Этапы организации электронного бизнеса

В 1999 г. компания eBay вложила 260 миллионов долларов в приобретение компании Butterfieldраспробованы» и по достоинству оценены большинством крупнейших игроков рынка самых различных отраслей. Так, General Motors, Daimler, Chrysler и Ford организовали электронную биржу Exchange, авиационные компании Boeing, Lockheed Martin, Raytheon, BAE Systems, контролирующие 78% своего рынка, — электронную биржу Exostar.

Следом за ними для обеспечения работы системы снабжения и сбыта свою электронную площадку Wal-Mart’s Retail Link создает ведущий сетевой ритейлер Wal-Mart. Спустя еще немного времени три крупные металлургические компании — Weirton Steel, LTV Steel Co. и Steel Dynamics — становятся первыми инвесторами информационного сервера MetalSite, ориентированного на проведение электронных аукционов на вертикальном рынке стали и иной металлургической продукции и выполнявшего функцию ликвидации излишков товарных запасов.

Таким образом, посредством торговли в виртуальном пространстве продавцы сокращают время оборота запасов и получают реальный доступ к новым рынкам сбыта, покупатели же — имеют не менее реальную возможность приобрести товары по сниженным ценам. Популярность электронного бизнеса и коммерции растет «как снежный ком».

Как зарегистрировать компанию в ОАЭ

За счет сокращения продолжительности деловых циклов, уменьшения затрат в процессе основной экономической деятельности, повышения качества услуг, предоставляемых клиентам, а, следовательно, и увеличения доли рынка электронный бизнес оказывает существенное влияние на результаты деятельности компании. Перед большинством из них открываются новые пути роста и совершенствования. Это совершенствование достигается за счет изменения концепции операционной деятельности, установления более тесных взаимоотношений с клиентами. Экономическая основа электронного бизнеса состоит в радикальном расширении аудитории, повышении эффективности маркетинга, ускорении процессов покупок и продаж всех видов товаров и услуг.

Данная тенденция современной торговли продолжает развиваться, и сегодня игнорировать ее просто не допустимо. Именно поэтому большинство компаний в настоящее время активно преобразовывает привычные модели бизнеса и ориентируется на многоканальные стратегии сбыта. Сегодня для многих из них инвестирование в электронный бизнес является приоритетной задачей. Однако для ее решения необходимо четко понимать ключевые факторы, определяющие успех. В этой работе мы пытаемся рассмотреть наиболее важные аспекты организации и развития электронного бизнеса.

1. Основные понятия электронного бизнеса

Особенностью современных рынков является то, что ситуация на них может стремительно изменяться в короткие промежутки времени, что требует быстрой реакции и выработки новых подходов к ведению бизнеса. Чтобы сохранять в таких сложных условиях лидирующие позиции, нужно постоянно изменять и адаптировать управленческую структуру организации, а также изучать и осваивать все перспективные методики бизнеса. Использование электронных средств коммуникаций становится одним из ключевых условий для выживания компаний в условиях жесткой конкуренции.

Вебинар: «КАК ОТКРЫТЬ УСПЕШНУЮ КЛИНИКУ. ПОШАГОВЫЙ ПЛАН ОРГАНИЗАЦИИ МЕДИЦИНСКОГО БИЗНЕСА»

Развитие информационных технологий привело к изменению способов ведения бизнеса. Организация электронного информационного обмена между предприятиями позволяет существенно повысить эффективность их деятельности за счет снижения коммуникационных расходов, уменьшения количества персонала, занятого обработкой входящих и исходящих документов, исключения возможных ошибок персонала, уменьшения времени для организации сделки, а также обеспечивает быстроту и точность получения информации, и высокую скорость финансовых расчетов. Электронная коммерция уравнивает шансы в конкурентной борьбе, позволяя как крупным, так и мелким компаниям состязаться на равных в качестве, цене, ассортименте продукции. Она дает торговым организациям доступ к мировому рынку, недоступному для малых компаний никакими другими средствами. Электронные магазины открывают руководителям предприятий совершенно новое, превосходящее по своим возможностям все существующие виды рекламы, поле деятельности, аудитория которого растет с каждым днем.

