Информация — это сведения, значения, сообщения, с помощью которых решаются определенные задачи. Информация является основой для принятия управленческих решений. Руководитель любого уровня на предприятии является как потребителем информации, так и ее источником. Если говорить об объектах управления (отдельных лицах и коллективах), то они также, с одной стороны, выступают как источники, а с другой — потребители информации.
Любая информация состоит из символов (звуковых, световых, цветовых, буквенных и т. д.), цифровых знаков, графических и др. условных обозначений. Информация, которая используется в управлении (управленческая), может быть устной и фиксированной каким-либо способом.
Управленческая информация классифицируется по следующим признакам:
— стабильности (постоянная, переменная);
— порядку возникновения (первичная, вторичная или производная);
— назначению (плановая, отчетная, справочно-информационная и др.);
— направлению движения (входящая, исходящая);
Основы менеджмента. Методы принятия управленческих решений.
— форме представления (текстовая, цифровая, графическая и т. д.);
— видам и источникам образования (директивная, административная, правовая, экономическая, научно-техническая и т. д.).
Различные виды информации, формы и методы работы с информацией, организация ее получения, хранения и обработки образуют информационные системы. Информационные системы могут различаться уровнем механизации и автоматизации работы с информацией. Этот критерий может быть положен в основу разделения информационных систем, используемых в процессе управления. Различают следующие информационные системы:
— информационно-справочная. В ней сбор информации о ходе процесса производства осуществляется с помощью простейших средств, ее обработкой занимается человек;
— информационно-советующая. Здесь наряду с информацией о ходе производства готовятся определенные рекомендации, которые оцениваются человеком. Он же принимает окончательное решение;
— информационно-управляющая. Весь поток информации собирается и обрабатывается с помощью компьютерной техники. Человек контролирует принятие наиболее важных решений;
— самонастраивающаяся. Здесь имеет место программное выполнение всей работы с информацией. Запрограммированы функции управления и предусмотрена возможность саморегулирования. Человек лишь периодически контролирует поведение всей системы.
Качество принимаемого управленческого решения зависит как от самой информации, так и от организации информационного обеспечения.
Процесс информационного обеспечения управленческого решения включает шесть этапов.
1. Сбор и подготовка информации. Выполняется вручную или машинным способом с использованием различных носителей информации.
2. Регистрация информации. Это составление документов, в которых информация определенным образом формализуется.
3. Передача информации. Обычно осуществляется с территориально разнесенных точек объекта управления.
4. Обработка информации. Выполняется с помощью специальных технических средств и вычислительной техники.
Принятие управленческих решений
5. Хранение информации. Здесь предполагается также систематизация информации, в результате чего создается база данных.
6. Воспроизведение информации. Это осуществляется в виде распечатки документа или на экране компьютера.
Информация, используемая для принятия управленческих решений, должна удовлетворять ряду требований:
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Информация как основа принятия управленческого решения.
Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». В законе закреплено следующее определение: Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую. В учреждениях, организациях, на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами.
К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.
Наиболее существенны два требования к управленческой информации: Во-первых, она должна быть своевременной, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении.
Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.
В современном мире любая организация может существовать только обмениваясь информацией. В условиях рынка, когда быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, предприятия выживают только в том случае, если они вовремя узнают изменения в законодательстве, рыночные колебания, достижения науки. Поэтому информация давно стала товаром и ресурсом (Классический пример – риэлтерские фирмы, которые торгуют не недвижимостью, а информацией).
Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ, как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.
Возникновение документа, его развитие.
Документы появились как дополнительное к звуковой речи средство общения людей. Они были вызваны к жизни прежде всего необходимостью запечатлеть, закрепить и передать то или иное сообщение. Носители, материальные предметы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово documentum (от doceo – «учу» или «извещаю») означало «доказательство», «свидетельство2.
В русском языке термин «документ» появился в XVIII в. Петр I перевел его как «письменное свидетельство». Следовательно, документу придавалось прежде всего правовое значение. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и XX в.
В энциклопедическом словаре Ф. Павленкова документом считается:
1. всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественное право, право состояния) или выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, деловые обязательства);
2. вообще всякое письменное доказательство.
Однако в нормативных актах дореволюционной России XIX – нач. XX в. по организации управления и делопроизводства термин «документ» почти не употреблялся. Так, в инструкции губернскому почмейстеру документы называются «делами» или перечисляются их конкретные разновидности. «Общее учреждение губернское», «Общее учреждение министерств» 1811 г., «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г. и др. называют документы «делами», «бумагами», «актами».
В практической деятельности учреждений понятие документа также отождествлялось с понятием «деловая бумага», «акт», «дело». Так, правитель канцелярии попечителя Московского учебного округа докладывал на заседании Совета «подлинные дела с нужными справками». Регистрационные журналы назывались «журналами входящих и исходящих бумаг». Несмотря на то, что в середине XIX в. в «Законах гражданских» получили точное определение такие термины, как акты крепостные, явочные, домашние, нотариальные, на практике и эти акты называли «бумагами», а бумаги – «делами».
