Эдо для бизнеса что это

Помощь экспертов ЭДО по любым вопросам работы ЭДО в 1С. Гарантия на услуги до 12 мес.

Электронный документооборот (ЭДО) – далеко не новое явление в индустрии информационных технологий, в последние годы получившее к тому же поддержку государства в виде госпрограмм, законов и мероприятий по популяризации. Но, несмотря на это, документооборот в электронном виде – явление все еще не массовое, хотя внедрение ЭДО в организации может не только упростить отношения с контрагентами, но и значительно сократить издержки бизнеса.

Подтверждением этих слов может стать опыт построения системы электронного документооборота для холдинга Брис-Босфор: Крупнейший российский производитель обуви Брис-Босфор, внедрив систему документооборота, сократил трудозатраты на работу с документами на 30% во всех своих подразделениях, включая склады, фабрику и офисы.

Электронный документооборот: что это и как работает 👀

Приглашаем на
бесплатный вебинар!
06 июня в 11:00 мск

Для понимания преимуществ использования безбумажного документооборота, а также средств и способов его внедрения, разберем основные понятия и определения.

Что такое ЭДО и как это работает?

Электронный документооборот (ЭДО) – совокупность процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам и договорились о том, чтобы ими обмениваться, необходимо обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие с технической стороны, то есть организовать систему обмена.

Что представляют собой электронные документы и кому они нужны?

Электронные документы – это информация, представленная в электронной форме, пригодной для восприятия, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (например, в программах системы «1С:Предприятие»).

Электронные документы по утвержденным форматам являются неотъемлемой составляющей бухгалтерских и других учетных информационных систем, но для того чтобы электронный документ имел юридическую силу подписанного бумажного оригинала, то есть давал право на судебную защиту, он должен быть подписан электронной подписью ответственного лица.

Список документов, которыми можно обмениваться по ЭДО

Электронным может быть любой документ, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его применение или была сделана оговорка на предоставление бумажного оригинала.

Поэтому отдельными законодательными актами вводились:

• Электронные счета-фактуры;
• Трудовые книжки;
• Часть кадровых документов;
• б/л и др.

Виды ЭДО и способы его организации

Самым распространенным примером системы ЭДО является электронная почта. Такая система жизнеспособна и даже может быть эффективной только в том случае, когда обе стороны согласовали свои действия (заключили соглашение). При этом обмен счетами-фактурами (УПД — универсальный передаточный документ) в таком варианте невозможен, т.к. не будет соблюдаться регламент передачи. И это не единственный минус. Почта, мало того что небезопасный канал с точки зрения взлома, так еще и некоторые контролирующие органы (например, налоговая) по этой причине не принимают документы через почтовый клиент.

ЭДО | Электронный документооборот

Чтобы избежать рисков, связанных с переходом на цифровой документооборот, и обмениваться с контрагентами как неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.), так и формализованными документами (для которых ФНС России официально утвердила формат), правильнее осуществлять оборот электронных документов используя специально созданные системы Операторов ЭДО.

Оператор ЭДО – организация, обладающая программно-аппаратным комплексом для обеспечения и поддержки обмена открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между сторонами. По сути, система оператора ЭДО представляет собой высоконагруженный сервис электронной почты с защищенными каналами связи и шифрованием, обеспечивающими безопасность передачи документов с соблюдением законодательно установленных форматов документов и регламентов передачи.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы операторы примерно одинаковы, но в качестве сервиса могут быть отличия:

• Быстрота отзыва техподдержки;
• Готов ли оператор помогать подключать контрагентов;
• Какие возможности интеграции он предлагает;
• Есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Именно на такие моменты следует обращать внимание при выборе посредника для внедрения ЭДО в организации.

При регистрации в системе оператора организация идентифицируется по сертификату электронной подписи уполномоченного лица и получает свой уникальный идентификатор, который может сообщить любому другому участнику для настройки маршрута обмена.

Контрагенту, с которым вам нужно настроить обмен, также придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого – тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи. После отправки и принятия приглашения маршрут будет построен, а обмен с этим контрагентом доступен.

