История моделирования бизнес-процессов насчитывает уже почти столетие, хотя вплоть до начала 1990-х гг., когда термин «бизнес-процесс» вошел в широкое употребление, говорили об описании того, каким образом организация осуществляет свои функции и выполняет те или иные задачи.
Развитие методов моделирования и автоматизации бизнес-процессов принято разделять на три этапа, или три «волны». Началом каждой из них явился очередной всплеск интереса к повышению эффективности деятельности предприятий и процессному управлению, происходивший каждый раз на новом качественном уровне. Основные характеристики этих этапов приведены в табл. 10 в сравнении с соответствующими стадиями развития информационных технологий и подходов к совершенствованию деятельности компании.
Говоря о моделировании бизнес-процессов, мы будем пользоваться терминологией сразу нескольких отраслей знаний, относящихся к экономике, информатике, моделированию сложных систем. Поэтому, прежде чем перейти к изложению основного материала, необходимо ввести базовые понятия и определения.
Таблица 10. Этапы в истории моделирования и управления бизнес-процессами
Моделирование бизнес-процессов
Совершенствование
деятельности
Информационные технологии
Первая волна
Анализ способов выполнения работ Рационализация трудовых операции Модели на бумаге Низкая автоматизация
Всеобщее управление качеством Непрерывность изменений
Научный подход і Іоследоватсл ьное совершенствование
Система управления базами данных Совместное использование данных Приложения, обращающиеся к базам данных
Вторая волна
ПО для построения диаграмм и анализа процессов в статике Ручной реинжиниринг Единовременное создание модели Автоматизация: КИС с поддержкой потоков работ CWfMS, ERP)
Реинжиниринг бизнес-процессов Дискретность изменений Ненаучный подход Радикальное преобразование
Распределенные вычисления Совместное использование функций
Третья волна
Ориентированное на бизнес-процессы ПО Исполняемые модели Итеративная оптимизация Средства моделирования интегрированы в BPMS Имитационное моделирование и анализ моделей в динамике Конвертирование моделей Стандартизация методологий
Управление бизнес-процессами (ВРМ) Непрерывность изменении Гибкость, адаптивность 1 1аучиый подход Итеративное совершенствование
Системы управления бизнес-процессами Совместное исполнение бизиес-процессов РаспределснЕзыс биэнес-процессы
Бизнес-процесс определяется как логически завершенная цепочка взаимосвязанных и взаимодействующих повторяющихся видов деятельности (действий, бизнес-функций, работ), в результате которых ресурсы предприятия используются для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или создания продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей (клиентов). В качестве клиента может выступать другой бизнес-процесс. В цепочку обычно входят операции, которые выполняются по определенным бизнес-правилам различными элементами организационной структуры предприятия. Под бизнес-правилами понимают способы реализации бизнес-функций в рамках бизнес-процесса, а также характеристики и условия выполнения бизнес-процесса.
Термин «моделирование» имеет два основных значения. Во-первых, под моделированием понимают процесс построения модели как некого представления, образа оригинала, отражающего наиболее важные его черты и свойства. Если же модель уже построена, то моделирование — это процесс исследования (анализа) функционирования системы (вернее, ее модели).
Бизнес-моделирование — деятельность по выявлению, описанию, анализу существующих бизнес-процессов, а также проектированию новых бизнес-процессов.
Под бизнес-моделью будем понимать структурированное графическое описание сети процессов и/или функций/операций, связанных с данными, документами, организационными единицами и прочими объектами, отражающими существующую или предполагаемую деятельность организации.
Базовой целью моделирования бизнес-процессов является описание реального хода бизнес-процессов компании. При этом необходимо определить, что является результатом выполнения процесса, кем и какие действия выполняются, каков их порядок, каково движение документов в ходе выполнения процесса, а также насколько процесс надежен (вероятность неудачного выполнения) и как он может быть расширен/модифицирован в будущем.
