Персональный ассистент — незаменимая профессия в 21 веке. Это человек, который прикреплен к руководителю и вполняет различного рода задачи: личные или бизнес-поручения.
В настоящее время все больше и больше курсов для помощников посвящены важных навыкам в работе ассистента. И это неспроста: ведь ассистент — своего рода «человек-орекстр». Он должен обладать высокоразвитой эмпатией, коммуникативными и управленческими навыками.
ПОРТРЕТ ПРОФЕССИИ АССИСТЕНТ РУКОВОДИТЕЛЯ
Профессия «Ассистент» не закреплена ни в каких стандартах и квалификационных справочниках. По сути, каждая организация сама решает, как обозначить ту или иную должность у себя, какие обязанности на нее возложить.
Однако с 2015 года в России действует профессиональный стандарт секретаря-помощника, в котором закреплены общие и самые распространенные функциональные обязанности для помощника.
- оформление документов и управленческой документации
- организация совещаний, собраний и переговоров
- организация графика руководителя
- работа с посетителями и гостями
- организация и ведение телефонных переговоров
- организация работы приемной и др.
Не стоит забывать, что профстандарт — это лишь обобщенный портрет профессии ассистента и помощника. Но это не значит, что в нем приведет исчерпывающий перечень функций.
ОТЛИЧИЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО АССИСТЕНТА ОТ ДРУГИХ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОФЕССИОНАЛОВ
В настоящее время наша страна только приходит к пониманию необходимости профессии ассистента. Ведь руководитель не может взвалить на себя организационные и иные «рутинные» обязанности — некогда будет выполнять стратегические задачи.
Однако на рынке уже появилось деление ассистентов на типы. Предлагаю с ними разобраться:
- Секретарь-помощник руководителя- правая рука руководителя. его обязанности закреплены в профстандарте секретаря помощника. Он занимается типичными функциями помощника, однако, зачастую также выполняет простые поручения руководителя. Основная его цель — осовободить руководителя от рутины.
- Персональный ассистент — ассистент руководителя с блоком организационных задач, работой с документами и уклоном на личные поручения.
Персональный ассистент прикреплен к конкретной персоне — руководителю. И выполняет как те задачи, которые связаны с типичными должностными обязанностями (документы, работа с посетителями, планирование графика шефа и др.), так и личные поручения.
Примеры личных поручений:
— организация Дня Рождения сына руководителя
— покупка подарка к Новому году жене руководителя
— покупка картины в особняк руководителя и т.д.
Личные ассистенты (они же персональные) необходимы как руководителям крупных компаний, так и медийным личностями (например, блогерам, политикам).
- Бизнес-ассистент — ассистент руководителя с базовым пулом задач, а также большим объемом бизнес-поручений.
Такой специалист, как правило, не занимается личными поручениями. Он проходит специализированные курсы бизнес-ассистентов, чтобы разбираться в бизнес-процессах и мочь выполнять бизнес-задачи. Руководитель делегирует бизнес-ассистенту часть задач по бизнесу. Это может быть:
— помощь в участии в профильных выставках
— развитие сотрудничества и партнерства и др.
Очень важно для бизнес-ассистента быть специалистом с развитыми кросс-функциональными навыками в области бизнес-процессов, маркетинга, управления проектами и др.
КАЧЕСТВА АССИСТЕНТА
Поскольку ассистент — приближенное лицо к «императору», то он обязательно должен быть:
- вовлеченным и активным. То есть, хотеть работать на пользу шефу и своей компании.
Постоянно думать «Что еще я могу предпринять на благо моей компании?»
Для руководителя большой стресс — менять ассистента. Поэтому очень ценится преданность.
- хранить конфиденциальную информацию
Важно понимать, что на позиции помощника Вы владеете большим количеством конфиденциальной информации. Ее важно береть, хранить и не разглашать.
Сюда входит как грамотная устная, так и грамотная письменная речь.