Регистрируясь в системе ЭДО оператора, участник присоединяется к регламенту работы сервиса, поэтому в дальнейшем заключать специальные соглашения с каждым контрагентом не потребуется, что значительно облегчает процесс подключения к ЭДО.

Для обмена документами с контрагентами, подключенными к разным операторам ЭДО, необходимо настраивать роуминг. При этом не между всеми операторами реализован механизм автоматической настройки роуминга. Например, между операторами, входящими в Хаб 1С (Калуга Астрал, Тензор, Линк-сервис, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр), к которым можно подключиться через сервис 1С-ЭДО, есть прямой роуминг, который настраивается самостоятельно без вашего участия. Однако если ваш контрагент использует Контур.Диадок, что бывает довольно часто, а вы – 1С-ЭДО, то придется проходить процедуру настройки роуминга, которая может занимать в среднем 5-6 дней. Статус настройки не отображается автоматически, его надо отслеживать самостоятельно, что крайне неудобно.

Специалисты WiseAdvice, которые имеют опыт разработки ЭДО более 26 лет, создали технологию безроумингового ЭДО – WA:ЭДО, которая существенно упрощает процесс обмена электронными документами. Технология позволяет работать с операторами в едином интерфейсе: личном кабинете, 1С (благодаря глубокой интеграции) или электронной почте.

Являясь агрегатором операторов ЭДО, мы можем отправлять исходящие документы самым дешевым маршрутом. Расширенный функционал включает, например, настройку маршрутов согласования и автоподпись документов. WA:ЭДО делает электронный документооборот простым, удобным и дешевым. Технология доступна под проектное внедрение на вашей территории.

Основные функции электронного документооборота

Помимо стандартного обмена формализованными и неформализованными документами, оператор предоставляет пользователям готовый сервис и автоматически выполняет важные функции:

• Уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену (важно при обмене счетами-фактурами);
• Обеспечивает конфиденциальность обмена информацией, используя защищенные каналы передачи данных;
• Следит за форматами и регламентами (например, при обмене электронными счетами фактурами) и гарантирует соблюдение законодательства РФ;
• Проверяет электронные подписи на действительность в момент подписания документов;
• Гарантирует доставку электронных документов контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом;
• Реализует обмен приглашениями.

Как понять, нужен ли переход на ЭДО и каковы будут последствия?

1. Прежде всего, нужно узнать, используют ли ваши партнеры документооборот в электронном виде. Для этого можно обратиться за помощью к предполагаемому оператору или разослать всем партнерам письма с запросом.
2. После получения информации оценить объем документов с контрагентами, которые уже используют ЭДО.
3. Даже если список контрагентов, технически готовых получать и отправлять вам электронные документы, невелик, но объем документов с этими партнерами существенный, вы уже сможете значительно упростить как процессы получения и отправки подписанных документов, так и процессы согласования и своевременной корректировки в случае обнаружения ошибок.
4. Уточнить у оператора возможности интеграции с учетной системой для минимизации затрат труда на загрузку и выгрузку документов.

Как внедрить ЭДО в организации и начать использовать безбумажный документооборот?

1. Выбрав оператора ЭДО, вы получите ту самую техническую возможность для защищенного обмена – программу, которая создана для этих целей и позволяет:
2. Пригласить партнеров к обмену или принять входящее приглашение;
3. Создавать, подписывать, отправлять партнерам исходящие документы;
4. Получать электронные документы от партнеров, подписывать/отклонять/проверять электронные подписи;
5. Хранить электронные документы (по закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет, т.е. переход на ЭДО будет включать в себя организацию электронного архива).
6. Приобрести (у оператора или в любом аккредитованном удостоверяющем центре) электронную подпись на уполномоченное лицо организации и пройти регистрацию в системе оператора. Если ранее вы приобрели ЭП для сдачи отчетности, то она может подойти для ЭДО (необходимо уточнить у оператора). Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.
7. После регистрации в системе отправить приглашения к обмену контрагентам.
8. Внедрить интеграционное решение оператора.

