Добрый день, уважаемые читатели!
Перед Вами пятнадцатый выпуск рассылки Workflow — организация успеха.
Итак, уважаемые читатели, на сегодняшний день мы готовы перейти на качественно иной уровень рассмотрения технологии Workflow. Сегодня мы предлагаем Вашему вниманию самые важные аспекты технологии Workflow, т. к. в следующий раз мы вплотную займемся вопросами реинжиниринга в организации, внедряющей Workflow.
Эффективная реализация бизнес-процессов — мечта любого предприятия. Для ее достижения разработаны методы и инструментальные средства описания, проектирования, анализа и оценки бизнес-процессов, концепции и правила их реорганизации, а также информационные технологии поддержки.
Бизнес-процесс представляет собой набор взаимосвязанных бизнес-процедур (функций или действий, формирующих результат, имеющий ценность для потребителя), в результате которых производится определенная группа продуктов и услуг. Все бизнес-процессы существуют для выполнения функций предприятия и должны соответствовать установленной на нем иерархии целей. Технология Workflow занимает в этом ряду далеко не последнее место — большинство аналитиков рассматривают ее как важнейшую составляющую современных корпоративных информационных систем, наиболее перспективную технологию управления бизнес-процессами. В выпуске используются термины, определения и концепции, предложенные в работах G.Aussems, J.Champy, T.Davenport, M.Duitshof, M.Hammer, R.Huffmeijer, S.Joosten, E.Mulder и материалах Workflow Management Coalition. Особенности конкретной программной реализации систем класса Workflow иллюстрируются примерами работы русскоязычной версии системы Staffware компании Staffware plc.
Международной организацией, координирующей разработку терминологии, стандартов и спецификаций на системы класса Workflow, является Workflow Management Coalition (WfMC). Так, например, одним из ведущих событий прошедшего года в области информационных технологий стала демонстрация на международном форуме Giga Information Group»s Business Process and Workflow совместной работы систем класса Workflow шести различных производителей на основе стандартных интерфейсов. Значение соответствующих стандартов специалисты сравнивают с тем значением, которое оказала в свое время спецификация языка SQL на развитие систем управления базами данных.
Созданная в середине 1993 года WfMC объединяет около 200 различных организаций по всему миру. В их числе компании, специализирующиеся на разработке аппаратных и программных систем, внедрении, консалтинге, а также учебные заведения. По оценкам WfMC, емкость рынка систем класса Workflow составляет 100 млн. долларов, а такие примеры инсталляций системы Staffware, как комплекс для пяти тыс. пользователей в Министерстве обороны Великобритании или шести тыс. служащих страховой компании CIGNA Healthcare (США), служат убедительной иллюстрацией реалистичности этих оценок. Внедрения систем класса Workflow в России пока не столь масштабны. Тем не менее количество представленных на рынке систем уже исчисляется десятками, а количество проданных лицензий — тысячами.
В основе технологии Workflow лежат следующие понятия:
объект — информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес — процессе (например, письмо, оборудование, счет);
событие — внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога);
операция — элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес — процесса (допустим подготовка письма, замена оборудования, оплата счета);
исполнитель — должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес — процесса (к примеру, менеджер, сотрудник архива, директор).
ПРОЦЕСС состоит из ОПЕРАЦИЙ и других ПРОЦЕССОВ. ОПЕРАЦИЯ адресуется ИСПОЛНИТЕЛЯМ, которые, в свою очередь, отвечают за выполнение одной или нескольких ОПЕРАЦИЙ. ОБЪЕКТЫ участвуют в выполнении ОПЕРАЦИИ. СОБЫТИЯ могут влиять на выполнение ОПЕРАЦИЙ, например, изменяя результат операций или последовательность их выполнения.
ОПЕРАЦИИ обрабатывают СОБЫТИЯ, являясь реакцией системы на происходящие СОБЫТИЯ. Жизненный цикл ОБЪЕКТА связан с внешними СОБЫТИЯМИ и ОПЕРАЦИЯМИ, выполняемыми в составе ПРОЦЕССА.
Приведенные понятия не исчерпывают множество терминов, определений и особенностей технологии Workflow, тем не менее рассмотренная концептуальная модель и/или ее различные модификации служат основой программной реализации любой системы класса Workflow. При этом каждая система обеспечивает решение трех следующих задач:
Источник: subscribe.ru
Сущность моделей класса Workflow. Целесообразность разработки моделей данного типа
В основе технологии Workflow лежат следующие понятия:
объект — информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например письмо, оборудование, счет);
событие — внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (скажем получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога);
операция — элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (допустим подготовка письма, замена оборудования, оплата счета);
исполнитель — должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (к примеру менеджер, сотрудник архива, директор).
Взаимоотношения между базовыми понятиями технологии Workflow отображены на концептуальной информационной модели, представленной на рисунке1
В рамках этой модели ПРОЦЕСС состоит из ОПЕРАЦИЙ и других ПРОЦЕССОВ. ОПЕРАЦИЯ адресуется ИСПОЛНИТЕЛЯМ, которые, в свою очередь, отвечают за выполнение одной или нескольких ОПЕРАЦИЙ. ОБЪЕКТЫ участвуют в выполнении ОПЕРАЦИИ. СОБЫТИЯ могут влиять на выполнение ОПЕРАЦИЙ, например, изменяя результат операций или последовательность их выполнения.
