На создании цифровых копий бумажных документов столичная корпорация «Электронный архив» зарабатывает $40 млн. в год. Ее основатель построил компанию с нуля, пройдя тернистый путь. Теперь он делится бесценным опытом с новичками.
На создании цифровых копий бумажных документов столичная корпорация «Электронный архив» зарабатывает $40 млн. в год.
Офис корпорации «Электронный архив» спрятан за тремя постами охраны – «на всякий случай», чтобы оградить информацию клиентов от сторонних посягательств. В кабинете президента и владельца компании Сергея Баландюка – ничего лишнего, чтобы не отвлекаться. На столе – компьютер для работы, на стене – рисунок флорентийского собора Санта Мария Дель Фьоре для вдохновения, в шкафу – папки с названиями российских правительственных и государственных структур (клиентов «Электронного архива»), своеобразная дань бумажному носителю информации.
Сергей Баландюк не любит давать интервью, предпочитая разговорам дело. На вопрос «Как вам удалось привлечь в клиенты министерства, ведомства и администрацию президента?» отвечает просто и без затей: «Надо работать». Следуя этому принципу, предприниматель за 15 лет построил крупнейшую в Европе фабрику по производству электронных ресурсов.
Архивное дело: как законно и безболезненно организовать архив
От немецкого работодателя к своему бизнесу
Работать Сергей Баландюк начал в конце 1980-х – и поначалу не на себя. Тогда он учился в Академии внешней торговли и волею судьбы попал на производственную практику в немецкую компанию ProSoft. Проработав несколько месяцев в фирме, занимавшейся поставками компьютерной техники, практикант отлично зарекомендовал себя в глазах немецких бизнесменов и, вернувшись в 1992 году в Москву, в партнерстве с ними зарегистрировал фирму «ПроСофт-М». Немцы внесли несколько тысяч долларов, которые ушли на аренду офиса и выплату первых зарплат, а вкладом Баландюка в проект стали его собственная энергия и предприимчивость.
Первое время фирма была многопрофильной – разрабатывала программное обеспечение, поставляла клиентам компьютерное оборудование и монтировала сети. Глава фирмы сразу научился находить общий язык с крупными клиентами: например, первый контракт на поставку оборудования «ПроСофт-М» заключила со Сбербанком Белоруссии, а чуть позже поставила в «Гознак» суперсовременное по тем временам оборудование от Silicon Graphics, на котором до сих пор успешно «рисуют» российские рубли.
Через три года работы поиски своей ниши, казалось бы, увенчались успехом. В 1995 году Сергей Баландюк стал первым, кто предложил российским компаниям и государственным учреждениям перевести их бумажные документы в электронный вид и заархивировать.
Однако в середине 1990-х потенциальные клиенты охотнее платили за поставку оргтехники, а не за создание электронных баз данных.
Предложение без спроса
– Мы забежали слишком далеко вперед и вынуждены были дожидаться «отставших» клиентов, – объясняет сейчас президент «Электронного архива».
В отличие от российского бизнеса, которому требовалось время на то, чтобы понять суть предложения «ПроСофт-М» и его преимущества, немецкие партнеры Баландюка увидели сразу, что созданная при их участии компания зашла «слишком далеко» и решили выйти из проекта, зафиксировав прибыль, – чтобы не рисковать, ввязываясь в бизнес в незнакомых им областях.
Документооборот. Электронный архив.
Так начался новый период в истории «электронной» компании. Первыми, кто откликнулся на ее предложение, стали госучреждения, работающие с массой бумажных документов и распоряжающиеся определенными бюджетами. Вспоминая те времена, предприниматель говорит, что «нашел нишу автоматизации библиотек, музеев и архивов и вплотную начал заниматься переводом документов в электронный вид, изучая при этом опыт западных коллег».
