Существует несколько способов описания бизнес-процессов: текстовое, табличное, графическое.
Текстовое описание не требует особых навыков, однако создает трудности для восприятия и анализа информации о бизнес-процессе. В тексте тяжело описать параллельность выполнения некоторых работ, а читая текстовое описание бизнес-процесса, невозможно удержать в голове все детали, о которых было написано выше. Кроме того, человеческое подсознание воспринимает информацию эффективней посредством образов. Также следует учитывать разное восприятие одной и той же информации разными людьми, а для совместной работы необходимо одинаковое понимание и представление сути дела.
Пример. Отдел снабжения принимает материалы от поставщика и передает в бухгалтерию товаротранспортную накладную (ТТН) для отражения операции в бухгалтерской программе.
Табличное описание бизнес-процессов. Такой способ передачи информации является более эффективным по сравнению с текстовым. Табличное описание облегчает понимание последовательности выполнения работ (рисунок 11).
Технология описания бизнес-процесса. Моделирование и важность исследования процессов компании
Рисунок 11 — Табличный вариант описания бизнес-процесса
Графическое представление бизнес-процессов — наиболее эффективный вариант описания бизнес-процессов. В этом случае человеческому подсознанию уже не надо создавать образы. Графическое представление повышает эффективность работы с описанием бизнсс-процсссов.
Рисунок 12 — Графическое представление бизнес-процессов
В таблице 6 показаны наиболее часто применяемые инструменты описания процессов.
Таблица 6 — Характеристика инструментов визуализации процессов
Описание системы процессов или отдельного процесса
- — универсальный метод;
- — легко строится;
- — быстрый эффект при обсуждении группой
- — отражает общую картину процесса;
- — допускает разночтения и неточности
Описание повторяемого процесса с установлением алгоритма действий
- — простота и доходчивость для исполнителя процесса;
- — точно определяет последовательность действий в процессе
- — не показывает потоки;
- — нс показывает выходы процесса
Схема движения материального или информационного потока в процессе
- — подходит для технологических документов;
- — видны входы и результаты процесса
- — рассматривается один вид потока;
- — нс показывает алгоритм процесса
Продолжение таблицы 6
Функциональ ное моделирование (IDEF0)
Разновидность диаграммы потоков, применяется, если СМК автоматизирована
- — диаграммы позволяют проследить несколько потоков процесса;
- — метод адаптирован к задачам автоматизации процессов
- — перегружен формальными правилами;
- — нс показывает последовательность действий в сложных процессах;
- — требует специальной подготовки персонала и значительных затрат
Применяется в том случае, когда процесс надо изобразить в координатах двух его параметров (например, исполнители и время; местоположение и участник и т.д.).
Чаще применяется для процессов, где важный показатель — время
- — двухмерное изображение информативно при восприятии;
- — удобен в обсуждении группой
— показывает лишь один «срез» из различных аспектов процесса
То же, что и диаграмма последовательности действий, но с указанием времени выполнения процесса в целом и отдельных его этапов. Примером эффективного использования сетевого графика является организация поставок «точно в срок»
- — незаменим для управления сложным процессом;
- — оптимален для планирования разветвленных, протяженных во времени процессов
— имеет избыточные данные для линейных процессов, в которых время не является важной характеристикой
Процессно- функциональная диаграмма
Разновидность карты процесса, когда последовательность действий
раскладывается но функциям (подразделен ия м) организации
- — позволяет провести анализ за1руженности функций;
- — ясно показывает взаимодействие подразделений в рамках процесса
— не отражает потоки процесса
Рассмотрим основные инструменты описания бизнес-процесса более подробно.
Блок-схема — графическое изображение процесса. Обычно тс или иные действия обозначаются в блок схеме прямоугольниками или квадратами с названием действий или объектов. Связь между обозначенными элементами процесса указывается стрелками.
Обычная блок-схема имеет следующий вид (рисунок 13).
Рисунок 13 — Блок-схема бизнес-процесса
Кроме обычной блок-схемы процесса можно составить межфункциональную блок-схему, в которой показывают, какое подразделение выполняет то или иное действие в установленной последовательности. Пример функциональной блок-схемы приведен на рисунке 14.