ОПЕРАЦИИ обрабатывают СОБЫТИЯ, являясь реакцией системы на происходящие СОБЫТИЯ. Жизненный цикл ОБЪЕКТА связан с внешними СОБЫТИЯМИ и ОПЕРАЦИЯМИ, выполняемыми в составе ПРОЦЕССА.
При этом каждая система обеспечивает решение трех следующих задач:
•разработка описания бизнес-процесса;
•управление выполнением бизнес-процесса;
•интеграция используемых в процессе приложений.
Важнейшей особенностью технологии Workflow является поддержка управления процессами, содержащими как автоматизированные — выполняемые средствами информационных систем, так и неавтоматизированные — выполняемые вручную операции. Благодаря этой особенности любой бизнес-процесс предприятия может быть представлен в виде процесса Workflow, если, конечно, этот процесс:
-выполняется по правилам, которые можно сформулировать;
Первые три ограничения являются ответом на вопрос «какие процессы можно описать», а последнее — «какие целесообразно».
Многие специалисты в области анализа бизнес-процессов используют для их описания методологию функционального моделирования IDEF0. Следуя сложившимся традициям, мы также применяем эту методологию для иллюстрации перечисленных ограничений.
Рисунок 3.
Обобщенное представление бизнес-процесса в методологии IDEF0.
Кроме того, процесс должен иметь внутреннюю СТРУКТУРУ — не быть вырожденным, состоящим из одной единственной операции.
Пример декомпозиции бизнес-процесса в методологии IDEF0.
Уровень вложенности подпроцессов не ограничен, что позволяет описывать функциональную модель процесса любой сложности. Средства описания процесса Workflow реализуют соответствующую возможность, как правило, путем запуска дочерних процессов в указанных операциях родительского процесса и согласования получаемых результатов с последующими операциями.
24. Формы представления моделей класса Work flow. Преимущества и недостатки каждой из форм.
Workflow – автоматизация, полностью или частично, бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил.
Система управления workflow – система, которая описывает поток работ (по сути, бизнес-процесс), создает его и управляет им при помощи программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание процесса, взаимодействовать с участниками потока работ и при необходимости вызывать соответствующие программные приложения и инструментальные средства.
Процессный подход заставил менеджмент предприятий сконцентрировать внимание именно на правилах и взаимодействиях участников процесса, так как эти аспекты являются основными центрами потерь в силу своей размытости и неопределенности. Необходимость в рамках автоматизации отдельных функций иметь средства для автоматического отслеживания последовательности и времени их выполнения, маршрутов документов, занятости сотрудников на различных стадиях процесса и т.д. привели к идее создания систем класса workflow. Какие же реальные преимущества и для кого их дает внедрение системы workflow на предприятии?
Преимущества для предприятия:
◦ Workflow усиливает контроль над производительностью выполнения задач, связанных с информацией. Повышая конфеденциальность и ужесточая контроль доступа, workflow одновременно привносит «промышленные» методы руководства и управления процессами.
Преимущества для клиента:
• Улучшение качества обслуживания, повышение его оперативности, четкая информация о состоянии запроса, и упрощение доступа к представителям компании.
Преимущества для сотрудников:
• Каждый работающий видит перечень функций, которые он должен выполнить, и может организовать свою работу соответствующим образом. Можно наглядно представить контекст каждой функции. Для сотрудников workflow означает гибкость в работе, быстроту исполнения и высокую степень комфорта.
Преимущества для руководства:
• Workflow позволяет принимать решения в нужный момент и представляет достаточную информацию, чтобы руководство могло эффективно вмешиваться в процесс. Workflow дает возможность менеджерам действовать оперативнее, быстрее и компетентнее, обеспечивая постоянный доступ к информации о состоянии каждого заказа, а система мониторинга позволяет держать ситуацию под контролем. С помощью workflow можно сделать более эффективной функцию контроля, существенно приблизив ее к промышленному аналогу.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Бизнес-мудрость
Технология Workflow (буквально — поток работ) рассматривается большинством аналитиков как важнейшая составляющая современных корпоративных информационных систем, наиболее перспективная технология управления бизнес-процессами.
Продукты класса workflow — это программные системы, обеспечивающие полную или частичную координацию выполнения производственных операций (заданий, работ, функций), составляющих структурированные бизнес-процессы компании.
Инструментальные средства описания процесса предназначены для формирования его формального описания в виде упорядоченного множества операций, правил их выполнения, связанных с ними объектов, исполнителей и событий. Полученное описание или спецификация процесса используется для контроля и управления выполнением процесса на основе поступающих в систему данных. В качестве этих данных выступают информация, введенная пользователем, результаты выполнения отдельных операций, данные от прикладных систем, архивов и баз данных.
В свою очередь, средства управления выполнением процесса предоставляют пользователю и/или прикладной системе информацию, необходимую для каждой операции, а выявленные на этапе выполнения несоответствия служат основанием для пересмотра спецификации процесса.