В первом приближении электронный бизнес можно определить как осуществление заказов, оплаты и поставок товаров и услуг с использованием стандартных для Интернет/Интранет технологий информационного обмена. Как образно описал ситуацию Гэри Хэймел, известный специалист в области корпоративной стратегии, в период, когда между нациями отсутствовал информационный обмен, объем мирового валового продукта оставался практически на одном уровне в течение нескольких столетий. Появление в ХIХ веке телеграфа, а в ХХ веке — телефона, вместе с развитием таких транспортных средств как железная дорога, автомобиль и самолет, способствовало интенсивному распространению информации и обмену ею между различными странами, что, в свою очередь, стало основой беспрецедентного экономического роста и накопления общественного богатства.

Существенной особенностью, присущей сети Интернет, является автоматический режим работы информационных серверов (сайтов). Этот факт создает предпосылку для осуществления электронного бизнеса в режиме круглосуточного функционирования (или по схеме «24 часа в сутки, 365 дней в году»). Таким образом, может быть существенно увеличено число потенциальных клиентов — потребителей товаров и услуг конкретного предприятия, так как с учетом глобальности и экстерриториальности Интернет всегда найдутся клиенты, для которых именно сейчас разгар рабочего дня.

В настоящее время и теоретики экономической науки, и практики, занимающейся конкретной экономической деятельностью, уже в полной мере осознали реальные преимущества и возможности реализации концепции электронного бизнеса. Также заинтересованно обсуждается вопрос о том, какими технологиями от ведущих поставщиков эта концепция поддерживается наиболее эффективно.

Реальные процессы, связанные с экономической деятельностью в киберпространстве, оказались существенно сложнее, чем казалось в разгар бума электронной коммерции конца 90-х годов. Кризис большого количества фирм электронной коммерции (дот-комов), разразившийся в 2000 году породил многочисленные пессимистические заявления. Восторженные гимны во славу электронного бизнеса в большинстве изданий, специализирующихся в области информационных технологий, сменились траурными митингами. Но, следуя известной шутке Марка Твена, следует признать, что и на этот раз слухи о кончине электронного бизнеса оказались сильно преувеличены.

И в данном случае динамика развития рынка электронного бизнеса говорит сама за себя. Так, в США коммерческие сделки с помощью Интернета в 1996 г. осуществляли 111 000 компаний, менее чем пять лет спустя их количество превысило 500 000 (см. http://www.rif.ru). Далее эта ярко выраженная тенденция роста не только сохранилась, но и значительно усилилась. Например, в России, согласно результатам исследования НАУЭТ и отчету PM Group, годовой объем электронной коммерции в 2005 году составил 2 320 млн. $, что почти в 2 раза больше, чем в 2004 г (см. табл.1). Темпы роста годового оборота приведены на рис.1.1

Таблица 1. Электронная торговля в России

Источник: www.0zd.ru

Этапы внедрения электронного документооборота в организации

Разбираемся, зачем нужен ЭДО, как работает система электронного документооборота (СЭД) и каким образом происходит её внедрение в компанию. Кроме того, мы рассмотрим проблемы, с которыми сталкиваются организации при переходе на электронный документооборот.

Зачем нужен ЭДО и как работают СЭД

Основные функции электронного документооборота — цифровизация делопроизводства, а также ускорение и упрощение обмена документами внутри компании, с контрагентами и государственными органами. Системы электронного документооборота на предприятии помогают:

• хранить, сортировать и редактировать документы в одном месте;
• защищать конфиденциальные данные с помощью шифрования данных и разных уровней доступа к документам для сотрудников компании;
• следить за выполнением сотрудниками своих обязанностей;
• согласовывать и доставлять документацию — передавать документы через ЭДО гораздо быстрее, чем через курьера;
• быстро искать документы в электронном архиве по ключевым словам;
• экономить на услугах курьеров, оргтехнике, канцелярских товарах и расходниках;
• разгрузить рабочее время бухгалтерского, юридического и кадрового отделов.

В целях ЭДО используется система электронного документооборота (СЭД) — программа для создания документов в электронном виде и обмена ими внутри организации или с контрагентами и госорганами. В СЭД выполняются функции учёта, регистрации и контроля над организационно-распорядительной деятельностью.

По мере развития систем электронного документооборота расширяется набор их функций, СЭД становятся более удобными. Современные системы ЭДО оснащены отдельными функциями для работы с договорами, счетами, обращениями и тому подобным.

Основные этапы развития СЭД можно представить в следующем порядке:

1. Автоматизация процессов работы служб документационного обеспечения управления.
2. Автоматизация документооборота в рамках одного предприятия в целом;
3. Применение элементов внутреннего ЭДО в рамках системы одного предприятия;
4. Взаимодействие СЭД при обмене электронными документами между организациями;
5. Создание комплексных инфосистем и технологий ЭДО.

