Бурное развитие строительной индустрии и высокие нормы доходности позволяли не обращать внимания на потери в различных стадиях проекта, так как рынок при его росте прощал все ошибки в сфере управления и финансирования.
Но сегодня времена легких денег и высокодоходных проектов прошли, и собственники все пристальнее смотрят на процессы проектного управления. В связи с этим под особое внимание попадают системы управления проектами и управленческого учета.
Кроме того, из мелких компаний, ведущих один-два проекта, многие выросли в лидеров отрасли и справляться с возросшим потоком информации и тем более контролировать ход и качество реализации проектов оказались не в состоянии. Мы опускаем такие вопросы, как изношенность основных фондов, серьезный уровень непрофессионализма на рынке на всех стадиях управления, юридические и внутрикорпоративные сложности (хотя понятно, что всё это в итоге является основным препятствием во внедрении систем управления). Система управления — это прежде всего хорошо настроенный инструмент для бизнеса. Но важна не только «скрипка Страдивари», крайне необходим и мастер, который возьмёт инструмент и сыграет на нем. Таким образом, мы поговорим об искусстве — искусстве создания систем управления бизнесом и искусстве их применения в строительной индустрии, хотя данные правила относятся к любой отрасли после их соответствующей корректировки.
Информационные системы (по отраслям)
Учим правильно вести бухгалтерский учет в строительных компаниях на курсе повышения квалификации «Учет в строительстве» .
Вы узнаете об учете капитальных вложений, долевого строительства, их особенностях для инвестора, подрядчика, застройщика и заказчика.
Курс ведут эксперты из строительной сферы, которые на живых примерах, с тестами и практическими заданиями помогут освоить материал.
После прохождения курса выдаем официальное удостоверение о повышении квалификации на 120 часов и вносим его в реестр ФИС ФРДО Рособрнадзора. Записаться
- бухгалтерский и налоговый учет;
- учет и отчетность по международным стандартам;
- бюджетное планирование;
- управленческий учет и отчетность;
- казначейство и платежная дисциплина;
- учет продаж, аренды, эксплуатации недвижимости;
- расчет зарплаты и управление персоналом;
- учет активов и структуры юридических лиц холдинга;
- интеграция со смежными системами.
Границы внедрения распространялись не только на «Систему-Галс», но и на все проектные и операционные компании. Одновременно с этим внутренняя команда внедрения совместно с комплексами прорабатывала методологические аспекты, что позволило значительно сократить сроки проекта. Основная стержневая идея состояла в том, что все системы, включая и систему управления проектами, должны основываться на едином плане счетов. Исходя из этой идеи в основу был положен план счетов МСФО, расширенный соответствующими управленческими разрезами.
Информационные системы и технологии. Кем я буду и где я буду работать
Таким образом, мы получили интегрированную систему (рис. 2), состоящую из специализированных подсистем, которые полностью удовлетворяют конечных заказчиков.
И как финальный аккорд в компании был создан внутренний информационный портал.
Как мы уже отмечали выше, самой большой проблемой при внедрении является нежелание людей переходить на новую систему, поскольку для этого нужно перестраиваться, а люди в большинстве своем — консерваторы. Но все зависит от руководства. Если топ-менеджмент одобряет идею и участвует в политических вопросах проекта, то переход на новую систему должен пройти гладко.
Кроме того, внутри компании надо найти менеджера, обладающего большими правами по регулированию процесса. Такой человек не должен быть простым специалистом — это менеджер не ниже заместителя финансового директора или, например, директора по автоматизации. И при этом у него не должно быть никаких других оперативных функций, кроме внедрения.
Отдельно вопрос о внедрении требуется решить с главным бухгалтером, так как от него зависит итоговый переход на новую систему. Главный бухгалтер — это либо основной двигатель внедрения, либо основной его тормоз. Еще одну трудность при внедрении составляет интеграция различных систем.