Изучение западного опыта дало свои плоды уже через год, в 1996-м: «ПроСофт-М» разработала технологию ретроконверсии – конвейерного способа создания баз данных на основе отсканированных документов. На практике это выглядело следующим образом: участок ввода информации, на котором работали 20 операторов, был построен как своеобразная фабрика – каждый из операторов специализировался на вводе или контроле своего поля базы данных.
В компании на то время работало несколько десятков сотрудников, выполнявших небольшие по объему заказы. Но, как отмечает ее президент, «каждый из этих заказов можно было вешать на флаг любой крупной фирмы как знак достижения большого результата». Среди первых проектов компании – выяснение в российских архивах судьбы дипломата Рауля Валленберга, пропавшего при таинственных обстоятельствах в 1945 году (заказ шведского правительства), и оцифровка систематического каталога Российской государственной библиотеки («Ленинки»).
Когда обороты стали расти
В 1998 году «ПроСофт-М» начала сотрудничать с российскими министерствами и ведомствами: сначала с Министерством культуры, потом с Администрацией президента, Министерством природных ресурсов, МВД и др. Сам предприниматель объясняет наладившиеся контакты исключительно качеством предложенной им услуги.
Впрочем, «ПроСофт-М» действительно сделала предложение, от которого учреждениям, оперирующим вагонами бумажной документации, было сложно отказаться. И, что немаловажно, Баландюк не побоялся первым постучаться в двери министерских кабинетов. Через некоторое время «подтянулись» и гиганты индустрии – «Лукойл», «Норильский никель», ряд крупнейших промышленных предприятий и банков. Спрос на услуги компании наконец стал реальностью. Оборот «ПроСофт-М» ежегодно стал расти не менее чем на 50%.
Изменения конъюнктуры рынка, в свою очередь, потребовали определенных изменений и во внутренней структуре компании – поставщика услуги. Поэтому в 2001-м году была образована корпорация «Электронный архив». С учетом растущего в самых разных отраслях экономики интереса к услугам корпорации, в ней появились отраслевые департаменты. Они занялись разработкой решений с «поправкой» на специфику той сферы бизнеса, в которой занят клиент. Сегодня, как говорит глава компании, «Электронный архив» представляет собой «уникальную комбинацию производства услуг, разработки решений и продаж оборудования».
– Это наше главное конкурентное преимущество, – уверен Баландюк.
– Заметное место «Электронного архива» на рынке объясняется тем, что у компании есть решения практически по всему спектру решаемых задач, – согласен Ефим Старостин, директор департамента программного обеспечения компании «Оптима-интеграция» (входит в группу компаний «Оптима»), специализирующейся на разработке решений в той же сфере под заказ клиента.
– В первую очередь это касается наличия опыта производства и применения оборудования для сканирования документов и хранения больших объемов информации, а также программного обеспечения для управления ими.
Вместе с тем, как отмечает Старостин, из-за множества специфических особенностей рынка говорить об абсолютном лидерстве «Электронного архива» не приходится.
– Всегда будут задачи, к решению которых при всем своем опыте эта компания готова не более, чем другие, – полагает он.
Не решение, а услуга
И все же, в отличие от массы компаний-интеграторов, предлагающих IT-решения в сфере автоматизации документооборота (их с некоторой натяжкой можно назвать конкурентами), «Электронный архив» предлагает именно услугу по переводу документов в электронный вид. С этой целью компания обзавелась собственной фабрикой (еще в 1996 году), причем документы клиента могут сканироваться как на фабрике, так и в офисе заказчика.
– Представьте себе более 200 сотрудников, которые на территории десятков заказчиков постоянно сканируют документы. В их распоряжении более 100 разнообразных промышленных аппаратов для сканирования любых документов – от микрофильмов до крупноформатных чертежей, – рассказывает о работе своих сотрудников Сергей Баландюк. – К примеру, в 2006 году мы отсканировали более 50 млн. листов документов. Наши ребята работают по всей стране – от буровых на Севере до министерских кабинетов в Москве.
