить СЭД с другими программами – интегрируйте их. Останется только обучить сотрудников.
При внедрении могут возникнуть проблемы, если:
- персонал с трудом осваивает новые технологии (большую часть сотрудников составляют люди предпенсионного возраста или специалисты, которым ранее не приходилось вносить данные в компьютер);
- руководство выдало инструкции по работе с СЭД, но не спешит их внедрять;
- плохо организована работа с документами в компании – существующий хаос тормозит перенос данных в цифровой формат.
Стоит ли совмещать с бумажным
В большинстве случаев совмещение бумажного и электронного документооборота – необходимость. Ведь некоторые приказы или договоры останутся на бумажных носителях до конца срока их действия. К тому же далеко не все контрагенты тоже окажутся пользователями СЭД или захотят на нее переходить.
Электронный документооборот становится все более популярным, и в будущем многие компании так или иначе на него перейдут. Чем раньше руководство увидит преимущества СЭД, тем быстрее оптимизирует работу с документами. Это напрямую повлияет на эффективность компании, так как у сотрудников появится больше времени для выполнения прямых обязанностей, а также удастся сократить некоторые расходы.
Подключите сквозную аналитику Calltouch, чтобы объективно оценить эффективность выработанной бизнес-стратегии. Сервис объединит данные о работе рекламных площадок, CRM и других маркетинговых инструментов на одном дашборде. Контролируйте воронку продаж и определяйте источники целевого трафика без рутины и лишних затрат.
Сквозная аналитика Calltouch
- Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
- Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции
Коротко о главном
- Существуют десятки СЭД с разным функционалом. Универсального варианта нет.
- При выборе системы в первую очередь учитывайте масштабы документооборота и специфику бизнеса.
- Чтобы пересылать документы между разными СЭД, придется подключить роуминг.
- У любой системы есть демо-версия, с помощью которой можно протестировать функционал.
Бизнес
Как настроить IP-телефонию
Как настроить IP-телефонию
Источник: www.calltouch.ru
Системы управления задачами, документами и бизнес-процессами
*** Система автоматизации подбирается индивидуально, в соответствии с требованиями и нуждами заказчика. Данные решения являются стандартными, и представлены здесь исключительно как пример.
Новое в версии СЭД «Дело» 22.2 (часть 2): интеграция с ЭДО, диспетчер МЭДО
«Краевая стоматологическая поликлиника» перевела работу с документами в СЭД «Дело»
Кадровый и юридически значимый документооборот в новой версии СЭД «Тезис» 5.2
Авторский надзор и поэтапный ввод при внедрении СЭД
Выбор системы управления задачами. Что следует знать?
Как выбрать способ взаимодействия организаций при совместном документообороте
Регионы обсудят опыт внедрения СЭД, МЭДО и ЮЗЭДО на конференции в Абакане
Новое в версии СЭД «Дело» 22.2 (часть 2): интеграция с ЭДО, диспетчер МЭДО
Кадровый и юридически значимый документооборот в новой версии СЭД «Тезис» 5.2
Институт математики им. С. Л. Соболева перевел документооборот в СЭД «Дело»
Более 60 бюджетных учреждений Владивостока начали использовать СЭД «Дело»
«Краевая стоматологическая поликлиника» перевела работу с документами в СЭД «Дело»
Выбор системы управления задачами. Что следует знать?
Практические советы по организации коллективной работы в СЭД «ДЕЛО»
Что такое ECM и чем она отличается от системы электронного документооборота (СЭД)?
Как выбрать способ взаимодействия организаций при совместном документообороте
Авторский надзор и поэтапный ввод при внедрении СЭД
Работа с мобильным приложением: как защитить информацию
Наши клиенты
Электронные документы и БД
Подробности
С какими проблемами приходится сталкиваться при внедрении безбумажных технологий? Что такое современный электронный документ? Какими средствами создавать системы управления документами? Пригодны ли для этого современные системы управления базами данных? Для обсуждения этих вопросов нужна не одна, а серия статей.
Но лиха беда начало!