Рисунок 14 — Примерный вид межфункциональной блок-схемы
Графическое изображение процесса с установлением алгоритма действий носит название диаграммы последовательности. Диаграмма обычно составляется, когда последовательность действий является решающим фактором достижения необходимого результата. Построение диаграммы (алгоритма) процесса осуществляется с помощью графических символов. Рекомендуется использовать простейшие символы, которые приведены в таблице 7.
Таблица 7 — Символы, используемые для построения алгоритма процесса
Объект отображает функцию или процесс
Событие, определяющее начало или окончание процесса
Объект служит для указания альтернативных результатов. Вопрос, на который надо ответить: да (нет), принято (отвергнуто), соответствует (нс соответствует)
Объект служит для описания контрольных функций
Переход к следующему элементу процесса
С помощью установленных графических символов изображают последовательность этапов процесса. Схема возможного алгоритма процесса показана в таблице 8.
Таблица 8 — Пример изображения процесса с помощью графических символов
Выход из операции
Регистрация в журнале входящей корреспонденции
Начальник отдела маркетинга (руководитель процесса)
Регистрация в журнале заказов на поставку
Коммерческий директор (владелец процесса)
Решение об отказе
Начальник отдела маркетинга
Начальник отдела маркетинга
Начальник отдела маркетинга
Карта анализа контракта
Решение о разработке плана качества
Начальник службы качества
11ачальник отдела маркетинга
Г енеральный директор
Любое описание бизнес-процессов строят по принципу декомпозиции: сначала описывают бизнес-процессы укрупненно, а затем их детализируют. Таким образом, в описании деятельности компании появляются процессы различных уровней: бизнес-процессы верхнего уровня, процессы второго, третьего уровня и т.д.
Уровень детализации процесса может соответствовать уровню его владельца. Так, владельцами процессов верхнего уровня являются заместители генерального директора, второго уровня — начальники подразделений и отделов, третий уровень процессов определяет ответственность за отдельные фуикции/работы подразделений предприятия. На четвертом уровне детализации выделяют операции производственного процесса. Следует отметить, что количество уровней детализации процессов зависит от задач и целей проекта по описанию бизнес-процессов и может быть сокращено или увеличено.
Одной из наиболее удобных моделей, применяемых для решения задач управления операциями, является сетевая модель в виде векторно-сетевых 1рафиков. Сетевой 1рафик отражает:
- — операции процесса, которые необходимо выполнить;
- — логическую последовательность и взаимозависимость этих операций;
- — время начала и окончания самой продолжительной цепочки операций — критический путь.
Сетевая модель представляет собой граф-иабор кружков (или других фигур), соединенных отрезками. Кружки, по терминологии теории графов, называются «вершинами», а соединяющие отрезки — «ребрами» или стрелками. Стрелки отображают отдельные операции — работы, а кружки на их концах — начало или окончание этих работ. В сетевом графике между начальным и конечным событием может быть несколько путей (рисунок 15).
Рисунок 15- Пример сетевого графика
Пути в сетевом графике могут быть следующих видов:
- — полный путь — путь, начало которого совпадает с исходным событием сети, а конец — с завершающим;
- — путь, предшествующий событию, — путь от исходного события сети до данного события;
- — путь, следующий за событием, — путь, соединяющий исходное событие с завершающим событием;
- — путь между событиями — путь, соединяющий какие-либо два события;
- — критический путь — путь, имеющий наибольшую продолжительность от исходного события до завершающего. Критический путь определяет общую продолжительность работ, соответственно для сокращения длительности выполнения проекта необходимо сокращать длительность задач, лежащих на критическом пути. [4]
Вопросы для самопроверки
- 1 Что понимаете под бизнес-процсссом.
- 2 Что понимаете под входом и выходом бизнес-процесса.
- 3 Кто является владельцем бизнес-процесса.
- 4 Кто выступает клиентами бизнес-процесса.
- 5 Что понимает под инжинирингом и реинжинирингом.
- 6 Какие процессы относятся к основным.
- 7 Определение вспомогательных процессов.
- 8 Как классифицируются процессы в международном стандарте ИСО 9001:2008.
- 9 Какие знаете методы схематического изображения бизнес-процессов.
- 10 Что понимаете под блок-схемой процесса.
- 11 Что понимаете под сетевым графиком.
Источник: bstudy.net