Моделью бизнес-процесса называется его формализованное (графическое, табличное, текстовое, символьное) описание, отражающее реально существующую или предполагаемую деятельность предприятия. Модель, как правило, содержит следующие сведения о бизнес-процессе:
- • набор составляющих процесс шагов — бизнес-функций;
- • порядок выполнения бизнес-функций;
- • механизмы контроля и управления в рамках бизнес-процесса;
- • исполнителей каждой бизнес-функции;
- • входящие документы/информацию, используемые
• исходящие документы/информацию, генерируемые
- • ресурсы, необходимые для выполнения каждой бизнес-функции;
- • документацию/условия, регламентирующие выполнение каждой бизнес-функции;
- • параметры, характеризующие выполнение бизнес-функций и процесса в целом.
Модель предприятия, всех его бизнес-процессов, сориентированных на конкретную цель, предоставляет возможность его совершенствования. Моделирование бизнес-процессов с максимальной приближенностью к действительности позволяет выбрать и проверить пути улучшения без необходимости проведения реальных экспериментов с предприятием и, таким образом, снизить риск. Бизнес-модель позволяет заранее дать оценку с разных точек зрения. Для предприятия первоочередные требования предъявляются к его функционированию, управлению, эффективности, конечному результату деятельности и степени удовлетворенности клиентов.
Описание бизнес-процессов проводится с целью их дальнейшего анализа и улучшения. Моделирование бизнес-процессов позволяет проанализировать не только как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует со внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом подразделении, участке, рабочем месте.
В общем случае модель бизнес-процесса должна давать ответы на следующие вопросы, которые позволят провести всесторонний анализ, взглянуть со всех точек зрения на бизнес-процесс, детализировать его:
- • какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата;
- • в какой последовательности выполняются эти процедуры;
- • какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого бизнес-процесса;
- • кто выполняет процедуры процесса;
- • какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса;
- • какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса;
- • какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса;
- • какая документация/условия регламентирует выполнение процедуры;
- • какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом.
В теории и на практике существуют различные подходы к построению и отображению моделей бизнес-процессов, основными из которых являются функциональный и объектно-ориентированный. В функциональном подходе главным структурообразующим элементом является функция (бизнес-функция, действие, операция), в объектно-ориентированном подходе — объект.
Бизнес-функция представляет собой специфический тип работы (операций, действий), выполняемой над продуктами или услугами по мере их продвижения в бизнес-процессе. Как правило, бизнес-функции определяются самой организационной структурой компании, начиная с функций высшего руководства через функции управления среднего и нижнего уровня и заканчивая функциями, возложенными на производственный персонал. Функциональный подход в моделировании бизнес-процессов сводится к построению схемы бизнес-процесса в виде последовательности бизнес-функций, с которыми связаны материальные и информационные объекты, используемые ресурсы, организационные единицы и т. п. Преимуществом функционального подхода является наглядность последовательности и логики операций в бизнес-процессах компании, а недостатком — некоторая субъективность детализации операций.
В роли объектов при моделировании бизнес-процессов компании могут выступать конкретные предметы или реальные сущности, например клиент, заказ, услуга и т. п. Каждый объект характеризуется своим состоянием — набором атрибутов, значения которых определяют состояние, а также набором операций для проверки и изменения этого состояния. Объектно-ориентированный подход предполагает вначале выделение объектов, а затем определение тех действий, в которых они участвуют.
При этом различают пассивные объекты (материалы, документы, оборудование), над которыми выполняются действия, и активные объекты (организационные единицы, конкретные исполнители, программное обеспечение), которые осуществляют действия. Такой подход позволяет более объективно выделить операции над объектами и решить задачу о целесообразности использования этих объектов. Недостаток объектно-ориентированного подхода состоит в меньшей наглядности конкретных бизнес-процессов. Для моделирования бизнес-процессов можно использовать различные методы. Метод, или методология, моделирования включает в себя последовательность действий, которые необходимо выполнить для построения модели, т. е. процедуру моделирования, и применяемую нотацию (язык).
В настоящее время для описания бизнес-процессов существует множество методологий (IDEFO, 1DEF3, DFD, WORKFLOW, О ML, ARIS и другие) и инструментальных средств (BPWin, ERWin, PowerDesigner и другие).