Необходимо отметить, что проект анализа деятельности и реорганизации бизнес-процессов предприятия и проект внедрения системы класса Workflow представляют собой далеко не одно и то же.
Внедрение системы класса Workflow в практику работы предприятия всегда представляет собой проект, реализация которого не может быть возложена лишь на отдел информационных технологий. Более того, объем работ этого отдела в рамках соответствующего проекта редко превышает 25%.
В основе технологии Workflow лежат следующие понятия.
Объект — информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например, письмо, оборудование, счет, строительный процесс).
Событие — внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (например, получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога, нарушение хода работ на строительстве).
Операция — элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (например, подготовка письма, замена оборудования, оплата счета, корректировка календарного плана работ на объекте).
Исполнитель — должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (к примеру, менеджер, сотрудник архива, директор, прораб).
Приведенные понятия не исчерпывают множества терминов, определений и особенностей технологии Workflow, но служат основой программной реализации любой системы класса Workflow.
Каждая система класса Workflow обеспечивает решение трех задач:
- 1) разработка описания бизнес-процесса (например, календарный план работ на строительном объекте или план инвестиций);
- 2) управление выполнением бизнес-процесса (например, анализ, контроль, корректировки, управление ходом строительства или осуществления инвестиций);
- 3) интеграция используемых в бизнес-процессе функциональных приложений (например, системная интеграция хода работ на объекте, распределения и загрузки технологических ресурсов, поставок оборудования и материальных ресурсов, формирование аналитической, бухгалтерской, финансовой, производственной отчетности).
Важнейшей особенностью технологии Workflow является поддержка управления процессами, содержащими как автоматизированные (то есть выполняемые средствами информационных систем), так и неавтоматизированные (то есть выполняемые вручную) операции. Благодаря этой особенности любой бизнес-процесс может быть представлен в виде процесса Workflow, если этот процесс:
- • выделен;
- • структурирован;
- • выполняется по правилам, которые можно сформулировать;
- • периодически повторяется.
В процессе проектирования информатизации компании структура бизнес-процесса должна быть раскрыта на диаграмме декомпозиции, которая сохраняет входы, выходы, управления и исполнителей, указанных на родительской диаграмме, а также содержит составляющие процесс операции, подпроцессы и связи между ними. Функциональная модель бизнес-процесса представляет собой набор иерархических диаграмм.
Уровень вложенности подпроцессов не ограничен, что позволяет описывать функциональную модель процесса любой сложности. Средства описания процесса Workflow реализуют соответствующую возможность, как правило, путем запуска дочерних процессов в указанных операциях родительского процесса и согласования получаемых результатов с последующими операциями.
Формирование функциональной модели бизнес-процессов — первый этап построения концептуальной модели информатизации компании в технологии Workflow. Следует отметить принципиальные положения:
- • внедрение системы класса Workflow базируется не на маршрутизации прохождения документов и не на автоматизации группы операций или вида действий, а на описании бизнес-процесса, ради эффективного выполнения которого, собственно, и осуществляется маршрутизация документов и/или автоматизация операций;
- • технология Workflow не накладывает каких-либо специальных ограничений на уровень детализации бизнес-процесса и/или степень автоматизации выполняемых операций.
В качестве элементарной операции можно использовать как рутинное, формальное действие, например «зарегистрировать учетные данные клиента», так и крупную задачу, например «разработать календарный план работ на объекте». Следует лишь определить зависимости, связывающие эту операцию с другими в рамках рассматриваемого процесса.
При всей важности функционального моделирования тем не менее представленных в функциональной модели данных еще недостаточно для полного определения процесса. Третьим требованием представления бизнес-процесса в виде процесса Workflow является наличие правил (регламента, технологии) выполнения процесса, которые можно сформулировать и формально описать. В первую очередь соответствующие правила касаются последовательности выполнения операций, условий и предусмотренной реакции на внешние события.
Типовые цели внедрения системы класса Workflow:
- • Сбор, организация хранения и обеспечение доступа к документам и данным, используемым при выполнении бизнес-процессов. При этом, если системы типа «электронный архив» уделяют основное внимание вопросам регистрации, учета, индексации, хранения и поиска документов, то системы класса Workflow устанавливают связь между документами и операциями бизнес-процесса, управляют правилами прохождения документов, доставкой «тому, кому нужно, и тогда, когда нужно».
- • Управление выполнением бизнес-процессов, получение достоверной информации о деятельности компании. Большинство исследователей рассматривают эту цель как важнейшую. Внедрение технологии Workflow позволяет организовать конвейер обработки информационных, финансовых и материальных потоков на основе согласованного выполнения операций, работ и заданий, не ограничивая при этом творческую и деловую активность конкретных исполнителей.
- • Интеграция отдельных автоматизированных комплексов, существующих в различных подразделениях предприятия, в единую информационную систему поддержки выполнения бизнес-процессов. Такая интеграция позволяет избежать дублирования и несогласованности данных, используемых в различных подразделениях.
- ← Как теперь получают визы в США
- Стоит ли покупать апартаменты для сдачи в аренду? →
Источник: www.12info.ru