Кроме сканирования документов «Электронный архив» предлагает услугу по их индексированию – от автоматического распознавания до сортировки или ручного ввода индексов, с созданием системы текущего ввода документов и электронного архива.
– Почему мы предоставляем услугу, в то время как все компании-интеграторы предлагают решения, то есть программно-аппаратные комплексы? Все очень просто: электронный архив – это платформа, на основе которой любое предприятие может построить единую ERP-систему, – объясняет особенности позиционирования собственного продукта Сергей Баландюк. – Сегодня практически у всех предприятий и организаций уже существует свой уникальный набор функциональных систем автоматизации. Наша задача – интегрировать архив со всеми существующими системами, наполнить его реальными документами и обеспечить к ним доступ для пользователей всех систем. Это именно услуга, то есть работа, которую нужно выполнять с каждым заказчиком заново, а не готовое решение.
Кстати, растолковать заказчикам, что именно делает «Электронный архив», до сих пор бывает непросто.
– Самых «упертых» скептиков приходится приводить в цех на фабрику производства электронных документов, и только тогда они становятся нашими союзниками, – говорит глава компании. – Очень трудно убедить клиента в том, что мы будем работать за него и в результате в привычном экране программы 1С-бухгалтерия или SAP-R3 появится еще одна кнопка, которая позволит ему видеть электронный образ той самой накладной или счета с печатями и подписями.
«Мы работали без перекуров»
Время монополий в сфере интеллектуальных продуктов давно прошло, и на рынке есть целый ряд фирм, зарабатывающих на переводе документов в электронный вид. Однако «Электронный архив» продолжает занимать самые серьезные позиции в своей нише. Как отмечают в компании, она владеет крупнейшей в Европе фабрикой по производству электронных ресурсов, на счету которой более 150 млн. бумажных документов, переведенных в электронный вид.
Сегодня рыночные преимущества «Электронного архива» очевидны. Это опыт и размер, который, как подчеркивает президент корпорации, «имеет значение».
– Наш опыт – это длительная специализация в узком сегменте рынка, где мы реализовали сотни проектов, – утверждает он. – Поэтому, вступая с заказчиком в деловые отношения, мы уберегаем его от ошибок. Благодаря опыту и масштабам бизнеса мы способны выполнить любой крупный проект быстрее и качественнее кого бы то ни было.
Среди других своих конкурентных преимуществ в компании называют постоянный поиск новых решений, развитие систем их поддержки и систему обеспечения качества оказываемых услуг.
– Почему другие не стали такими, как мы? Видимо, это не очень-то просто – отказаться от соблазна заниматься всем подряд, особенно когда в твоей нише немного денег, – размышляет предприниматель. – Мы работали без перекуров, стали лидерами, теперь штурмуем новые вершины.
«Электронный архив»
Корпорация основана в 2001 году на основе компании «ПроСофт-М», вошедшей в состав корпорации. Сегодня «Электронный архив» обслуживает в основном коммерческие компании, а «ПроСофт-М» – госучреждения. Промышленные центры корпорации открыты в Москве, Зеленограде, Тюмени, Тобольске, Твери, Санкт-Петербурге (однако 80% оборота обеспечивают столичные заказчики).
На счету компании более 150 млн. переведенных в электронный вид документов. Число штатных сотрудников – более 1000. Оборот в 2006 году составил $40 млн.
Сергей Баландюк
44 года. Окончил Московский институт электронной техники и Академию внешней торговли. В бизнесе с 1992 года. Президент и владелец корпорации «Электронный архив».
«Быть лидером – это задавать на рынке стандарты качества», – уверены в «Электронном архиве». К примеру, в библиотечном мире есть термин «ретроконверсия каталогов», что означает сканирование и перевод каталога в библиотечный MARC-формат. Специалисты «Электронного архива» придумали этот термин в конце 1990-х, и теперь он стал общеупотребительным.