Нужно безупречно знать правила хорошего тона, уметь завести и поддержать светскую беседу.
Мало принять решение, важно еще быть за него ответственным: то есть нести ответственность за последствия своих решений.
Список качеств ассистента можно продолжать бесконечно. Данному блоку посвящен целый модуль как на очных курсах помощника руководителя, так и в дистанционных.
ТРЕБОВАНИЯ К АССИСТЕНТУ
Обсудим, что может повлиять на востребованность ассистента на рынке труда:
1) наличие высшего образования
По профстандарту на у секретаря-помощника должно быть высшее образование.
2) знание иностранных языков
Знание английского и иных иностранных языков сразу добавляет баллы к Вашей кандидатуре. Если Вы умеете вести переписку на иностранном языке, переводить, значит, можете рассчитывать на более высокую зарплату. Как правило, такой ассистент может сопровождать руководителя в бизнес-поездках в качестве переводчика.
3) опыт работы
Для работы в крупных компаниях зачастую требуются только ассистенты с опытом. Это же требование прописано в профстандарте.
Однако иногда работодатель готов принять ассистента без опыта, при условии прохождения специализированного обучения и наличии потенциала.
4) знание конкретной сферы
Неоспоримым плюсом для работы в специфических сферах (например, в госкомпаниях) будет аналогичный опыт в резюме у соискателя.
Поэтому часто, если руководитель ищет ассистента в фармкомпанию, он желает видеть аналогичный опыт в бэкграунде соискателя.
Почему выбирают центр профессионального развития «ПРОФИ-КАРЬЕРА»?
Преподаватели — ведущие специалисты в своих областях, авторы учебных пособий и статей, практикующие эксперты
Обучение проходит в самом центре Москвы, в престижном историческом здании
Центр обладает бесcрочной лицензией Департамента Образования г. Москвы
Мини-группы дают возможность получить ответы на Ваши вопросы и обменяться опытом с коллегами по обучению
Вкусные обеды, кофе-паузы и комфортную обстановку отмечают все наши клиенты
Формат обучения: по расписанию на сайте, дистанционный или корпоративный для Ваших сотрудников
Нам доверяют обучение своих сотрудников
- Расписание открытых курсов
- Дистанционное обучение
- Корпоративное обучение
- Условия участия в курсах
- О центре
- Консультанты и тренеры
- Бесплатные материалы
- Новости
- Скидки и акции
Расписание на 2023 год скачать
- Делопроизводство и документооборот
- Секретариат и офис-менеджмент
- Архивное дело
- Профессиональные стандарты
- Управление и развитие персонала
- Качественный сервис
- Бизнес-этика. Корпоративная культура
- Безопасность бизнеса
- Продажи и переговоры
- Телефонное общение
- Предупреждение и ликвидация ЧС
- Управление организацией
- Маркетинг и копирайтинг
Источник: seminarna.ru
Кто такой бизнес-ассистент
Секрет успеха практически любой компании заключается в правильно подобранном персонале. Разумеется, не в последнюю очередь это касается сотрудников, которые берут на себя важные задачи или даже часть обязанностей начальников. Речь идет о “правой руке” руководителя, без которой невозможно представить крупную организацию. И сегодня мы подробно рассмотрим, кто такой бизнес-ассистент, зачем он нужен компаниям, в чем его отличия от личного помощника и других административных ролей, сколько зарабатывает и как им стать.
Особенности профессии
- предприниматели и бизнесмены;
- руководители среднего и высшего звена;
- коучи и тренеры;
- психологи;
- интернет-преподаватели и многие другие.
От сферы деятельности зависит, в какой области бизнес-ассистент должен разбираться. Он должен быть самостоятельным и ответственным, уметь принимать решения без подсказки руководителя.
Также бизнес-ассистент обязательно должен быть надежным и преданным, так как без полного доверия взаимодействия не получится. Дело в том, что этот сотрудник владеет ценными сведениями, которые в руках конкурентов могут значительно ударить по компании. Поэтому руководитель должен быть уверенным в своем помощнике на 100 %.