Проблемы внедрения систем электронного документооборота

Помимо нежелания контрагентов использовать системы электронного документооборота, зачастую сотрудники внутри компании могут противостоять новшествами и пытаться вести процесс документооборота по старинке. Но, как показывает практика, сотрудники достаточно быстро понимают преимущества ЭДО, поскольку системы электронного документооборота можно легко сравнить с другими телекоммуникационными инструментами, с появлением которых трудовые будни административных департаментов компаний сильно изменились в сторону эффективности:

• Системы интернет-банкинга позволяют в on-line режиме управлять платежами и бюджетом, поэтому сотрудники больше не тратят время каждое утро, чтобы ехать в банк за выпиской или бежать туда же с платежкой для срочной отправки.
• Системы электронной передачи отчетности в контролирующие органы. Бухгалтеры перестали стоять в бесконечных очередях в налоговой или на почте в последний день сдачи отчетности, а спокойно формируют ее и передают до начала следующего календарного дня. То же касается и общения с ПФР, ФСС, ФСРАР и другими.
• Системы электронных торгов, где все процедуры, включая подписание государственных контрактов, осуществляются в электронном виде в системе оператора ЭТП (электронная торговая площадка).

Бесплатная
консультация
эксперта

Анна Викулина
Руководитель Центра
сопровождения 1С
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Что изменится при переходе на ЭДО в организации вне зависимости от размера и формы собственности

Сколько стоят электронные документы и затраты на переход на ЭДО

Простота и финансовая доступность использования систем операторов делает ЭДО все более популярным сервисом. В среднем стоимость отправки одного исходящего документа составляет около 10 руб., а все входящие документы операторы обрабатывают и хранят бесплатно.

Затраты на электронную подпись, как правило, организацией уже понесены в связи с ее получением для сдачи отчетности. Подпись, подходящая для отчетности подойдет и для ЭДО, но если планируется несколько подписантов, то необходимо приобрести сертификат на каждого. Оператор может установить небольшую оплату за внедрение интеграционного решения, особенно, если вы используете кастомизированную систему учета.

Устанавливая форматы и регламенты обмена частью документов, государство подталкивает бизнес к использованию систем ЭДО, а в тандеме с «правильным» оператором компания получает отличные инструменты мгновенных бизнес коммуникаций без потери юридической значимости взаимодействия. Компания получает массу описанных выше преимуществ и, самое главное, ее персонал не отвлекается от своих основных рабочих обязанностей и процессов, поручая все рутинные заботы оператору.

Переходить на электронные документы выгодно: при любом объеме документов расходы на бумагу и услуги доставки можно легко сократить более чем в 10 раз, а главное – простота и удобство использования электронного обмена вряд ли заставят вас сожалеть о прошлом, наполненном бумажными документами.

Если у вас остались вопросы об электронном документообороте, способах организации ЭДО в компании, возможностях ЭДО, включая ЭДО без роуминга, позвоните нам или оставьте заявку на сайте. Наши специалисты свяжутся с вами и с радостью ответят на все ваши вопросы.

Источник: wiseadvice-it.ru

Эдо для бизнеса что это

ПО ЗАКОНУ

7 МИН

Как устроен электронный документооборот

Зачем нужна система ЭДО

Электронный документооборот позволяет перевести в «цифру» делопроизводство внутри компании, а также переписку и обмен документами с контрагентами и госорганами. Перейти на ЭДО может любая компания, необходимо лишь получить электронную цифровую подпись (ЭЦП).

Вопросы, связанные с ЭДО, законодательство не регулирует, только в законе «Об электронной подписи» говорится, что документы с цифровой подписью имеют такую же юридическую силу, как и документы, подписанные от руки.

Как перейти на ЭДО

Переход на электронный документооборот необходимо зафиксировать в учётной политике: это требование закона «О бухгалтерском учёте».

Ст. 8 402-ФЗ
П. 6, ст. 8 402-ФЗ
Cт. 5 63-ФЗ

Далее нужно выбрать электронную подпись. Они бывают трёх видов:

1

Простая электронная подпись используется на сайтах и в приложениях. Она выглядит или как цифровой код, который пользователь получает в смс и вводит для подтверждения операции, или как логин и пароль для входа в личный кабинет.

