Информационные системы в бизнесе проблемы

Некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении:

1. Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии

Этот пункт является наиболее значимым и сложным, т.к. является глобальным и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим предприятием только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде описать структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых, он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.

Информационные системы

2. Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим, как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта информатизации.

Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы бюджетирования, если само бюджетирование не поставлено на предприятии должным образом, как определенный последовательный процесс. Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения АСУ оказался удачным — максимально формализовать все те контуры управления, которые планируете информатизировать. В большинстве случае, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, т.к. затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта информатизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов… Но это уже отдельный сложный вопрос.

3. Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия.

Прежде чем приступать к внедрению ИС на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности.

На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения ИС. Несомненно, можно информатизировать все, по принципу «как есть», однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных производственных процессов. Учитывая особенности управления и деятельности отечественных предприятий реорганизация может не являться реинжинирингом в его классическом (западном) понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация в наших условиях может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

Информационные системы и технологии. Кем я буду и где я буду работать

4. Внесение изменений в существующие технологии планирования, управления и контроля производственными процессами.

Одними из самых важных для руководителей предприятия особенностей ИС, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

5. Получение актуальной и достоверной информации обо всех срезах деятельности предприятия без временных задержек и излишних передаточных звеньев.

При использовании ИС информация подаётся руководителю в удобном виде «с листа» при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако некоторые руководители еще не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет право на жизнь и при наличии информационной системы, однако часто он негативно отражается на объективности менеджмента.

6. Внесение существенных изменений в управление производственными процессами.

Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного процесса, в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов.

7. Активное сопротивление персонала, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения.

Это вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом (например, кладовщику, проработавшему 30 лет с бумажной картотекой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер), опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия. Руководители предприятия, принявшие решение о применении современных ИТ, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение ИС, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того:

• · создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения;
• · наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда (часто подсознательно, или в результате неоправданных амбиций) возникает даже на уровне топ-менеджеров;
• · всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.
• 8. Временный рост нагрузки на сотрудников предприятия на некоторых этапах проекта внедрения.

Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вести дела, как в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами. В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием.

Основной и самой главной проблемой данной области является установление системы приоритетов обслуживания полученных заявок.

Приоритет — это номер, определяющийся срочностью (насколько быстро это должно быть исправлено) и степенью воздействия (какой ущерб будет нанесен, если не исправить быстро). Правильная приоретизация это уже 50% успеха. И этот важный участок работы возложен на оператора, поэтому для нормальной работы эту процедуру необходимо как можно подробнее заинструктировать.

Срочность напрямую зависит от влияния сервиса на бизнес процесс. Чем важнее бизнес-процесс (критичнее его остановка), тем выше срочность. Бизнес, заказывающий услуги, должен принять участие в ранжировании бизнес процессов по их важности.

Модель для оптимизации управления всеми процессами системы.

Обращения пользователей в службу поддержки можно классифицировать следующим образом:

• · Запрос обслуживания. Это запрос, связанный с необходимостью обслуживания оборудования или иного компонента сервиса ИТ службой ИТ (например, замена картриджа в лазерном принтере или переконфигурирование ПО на компьютере пользователя).
• · Запрос информации (консультации). Пользователю нужна дополнительная информация о сервисе ИТ, порядке работы и т.п.
• · Инцидент. Пользователь не может нормально работать: сервис ИТ недоступен или качество сервиса его не удовлетворяет.
• · Запрос документации. Пользователю необходима документация на применяемое оборудование или ПО.
• · Запрос на внесение изменений. Пользователь хотел бы изменить параметры сервиса ИТ либо список получаемых сервисов. Часто такие запросы связаны с низким (не удовлетворяющим пользователя) качеством сервиса по вине оборудования или ПО.