Законы и документальные материалы учреждений дают возможность определить, какой смысл вкладывается в каждое из этих понятий. Так «бумагой» или «деловой бумагой» называется всякий входящий, внутренний или исходящий документ, касающийся всех вопросов, кроме тех, которые были связаны с определением или установлением каких-либо прав и обязанностей. «Актом» в первой половине XIX в. назывался документ, в котором излагались права и обязанности одного или нескольких лиц, а также документы, могущие служить доказательством.
В литературе по вопросам делопроизводства также употребляется термин «бумага» как синоним документа. В 1858 г. было опубликовано «Руководство к наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России».
Рихтер И.И. называет в своих работах документы «бумагами». Варадинов Н.В. в своем труде употребляет термины «деловая бумага», «дело» для обозначения понятия документа. Само делопроизводство Варадинов Н.В. определяет как науку, «излагающую правила составления деловых бумаг, актов и самих дел».
Следовательно, если в XVIII в. в определении документа подчеркивалось прежде всего его правовое назначение, то в XIX в. выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. О выделении в документе управленческой функции свидетельствует и факт появления многочисленных «руководств» по составлению документов.
В советское время термин «деловая бумага» как синоним документа употреблялся в некоторых законодательных актах. Повторяла его и литература 20-30-х годов. Так, в 1928 г. Наркомат внутренних дел издает приказ о классификации «исходящих бумаг в отношении порядка и подписания по восходящей степени и важности».
Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служебным документом». Так, в постановлении ЦИК и СНК от 7 июля 1932 г. говорится о правилах хранения «служебных документов». В нормативных актах, литературе, в практике работы советских учреждений прочно утвердился термин «документ».
Наряду с этим существует понятие «акт» для обозначения документов, относящихся к сфере управления и права. Они включают в себя практически все действия органов власти и государственного управления, оформленные документально. При помощи актов органы государства в пределах своих полномочий регулируют общественные отношения, организуют хозяйственную, государственную, культурную и общественно-политическую жизнь, охраняют общественный порядок, защищают права граждан и законные интересы учреждений и организаций. В актах государственного управления содержатся предписания для исполнения.
В существовавших определениях документа подчеркивалась прежде всего правовая основа. В Толковом словаре русского языка 1935 г. документом называется: «письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя. Появляется термин «исторические документы». Ими считаются «летописи, хроники, записки, свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе.
Таким образом, в определении документа совершенно четко можно выделить три аспекта – правовой, управленческий, исторический. Но поскольку документ является объектом исследования многих научных дисциплин, в определениях его обычно преобладает какой-то один аспект, и хотя информационная природа его очевидна, само понятие «документ» определяют различным способом, так как за основу берут различные критерии – цель создания, форму, способ воспроизведения.
Документалисты, изучающие свойства документа и содержащуюся в нем информацию, организацию документных потоков и массивов, определяют документ как любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом для последующего обращения в информационных системах.
В правовой науке документы изучаются как средство документирования и доказательства правовых отношений. Историческая наука рассматривает документ как важнейший исторический источник.
Документоведение изучает общие закономерности создания документа, складывания и развития систем документации и систем документирования во всех областях человеческой деятельности. Поэтому понятие документа носит обобщающий характер, включая все категории документов.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или записи изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, и предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования.
Сам по себе документ не является самоцелью, он всегда служил и служит элементом сложившейся веками общественно-правовой системы общества, в которой он является важным, но далеко не единственным элементом. Неотъемлемой функциональной характеристикой любого документа является его способность хранить и передавать информацию во времени ив пространстве о событиях, фактах, правах и обязательствах. Основной целевой функцией документа является фиксирование сведений, событий, фактов, прав, обязательств и сопутствующих реквизитов с целью их сохранения. В состав содержательной части документа может входить и информация о времени, месте и условиях составления документа. С документом в правовой системе всегда неразрывно связано применение определенных правовых процедур или процессуальных действий таких, как подготовка документа и процедура его подписания, проверки подлинности документа, процессуальные правила использования документа в качестве доказательств в суде, система регистрации подписи.
Источник: studfile.net
VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум — 2015
РОЛЬ ИНФОРМАЦИИ В ПРОЦЕССЕ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
Шешера Р.А. 1 , Цыпленкова М.В. 2
1 Дальневосточный Федеральный Университет
2 Дальневосточный федеральный университет
Работа в формате PDF
Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке «Файлы работы» в формате PDF
Решение стоит не более того, что стоит
информация, на основании которой оно принято.
Успешное функционирование предприятий в подверженной трансформации экономической среде может обеспечить только тот руководитель, который оперативно следит за переменами, используя актуальную и полную информацию, владеет методологией выработки оптимальных управленческих решений и умеет доводить их до реализации. Это определяет важность овладения будущими руководителями теоретическими знаниями и навыками разработки управленческих решений.
Слово “информация” в широком смысле означает опосредованное знание об окружающей действительности [4]. Используется информация в целях удовлетворения любопытства, повышения квалификации, принятия решений.