В словарях по вычислительной технике начала 1980-х годов, к удивлению своему, вы не найдете слов «документ», «электронный документ». В зарубежной научной литературе понятие «документ» в начале 1980-х годов действительно не применялось, вместо него широко использовался термин «отчет» (report), получивший особую популярность благодаря массовому распространению языка RPG (Report Programm Generator). Понятия «документ» и «электронный документ» приобрели в последнее время огромную значимость, в то время как «отчет» постепенно выходит из употребления. В системах обработки данных его все чаще заменяют синонимом — «выходной документ».
Существует бездна определений электронного документа. Вот, например, как выглядит одно из них, взятое из стандартов в области офисных систем:
«Документ — совокупность данных в памяти вычислительной системы, предназначенная для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств. Электронный документ может включать текстовую, графическую и звуковую информацию, иметь нелинейную структуру; различные пользователи могут просматривать его в различной форме и изменять его».
Недостаток этого определения, в частности, в том, что все сказанное в нем про документ в равной степени можно отнести и к базам данных, и к системам мультимедиа.
Классическое соотношение документов и баз данных состоит в том, что БД загружается по многим входным формам и просматривается по выходным формам, которые в теории БД называются взглядами пользователя — user view. Любопытно, что если ввести понятие двойственности структур БД и документа, то можно доказать, что по структуре документа можно построить структуру БД и наоборот. Другими словами, с точки зрения структурной сложности документ и БД тождественны.
В начале 1980-х годов мы исследовали более 1000 применений СУБД ИНЕС. В результате входных форм документов в среднем оказалось девять, выходных — 16. Были реализации как с одной входной формой, так и более чем со 100, при этом число выходных форм приближалось к 300.
В системе МАГИС была использована автоматическая генерация минимальной схемы объектно-ориентированной базы данных (ООБД) на основе набора входных форм, а также загрузка ООБД по документам соответствующих форм. Такой подход оказался технологичным при создании пилотных систем, систем со сложными структурами данных и систем с динамически изменяемыми схемами БД. Подобная техника прижилась в музеях, в научных учреждениях для проведения исследований по истории, системному анализу и др.
Современный взгляд на документ
Теперь перейдем к современному взгляду на документ на примере Lotus Notes (LN). Эта система служит для работы с документами, или, как говорят разработчики, с документно-ориентированными базами данных. В LN документ представляет собой основной модуль информации.
Рабочее пространство в LN предлагается сравнивать со шкафом, ящики которого наполнены различными документами. В каждом ящике (странице рабочего пространства) собраны однотипные документы. Каждая база данных в LN — это папка, размещающаяся в ящике и содержащая информацию по определенной тематике. Документ — лист бумаги в папке, содержащий данные об определенном объекте. Документ в LN — это карточка, макет с полями и приложения, а точнее, файлы, обрабатываемые каким-то приложением. В частности, документ может содержать файлы графических форматов или различных СУБД — dBASE, Excel, Access и т. п.
Представление о документе, способном содержать внутри себя базы данных, да еще реализованные на разных СУБД, конечно, полностью противоречит классическим концепциям. Когда мне в 1996 году пришлось впервые руководить проектом, в котором документы содержали базы данных от разных СУБД, у меня было ощущение, что мои заказчики сошли с ума. Я им пытался объяснить это, предлагал сделать «нормально» — произвести экспорт данных из этих СУБД в создаваемую систему. Они категорически отвергли мое предложение, изъявив желание хранить именно исходные документы.
Итак, согласно новому взгляду, документ может содержать много разнородных компонентов. Разная или одна и та же информация в документе может быть представлена в разных видах. Например, в нем могут храниться: изображение документа; его распознанный текст; регистрационная карточка документа с реквизитами (в том числе повторяющимися, которые могут храниться в БД); аудио- и видеокомпоненты (содержащие, например, аудиозапись чтения этого документа вслух его автором); информация, представленная в виде баз данных, и многое другое.
Оказывается, работать с такими документами не так уж безнадежно. Важно только иметь две центральные программы, выполняющие следующие функции:
- отображение любого компонента на экран и/или печать для восприятия (и, если нужно, корректировки) документа человеком;
- преобразование компонентов в текст для полнотекстовой или иной индексации.