Такая классификация позволяет более эффективно построить обработку обращений. В зависимости от типа обращения оператор диспетчерской службы принимает решение о том, кто будет исполнителем. Из разных типов обращений для бизнеса по понятным соображениям наиболее критичен инцидент. Обработка инцидента — основной процесс, выполняемый службой поддержки пользователей.

Сюда входит выполнение мероприятий по восстановлению работоспособности сервиса ИТ в кратчайшие сроки. В некоторых организациях приоритет данной задачи настолько выше, чем у остальных, что деятельность службы поддержки пользователей практически полностью сводится к устранению инцидентов.

Роли в службе поддержки пользователей

Следующий важный момент при создании службы поддержки — люди. Как правило, приходится несколько менять организационную структуру информационной службы. Это связано с необходимостью выделить группу сотрудников, которые будут исполнять обязанности диспетчеров — т. е. тех, к кому непосредственно будут обращаться пользователи со своими запросами. В небольшой организации такие обязанности иногда возлагаются на одного или нескольких сотрудников службы ИТ в дополнение к существующим обязанностям. В крупных организациях, а также там, где поддержка очень важна, следует создать специальное подразделение — диспетчерскую службу поддержки пользователей.

В общем случае необходимые изменения в структуре службы ИТ связаны с появлением новых ролей в результате формального описания процессов взаимодействия.

Роль — это набор обязанностей, прав и ответственностей. Это понятие близко к понятию «должность», но отличается тем, что не предполагает штатного закрепления: исполнитель роли может меняться в соответствии с графиком или по иным правилам. В отдельных случаях (например, в случае диспетчеров) для исполнения роли может быть создана специальная штатная единица. Но в основном роли распределяются между имеющимися сотрудниками службы ИТ.

Какие роли могут возникнуть в ходе организации поддержки пользователей?

Во-первых, это уже упоминавшиеся диспетчеры — их еще принято именовать «первая линия поддержки». Диспетчеры — это «лицо» службы поддержки; они отвечают за организацию взаимодействия с пользователями, своевременное информирование пользователей о ходе рассмотрения их запросов, закрытие запросов. Кроме того, диспетчеры инициируют рассмотрение обращения пользователя, регистрируя это обращение и назначая ответственного за его обработку, а также контролируют процесс обработки. На них могут быть возложены и иные обязанности.

Вторая роль — руководитель службы поддержки пользователей. Его основные задачи — организация поддержки пользователей; координация действий сотрудников в процессе их обработки; контроль эффективности работы службы поддержки; организация обучения персонала службы ИТ, задействованного в поддержке пользователей; обучение пользователей и т. д. Для исполнения данной роли тоже рекомендуется выделить штатную единицу.

В-третьих, это специалисты по различным направлениям деятельности службы ИТ — так называемая вторая линия поддержки. Специалисты второй линии — основные исполнители запросов пользователей.

Для улучшения взаимодействия они могут быть объединены в рабочие группы (например, комплексная группа по поддержке определенного сервиса ИТ, в которую входят специалисты по всем образующим данный сервис технологиям). Очевидно, что в этом случае не стоит формировать отдельные подразделения, а следует привлекать специалистов на временной основе (хотя могут быть и исключения). Но привлекаемые специалисты должны быть четко проинформированы о приоритетах своей деятельности: оказание поддержки пользователям — одно из наиболее приоритетных направлений деятельности службы ИТ, и если возникают ситуации, когда имеющихся сотрудников не хватает для быстрого решения этой задачи, следует рассматривать вопрос о расширении штата службы. С другой стороны, четкое распределение обязанностей, как правило, резко сокращает непроизводительную деятельность персонала службы ИТ, так что на самом деле очень редко приходится увеличивать численность службы (чаще даже речь идет о сокращении).

Служба поддержки может иметь и большее число уровней. При этом предполагается, что роли последующих уровней исполняются более квалифицированными и опытными сотрудниками, чем предыдущих. Обращения к ним редки и возникают только в действительно важных, критичных для организации случаях.