Эта работа влечет за собой синхронизацию огромного количества данных (как правило, справочников) между системами, что сопряжено с ошибками, за которыми приходится следить ежедневно. Как правило, интеграция требуется, если на момент внедрения большой системы уже есть хорошо отлаженная система меньшего масштаба, которую лучше оставить. Например, если при внедрении информационного комплекса уже есть работающий блок производственного учета (биллинговая система у сотового оператора, система управления проектами у девелопера или складской учет у логистической компании), то в этом случае нужно, во-первых, не разрушить его, а во-вторых, очень внимательно найти правильный ключ (код) к синхронизации и экспорту-импорту данных между системами.
Текущие ИТ-тенденции в стройиндустрии
В сегодняшнем строительном комплексе наметилась четкая тенденция к использованию информационных систем в своей деятельности. Изначально строительные компании не интересовались информационными системами в силу собственных высоких доходов и неразвитости систем управления.
Но с развитием отрасли, усложнением схем финансирования, выходом на международные рынки, изменением организационных структур и ростом бизнеса появилась потребность в таких решениях (в методологии и инструментарии). В результате многие компании вступили на путь автоматизации.
Но, как это обычно бывает, не проводился детальный анализ потребности, а продукты рассматривались на предмет содержания формальных блоков. Более того, в области девелопмента и строительства системы управления проектами начали развиваться только в нефтяных компаниях с западным капиталом, что же касается гражданского и инфраструктурного строительства, то здесь развитие методологий проектного управления и внедрения систем началось лишь в 2007—2008 годах.
Финансовые системы, включая управленческий и бухгалтерский учет, изначально строились на различных платформах — на типизированных промышленных решениях и собственных разработках. Но в последнее время акцент стал смещаться в сторону ERP-систем как российского, так и западного происхождения.
Основных причин тут две: построение вертикально интегрированных холдингов с участием производственных предприятий и структуризация схемы управления компаниями, ставящая перед ИT-системами самый широкий круг задач, решение которых кустарными методами в таблицах Microsoft Excel уже невозможно. Это бюджетирование и управленческий учет, оперативное планирование и казначейство, международная отчетность, бухгалтерский и налоговый учет, объединенные едиными справочниками и построенные на едином плане или связанной группе счетов. Таким образом, мы получаем сложную задачу, которая требует прежде всего методологического решения всех перечисленных вопросов. При этом концепцию построения всей системы должны понимать не только специалисты группы внедрения, но и управленцы производственных и поддерживающих подразделений.
На данном поле конкурируют всего четыре компании: SAP, Oracle, «1С» и Microsoft. Выбор между ними является прерогативой предприятия, и советовать тут что-либо сложно, тем более что вопрос этот часто бывает весьма политизирован.
Стоит отметить только, что в последнее время все системы сильно продвинулись в направлении строительной специфики и управления проектами как на российском, так и на международном рынке. Но они предназначены для финансового сектора, в секторе же производственном всё зависит от компании и ее бизнес-процессов.
Крупному заказчику, в портфеле которого находится более двух тысяч проектов в активной фазе, подойдет хорошая система управленческого учета и бюджетирования, построенная на любой платформе. В то же время для средней компании, имеющей от ста до тысячи проектов, также необходим индустриальный подход к проектному управлению, но в данном случае рассматривается более подробная детализация событий, бюджетных статей и пр. В небольших фирмах, у которых порядка пятидесяти проектов, применяется стандартный проектный подход и соответствующая методология. Следовательно, мы имеем три уровня информационных систем: промышленные, комбинированные, проектные. Инструмент реализации информационной системы на каждом уровне может быть единым (например, Primavera плюс PMControlling плюс «1C:Предприятие» или собственная разработка плюс Microsoft Dynamix AX), но могут применяться и локальные инструменты вроде Microsoft Project, которые не требуют трудоемкого внедрения.
В ближайшей перспективе в строительной отрасли, по-видимому, будут преобладать внедрения специализированных решений и модулей по проектному учету с целью совершенствования систем управления. Компании нацелены прежде всего на эффективное и профессиональное управление проектами с расчётом на растущий бизнес, а это требует соответствующего методологического и программного инструмента.