Положение об электронном документообороте (ЭДО)

Как и в случае с бумажным документооборотом, отдельное положение о работе с электронными документами — это, прежде всего, понятная инструкция для сотрудников по работе в системе ЭДО.

Что прописывают в ЭДО:

• Общие положения: цели и задачи системы электронного документооборота (СЭД), на кого распространяется положение.
• Термины и определения: раздел объясняет все понятия, которые нужно знать при работе с ЭДО. Облегчает общение сотрудников компании с техподдержкой и IT-отделом.
• Ссылки на нормативные источники: в первую очередь на ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Управление документами», ФЗ-№ 63, ФЗ-№ 149, ФЗ-№ 402.
• Порядок доступа к системе: раздел описывает, каким сотрудникам доступны конфиденциальные документы.
• Правила работы с документами: основная инструкция по работе с ЭДО. В разделе прописывают порядок работы с документацией: создание, внесение изменений, согласование, приём и отправка, регистрация, передача в архив, поиск в архиве, а также маршруты каждого типа документов и правила использования электронных подписей.
• Контроль исполнения документов: раздел распределяет ответственность за определёнными сотрудниками, уточняет сроки работы, правила постановки и выполнения поручений.
• Классификация документов: порядок хранения документов в СЭД, правила наименования файлов и категории электронных документов.

Приказ о переходе на электронный документооборот (ЭДО)

Официально ЭДО вводят в компанию через приказ. Именно с указанной в приказе даты система ЭДО становится обязательной для сотрудников. Кроме даты, в приказе прописывают, кто из сотрудников несёт ответственность за выполнение приказа, а также требование ознакомить с документом всех работников под подпись.

Этапы внедрения электронного документооборота

Введение электронного документооборота в организации происходит поэтапно — по очереди переводят на электронный документооборот либо разные отделы, либо разные категории документов. План внедрения СЭД отдельной компании может отличаться от проекта другого предприятия. Однако в целом опыт внедрения электронного документооборота в организациях имеет для всех один общий сценарий.
Чаще всего он включает в себя следующие этапы:

Определение целей и задач

Построение более эффективной системы документооборота, сокращение расходов, разгрузка отделов и так далее.

На этом этапе оценивают:

• какие документы находятся в обороте компании сейчас;
• какие регламенты делопроизводства приняла организация;
• по каким маршрутам двигается документация;
• порядки создания, согласования и подписания договоров;
• правила регистрации входящих и исходящих документов;
• порядок архивирования и уничтожения документов;
• соответствие принятого порядка делопроизводства требованиям законов РФ.

На основе этого определяют требования для будущего ЭДО.

Если работа с документами на предприятии не упорядочена, прописывают необходимые регламенты.

Определяют правила работы с будущей системой ЭДО, маршруты документов, порядок согласования и направления документации.

Обычно организации покупают СЭД и при необходимости заказывают доработку программ. Некоторые крупные фирмы заказывают оригинальные сервисы, которые разрабатывают специально для конкретного предприятия.

На этом этапе организация подготавливает рабочие места (создание пользовательских аккаунтов, установка и настройка необходимого ПО на ПК), налаживает связь между пользователями, формирует уровни доступа. Если система поддерживает интеграцию с другим ПО — как в случае с 1С ЭДО, которая работает прямо в интерфейсе «1С:Предприятие» — ЭДО встраивают в программы, которые используют в компании.

Для этого в том числе разрабатывают инструкции и памятки с порядком работы с документами и правилами использования электронной подписи.

Проблемы внедрения системы электронного документооборота на предприятии

Рассмотрим, с какими проблемами внедрения системы электронного документооборота (СЭД) сталкиваются в организациях.

Сопротивление со стороны персонала. Обучение новому порядку работы может вызывать сложности, особенно у старшего поколения. Рекомендуем прежде всего вводить ЭДО для молодых работников, грамотно прописывать инструкции и при необходимости устраивать кадровые перестановки.

Незаинтересованность руководства. Руководители организации, начальники подразделений и директора своим примером мотивируют работников активнее работать с ЭДО. Отсутствие заинтересованности руководящего состава ставит под угрозу организацию на предприятии электронного документооборота.

Слабая структурная организованность. Характерно для компаний, которые часто перестраивают структуру организации. Новые связи между отделами выстраиваются долго, нарушенные коммуникации вызывают неразбериху в документации и маршрутах её движения.