И, наконец, последняя роль — это пользователь сервиса ИТ. Ее можно специально не выделять, поскольку данная роль изначально подразумевается. Тем не менее мы это делаем, чтобы еще раз подчеркнуть, что пользователь на самом деле активно участвует в процессе поддержки и имеет не только определенные права, но и обязанности.

На основании данного перечня выделим сущности. Будем опираться на определение понятия.

Сущность — реальный либо воображаемый объект, имеющий существенное значение для данной предметной области. Сущности могут быть вещественными, реальными объектами, или неосязаемыми концептуальными абстракциями.

Кроме того, при определении сущностей следует пользоваться следующими критериями:

• · каждая сущность должна иметь уникальное имя, и к одному и тому же имени должна всегда применяться одна и та же интерпретация. Одна и та же интерпретация не может применяться к различным именам, если только они не являются псевдонимами;
• · сущность обладает одним или несколькими атрибутами, которые либо принадлежат сущности, либо наследуются через связь;
• · сущность обладает одним или несколькими атрибутами, которые однозначно идентифицируют каждый экземпляр сущности;
• · каждая сущность может обладать любым количеством связей с другими сущностями модели.

Таким образом выделяем следующие сущности:

• 1) Клиент — лицо столкнувшееся с проблемой
• 2) Сотрудник — лицо непосредственно решающее проблему
• 3) Оператор — лицо определяющее тип заявки и соответствующего ей сотрудника
• 4) Заявка — документ необходимый для рассмотрения возникшей проблемы и ее последующего устранения

Существует две основных группы сущностей: зависимые и независимые. Независимая сущность не нуждается в информации из другой сущности для идентификации уникального экземпляра. Первичный ключ независимой сущности не включает в себя первичных ключей других сущностей. Зависимая сущность должна привлекать информацию из другой сущности для идентификации уникального экземпляра.

Первичный ключ зависимой сущности включает первичные ключи одной или более родительских сущностей. В нашем случае сущности «клиент» и «оператор» являются независимыми, а сущности «заявка» и «сотрудник» являются зависимыми.

Источник: studwood.net

IX Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум — 2017

ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ И СОПРОВОЖДЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Каминская А.А. 1 , Конев А.М. 1 , Мажуга П.С. 1
1 Сибирский Федеральный Университет, ИУБПЭ
Работа в формате PDF

Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке «Файлы работы» в формате PDF

Abstract: the article considers the main practical problems arising during the information system implementation process, as well as suggestions and recommendations which will considerably increase chances to successful implementation of the system.

Key words: information system, implementation, IT-project, improving of business processes, business efficiency.

Информационные системы давно вошли в сферу экономики и в настоящее время являются хорошим тоном ведения дел.

Спектр предлагаемых решений задач и функций информационной системы очень велик. Начиная от, наиболее часто вспоминаемых, сбора, хранения и обработки информации и до решения конкретных, сложных бизнес-задач, где необходимо принятие управленческого решения. Но так же стоит помнить, что на данный момент большинство информационных систем не берут на себя решение управленческих задач, они могут собирать данные, анализировать, проводить некоторые операции, и где уже сам руководитель решает, какие данные ему нужны, используя не компьютерную программу, а свой опыт, текущую ситуацию на рынке, опыт коллег, а также сложившуюся практику. Но в наше время зачастую без информационной системы обойтись попросту нельзя.

Создание информационной системы повышает качество и эффективность производства, так же повышается и качество управления. Наибольшая эффективность достигается именно тогда, когда оптимизируются планы работы предприятия, быстро вырабатываются оперативные решения и идёт чёткое распоряжение материальными ресурсами.

В мире с высокими темпами информатизации выходит неимоверно огромный поток информации, и обработать всё это неподготовленному отделу или же одним человеком просто невозможно. Для этого и существуют информационные системы – комбинирование актуальной, всеобъемлющей и точной информации с опытом нахождения в сфере и человеческим «трезвым» взглядом на задачу.