В структурном и объектно-ориентированном анализах используются средства, моделирующие в форме диаграмм определенного вида еловые процессы и отношения между данными в системе. Этим средствам соответствуют определенные виды системных моделей, наиболее распространены среди них следующие:
- -IDEF (Integrated Definition) — семейство структурных моделей и соответствующих им диаграмм;
- -DFD (Data Flow Diagrams) — диаграммы потоков данных;
- -ERD (Entity-Relationship Diagrams) — диаграммы «сущность-связь»;
- -Workflow — технология управления потоками работ;
- -BPMN (Business Process Modeling Notation);
- -средства имитационного моделирования, основанные на математическом аппарате раскрашенных сетей Петри (Color Petri Nets, CPN);
- -объектно-ориентированные методологии на основе унифицированного языка моделирования UML;
- -интегрированные средства и методологии широкого назначения, например, ARIS.
Наиболее популярной методологией бизнес-моделирования является ARIS, но также известны Catalyst компании CSC, Business Genetics, SCOR (Supply Chain Operations Reference), POEM (Process Oriented Enterprise Modeling) и др.
Язык моделирования имеет свой синтаксис (условные обозначения различных элементов и правила их сочетания) и семантику (правила толкования моделей и их элементов).
Важным понятием любого метода моделирования бизнес-процессов являются связи (как правило, в графических нотациях их изображают в виде стрелок). Связи служат для описания взаимоотношений объектов и/или бизнес-функций друг с другом. К числу таких взаимоотношений могут относиться: последовательность выполнения во времени, связь с помощью потока информации, использование другим объектом и т.д.
Важным понятием любого метода моделирования бизнес-процессов являются связи (как правило, их изображают в виде стрелок в графических нотациях). Связи служат для описания взаимоотношений объектов и/или бизнес-функций друг с другом. К числу таких взаимоотношений могут относиться: последовательность выполнения во времени, связь с помощью потока информации, использование другим объектом и т. д.
Модели бизнес-процессов применяются предприятиями для различных целей, что определяет тип разрабатываемой модели. Графическая модель бизнес-процесса в виде наглядной, общепонятной диаграммы может служить для обучения новых сотрудников их должностным обязанностям, согласования действий между структурными единицами компании, подбора или разработки компонентов информационной системы и т. д. Описание с помощью моделей такого типа существующих и целевых бизнес-процессов используется для оптимизации и совершенствования деятельности компании путем устранения узких мест, дублирования функций и проч. Имитационные модели бизнес-процессов позволяют оценить их эффективность и посмотреть, как будет выполняться процесс с входными данными, не встречавшимися до сих пор в реальной работе предприятия. Исполняемые модели бизнес-процессов могут быть запущены на специальном программном обеспечении для автоматизации процесса непосредственно по модели.
Поскольку модели бизнес-процессов предназначены для широкого круга пользователей (бизнес-аналитиков, рядовых сотрудников и руководства компании), а их построением часто занимаются неспециалисты в области информационных технологий, наиболее широко используются модели графического типа, в которых в соответствии с определенной методологией бизнес-процесс представляется в виде наглядного графического изображения — диаграммы, состоящей в основном из прямоугольников и стрелок. Такое представление обладает высокой, многомерной информативностью, которая выражается в различных свойствах (цвет, фон, начертание и т.д.) и атрибутах (вес, размер, стоимость, время и т.д.) каждого объекта и связи. В последние годы разработчики программных средств моделирования бизнес-процессов уделяют большое внимание преобразованию графических моделей в модели других видов, в частности в исполняемые, назначением которых является обеспечение автоматизации бизнес-процесса и интеграция работы задействованных в его исполнении информационных систем.
Согласно другой классификации, пришедшей из моделирования сложных систем, выделяют следующие виды моделей бизнес-процессов:
- — функциональные, описывающие совокупность выполняемых системой функций и их входы и выходы;
- — поведенческие, показывающие, когда и/или при каких условиях выполняются бизнес-функции, с помощью таких категорий, как состояние системы, событие, переход из одного состояния в другое, условия перехода, последовательность событий;
- — структурные, характеризующие морфологию системы — состав подсистем, их взаимосвязи;
- — информационные, отражающие структуры данных — их состав и взаимосвязи.
Способы описания бизнес-процессов
1. Текстовый способ. Такой способ представляет собой простое текстовое последовательное описание бизнес-процесса, например: «Отдел продаж составляет договор и согласует его с юридическим отделом». Многие пред-приятия разработали и используют в своей деятельности регламентирующие документы, часть которых является процессными регламентами и представляет не что иное, как текстовое описание бизнес-процессов.