Возможно, как раз из-за того, что бизнес-ассистентам доверяют столь уникальные данные, этих специалистов пытаются заменить, чтобы устранить вероятность утечки секретной информации.
С приходом современных технологий появился шанс, что функции специалиста будет выполнять искусственный интеллект. Однако пока еще очень рано говорить о снижении востребованности бизнес-ассистентов.
Они не просто секретари или консультанты. Эти специалисты находят нестандартные решения, помогают руководителям в экстренных ситуациях, понимают ход мыслей начальников, поэтому могут взять на заметку их идеи, “докрутить” задумки, оформить и представить в виде готового плана. И это далеко не все, на что способен ассистент.
Пока машины не смогут предоставить такой же уровень эффективности, бизнес-ассистентов не заменить.
Обязанности специалиста
Главная задача бизнес-ассистента – разгрузить своего начальника и организовать его работу, чтобы тот мог в комфортных условиях выполнять свои обязанности, тем самым развивая бизнес. Сделать это можно только в случае, если руководитель делегировал специалисту большую часть своих полномочий и функций.
Если же говорить о конкретных обязанностях бизнес-ассистента, то тут каждый работодатель сам прописывает свои требования. На собеседовании и еще до него все пункты четко проговариваются, чтобы новый сотрудник понимал, что от него хотят.
Сейчас же мы перечислим основные функции, которые чаще всего можно увидеть в объявлениях о предложении вакантной должности. Итак, бизнес-ассистент выполняет следующие задачи:
- Планирует рабочий график начальника.
- Поддерживает связь с деловыми партнерами, поставщиками и подрядчиками путем ведения переписки и общения с ними по телефону.
- Занимается документооборотом.
- Обрабатывает входящую корреспонденцию, собирает, анализирует и систематизирует информацию, необходимую руководителю, после чего представляет ее в готовом виде.
- Консультирует клиентов, поддерживает с ними связь.
- Проверяет документы перед их отправкой на подпись руководителю.
- Ищет и заключает контракты с подрядчиками.
- Контролирует исполнение поручений, которые были даны другим сотрудникам.
- Планирует командировки начальника, бронирует номера в отелях и билеты на самолет или другие виды транспорта.
- Организует деловые переговоры, договаривается о времени и месте предстоящих встреч, сопровождает на них руководителя и ведет протоколы мероприятий.
- Переводит документы с иностранных языков.
- Ищет и нанимает персонал.
- Рассматривает и обрабатывает предложения, запросы, жалобы и другие обращения от сотрудников компании, подрядчиков, клиентов, контрольных государственных органов и т. д.
- Ищет и внедряет автоматизированные технологии для оптимизации внутренних бизнес-процессов.
- Управляет проектами.
- Подготавливает и корректирует письма и запросы перед отправкой.
- Разрабатывает бизнес-презентации.
- Выполняет любые другие поручения руководителя.
Кроме пожеланий самого работодателя, на список обязанностей влияет направление деятельности компании. Например, бизнес-ассистент, работающий в строительной организации, обязательно должен следить, чтобы персонал соблюдал все правила техники безопасности.
Отличия от личного помощника и секретаря
Бизнес-ассистентов нередко путают с другими специалистами, имеющими похожие обязанности: личными помощниками и секретарями. Да, эти три должности обладают общими характеристиками и предполагают решение схожих задач, однако суть профессий совершенно разная.
С бизнес-ассистентом мы уже познакомились. Этот специалист в основном решает бизнес-задачи, помогая руководителю составить и разгрузить свое расписание. Он играет ключевую роль и является вторым человеком в компании.
Личный помощник тоже оказывает помощь своему начальнику, но в отличие от ассистента он в первую очередь решает именно личные, а не бизнес-задачи. В качестве персональных поручений могут рассматриваться такие, как покупка подарков, взаимодействие с членами семьи руководителя, организация семейных торжеств, планирование отдыха и т. д.