Если информационная система приносит столько пользы, и финансы позволяют, надо внедрять! Однако, согласно мировой статистике, только треть проектов разработки и внедрения информационных систем завершаются успехом. Об аналогичных исследованиях в России ничего не известно, но представляется, что у нас дела обстоят еще хуже.

Успешный проект завершается в намеченный срок, укладывается в запланированный бюджет, и при этом достигаются намеченные результаты. А что происходит с остальными проектами? Они либо тянутся намного дольше, чем ожидалось, требуя все нового и нового финансирования, либо создается автоматизированная система, которая никому не нужна, и никто не хочет или не может с ней работать. Почему же так происходит?

Существует ряд проблем при попытке внедрения информационной системы на предприятии:

Отсутствие постановки конкретной задачи. Что же все-таки ожидается от информационной системы? Если заказчик системы сам толком не знает, что он хочет автоматизировать, на проекте сразу можно ставить крест. Когда нет четкой цели и четких границ проекта, в будущую информационную систему стараются «засунуть» как можно больше, по большей части никому не нужных функций.

Границы проекта плывут, сроки нарушаются, бюджет растет стремительными темпами. Шансы успешно завершить такой проект стремится к нулю.

Необходимость в частичной или полной реорганизации бизнес-технологии предприятия. Если бизнес-процессы, которые предприятие приняло решение автоматизировать, изначально выстроены неэффективно – внедрение информационной системы не только не принесет пользы, а наоборот, только усугубит ситуацию. Нельзя автоматизировать беспорядок, ибо в результате этого получится «автоматизированный хаос».

Сопротивление сотрудников предприятия. При внедрении корпоративных информационных систем в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом (например, кладовщику, проработавшему 30 лет с бумажной картотекой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер), опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия.

Временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы. На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вести дела, как и в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием.

Внедрение информационной системы – не что иное, как переход от старой системы управления к новой через промежуточный этап. На этом промежуточном этапе необходимо выполнить следующие задачи для того, чтобы внедрение системы прошло наименее «болезненным» образом:

Снизить (в идеале – устранить) сопротивление сотрудников к изменениям. Изменения содержат неизвестность, которая вызывает подозрительность, неустойчивость, нежелание ломать привычный ход вещей. Перестройка может вызывать неприятие по мировоззренческим аспектам: состояние текущего момента лучше будущего.

Повысить контроль. Внедрение ИС предполагает изменение организационной структуры, что ведет к утере контроля над предприятием в ходе изменений. Причина в том, что разработанные механизмы организационного характера созданы для устоявшегося, «нормального» состояния, а не для промежуточного. Самая типичная ошибка многих управленцев – отведение промежуточному процессу перехода незначительной роли, вследствие чего компания теряет контроль над своей деятельностью, и начинается «организационный хаос».

Еще одна проблема, которая дает негативный эффект уже на этапе разработки системы, – неполно высказанные заказчиком, и, соответственно, неполно собранные и выявленные требования разработчиком. Вроде бы что-то обсудили, в общем в целом все понятно, но как только дело доходит до деталей – начинается неразбериха.

Разработчики не понимают, как работает бизнес заказчика в деталях. Поэтому рекомендуется выделять человека-эксперта предметной области. Зачастую этот человек – сотрудник компании-заказчика. Он нужен как раз для того, чтобы разработчик ИС мог в постоянном режиме взаимодействовать с ним, не отвлекая других от своей работы. Задача эксперта предметной области – дать разработчику всю необходимую информацию и разъяснить нюансы деятельности компании-заказчика, а также сопровождать проект на всем его протяжении, чтобы созданная система удовлетворяла потребностям заказчика и функционировала именно так, как было задумано.

В заключении необходимо сказать, что применение грамотной стратегии внедрения информационной системы, основанной на тщательном анализе всех возможных расходов и преимуществ, возникающих на предприятии в результате этого внедрения, позволит минимизировать «болезненность» внедрения, избежать увеличения бюджета и расползания сроков выполнения проекта.