Перевод одной страницы в электронный вид стоит от 1 до 30 руб. Крупными заказами в «Электронном архиве» считают проекты стоимостью от $300 тыс. Потенциальный объем российского рынка электронного архивирования бумажных документов в компании оценивают в несколько миллиардов долларов.
Источник: bishelp.ru
Электронный архив: как организовать его в компании и почему пора это сделать
Если сравнить положение электронного документооборота 3 года назад и сегодня, можно сильно удивиться. Раньше организации относились к ЭДО по принципу «нам не надо». Сейчас так рассуждать уже сложнее — пандемия изменила мир.
- В конце 2020 года утверждена Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности;
- В конце 2021 года принят Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс», который позволил перевести часть кадровых документов в электронный формат с использованием электронной подписи;
- С 1 января 2022 года полноценно работает государственная информационная система электронных перевозочных документов. Автомобильные грузоперевозчики вольны выбирать, оформлять ли первичные документы на бумаге или полностью перейти на ЭДО;
- ФНС утвердила формы ряда электронных документов;
- Изменились правила подписания электронных документов. Появилось понятие машиночитаемой доверенности — электронная доверенность в формате XML на подписание электронных документов.
У организаций нет выбора — приходится погружаться в мир электронного документооборота с контрагентами, контролирующими и другими организациями. Предприниматели пересматривают свои бизнес-процессы и задумываются об управлении документами, потому что ни один бизнес-процесс не обходится без обмена документами — все чаще электронными. Даже те компании, которые считали, что управление документами их не касается, задаются вопросами, как правильно внедрить систему электронного документооборота и как следовать новым законам, не разрушая существующие процессы.
Также нужно учитывать ФСБУ «Документооборот». Как с ним работать узнаете из курса «Шесть новых ФСБУ». Получите официальное удостоверение, будете работать по всем правилам 2023.
Что такое электронный архив?
На первый взгляд, все кажется просто: электронный архив — это собрание скан-копий документов организации, к которым есть постоянный доступ, то есть хранилище электронных документов.
На деле все гораздо сложнее. Электронный архив — это не просто сборник файлов, это система хранения архивных электронных документов.
Бумажный документ проходит разные этапы своего жизненного цикла: создание, согласование, оформление, подписание, регистрация, направление исполнителям, исполнение, формирование в дело, оперативное хранение дела, затем финальная точка — передача дела в архив организации. Финальная же точка движения электронного документа — электронный архив.
К сожалению, даже провайдеры вводят в заблуждение пользователей и называют «электронным архивом» обычные файловые хранилища.
Скан-копии документов и электронный архив — не одно и то же
В архив организации передаются завершенные дела, причем по нормативным документам — только подлинники. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 подлинник — это первый или единственный экземпляр документа. Скан-копия бумажного оригинала не является подлинником — это дубликат, а значит, она не может быть передана в архив (поэтому ни в коем случае не уничтожайте подлинники бумажных документов, даже если вы их отсканировали и сохранили на компьютере).
Подлинник электронного документа — документ, информация которого создавалась в электронном виде, и передавать в электронный архив можно только такие электронные документы (а не скан-копии). Например, приказ, созданный в системе электронного документооборота и подписанный квалифицированной электронной подписью.
В Госдуму уже внесен законопроект об электронном дубликате — это документ, переведенный из бумажного вида в электронный с сохранением юридической значимости. Но пока скан-копия считается именно копией.
При этом никто не запрещает создавать файловое хранилище в своей системе и хранить скан-копии. Это упрощает работу с документами, увеличивает производительность, сокращает сроки поиска документов и позволяет передать оригиналы документов на внеофисное хранение.
Правила хранения электронных документов
К формированию и хранению архивных электронных документов законодательство предъявляет ряд требований:
- архивный электронный документ должен содержать определенный набор атрибутов и метаданных, файлы электронных подписей, сам файл в формате PDF/A;
- хранение резервной копии в другом месте (на другом сервере) на случай непредвиденной порчи или утери одного экземпляра;
- обеспечение юридической значимости документов на протяжении срока хранения;
- соблюдение правил безопасности в течение срока хранения (исключение утраты, несанкционированного доступа, внесения изменений или уничтожения);
- прочие требования, обозначенные в нормативных документах.