Такую подпись применяют, например, когда нужно направить электронное заявление в полицию, оплатить услуги ЖКХ или оформить кредитную карту.

2

Усиленная неквалифицированная подпись (УНП) зашифрована и имеет закрытый и открытый ключи. При помощи первого создаётся подпись, второй помогает адресату проверить её подлинность и обнаружить изменения в документе после подписания. Ключи хранятся на флешке или USB-токене. Такой подписью обычно заверяют документы, не требующие печати, например некоторые виды договоров, бухгалтерскую отчётность и налоговые декларации. Получить УНП и подтверждающий сертификат можно в электронном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или в удостоверяющем центре в своём городе.

3

Усиленная квалифицированная подпись (УКП) защищена шифром, одобренным ФСБ. Подпись и сертификат ключа выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи РФ. Список есть на сайте ведомства. УКП подходит для работы с порталом госуслуг, Системой межведомственного электронного взаимодействия, сдачи отчётности в налоговую и другие госорганы, отправки банковских документов и т. д.

Одной ЭЦП можно подписать несколько связанных между собой электронных документов. Это правило не действует, если сделка многосторонняя и в пакете есть документы других организаций или ИП. В этом случае каждая бумага заверяется отдельно.

Создать электронный документ можно в любом привычном формате, например DOC или PDF.

Источник: www.sberbank.ru

Будущее за ЭДО. Что это такое и как работает

Что такое ЭДО ? Электронный документооборот, или сокращённо ЭДО, — это обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами по защищённым каналам связи без применения бумажных носителей.

Как работает система ЭДО

ЭДО: как работает

Для начала нужно понять, что электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать. Он признаётся юридически значимым оригиналом.

В системе ЭДО есть два важных звена:

• оператор ЭДО,
• электронная подпись .

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это уникальная комбинация знаков, которая служит эквивалентом обычной подписи на бумаге. ЭЦП бывает простой, неквалифицированной и квалифицированной. Каждый вид электронной подписи отличается уровнем защиты и юридической значимостью, из-за чего применяется в разных ситуациях.

Как происходит обмен электронными документами?

1. Оба контрагента заключают договор с оператором ЭДО и настраивают систему.
2. Одна сторона создаёт (или загружает готовый) документ в системе.
3. Подписывает электронную бумагу электронной подписью и отправляет второй стороне. Этот процесс очень похож на пересылку по email.
4. Вторая сторона моментально получает документ в личном кабинете системы.
5. Если второго контрагента устраивает документ, он подписывает его своей ЭП.
6. Отправитель получает подписанный документ.

В программе видны все передвижения документа, просматривался ли он, какие правки вносились. Через систему ЭДО можно передавать разнообразные документы: договоры, акты, счёт-фактуры, отчёты, приказы, заявления и многое другое.

Виды электронных документов

Если разделить электронные документы на крупные категории, получится два вида:

К внутренним электронным документам относятся бумаги, которыми обмениваются только внутри компании. Это могут быть служебные записки, приказы, заявления, инструкции и другие. Например, каждый год по несколько раз работники пишут заявление на отпуск. Почему бы не настроить электронный обмен внутренними бумагами, чтобы каждый сотрудник прямо с рабочего места отправлял заявление?

Небольшой факт. Наша компания не так давно тоже перешла на электронные внутренние документы. Теперь сотрудники не привязаны к определённому городу. Во времена вынужденной удалённой работы этот инструмент позволил почти полностью перевести людей на удалённую работу.

Внутренние документы слабо регламентируются законодательством, поэтому в каждой компании могут быть установлены свои правила. Организовать ЭДО такого вида проще, чем внешний. Для внутренних документов достаточно простой электронной подписи (ПЭП). ПЭП просто выпускается и стоит недорого.