1. Кокунов В.А., Соколов Н.Е., Шарабаева Л.Ю. Проблемы внедрения и сопровождения информационных систем [электронный ресурс] http://cyberleninka.ru/article/n/problemy-vnedreniya-i-soprovozhdeniya-informatsionnyh-sistem.
2. Внедрение системы автоматизации, основные проблемы и задачи [электронный ресурс] http://belani.narod.ru/3/vnedr.htm.

Источник: scienceforum.ru

Основные проблемы создания и использования информационных систем (информационных ресурсов) организации

В настоящее время существует тот факт, который не требует доказательств, что одним из важнейших источников минимизации издержек и затрат предприятий и оптимизация методов по введению бизнеса, в соответствии с текущей рыночной ситуацией, являются информационные системы (ИС) [1]. Для создания эффективной информационной системы предприятий определены и исследованы:

1. Задачи;
2. Источники информации и информационной база, необходимые для качественного расчета экономических, технических и хозяйственных показателей предприятия;
3. Стратегия функционирования информационных систем;
4. Основные общесистемные принципы, необходимые при создании ИС;
5. Модели стратегии создания и развития ИС;
6. Топология и сетевые операционные системы, используемые для реализации ИС.

Автоматизированная информационная система (АИС) представляет собой совокупность информации, экономико математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Иерархичность системы управления

Обычно различают три уровня управления в управляющей части объекта: высший, средний и низший. Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации.

На высшем уровне управления реализуется стратегическое управление, определяется миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т.п. Средний уровень управления – уровень тактического управления. Здесь составляются тактические планы, осуществляется контроль за их выполнением, отслеживаются ресурсы и т.п. На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются объемнокалендарные планы, осуществляется оперативный контроль и учет и т.п. (рис. 1) [2].

Рис. 1. Управленческая пирамида

Информационная система, имея тип, зависит, прежде всего, чьи интересы эта система обслуживает и на каком уровне управления.

По значимости уровень управления, чем выше, тем меньше объем работ, которые выполняют специалисты и менеджеры с помощью ИС. Однако при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности информационной системы и ее роль в принятии менеджером решений. Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения.

Основание пирамиды составляют информационные системы, с помощью которых сотрудники-исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена оперативным управлением. Наверху пирамиды на уровне стратегического управления информационные системы изменяют свою роль и становятся стратегическими, поддерживающими деятельность менеджеров высшего звена по принятию решений в условиях плохой структурированности поставленных задач.

Информационная система оперативного уровня поддерживает специалистовисполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, информационная система должна быть легкодоступной, непрерывно действующей и предоставлять точную информацию.

Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы. Решение запрограммировано в соответствии с заданным алгоритмом.

Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме того, система это основной поставщик информации для остальных типов информационных систем в организации, так как содержит и оперативную, и архивную информацию [3].

Отключение этой ИС привело бы к необратимым негативным последствиям.

К информационным системам оперативного уровня относятся:

• бухгалтерская ИС;
• банковских депозитов;
• обработки заказов;
• регистрации авиабилетов;
• выплаты зарплаты и т.д.

Создание АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления предприятий. При оптимизации планов работ предприятий, фирм и отраслей, быстрой выработке оперативных решений, четком маневрировании материальными и финансовыми ресурсами достигается наибольшая эффективность АИС.

Для успешного качества проектирования определяется успешное функционирование человеко-машинных информационных систем и технологии. Целью проектирования является обеспечение эффективного функционирования АИС и автоматизирование информационных технологий со специалистами, использующими в сфере деятельности именно конкретного экономического объекта ПЭВМ. А именно, качественное проектирование обеспечивает создание такой системы, которая способна функционировать при постоянном совершенствовании её технических, программных, информационных составляющих, то есть ее технологической основы, и расширять спектр реализуемых управленческих функции и объектов взаимодействия.