Что касается финансовых систем, то здесь будут преобладать тенденции к развитию систем, которые позволяют за приемлемые бюджетные средства и сроки выстроить полнофункциональное решение.
Источник: www.klerk.ru
Как сделать внедрение крупной информационной системы успешным
В настоящее время существует большое количество информационных систем, призванных улучшить бизнес процессы компании, оптимизировать время обработки запроса клиента, дать возможность увидеть новые возможности в бизнесе.
Существует несколько общепринятых классификаций информационных систем. Например, удобно выделять системы CRM (работа с клиентами), ERP (управление предприятием) или MPC (управление на основе финансовых показателей).
На российском рынке границы подобной классификации сильно размыты, например известная финансовая система 1C позиционируется как ERP, при этом было бы не корректно заявлять, что 1C является конкурентом такой ERP системы как Navision Axaptra.
Для определения какой-либо информационной системы предлагается использовать несколько основополагающих качеств:
- Функционал — набор возможностей, которые предлагает система.
- Бизнес процессы, которые данная система призвана улучшить.
- Стоимость системы.
- Сроки внедрения системы.
Это важные критерии, определяющие информационную систему. Необходимо помнить об этих критериях во время работы с поставщиком информационной системы. Важно знать о том, какие бизнес процессы позволит улучшить данная система, сколько времени займет внедрение системы и какова будет конечная стоимость системы для компании.
Постановка задачи на внедрение информационной системы
Перед тем как принимать решение о внедрении информационной системы, необходимо определить тот круг задач, которые должна поддерживать информационная система. Решение о внедрении не должно приниматься просто на основании того, что подобным образом поступают другие компании в отрасли.
Необходимо ответить на вопросы о том, как информационная система поможет достичь стратегические цели компании. Каковы эти цели и соответственно, какие основные требования должны быть выдвинуты к внедряемой системе.
На данном этапе необходимо получить список тех стратегических целей и ключевых процессов, которые должна улучшить система. Необходимо детализировать решаемые проблемы, так чтобы предъявлять будущей системе вполне определенные требования.
Пример:
Если компания собирается внедрять информационную систему по работе с клиентами (CRM система), то необходимо определить те проблемы, которые как предполагается, CRM должна решить. Например, компания может быть недовольна скоростью или качеством ответов на запросы клиентов, или же компания имеет основания считать, что настоящая база клиентов используется неэффективно.
После определения проблемных вопросов, которые будут в последствии улучшаться за счет внедрения информационной системы, необходимо выявить те критерии, по которым возможно оценить степень успешности решения проблемы. Например, каким-либо способом оценить уровень удовлетворенности клиентов или качество определенных бизнес процессов.
Если в компании активно применяется система стратегического управления, то ответить на указанные вопросы будет просто. Основная сложность заключается в оценке нефинансовых показателей. Здесь может помочь метод предложенный Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном – Balanced Scorecard. Данный метод широко применяется как в отечественных, так и в западных компаниях, достаточно сказать, что 400 компаний из списка Fortune 500 успешно используют данный подход.
Постановка задачи на внедрение информационной системы должна описывать цели компании, а именно те бизнес процессы, которые компания намеривается улучшить.
При постановке задачи на внедрение важно ответить на вопросы:
- Как внедрение системы согласуется с целями компании?
- Какие бизнес процессы будут улучшены?
- Какие люди будут вовлечены в процесс внедрения и использования системы?
Современный рынок заявляет, что главный ресурс компании – это люди, которые в ней работают. Это утверждение справедливо и при внедрении крупной информационной системы. Необходимо определить круг людей, которые будут вовлечены во внедрение и использование данной системы. Это позволит более четко осознать, как будет необходимо строить работу по обследованию бизнес процессов компании, а также как необходимо строить процесс обучения персонала.
Поиск поставщика решения
Крупная информационная система не продается как коробочная версия и, как правило, внедряется специальной компанией внедренцем. Существует несколько устоявшихся критериев, по которым следует выбирать компанию внедренца.
Основные критерии оценки будущего поставщика:
- Известность.
- Количество успешных внедрений.