Также электронный обмен внутренними документами делает процесс работы прозрачнее. Отправитель всегда может посмотреть, увидел ли его запрос адресат или нет. Делал он что-то с документом или нет. Руководство, в свою очередь, может отслеживать эффективность сотрудников: много ли он времени тратит на обработку документов, требуются ли правки после проверки его документов и какого рода эти правки.

К внешним ЭДО относятся электронные документы, которые предназначены только для контрагентов. Для большей части таких документов есть стандартизированные шаблоны. Так как эти документы едины для всех компаний, можно настроить систему так, чтобы те или иные документы получали специализированные отделы (бухгалтеры получали только финансовые документы, юристы – судебные запросы). Для использования внешнего ЭДО нужно, чтобы обе стороны использовали одну систему электронного документооборота.

Положительные и отрицательные стороны использования ЭДО для бизнеса

1. Экономия. Конечно же, это самый первый и очевидный плюс электронного документооборота. Для традиционных документов нужны бумага, принтер, печати, степлеры, файлы, папки, дыроколы. Кажется, что это всё – мелочи, но если посчитать, сколько на эти мелочи тратит компания, получится кругленькая сумма. Электронные версии документов тоже требуют своих затрат, но это в разы меньше, чем бумажные носители.
2. Занимают меньше места. Этот пункт связан с первым. Не секрет, что многие документы компании обязаны хранить 3, 5 и более лет. Чтобы хранить такой объём бумаг, организации снимают помещения, которые могут занимать не один этаж. Электронные документы хранятся на серверах, которые тоже занимают место, но оно в разы меньше.
3. Надёжность хранения и поиска. Бумага не самый долговечный материал, он может выцвести, сгореть, порваться. Также из-за постоянной транспортировки между кабинетами некоторые листы могут потеряться, перепутаться. Бумажные носители слишком сильно зависят от человеческого фактора. У электронных хранилищ есть резервные копии, которые не дадут потерять данные. Искать бумажные носители тоже непросто. Нужно надеяться, что Зинаида Петровна из бухгалтерии понятно подписала ту или иную папку с материалами и положила их на ту полку, которая соответствует теме. В противном случае на поиск документов потребуется много времени. В электронных архивах есть функция поиска, которая поможет найти документ.
4. Ускоренный процесс обработки документов между сотрудниками. Если сотруднику нужен бумажный документ, ему придётся идти туда, где он хранится. Если компания маленькая, это может показаться не очень долго. Однако у крупных компаний есть архивы или стеллажи в кабинетах, куда придётся идти и искать бумагу. За электронным документом никуда идти не нужно. Он есть на компьютере любого сотрудника. Также виртуальные документы не нужно носить на подписание. Достаточно просто отправить и подождать ответа.
5. Скорость работы с клиентами. Клиентам могут быть нужны не только чеки, но и акты выполненных работ, налоговые документы и многое другое. Клиент будет рад, если у него будет возможность получить необходимые документы в короткие сроки и не вставая с дивана.
6. Безопасность. Представим, что один документ понадобился сразу нескольким людям. В век технологий можно отсканировать его и разослать всем нуждающимся, но так у этого документа будет много копий. Чтобы ни одна копия с коммерческой или другой тайной не утекла в сеть, нужно потратить много сил и средств на защиту всех пересылок. ЭДО ― это единая сеть, в которой один документ могут просматривать сразу несколько сотрудников без лишней пересылки.
7. Можно следить за эффективностью работников. Электронные документы могут хранить историю изменения документа: когда и кому он поступил, сколько понадобилось времени на его обработку. Если какая-то работа не была выполнена в срок, сразу будет видно слабое звено. Один сотрудник не сможет оклеветать другого, так как все действия зафиксированы.

Без минусов здесь тоже не обошлось, но их намного меньше, чем плюсов.