Для достижения указанной цели требует последовательного выполнения следующих задач:

1. технико-экономическое обследование и анализ производственно хозяйственной деятельности объекта и предмета информатизации;
2. содержательная постановка задачи, ориентированной на рыночные методы хозяйствования и применение СВТ;
3. определение предметной области;
4. анализ состава и содержания входной и выходной информации для приложений;
5. изучение документации предметной области;
6. разработка информационно логической модели;
7. реализация поставленной задачи.

При сдаче системы заказчику возникает ряд проблем, связанных с недовольством заказчиком результатами работы. В чём же кроется причина? На первый взгляд, основная причина – не качественный подход консультантов к своей работе. Каждая организация индивидуальна и требует соответствующего отношения.

К сожалению, многие консалтинговые компании по различным обстоятельствам не могут или не считают нужным его обеспечить. Скрытый же источник проблем кроится в самом предприятии.

Руководитель, принимающий решение о внедрении ИС, должен четко понимать для чего она будет использоваться. Внедрению всегда должно предшествовать диагностическое обследование предприятия, чтобы по его результатам давать рекомендации к разработке ИС.

Обычно заканчиваются провалами случаи, когда решение об имплементации было принято спонтанно или отдано на откуп специалистам из отдела автоматизации систем управления (АСУ). Если же решение осознано, то и подход к выбору консультантов и внутренняя поддержка выполнения проекта обеспечат достижение вышеперечисленных преимуществ использования ИС, что позволит фирме достигнуть максимума результатов при минимальных затратах [1].

В последнее время выделяют следующую важную проблему информационных систем – защита информации. Дело в том, что защита информационной системы должна быть системной. Понятие системности заключается не просто в создании соответствующих механизмов защиты, а представляет собой регулярный процесс, осуществляемый на всех этапах жизненного цикла ИС.

При этом все средства, методы и мероприятия, используемые для защиты информации объединяются в единый целостный механизм – систему защиты. К сожалению необходимость комплексного обеспечения безопасности информационных технологий пока не находит должного понимания у пользователей современных ИС.

В то же время построение систем защиты информации не ограничивается простым выбором тех или иных средств защиты. Для создания таких систем необходимо иметь определенные теоретические знания, а именно: что представляет собой защищенная информационная система, что такое система защиты информации и какие требования предъявляются к ней, какие существуют угрозы и причины нарушения безопасности информационных технологий, какие функции защиты и каким образом должны быть реализованы, как они противодействуют угрозам и устраняют причины нарушения безопасности, как построить комплексную систему защиты информации, как достичь высокого уровня безопасности при приемлемых затратах на средства защиты информации и многое, многое другое. Учитывая, что современная нормативно-методическая база в этой области не дает полного представления о том, как организовать защиту информации, часто приходится действовать на свой страх и риск, поэтому с целью уменьшения вероятности принятия ошибочных решений, хотелось бы сформировать у читателя целостное представление о проблемах защиты информации и путях их решения. Существующие публикации на эту тему в основном ограничиваются перечислением угроз и возможностей конкретных средств защиты информации. В книге представлен полный спектр вопросов о практическом создании защищенных информационных систем.

Вопросы безопасности информации – важная часть процесса внедрения новых информационных технологий во все сферы жизни общества. Широкомасштабное использование вычислительной техники и телекоммуникационных систем в рамках территориально-распределенных ИС, переход на этой основе к безбумажной технологии, увеличение объемов обрабатываемой информации и расширение круга пользователей приводят к качественно новым возможностям несанкционированного доступа к ресурсам и данным информационной системы, к их высокой уязвимости. Реализация угроз несанкционированного использования информации наносит сейчас гораздо больший ущерб, чем, например, «случайные» пожары в помещениях или физическое воздействие на сотрудников. Однако затраты на построение системы защиты информации еще пока несоизмеримо малы по сравнению с затратами защиту от грабителей или на противопожарную защиту. К тому же, в современном бизнесе наблюдается постепенный переход от чисто физических методов воздействия на конкурентов к более интеллектуальным, в том числе с использованием новейших средств и способов добывания информации.