Сроки хранения электронных документов
Нормативные требования к срокам хранения электронных документов — те же, что и для бумажной документации.
Сроки хранения архивных документов, независимо от места, исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
Виды электронных архивов
В зависимости от места хранения разделяют виды архива электронных документов.
Архив на съемном носителе
Например, на флешках в помещении архива организации.
Это хранение документов на сервере компании (например, в папках на компьютере). Локальный архив — наименее удобный вариант: сложно искать документы, высокие риски нарушения конфиденциальности, низкий уровень контроля за использованием документов.
Это файловое хранилище на стороннем сервере — провайдер предоставляет место в облачном хранилище, где вы можете структурировано хранить документацию и иметь к ней доступ через интернет на заранее согласованных условиях.
Плюсы — экономия места на собственных серверах, выше уровень контроля; минус — по-прежнему сложный поиск документов.
Архив в системе электронного документооборота
Организации, работающие в информационных системах, могут использовать функцию электронного архива, если провайдер предоставляет такую услугу. Хранит данные сам провайдер ЭДО.
Архив в системе ЭДО — наиболее подходящий вариант. Его плюсы такие.
- Высокий уровень безопасности — гибкая система настройки доступов к документам исключает риски несанкционированного использования документации;
- Быстрый поиск по документам — информационная система позволяет производить поиск по всем атрибутам документов в считанные секунды;
- Контроль за ходом движения документов и за их использованием сотрудниками организации. Система позволит отслеживать все перемещения документов и внесенные изменения;
- Автоматизация процессов — например, формирование номенклатуры дел или автоматическое уничтожение документов по истечении сроков их хранения;
- Интеграция с различными сервисами. Электронный документооборот позволяет обмениваться юридически значимой документацией между организациями, предоставлять финансовую отчетность в надзорные органы, направлять данные в налоговые инспекции и так далее;
- Простое и эффективное использование. Единая система архива позволяет упорядочить всю документацию, а также сортировать ее по определенным атрибутам — наименованию, дате закрытия дела, срокам хранения.
Требуется помощь? Задайте безлимитное количество вопросов на консультации!
Наши эксперты оперативно найдут верный ответ и помогут.
Внедрение СЭД: подготовка, этапы и возможные сложности
Если вы еще не сталкивались с системами ЭДО, необходимо провести некоторые подготовительные работы:
- Провести аудит действующего бумажного архива и документации компании, определить объем документооборота, виды документов, схемы их движения;
- Определить, какие виды документов можно полностью перевести в электронный формат, а какие документы оставить на бумаге, но дополнительно оцифровать для удобства в работе (при этом в номенклатуре дел необходима отметка о ведении дела в электронном виде);
- Определить необходимость оцифровки действующего архива организации;
- Понять, сколько этапов проходит документ и на каких из них есть «зависания», чтобы при переходе на ЭДО от них избавиться;
- Подготовить список задействованных сотрудников, чтобы понимать, сколько лицензий понадобится;
- Определить необходимую функциональность будущей информационной системы: решить, что должна уметь система электронного архива, как и откуда будут поступать документы и как они будут храниться, какие действия смогут выполнять пользователи, какие нужны ограничения. У вас должен сформироваться образ электронного архива;
- Определить порядок принятия документов в электронный архив по утвержденной форме описи и порядок действий при передаче электронных документов в архив;
- Подготовить техническую базу для внедрения СЭД и установить программу «КриптоПро», с помощью которой сотрудники будут подписывать документы электронно;
- Выбрать провайдера и согласовать с ним набор модулей, элементов, прав доступа и прочее;
- Установить и протестировать информационную систему;
- Утвердить проект документа, регламентирующего переход на электронный документооборот (обычно это инструкция по делопроизводству);
- Обучить сотрудников работе в новой системе — первую очередь тех, кто постоянно взаимодействует с архивными документами;
- Начать использовать систему и наполнять ее документами.