- Опыт внедрения в сходных областях.
Взглянем на проблему несколько шире. Для того чтобы процесс внедрения информационной системы прошел удачно необходимо ответить на два важных вопроса о компании внедренце:
- Были ли у компании действительно удачные внедрения?
Компания внедренец занимается, по сути, настройкой и установкой программного обеспечения. Как устанавливаемая система будет влиять на бизнес и окажется ли решение, в конечном счете, успешным – эти вопросы компания внедренец оставляет вне определения «успешное внедрение».
Необходимо проанализировать успешные внедрения компании, оценить окупились ли затраты других компаний после внедрения систем, выяснить как внедренные системы повлияли на бизнес в целом.
- Удобно ли работать с данной компанией именно вам?
Важно работать с компанией, придерживаясь своих собственных принципов ведения бизнеса. Выясните, каким образом производиться оплата услуг данной компании, возможно ли поэтапно оплачивать исследование, внедрение и лицензии на систему. Каким образом будет организована работа с компанией, будите ли вы иметь возможность без значительных потерь отказаться от услуг данной компании.
Поиск решения
Проанализировав те проблемы, которые должна решать система, а также те бизнес процессы, которые внедряемая система призвана улучшить, можно сформулировать необходимые критерии оценки решения.
Остановимся на самом важном. При поиске и оценке конкретного решения важно помнить о том, какие цели позволит достичь внедрение этого решения.
Информационная система начнет приносить прибыль компании, только после того, как она будет включена во все текущие бизнес процессы. Важно оценить соответствует ли рассматриваемое решение принятой в вашей компании модели бизнеса, сколько потребуется времени, чтобы обучить текущие кадры вашей компании использовать новую систему.
Работа с компанией внедренцем
После того как были сформулированы цели компании, а также был осуществлен поиск решения и поставщика этого решения, начинается основной этап по работе с компанией внедренцем.
Общие вопросы организации работы с компанией внедренцем
Остановимся на общих принципах, которые позволят избежать рисков при работе с внедренцем информационной системы.
Самое простое – документируйте все вопросы, связанные с постановкой задач, описанием бизнес процессов, постановкой сроков и контрольными точками. Необходимо определить систему взаимодействия с поставщиком таким образом, чтобы
- При необходимости было возможно отказаться от услуг данной компании, при этом, имея важные результаты уже проделанной работы, которые можно будет использовать в будущем.
- При возникновении каких-либо спорных ситуаций менеджер проекта внедрения или юрист компании могли бы ссылаться на подписанную проектную документацию.
Не следует упускать из внимания возможности по оптимизации оплаты услуг внедренца, необходимо:
- Разбивать работу на отдельные этапы, определить форму и результат деятельность компании внедренца на каждом этапе.
- Оптимизировать финансовые вопросы, за счет поэтапной оплаты услуг внедренца, а также за счет оптимизации лицензионных взносов за программное обеспечение.
Этапы внедрения
Следует выделить три этапа внедрения информационной системы:
- Исследование. Компания внедренец проводит исследование бизнес процессов вашей компании.
- Доработка системы. Программисты компании внедренца настраивают или дорабатывают требуемую функциональность системы.
- Запуск системы. Начало реального использования системы, включает процессы обучения персонала.
Исследование бизнес процессов
Любая компания поставщик системы отводит определенное время для исследования бизнес процессов компании, где будет внедряться информационная система.
На данном этапе необходимо как можно более точно описать представителям компании, какие процессы необходимо улучшить.
Как правило, функциональность информационной системы несколько шире, чем реальные бизнес процессы компании. На данном этапе необходимо определить как присутствие тех или иных функций скажется на конечную стоимость системы, время внедрения, и что самое важно, соответствует ли предлагаемая функциональность целям компании.
Важно, чтобы результаты исследования бизнес процессов были предоставлены в качестве отдельного документа, где в соответствии с требованиями компании должны быть детально описаны изученные бизнес процессы.
Доработка системы
После исследования бизнес процессов компания поставщик должна точно ответить на вопрос о стоимости и сроках внедрения информационной системы.