Кроме перечисленных проблем выделяют следующие недостатки Информационных систем:

Чувствительность системы к неправильным действиям. Все бизнеспроцессы должны быть идеально отлажены. Любая неправильная информация или ее отсутствие ведет к кардинальным ошибкам в работе системы и, как следствие, высокому риску принятия неверного решения.

Можно услышать заявления такого рода: «Наша система (в отличие от конкурента) подстраивается под любую организацию и под любые бизнес-процессы!». Остается, правда, выяснить, а есть ли четко и безусловно выполняемые бизнес процессы на вашем предприятии? Есть ли прописанные регламенты движения документов и информации и, самое главное, выполняются ли эти регламенты без исключений из общих правил? Отрицательный ответ на любой из этих вопросов ставит под большое сомнение успешность внедрения какой-либо автоматизированной системы.

Дороговизна решения. Оценивая стоимость проекта, не надо забывать, что помимо стоимости лицензий и услуг консультантов по внедрению, существуют значительные затраты на перестройку всех бизнес-процессов и затраты, связанные с огромными усилиями всех вовлеченных в процесс менеджеров и специалистов компании.

Последняя составляющая с трудом поддается хотя бы приблизительной оценке. Кроме того, не надо забывать, что требуется постоянная поддержка система, ее улучшение и корректировка в связи с новыми потребностями компании, периодическое обновление версий и тому подобные затраты уже в процессе эксплуатации. И вот тут-то и надо ответить себе на главный вопрос – меньше ли эти затраты тех преимуществ, которые хочется получить от интегрированной системы? Ответ не всегда очевиден, но на практике многие идут на сознательное дублирование информации и внедряют лишь частичные автоматизированные решения, затрагивающие отдельные аспекты финансового и управленческого учета.

Проблемы понимания. Отсутствие понимания, что такое ИТ, какими они должны быть в применении к деятельности и стратегическим задачам компании.

Проблемы организации. Отсутствие должной формализованной системы правил той деятельности предприятия, которая влияет на развитие компании. Зачастую, работа многих участков предприятия при всей ее успешности представляет собой творческий процесс.

Проблемы управления. Отсутствие формализованной системы управления компанией. В частности:

• отсутствие правил принятия решений;
• отсутствие способов контроля качества работы как предприятия в целом, так и его подразделений;
• отсутствие понятных инструментов для принятия управленческих решений.

Проблемы развития автоматизированной системы управления. Необходимость преодолевать рассогласование автоматизированного решения с изменяющейся системой управления предприятием, постоянно возникающее как результат его развития. Это означает, что управленцы на разных уровнях начинают принимать управленческие решения по-новому, и действующая система учета не обеспечивает их необходимой информацией в должном объеме.

Проблемы автоматизации. Отсутствие программных инструментов и соответствующих специалистов, способных реализовать видение конкретного управленца и специфику компании. Проблемы поддержки автоматизированной информационной системы управления состоят в необходимости регулярной модернизации системы с целью более полного удовлетворения нужд в информации принятой системы управления предприятием.

Проблемы поддержки программного обеспечения, автоматизирующего информационную систему, связаны с:

• техническими сбоями и поломками ПО;
• потребностью предприятия в обновлении версий ПО;
• необходимостью постоянного обучения новых сотрудников – пользователей ПО;
• необходимостью регулярной модернизации ПО с целью более полного удовлетворения нужд принятой системы

Однако, наряду с существующими проблемами информационных систем, действительность показывает, что при правильном использовании это достаточно эффективное средство повышения конкурентоспособности компании.

1. Душин В.К. Теоретические основы информационных процессов и систем.– М.: Издательско-торговая корпорация

«Дашко и К», 2009.

1. Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред.В. В. Дика. – М.: Финансы и статистика, 1996.
2. Ларман К.Применение UML и шаблонов проектирования. – М., «Вильямс», 2004.

Источник: articlekz.com