Если проанализировать существующие в настоящий момент системы управления предприятиями в России, то можно сказать, что большинство из них имеют ярко выраженную функциональную направленность. В основе таких систем лежит принцип разделения и специализации труда. Функционально-ориентированные системы, конечно, имеют право на жизнь, но уже концептуально устарели, так как динамика в рыночных отношениях, растущая конкуренция, возрастающие требования клиентов требуют принципиально новой структуры и механизмов управления. И самое главное, что чем крупнее предприятие, тем не эффективней оно начинает работать.
Было сказано, что любое предприятие существует в виде взаимосвязанных между собой процессов. Процессы идут «сами по себе», не документированы, не структурированы и никто за них не отвечает и не несет ответственность. Это не правильно.
Любое предприятие, в том числе и не коммерческое состоит из группы взаимосвязанных процессов, которые приводят к достижению ключевых целей и составляют фактическую деятельность предприятия. Под бизнес-процессом следует понимать набор повторяемых операций, которые преобразуют исходные данные в конечный результат в соответствии с правилами этого процесса. Упрощенно каждый бизнес-процесс имеет вход — исходная точка для данных и выход — результат процесса.
Формализация бизнес процессов и оптимизация воронки продаж за 1 день
Суть в том, чтобы разобраться во всех бизнес-процессах предприятия, формализовать их, построить соответствующую модель деятельности. То есть идея состоит в том, что предприятие можно представить в виде совокупности бизнес-процессов, а сущность управления заключается в управлении этими процессами.
В процессно-ориентированной системе нет начальников и подчиненных в том смысле, что конкретный исполнитель отчитывается процессу и только процессу в рамках построенной модели. Следует отметить, что это возможно только при грамотно спроектированной модели. Не существует типового списка бизнес-процессов для конкретного вида предприятия и типовой модели. Каждое предприятие разрабатывает свой собственный список и состав бизнес-процессов и строит свою собственную модель деятельности.
Это позволит в дальнейшем ориентировать процесс на конечного потребителя, устранить побочные явления и дублирующиеся звенья, выявить затратные центры, узкие места, избыточные операции, возможности автоматизации, т.е. решить вышеперечисленные проблемы функциональных систем управления. Подобная реорганизация переводит предприятие на качественно новую платформу, уровень работы и уровень мышления.
При этом следует выполнить эту реорганизацию и последующее управление так, чтобы каждый элемент системы не вступал в противоречие с другими элементами и ориентировался на общие цели предприятия. Этого можно достичь только качественной разработкой структуры процессов и распределения функций и ролей.
Следует отметить, что существует методологии управления процессами, которые позволяют, как формализовать и процессы и его элементы, так и производить анализ различных показателей процесса. Т.о. качественная и хорошо продуманная процессно-ориентированная система «уравнивает» всех участников процесса между собой и требования к ним, определяя равное качество на всех этапах процесса. В этом случае сотрудник уже не ориентируется на своего руководителя и отчитывается не ему, а процессу и отдельным его элементам. В этом случае уже будет эффективным применение АСУ и информационных технологий с наименьшими затратами.
Курс: Создаем бизнес-процессы в Битрикс24. Формализация и редактор бизнес-процессов (1/8)
Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.statya.ru
Информация о работе «Формализация бизнес-процессов как платформа для качественного управления предприятием»
Источник: kazedu.com
Средства анализа процессов — Process Mining
Бизнес на сегодняшний день представляет собой достаточно сложный процесс, включающий в себя разного рода связанных друг с другом активностей, в том числе взаимодействующих с другими участниками бизнеса. Двести лет назад Адам Смит предложил разбивать индустриальное производство на простейшие и базовые операции.
Он показал, что разделение труда способствует росту его производительности. Современные экономисты предлагают для облегчения понимания и управления бизнесом объединять разрозненные операции в единые процессы, называемые бизнес-процессами.
Впервые понятие бизнес-процесса было введено Майклом Хаммером и Джеймсом Чампи в работе «Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе» [123]. Они дали следующее определение: Бизнес-процесс — это совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используются один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности на «выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя. Существует достаточно много определений данного термина, отличающихся тонкостями, но совпадающих в главном: Бизнес-процесс (БП) — последовательность операций, в ходе выполнения которых получается значимый для организации результат (продукты, услуги). Примерами таких бизнес-процессов являются: кредитные запросы, требования по страховке, электронная коммерция и др.
| Средства анализа процессов — Process Mining | 383 |
Автоматизация выполнения бизнес-процессов и привлечение информационных систем для их поддержки привели к тесной интеграции информационных технологий и бизнеса. В настоящее время широкую популярность получили следующие технологии: Business Process Management (BPM) — управление бизнес-процессами; Business Intelligence (BI) — бизнес-интеллект; Business Process Analysis (BPA) — анализ бизнес-процессов; Business Activity Monotoring (BAM) — мониторинг бизнес-деятельности.
Перечисленные технологии пересекаются и дополняют друг друга. Представление БП в виде последовательности связанных друг с другом операций упростило задачу автоматизации бизнеса. Соответствующие информационные системы стали рассматривать бизнес-процессы как строго заданный поток работы. Системы такого класса получили название системы Workflow.