На этапе доработки системы важно контролировать процесс реализации требуемых функций в информационной системе. Необходимо проверять соответствие реализации требованиям компании и при необходимости использовать установленный механизм для влияния на компанию-внедренца.
Важно, чтобы со стороны компании выступал менеджер проекта внедрения, хорошо знакомый с задачами компании и её бизнес процессами. Необходимо понимать, что этот человек также должен иметь опыт по поддержке внедрения подобных систем в компании.
Запуск системы
На этом этапе важно переключить бизнес процессы компании на использование внедренной системы. Основная задача быстро обучить и мотивировать персонал использовать новую информационную систему.
Многие проекты по внедрению информационных систем проваливались или не приносили желаемых результатов из-за нежелания людей использовать новую неудобную систему, необходимо проводить тренинги и показывать, как использование системы позволит избавиться от рутинных задач и оптимизировать работу.
Развитие информационной системы
Внедренная система, как правило, не начинает работать сразу. Необходимо проанализировать насколько внедрение было успешно, достигнуты ли основные цели внедрения.
Внедрение можно считать успешным, только если система позволяет получать выгоду, а именно оптимизирует работу служб, позволяет выполнять работу быстрее, повышает качество процессов. Необходимо постоянно анализировать показатели работы системы, а также степень заинтересованности персонала в использовании данной системы.
Процесс внедрения информационной системы занимает как минимум несколько месяцев. На протяжении этого времени важно фокусироваться на целях, которые ваша компания хочет достигнуть, внедряя систему, также помните о возможных рисках и финансовых издержеках. Организуйте вашу работу правильно, и внедрение информационной системы в вашей компании будет успешным.
Источник: ecm-journal.ru
Финансовые информационные системы как автоматизация бизнес-процессов
Статьи
Автор Роман Фандорин На чтение 2 мин. Просмотров 9 Опубликовано 08.05.2020
Не секрет, что сейчас все бизнес-процессы в мире, непосредственно завязаны на применении современных информационных систем. К примеру большие корпорации используют в своей деятельности такие технологии, как:
Малый бизнес также использует различные банковские системы, например, в РФ, очень популярна 1С, и тому подобное.
Чем интересны все эти технологии сегодня?
Таким образом на сегодняшний день автоматизация бизнес-процессов во много раз упрощает ведение бизнеса любого направления. К примеру, информационные системы сегодня, способны:
- быстро собирать;
- эффективно сохранять;
- обработать;
- анализировать, и распространять информацию для конкретных целей.
В информационных системах также содержится входная информация, то есть инструкции, различные данные, прочее, и соответственно выходная информация в виде расчетов отчетов, и тому подобного.
ИС современных предприятий – что они представляют?
Не секрет что цель использования систем, о которых разговор – это прежде всего производство необходимой для компании или организации информационной поддержки, а также создание технической и информационной среды для эффективного управления всей информацией.
Что касается современных предприятий, то их ИС – это достаточно сложные системы куда входят:
- всевозможные компьютерные платформы;
- сетевые архитектуры;
- операционные системы.
Также сюда можно отнести и различные программные комплексы, которые существуют для решения определенных задач, таких как: документооборот, управление знаниями, финансами, материальными ценностями, прочим.
Стратегия ИС как общая часть стратегий развития современного бизнеса
На сегодняшний день, стратегия информационных технологий является неотъемлемой частью общей стратегии в плане развития бизнеса любой компании. Это связано прежде всего с применением информационных технологий для того чтобы повысить эффективность главного направления в деятельности компании. В ИТ-стратегии прежде всего входит: перечень различных задач и реестр полученных достижений, бизнес-планы, набор ИТ- проектов, план реализации поэтапно. А также сюда входит бюджет, рекомендации, и ресурсы.
Таким образом, грамотное использование данных технологий способно в разы улучшить развитие каждого бизнеса, на любом этапе его становления. А это в свою очередь, дает возможность согласовывать цели бизнеса, снижать затраты и повышать эффективность работы предприятия в целом.
Источник: 1nsk.ru