Обязанности личного помощника могут быть связаны с непосредственными рабочими процессами, однако большая часть – это обеспечение комфортной работы начальника и бытовая рутина.
Можно сказать, что ассистент и помощник – две противоположности. И вот почему: 10 % задач первого специалиста связаны с персональными поручениями, а 90 % – с бизнес-процессами. А у второго все наоборот: 10 % времени он уделяет бизнес-задачам, а 90 % – личным проблемам руководителя.
А теперь сравним бизнес-ассистента и секретаря. Рассмотрим их различия на примере расписания начальника. Оба специалиста его составляют. Секретарь должен знать расписание, вносить изменения, если того просит руководитель, следить, чтобы все пункты четко соблюдались и рабочий режим не сбивался.
Бизнес-ассистент тоже его составляет, но в отличие от секретаря, он может самостоятельно добавлять и удалять пункты в расписании, если посчитает, что так будет лучше. Также этот специалист сам договаривается о переговорах и назначает деловые встречи, вносит их в рабочий график, после чего сообщает об этом руководителю.
Секретарь же не имеет такой самостоятельности. К тому же кроме важных задач, например, работы с документацией, принятия и обработки корреспонденции, приема звонков, секретарь еще выполняет более мелкие поручения, скажем, приготовление кофе, встреча и сопровождение клиентов. Бизнес-ассистент этим не занимается.
Поэтому секретарю достаточно “ладить” с компьютером и оргтехникой, знать правила делового этикета, быть мобильным и сообразительным, а также быть готовым выполнять однообразную и рутинную работу.
А ассистент обязательно должен понимать бизнес-процессы, знать особенности ведения переговоров и деловой переписки, решать часть задач HR-менеджера, проверять документы, уметь самостоятельно принимать решения и нести за них ответственность.
Навыки и личные качества
Нередко работодатели ищут не просто сотрудника, а супер-человека. Он должен уметь все и сразу, быть преданным и надежным. И к бизнес-ассистенту это тоже относится.
От этого специалиста требуется способность самостоятельно решать проблемы, как свои, так и руководителя. Для этого ему понадобятся следующие навыки и знания:
- Умение в ускоренном режиме находить, собирать, анализировать и систематизировать нужную для руководителя информацию.
- Владение техниками тайм-менеджмента.
- Знание основ делопроизводства и навык ведения документации.
- Умение поддерживать деловые контакты.
- Навык организации встреч, переговоров и других деловых мероприятий.
- Умение составлять рабочее расписание и календарь руководителя.
- Знание офис-менеджмента.
- Умение вести деловую переписку.
- Грамотная устная и письменная речь.
- Знание делового этикета.
- Умение работать в режиме многозадачности.
- Знание стандартных офисных программ.
- Способность хранить информацию в секрете.
- Умение обращаться с офисной техникой.
- Знание нескольких иностранных языков, в первую очередь английского.
- Умение найти подход к любому человеку.
- Знание финансовой системы.
- Навык оформления и ведения презентаций.
- Понимание бизнес-процессов.
- Знание особенностей и нюансов деятельности бизнеса работодателя.
- Умение четко и дозированно подавать информацию.
- Управленческие навыки.
- Знание основ маркетинга и продвижения.
- Умение выделять главное из второстепенного.
Для специалиста важны не только навыки и знания, но и следующие личные качества:
- ответственность;
- коммуникабельность;
- исполнительность;
- настойчивость и инициативность;
- внимательность к деталям;
- собранность и организованность;
- обязательность и пунктуальность;
- обучаемость;
- надежность и преданность компании и работодателю;
- высокий эмоциональный интеллект;
- стрессоустойчивость;
- сообразительность, адаптивность и гибкость;
- креативность.
Для бизнес-ассистента желательно иметь высшее образование и опыт работы от 2 лет, особенно если специалист хочет работать с руководителями высшего звена.