1. Трудность и дороговизна внедрения. Несмотря на то, что сама система экономит много денег, для её внедрения нужно много средств. Нужно приобрести и настроить ПО, купить электронные подписи для всего персонала, обучить сотрудников работе с программой, также перевести все существующие документы в электронный вид. Всё это недёшево и долго.
2. Потребуется администратор. Даже если вы будете использовать систему, которую предлагает оператор, вам всё равно нужно будет кастомизировать некоторые настройки под нужды компании и поддерживать работоспособность системы.
3. Контрагент тоже должен быть подключён к ЭДО. Нельзя рандомно отправлять официальные документы. Физическое или юридическое лицо, с которым вы хотите обменяться документами, тоже должно быть зарегистрировано в системе ЭДО. Если же у контрагента нет ЭДО, вам придётся вести смешанный документооборот (бумажно-электронный) для таких партнёров.

Мифы электронного документооборота

Электронные документы не принимают в госорганах

Это самое частое заблуждение. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» подтверждает, что документы с электронной подписью юридически значимы и приравниваются к бумажным оригиналам. Такие документы можно предоставлять в суде и госорганах.

Маленьким компаниям ЭДО не нужно

«У меня не такая большая компания и не так много контрагентов, чтобы тратить время и деньги на переход на ЭДО», ― может сказать владелец небольшой компании. Если вы хотите остаться в рамках небольшой организации, вам, действительно, можно не тратиться на ЭДО. Но если вы хотя бы немного допускаете, что вы хотели в будущем расшириться, переходить на электронные бумаги нужно как раз в тот момент, когда ваша компания маленькая. У вас ещё не так много документов, которые нужно будет переносить в электронный формат и пока не так много клиентов, которых нужно будет уведомлять о нововведениях. Также, если ваша организация будет идти в ногу со временем, новые клиенты это оценят, что поспособствует росту вашего бизнеса.

Контрагенты не могут подписывать документы электронной подписью разных удостоверяющих центров

Для электронной подписи важно, чтобы она была выпущена удостоверяющим центром, который входит в список аккредитованных центров. Какой конкретный удостоверяющий центр выдал подпись вашей организации или контрагентам, не имеет значения. Они все равны.

Электронный документ легко украсть

Боятся кражи не только со стороны хакеров, но и со стороны операторов системы ЭДО. Системы работают по защищённым протоколам, а клиенты получают доступ к системе только с помощью индивидуального логина и пароля, либо по сертификату квалифицированной электронной подписи. Пароли пользователей хранятся в закодированном виде, для этого используют защищённые облачные хранилища. Ключи сертификатов для доступа есть только у пользователей. Всё это доказывает защищённость системы.

Что касается кражи со стороны оператора, то это исключено. Оператор обязан обеспечить сохранность персональных данных . При утечке оператору нужно будет предстать перед законом. А учитывая важность уровня безопасности в таком деле, участь безответственного оператора будет предрешена. Новые клиенты не смогут ему доверять. Именно поэтому системы ЭДО постоянно проверяют инфраструктуру на возможности взлома, чтобы исключить даже самые маленькие лазейки.

Как подключить ЭДО

Как установить ЭДО

Как работать с ЭДО ? Для начала нужно выбрать оператора, который предоставит площадку для обмена ЭДО. Программы для ЭДО называют системой электронного документооборота (СЭД). При выборе СЭД нужно опираться на требуемый для компании функционал, стоимость, наличие техподдержки, возраст на рынке и распространённость системы среди ваших заказчиков. На данный момент самыми популярными СЭД являются: Контур Диадок, СБИС, ДЕЛО, 1С-ЭДО, Директум. На рынке есть как программы, которые устанавливаются на сервер компании, так и веб-решения.

После заключения договорённостей с оператором и установки системы, следует выпустить электронные подписи для всех сотрудников. Только так вы сможете полностью перейти на электронный документооборот.

После этого начнётся период адаптации сотрудников и клиентов к новому порядку. Для работников лучше провести обучающие мероприятия, чтобы они быстрее освоили программу.

Клиентов нужно не только оповестить о нововведениях, но и помочь им наладить обмен документами с компанией. Серьёзно отнеситесь к этому этапу, так как напуганные потребители могут уйти от вас.

ЭДО – это будущее в сфере бизнеса и делопроизводства . Ваши клиенты хотят получать свои документы быстро и просто. Не бойтесь нового и развивайтесь.

Источник: 2domains.ru