Для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный вариант имеет существенный недостаток, и описание бизнес-процесса в текстовом виде системно рассмотреть и проанализировать фактически невозможно, что связано с устройством человеческого мышления (сложностью чтения как вида деятельности, потребность в образах, «образных закрепителях» и т. п.). Поэтому при использовании текстового описания бизнес-процессов производительность и качество решений по оптимизации деятельности являются относительно низкими, что особенно сильно проявляется, когда решение принимается группой людей.
2. Табличный способ. Является более формализованным и предполагает разбиение бизнес-процесса по ячейкам структурированной таблицы, в которой каждый столбец и строчка имеют некоторое определенное значение.
Пример табличного описания бизнес-процесса
Процесс — закупки. Владелец — заместитель коммерческого директора. Цель процесса — обеспечение потребности производства материалами и комплектующими. Краткое описание процесса — организация обеспечения ТМЦ (товарно-материальных ценностей), хранение и передача их в производство, выбор и оценки поставщиков.
Таблица 11.Пример табличного описания бизнес-процесса
Источник: bstudy.net
Этапы работ по моделированию бизнес-процессов «как есть»
Моделирование бизнес-процессов это не только их описание, но изучение и анализ с целью улучшения, рационализации способов их построения, управления и прогнозирования. Т.е. моделирование бизнес-процессов — это отражение деятельности предприятия по процессам, как в целом, так и отдельных его частей, с тем чтобы в дальнейшем данные процессы можно было анализировать и совершенствовать.
Результаты моделирования бизнес-процессов, как правило, используются для анализа бизнес-процессов с целью выработки рекомендаций по их оптимизации и регламентации бизнес-процессов. Результатом моделирования становятся новые, более эффективные бизнес процессы, комплект регламентной документации, а также организационная структура, соответствующая новым процессам.
К основным этапам оптимизации бизнес-процессов можно отнести:
Изучение бизнес-процесса и постановка целей моделирования и оптимизации. Данный этап не имеет формального описания, а лишь формирует общее представление бизнес-процесса. Цели и задачи должны быть регламентированы и быть достижимыми.
Построение модели бизнес-процесса AS IS (как есть). Главной задачей данного этапа является описание существующей структуры организации, внутренних и внешних бизнес-процессов.
Анализ основных проблем, выявленных при построении бизнес-модели. Основной задачей этого этапа является выявление ключевых показателей эффективности, источников проблем, изменение которых позволит улучшить ключевые показатели.
Выработка рекомендаций для решения задач, поставленных перед проведением анализа.
Моделирование и анализ бизнес-процессов «как есть» включает следующие этапы:
- 1. Создание моделей организационной структуры;
- 2. Создание вспомогательных моделей (деревья функций, документов, материальных ресурсов и т.д.);
- 3. Разработка моделей бизнес-процессов верхнего уровня;
- 4. Проверка адекватности моделей верхнего уровня;
- 5. Разработка моделей детальных бизнес-процессов (несколько уровней декомпозиции);
- 6. Проверка адекватности детальных моделей;
- 7. Создание моделей документов, данных и т.д.
- 8. Проведение анализа моделей.
- 9. Формирование отчетов.
Основной задачей при моделировании бизнес-процессов компании является описание существующих в ней процессов с целью построения их моделей «как есть». Для этого необходимо собрать всю доступную информацию о процессе, которой в полной мере, как правило, владеют только сотрудники компании, непосредственно задействованные в выполнении процесса. Таким образом, мы приходим к необходимости подробного опроса (интервьюирования) всех задействованных в бизнес-процессе сотрудников. Следует подчеркнуть, что нельзя ограничиваться сведениями о процессе, предоставляемыми руководителем подразделения и менеджерами. Обычно только беседа с сотрудником, непосредственно осуществляющим действия в рамках описываемого бизнес-процесса, дает адекватное представление о том, как функционирует процесс в реальности.
Первый вопрос при построении модели «как есть» касается результата рассматриваемого бизнес-процесса. Случается, что получить четкую формулировку результата бизнес-процесса нелегко, несмотря на всю важность этого понятия для эффективности работы компании.
После определения результата следует разобраться с последовательностью действий, составляющих процесс.