Простота использования электронного архива позволяет внедрить его без особых сложностей для сотрудников организации. Но надо учитывать, что к хранению архивных документов предъявляется множество требований федеральных законов и других нормативных актов. Их невыполнение может привести к серьезным последствиям — например, к штрафам для организации.
Поэтому до внедрения электронного архива необходимо изучить нормативную базу и определить, будет ли ваша система электронного архива соответствовать всем техническим требованиям: по уровню безопасности, форматам файлов, форматам электронных подписей и прочим.
Перспективы развития: какие функции СЭД появятся в ближайшие годы?
В ближайшие годы функции систем электронного документооборота будут расширяться и адаптироваться под новые законы и нормативные акты.
К концу 2024 года ряд документов окончательно перейдут в электронный формат — например, кадровые, транспортные, документы по учету НДС. С 1 января 2023 года без машиночитаемой доверенности сотрудник не сможет подписать электронные документы от лица компании, а в 2023 году автомобильные грузоперевозчики уже не смогут оформлять первичные документы на бумаге.
Все это обязывает провайдеров ЭДО менять состав систем — внедрять интеграцию с государственными информационными системами и соответствовать требованиям по обеспечению юридической значимости документов на этапе их создания и на протяжении всего срока хранения. Далее будут появляться модули и системы архивирования электронных документов с формированием описей, актов об уничтожении и других документов, утвержденных федеральными законами в сфере архивного дела.
Не затронутыми пока остаются договорная, проектная, производственно-техническая документация — но в дальнейшем цифровизация коснется всех документов, а не только управленческой, первичной и кадровой документации.
- ЭДО
- электронный архив
- электронный документооборот
Источник: www.klerk.ru
Электронный архив как бизнес
Архив – это резервуар корпоративных знаний. Ранее в архивах хранились данные финансовых служб и проектных команд с ограниченным доступом.
В цифровой экономике знания, особенно новые знания, — это конкурентное преимущество. Они нужны для повышения эффективности бизнес-процессов предприятия, увеличения их гибкости, в пределе – кастомизации под каждую индивидуальную сделку.
Как сотрудники компании разделены по отделам и выполняют свои функции, так разобщены и ИТ-системы, которые они используют, в которых образуются и накапливаются данные.
Например, бухгалтерия использует учетные системы и архив первичной бухгалтерской документации независимо от отдела продаж, использующего CRM-системы, или производства, управляющегося с помощью MES-систем.
В результате такого разделения, данные, аккумулируемые в одной системе, можно применить для оптимизации только тех процессов, в которых они были образованы.
Эти «перегородки» принципиально препятствуют монетизации архивов. Пока архив не станет активом, доступным всем подразделениям и бизнес-процессам предприятия, его потенциал монетизации не раскроется.
RB рекомендует лучших поставщиков цифровых решений для вашего бизнеса — по ссылке
Это даже не вопрос формирования конкурентного преимущества, а вопрос появления конкурентного недостатка.
Если ваш конкурент консолидировал свой архив, то у него образовалось преимущество, а у вас – недостаток.
Предположим, чтобы оказаться впереди своих конкурентов, а не позади, вы поставили перед собой задачу создать единый корпоративный архив — каким он должен быть и как его организовать?
Как создать единый корпоративный архив
Нужно понимать, что создание единого корпоративного архива – это определенный «долгострой» для организации, то есть у этого проекта сроки и стоимость могут быть условно конкретные. Потому что архив будет постепенно втягивать в себя новые и новые контуры, подключать сотрудников и внешних контрагентов.