Согласно определению, данному некоммерческой коалицией WfMC (Workflow Management Coalition), объединяющей более 300 компаний Workflow, — это автоматизация всего или части бизнес-процесса, в течение которого документы, информация или задачи передаются от одного участника к другому для их обработки в соответствии с набором процедурных правил. Сложность автоматизации бизнес-процесса связана с тем, что не все действия, выполняющиеся в его рамках, можно описать формально и, как следствие, автоматизировать.
По степени формализуемости бизнес-процессы можно классифицировать на: структурированные; слабоструктурированные; неструктурированные. Структурированные процессы предопределены заранее, и процесс их выполнения никогда не отклоняется от установленного порядка.
Противоположностью данного типа процессов являются неструктурированные процессы, которые фокусируются на совместном использовании информации, и те, которые управляются данными. Их структура не может быть определена заранее, поэтому они не подходят для автоматического выполнения. С другой стороны, они дают больше свободы пользователям. Слабоструктурированные процессы находятся в промежутке между предыдущими двумя крайностями. Они имеют большую гибкость, чем структурированные процессы, т. к. их выполнение более неопределенно и им приходится иметь дело с исключе-
| 384 | Глава 15 |
ниями и изменениями. Однако, в отличие от неструктурированных, они могут быть описаны с достаточной степенью формализации. Структура таких процессов моделируется заранее и скорее служит рекомендациями пользователям, но не строгим регламентом.
Можно сформулировать следующие требования, которые предъявляются к бизнес-процессу, чтобы его было возможно автоматизировать: процесс можно выделить из всей массы выполняемых на предприятии работ, заданий и действий; процесс должен иметь структуру — не быть вырожденным, состоящим из одной-единственной операции; должны быть правила выполнения процесса, которые можно сформулировать и формально описать, которые касаются последовательности выполнения операций, условий и предусмотренной реакции на внешние события; процесс должен быть периодическим — он должен повторяться на предприятии, иначе его не имеет смысл автоматизировать. Если процесс удовлетворяет первым трем требованиям, то его можно формализовать. Последнее требование обеспечивает целесообразность автоматизации процесса.
15.1.2. Формализация бизнес-процессов
Как уже говорилось, поток работ (Workflow) — это формальное описание бизнес-процесса, которое используется для его автоматизации. Организация WfMC выделяет следующие основные понятия, составляющие Workflow: процесс — состоит из шагов процесса или активностей, переходов, участников и данных процесса; шаг процесса — представляет собой часть работы, которая должна быть выполнена в рамках процесса; переход — является механизмом передачи управления от одного шага процесса к другому и представляет собой пару (шаг 1, шаг 2); исполнитель — участник процесса, который отвечает за запуск, выполнение и завершение некоторых шагов процесса; данные — переменные процесса, которые используются для инициализации процесса, а также хранения промежуточных результатов.
| Средства анализа процессов — Process Mining | 385 |
В зависимости от того, какие из перечисленных сущностей рассматривать как базовые — бизнес-процесс можно анализировать с разных точек зрения — перспектив: перспектива управления потоком (control-flow perspective) — соответствует набору шагов процесса; перспектива данных (data perspective) — соответствует набору переменных процесса, а также данных внешних информационных систем, которые используются при исполнении бизнес-процесса; перспектива ресурсов (resource perspective) — соответствует списку исполнителей, которые могут выполнить его шаги. При этом исполнителями могут быть как люди, так и информационные системы или специализированные устройства; перспектива операций (operational perspective) — соответствует списку элементарных действий, совершаемых исполнителями в рамках шага.
На практике в настоящее время широко используется только перспектива управления потоком. Рассмотрим ее более подробно. Перспективу управления потоком можно представить как направленный граф. Узлы графа могут соответствовать двум сущностям бизнес-процесса: шагу процесса или маршрутному узлу. Узлы графа соединяются дугами, соответствующими переходам бизнес-процесса.
По переходам перемещается точка управления (указатель на активный узел процесса), руководствуясь правилами в маршрутных узлах. В узле, соответствующем шагу процесса, происходит выдача задания исполнителю (человеку или информационной системе) и ожидание ответа (сообщения о том, что работа выполнена).
К узлу, соответствующему шагу процесса, может примыкать только один входящий и один исходящий переход. Маршрутный узел соответствует разветвлению/слиянию точек управления. В таких узлах на основании содержащихся в маршрутных узлах правил выбирается следующий узел (узлы), в который будет передано управление.
Поэтому с ними обязательно связано более одного входящего или исходящего перехода. В выполняющемся бизнес-процессе одновременно может быть несколько точек управления. В соответствии с бизнес-логикой процесса точка управления в маршрутном узле может разделиться на несколько точек управления. Кроме того, точки управления могут ожидать друг друга в маршрутном узле и объединяться в нем в одну точку.
Описанный граф обычно представляется в виде сети Петри. Пример перспективы управления потоком в формализме сетей Петри изображен на рис. 15.1.