Последовательность действий моделируется на разных уровнях абстракции. На самом верхнем уровне показывают только наиболее важные шаги процесса (обычно не более десяти). Затем производится декомпозиция каждого из высокоуровневых шагов (подпроцессов). Глубина декомпозиции определяется сложностью процесса и требуемой степенью детализации.
Для того чтобы получить действительно полное представление о бизнес-процессе, надо произвести декомпозицию до атомарных бизнес-функций —хорошо понятных элементарных действий (отдельных операций в ПО или выполняемых человеком), которые нет смысла раскладывать на составляющие. На основе собранной информации строится модель обычного, или оптимального, выполнения процесса и определяются возможные сценарии его выполнения со сбоями. Различные сбои исключительные ситуации — исключения) могут нарушать оптимальный ход процесса, поэтому следует указать, каким образом исключения будут «обработаны», то есть какие действия предпринимаются в случае возникновения исключительной ситуации.
Важной частью построения модели бизнес-процесса является исследование аспектов его эффективности. Сюда входят использование ресурсов, время выполнения работ сотрудниками, возможные задержки и простои. Необходимо разработать систему показателей, или метрик, для оценки эффективности процесса. При моделировании определяются бизнес-цели, в достижение которых вносит свой вклад моделируемый процесс. Следует различать понятия бизнес-цели и результата процесса.
Каждый бизнес-процесс должен иметь как минимум один результат и быть направлен на достижение хотя бы одной бизнес-цели. Например, результат процесса «Исполнение заказа на подключение абонента» можно определить как «Получение подтверждения подключения от клиента», тогда как бизнес-цели, которые преследуются при выполнении данного процесса, могут включать «Обеспечение минимального времени исполнения заказа» и «Обеспечение минимального процента рекламаций».
Для определения целей следует обратиться к бизнес-стратегии компании. Необходимо выявить события, которые могут прервать ход процесса. В случае прерывания может потребоваться корректно «откатить» (компенсировать) те шаги процесса, которые уже были выполнены. Для этого следует определить логику компенсирующих действий для каждого прерывающего события.
Наконец, следует рассмотреть имеющиеся программные средства, осуществляющие поддержку бизнес-процесса. Это важно, так как программное обеспечение может скрывать некоторые особенности поведения процесса, не в полной мере известные исполняющим отдельные шаги сотрудникам. Собранная на этом этапе информация будет полезна при дальнейшей автоматизации процесса.
Собрав все указанные сведения, можно получить хорошее представление о ходе бизнес-процесса. На этапе моделирования должны быть получены следующие результаты:
Процессная карта, показывающая связь между различными бизнес-процессами и их взаимодействия. На процессной карте, как правило, каждый бизнес-процесс компании изображен в виде прямоугольника, стрелками показаны связи между ними (например, зависимость одного процесса от другого, или замена одного процесса другим при выполнении некоторого условия), а также представлены различные документы, которые передаются из процесса в процесс или регламентируют их ход (стандарты, инструкции и т.п.).
Диаграмма ролей, показывающая роли при выполнении процесса и связи между ними. Диаграмма ролей не является иерархической. Она представляет такие связи, как участие в группе, руководство, коммуникацию, замещение одной роли другой и т. д.
Модель «как есть» каждого рассмотренного бизнес-процесса, детально описывающая процесс и отражающая ход процесса, действия, роли, движение документов, а также точки возможной оптимизации. Такая модель включает в себя:
Диаграмму окружения процесса, представляющую бизнес-процесс в виде одного действия (то есть не раскрывающую ход процесса), для которого могут быть показаны запускающее процесс событие, необходимые входные данные, результат, роли, показатели эффективности, прерывающие события и компенсирующие процессы, регламентирующие документы, связанные бизнес-цели;
Высокоуровневую диаграмму процесса, показывающую его крупные шаги (обычно не более десяти) и связанные с ними роли;
Подробные диаграммы для каждого шага высокоуровневой модели (в зависимости от сложности процесса здесь может использоваться несколько иерархически организованных диаграмм), в деталях показывающие ход процесса, прерывающие события, бизнес-правила, роли и документы;
Диаграмму обработки исключений, показывающую, какие действия выполняются в случае данной исключительной ситуации и кем, а также, куда передается управление после окончания обработки исключения.
Источник: studwood.net