Размещая в едином архиве новые типы данных, архив потребуется интегрировать с другими ИТ-системами в организации: учетными системами, CRM, MES. Потому что его цель – разрушить «перегородки», которые всегда были между департаментами, и обслуживать сквозные бизнес-процессы.
Основой для создания такого архива может быть масштабируемая и гибкая ECM/BPM-система. В России сложился уникальный рынок таких решений. Их функциональность не уступает западным программным продуктам и отвечает российским нормам работы с документами и контроля исполнительской дисциплины.
Российские решения прошли путь от автоматизации «канцелярского» документооборота до многофункциональных платформ с широкой номенклатурой приложений, в том числе в формате архива.
Консолидированный глобальный архив организации не только объединяет все знания компании и результаты работы сотрудников, но и поддерживает процесс непрерывных изменений в компании. Он должен быть монументальным и одновременно гибким.
При наличии Low-code инструментария решение из коробки можно подстроить под себя. Low-code и no-code решения – это прям тренд развития технологий сегодня. Они позволяют настраивать систему без программирования, условно меняя блоки в конструкторе Lego для проектирования своей уникальной конструкции.
Поскольку сотрудникам неудобно пользоваться в работе десятками систем, то архив должен не только консолидировать знания в компании, но должен быть интегрирован в привычные интерфейсы сотрудников. То есть не обязательно архив должен быть отдельной средой.
Идея универсального Inbox’а была сформулирована еще в начале 1990-х гг. и в определенной степени была решена с развитием систем почтовых клиентов.
В последнее время идея омниканальности формирует альтернативный подход, когда вне зависимости от средства обращения к системе используется общий интерфейс. В рамках конкретной информационной системы все потоки работ и задач безусловно должны агрегировать в одной системе, вне зависимости от того, в какой подсистеме они порождены.
В качестве такого агрегатора может выступать электронный архив. Средством доступа к этому потоку работ и данных могут быть самые разные устройства и наиболее привычные для пользователя приложения.
В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.
Монетизация архива – как снизить операционные затраты?
Электронный архив позволяет повысить эффективность рабочих процессов, предоставляя всем сотрудникам организации доступ к информации по нужным параметрам.
Если раньше сотруднику на поиск документа могло потребоваться от 10 минут, чтобы найти нужную папку, а в ней требуемую бумагу, то в электронном виде поиск занимает меньше минуты и не требует переключения между задачами.
В результате экономии времени на поиск нужных документов сотрудники могут сосредоточиться на важных для бизнеса целях:
- встречаться с клиентами для заключения сделок;
- оперативно отвечать на запросы аудиторов, регуляторов, клиентов на предоставление документов и архивных сведений;
- в результате качественно обслуживать клиентов без угрызений совести за потерю времени на работу с документами и поиск нужной информации.
Дополнительно доступ к данным появляется у всех сотрудников, независимо от работы в офисе или в удаленном формате. То есть архив действительно стирает границы между департаментами и территориально-распределенными офисами.
Внедрение и заполнение электронного архива требует предварительных затрат и вложений. Однако, в долгосрочной перспективе эти издержки окупаются.
После внедрения электронного архива организация может сэкономить:
- на переоборудовании места, где раньше хранились документы, в рабочие места или производство для деятельности, приносящей доход компании;
- на сокращении времени простоя в случае вынужденной удалённой работы.
Резюмируя
Уже сегодня есть ИТ-инструменты в виде ECM/BPM-систем, которые позволяют реализовать амбициозную задачу и превратить электронный архив корпорации из справочника в конкурентное преимущество.
Важно системно подойти к развитию единого информационного пространства в организации, которое объединит отделы и департаменты, поддержит свободный обмен информацией и идеями.
Чтобы узнать, как реализовать это на практике – смотрите запись вебинара с Владимиром Андреевым, президентом компании «ДоксВижн» (ссылку можно найти в начале статьи).
Фото на обложке: ded pixto/Shutterstock
Иллюстрации предоставлены автором.
Источник: rb.ru