Ограничений по полу и возрасту нет, но нужно иметь приятную внешность, опрятный вид и уметь производить хорошее первое впечатление. Также необходимо иметь возможность ездить в командировки.
Зарплата, место работы и перспективы
Практически любой руководитель, независимо от уровня, имеет личного помощника или бизнес-ассистента. И чем крупнее компания, тем острее встает потребность в этих специалистах. Поэтому на просторах интернета можно найти сотни вакансий с предложениями о работе.
Однако нельзя сказать, что на рынке имеется нехватка кадров. Специалистов тоже много, поэтому и конкуренция большая.
Первое время лучше рассматривать вакансии от небольших компаний. Да, зарплата будет меньше, но и требований тоже немного. Некоторые работодатели готовы брать новичков без образования и опыта, чтобы обучать их на практике.
А те специалисты, которые уже работали на должности бизнес-ассистента, имеют высшее образование и знают один или несколько иностранных языков, могут обратить внимание на более выгодные предложения от крупных организаций. Заработная плата будет выше, однако и пунктов к требованиям тоже прибавится.
Искать объявления о работе можно на популярных агрегаторах, например, на HeadHunter, Яндекс Работа, Remote-job и SuperJob. Также имеются вакансии на бесплатных досках объявлений вроде Авито или Юлы. Рассматривайте предложения как из своего города, так и из других, если работодатели ищут удаленных работников.
Кроме этого, существуют специальные площадки, которые предоставляют услуги виртуальных помощников и ассистентов. Такими сервисами являются Ellie.pro, WANT, Поручай.ру, Smartfield и другие. Можно отправить на эти площадки резюме.
Заработная плата начинается от 15 000 руб. Такую сумму будут платить начинающим специалистам без опыта работы. В среднем по России доход бизнес-ассистента варьируется от 50 000 до 70 000 руб. В Москве зарплата выше примерно на 10–15 тыс. руб. Часто работодатели выписывают премии сотрудникам, которые успешно выполнили все порученные задачи.
Наибольший доход получают специалисты, работающие в крупных международных организациях, которые сотрудничают с зарубежными компаниями. В этом случае сотрудники обязательно должны владеть иностранными языками и уметь делать переводы речи и текста. И зарплата соответствует требованиям: доход составляет около 100 000 руб. + премии.
Что касается перспектив, то бизнес-ассистент может стать хорошим управленцем и постепенно занять руководящую должность. Он либо дорастет до начальника отдела в той же компании, где и работал, либо уйдет в смежную сферу деятельности, например, в маркетинг, либо станет заместителем своего руководителя.
Также некоторые ассистенты со временем становятся партнерами компании и получают долю в бизнесе.
Плюсы и минусы профессии
При рассмотрении той или иной профессии необходимо сравнить ее достоинства и недостатки. Это важный пункт, благодаря которому можно кратко обобщить вышесказанное и определить, подходит это направление деятельности или нет.
Сначала перечислю плюсы:
- Есть возможность занять должность без высшего образования и опыта работы.
- Имеются карьерные перспективы.
- Некоторые работодатели ищут удаленных сотрудников.
- Заработная плата у специалистов с опытом от 2 лет находится на уровне выше среднего.
- В процессе работы можно приобрести много важных навыков и умений, которые пригодятся в дальнейшем.
- Работодатели часто выплачивают премии.
Минусов тоже не избежать:
- Возможны частые стрессовые ситуации.
- Ненормированный рабочий день. Бизнес-ассистенту могут позвонить в любое время, в выходные и праздничные дни.
- Нужно всегда быть на связи и в курсе всех событий организации.
- Есть вероятность частых поездок с руководителем в командировки.
Как стать бизнес-ассистентом
Как мы уже не раз писали, не всегда работодатели требуют высшего образования у будущего сотрудника. Однако лучше его иметь, так как большинство компаний хотят, чтобы их персонал был обучен и квалифицирован.