Низкий уровень документооборота. Небольшие организации часто не имеют развитого делопроизводства. Большинство рабочих моментов решается «на словах», без оформления бумаг. С этим поможет справиться грамотно выстроенная и удобная для сотрудников система электронного документооборота (СЭД) на предприятии.

Контрагенты, которые продолжают работать с бумагой. Перевод «на цифру» внутренних документов не имеет смысла, если все партнёры компании продолжают вести документооборот на бумаге. Расскажите контрагентам о преимуществах ЭДО и пригласите их через письмо от руководства компании.

Перевод архива документов в электронный формат. Кропотливая и долгая работа, которой, к сожалению, не избежать, если у вашей компании накопился большой архив документов.

Чтобы организовать электронный документооборот внутри компании, а также для обмена электронными документами с контрагентами и регуляторами, подключитесь к Астрал.ЭДО, либо к 1С-ЭДО, если пользуетесь программами 1С. Оставьте заявку на сайте компании, и региональный представитель свяжется с вами, чтобы обсудить условия сотрудничества.

Источник: astral.ru

Второй этап начался в 1998 г., когда организации приобретали опыт работы в Интернете, и получил название электронной коммерции

На этом этапе коммерческие организации обосновались в информационной среде, обеспечили тем самым возможность интерактивного взаимодействия с клиентами. Это был фундаментальный прорыв с точки зрения технологических, деловых и маркетинговых перспектив, который заставил и поставщиков, и клиентов по-новому посмотреть на свои взаимоотношения. Нередко этот этап называют фазой электронных каталогов.

Электронный бизнес к концу 90-х гг. расширил запросы заказчиков, стимулировав потребность в двухстороннем взаимодействии и оперативности. Это привело к переходу ко второму этапу развития систем электронного бизнеса, на котором поставщики интегрировали свои Web-серверы и внутренние бизнес-системы для реализации служб электронной коммерции.

На втором этапе развития Web-сайты многих коммерческих организаций позволяют клиентам разместить заказы, которые затем передаются в систему обработки. Некоторые системы электронного бизнеса на втором этапе способны реализовать интеллектуальные функции, позволяющие анализировать пристрастия клиента и создавать пользовательские «профили». В этих системах начинается автоматизация процесса предоставления информации одной из взаимодействующих сторон – поставщику или клиенту.

Третий этап начался в 2000 г., когда электронный бизнес распространился во все сферы экономической деятельности. Он характеризуется тем, что поставщики вместо предоставления информации на своих Web-сайтах или серверах будут доставлять разнообразные данные непосредственно на компьютерные системы и компьютеры своих клиентов и поставщиков. Доставку информации клиенту необходимо обеспечить в любое время независимо от того, где находится клиент, на его портативный компьютер, на мобильный телефон, с сервера на сервер.

Электронный бизнес на третьем этапе развития требует применения обеими сторонами интеллектуальных автоматизированных приложений и программных интерфейсов, способных взаимодействовать без участия человека. Приложение одной из сторон может автоматически обращаться одновременно к нескольким источникам данных – к серверам других организаций, к десяткам Web-сайтов через Интернет, к другим компьютерам в пре­делах собственной организации, и интегрировать затем полученную информацию. Клиент может через единый интерфейс собирать данные о производственных и складских мощностях поставщиков, системах контроля организации. Индивидуальный пользователь может сформировать персональный финансовый отчет.

С переходом к новому этапу развития электронного бизнеса коммерческие организации начинают добиваться не только улучшения качества и снижения цены продуктов и услуг, но и повышения эффективности своих каналов электронного бизнеса. Организации, использующие системы электронного бизнеса, способны предоставить своим клиентам необходимую информацию везде, всегда и в любой форме.

Работникам коммерческих организаций остается выполнять лишь те задачи, которые они решают лучше всего – анализ, использование опыта, оптимизация процедур, нахождение выхода из сложных ситуаций. Управление знаниями становится персонализированным и непосредственным, так как необходимая информация из самых разнообразных источников поставляется в нужное время именно тому сотруднику, который должен принять решение, независимо от его местонахождения. Обработка информации происходит быстрее и эффективнее, поскольку данные собираются и анализируются там, где принимается решение.

Несмотря на мнение, что в Интернете все решает низкая цена, большинство экспертов сходятся в том, что в будущем все более важную роль в привлечении клиентов через Интернет будет играть качество обслуживания. Обеспечат свою эффективную деятельность те организации, которые приложат усилия к тому, чтобы организовать свою работу в соответствии с пожеланиями клиентов.

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Источник: studopedia.ru