Информация в менеджменте – это сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, позволяющая комплексно оценить причины возникновения и развития этой ситуации [4]. Информация позволяет выбрать оптимальное управленческое решение, исходя из конкретной ситуации, и осуществлять систематический контроль за его исполнением.
Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах, событиях или явлениях в их взаимосвязи. В управленческой деятельности информация представляет совокупность нужных сведений и данных о состоянии управляющей и управляемой систем, а также о состоянии окружающей среды [4].
Любая система, вырабатывающая сообщение или содержащая информацию, предназначенную для ее передачи, может быть определена как источник информации [8]. Например: Источником научно-технической информации являются научно-техническая литература, патенты, проектно-конструкторская и технологическая документация. Источником учетно-статистической информации служит деятельность административно-хозяйственных структур. Содержится (фиксируется) такая информация в документах специальной формы и имеет периодичный характер.
Управленческая информация возникает непосредственно в процессе управления. Содержится она, как правило, в первоисточниках и во вторичных источниках информации. Первоисточники – это договора, заявки, заказы, инструкции, приказы, распоряжения, решения, интервью. Получить управленческую информацию можно также путем наблюдения за действиями работников. Вторичные источники информации – это переработанная, интерпретированная, обобщенная или сопровождаемая комментариями первичная информация [2].
К плановым источникам управленческой информации относят все типы планов, которые разрабатываются на предприятии: стратегические (перспективные), среднесрочные (тактические) и текущие (оперативные), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания [6].
Источники управленческой информации учетного характера – это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, все виды отчетности и первичная учетная документация [1]. Главенствующая роль здесь принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражена хозяйственная деятельность, ее ход и результаты. Особенностью бухгалтерской информации является ее высокая точность, поскольку она отражает происшедшие события.
Оперативно-техническая информация составляет систему показателей, отображающих состояние объекта на определенную дату.
Внеучетные источники управленческой информации – это документы, которые регулируют хозяйственную деятельность. К таким источникам относят:
– официальные документы, которыми обязано руководствоваться предприятие в процессе своей деятельности (законы, указы, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих организаций, акты проверок и ревизий, приказы и распоряжения руководителей предприятия);
– хозяйственно-правовые документы (договоры, соглашения, решения судебных и арбитражных органов, рекламации);
– решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива;
– техническую и технологическую документацию;
– материалы, относящиеся к сфере деятельности предприятия, которые получены по радио, телевидению, из Интернета, их печатных изданий;
– материалы специальных обследований состояния производства (хронометраж, замеры, фотографии);
– устную информацию, полученную в ходе общения с персоналом предприятия [1].
Плановые и внеучетные источники управленческой информации составляют систему внутренней информации предприятия.
Система внешней информации – это данные статистики, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, агентурные данные, а также официальные и хозяйственно-правовые документы (внеучетные источники) [1].
Вся информация представляет собой информационный массив – это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами управления для выработки управляющего воздействия [3]. Цель создания массива информации – повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач. Информационный массив должен обеспечивать:
- прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования;
- наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях;
- оперативный поиск и выдачу информации по запросу;
- предохранение информации от искажения;
- защиту от несанкционированного доступа к информации.
Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей. Рационализация потоков информации имеет целью исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления. Информационный поток характеризуется адресностью (наличием источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации. По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.
Объем информации – количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.) [7]. Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.
Ценность получаемой информации зависит от точности задачи, так как правильно поставленная задача предопределяет необходимость конкретной информации для принятия решения. Для принятия управленческого решения необходимо знать:
• какая исходная информации необходима для принятия решения;
• в каких информационных документах оформляется решение;
• какими средствами доводится исходная директивная информация до объекта управления, исполнителей;
• какая информация о ходе и результатах выполнения решения должна даваться органу управления с различных участков управляемого объекта;
• кто обязан давать эту информацию, в какое время и при каких условиях;
• каким образом оформляется информация, какими средствами передается, по каким каналам;
• кому предназначена информация, в каком объеме и ассортименте она передается для различных звеньев субъекта управления, руководителей различных уровней;
• пути и средства обеспечения своевременного получения и надежности информации, контроля за ее прохождением, проверки достоверности;
• место, методы и технические средства, люди, предназначенные для работы с информацией, получаемой от объекта управления, способы хранения, переработки и использования, кто использует информацию;
• лица, принимающие на основе полученной информации новые решения или корректирующие старые;
• формы директивной или регулирующей информации, периодичность ее передачи, получатели и исполнители, сроки доведения до исполнителей [5].
Таким образом, можно сделать вывод, что информация необходима для успешного проведения анализа, планирования, контроля, принятия и организации выполнения управленческих решений. Она выступает неотъемлемым элементом эффективного управления организационно-экономическими процессами.
Если правильно фильтровать источники информации, обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления, использовать информационные ресурсы в правильном направлении в процессе разработки и принятия управленческих решений, то деятельность предприятия, безусловно, станет эффективнее и будет прогрессировать к успеху.
Список использованных источников
Источник: scienceforum.ru