Универсальным будет диплом в области менеджмента. Также востребованы специалисты, обучавшиеся на факультетах экономики, логистики, маркетинга, психологии, бухгалтерского учета и делопроизводства.
Некоторые организации принимают на работу только тех специалистов, образование которых было связано с деятельностью компании. Например, дизайн-студии ищут сотрудников с дипломом дизайнера. Руководитель юридической фирмы нанимает только ассистентов-юристов. А для частной клиники необходим работник с медицинским образованием.
Заключение
Итак, мы заканчиваем обзор профессии. Теперь, когда вы знаете особенности работы специалиста, чем он занимается, сколько зарабатывает, плюсы и минусы его деятельности, можно определить, подходит вам эта профессия или нет.
Источник: quasa.io
Ассистент руководителя
Секретарь — это помощник руководителя, человек, который должен быть полностью осведомлен о состоянии дел в компании. Сейчас практически любой фирме требуются услуги ассистента руководителя, причем требования к ним растут: на секретаря могут возлагаться административные обязанности, выполнение некоторых бухгалтерских операций. Согласно должностной инструкции, помощник руководства должен уметь работать на ПК и обращаться с оргтехникой, знать деловой этикет, грамотно писать на русском языке, уметь находить взаимопонимание с разными людьми, свободно владеть английским языком, иметь приятные внешние данные и соответствующий профессиональный имидж. Секретарь подчиняется руководителю его организации. Требования к квалификации отличаются, но в любом случае предполагают наличие высшего (иногда незаконченного высшего) образования и опыт работы в этой или аналогичной должности (от 1-го или от 2-х лет).
Должностные обязанности
- выполнение задач, которые возложил на него директор организации
- копирование, сканирование, печать необходимых документов
- ведение рабочего графика руководителя, в частности организация собеседований, телефонных разговоров
- ведение базы клиентов
- прием посетителей директора, поддержание чистоты переговорных комнат
- обеспечение своевременной передачи руководству важной для него информации
- ответственность за соблюдением конфиденциальности этой информации, за сохранностью документации
- составление деловых писем
Также секретарь делает все необходимые директору звонки и отвечает на них, контролирует входящую и исходящую информацию по электронной почте. В случае болезни секретаря-референта помощнику руководителя придется его заместить.
Если организация имеет связи с иностранными фирмами и учреждениями или руководителю приходится часто быть в разъездах, список обязанностей становится еще больше:
- организация поездок, возможных командировок директора (связь с личным водителем, бронирование отелей, определение программы поездки)
- организация встречи и программы мероприятий для иностранных клиентов или партнеров
Профессиональные навыки и качества
Помимо вышеперечисленных умений, от секретаря потребуется взять на себя контакты с персоналом и, в том числе, иметь информацию об их адресах, телефонах, важных событиях в их жизни (например, рождении ребенка или юбилее); вести контроль над исправностью техники в офисе; формировать архивы. Для помощника руководителя необходимо умение составлять различные виды документов, быстро находить нужную информацию, уметь организовывать совещания и презентации, планировать и беречь свое время и время своего директора.
Этим список требований к ассистенту руководителя не исчерпывается. Вот список личных качеств, которые желательны для его успешной работы: дипломатичность, стрессоустойчивость, доброжелательность, аналитические способности, умение планировать, коммуникабельность, организаторские способности, исполнительность.
Вы можете пройти обучение на практических бизнес-семинарах Moscow Business School, если хотите сменить сферу деятельности или укрепить свои позиции на текущем месте.
- Профессиональный помощник руководителя
- Деловой протокол и бизнес-этикет
- Документационный менеджмент
- Корпоративный секретарь акционерного общества
Вы можете пройти обучение на практических бизнес-семинарах Moscow Business School, если хотите сменить сферу деятельности или укрепить свои позиции на текущем месте.
Источник: mbschool.ru