Источник: studfile.net
Формализация бизнеса. Часть 1
Очевидно, что в век компьютерных технологий формализация процессов нужна прежде всего для их автоматизации. Другими словами, оцифровать бизнес, избавить его от человеческого фактора. Например, если вся система закупок держится на некой Зои Ивановне и только она знает, где и какой товар надо заказать, то в случае ее увольнения — весь бизнес ждет череда непростых испытаний. А если процесс закупок правильно описать и автоматизировать, написать и внедрить рабочую инструкцию закупщика, то АРМом (автоматизированным рабочим местом) сможет пользоваться любой более-менее грамотный специалист после двух-трех дней стажировки.
Таким образом, формализованный бизнес — это первый шаг на пути к автоматизации всех процессов. В результате Вы сможете управлять своим бизнесом при помощи компьютера, настраивая его, как Вам угодно.
Описание бизнес-процессов
Острая потребность в системе документооборота начинает возникать в процессе развития любого бизнеса одновременно с появлением желания каким-либо образом его формализовать.
Рассмотрим развитие некой торговой компании.
1. Персонала становится столько, что для того, чтобы им управлять, одного голоса руководителя становится мало.
2. Руководитель нанимает себе помощников.
3. Когда и помощники уже не могут докричаться, приходится хотя бы самые важные команды писать на бумаге и вывешивать их на видном месте, например, на доске объявлений.
4. А когда доска объявлений становится мала, руководителю приходится нанимать дополнительного специалиста, который будет собирать все изданные руководством компании приказы и распоряжения, как-то нумеровать и записывать в журнал.
5. И вот наконец, когда журнал заполнен и архив завален приказами и распоряжениями, выясняется, что на самом деле:
а) большая часть из них дублирует друг друга;
б) много документов, которые давно устарели и не актуальны;
в) другие противоречат друг другу, потому что их писали разные руководители и забыли согласовать между собой;
г) написаны они так, что надо три раза прочитать, чтобы что-то в них понять;
д) приказы путаются с инструкциями, инструкции с нормативами или какими-нибудь памятками, шаблоны всех документов не стандартные. И так далее, и тому подобное.
Руководитель приходит к выводу, что ему срочно необходимо описание бизнес-процессов, то есть правильно описать и систематизировать документооборот его компании, пока она еще каким-то образом управляема.
Но главная проблема не в том, как умно и грамотно описать бизнес-процессы, а в том, как сделать так, чтобы весь персонал научился по ним работать с соблюдением установленных правил и регламентов.
Оказывается, что описание бизнес-процессов — это всего лишь 5 — 10% работы по внедрению всей системы.
Внедрение бизнес-процессов
Подводный камень: анархия и формализм в бизнесе
А внедрять, оказывается, совсем не просто. Сотрудники компании привыкли к свободной трактовке инструкций и распоряжений руководства. Получается интересная ситуация, инструкции, приказы и распоряжения пишутся, все добросовестно расписываются, что с ними ознакомлены, но продолжают работать как привыкли. Любое нововведение воспринимается в штыки.
Все новые специалисты, которые пытаются что-то поменять, тут же ставятся на место, а дальше они либо начинают делать как все, либо перестают работать в компании. Руководитель со своей стороны все это отлично видит и понимает, но ничего не хочет предпринимать, так как, во-первых, он и сам не очень уверен в том, что ему советуют поменять, а вторых, как и его подчиненные, он в первую очередь вынужден отдавать приоритет текущим вопросам — «затыканию дыр» и «тушению пожаров», которых с каждым днем становится все больше и больше в связи с тем, что ничего нового практически не внедряется, а старая система, хоть и еще кое-как работает, но уже изжила себя.
Таким образом, круг замыкается, и пачка прекрасно описанных бизнес-процессов, положений и концепций продолжает пылиться на краю стола нашего руководителя.
Это называется «формализация бизнеса по-русски».
Шаг первый: все взвесить
Руководитель бизнеса и его команда должны сами понять, на что они идут и нужно ли это им вообще. Ведь, если в процессе создания и развития компании вопросы формализации бизнеса были упущены, то теперь для восстановления, упущенного придется потратить гораздо больше средств и ресурсов. Многие бизнесмены, подсчитав все убытки, приходят к выводу о сворачивании бизнеса, потому что его модернизация обойдется гораздо дороже, чем запуск нового.
Шаг второй: аудит
Если принято решение в пользу формализации существующего бизнеса, то следующий шаг — профессионально и непредвзято разобраться в том, что есть сейчас, для того чтобы зафиксировать эту ситуацию и относительно нее наметить пути к улучшению. Другими словами, сделать профессиональный аудит существующей системы.
На рынке в настоящее время достаточно много предложений от различных консалтинговых компаний. Очень важно не ошибиться в выборе и не упустить время. Для принятия решений относительно того, как должно быть, никогда не помешает несколько мнений, но очень важно, чтобы это было мнение профессионалов, за плечами которых успешно запущенные реальные проекты.
В каком направлении делать третий, четвертый и т.д. шаги, логично определять по итогам первого и второго шагов. Об этом поговорим в следующих статьях на страницах нашего журнала.
Источник: auditfin.ru