Если эти две программы есть, то совершенно не важно, что внутри документа. Современные системы управления документами готовы работать более чем со 100 разными типами представления данных.
В системах автоматизации делопроизводства возникают дополнительные требования к электронным документам, такие как поддержка версий и разграничение доступа к частям документа (это особенно актуально при одновременной работе группы людей над созданием документа), введение электронной подписи для защиты содержания документа от изменений, криптография — для защиты от несанкционированного доступа, и др. Рассмотрим примеры систем, использующих современный взгляд на электронный документ.
Давайте рассмотрим процесс делопроизводства на большом предприятии, использующем как фактографические представления документов (списки атрибутов и их значений), так и их образы. В качестве примера возьмем реализацию нового подхода в системах делопроизводства компании Cognitive Technologies.
Среди наиболее интересных возможностей этих систем — автоматическое распознавание реквизитов при заполнении регистрационных и контрольных карточек (РК и КК). С точки зрения пользователя эта функция выглядит следующим образом.
Экран системы поделен на две части, в которых представлены графическое изображение документа и регистрационно-контрольная карточка (с закладками «РК», «КК», «Рассылка», «Связи» и др.). Регистратор при помощи мышки заключает в рамку значение реквизита в изображении документа и перетаскивает его в соответствующее поле карточки. Автоматически включается блок распознавания, после чего реквизит получает свое значение. Такой подход позволяет на порядок ускорить регистрацию документов.
Архив образов документов. При сдаче образов документов в архив оператор не вводит значения реквизитов, поскольку они уже введены в другой системе (например, в системе «операционный день банка»). На экране появляются изображение документа и заполненная карточка реквизитов. Оператору нужно произвести верификацию документа и отправить его в архив.
Он обычно верифицируется несколькими реквизитами (их от трех до восьми), их и нужно проверить. Внутри документа могут быть файлы-приложения. Решать, является ли данная конкретная страница самостоятельным новым документом или же это приложение к предыдущему, приходится оператору.
В одном крупном банке после того, как была внедрена система электронного архива, поток запросов резко вырос. Стали часто запрашиваться документы, которые ранее было либо очень трудоемко искать в толстых подшивках бумажных документов, либо вообще невозможно найти, поскольку их поиск требовал последовательного просмотра множества папок. Производительность труда тех, кто работает с архивом, резко возросла. Так, за день три работника архива этого банка теперь производят сканирование, верификацию и индексацию до 5 тыс. финансовых документов.
Что же такое электронный документ? Чем он отличается от БД?
Нижеследующее определение многое проясняет.
Документ — набор данных, выделенный с точки зрения семантики (как описания определенных фактов, событий, объектов и т. п.) и функций обработки (как единица создания, ввода, согласования, утверждения, подписи, хранения, передачи, отображения).
Другими словами, документ отличается от БД не структурной сложностью, а семантически и функционально. В этом смысле все соответствует старой классической схеме: электронный документ загружается в базу данных; по запросам из БД выбираются документы. Примечательно, что при этом также верна теорема двойственности: с точки зрения структуры документы так же сложны, как и БД. Отличие документов от БД нужно хорошо понимать при проектировании ИС.
Сегодня и документы, и БД стали на порядок сложнее, чем во времена классических концепций. Вернее сказать, документы уже стали сложными, а БД пока только двигаются в сторону хранения сложных документов. Многие исследователи отмечают, что нынешним СУБД явно не хватает понятия «документ». По-видимому, структурированные документы/записи станут одним из стандартных типов данных СУБД будущего.
В заключение отметим, что электронные документы опережают СУБД. Можно сказать, что они уже перешли в новое поколение — жизнь заставила это сделать, а вот БД пока остаются прежними. Ясно, почему электронные документы опережают БД: это элемент интерфейса, а БД — ядро. Тем самым электронные документы ближе к современным требованиям. Ну а пока же хранилища документов приходится делать на несоответствующих требованиям времени СУБД предыдущего поколения.
Источник: cs-consult.ru
